BAGGRUNDEN TIL KONKLUSIONEN

1. Klageren deltog i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/47/06 for administratorer (AD5) med rumænsk statsborgerskab, som Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO) afholdt i 2006 [1]. Det private selskab Thomson Prometric (herefter »kontrahenten«) var ansvarligt for tilrettelæggelsen af de computerbaserede adgangsprøver (CBT).

2. Den 25. oktober 2006 mødte klageren op på et testcenter med henblik på at aflægge adgangsprøverne. Da hans navn ikke fremgik korrekt af computerskærmen, klikkede klageren i overensstemmelse med de givne instrukser på knappen "NEJ" og derefter på knappen "END". Det betød, at han ikke var i stand til at udføre testene. En tilsynsførende fortalte ham efterfølgende, at hændelsen ville blive indberettet til kontrahenten, som ville kontakte ham vedrørende sagen. Samme dag sendte klageren en e-mail til EPSO, hvori han både forklarede og klagede over ovennævnte hændelse.

3. Den 31. oktober 2006 kontaktede kontrahenten klageren telefonisk og meddelte ham, at han kunne aflægge prøverne den 2. november 2006, og at han ville modtage en e-mail, der bekræftede tid og sted for afholdelsen af prøverne. Den 1. november 2006 underrettede klageren EPSO herom og klagede over, at han ikke havde modtaget en bekræftende e-mail herom. Som følge heraf vidste han ikke, hvor og hvornår testene ville finde sted den følgende dag.

4. Klageren genoptog ikke testene den 2. november 2006. Den 14. december 2006 meddelte EPSO ham imidlertid, at han ikke havde bestået prøven den 25. oktober 2006. Den 4. juni 2007 klagede han til Ombudsmanden.

Forespørgslens genstand

5. Den 21. august 2007 indledte Ombudsmanden en undersøgelse af følgende påstande og krav:

Påstand

EPSO besvarede ikke hans klage af 25. oktober 2006.

Krav

EPSO bør give ham et fyldestgørende svar på to spørgsmål: i) at han ikke fik lov til at aflægge adgangsprøverne og derfor skulle have lov til at aflægge dem igen, og ii) om tilsynspersonalets "truende og truende" adfærd på prøvecentret.

Forespørgslen

6. Den 21. august 2007 anmodede Ombudsmanden EPSO om at afgive en udtalelse. Den 7. december 2007 fremsendte EPSO sin udtalelse, som blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Klageren fremsatte sine bemærkninger den 6. februar 2008.

7. Efter en nøje overvejelse af EPSO's udtalelse og klagerens bemærkninger var Ombudsmanden ikke overbevist om, at EPSO havde reageret hensigtsmæssigt på klagerens påstand og derfor fremsat et forslag til en mindelig løsning over for EPSO.

8. I sit svar af 28. januar 2009 anførte EPSO, at det i overensstemmelse med Ombudsmandens forslag havde sendt klageren en anden meddelelse. Dette var i tillæg til den, som den sendte den 26. oktober 2006 vedrørende klagerens ret til at tage adgangsprøverne til den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/47/06 igen. EPSO anførte endvidere, at det i betragtning af omstændighederne omkring både den første og den anden udnævnelse til klagerens prøver accepterede Ombudsmandens anmodning om, at klageren blev opfordret til at tage prøverne til den pågældende udvælgelsesprøve. EPSO tilføjede, at det ville gøre alt, hvad der stod i dets magt, for at give klageren mulighed for at tage adgangsprøverne igen i den nærmeste fremtid. Den 14. februar 2009 fremsendte klageren sine bemærkninger til EPSO's svar, hvori han anførte, at han ikke var tilfreds med EPSO's tilgang.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. EPSO's påståede manglende svar og dertil knyttede krav

Argumenter forelagt Ombudsmanden

9. Klageren hævdede, at EPSO ikke havde besvaret hans klage af 25. oktober 2006, og hævdede, at EPSO burde give ham et fyldestgørende svar på to spørgsmål: i) at han ikke fik lov til at aflægge adgangsprøverne og derfor skulle have lov til at aflægge dem igen, og ii) om tilsynspersonalets "truende og truende" adfærd på prøvecentret.

