Baggrunden for klagen

1. Klageren er en italiensk statsborger, der deltog i udvælgelsesprøve EPSO/AST/111/10 for assistenter inden for sekretærområdet.

2. Klageren bestod de computerbaserede stopprøver og blev opfordret til at deltage i assessmentcentret. Vurderingsøvelserne bestod af fire prøver, nemlig a) en struktureret samtale, b) en indbakkeøvelse c) en praktisk prøve, der omfatter udarbejdelse og/eller behandling af et MS Word-dokument og d) en praktisk prøve til vurdering af skrivefærdigheder (navnlig stavning, syntaks og grammatik). Mens prøve a) og b) havde til formål at vurdere ansøgernes generelle kompetencer på området, havde prøve c) og d) til formål at evaluere ansøgernes jobspecifikke viden (specifikke kompetencer).

3. Den 8. august 2011 meddelte EPSO klageren, at han ikke havde opnået det krævede samlede antal point i prøve c) og d). EPSO kunne således ikke opføre hans navn på reservelisten over beståede ansøgere. EPSO forsynede også klageren med et »kompetencepas«, som angav de samlede point, han havde opnået i forbindelse med assessmentcenterøvelserne, samt en opdeling af pointene i forbindelse med de prøver, der havde til formål at vurdere generelle og specifikke kompetencer [1]. "Kompetencepasset" omfattede en omfattende skriftlig vurdering af klagerens generelle kompetencer. Under overskrifterne "prøve i praktiske skrivefærdigheder" og "prøve i tekstbehandling" blev der imidlertid ikke fremsat bemærkninger, og der blev kun givet pointtal.

4. Den 10. august 2011 anmodede klageren via EPSO's websted om kopier af sine afmærkede prøver c) og d). Den 7. september 2011 modtog klageren fra EPSO kopier af sine svar i de to prøver. Opgavearkene for prøverne og bedømmelsen af bedømmerne blev imidlertid ikke fremlagt. Klageren kontaktede derfor EPSO igen den 8. september 2011 og understregede, at han uden opgavearkene og markeringerne ikke var i stand til at vurdere, hvorfor hans svar ikke blev anset for at være tilstrækkelige til at bestå de to prøver.

5. Den 26. september 2011 svarede EPSO, at korrektionskriterierne og de korrektioner, som bedømmerne havde foretaget, var en del af udvælgelseskomitéens fortrolige arbejde og derfor ikke var tilgængelige for ansøgerne.

6. Den 6. oktober 2011 henvendte klageren sig til Den Europæiske Ombudsmand.

Undersøgelsens genstand

7. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af følgende påstand og påstand:

Påstand

EPSO gav ikke klageren tilstrækkelige oplysninger om rettelsen af hans praktiske prøver c) og d).

Krav

EPSO bør offentliggøre opgavearkene for prøverne og bedømmernes pointtal samt alle andre relevante dokumenter eller oplysninger, der gør det muligt for ansøgerne at forstå udvælgelseskomitéens afgørelse.

Undersøgelsen

8. Den 6. december 2011 anmodede Ombudsmanden EPSO om at afgive en udtalelse om klagerens påstand og krav senest den 29. februar 2012. I sin skrivelse påpegede Ombudsmanden, at vurderingen af generelle og specifikke kompetencer i "kompetencepasset" syntes at være foretaget på forskellige måder. Ombudsmanden anmodede derfor EPSO om i sin udtalelse at forklare, hvordan de forpligtelser, som EPSO havde påtaget sig efter Ombudsmandens undersøgelse på eget initiativ OI/5/2005/PB, var opfyldt i forbindelse med vurderingen af specifikke kompetencer.

9. EPSO fremsendte sin udtalelse den 13. april 2012. Udtalelsen blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som klageren fremsendte den 25. maj 2012.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkninger

10. Ombudsmanden bemærker, at andre deltagere i udvælgelsesprøve EPSO/AST/111/10 indgav flere klager til Ombudsmanden og fremsatte påstande svarende til den i den foreliggende sag [2].

