BAGGRUNDEN TIL KONKLUSIONEN

1. Klageren er en advokat, der repræsenterer firmaet GD ENTREPRISE ("firmaet").

2. Den 11. december 1998 underskrev virksomheden en kontrakt med Parlamentet om udførelse af bygge- og anlægsarbejder i Parlamentets bygning i Bruxelles (herefter »kontrakten«). I henhold til kontrakten skulle virksomheden bygge et område, benævnt »Infocentret«, bestående af forskellige elementer. Kontrakten blev suppleret med fire bilag, herunder bilag II med titlen "Cahier des clauses et conditions particulières".

3. Den 13. december 2000, efter at arbejdet var afsluttet, sendte firmaet Parlamentet en detaljeret redegørelse for det udførte arbejde, som beløb sig til 78 960,76 EUR. I denne konto blev hver udført opgave beskrevet, og firmaets pris for hver vare blev angivet. Blandt disse poster var nr. 50168 vedrørende installation af et brandanlæg [1] og beløb sig til 3 122,76 EUR.

4. Den 16. januar 2001 fremsendte selskabet faktura nr. 2001.005 til Parlamentet for et beløb på 78 960,76 EUR (herefter »den oprindelige faktura«), som var dateret samme dag.

5. Parlamentet afviste betaling med den begrundelse, at kvaliteten af en del af det udførte arbejde var dårlig. Den påpegede også, at visse andre elementer, der var indeholdt i den oprindelige faktura, ikke var fastsat i kontrakten. Parlamentet accepterede ikke virksomhedens begrundelser for udførelsen af arbejder i forbindelse med sådanne genstande, bortset fra ét, nemlig brandanlægget.

6. Ved brev af 23. april 2001 krævede virksomheden betaling og morarenter [2].

7. Parlamentet nægtede stadig at betale, bortset fra brandvæsenet. I den forbindelse anmodede den klageren om at fremlægge en faktura, der kun henviste til denne post.

8. Virksomheden svarede, at "[Parlamentet] anmodede om en faktura vedrørende et beløb, der allerede havde været genstand for en faktura. Det [var] derfor udelukket at udstede en sådan faktura. "[3]

9. Da der ikke kunne opnås enighed mellem de to parter, blev tvisten henvist til et forligspanel bestående af to eksperter, som parterne havde valgt.

10. Under forligsproceduren gentog Parlamentet flere gange, at det var rede til at betale for brandvæsenet, som beløb sig til 3 122,76 EUR [4], men kunne ikke gøre dette på grundlag af den oprindelige faktura, fordi dette vedrørte hele det udførte arbejde. Som følge heraf var delvis betaling umulig i henhold til Parlamentets interne regler. Parlamentet anmodede derfor virksomheden om enten i) at udstede en kreditnota for de øvrige poster, der var anført på den oprindelige faktura, og dermed annullere dem og kun efterlade brandvæsenet, eller ii) kun at udstede en særskilt faktura for et beløb på 3 122,76 EUR. Virksomheden udstedte imidlertid hverken en kreditnota eller en faktura vedrørende dette spørgsmål.

11. Den 12. april 2004 afgav forligspanelets eksperter deres konklusioner. De anbefalede på den ene side, at virksomheden med undtagelse af brandvæsenet frafaldt sine krav om tilbagebetaling af yderligere varer, der var blevet udført, og som den oprindelige faktura henviste til. På den anden side anbefalede de, at Parlamentet afregner det udestående beløb på 3 122,76 EUR vedrørende brandvæsenet. Panelet anbefalede ligeledes Parlamentet at betale morarenter med en årlig sats på 7% fra den 23. april 2001, dvs. datoen for denne betaling, som blev meddelt Parlamentet indtil datoen for den faktiske betaling.

12. I september 2006 ringede klageren til de tjenestegrene i Parlamentet, der er ansvarlige for denne sag. Han anførte, at virksomheden havde besluttet at frafalde sine krav vedrørende tilbagebetaling af supplerende arbejder, der var blevet udført, men stadig krævede betaling af det ubestridte beløb på 3 122,76 EUR til brandvæsenet.

