Baggrunden for klagen

1. Klageren ansøgte om en stilling i Frontex gennem udvælgelsesproceduren FRONTEX/12/CA/FGIV/21.1 ("udvælgelsesproceduren"). Hans ansøgning blev ikke imødekommet, og hans navn blev ikke opført på reservelisten.

2. Klagen vedrører Frontex' afvisning efter udvælgelsesproceduren af at give klageren navnene på: i) den person, der er udvalgt til en stilling i Frontex og ii) de personer, der er opført på reservelisten ("udvalgte kandidater/kandidater på reservelisten").

3. Den 19. marts 2013 skrev klageren til Frontex og anmodede om navnene på de udvalgte ansøgere/kandidaterne på reservelisten.

4. Frontex svarede den 19. marts 2013, at det ikke kunne give klageren navnene på de udvalgte ansøgere/kandidaterne på reservelisten, da dette ville gribe ind i dets interne politik og beskyttelsen af personoplysninger.

5. Den 19. marts 2013 indgav klageren denne klage til Den Europæiske Ombudsmand.

Undersøgelsens genstand

6. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af følgende påstand og påstand:

Påstand:

Klageren hævder, at Frontex fejlagtigt nægtede at give ham navnet på den person, der var udvalgt til stillingen, og navnene på de øvrige personer på reservelisten efter udvælgelsesproceduren FRONTEX/12/CA/FGIV/21.1.

Påstand:

Klageren hævder, at Frontex bør give ham disse navne.

Undersøgelsen

7. Den 26. april 2013 anmodede Ombudsmanden Frontex om en udtalelse om klagerens påstand og påstand. I brevet til Frontex om indledning af undersøgelsen anmodede Ombudsmanden om at blive underrettet om den udvælgelsesprocedure, som Frontex fulgte i dette særlige tilfælde, navnlig om, hvorvidt det udarbejdede en reserveliste ved afslutningen af udvælgelsesproceduren. Ombudsmanden anmodede også specifikt Frontex om at præcisere sin holdning med hensyn til adgang til navnene på udvalgte kandidater/reservelistekandidater. I den forbindelse henledte Ombudsmanden Frontex' opmærksomhed på det nylige udkast til henstilling i sag 238/2012/JF [1].

8. Den 9. august 2013 modtog Ombudsmanden Frontex' udtalelse om klagen. Denne udtalelse blev sendt til klageren med henblik på bemærkninger.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Påstand om afslag på at angive navnet på den person, der er udvalgt til stillingen, og navnene på de ansøgere, der er opført på reservelisten

Argumenter forelagt Ombudsmanden

9. Til støtte for sin påstand hævdede klageren, at Frontex med urette nægtede at give ham navnene på de udvalgte ansøgere/kandidaterne på reservelisten efter udvælgelsesproceduren. Klageren fremhævede, at reservelister offentliggøres af Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor. Han argumenterede for, at Frontex bør øge gennemsigtigheden i sine beslutninger ved at vedtage en lignende politik.

10. I sin udtalelse til Ombudsmanden bemærkede Frontex først, at klageren ikke anmodede om aktindsigt i dokumenter i henhold til forordningen om aktindsigt (»forordning 1049/2001«)[2]. Frontex behandlede derfor ikke hans anmodning som en oprindelig begæring i overensstemmelse med artikel 6 og 7 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Den fremførte som sådan, at denne klage ikke kan sammenlignes med klagen i sag 238/2012/JF [3]. Den fremførte, at klageren i dette tilfælde indgav en "udtrykkelig oprindelig begæring" i henhold til forordning 1049/2001. Frontex præciserede, at klagerens anmodning blev behandlet i overensstemmelse med principperne for god administrativ praksis som fastsat i Frontex' adfærdskodeks (bilag 4), navnlig artikel 21 (anmodninger om oplysninger).

11. Frontex anførte også, at selv om klageren specifikt havde henvist til forordning (EF) nr. 1049/2001, ville den ikke automatisk have givet ham dokumentet med de ønskede personoplysninger. Frontex påpegede, at denne form for anmodning indebærer en afvejning af gennemsigtighed og offentlighedens interesse i offentliggørelse med beskyttelsen af de berørte personers personoplysninger. I den forbindelse bemærkede den, at Den Europæiske Unions Domstols dom i Bavarian Lager-sagen [4], holdningsdokumentet fra Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (»EDPS«)[5] sammen med ovennævnte udkast til henstilling fra Den Europæiske Ombudsmand [6] anvendes som vejledende redskaber, når Frontex skal offentliggøre de ønskede navne, der indgår i et dokument, på grundlag af EU-reglerne om aktindsigt.

