BAGGRUNDEN TIL KONKLUSIONEN

1. Klageren deltog i en ansættelsesprocedure ved Det Europæiske Jernbaneagentur (i det følgende benævnt "ERA"). Da klageren ikke var blevet accepteret, fremsatte han forskellige anmodninger om oplysninger til ERA. Den 15. februar 2007 anmodede hun ERA om en detaljeret opdeling af sine point for hvert væsentligt udvælgelseskriterium: "(...) hvad var det pointtal, jeg opnåede (delvis for hvert kriterium)?". Den 19. februar 2007 meddelte ERA klageren, at hendes anmodning var blevet videresendt til de relevante ansvarlige personer.

4. Den 28. februar 2007 gav ERA klageren forskellige oplysninger, herunder bl.a. hendes endelige samlede score. Samme dag sendte hun en e-mail til ERA, hvori hun spurgte: "Hvilken score havde jeg opnået for hvert kriterium? "Den 2. marts 2007 meddelte ERA hende, at: " udvælgelsespanelet sammenfatter det samlede antal point for alle de individuelle kriterier, som hver evaluator har angivet, og klassificerer ansøgerne på grundlag af resuméet af pointene. Vi kan derfor give dig de samlede point, som hver evaluator har givet: [... ]" (fremhævelse tilføjet).

7. Samme dag (2. marts 2007) anmodede klageren skriftligt ERA om at "på ny venligst at anmode udvælgelseskomitéen om at give mig det pointtal, som jeg har opnået for hvert kriterium til dels". Hun gentog denne anmodning i en e-mail af 7. marts 2007.

9. Den 19. marts 2007 svarede ERA og forklarede beregningen af ansøgernes pointtal. ERA præciserede i det væsentlige over for klageren, at det ikke specifikt havde en "score pr. kriterium" som sådan fra evalueringsudvalget. Den gav hende imidlertid en tabel, der viste de point pr. kriterium, som hvert enkelt medlem af bedømmelsesudvalget havde tildelt hende.

Klageren henvendte sig til EO den 3. april 2007.

Forespørgslens genstand

10. Ombudsmanden indledte sin nuværende undersøgelse af følgende påstand:

Den måde, hvorpå ERA reagerede på klagerens anmodninger om oplysninger om hendes pointtal pr. væsentligt udvælgelseskriterium, var utilstrækkelig, da klageren fremsatte adskillige anmodninger om disse oplysninger, inden de blev givet til hende.

Forespørgslen

11. Klagen blev videresendt til den administrerende direktør for Det Europæiske Jernbaneagentur, og agenturet afgav udtalelse den 25. september 2007. Udtalelsen blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som hun fremsendte den 7. november 2007.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Påstand om, at den måde, hvorpå ERA reagerede på klagerens anmodninger om oplysninger om hendes pointtal pr. væsentligt udvælgelseskriterium, var utilstrækkelig, da klageren fremsatte adskillige anmodninger om disse oplysninger, inden de blev givet til hende

Argumenter forelagt Ombudsmanden

13. I sin klage til Ombudsmanden understregede klageren, at hun gentagne gange, siden hendes første e-mail til ERA den 15. februar 2007, havde anmodet om hendes point pr. væsentligt evalueringskriterium, og at hun derfor ikke kunne acceptere ERA's argument i brevet af 19. marts 2007 til hendes forståelse om at give de oplysninger, hun havde anmodet om, at grunden til, at ERA ikke havde givet hende ovennævnte oplysninger, var, at hun ikke havde anmodet om dem.

14. I sin udtalelse af 25. september 2007 afviste ERA klagerens påstand ved at påpege, at eftersom ERA havde svaret klageren i løbet af den foregående korrespondance, at "på grund af den måde, hvorpå evalueringen blev foretaget, var det i forbindelse med udvælgelsen til personaleansættelse ikke muligt at opnå point efter individuelle kriterier, men kun af evaluator, og derfor kunne den indsendte anmodning ikke imødekommes". Den bemærkede endvidere, at "det er agenturets politik efter anmodning at meddele afviste ansøgere efter afslutningen af ansættelsesudvælgelsesprocedurerne årsagerne til, at de ikke er opført på reservelisterne." Den konkluderede, at den måde, hvorpå ERA havde reageret på klagerens anmodninger "af ovennævnte grunde var i overensstemmelse med bestemmelserne i kodeksen for god forvaltningsskik for ERA's personale og inden for de relevante tidsfrister".

