Baggrunden for klagen

1. Denne klage blev indgivet af en virksomhed med speciale i miljøteknik og forvaltning af vandressourcer. Klageren afgav et bud på kontrakten EuropeAid/132466/C/SER/Multi vedrørende teknisk bistand til kapacitetsudvikling hos statslige og ikke-statslige aktører i alle landene i Det Østlige Partnerskab. Udbuddet blev ikke udvalgt. Klagerens klage vedrører i det væsentlige lovligheden af Europa-Kommissionens ("Kommissionen" eller "den ordregivende myndighed") anmodning om at forlænge gyldigheden af tilbud efter udløbet af den relevante frist.

2. Den 16. juli 2012 kl. 16.00 CET udløb fristen for afgivelse af bud.

3. Den 16. oktober 2012 kl. 17.32 CET anmodede Kommissionen tilbudsgiverne om at forlænge gyldigheden af deres tilbud.

4. Samme dag underrettede klageren Kommissionen om sit samtykke til at forlænge gyldigheden af sit bud.

5. Den 26. oktober 2012 meddelte Kommissionen tilbudsgiveren, at den fandt, at tilbudsgiverens bud var det økonomisk mest fordelagtige, og at tilbudsgiverens bud var blevet antaget.

6. Ved skrivelse af 5. november 2012 henledte klageren Kommissionens opmærksomhed på, hvad den anså for at være uregelmæssigheder i forbindelse med den pågældende udbudsprocedure, og nedlagde påstand om, at proceduren blev annulleret. Til støtte for sit synspunkt gjorde klageren gældende, at Kommissionens anmodning om forlængelse af buddenes gyldighed i henhold til de relevante regler ikke kunne accepteres. Dette skyldtes, at det i instrukserne var fastsat, at buddene var gyldige i 90 dage efter fristen for indgivelse af bud. Da fristen for indgivelse af bud var den 16. juli 2012, var buddene udløbet to dage før Kommissionens anmodning, dvs. den 14. oktober 2012. Efter klagerens opfattelse kunne disse bud ikke forlænges, når de var udløbet.

7. I sit svar af 14. november 2012 forklarede Kommissionen, at anmodningen om forlængelse af buddenes gyldighed var forsinket på grund af tekniske problemer. Kommissionen bemærkede endvidere, at den ordregivende myndighed den 16. oktober 2012 "anmodede alle tilbudsgivere om at forlænge gyldighedsperioden for deres tilbud. Alle tilbudsgivere modtog den samme anmodning på samme tid (16. oktober 2012 kl. 17.32 CET) for at overholde principperne om gennemsigtighed og ligebehandling og sikre fair konkurrence for alle tilbudsgivere. Denne forlængelse blev anset for nødvendig for at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af EU-budgettet." Kommissionen påpegede, at klageren bekræftede sit samtykke til at forlænge gyldigheden af sit bud samme dag. I betragtning af at klageren allerede havde godkendt Kommissionens anmodning, kunne dens efterfølgende anmodning om at annullere proceduren tre uger senere ikke accepteres. Kommissionen påpegede endvidere, at den pågældende udbudsprocedure var i gang, og mindede klageren om anvendelsesområdet for punkt 2.4.14 i den praktiske vejledning om kontraktprocedurer i forbindelse med EU's optræden udadtil (»PRAG«)[1].

8. Ved brev af 21. november 2012 påpegede klageren, at Kommissionens beslutning om at afvise anmodningen om annullering af den pågældende udbudsprocedure var baseret på to argumenter: i) at tekniske problemer forsinkede fremsendelsen af anmodningen om forlængelse af buddets gyldighed og ii) at klageren tidligere havde godkendt Kommissionens anmodning. Klageren fremførte imidlertid, at disse to argumenter ikke kunne forlænge udbud, der allerede var udløbet. Med hensyn til i) hævdede klageren specifikt, at tekniske problemer ikke kan begrunde forsinkelser i indsendelsen af dokumentation efter udløbet af den frist, der er fastsat i tilbuddet. Dette punkt gælder både for tilbudsgivere og for den ordregivende myndighed. Med hensyn til ii) påpegede klageren, at Kommissionen i sin anmodning af 16. oktober 2012 anmodede tilbudsgiverne om at bekræfte forlængelsen så hurtigt som muligt. Klagerens repræsentant sendte derfor straks bekræftelsen. Først derefter blev klageren opmærksom på " en væsentlig fejl i udbudsproceduren ". Klageren meddelte Kommissionen, at den i betragtning af deres forskellige forståelse af proceduren "påtænkte at forelægge sagen for Ombudsmanden for at få en anden udtalelse om sagen".

