Baggrunden for klagen

1. Denne klage vedrører fristen for ansatte i Den Europæiske Investeringsbank (EIB) til at indgive en anmodning om forlig i henhold til artikel 41 i EIB's personalevedtægt.

2. Klageren arbejder for EIB. Da han første gang blev ansat af EIB, havde han hjemsted i bankens hovedsæde i Luxembourg og havde ret til udlandstillæg. Han blev senere overført til et andet land. Han blev underrettet om, at han ville miste udlandstillægget, da han havde statsborgerskab i den stat, som han blev overført til. I de følgende måneder forsøgte klageren at løse problemet gennem drøftelser med personalerepræsentanterne og bankens afdeling for menneskelige ressourcer (HR).

3. Den 16. og 24. august 2010 indgav klageren en anmodning om forlig i henhold til artikel 41 i EIB's personalevedtægt. I sin afgørelse af 6. september 2010 erklærede EIB’s formand anmodningen: 1) at den ikke kunne antages til realitetsbehandling, fordi den ikke var blevet fremsat inden for en rimelig frist (EIB gjorde gældende, at fristen for en sådan anmodning ifølge Retten er tre måneder [1]), og 2) at den under alle omstændigheder var materielt ubegrundet, eftersom han var statsborger i den stat, hvortil han blev overført. Klagerens anmodning om forlig blev derfor ikke forelagt forligsudvalget. Klageren henvendte sig derefter til Ombudsmanden.

Undersøgelsens genstand

4. Ombudsmanden besluttede at medtage følgende påstand og påstand i sin undersøgelse:

Påstand:

EIB oplyste ikke personalet om, at fristen for at anmode om forlig er tre måneder.

Påstand:

EIB bør informere personalet om, at fristen for at anmode om forlig er tre måneder.

5. Med hensyn til klagerens øvrige påstande og påstande meddelte Ombudsmanden ved skrivelse af 6. december 2011 klageren og EIB, at de enten ikke kunne antages til behandling, eller at der ikke var tilstrækkelig grund til at indlede en undersøgelse af dem. Hvad nærmere bestemt angår påstanden om, at EIB med urette trak klagerens udlandstillæg tilbage, og påstanden om, at den skulle tildele ham dette tillæg, fandt Ombudsmanden, at EIB's begrundelse for at afvise påstanden og kravet var tilstrækkelig og sammenhængende. Ombudsmanden konkluderede derfor, at der ikke var grund til at indlede en undersøgelse af denne påstand og påstand.

Undersøgelsen

6. Klagen blev fremsendt til EIB med henblik på en udtalelse. EIB afgav udtalelse den 4. april 2012. Udtalelsen blev derefter fremsendt til klageren, som fremsendte sine bemærkninger den 30. maj 2012.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Påstået manglende underretning af personalet om fristen for anmodning om forlig

Argumenter forelagt Ombudsmanden

7. Klageren hævdede, at EIB undlod at informere personalet om, at fristen for at anmode om forlig er tre måneder, og hævdede, at EIB burde informere personalet herom. Klageren fremførte mere specifikt, at artikel 41 i EIB's personalevedtægt bør revideres for at informere EIB's ansatte korrekt om, at anmodninger om forlig skal fremsættes inden for tre måneder. Han påpegede, at han og personalerepræsentanterne henholdsvis den 30. maj 2011 og den 29. juli 2011 havde skrevet til direktøren for menneskelige ressourcer med henblik på at få ændret artikel 41, således at der blev fastsat en frist for anmodninger om forlig. Direktøren for menneskelige ressourcer svarede imidlertid, at han ikke mente, at der var behov for en sådan ændring.