11. I forbindelse med sine undersøgelser i disse sager foretog Ombudsmanden inspektioner af de relevante dokumenter i EPSO's sagsakter. Inspektionerne gjorde det muligt for Ombudsmanden at indhente generelle oplysninger om, hvordan de praktiske prøver c) og d) blev vurderet, hvordan sådanne vurderinger blev dokumenteret, og hvordan de derefter blev meddelt ansøgerne [3].

12. De indhentede oplysninger synes også at være relevante for den foreliggende sag. Når det er nødvendigt for hans vurdering af klagerens påstand, vil Ombudsmanden derfor henvise til de faktuelle oplysninger, der er indhentet som følge af inspektionerne i disse relaterede sager.

A. Påstand om, at EPSO ikke gav klageren tilstrækkelige oplysninger og relaterede krav

Argumenter forelagt Ombudsmanden

13. I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at EPSO ikke havde givet ham tilstrækkelige oplysninger om rettelsen af hans praktiske prøver c) og d). Klageren påpegede, at EPSO's afvisning af at foretage rettelser af hans prøver forhindrede ham i at vurdere årsagerne til, at han ikke opnåede det krævede antal point, og derfor i at gøre brug af de tilgængelige retsmidler inden for de gældende frister.

14. Klageren påpegede endvidere, at EU-institutionerne er underlagt strenge regler om gennemsigtighed og aktindsigt i forordning 1049/2001, og at ansættelsesprocedurer ikke kan udelukkes fra disse regler.

15. Endelig argumenterede han for, at EU-institutionerne bør foregå med et godt eksempel inden for offentlig service. Ved at ansætte tjenestemænd gennem en uigennemsigtig ansættelsesprocedure lever Unionen imidlertid ikke op til de krævede standarder og kompromitterer sit image i borgernes øjne. Han nedlagde påstand om, at EPSO skulle fremlægge opgavearkene for prøverne og bedømmernes pointtal samt alle andre relevante dokumenter eller oplysninger, der kunne sætte ham i stand til at forstå udvælgelseskomitéens afgørelse.

16. I sin udtalelse mindede EPSO om, at i forbindelse med afgørelser truffet af en udvælgelseskomité i en udvælgelsesprøve skal den generelle forpligtelse til at begrunde en afgørelse forenes med nødvendigheden af at respektere den fortrolighed, der er forbundet med udvælgelseskomitéens arbejde, således som det kræves i artikel 6 i bilag III til vedtægten. EPSO mindede om, at denne tavshedspligt i henhold til Domstolens retspraksis blev indført med henblik på at sikre udvælgelseskomitéernes uafhængighed og objektivitet i deres arbejde, samtidig med at de beskyttes mod enhver form for indblanding og pres udefra. Overholdelsen af denne tavshedspligt er derfor til hinder for, at der videregives oplysninger om forhold vedrørende individuelle eller sammenlignende vurderinger af ansøgerne, herunder korrektionsmetoder og bedømmelseskriterier [4].

17. EPSO påpegede endvidere, at udvælgelseskomitéens sammenlignende vurdering afspejles i de point, som ansøgerne tildeles. Meddelelsen af disse point udgør derfor en tilstrækkelig begrundelse for udvælgelseskomitéens afgørelser. Udvalget er ikke forpligtet til at præcisere, hvilke af ansøgernes svar der blev anset for at være utilstrækkelige, eller til at forklare, hvorfor disse svar blev anset for at være utilstrækkelige [5].

18. Med hensyn til det spørgsmål, som Ombudsmanden rejste i brevet om indledning af sin undersøgelse, og som er nævnt i præmis 8 ovenfor, påpegede EPSO, at det efter Ombudsmandens afgørelse i sin undersøgelse på eget initiativ OI/5/2005/PB havde indført nye udvælgelsesprøver. Det havde navnlig anvendt en standardmodel for assessmentcentre baseret på kompetencer i alle udvælgelsesprøver, der var blevet iværksat siden 2010.