9. I sit svar af 23. november 2012 understregede Kommissionen, at "meddelelsen blev sendt til alle tilbudsgivere på samme tid for at overholde principperne om gennemsigtighed og ligebehandling og for at sikre fair konkurrence for alle tilbudsgivere. På grund af forlængelsen kunne der sikres en forsvarlig økonomisk forvaltning af EU-budgettet."Kommissionen gentog, at den modtog klagerens bekræftelse den 16. oktober 2012 og klagerens "klage" den 5. november 2012, dvs. tre uger efter at klageren havde godkendt forlængelsen af gyldigheden af sit bud.

10. Samme dag sendte Kommissionen også breve til alle forbigåede tilbudsgivere, herunder klageren, hvori den meddelte dem, at de ikke var blevet tildelt kontrakten.

11. Den 26. november 2012 underskrev Kommissionen kontrakten med den valgte tilbudsgiver.

12. Den følgende dag indgav klageren denne klage til Den Europæiske Ombudsmand.

Undersøgelsens genstand

13. I sin klage fremsatte klageren følgende påstand og påstand.

Påstand:

I modsætning til den praktiske vejledning om kontraktprocedurer i forbindelse med EU's optræden udadtil og instrukserne til tilbudsgiverne anmodede Kommissionen om forlængelse af gyldigheden af tilbud, der allerede var udløbet, og annullerede på trods af denne overtrædelse ikke den pågældende udbudsprocedure.

Påstand:

Kommissionen bør annullere den pågældende udbudsprocedure og genoptage den.

Undersøgelsen

14. Den 6. december 2012 indledte Ombudsmanden en undersøgelse og opfordrede Kommissionen til at afgive en udtalelse. Kommissionen sendte sin udtalelse til Ombudsmanden den 18. april 2013. Udtalelsen blev fremsendt til klageren, som fremsendte sine bemærkninger den 28. maj 2013.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkninger

15. I betragtning af den tætte forbindelse mellem klagerens påstand og påstand vil Ombudsmanden behandle dem i fællesskab.

16. Ombudsmanden påpeger endvidere, at klageren i sine bemærkninger anførte, at Kommissionen underrettede forbigåede tilbudsgivere for sent i strid med punkt 3.3.12.1 i PRAG [2], som var gældende på daværende tidspunkt. Kommissionen underrettede nemlig først tilslagsmodtageren den 26. oktober og de afviste tilbudsgivere den 23. november, dvs. fire uger senere.

17. Med hensyn til dette indlæg minder Ombudsmanden om, at der i henhold til artikel 2, stk. 4, i Ombudsmandens statut [3] skal indgives passende administrative henvendelser til den pågældende institution forud for klager til Ombudsmanden. Da klageren tilsyneladende ikke tidligere har gjort Kommissionen opmærksom på dette aspekt, beklager Ombudsmanden, at hun i øjeblikket ikke er i stand til at behandle det.

18. Ombudsmanden finder det desuden nyttigt at behandle yderligere to spørgsmål, inden han behandler klagens indhold.

19. For det første bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen i sin skrivelse til klageren af 14. november 2012 henviste til punkt 2.4.14 i PRAG [4]. I mangel af yderligere forklaringer på dette spørgsmål antager Ombudsmanden, at Kommissionen derfor ønskede at minde klageren om, at ethvert forsøg på at påvirke resultatet af evalueringsproceduren ville blive genstand for sanktioner. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen i princippet med rette har anført, at en tilbudsgiver ikke bør kontakte Kommissionen, mens udbudsproceduren er i gang, med henblik på at påvirke denne procedure. Det skal imidlertid bemærkes, at klageren blot underrettede Kommissionen om en fejl, som Kommissionen efter klagerens opfattelse havde begået under denne procedure, og om klagerens holdning til, hvordan denne fejl skulle afhjælpes. Ombudsmanden mener, at PRAG's punkt 2.4.14 tydeligvis ikke havde til formål at forbyde sådanne kontakter. Hvis det forholdt sig anderledes, ville en tilbudsgiver nemlig skulle vente på, at proceduren var afsluttet, før han kunne gøre Kommissionen opmærksom på eventuelle fejl og mangler. Dette kan have den ulogiske konsekvens, at det på det tidspunkt kan være for sent at rette op på en sådan fejl eller mangel. Hvis man skulle følge Kommissionens tilsyneladende ræsonnement, skulle den nævnte bestemmelse desuden også have været taget i betragtning, da den virksomhed, som kontrakten i sidste ende blev tildelt, skrev til Kommissionen den 14. oktober 2012 for at spørge, om gyldigheden af dens tilbud skulle forlænges.