8. I følgeskrivelsen til udtalelsen takkede EIB's formand Ombudsmanden for at have gjort ham opmærksom på spørgsmålet om fristen for at anmode om forlig og anførte, at princippet om, at man skal indgive anmodningen inden for tre måneder, ville blive kodificeret i EIB's personalevedtægt i overensstemmelse med strategien og handlingsplanen for menneskelige ressourcer 2011-2013. EIB's formand anførte endvidere, at EIB på sit intranet havde offentliggjort yderligere oplysninger, der udtrykkeligt henviser til den frist på tre måneder, som EU's domstole har fastsat. Dette henledte alle EIB's ansattes opmærksomhed på EU-domstolenes strenge fortolkning af princippet om en rimelig frist forud for den officielle kodificering af tremånedersfristen i EIB's personalevedtægt.

9. Med hensyn til klagerens påstand anførte EIB, at spørgsmålet om, hvorvidt den havde undladt at underrette sine ansatte om fristen på tre måneder for at anmode om forlig, tydeligvis ikke var relevant i klagerens tilfælde, da hans anmodning om forlig vedrørende afgørelsen om at nedsætte hans udlandstillæg blev afvist på grundlag af sagens realitet og ikke på grundlag af dens klare afvisning. Efter at have påpeget over for klageren, at hans anmodning om forlig blev indgivet efter 17 måneder og dermed langt ud over en rimelig frist for at anfægte EIB's administrative afgørelser, undersøgte EIB sagens realitet og konkluderede, at klagerens anmodning var ubegrundet. Ved at afvise anmodningen om realitetsbehandling frafaldt EIB formalitetsindsigelsen, som derfor ikke længere kunne være relevant i den foreliggende sag.

10. EIB citerede artikel 41 i sin vedtægt:

"1. Tvister af enhver art mellem Banken og de enkelte ansatte indbringes for De Europæiske Fællesskabers Domstol.

2. Ud over de sager, der indbringes for Domstolen, skal der for Bankens Forligsudvalg søges en mindelig løsning på andre tvister end dem, der opstår som følge af anvendelsen af de disciplinære foranstaltninger, der er fastsat i artikel 38.

3. Forligsudvalget består af tre medlemmer. Når Afviklingsinstansen er forpligtet til at træde sammen, indstilles et af dens medlemmer af Bankens formand, et andet af den pågældende tjenestemand, idet begge indstillinger foretages inden for en uge, efter at den ene part har anmodet den anden herom. Det tredje medlem, der skal være formand for bestyrelsen, indstilles af de to første kandidater senest en uge efter, at de er blevet indstillet. Han behøver ikke at være medlem af banken. Hvis de to første medlemmer ikke senest en uge efter indstillingen kan nå til enighed om indstillingen af formanden, foretages indstillingen af præsidenten for De Europæiske Fællesskabers Domstol. Forligsproceduren anses for at være mislykket, hvis:

Domstolens præsident ikke har udpeget den i foregående stykke nævnte formand inden for en frist på fire uger fra meddelelsen af Bankens formands begæring herom;

- Forligsudvalget når ikke frem til et forlig, der er acceptabelt for begge parter, senest to uger efter dets dannelse" (fremhævelse tilføjet).

11. EIB fremførte, at selv om denne bestemmelse ikke udtrykkeligt fastsatte en frist for indgivelse af en anmodning om forlig, var eksistensen af en rimelig frist et veletableret princip i EU's retspraksis. EIB bemærkede, at dette princip blev fastslået af Retten i 2001 [2] og siden da er blevet bekræftet flere gange og yderligere præciseret. EIB gjorde gældende, at dens ansatte i betragtning af den omfattende retspraksis var bekendt med princippet. Da EU-domstolenes retspraksis er en kilde til EU-retten, og da denne retspraksis er let tilgængelig, var den blotte eksistens af en sådan retspraksis tilstrækkelige oplysninger for de befuldmægtigede om behovet for at overholde en rimelig frist ved indgivelsen af en anmodning om forlig. EIB har således tidligere konsekvent støttet sig på denne faste retspraksis (vedrørende en af sine egne ansatte), som præciserede, at klager skal indgives inden for en rimelig frist på tre måneder.

12. EIB anførte endvidere, at det i en kendelse afsagt af EU-Personaleretten den 4. februar 2011 ikke blev anset for relevant, at EIB endnu ikke havde ajourført sin retlige ramme for at kodificere dette veletablerede princip i EU's retspraksis [3], og at EU-Personaleretten fortolkede fristen på tre måneder yderst strengt af hensyn til retssikkerheden.