19. Mens ansøgerne i henhold til det tidligere system skulle bestå en eller flere skriftlige prøver og en mundtlig prøve i streng rækkefølge, som alle blev bedømt særskilt og potentielt var eliminerende, betragtes "evalueringscentret" som en enkelt fase i udvælgelsesprøven. Især i assessmentcentret testes ansøgernes generelle og specifikke kompetencer på tværs af de forskellige øvelser. Kompetencerne, som kan sidestilles med testvurderingskriterierne for de gamle typeudvælgelsesprøver, bedømmes derefter samlet ved at samle de resultater, der er opnået for hver kompetence i de forskellige øvelser.

20. EPSO påpegede også, at reformen af udvælgelsesprøverne er blevet ledsaget af indførelsen af i) en ny, forbedret model for meddelelser om udvælgelsesprøver og ii) en vejledning i almindelige udvælgelsesprøver ("vejledningen"), som indeholder de fælles regler, der gælder for alle udvælgelsesprøver. Disse dokumenter giver ansøgerne detaljerede oplysninger om arten af de forskellige prøver og øvelser, som en udvælgelsesprøve består af. Det fremgår også klart af hver meddelelse om udvælgelsesprøve, hvilke kompetencer der bedømmes ved hvilke prøver og øvelser, og hvordan de bedømmes. Ansøgernes nødvendige kompetencer er nærmere beskrevet i vejledningen.

21. EPSO tilføjede, at meddelelserne om udvælgelsesprøver og vejledningen indeholder bestemmelser om et nyt dokumentformat til meddelelse af ansøgernes resultater af prøverne i assessmentcentret, nemlig »kompetencepasset«. Den indeholder: a) en generel beskrivelse af kompetencerammen b) det samlede antal point, som ansøgeren har opnået, sammen med en oversigt over ansøgerens vigtigste styrker og svagheder i grafisk form c) for hver af de vurderede kompetencer de delvise point, som udvælgelseskomitéen har tildelt, og en beskrivelse af udvælgelseskomitéens vigtigste konklusioner om ansøgerens præstationer.

22. I den foreliggende sag gav EPSO klageren kopier af hans svar i forbindelse med de praktiske prøver c) og d). Desuden fik han udleveret sit »kompetencepas«, som indeholdt en detaljeret evaluering af hans præstationer i assessmentcentret. Dette dokument omfattede hans "kompetenceprofil", en "kompetenceoversigt" og hans "relative styrker og svagheder" i alle de syv generelle kompetencer, der blev vurderet. Passet angav også de delkarakterer, der var opnået ved de praktiske prøver c) og d).

23. I lyset af ovenstående fandt EPSO, at de oplysninger, der blev givet klageren med hensyn til hans praktiske prøver c) og d), var tilstrækkelige og i fuld overensstemmelse med de gældende retlige rammer.

24. I sine bemærkninger tog klageren den retspraksis, som EPSO har citeret, til efterretning. Han understregede imidlertid, at påberåbelse af hemmeligholdelse for at sikre objektivitet under vurderingen af en teknisk eksamen, der tester Microsoft Word-færdigheder hos kandidater til sekretærstillinger, syntes at være uforholdsmæssig. Han tilføjede, at afslaget på at offentliggøre korrektionsmetoder og bedømmelseskriterier gav indtryk af, at udvælgelsesproceduren ikke var pålidelig.

Ombudsmandens vurdering

25. Indledningsvis påpeger Ombudsmanden, at udvælgelseskomitéen i den foreliggende sag i overensstemmelse med EU-domstolenes retspraksis [6] har opfyldt sin retlige forpligtelse til at begrunde sin afgørelse ved at give klageren de point, der blev opnået ved de skriftlige prøver, og sine umarkerede prøvepapirer.