12. Frontex fremførte, at offentliggørelse af navnene på de udvalgte kandidater/kandidaterne på reservelisten kunne sætte kandidaterne i en ubelejlig situation, navnlig over for deres nuværende arbejdsgiver. Frontex anførte, at ansøgernes grundlæggende ret til privatlivets fred med hensyn til jobsøgning ikke bør krænkes. Frontex påpegede også, at den EPSO-praksis, som klageren nævner, henviser til udvælgelsesprøver med henblik på ansættelse af tjenestemænd og ikke til ansættelsesprocedurer for midlertidigt ansatte og kontraktansatte.

13. Frontex anførte imidlertid, at der kan gives adgang til navnene på de udvalgte ansøgere/kandidaterne på reservelisten fra sag til sag efter afvejning af de forskellige interesser, der står på spil. Da efternavne og fornavne betragtes som personoplysninger, er Frontex' holdning, at anmodningen om aktindsigt i personoplysninger behandles i henhold til både forordning (EF) nr. 1049/2001 og databeskyttelsesforordningen ("forordning (EF) nr. 45/2001")[7]. Ansøgeren skal derfor i sin oprindelige ansøgning godtgøre, at det er nødvendigt at videregive personoplysninger (artikel 8 i forordning (EF) nr. 45/2001), og vigtigst af alt, at en sådan videregivelse ikke må berøre den registreredes rettigheder (jf. navnlig artikel 18 i forordning (EF) nr. 45/2001).

14. Frontex forklarede, at det som hovedregel og i videst muligt omfang søger den registreredes samtykke til videregivelse af vedkommendes personoplysninger og følger proceduren i punkt 26 i Den Europæiske Ombudsmands udkast til henstilling til Det Europæiske Center for Forebyggelse af og Kontrol med Sygdomme (»ECDC«)[8]. Da klagerens e-mail ikke blev betragtet som en oprindelig begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, blev ovennævnte procedure ikke gennemført.

15. Frontex anførte, at det som følge af denne klage og undersøgelse sammen med EDPS' holdningsdokument [9] har besluttet at anlægge en proaktiv tilgang til aktindsigt i navnene på de udvalgte ansøgere/kandidaterne på reservelisten. En sådan tilgang vil betyde, at ansøgningsskemaet fra nu af vil indeholde et specifikt spørgsmål til ansøgeren, hvori der anmodes om dennes udtrykkelige samtykke til videregivelse af vedkommendes navn efter anmodning, hvis vedkommende udnævnes eller opføres på reservelisten.

16. Frontex anførte også, at der i den nærmeste fremtid også vil blive afholdt et oplysningsmøde om aktindsigt med henblik på at gøre Frontex' personale bekendt med, hvordan sådanne anmodninger skal behandles. En del af dette møde vil være helliget offentliggørelse af dokumenter, der indeholder personoplysninger.

Ombudsmandens vurdering

17. Ombudsmanden bemærker først, at klageren har udtrykt tilfredshed med Frontex' udtalelse.

18. Ombudsmanden er også tilfreds med Frontex' udtalelse. Hun mener, at den i tilstrækkelig grad har præciseret sin holdning med hensyn til adgang til navnene på de udvalgte ansøgere/kandidaterne på reservelisten. Frontex har herved foretaget en passende afvejning mellem hensynet til gennemsigtighed og beskyttelsen af de berørte personers personoplysninger.

B. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

Klagen er blevet afgjort af Frontex.

Klageren og Frontex vil blive underrettet om denne afgørelse.

Emily O'Reilly

Udfærdiget i Strasbourg, den 7. april 2014

[1] Udkast til henstilling fra Den Europæiske Ombudsmand i forbindelse med undersøgelsen af klage 238/2012/JF over Det Europæiske Center for Forebyggelse af og Kontrol med Sygdomme.

[2] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30.5.2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EFT L 145, s. 43).

[3] Udkast til henstilling fra Den Europæiske Ombudsmand i forbindelse med undersøgelsen af klage 238/2012/JF over Det Europæiske Center for Forebyggelse af og Kontrol med Sygdomme.

[4] Sag C-28/08 P, Kommissionen mod Bavarian Lager, Sml. 2010 I, s. 6055.

[5] EDPS' supplerende dokument af 24. marts 2011 om offentlig adgang til dokumenter, der indeholder personoplysninger, efter Bavarian Lager-dommen.

[6] Udkast til henstilling fra Den Europæiske Ombudsmand i forbindelse med undersøgelsen af klage 238/2012/JF over Det Europæiske Center for Forebyggelse af og Kontrol med Sygdomme.

[7] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18.12.2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT 2001, L 8, s. 1).

[8] Udkast til henstilling fra Den Europæiske Ombudsmand i forbindelse med undersøgelsen af klage 238/2012/JF over ECDC.

[9] Se fodnote 5.