13. I et yderligere brev af 7. september 2006 krævede virksomheden betaling af morarenter fra den 23. april 2001.

14. Parlamentet fastholdt sin holdning: Selv om selskabet ikke bestred, at det skyldte det pågældende beløb, gjorde det gældende, at det i mangel af en kreditnota eller en faktura, der udelukkende henviste til dette beløb, ikke var i stand til at foretage betaling. Den nægtede også at betale renter til virksomheden med den begrundelse, at dens tjenester "senest anmodede om fakturaen den 17. december 2001 og havde ventet på den siden da. I betragtning af de strenge ansvarlighedsregler, som de skulle overholde, var de af den opfattelse, at hvis betalingen ikke var blevet foretaget på de relevante datoer, kunne dette ikke tilskrives Parlamentet."[5]

15. Den 5. december 2006 modtog Parlamentet fra selskabet den kreditnota, hvori de omtvistede poster var blevet fjernet fra det samlede beløb på 78 960,76 EUR, og det ubestridte beløb på 3 122,76 EUR blev angivet særskilt som den forskel, der skulle betales.

16. Den 26. januar 2007 betalte Parlamentet 3 122,76 EUR til virksomheden. Selskabet har ikke betalt renter for forsinkelsen.

17. Den 29. april 2008 henvendte klageren sig til Ombudsmanden.

Forespørgslens genstand

18. I sin klage hævdede klageren, at Parlamentet uretmæssigt havde nægtet at betale virksomheden GD ENTREPRISE morarenter på 1 235,50 EUR.

19. Klageren krævede, at Parlamentet skulle betale renter til virksomheden for forsinket betaling.

Forespørgslen

20. Den 23. maj 2008 indledte Ombudsmanden en undersøgelse af klagerens ovennævnte påstand og påstand.

21. Den 18. juli 2008 afgav Parlamentet sin udtalelse. Ombudsmanden fremsendte den til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som han fremsendte den 30. september 2008.

22. Efter en nøje overvejelse af Parlamentets udtalelse og klagerens bemærkninger konkluderede Ombudsmanden den 25. februar 2009 foreløbigt, at der forelå fejl eller forsømmelser, og foreslog Parlamentet en mindelig løsning i overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i hans statut.

23. Ved skrivelse af 6. april 2009 accepterede Parlamentet forslaget om en mindelig løsning. Den 17. april 2009 kontaktede Ombudsmandens tjenestegrene klageren telefonisk vedrørende denne sag.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Påstået nægtelse af at betale morarenter og tilhørende krav

Argumenter forelagt Ombudsmanden

24. Klageren hævdede, at Parlamentet uretmæssigt nægtede at betale virksomheden GD ENTREPRISE morarenter på 1 235,50 EUR. Han krævede, at Parlamentet skulle betale selskabet sådanne renter.

25. Til støtte for sin påstand henviste klageren til forligspanelets henstilling om, at Parlamentet skulle betale virksomheden et beløb på 3 122,76 EUR med tillæg af renter fra den 23. april 2001.

26. Påstanden var baseret på følgende betragtninger:

27. Virksomheden fremsendte en første faktura herom den 16. januar 2001. Den 23. april 2001 meddelte Kommissionen Parlamentet sin anmodning om betaling af et beløb på 3 122,76 EUR til brandvæsenet. I overensstemmelse med kontraktens bestemmelser havde Parlamentet 60 dage til at betale virksomheden [6]. Hvis dette ikke var muligt, skulle der betales morarenter af de beløb, der skulle betales, til virksomheden. Parlamentet betalte først den 26. januar 2007. Den periode, der skulle tages i betragtning ved beregningen af renterne, blev således forlænget fra den 23. april 2001 til den 26. januar 2007. De morarenter, der skulle betales til klageren, beløb sig derfor til 1 235,50 EUR baseret på en årlig sats på 7 % beregnet fra den 23. april 2001.

28. Parlamentet erklærede, at dets indsigelse mod afregningen af den oprindelige faktura var baseret på god tro og var berettiget ", eftersom de eksperter, der var udpeget af parterne, konkluderede, at alle de krav, som virksomheden havde fremsat, med undtagelse af anmodningen om betaling af et beløb på 3 122,76 EUR, som Parlamentet ikke havde bestridt, skulle afvises ".