26. Det forhold, at udvælgelseskomitéen har opfyldt sine retlige forpligtelser, fritager imidlertid ikke EPSO fra at overholde sine egne offentlige forpligtelser til at handle i overensstemmelse med principperne om god forvaltningsskik, som blev indgået inden for rammerne af Ombudsmandens undersøgelse på eget initiativ OI/5/2005/PB [7]. Som svar på Ombudsmandens ovennævnte undersøgelse på eget initiativ forpligtede EPSO sig til fremover at anvende et standardevalueringsskema, der på den ene side indeholder a) de evalueringskriterier, der er fastsat i de offentliggjorte meddelelser om udvælgelsesprøver (herunder de forskellige elementer, som udvælgelseskomitéen i sidste ende evaluerede for hvert kriterium), og det opnåede præstationsniveau (fra fremragende til utilstrækkelig), og på den anden side b) ud over det samlede antal point de delpoint, som udvælgelseskomitéen tildelte for hvert kriterium, der er angivet i meddelelsen om udvælgelsesprøve.

27. På baggrund af EPSO's udtalelse forstår Ombudsmanden, at det kompetencepas, som hver ansøger, der deltager i assessmentcenterprøverne, nu modtager i forbindelse med de udvælgelsesprøver i "ny stil", som kontoret afholder fra 2010, har erstattet de evalueringsskemaer, der tidligere blev anvendt. De "evalueringskriterier", der tidligere blev nævnt i evalueringsskemaet, synes nu at være medtaget i kompetencepasset som "kompetencer". Ud over det globale mærke bør kompetencepasset også indeholde delmærker for hver vurderet kompetence. Kompetencepasset skal desuden indeholde udvælgelseskomitéens vigtigste konklusioner om ansøgerens præstationer.

28. Ombudsmanden glæder sig over EPSO's initiativ til at give ansøgerne et struktureret og fuldstændigt dokument, nemlig kompetencepasset, som indeholder oplysninger om ansøgernes præstationer i alle prøverne i assessmentcentret.

29. Selv om klagerens kompetencepas i den foreliggende sag indeholdt udvælgelseskomitéens detaljerede vurdering af hans generelle kompetencer, herunder delvise point for hvert generelt kriterium/kompetence, der blev evalueret, gav det imidlertid kun det endelige resultat med hensyn til praktiske prøver c) og d). Ingen specifikke "kompetencer", der blev vurderet i disse prøver, blev nævnt, og ingen delkarakterer svarende til de specifikke kompetencer, der blev vurderet i prøve c) og d), blev medtaget.

30. Ombudsmanden mener derfor, at oplysningerne i klagerens kompetencepas for så vidt angår prøve c) og d) ikke med rimelighed kan anses for at erstatte det evalueringsskema, som EPSO indvilligede i at give ansøgerne i forbindelse med Ombudsmandens ovennævnte undersøgelse på eget initiativ. På trods af EPSO's argument om, at EPSO som svar på klagerens anmodning om yderligere oplysninger vedrørende prøve c) og d) gav tilstrækkelige oplysninger og mere specifikt pointene og kopierne af hans svar i de praktiske prøver c) og d), mener Ombudsmanden desuden ikke, at disse oplysninger i tilstrækkelig grad opfylder den standard, der er defineret i hans undersøgelse på eget initiativ OI/5/2005/PB.

31. EPSO forklarede i sin udtalelse, at udvælgelseskomitéernes arbejde er hemmeligt, og at EPSO er afskåret fra at oplyse om forhold vedrørende individuelle eller sammenlignende vurderinger af ansøgerne, herunder korrektionsmetoder og bedømmelseskriterier.