20. For det andet svarede Kommissionen den 10. januar 2013, da klageren den 7. december 2012 anmodede om yderligere oplysninger om de point, som udvælgelseskomitéen havde tildelt, som følger: "Vær venligst opmærksom på, at vi ikke kan videregive yderligere oplysninger om denne procedure i afventning af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelse af sagen. " Selv om Ombudsmanden værdsætter, at Kommissionen var ivrig efter at undgå noget, der kunne have haft en negativ indvirkning på Ombudsmandens undersøgelse, har det forhold, at en sådan undersøgelse er under behandling, tydeligvis ikke den virkning, at en institution forhindres i at kommunikere med en klager. Dette gælder så meget desto mere, hvis en klagers anmodning, som i den foreliggende sag, vedrører oplysninger, der ikke direkte vedrører genstanden for Ombudsmandens undersøgelse.

A. Påstand om, at Kommissionen med urette anmodede om forlængelse af gyldigheden af de bud, der allerede var udløbet, og tilhørende påstand

Argumenter forelagt Ombudsmanden

21. I sin klage hævdede klageren, at Kommissionen i modsætning til PRAG og instrukserne til tilbudsgiverne anmodede om en forlængelse af gyldigheden af de tilbud, der allerede var udløbet, og at den på trods af denne overtrædelse ikke annullerede den pågældende udbudsprocedure. Sagsøgeren nedlagde påstand om, at Kommissionen skulle annullere den pågældende udbudsprocedure og genoptage den.

22. I sin udtalelse sammenfattede Kommissionen først de vigtigste kendsgerninger i sagen og henviste yderligere til den korrespondance, den havde udvekslet med klageren (se punkt 4-11 ovenfor i baggrundsafsnittet).

23. Desuden understregede Kommissionen, at to spørgsmål var grundlæggende for klagerens påstand, nemlig at: i) det var med urette, at Kommissionen anmodede om en forlængelse efter udløbet af tilbuddenes gyldighedsperiode og ii) det var med urette, at Kommissionen afviste klagerens anmodning om annullering af proceduren.

i) Anmodning om forlængelse efter udløbet af tilbuddenes gyldighedsperiode

24. Kommissionen forklarede, at eftersom gyldigheden af de modtagne bud skulle udløbe den 14. oktober 2012 (dvs. 90 dage efter fristen for afgivelse af bud, som var den 16. juli 2012), skulle der fredag den 12. oktober 2012 have været sendt en anmodning pr. e-mail til alle tilbudsgivere om at forlænge gyldigheden af deres bud med yderligere 40 dage. På grund af en ukendt fejl nåede denne e-mail imidlertid ikke frem til tilbudsgiverne. Denne fejl blev først opdaget den 15. oktober 2012, efter at buddenes gyldighedsperiode var udløbet. Efter Kommissionens opfattelse var det ikke overraskende, at fejlen ikke blev opdaget tidligere, da den 12. oktober 2012 var en fredag. Som følge heraf forventedes der først svar efter weekenden, og der var intet, der gjorde Kommissionen opmærksom på muligheden for, at e-mailen ikke var modtaget. Den 15. oktober 2012 modtog Kommissionen en e-mail fra den tilbudsgiver, der havde tilbudt det bedste forhold mellem kvalitet og pris, hvori denne virksomhed spurgte, om den havde behov for at forlænge gyldigheden af sit tilbud. Da Kommissionen var klar over, at der var sket en fejl, sendte den den 16. oktober 2012 en e-mail til alle tilbudsgivere med anmodning om forlængelse af gyldigheden af deres tilbud. Alle tilbudsgivere svarede, med undtagelse af én, som mistede interessen i tilbuddet. Alle svar accepterede forlængelsen, herunder klagerens.