10. EPSO fremsatte i sin udtalelse følgende bemærkninger og oplysninger vedrørende den pågældende hændelse. Hvis ansøgerne klikker på knappen "END" under computerprøverne (bevidst eller på anden måde), kan det personale, der er til stede i testcentret, af tekniske årsager ikke give dem mulighed for straks at genoptage prøverne. Den eneste mulighed for, at ansøgerne kan genoptage prøverne, er, hvis de opfordres til at gøre det på en anden dag. Det er, hvad der er sket i den foreliggende sag.

11. EPSO understregede, at det rent faktisk havde besvaret klagerens e-mail af 25. oktober 2006 ved e-mail af 26. oktober 2006. I sin e-mail meddelte EPSO klageren, at:

a) den havde modtaget hans e-mail med en beskrivelse af de problemer, han var stødt på, og at den ville være nødt til at drøfte situationen med kontrahenten

b) hans e-mail blev sendt til kontrahenten med en anmodning om at fremlægge en rapport om de påståede omstændigheder

c) EPSO vil træffe passende foranstaltninger i lyset af det svar, der skal modtages fra kontrahenten og

d) den vil holde ham underrettet om enhver udvikling.

12. De omstændigheder, som klageren gjorde EPSO opmærksom på, blev efterfølgende kontrolleret af kontrahenten. Det var derfor klart, at der opstod et problem under de test, som klageren deltog i den 25. oktober 2006. Han havde klikket på den forkerte knap, og som følge heraf blev hans test effektivt afsluttet, før den faktisk begyndte. EPSO besluttede derfor, at kontrahenten skulle udsende en ny indbydelse og gav EPSO instrukser herom.

13. Den 31. oktober 2006 kontaktede kontrahenten klageren telefonisk og opfordrede ham til at aflægge prøverne den 2. november 2006. Eftersom kontrahenten hurtigt havde kontaktet klageren og arrangeret en ny ansættelse, konkluderede EPSO, at problemet var blevet løst, og at klagerens anmodning var blevet imødekommet. EPSO mente derfor, at et svar med ovenstående forklaringer ville have været overflødigt.

14. EPSO's kontorer blev lukket den 1. og 2. november 2006. Kommissionen så derfor ikke umiddelbart klagerens e-mail af 1. november 2006, hvori der redegøres for de nye problemer i forbindelse med hans anden udnævnelse. Det var først efter datoen for den anden ansættelse (2. november 2006), at EPSO fik kendskab til klagerens problemer, da kontrahenten kontaktede ham telefonisk. Ved e-mail af 7. november 2006 gav EPSO imidlertid klageren alle ovennævnte forklaringer og anførte, at det håbede, at han havde været i stand til at kontakte personen i testcentret for at få nærmere oplysninger om hans (anden) invitation. EPSO påpegede, at eftersom EPSO ikke havde hørt fra klageren efter den 1. november 2006, antog EPSO, at han i mellemtiden havde været i stand til at genoptage adgangsprøverne. Da klageren ikke besvarede sin e-mail af 7. november 2006, gik EPSO ud fra, at klageren rent faktisk havde bestået adgangsprøverne.

15. Med hensyn til den påståede holdning hos kontrollørerne i testcentret anførte EPSO, at ingen andre ansøgere klagede over denne sag. EPSO undskyldte ikke desto mindre over for klageren for enhver holdning hos tilsynsmyndighederne, som klageren opfattede som "truende og intimiderende".

16. Endelig nævnte EPSO, at klageren anvendte flere e-mailadresser i sin korrespondance med EPSO, og anførte, at dette kan have været årsagen til, at han mente, at hans meddelelse (eller meddelelser) ikke var blevet besvaret. Han havde skrevet til EPSO fra to separate e-mailadresser, den ene med et punktum mellem hans fornavn og efternavn og slutter @idr.ro, og den anden uden punktum mellem navnene og slutter @yahoo.com. Efter kontakter med kontrahenten i forbindelse med den foreliggende klage blev det desuden klart, at han brugte en tredje e-mailadresse, der sluttede @hotmail.com (med omvendt rækkefølge af de to sidste bogstaver i hans efternavn), da han tilmeldte sig adgangsprøverne.

17. I sine bemærkninger fastholdt klageren sin klage. Han mindede om, at han hverken havde modtaget et fyldestgørende svar på sin klage af 25. oktober 2006 eller på sin e-mail af 1. november 2006, hvori han anmodede om bekræftelse af sin (anden) udnævnelse den 2. november 2006. Han gjorde også gældende, at den omstændighed, at han havde anvendt flere e-mailadresser, ikke undskyldte EPSO for ikke at have informeret ham om testcentrets beliggenhed samt om den dato og det tidspunkt, hvor han ville kunne genoptage sine adgangsprøver.