13. Med hensyn til klagerens påstand fremførte EIB, at der i betragtning af den særlige funktion, som EU's retspraksis har, ud fra et juridisk synspunkt ikke var noget direkte behov for udtrykkeligt at informere personalet om den rimelige frist på tre måneder for indgivelse af en anmodning om forlig. EIB anførte imidlertid, at det af hensyn til gennemsigtigheden var ønskeligt udtrykkeligt at nævne denne frist, når reglerne for forligsproceduren skulle revideres. I sin udtalelse påpegede EIB, at revisionen af forligsproceduren indgik i strategien og handlingsplanen for menneskelige ressourcer 2011-2013 fra september 2010, hvori det hedder:

"3.2 Trivsel på arbejdspladsen: Et arbejdsmiljø præget af respekt, samarbejde og tillid, hvor støtte og forebyggelse bidrager til at skabe en sikker og sund arbejdsplads, gør det muligt for Banken at få det bedste ud af den enkelte medarbejders bidrag. HR har gennemgået fleksible arbejdsordninger i løbet af det seneste år, hvilket har øget tilgængeligheden af fleksible arbejdstider, telearbejde og deltidsarbejde. Fokus er nu på at omsætte disse politikker i praksis og nøje afbalancere individuelle og forretningsmæssige behov. En detaljeret undersøgelse af årsagerne til sundhedsproblemer og stress på arbejdspladsen er i gang, og resultaterne vil blive omsat til et særligt handlingsprogram. Uønsket adfærd og konflikter på arbejdspladsen skal forebygges og håndteres. Konfliktforebyggelse og -løsning er et prioriteret område for HR.

De eksisterende procedurer (værdighed på arbejdspladsen, klageprocedure for bedømmelser, forligsprocedure), som har eksisteret i nogen tid, skal revideres for at gøre dem mere effektive. Dette bør resultere i et overordnet sammenhængende system af interne klageprocedurer" (fremhævelse i originalen).

14. EIB anførte endvidere, at de menneskelige ressourcer som led i den reform af personalevedtægten, der var planlagt til 2011/2012, forberedte ændringer af EIB's personaleanvendelsessystem, som omfatter forligsproceduren. Udkastet til forligsproceduren omfatter en udtrykkelig indførelse af fristen på tre måneder. Denne udtrykkelige tilføjelse kræver en ændring af EIB's personalevedtægt. De kan dog kun ændres af EIB's bestyrelse. Af hensyn til stabiliteten ændrer den kun personalevedtægten i forbindelse med globale revisioner. Den udtrykkelige indførelse af fristen på tre måneder for anmodning om forlig er en del af en sådan samlet revision. De administrative forberedelser til denne revisionsproces var i gang på det tidspunkt, hvor udtalelsen blev udarbejdet. Ændringerne af vedtægtens artikel 41 vedrørende forligsproceduren vil også resultere i et nyt bilag til de administrative bestemmelser vedrørende dens gennemførelse. I afventning af bestyrelsens godkendelse af den planlagte reform af tvistbilæggelsesmekanismerne og for at afklare spørgsmålet vedrørende fristen på tre måneder oplyste EIB, at den på sine intranetsider ("Disciplinære procedurer og tvister") havde offentliggjort en meddelelse til personalet med en forklarende tekst, der præciserede, at fristen for at indlede en forligsprocedure er tre måneder: "Vedtægtens artikel 41 indeholder bestemmelser om en mindelig forligsprocedure i form af et forligsudvalg. En sådan anmodning, som skal indeholde en begrundelse, stiles til bankens formand og indgives senest tre måneder efter den skriftlige meddelelse af den anfægtede afgørelse eller foranstaltning.