25. Hvad angår argumentet om, at tekniske problemer aldrig accepteres som undtagelser for indgivelse af dokumentation efter udløbet af fristen, understregede Kommissionen generelt, at den retlige forpligtelse til at overholde frister (f.eks. for indgivelse af tilbud) har til formål at sikre ligebehandling af alle tilbudsgivere. For at sikre ligebehandling skal bud, der indgives efter fristens udløb, derfor afvises. I den foreliggende sag har Kommissionen imidlertid gjort gældende, at den manglende overholdelse af fristen for at anmode om forlængelse af buddenes gyldighedsperiode ikke påvirkede ligebehandlingen af tilbudsgiverne.

26. Kommissionen gentog også formålet med at have en gyldighedsperiode for buddene. I denne periode er tilbudsgiverne bundet af deres tilbud og må ikke ændre dem. Efter udløbet af denne frist er tilbudsgiverne imidlertid ikke længere forpligtet til at opretholde deres tilbud, men kan frit trække dem tilbage eller ændre dem (f.eks. ved at ændre deres pris). Der er imidlertid intet til hinder for, at tilbudsgiverne frivilligt opretholder deres tilbud efter udløbet af tilbuddenes gyldighedsperiode, således som det er sket i den foreliggende sag.

ii) Afvisning af klagerens anmodning om annullering af proceduren

27. Kommissionen understregede, at klageren anfægtede sine argumenter for at afvise sidstnævntes anmodning om annullering af buddet, nemlig at: i) Kommissionen ville med held have anmodet om forlængelser inden udløbet, hvis der ikke var tale om en ukendt teknisk fejl og ii) klageren bekræftede forlængelsen efter modtagelse af Kommissionens anmodning.

28. Med hensyn til den tekniske fejl anførte Kommissionen, at klagerens afvisning er baseret på dens udokumenterede påstand om, at sådanne problemer aldrig accepteres som undtagelser. Kommissionen fremførte endvidere, at uanset om en teknisk fejl accepteres som en undtagelse fra fristen for forlængelse, ville en annullering af proceduren være i strid med de grundlæggende principper, der ligger til grund for EU's udbudsprocedurer, samt principperne om god forvaltningsskik.

29. Kommissionen besvarede endvidere klagerens argument om, at fremsendelsen af anmodningerne om forlængelse efter udløbet af tilbuddenes gyldighedsperiode udgjorde en væsentlig fejl i udbudsproceduren. Den henviste i den forbindelse til artikel 103 i finansforordningen [5], der finder anvendelse på sagens faktiske omstændigheder [6], samt til artikel 153, stk. 2, i gennemførelsesbestemmelserne [7], der definerer en væsentlig fejl som "enhver overtrædelse af en bestemmelse i en kontrakt eller forordning, som kan tilskrives en handling eller en undladelse, der påfører eller kan påføre Fællesskabets budget tab".

30. Kommissionen fremførte, at en sen modtagelse af anmodningen om forlængelser ikke risikerede at forårsage tab for Unionens budget. Tværtimod hævdede Kommissionen, at en imødekommelse af klagerens anmodning om annullering af proceduren ville udgøre et tab for budgettet, da de omkostninger, der allerede var afholdt i forbindelse med udbudsproceduren, ville være spildt. Kommissionen var af den opfattelse, at den i henhold til de gældende lovbestemmelser ikke begik en "væsentlig" fejl, som ville have krævet suspension eller annullering af den pågældende udbudsprocedure.

31. Med hensyn til proportionalitetsprincippet gjorde Kommissionen gældende, at dens beslutning om at fortsætte udbudsproceduren, selv om fristen for forlængelser var udløbet, var forholdsmæssig. Derimod ville en annullering af en procedure til en værdi af 5,5 mio. EUR, som klageren foreslog, være en uforholdsmæssig reaktion på en lille teknisk fejl og ville også være i strid med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Da der ikke var tilstrækkelig tid til at iværksætte en ny udbudsprocedure - fristen for denne procedure udløb den 31. december 2012 - ville annulleringen have betydet, at budgettet for projektet helt ville være bortfaldet. Dette er i overensstemmelse med princippet om EU-budgettets etårighed, som kræver, at budgetterede midler for et bestemt år kun må anvendes i løbet af det pågældende år. I den forbindelse henviste Kommissionen til, hvad den anså for at være gældende retspraksis [8].