29. Desuden forklarede Parlamentet ved flere lejligheder [7] klageren, at dets regnskabsregler ikke giver det mulighed for kun at afvikle en del af en faktura, hvis der ikke var noget regnskabsdokument, såsom en kreditnota eller faktura, der henviser til den, og som begrunder en delvis betaling.

30. Parlamentet fremsatte flere anmodninger til virksomheden om at udstede en sådan kreditnota eller faktura, men hverken virksomheden eller klageren reagerede indtil september 2006, hvor klageren kontaktede Parlamentets tjenestegrene. Kun en måned senere udstedte firmaet en kreditnota som krævet af Parlamentet. Parlamentet kunne ikke se, hvorfor denne kreditnota ikke kunne have været udstedt før, f.eks. i januar 2001.

31. Da Parlamentet derfor ikke kunne holdes ansvarligt for den deraf følgende forsinkelse, kunne selskabets anmodning om morarenter kun afvises.

32. I sine bemærkninger anførte klageren, at Parlamentets interne regler, i henhold til hvilke en delvis betaling ikke kunne udstedes på grundlag af en samlet faktura, ikke fandt anvendelse på virksomheden, fordi de ikke var nævnt i kontrakten. Parlamentet burde have anmodet om en ændring af kontrakten, så det kunne anmode om en delvis faktura. Det var ikke firmaets opgave at sikre, at Parlamentets interne regler blev afspejlet i kontrakten.

33. Forligspanelet fandt desuden ikke, at betalingen af det ubestridte beløb med tillæg af morarenter krævede en særskilt kreditnota eller en ny faktura, der var forskellig fra den oprindelige.

34. Desuden bestemmes det i den relevante bestemmelse i belgisk ret, der regulerer kontrakten (artikel 15 i Cahier general des Charges de l'Etat annexé à l'Arrêté Royal af 26.9.1996), at kontrahenten (firmaet) skal fremlægge en underskrevet faktura og vedlægge en detaljeret redegørelse for det arbejde, som det har krævet betaling for. Virksomheden opfyldte disse krav.

Ombudsmandens foreløbige vurdering, der fører til et forslag til en mindelig løsning

35. Det er Ombudsmandens opfattelse, at en institution i henhold til kontraktvilkår og -betingelser kan foretage betalinger til sine kontrahenter på grundlag af fakturaer, som de har indsendt, og som vedrører leverede og accepterede varer og tjenesteydelser.

36. Klageren pålagde Parlamentet at betale 3 122,76 EUR på grundlag af fakturaen af 16. januar 2001 for et beløb på 78 960,76 EUR "for arbejderne og tillæggene som fastsat i det detaljerede regnskab af 13. december 2000"[8] Disse arbejder og tillæg blev imidlertid ikke accepteret af Parlamentet, fordi brandvæsenet, som beløb sig til 3 122,76 EUR, med undtagelse af en del af dette arbejde ikke opfyldte klagerens kontraktlige forpligtelser.

37. Det var derfor rimeligt at antage, at Parlamentet på grundlag af den oprindelige faktura ikke kunne foretage nogen betaling.  Det kan imidlertid ikke udelukkes, at der i mangel af præcise kontraktbestemmelser i denne henseende findes bestemmelser i belgisk ret, som regulerer kontrakten, og som kan føre til en anden fortolkning.  I overensstemmelse med kontrakten er det kun en kompetent domstol, som klageren og Parlamentet kan indbringe enhver tvist som følge af kontrakten for, der autoritativt kan træffe afgørelse om dette spørgsmål [9].

38. Uanset om beløbet på 3 122,76 EUR skulle betales på grundlag af den pågældende faktura i henhold til belgisk ret, skal det bemærkes, at Parlamentet i 2001, så snart virksomheden fremlagde denne faktura, erklærede sig rede til at betale beløbet på 3 122,76 EUR og anmodede virksomheden om at fremlægge en faktura eller kreditnota vedrørende dette beløb. Parlamentet forklarede også, at dets interne regnskabsregler krævede en faktura eller kreditnota for at muliggøre betalingen.