32. Hvis EPSO ønsker at gøre gældende, at det ikke er ansvarligt for sin manglende overholdelse af sit eget tilsagn, fordi det ikke kan modsætte sig udvælgelseskomitéens synspunkter, som er uafhængige, påpeger Ombudsmanden, at udvælgelseskomitéerne faktisk udpeges af EPSO og skal overholde de regler og/eller proceduremæssige retningslinjer, som EPSO erklærer for bindende for dem. Udvælgelseskomitéernes vide skønsmargen går ikke så langt som til at tillade åbenbare fejlvurderinger eller manglende overholdelse af de retlige eller reguleringsmæssige rammer, som komitéerne skal overholde og anvende. Princippet om udvælgelseskomitéernes uafhængighed udelukker efter Ombudsmandens opfattelse ikke, at EPSO kan og bør give de udvælgelseskomitéer, det udpeger, proceduremæssige retningslinjer. Det er faktisk sådan, EPSO bør forholde sig med hensyn til på passende vis at respektere og gennemføre sit offentlige engagement over for Den Europæiske Ombudsmand og dermed over for ansøgerne.

33. Under inspektionerne af sagsakterne i de relaterede sager bemærkede Ombudsmandens tjenestegrene endvidere, at bedømmelsesskemaerne vedrørende praktiske prøver c) og d) i forbindelse med udvælgelsesprøve EPSO/AST/111/10 i detaljer nævner de evalueringskriterier/kompetencer, der blev vurderet, og angiver de delvise point, der blev tildelt for hvert kriterium/hver kompetence. Eftersom der blev anvendt evalueringskriterier og delvise point, kan Ombudsmanden derfor ikke se, af hvilke gyldige grunde EPSO besluttede ikke at medtage dem i kompetencepasset og dermed videregive dem til ansøgerne. Ombudsmanden kan ikke undgå at bemærke, at EPSO's "gammeldags" udvælgelsesprøver for assistenter (organiseret før 2010) også omfattede "specifik viden" eller praktiske prøver, der havde til formål at vurdere ansøgernes redaktionelle færdigheder og deres evne til at forberede/behandle et MS Word-dokument, og at EPSO dengang anvendte et detaljeret evalueringsskema med vurderingskriterierne samt fordelingen af ansøgernes pointtal ud over deres samlede pointtal.

34. Endelig er det ikke klart, hvorfor offentliggørelsen af evalueringskriterierne/-kompetencerne og delresultaterne vedrørende "prøverne i generelle kompetencer" ikke griber ind i fortroligheden af udvælgelseskomitéens arbejde, samtidig med at offentliggørelsen af evalueringskriterierne/-kompetencerne og delresultaterne i forbindelse med "tekniske prøver" kan.

35. I lyset af ovenstående er Ombudsmanden af den opfattelse, at EPSO ved ikke i kompetencepasset at angive de evalueringskriterier/kompetencer, der er vurderet i forbindelse med de praktiske prøver, og de delvise point for disse kriterier/kompetencer ikke har overholdt det tilsagn, det gav i forbindelse med sin undersøgelse på eget initiativ OI/5/2005/PB. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser. I sådanne situationer kræver Ombudsmandens statut, at Ombudsmanden så vidt muligt søger at finde en mindelig løsning med den pågældende institution for at afhjælpe tilfælde af fejl eller forsømmelser og imødekomme klagen. I den foreliggende sag er dette imidlertid ikke begrundet af følgende grunde.