32. Med hensyn til principperne om ligebehandling og gennemsigtighed så Kommissionen en analogi med retspraksis vedrørende mindre præciseringer af udbudsprocedurer, såsom dommene i sagerne Tideland Signal [9] og Kommissionen mod Belgien (Walloon Buses)[10] og Esedra SPRL mod Kommissionen [11]. Ifølge Kommissionen sondrede Retten i disse sager mellem blotte præciseringer af en udbudsprocedure og ændringer, der medførte ændringer af procedurens materielle indhold. Kun førstnævnte kan tolereres, navnlig fordi det anses for usandsynligt, at blotte præciseringer vil have en diskriminerende virkning på tilbudsgiverne.

33. Kommissionen anførte endvidere, at dens anmodning om forlængelse af gyldighedsperioderne kun udgjorde en mindre justering uden at ændre udbudsprocedurens indhold og uden diskriminerende virkning. Kommissionen sendte navnlig den samme anmodning samtidig til alle tilbudsgivere under overholdelse af de grundlæggende principper om ligebehandling og gennemsigtighed og beskyttelse af udbudsprocedurens integritet.

34. Med hensyn til den manglende skade anførte Kommissionen, at alle tilbudsgiverne svarede med undtagelse af én (som ikke længere var interesseret i at fortsætte udbudsproceduren), og at alle de tilbudsgivere, der svarede, accepterede forlængelsen. Proceduren fortsatte derefter på nøjagtig samme måde, som den ville have gjort, hvis anmodningen var blevet sendt inden udløbsdatoen. Kort sagt har den mindre fejl, som Kommissionen har begået, ikke påført de bydende nogen skade.

35. Endelig påpegede Kommissionen, at en annullering og iværksættelsen af en ny udbudsprocedure ville have givet det samme resultat for klageren, da klageren ikke fremlagde noget bevis for, at hvis kontrakten var blevet udbudt igen, ville den have været i stand til at afgive et tilbud, der bedre opfyldte tildelingskriterierne, dvs. et tilbud om mere valuta for pengene.

36. På baggrund af disse forklaringer konkluderede Kommissionen, at den havde handlet korrekt, og at der derfor ikke var sket fejl eller forsømmelser.

37. I sine bemærkninger fastholdt klageren sin klage. Klageren var desuden uenig med Kommissionen i, at en annullering og et nyt udbud ville have givet samme resultat for klageren. Efter klagerens opfattelse antog denne erklæring, at ingen af tilbudsgiverne, herunder klageren, ville have været i stand til at gennemgå og forbedre deres forslag.

Ombudsmandens vurdering

38. Med henblik på at vurdere, om der foreligger fejl eller forsømmelser i den foreliggende sag, skal ombudsmanden for det første undersøge de relevante regler, der gør det muligt for Kommissionen at forlænge gyldigheden af buddene, eller ej, og for det andet, om de grunde, som Kommissionen har anført til, at den besluttede ikke at annullere udbudsproceduren, er rimelige og passende.

39. Hvad for det første angår de gældende regler minder Ombudsmanden om, at PRAG’s punkt 2.8.5 fastsætter følgende:

"De bydende er bundet af deres bud i den periode, der er angivet i opfordringen til at afgive bud og/eller i udbudsmaterialet. Denne periode bør være tilstrækkelig til, at den ordregivende myndighed kan undersøge tilbuddene, godkende forslaget om tildeling af kontrakten, underrette de valgte og afviste tilbudsgivere og indgå kontrakten. Buddenes gyldighedsperiode fastsættes til 90 dage fra udløbet af fristen for indgivelse af bud.

I særlige tilfælde kan den ordregivende myndighed efter forudgående godkendelse fra de relevante tjenestegrene i Europa-Kommissionen, inden gyldighedsperioden udløber, anmode tilbudsgiverne om at forlænge perioden med et bestemt antal dage, som ikke må overstige 40 dage. Denne ekstraordinære forlængelse kan kun foretages én gang.

Tilslagsmodtageren skal opretholde buddets gyldighed i yderligere 60 dage. Den yderligere periode på 60 dage lægges til gyldighedsperioden uanset datoen for meddelelsen."