39. Selv om klageren med rette anførte, at der ikke var henvist til Parlamentets interne regler i kontrakten, var der heller ingen kontraktbestemmelser, der forhindrede Parlamentet i at anmode virksomheden om at fremsende en kreditnota eller en faktura i overensstemmelse med sådanne regler. Selskabet kan med rimelighed forventes at gøre dette i en ånd af redelig kontraktlig handel eller i det mindste at forklare årsagerne til, at det ikke kunne gøre det.

40. Ombudsmanden bemærkede i den forbindelse, at firmaet i sin skrivelse af 14. december 2001 til Parlamentet anførte, at det ikke var i stand til at udstede en faktura for arbejde, for hvilket der allerede var blevet fremlagt en faktura [10].

41. Selv om argumentet om, at det var umuligt at udstede en "ny" faktura, var gyldigt, skal det dog bemærkes, at Parlamentet allerede i 2001 foreslog, at klageren kunne udstede en kreditnota som en alternativ løsning til udstedelse af en ny faktura, hvilket virksomheden endelig gjorde.

42. Klageren fremlagde først en sådan kreditnota i november 2006 med henvisning til det resterende beløb på 3 122,76 EUR og anmodede samtidig om, at renterne af dette beløb blev beregnet fra 2001 [11] til det tidspunkt, hvor Parlamentet foretog betalingen, i 2007. Renterne beløb sig til 1 235,50 EUR beregnet på grundlag af en årlig sats på 7% fra den 23. april 2001.

43. I lyset af ovenstående var Ombudsmanden ikke overbevist om, at det forhold, at beløbet på 3122,76 EUR først blev udbetalt til klageren i 2007, efter at sidstnævnte havde fremsendt kreditnotaen i overensstemmelse med Parlamentets regnskabsregler, skyldtes Parlamentets onde tro.

44. På den anden side påpegede Ombudsmanden, at forligspanelet den 12. marts 2004 og efter en analyse af tvisten mellem klageren og Parlamentet (herunder genstanden for denne klage til Ombudsmanden) anbefalede, at Parlamentet uden yderligere forsinkelse skulle betale et beløb på 3 122,76 EUR plus renter i overensstemmelse med den årlige sats på 7 % fra den 23. april 2001.

45. I den forbindelse henviste Ombudsmanden til sin undersøgelse på eget initiativ OI/1/2006/TN vedrørende Europa-Kommissionen, som han iværksatte for at fremme anvendelsen af alternative metoder til tvistbilæggelse (ATB) i forbindelse med kontrakter finansieret af Kommissionen. Ombudsmanden var til stadighed af den opfattelse, at alternativ tvistbilæggelse kan være et nyttigt middel til at forsøge at bilægge en tvist, inden man henvender sig til en domstol eller, hvis det er relevant, til en ombudsmand.

46. Ombudsmanden påpegede endvidere, at kontrakten mellem Parlamentet og virksomheden udtrykkeligt indeholdt bestemmelser om alternativ tvistbilæggelse i forbindelse med enhver tvist vedrørende dens gennemførelse [12].

47. Ombudsmanden undrede sig derfor over, hvorfor Parlamentet, hvis den foreliggende tvist blev forelagt forligspanelet, som Parlamentet og klageren havde indkaldt sammen i overensstemmelse med kontrakten, ikke respekterede panelets henstilling.

48. Desuden undlod Parlamentet i sin udtalelse om denne klage ikke blot at forklare, hvorfor det ikke respekterede denne henstilling, men undlod også at behandle klagerens hovedargument til støtte for sin påstand. I den forbindelse henviste Parlamentet, da det citerede panelets henstilling, kun til den første del af henstillingen, som var rettet til virksomheden. Parlamentet nævnte slet ikke de andre dele af samme henstilling, som var rettet specifikt til det, og henviste til de renter, der skulle betales for forsinkelse [13].

49. I lyset af ovenstående konkluderede Ombudsmanden foreløbigt, at Parlamentet ved ikke at overholde forligspanelets henstilling eller alternativt at forklare, hvorfor det ikke kunne gøre det, havde begået et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

50. Ombudsmanden fremsatte derfor følgende forslag til en mindelig løsning:

"Under hensyntagen til Ombudsmandens ovennævnte konklusioner kunne Parlamentet i overensstemmelse med forligspanelets henstilling betale de faste morarenter på 1 235,50 EUR beregnet fra den 23. april 2001."

