BAGGRUNDEN TIL KONKLUSIONEN

1.         Klageren er en fransk IT-virksomhed. I maj 2003 fusionerede selskabet i henhold til fransk ret med et andet selskab, Atlantel Multimedia (herefter »det franske selskab«). Som følge heraf ophørte den franske virksomhed med at eksistere.

2.         Ifølge fusionsaftalen overtog klageren den franske virksomheds opgaver under projektet vedrørende den mobile adaptive procedure (MAP), som blev støttet af Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Informationssamfundet og Medier ("projektet").

3.         Projektet blev gennemført på grundlag af en kontrakt underskrevet af Kommissionen og en række lokale offentlige enheder og private virksomheder, herunder den franske virksomhed ("kontrahenterne"), som alle tilhørte et konsortium. Kontrahenterne blev ledet af et af medlemmerne af konsortiet, en italiensk virksomhed ("koordinatoren").

4.         I henhold til kontraktens artikel 3 med overskriften »Anslåede omkostninger og Fællesskabets maksimale finansielle bidrag« finansieres projektet delvis af Fællesskabet. Kommissionen foretager på Fællesskabets vegne den første forskudsbetaling, de periodiske betalinger og den endelige betaling af restbeløbet. Alle ovennævnte betalinger fra Kommissionen ville blive foretaget til koordinatoren, som ville fordele betalingerne mellem kontrahenterne i overensstemmelse med en tabel med en vejledende fordeling af de anslåede støtteberettigede omkostninger.

5.         Kommissionen udbetalte det første forskud og den første betaling for de opgaver, som kontrahenterne havde udført mellem den 1. marts 2002 og den 28. februar 2003.

6.         Den 16. november 2004 anmodede koordinatoren Kommissionen om den anden betaling for de opgaver, konsortiet havde udført mellem den 1. marts 2003 og den 31. maj 2004. Efterfølgende underrettede den Kommissionen om klagerens fusion. Som følge heraf anførte Kommissionen, at der skulle underskrives en ændring af kontrakten i denne henseende.

7.         Den 8. september 2005 foretog Kommissionen den anden udbetaling på 231 368 EUR, 26 EUR, til koordinatoren. Den anmodede imidlertid koordinatoren om at fordele dette beløb til kontrahenterne med undtagelse af klageren og en anden kontrahent, som ikke var nævnt i den oprindelige kontrakt.

8.         Den 7. marts 2007 kontaktede klageren Kommissionen med hensyn til den betaling, klageren skyldte for sin deltagelse i projektet. Den 11. april 2007 mødtes Kommissionen med koordinatoren om dette spørgsmål.

9.         Den 15. oktober 2007 indgav klageren sin klage til Ombudsmanden.

10.      Den 9. januar 2008, dvs. efter at klagen var indgivet til Ombudsmanden, underskrev Kommissionen ændringen.

11.      Den 14. juli 2008 udbetalte Kommissionen restbeløbet for projektet til koordinatoren. Klageren modtog en del af den.

Forespørgslens genstand

12.      I sin oprindelige klage til Ombudsmanden fremsatte klageren følgende påstande og påstande:

Påstande:

1. Kommissionen har ikke betalt sagsøgeren de støtteberettigede omkostninger, som sagsøgeren havde ret til.
2. Kommissionen undlod at forklare sin forsinkelse med ovennævnte betaling og besvare sin e-mail af 7. marts 2007. og

Påstand:

1. Kommissionen bør betale de støtteberettigede omkostninger.

13.      Klageren henviste i sin yderligere e-mail til Ombudsmanden af 16. juni 2008 til ovennævnte påstand. Den påpegede, at den havde udført opgaver i forbindelse med projektet i 2003 og 2004 og havde afholdt udgifter i de følgende fire år uden at blive godtgjort af Kommissionen. Det havde været til skade for deres forretning. Det mente også, at det burde have ret til "eventuelle morarenter"[1] fra Kommissionen. Ombudsmanden mente, at denne erklæring kunne tilføjes som et nyt element til klagerens oprindelige påstand. På grundlag af de beviser, der blev indsamlet i forbindelse med undersøgelsen, og som både Kommissionen og klageren er bekendt med, mente Ombudsmanden, at han kunne tage stilling til dette nye element uden at skulle kontakte Kommissionen for at få særskilte bemærkninger.

14.      I september 2008 meddelte klageren Ombudsmanden, at koordinatoren havde udbetalt et beløb, som blev anset for at være den endelige betaling fra Kommissionen. Klageren var imidlertid ikke tilfreds med koordinatorens beregning.