40. Punkt 6 i instrukserne til tilbudsgiverne [12] afspejler denne bestemmelse.

41. På baggrund af ovenstående er det således klart, at Kommissionen kan anmode om forlængelse af et buds gyldighed, forudsat at en sådan anmodning fremsættes inden udløbet af gyldighedsperioden. Det er ubestridt, at buddenes gyldighed ophørte den 14. oktober 2012. Der er endvidere enighed mellem tvistens parter om, at klageren og de øvrige tilbudsgivere først modtog Kommissionens anmodning efter den 14. oktober 2012 og dermed efter udløbet af tilbuddenes gyldighedsperiode. Kommissionen har ikke bestridt, at en sådan anmodning om forlængelse skulle have været fremsendt inden udløbet af buddenes gyldighedsperiode. I sin udtalelse anførte Kommissionen, at den "havde til hensigt at gennemføre" hensigten om at anmode om en forlængelse af gyldigheden af buddene den 12. oktober 2012, hvilket på grund af en fejl ikke skete. Kommissionen hævdede også, at den fejl, der var opstået, ikke burde betragtes som en væsentlig fejl. Ombudsmanden forstår derfor, at Kommissionen selv implicit anerkendte, at der var sket en fejl, og at anmodningen burde have været sendt tidligere. Selv om det er ubestridt, at en anmodning om forlængelse af tilbuddenes gyldighed blev sendt den 16. oktober 2012, var tilbuddenes gyldighedsperiode på dette tidspunkt udløbet. Det følger heraf, at denne anmodning ikke var i overensstemmelse med PRAG's punkt 2.8.5, og at Kommissionens fremgangsmåde således udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Det er derfor beklageligt, at Kommissionen ikke udtrykkeligt anerkendte, at den havde begået en fejl. Tværtimod konkluderede den sin udtalelse ved at fastslå, at den havde handlet korrekt.

42. Efter at have konkluderet, at Kommissionen ikke anmodede om forlængelse af tilbuddenes gyldighed i overensstemmelse med de relevante regler, skal Ombudsmanden for det andet vurdere, om Kommissionen burde have annulleret udbudsproceduren og relanceret den, som klageren indgav. Ombudsmanden mener, at dette rent faktisk ville have været den logiske fremgangsmåde, der skulle overvejes, når Kommissionen blev opmærksom på, at buddenes gyldighed var udløbet. Dette ville nemlig ikke alene have gjort det muligt for de tilbudsgivere, der havde afgivet tilbud, at forbedre disse tilbud, men også have givet andre virksomheder, der af den ene eller den anden grund ikke havde deltaget i den oprindelige udbudsprocedure, mulighed for at afgive et tilbud.

43. I sin udtalelse understregede Kommissionen, at alle interesserede tilbudsgivere, herunder klageren, havde accepteret Kommissionens anmodning om forlængelse med undtagelse af én tilbudsgiver, som ifølge Kommissionen ikke længere var interesseret i sagen. Kommissionen påpegede ligeledes, at anmodningen om forlængelse blev sendt til alle disse tilbudsgivere på samme tid, hvilket udelukkede enhver forskelsbehandling af dem. Selv om disse argumenter helt klart er sande, er Ombudsmanden ikke overbevist om, at de gav tilstrækkelig begrundelse for, at Kommissionen kunne fortsætte den nævnte udbudsprocedure.

44. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at Kommissionen også hævdede, at en annullering af udbuddet faktisk ville have betydet, at et beløb på 5,5 mio. EUR, der var budgetteret for 2012, ville være bortfaldet, eftersom der ikke var tid nok til at genoptage udbudsproceduren i tide til, at tildelingen stadig kunne finde sted i 2012. Efter Kommissionens opfattelse ville det således have været uforholdsmæssigt at acceptere klagerens påstand. Ombudsmanden bemærker, at klageren ikke bestred Kommissionens erklæring om, at det ikke længere ville have været muligt at tildele kontrakten i 2012, hvis udbudsproceduren var blevet afsluttet og derefter genoptaget. Denne situation ville have betydet, at et stort beløb ikke kunne have været anvendt til skade ikke blot for det selskab, der havde afgivet det bedste tilbud, men også for det tredjeland, hvor og til fordel for det pågældende tiltag skulle gennemføres. I lyset af disse omstændigheder er Ombudsmanden af den opfattelse, at Kommissionens holdning, dvs. at acceptere klagerens påstande, ville have været uforholdsmæssig, ikke er urimelig. I denne forbindelse bemærker Ombudsmanden også, at klageren først rejste spørgsmålet over for Kommissionen næsten tre uger efter, at klageren måtte have fået kendskab til det.

45. I lyset af ovenstående er Ombudsmanden af den opfattelse, at der ikke kan konstateres fejl eller forsømmelser i forbindelse med Kommissionens beslutning om ikke at afslutte og genoptage udbudsproceduren.