Ombudsmandens foreløbige vurdering, der fører til et forslag til en mindelig løsning

18. Ombudsmanden bemærkede først, at artikel 14 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik fastsætter følgende:

"1. Ethvert brev eller enhver klage til institutionen skal modtage en kvittering for modtagelsen inden for en frist på to uger, medmindre der inden for denne frist kan sendes et fyldestgørende svar.

2. I svaret, bekræftelsen eller modtagelsen anføres navn og telefonnummer på den tjenestemand, der behandler sagen, samt den tjenestegren, som den pågældende henhører under [...]"

19. Kodeksens artikel 17 bestemmer endvidere:

"1. Tjenestemanden drager omsorg for, at der straks og under alle omstændigheder senest to måneder efter modtagelsen af enhver anmodning eller klage til institutionen træffes afgørelse inden for en rimelig frist [...]

2. Hvis der ikke inden for ovennævnte frist kan træffes afgørelse om en anmodning eller en klage til institutionen på grund af kompleksiteten af de spørgsmål, som den rejser, underretter tjenestemanden hurtigst muligt ophavsmanden herom. I så fald bør ophavsmanden hurtigst muligt underrettes om en endelig afgørelse." (fremhævelse tilføjet)

20. Ombudsmanden påpegede, at ovennævnte regler betyder, at en klagebehandlingsprocedure i princippet indebærer tre faser. For det første skal en institution efter modtagelsen af en klage sende ophavsmanden til klagen en kvittering for modtagelsen, hvoraf det fremgår, at den har modtaget korrespondancen, og bekræfte, at den behandles som en klage. For det andet skal institutionen undersøge sagen og foretage en passende opfølgning, hvis det er nødvendigt og muligt. For det tredje skal institutionen inden for en rimelig frist træffe afgørelse i sagen. Den skal også meddele sine konklusioner og sin afgørelse til ophavsmanden til klagen, herunder sin afgørelse om eventuelle konkrete foranstaltninger, den har truffet, hvis klagen var berettiget.

21. Ombudsmanden bemærkede, at EPSO i den foreliggende sag havde truffet følgende foranstaltninger.

22. For det første bekræftede EPSO ved e-mail af 26. oktober 2006 modtagelsen af klagerens e-mail af samme dag og svarede ham som følger: "Tak for din besked. Vi vil videresende dette til Thomson Prometric og bede dem om at undersøge sagen fuldt ud og rapportere tilbage til os. Når vi har fået deres svar, vil vi beslutte, hvilke eventuelle foranstaltninger der skal træffes, og vi vil kontakte dig så hurtigt som muligt."Selv om EPSO ikke specifikt anførte, at klagerens e-mail blev behandlet som en klage, bestred EPSO ikke, at det havde til hensigt at gøre det. Desuden havde klageren ved to lejligheder (i sin anden e-mail af 26. oktober 2006 og sin e-mail af 14. december 2006) udtrykkeligt erklæret, at han stadig ventede på et svar på sin "klage".

23. For det andet indledte EPSO, selv om det ikke fremlagde nogen dokumentation i denne henseende, en passende opfølgning på sagen, da det kontaktede kontrahenten og anmodede denne om"at undersøge sagen fuldt ud og rapportere tilbage" til den.

24. Med hensyn til klagebehandlingsprocedurens tredje fase bemærkede Ombudsmanden imidlertid, at ingen af EPSO's relevante efterfølgende svar til klageren vedrørte substansen i hans klage af 25. oktober 2006, nemlig at han skulle have lov til at genoptage prøverne. I EPSO's svar af 7. november 2006 blev der givet udtryk for en formodning om, at det var lykkedes klageren"at nå frem til damen [sic] for at få detaljerne", og at han i mellemtiden ville aflægge adgangsprøverne ", da [den havde] ingen yderligere nyheder fra [klageren]". I EPSO's svar af 18. december 2006 hed det kun: "Vi mente, at alt var i orden, især da vi ikke modtog yderligere nyheder fra [klageren] efter vores seneste e-mail af 7. november."