Ombudsmanden forstår, at klagerens ovennævnte bekymringer er rettet mod koordinatoren. I den forbindelse vil han gerne påpege, at han kun kan undersøge klager over fejl eller forsømmelser i Fællesskabets institutioner og organer. Koordinatoren er en italiensk virksomhed, og Ombudsmanden har derfor ingen beføjelser til at behandle spørgsmål vedrørende klagerens forhold til koordinatoren.

15.      I lyset af ovenstående er genstanden for denne undersøgelse begrænset til de oprindelige påstande og påstande, herunder det nye aspekt, der er beskrevet i præmis 13 ovenfor.

Forespørgslen

16.      Den 26. marts 2008 fremsendte Kommissionen sin udtalelse, der var affattet på engelsk. Den 9. april 2008 fremsendte Kommissionen en oversættelse af sin udtalelse til fransk, som blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Klageren fremsatte sine bemærkninger den 3. juni 2008.

17.      Den 16. juni 2008 fremsendte klageren yderligere oplysninger.

18.      Den 15. juli 2008 meddelte Kommissionen Ombudsmandens tjenestegrene, at den endelige betaling for projektet var blevet foretaget.

19.      Den 23. september 2008 under en telefonsamtale med Ombudsmandens tjenestegrene og den 30. september 2008 pr. e-mail sendte klageren yderligere oplysninger.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Påstand om manglende betaling af klagerens støtteberettigede omkostninger og dertil knyttede krav

Argumenter forelagt Ombudsmanden

20.      I den oprindelige klage hævdede klageren, at Kommissionen ikke havde betalt den de støtteberettigede omkostninger, og hævdede, at den burde gøre det. I sin efterfølgende e-mail af 16. juni 2008 påpegede klageren, at den havde udført opgaver under projektet i 2003 og 2004 og havde afholdt udgifter i de følgende fire år uden at blive godtgjort af Kommissionen. Dette havde været til skade for selskabets virksomhed[2].

21.      Klageren hævdede oprindeligt, at den havde indsendt den relevante omkostningsopgørelse for de opgaver, den havde udført i henhold til kontrakten mellem den 12. maj 2003 og den 31. maj 2004. Kommissionen havde imidlertid undladt at foretage den relevante saldobetaling, inden den klagede til Ombudsmanden. Klageren påpegede, at virksomheden havde udført arbejde under projektet og erstattet den franske virksomhed, som den var fusioneret med, mens kontrakten allerede var i kraft. I henhold til fusionsaftalen havde klageren ret til at modtage alle de betalinger, der skulle betales i henhold til kontrakten[3].

22.      I sin udtalelse forklarede Kommissionen, at den havde foretaget de relevante betalinger til koordinatoren, som havde til opgave at fordele dem til kontrahenterne. Kommissionen foretog den første forskudsbetaling og derefter den første betaling for de opgaver, der blev udført under projektet, inden klageren fusionerede. Kommissionen påpegede i den forbindelse, at koordinatoren i strid med sine forpligtelser i henhold til kontrakten havde brugt for lang tid på at underrette Kommissionen om fusionen mellem klageren og den franske virksomhed. Den tilføjede, at den franske virksomheds krav om betaling af omkostninger allerede var under behandling på det tidspunkt, hvor Kommissionen blev underrettet om fusionen.

23.      Den 8. september 2005 modtog Kommissionen koordinatorens anmodning om den anden betaling, der dækkede de opgaver, som konsortiet havde udført mellem den 1. marts 2003 og den 31. maj 2004, dvs. efter klagerens fusion. Efterfølgende meddelte Kommissionen koordinatoren, at den anden betaling ikke kunne fordeles til klageren og en anden kontrahent, som ikke var nævnt i den oprindelige kontrakt. Den relevante ændring vedrørende udskiftningen af den franske virksomhed med klageren skulle først underskrives af alle kontrahenter og Kommissionen, inden den anden betaling kunne foretages. Kommissionen forklarede endvidere, at den ikke kunne underskrive ændringen, fordi nogle kontrahenter ikke havde indsendt al den relevante dokumentation (tre dokumenter havde manglet siden marts 2006). En af kontrahenterne havde endda modsat sig den nævnte ændring.

24.      Ikke desto mindre besluttede Kommissionen at udvise "en vis grad af fleksibilitet" . Selv om de dokumenter, der manglede i marts 2006, stadig manglede den 9. januar 2008, underskrev den ændringen. Den 14. juli 2008 udbetalte Kommissionen saldoen til koordinatoren.