36. I forbindelse med gennemgangen af sagsakterne i relaterede sager vedrørende udvælgelsesprøve EPSO/AST/111/10 blev Ombudsmandens tjenestegrene underrettet om, at der nu findes en generel database [8], som er det elektroniske værktøj, der genererer kompetencepasset for hver ansøger ved afslutningen af evalueringen. Med undtagelse af det samlede antal point medtog udvælgelseskomitéen ingen bemærkninger vedrørende ansøgernes præstationer ved de praktiske prøver c) og d) i denne database. Desuden viste de inspektioner, der blev foretaget i de pågældende sager, at EPSO ikke var i besiddelse af i) skriftlige optegnelser over kommunikationen mellem EPSO's tjenestegrene og udvælgelseskomitéen for udvælgelsesprøven og/eller ii) interne dokumenter/skriftlige vurderinger udarbejdet af udvælgelseskomitéen vedrørende ansøgernes praktiske prøver c) og d). Ombudsmanden minder også om, at evalueringsskemaerne for markørerne, der er nævnt ovenfor i punkt 33, blot er forberedende dokumenter, som markørerne forelægger udvælgelseskomitéen, mens den endelige vurdering af ansøgernes prøver kun foretages af udvælgelseskomitéen.I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden, at det ville være formålsløst at fremsætte et forslag til en mindelig løsning, der tyder på, at EPSO giver klageren adgang til udvælgelseskomitéens evalueringsskemaer for hans prøver c) og d), fordi disse dokumenter ikke findes.

Han vil derfor afslutte sagen med en kritisk bemærkning.

B. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende kritiske bemærkning:

Ved ikke i de relevante evalueringsskemaer eller i kompetencepasset at have registreret og angivet a) de evalueringskriterier/kompetencer, der blev vurderet i forbindelse med de praktiske prøver, og b) de delvise point for disse kriterier/kompetencer har EPSO ikke overholdt det tilsagn, det gav i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse på eget initiativ OI/5/2005/PB, og har således begået et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 24. juli 2013

[1] Ifølge "kompetencepasset" scorede klageren 6 point ud af 20 i test c) og 6 point ud af 10 i test d). Hans samlede pointtal for de praktiske prøver c) og d) var således 12 point ud af 30, mens det krævede antal point var 15 ud af 30.

[2] Se Ombudsmandens afgørelser om afslutning af hans undersøgelser af klager 2022/2011/RT og 2430/2011/RT. Yderligere to sager omhandler lignende påstande, men vedrører en anden udvælgelsesprøve for assistenter på sekretariatsområdet (EPSO/AST/117/11). Disse sager er klage 1633/2012/OV og 1674/2012/OV.

[3] Se navnlig de inspektioner, der blev foretaget i sag 2022/2011/RT og 2430/2011/RT.

[4] EPSO henviste til sag 89/79, Bonu mod Rådet, Sml. 1980, s. 553, præmis 5, og sag C-254/95 P, Parlamentet mod Innamorati, Sml. 1996 I, s. 3423, præmis 24.

[5] C-254/95, Parlamentet mod Innamorati, Sml. 1996 I, s. 3423, præmis 29, og F-16/07, Dragoman mod Kommissionen, Sml. 2008 FP-I-A-1-00139, præmis 63.

[6] Jf. sag F-73/06, Van Neyghem mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A-1, s. 441, og II-A-1, s. 2515, præmis 77, og sag T-19/03, Konstantopoulou mod Domstolen, Sml. Pers. I-A, s. 25, og II, s. 107, præmis 22, hvorefter det udgør en tilstrækkelig begrundelse for udvælgelseskomitéernes afgørelser at give ansøgerne deres point og en kopi af prøvebesvarelsen, således som den er udfærdiget, om end uden rettelser, sammen med meddelelsen af pointene, og gør det muligt for Unionens retsinstanser at foretage en domstolskontrol, der er passende i forbindelse med tvister af denne art. Det er ikke nødvendigt at præcisere svarene fra de ansøgere, der anses for at være utilstrækkelige, eller at forklare, hvorfor disse svar blev anset for at være utilstrækkelige.

[7] Se afgørelse om klage 2050/2011/RT, som findes på: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/home.faces

[8] Ifølge EPSO registreres oplysninger om en ansøgers deltagelse i assessmentcenterfasen i en given EPSO-udvælgelsesprøve (for assistenter, administratorer eller andre områder) i en database med titlen "Assessment Manager".