15. I sine bemærkninger takkede klageren først Ombudsmanden for at have overbevist EIB om at ændre artikel 41 i dens personalevedtægt, således at de ansatte er tilstrækkeligt informeret om den nøjagtige frist for indgivelse af en anmodning om forlig. Klageren henviste i denne forbindelse til artikel 19 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik. Klageren påpegede imidlertid også, at eftersom artikel 41 i EIB's personalevedtægt behandler tvister mere generelt, ville det have været tilrådeligt at benytte lejligheden til også at informere EIB's personale om fristen for at indbringe sager for EU-Domstolen. Klageren beklagede også, at personalerepræsentanterne ikke var blevet hørt.

16. Klageren hævdede endvidere, at ingen af de retssager, som EIB nævnte, var direkte relevante for hans sag, da de vedrørte tvister indbragt af EIB's ansatte for Retten eller EU-Personaleretten og ikke for EIB's forligsorgan, som er en meget særskilt jurisdiktion. Klageren påpegede f.eks., at der i de forenede sager T-7/98 og T-208/98, De Nicola mod EIB, endda var en henvisning til, at en medarbejder skal fremsætte "sin anmodning om forlig inden for en rimelig frist efter afslutningen af klageproceduren".

17. Klageren hævdede endelig, at han og personalerepræsentanterne var blevet nægtet adgang til meget vigtige og relevante oplysninger i hans sagsakter, nemlig de juridiske udtalelser fra EIB's juridiske afdeling. Han påpegede, at dette var i strid med enhver arbejdstagers grundlæggende ret til aktindsigt.

Ombudsmandens vurdering

18. Indledningsvis understreger Ombudsmanden, at omfanget af denne undersøgelse er begrænset til den påstand og påstand, der er angivet i Ombudsmandens skrivelse af 6. december 2011 og beskrevet i punkt 4 ovenfor. I sine bemærkninger fremsatte klageren flere bemærkninger vedrørende påstanden om, at EIB med urette afviste hans anmodning om forlig og hans påstand om, at den skulle acceptere denne anmodning. Klageren anmodede udtrykkeligt Ombudsmanden om at råde EIB's formand til at acceptere, at tvisten indbringes for forligsudvalget. I sin skrivelse af 6. december 2011 meddelte Ombudsmanden klageren, at de øvrige påstande og krav ikke kunne antages til realitetsbehandling, eller at der ikke var tilstrækkelig grund til at undersøge dem. Ombudsmanden vil derfor ikke behandle disse påstande og krav inden for rammerne af denne undersøgelse. Med hensyn til de nye påstande, som klageren fremsatte i sine bemærkninger, nemlig at han blev nægtet aktindsigt i visse dokumenter i sine sagsakter og andre dokumenter, bemærker Ombudsmanden imidlertid, at klageren i overensstemmelse med artikel 41 i chartret om grundlæggende rettigheder har ret til aktindsigt i sine personlige sagsakter. Han rådes derfor til at udøve denne ret ved at indgive en anmodning til EIB om aktindsigt i hans personlige aktmappe. Hvis klageren ønsker aktindsigt i dokumenter, der indeholder hans personoplysninger, men som ikke findes i hans personlige aktmappe, kan han indgive en anmodning til EIB i henhold til artikel 13 ("Retten til aktindsigt") i forordning 45/2001 [4]. Endelig kan klageren i forbindelse med alle andre dokumenter anmode EIB om aktindsigt på grundlag af forordning (EF) nr. 1049/2001 [5].