Ombudsmandens vurdering

25.      Ombudsmanden er enig med Kommissionen i, at omkostningerne i forbindelse med gennemførelsen af kontrakten kun kan betales (og dermed være støtteberettigede), hvis der er et kontraktmæssigt grundlag for en sådan betaling.

26.      Ændringen af kontrakten blev underskrevet i januar 2008. I overensstemmelse med ændringen[4] trak det franske foretagende sig ud af kontrakten den 12. maj 2003. Samme dag blev klageren føjet til kontrakten som hovedkontrahent. Som følge heraf blev alle den franske virksomheds rettigheder og forpligtelser i henhold til kontrakten overført til klageren på denne dato. Tabellen med den vejledende fordeling af de anslåede støtteberettigede omkostninger blev ændret i overensstemmelse hermed.

27.      Dette ændringsforslag gav Kommissionen det juridiske grundlag for at foretage den relevante betaling til klageren. Det følger heraf, at Kommissionens beslutning om ikke at betale klageren, før ændringen trådte i kraft, synes at have været baseret på relevante retlige grunde. I lyset af ovenstående kan klagerens krav om morarenter ikke tages til følge.

28.      Ombudsmanden bemærker imidlertid, at Kommissionen var i stand til at være "fleksibel" i januar 2008 og underskrive ændringen på trods af, at tre dokumenter ikke var blevet forelagt. Han kan i den forbindelse ikke se, hvorfor Kommissionen ikke kunne have gjort det i marts 2006, hvor situationen var den samme. Han forstår derfor ikke, hvorfor Kommissionen ventede passivt på dokumenterne i næsten to år og derefter besluttede at foretage betalingen til klageren, uanset at den ikke havde modtaget de nævnte dokumenter.

29.      Ombudsmanden mener, at koordinatorens særlige rolle som repræsentant for kontrahenterne ikke forhindrede Kommissionen i proaktivt at komme i direkte kontakt med de kontrahenter, der ikke havde indsendt dokumenter, for at presse dem til at gøre det. Desuden var der intet til hinder for, at Kommissionen, da den modtog klagerens e-mail af 7. marts 2007, reagerede proaktivt, som den gjorde i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse.

30.      Ombudsmanden bemærker imidlertid, at Kommissionen efter indledningen af den skjulte undersøgelse af denne klage undertegnede ændringen og foretog saldobetalingen den 14. juli 2008.

31.      I lyset af ovenstående finder Ombudsmanden, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser af dette aspekt af sagen.

B. Påstand om manglende svar og manglende forklaring på den forsinkede betaling

Argumenter forelagt Ombudsmanden

32.      Klageren hævdede, at Kommissionen ikke havde forklaret sin forsinkelse med at foretage den endelige betaling. Sagsøgeren gjorde ligeledes gældende, at Kommissionen ikke besvarede sagsøgerens e-mail af 7. marts 2007, hvori sagsøgeren bl.a. anmodede om ovennævnte forklaring.

33.      Kommissionen forklarede, at dens grunde til ikke at betale de anmeldte omkostninger "regelmæssigt blev forklaret for koordinatoren pr. telefon, e-mail og mundtligt under møderne". I henhold til kontrakten[5] skulle koordinatoren have fremsendt disse forklaringer til alle kontrahenter, herunder klageren.  Efter klagerens e-mail af 7. marts 2007 havde Kommissionens tjenestegrene et møde med koordinatoren den 11. april 2007 og gav ham svar på alle de spørgsmål, som klageren havde rejst i sin e-mail.

Ombudsmandens vurdering

34.      Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik[6] kræver, at dens personale i) begrunder beslutninger, der har en negativ indvirkning på borgerne[7], og ii) besvarer korrespondance fra borgerne inden for en rimelig frist[8].

35.      I den foreliggende sag erkendte Kommissionen, at den ikke havde svaret direkte på klagerens e-mail af 7. marts 2007. Kommissionen forklarede, at den antog, at koordinatoren ville underrette klageren om sit svar på klagerens pågældende e-mail og generelt om årsagerne til den forsinkede betaling af klageren. I den forbindelse anførte Kommissionen, at den regelmæssigt havde drøftet de projektrelaterede problemer med koordinatoren.