25. Ombudsmanden glædede sig over, at EPSO hurtigt kontaktede kontrahenten med henblik på at løse det problem, som klageren oplevede. Ombudsmanden bemærkede imidlertid også, at EPSO's ovennævnte svar ikke gav klageren dens konklusioner og afgørelse om hans klage, nemlig at fastsætte en ny dato for prøverne. EPSO anførte i sin udtalelse i forbindelse med denne undersøgelse, at:

a) den oprindeligt havde det indtryk, at klagerens problem på en eller anden måde var blevet løst

b) da kontorets kontorer blev lukket den 1. og 2. november 2006, var det ikke bekendt med det problem, som klageren var stødt på i forbindelse med sin anden udnævnelse og

c) den fik først kendskab til klagerens problemer efter datoen for den anden udnævnelse (2. november 2006) og som følge af hans telefonsamtale med kontrahenten.

26. EPSO var imidlertid det fællesskabsorgan, der var ansvarligt for tilrettelæggelsen af den almindelige udvælgelsesprøve. Klageren gav derfor udtryk for sine klagepunkter over for EPSO (og ikke over for kontrahenten) og forventede naturligvis, at EPSO ville give ham et konkret og væsentligt svar på hans klage.

27. I lyset af ovenstående fandt Ombudsmanden, at EPSO klart var bundet af sin ovennævnte forpligtelse til at give klageren et fyldestgørende svar på hans klage af 25. oktober 2006. EPSO havde også en forpligtelse, som EPSO anerkendte, til at lade klageren genoptage prøverne. Ombudsmandens foreløbige konklusion var derfor, at EPSO's undladelse af at give klageren et sådant svar udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

28. Ombudsmanden understregede, at denne konklusion ikke kunne påvirkes af, at ingen kandidater klagede over vagternes holdning. EPSO's henvisning til, at klageren anvendte forskellige e-mailadresser, var heller ikke tilsyneladende relevant for det mulige tilfælde af fejl eller forsømmelser, der blev konstateret i denne sag.

29. I lyset af ovenstående, og da EPSO ikke havde behandlet det materielle spørgsmål i klagen i forbindelse med denne undersøgelse, fremsatte Ombudsmanden den 16. december 2008 følgende forslag til en mindelig løsning for EPSO:

"EPSO bør give klageren et fyldestgørende svar på hans klage af 25. oktober 2006 og opfordre ham til at aflægge CBT-prøverne igen. Hvis han bliver udvalgt, kan EPSO træffe passende foranstaltninger for at give ham mulighed for at deltage i udvælgelsesprøven eller, hvis dette ikke længere er muligt, overveje at yde klageren en rimelig kompensation for hans tab af muligheder, som kan være på 2 000 EUR."

De argumenter, der blev fremført for Ombudsmanden efter hans forslag om en mindelig løsning

30. I sit svar af 28. januar 2009 anførte EPSO, at det i overensstemmelse med Ombudsmandens anmodning havde sendt klageren en anden meddelelse. Dette var i tillæg til den, som den sendte den 26. oktober 2006 vedrørende klagerens ret til at tage adgangsprøverne til den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/47/06 igen. EPSO anførte endvidere, at det i betragtning af omstændighederne omkring både den første og den anden udnævnelse til klagerens prøver accepterede Ombudsmandens anmodning om, at klageren blev opfordret til at tage prøverne til den pågældende udvælgelsesprøve igen. EPSO tilføjede, at det ville gøre alt, hvad der stod i dets magt, for at give klageren mulighed for at tage adgangsprøverne igen så hurtigt som muligt.

31. I sine supplerende bemærkninger af 14. februar 2009 anførte klageren, at den "meget ulykkelige oplevelse" , som han havde haft den 25. oktober 2006 i testcentret i Bukarest, og navnlig den manglende bekymring, som EPSO havde udvist i forbindelse med behandlingen af hans klage, indtil han indgav denne klage til Ombudsmanden, "fik [ham] til at sige, at der ikke var fundet en mindelig løsning." Han tilføjede, at en "ret og tilfredsstillende og mindelig løsning [ville] blive nået, når EPSO giver "klageren en rimelig kompensation for hans tab af muligheder, som kunne være 2000 EUR ".

Ombudsmandens vurdering efter hans forslag om en mindelig løsning

32. Ombudsmanden bemærker, at EPSO udtrykkeligt har accepteret hans forslag om en mindelig løsning. Han skal ikke desto mindre kontrollere, om EPSO har gennemført forslaget om en mindelig løsning, nemlig ved at give klageren et fyldestgørende svar på hans klage af 25. oktober 2006 og invitere ham til at aflægge CBT-prøverne igen.