46. Når Ombudsmanden finder et tilfælde af fejl eller forsømmelser, overvejer hun muligheden for at fremsætte et forslag til en mindelig løsning i overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i Den Europæiske Ombudsmands statut [13]. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at klageren klart rejste det spørgsmål, hvorom Ombudsmanden konstaterede fejl eller forsømmelser, hovedsagelig for at fastslå sin påstand om, at udbudsproceduren burde have været afsluttet og genoptaget. Da der ikke blev konstateret fejl eller forsømmelser i forbindelse med sidstnævnte spørgsmål, mener Ombudsmanden, at der ikke er nogen nyttige muligheder for en mindelig løsning i den foreliggende sag. Ombudsmanden afslutter derfor sin undersøgelse med nedenstående kritiske bemærkning.

B. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende kritiske bemærkning:

Det er god administrativ praksis, at en administration overholder reglerne for en given udbudsprocedure. I den foreliggende sag anmodede Kommissionen tilbudsgiverne om at acceptere forlængelsen af gyldigheden af deres tilbud efter udløbet af denne gyldighedsperiode, selv om det klart fremgår af den praktiske vejledning om kontraktprocedurer i forbindelse med EU's optræden udadtil og instrukserne til tilbudsgiverne, at en sådan anmodning kun kan fremsættes inden udløbet af gyldighedsperioden. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

 

Emily O'Reilly

Udfærdiget i Strasbourg, den 4. december 2013

---

[1] Det relevante dokument er let tilgængeligt på Kommissionens websted: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_en.htm.

[2] Punkt 3.3.12.1 i PRAG har følgende ordlyd: "... den ordregivende myndighed på grundlag af den godkendte evalueringsrapport skriftligt meddeler den valgte tilbudsgiver, at dennes bud er blevet antaget (jf. brevformatet i bilag B13a), og gør opmærksom på eventuelle åbenlyse aritmetiske fejl, som er blevet rettet under evalueringsprocessen. (...) Samtidig underrettes den næstbedste tilbudsgiver (bilag B13b) og de øvrige forbigåede tilbudsgivere (bilag B13c) om resultatet. Alle anmeldelsesskrivelser skal også sendes pr. e-mail eller fax."(fremhævelse tilføjet).

[3] http://www.ombudsman.europa.eu/da/ressources/statute.faces

[4] PRAG’s punkt 2.4.14 har følgende ordlyd: "Ethvert forsøg fra en ansøgers, ansøgers eller tilbudsgivers side på at indhente fortrolige oplysninger, indgå ulovlige aftaler med konkurrenter eller påvirke udvalget eller den ordregivende myndighed under behandlingen, afklaringen, evalueringen og sammenligningen af tilbud og ansøgninger vil føre til afvisning af vedkommendes ansøgning, forslag eller tilbud."

[5] Artikel 103 i finansforordningen (Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1995/2006 af 13.12.2006 om ændring af forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, EUT L 390, s. 1-26) bestemmer: "Hvis tildelingsproceduren viser sig at have været behæftet med væsentlige fejl, uregelmæssigheder eller svig, suspenderer institutionerne proceduren og kan træffe de nødvendige foranstaltninger, herunder annullering af proceduren."

[6] Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25.6.2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (EFT L 248, s. 1). nu artikel 116 i den nye finansforordning (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25.10.2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (EUT 2012, L 298, s. 1).

[7] Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23.12.2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (EFT L 357, s. 1).

nu artikel 166 i gennemførelsesbestemmelserne (Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 af

29. oktober 2012 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012

Europa-Parlamentet og Rådet om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (EUT 2012, L 362, s. 1).

[8] Sag C-157/96, National Farmers' Union m.fl., Sml. 1998 I, s. 2211; og sag T-211/02, Tideland Signal Ltd mod Kommissionen, Sml. 2002 II, s. 3781.

[9] Sag T-211/02, Tideland Signal Ltd mod Kommissionen, Sml. 2002 II, s. 3781.

[10] Sag C-87/94, Kommissionen mod Belgien, Sml. 1996 I, s. 2043.

[11] Sag T-169/00 R, Esedra mod Kommissionen, Sml. 2000 II, s. 2951.

[12] Også tilgængelig på Kommissionens websted (se fodnote 1 ovenfor).

[13] Europa-Parlamentets afgørelse af 9.3.1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (94/262/EKSF, EF, Euratom), EFT L 113, s. 15.