36.      I sin e-mail af 7. marts 2007 anførte klageren imidlertid, at "dentre år efter projektets afslutning og mere end et år efter Kommissionens endelige anmodning om dokumenter ikke modtog nogen oplysninger om den endelige betaling". Hvis Kommissionen regelmæssigt havde underrettet koordinatoren om årsagerne til ikke at betale klageren efter modtagelsen af klagerens ovennævnte e-mail, burde Kommissionen have været rimeligt klar over, at disse oplysninger ikke var kommet frem til klageren.

37.      Efter modtagelsen af ovennævnte e-mail var Kommissionen derfor klar over, at den ikke udelukkende kunne forlade sig på, at koordinatoren fremsendte de relevante oplysninger, og at det ville være nyttigt at kontakte klageren direkte. Kommissionen undlod imidlertid at gøre dette og benyttede sig igen af koordinatoren til at underrette klageren.

38.      Kommissionens undladelse af at besvare klagerens e-mail direkte og give den de krævede oplysninger, herunder årsagerne til dens forsinkede betaling til klageren, var et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

39.      Det forholder sig imidlertid ikke desto mindre således, at Kommissionen for sent redegjorde for sin begrundelse over for klageren i sin udtalelse om klagen. Ombudsmanden fremsætter derfor ikke et forslag til en mindelig løsning eller et udkast til henstilling. I stedet fremsætter han en kritisk bemærkning nedenfor.

C. Konklusioner

På grundlag af sine undersøgelser af denne klage fremsætter Ombudsmanden følgende kritiske bemærkning:

Kommissionens undladelse af at besvare klagerens e-mail direkte og give den de krævede oplysninger, herunder årsagerne til dens forsinkede betaling til klageren, var et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Udfærdiget i Strasbourg, den 9. december 2008.

[1] På originalsproget: "Nous nous interrogeons également sur les indemnités de retard que la Kommissionen påtænker d'ajouter aux sommes-afgifter."

[2] På originalsproget: "(...) les prestations effectuées pour le projet MAP datent de l'année 2003, et les dépenses ont donc du être supportées par notre société pendant plus de 5 ans. Bien entendu ce délai de paiement est préjudiciable pour une entreprise de la taille de la notre."

[3] Fusionsaftalen har følgende ordlyd på fransk: "En conséquence de ladite cession, la société Alienor Net est substituée purement et simplement a la société Atlantel Multimedia pour l'exécution des contrats en cours au jour de la cession et notamment dans l'exécution du projet européen MAP."

[4] Artikel 3 i det andet ændringsforslag har følgende ordlyd: "Hovedkontrahenten"Atlantel Multimedia" har trukket sig ud med virkning fra den 12. maj 2003. Kontraktens præambel, artikel 6 i kontrakten og bilag I er blevet ændret i overensstemmelse hermed."

      Artikel 4 i det andet ændringsforslag har følgende ordlyd: "HovedkontrahentenAlienor Net er blevet tilføjet pr. 12. maj 2003. Kontraktens præambel, oversigten over den vejledende fordeling af de anslåede støtteberettigede omkostninger og bilag I er blevet ændret i overensstemmelse hermed."

      Artikel 5 i det andet ændringsforslag har følgende ordlyd: "Allerettigheder og forpligtelser for hovedentreprenøren "Atlantel Multimedia" overføres til hovedentreprenøren "Alienor Net" fra den 12. maj 2003. Præamblen og artikel 6 er blevet ændret i overensstemmelse hermed."

      Artikel 6 i det andet ændringsforslag har følgende ordlyd: "Tabellen over den vejledende fordeling af de anslåede støtteberettigede omkostninger, som følger efter underskrivelsen af kontrakten, er blevet ændret (...)"

[5] Kommissionen henviste til artikel 2 i bilag II til tilskudskontrakten, der har følgende ordlyd: "Projektkoordinatorenfungerer som mellemled mellem kontrahenterne og Kommissionen. Han er navnlig ansvarlig for fremsendelse til Kommissionen af alle dokumenter og al korrespondance vedrørende projektet."

[6] Administrativ adfærdskodeks for Europa-Kommissionens ansatte i deres forbindelser med offentligheden (EFT L 267, s. 64).

[7] I overensstemmelse med Kommissionens kodeks: "Enkommissionsafgørelse bør begrundes og meddeles de berørte personer og parter (...)"

[8] I overensstemmelse med Kommissionens kodeks " sendeset svar på et brev stilet til Kommissionen et svar på et brev stilet til Kommissionen senest 15 arbejdsdage efter datoen for modtagelsen af brevet fra den ansvarlige tjenestegren i Kommissionen. Hvis et indholdsmæssigt svar ikke kan sendes inden for ovennævnte frist (...), bør der sendes et foreløbigt svar."