15. I sine bemærkninger syntes klageren i det væsentlige at bestride a) ERA's argument om, at "på grund af den måde, hvorpå evalueringen blev foretaget, var det under udvælgelsen til ansættelse af personale ikke muligt at opnå point efter individuelle kriterier, men kun af evaluator, og at den indsendte anmodning derfor ikke kunne imødekommes", og b) ERA's ovennævnte henvisning til sin politik, ifølge hvilken ansøgerne efter deres anmodning først blev informeret om årsagerne til ikke at blive opført på reservelisterne efter afslutningen af udvælgelsesproceduren.

Ombudsmandens vurdering

16. Som indledende bemærkninger bemærker Ombudsmanden følgende.

For det første skal det bemærkes, at den foreliggende sag vedrører en begæring om oplysninger og ikke en begæring om dokumenter i henhold til de gældende regler om aktindsigt. Ombudsmandens vurdering er derfor ikke baseret på disse regler.

For det andet synes klageren at have givet udtryk for visse yderligere klagepunkter i sine bemærkninger (jf. punkt 15 ovenfor). For så vidt som disse var tænkt som nye påstande, finder Ombudsmanden, at det hverken er nødvendigt eller hensigtsmæssigt at medtage de aspekter, der tilsyneladende ikke har været genstand for forudgående administrative henvendelser [1], til vurdering i denne afgørelse.

17. Med hensyn til den påstand, der blev taget op til undersøgelse i denne sag, bemærker Ombudsmanden, at den vedrører en anmodning om oplysninger, som tilsyneladende ikke eksisterer. Klagerens anmodninger om hendes pointtal pr. kriterium kunne kun forstås som en henvisning til et pointtal pr. kriterium, der blev tildelt af bedømmelsesudvalget kollektivt. Bedømmelsesudvalget synes imidlertid ikke at have truffet nogen kollektiv afgørelse om sagsøgerens pointtal pr. væsentligt kriterium. I stedet fastlagde den klagerens samlede score ved blot at lægge det samlede antal point, som hvert udvalgsmedlem havde givet, sammen. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at klageren synes at være tilfreds med de oplysninger, hun fik i ERA's endelige skrivelse af 19. marts 2007. I lyset heraf er Ombudsmandens undersøgelse begrænset til spørgsmålet om, hvorvidt ERA i tilstrækkelig grad har behandlet klagerens anmodninger om oplysninger.

18. Artikel 22, stk. 1, i den europæiske kodeks for god forvaltning [2] har følgende ordlyd:

"[T]jenestemanden giver, når han har ansvaret for den pågældende sag, offentligheden de oplysninger, som denne anmoder om. (...) Tjenestemanden påser, at de meddelte oplysninger er klare og forståelige."

19. ERA's kodeks for god forvaltningsskik [3] indeholder ikke en særlig bestemmelse om behandling af anmodninger om oplysninger, men fastsætter følgende:

"13. høflighed

(...) Ved besvarelse af korrespondance, telefonopkald og e-mails skal agenten så vidt muligt forsøge at være hjælpsom og besvare de spørgsmål, der stilles.

(...)".

20. I den foreliggende sag sendte ERA flere svar til klageren og gav hende i sidste ende oplysninger, der var mere omfattende og specifikke end de oplysninger, hun oprindeligt havde anmodet om. ERA's svar var desuden rettidige. Det forhold, at ERA i første omgang ikke præciserede, at de specifikke oplysninger, som klageren havde anmodet om, ikke fandtes, synes at skyldes en misforståelse snarere end en uhensigtsmæssig håndtering af klagerens korrespondance (som også rejste en lang række andre spørgsmål).

21. I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden ikke, at ERA har begået fejl eller forsømmelser.

B. Konklusioner

På grundlag af undersøgelsen af denne klage konkluderer Ombudsmanden, at der ikke var tale om fejl eller forsømmelser fra ERA's side.

Klageren og ERA's administrerende direktør vil blive underrettet om denne afgørelse.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Udfærdiget i Strasbourg, den 16. december 2008

[1] I henhold til artikel 2, stk. 4, i Ombudsmandens statut skal der forud for indgivelsen af en klage indgives passende administrative henvendelser.

[2] "Den europæiske kodeks for god forvaltningsskik ", der blev vedtaget af Europa-Parlamentet den 6. september 2001, og som findes på Den Europæiske Ombudsmands websted: http://ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm

[3] Det Europæiske Jernbaneagenturs kodeks for god forvaltningsskik, som findes på Det Europæiske Jernbaneagenturs websted: http://www.era.europa.eu/public/about/Pages/Codeoof goodadministrativebehaviour.aspx