19. Med hensyn til den påstand, der er genstand for undersøgelsen, bemærker Ombudsmanden, at EIB ikke har nogen retlig forpligtelse til udtrykkeligt at angive over for sine ansatte, at anmodninger om forlig skal indgives inden for tre måneder. Det er imidlertid god forvaltningsskik at informere personalet om fristerne for udøvelse af retsmidler. Dette gør det muligt for de ansatte inden for de fastsatte frister at udøve de på hinanden følgende klagemuligheder, som de har til rådighed. Hvis de gældende frister ikke angives klart, er der risiko for, at medarbejderne ikke overholder fristerne, hvilket kan efterlade dem med en følelse af frustration. Det er bestemt ikke i den institutions interesse, der beskæftiger dem. En proaktiv personalepolitik bør forhindre, at sådanne situationer opstår. Dette kan opnås ved blot at oplyse personalet om de gældende frister. I den forbindelse hedder det i artikel 19 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik: "En afgørelse truffet af institutionen, som kan krænke en privatpersons rettigheder eller interesser, skal indeholde en angivelse af de klagemuligheder, der er til rådighed for at anfægte afgørelsen. Den skal navnlig angive arten af retsmidlerne, de organer, for hvilke de kan udøves, samt fristerne for at udøve dem" (fremhævelse tilføjet). Hvis en ansat overskrider en frist, som på forhånd er blevet klart meddelt den ansatte, kan den pågældende ikke bebrejde institutionen.

20. Ombudsmanden glæder sig meget over EIB's reaktion på denne klage og navnlig dens beredvillighed til at ændre artikel 41 i dens personalevedtægt inden for rammerne af revisionen af forligsproceduren, der indgår i strategien for menneskelige ressourcer og handlingsplanen for 2011-2013. Ombudsmanden forstår, at den reviderede udgave af artikel 41 i EIB's personalevedtægt nu udtrykkeligt vil nævne, at anmodninger om forlig skal indgives inden for tre måneder. Ombudsmanden glæder sig også over, at EIB's bestyrelse i afventning af godkendelsen af disse ændringer har underrettet sine ansatte via sit intranet ("Disciplinære procedurer og tvister") om, at fristen for indgivelse af anmodninger om forlig er tre måneder fra meddelelsen af den anfægtede afgørelse eller foranstaltning. Ovenstående viser, at EIB efter at være blevet underrettet af Ombudsmanden om denne klage behørigt har overvejet sagen og straks og proaktivt har truffet foranstaltninger til at forbedre sine eksisterende procedurer.

21. Med hensyn til klagerens argument om, at ingen af de retssager, som EIB nævnte i sin udtalelse, var relevante for hans sag, vil Ombudsmanden gerne påpege, at Personaleretten i den seneste af disse sager, nemlig i sin dom af 28. september 2011, klart fastslog i præmis 64, at den rimelige frist for indgivelse af en anmodning om forlig er tre måneder: "... le requérant n’a pas saisi dans le délai raisonnable de trois mois la commission de conciliation prévue par les dispositions de l’article 41 du règlement du personnel..."[6] (fremhævelse tilføjet). I denne sag fastslog Personaleretten, at anmodningen om forlig, der blev indgivet mere end fem måneder efter meddelelsen af den anfægtede afgørelse, ikke var blevet indgivet inden for en rimelig frist.

22. På grundlag af ovenstående betragtninger konkluderer Ombudsmanden, at klageren, selv om han takkede Ombudsmanden for at have overbevist EIB om at ændre artikel 41 i dens personalevedtægt, ikke er helt tilfreds. Da klagerens påstand og påstand imidlertid er blevet accepteret af EIB, mener Ombudsmanden, at sagen er blevet afgjort.

B. Konklusion

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

EIB har afgjort sagen.

Klageren og EIB vil blive underrettet om denne afgørelse.

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 27. september 2013

[1] EIB henviste til de forenede sager T-7/98 og T-208/98 De Nicola mod EIB [2001] ECS-SC I-A-49 og II-185.

[2] Forenede sager T-7/98 og T-208/98, De Nicola mod EIB, Sml. Pers. I-A, s. 49, og II, s. 185, præmis 98 og 107.

[3] Sag F-34/10, Arango Jaramillo m.fl. mod EIB, kendelse af 4. februar 2011.

[4] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18.12.2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT 2001, L 8, s. 1).

[5] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30.5.2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EFT L 145, s. 43).

[6] Sag F-13/10, De Nicola mod EIB, dom af 28. september 2011, præmis 62-64, endnu ikke trykt i Samling af Afgørelser, sag T‑618/11 P, EIB mod De Nicola, dom af 16. september 2013, præmis 78-79, endnu ikke trykt i Samling af Afgørelser.