33. I den forbindelse kontaktede EPSO klageren ved brev af 15. januar 2009, hvoraf EPSO fremsendte en kopi til Ombudsmanden pr. e-mail den 16. januar 2009. I brevet anførtes følgende:

"Efter anmodning fra Den Europæiske Ombudsmand og ud over den meddelelse, der blev sendt til Dem den 26. oktober 2006, fremsendes hermed de supplerende oplysninger, som De anmodede om i Deres meddelelse af 25. oktober 2006. Efter din henvendelse kontaktede EPSO straks Thomson Prometric for at få en fuldstændig rapport om den situation, du stod over for på dagen for din udnævnelse til at aflægge vores prøver i centrum i Bukarest (25. oktober 2006). Efter en grundig gennemgang af de oplysninger, som EPSO har modtaget fra kontrahenten, har EPSO konkluderet, at sidstnævnte bør aftale en ny tid med Dem så hurtigt som muligt. EPSO har også været meget opmærksom på Deres bemærkninger vedrørende den opsynsmand, der var til stede den 25. oktober 2006, og har truffet de nødvendige foranstaltninger for at sikre, at en sådan hændelse ikke opstår i fremtiden."

34. Ved skrivelse af 11. februar 2009, som EPSO fremsendte til Ombudsmanden pr. e-mail den 2. marts 2009, meddelte EPSO klageren følgende:

"EPSO har besluttet, at du skal have mulighed for at bestå CBT-prøverne igen. Hvis du ønsker at benytte dig af denne mulighed, bedes du sende en kort meddelelse herom til EPSO senest den 20. februar ([e-mailadresse]). Hvis dit svar er positivt, så glem ikke at inkludere et telefonnummer, hvor du kan nås i løbet af dagen, så vores entreprenør Prometric hurtigt kan kontakte dig for at indstille en passende test aftale."

35. Ved e-mail af 10. marts 2009 meddelte EPSO klageren følgende:

"Den 11. februar 2009 sendte vi et brev til ansøgerne i deres EPSO-profil, hvori de opfordres til at kontakte os senest den 20. februar 2009 med henblik på at omarrangere nye CBT-prøver til deres EPSO/AD/47/06-udvælgelsesprøve. Da du ikke har kontaktet os i tide, er vi kede af at meddele dig, at dette sætter en stopper for din deltagelse i denne konkurrence.

36. På grundlag af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at EPSO har taget passende skridt til at gennemføre den mindelige løsning, han foreslog. På grundlag af klagerens bemærkninger i hans brev af 14. februar 2009 ser det imidlertid ud til, at klageren ikke er tilfreds med resultatet af forslaget om en mindelig løsning. Ombudsmanden konkluderer derfor, at det ikke har været muligt at nå frem til en mindelig løsning mellem klageren og EPSO i den foreliggende sag. Det skal imidlertid erindres, at denne klage vedrørte påstanden om, at EPSO ikke besvarede klagerens klage af 25. oktober 2006, og påstanden om, at klageren skulle have lov til at aflægge CBT-prøverne igen.

37. Efter Ombudsmandens forslag om en mindelig løsning fremsendte EPSO et yderligere svar på klagerens klage af 25. oktober 2006. Dette svar behandlede de punkter, som klageren havde rejst, på passende vis, og klageren har ikke fremsat nogen argumenter for at anfægte hensigtsmæssigheden af EPSO's svar. Endvidere kontaktede EPSO ved skrivelse af 11. februar 2009 klageren med henblik på at arrangere en passende prøveansættelse, således at han kunne genoptage CBT-prøverne.

38. I lyset af ovenstående er Ombudsmanden af den opfattelse, at der ikke længere er nogen tilfælde af fejl eller forsømmelser fra EPSO's side i forbindelse med klagerens påstand.

B. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusioner:

Ombudsmanden glæder sig over EPSO's accept af hans forslag om en mindelig løsning. I betragtning af, at klageren ikke er tilfreds med indholdet af EPSO's svar, kunne der imidlertid ikke opnås en mindelig løsning i den foreliggende sag.

Der er ikke længere nogen tilfælde af fejl eller forsømmelser fra EPSO's side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Udfærdiget i Strasbourg, den 9. juni 2009.

[1] Meddelelsen om udvælgelsesprøven blev offentliggjort i EUT 2006 C 145 A, s. 3, og berigtigelsen hertil blev offentliggjort i EUT C 152 A, s. 3.