De argumenter, der blev fremført for Ombudsmanden efter hans forslag om en mindelig løsning

51. I sit svar anførte Parlamentet, at det som led i forligsproceduren havde besluttet at følge Ombudsmandens forslag og betale klageren renter på 1235,50 EUR.

52. Klageren meddelte telefonisk Ombudsmandens tjenestegrene, at han var tilfreds med sagens udfald, og takkede Ombudsmanden for hans vellykkede indgriben.

Konklusioner

Ombudsmanden konkluderer, at der er opnået en mindelig løsning, og at klagerens påstand og påstand derfor er blevet afgjort af Parlamentet.

I lyset af ovenstående afslutter Ombudsmanden sagen.

Klageren og Parlamentet vil blive underrettet om denne afgørelse.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Udfærdiget i Strasbourg, den 23. april 2009.

---

[1] Brandanlægget vedrørte bl.a. bygningens elektrificering og udsendelse af brandmænd i tilfælde af brand.

[2] Ombudsmanden bemærker, at denne skrivelse ikke var vedlagt klagen.

[3] Se den franske original

"En effet, vous demandez de refacturer une somme qui a déjà été facturée. Il ne peut donc en être spørgsmål."

[4] Parlamentet anførte i sin skrivelse af 29. april 2001:

"Det kan konkluderes, at de argumenter, som GD ENTREPRISE har fremført, ikke berettiger nogen betaling, bortset fra brandvæsenet." Oversættelse fra det franske originaleksemplar.

[5] Oversættelse fra den franske original.

[6] Jf. kontraktens artikel 3, stk. 1: "Europa-Parlamentet forbeholder sig en betalingsfrist på 60 dage."

[7] Parlamentet henviste f.eks. til sin skrivelse af 10. juli 2003 til klageren:

"Faktisk skal Europa-Parlamentet overholde strenge regler om ansvarlighed og kan under ingen omstændigheder afregne et beløb uden på forhånd at modtage en tilsvarende faktura." Oversættelse fra det franske originaleksemplar.

[8] Oversættelse fra den franske originalversion: "Facturation contre travaux et suppléments suivant décompte du 13 décembre 2000".

[9] Artikel 1 i kontraktens bilag II ("Cahier des clauses et conditions particulières") bestemmer:

"Kontraktforholdet mellem Europa-Parlamentet og kontrahenten er omfattet af belgisk lov, som parterne skal henvise til vedrørende spørgsmål, der ikke er omfattet af disse bestemmelser (...)

3. I tilfælde af uenighed mellem de to sagkyndige indbringes tvisten for De Europæiske Fællesskabers Domstol i Luxembourg i henhold til EF-traktatens artikel 181 (...)"

[10] Se fodnote 4 ovenfor.

[11] Den betalingsmeddelelse, som virksomheden sendte til Parlamentet, er dateret den 23. april 2001.

[12] Artikel 1 i bilag II til kontrakten bestemmer følgende:

"Enhver tvist mellem de to parter vedrørende gennemførelsen af denne kontrakt bilægges på følgende måde:

1. Den part, der gør indsigelse, fremsender først et brev med rekommanderet post til den anden part og giver denne en frist på 15 dage til at svare, medmindre der er enighed om en forlængelse af denne frist.

2. Hvis der ikke opnås enighed mellem de to parter inden for dette tidsrum, forelægges tvisten for to eksperter, som hver især vælger deres egen ekspert.

[13] I sin udtalelse anførte Parlamentet følgende:

"Det er blevet påvist, at Parlamentets indsigelse mod afregningen af den faktura, som GD ENTREPRISE havde udstedt, var fremsat i god tro og i øvrigt var berettiget, eftersom de eksperter, som parterne havde udpeget, konkluderede, at alle virksomhedens krav, med undtagelse af anmodningen om betaling af et beløb på 3 122,76 EUR, som Parlamentet ikke havde bestridt, skulle forkastes."