Strasbourg, den 27. august 2008

Kære G.

Den 16. august 2007 indgav De på vegne af One Earth en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionens afvisning af dens ansøgning om indgåelse af en rammepartnerskabsaftale med Kommissionen.

Den 10. oktober 2007 videresendte jeg klagen til Kommissionens formand. Kommissionen afgav udtalelse den 19. december 2007. Jeg videresendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 29. februar 2008.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset og dets bagside

Den 14. marts 2007 indgav OE en ansøgning til Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Humanitær Bistand ("GD ECHO") om indgåelse af en rammepartnerskabsaftale.

I en e-mail af 20. juni 2007 til One Earth ("OE") anførte Kommissionen følgende:

"Det ser ud til, at De ikke har forelagt os årsregnskaberne for de seneste to fuldt omregnede kalenderår eller regnskabsår attesteret af en ekstern revisor. Vi kan ikke betragte de dokumenter med titlen "Regnskabsark pr. 31. december 2005" og "Regnskabsark pr. 31. december 2006", som du har sendt os, som reviderede regnskaber. Dette dokument er en del af de obligatoriske dokumenter, der skal fremlægges til støtte for din ansøgning om en fiskeripartnerskabsaftale. Vi beder Dem venligst fremsende et EARTH-årsregnskab for de seneste to fuldt omregnede kalenderår eller regnskabsår, attesteret af en ekstern revisor.

Efterfølgende anmodede OE ved e-mail af 25. juni 2007 om en "præcisering af, hvad der er "årsregnskabet", og anførte, at "der ikke findes et sådant udtryk i det græske regnskab". Det opfordrede også Kommissionen til at "præcisere, om den årlige balance kunne dække [dens] anmodning".

Den 26. juni 2007 kontaktede OE telefonisk den person, der var ansvarlig for dossieret (M.), og anmodede om nærmere oplysninger om årsregnskaberne. Den 4. juli 2008 tilsendte OE Kommissionen yderligere dokumentation til støtte for sin anmodning.

Den 9. juli 2007 tilsendte Kommissionen OE en skrivelse, hvorved den afsluttede sagen på grundlag af ufuldstændig dokumentation. Kommissionen forklarede, at a) OE havde forelagt den attesterede regnskaber uden at medtage "overskud og tab" eller noter til saldoen for de sidste to fuldt revolverede år, og b) det fremgik, at den revisorerklæring, som OE havde forelagt, var begrænset til saldoen.

Ved brev af 18. juli 2007 anfægtede OE Kommissionens ovennævnte beslutning. OE bemærkede navnlig, at i) virksomhedens "årlige balance", som den havde sendt til Kommissionen, indeholdt oplysninger om "overskud og tab", ii) det havde forelagt Kommissionen den "årlige balance", som M. havde bekræftet ville være tilstrækkelig; iii) hvis dette ikke var, hvad Kommissionen forventede, skyldtes det tydeligvis en misforståelse som følge af, at den var nødt til at kommunikere på et fremmedsprog ved hjælp af udtryk, der ikke var klart definerede og almindeligt accepterede i hele Europa; iv) den antog nu, at Kommissionen ønskede at undersøge den såkaldte "resultatopgørelse", som den kunne forelægge Kommissionen. I lyset af ovenstående fandt OE, at OE var blevet uretfærdigt behandlet, og at Kommissionen med urette havde besluttet, at OE ikke havde fremlagt den ønskede dokumentation. Endelig anmodede den Kommissionen om at give den mulighed for at fremkomme med yderligere oplysninger eller passende forklaringer vedrørende sit årsregnskab.

I sit svar af 27. august 2007 fastholdt Kommissionen sin anfægtede holdning ved at bemærke, at a) GD ECHO's procedure anvender den samme terminologi som i forordning nr. 1605/2002 og nr. 2342/2002, der er offentliggjort på alle EU's officielle sprog, b) i overensstemmelse med disse bestemmelser bør der inden indgåelsen af fiskeripartnerskabsaftalen forelægges en revisionsrapport, der er udarbejdet af en godkendt ekstern revisor, og som dækker de seneste to disponible regnskabsår.

Den 16. august 2007 indgav klageren denne klage til Ombudsmanden. Han hævdede, at Kommissionens beslutning om at afvise OE's ansøgning om indgåelse af en fiskeripartnerskabsaftale var urimelig og ulovlig. Han hævdede, at OE burde have mulighed for at give Kommissionen yderligere oplysninger eller passende forklaringer vedrørende de dokumenter, som OE havde fremsendt, og at Kommissionen burde tage OE's sagsakter og ansøgning, som den fejlagtigt var blevet afvist, op til fornyet overvejelse.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse om klagen bemærkede Kommissionen bl.a. følgende. Fiskeripartnerskabsaftalen er det instrument, der fastsætter principperne for partnerskab mellem Kommissionen og humanitære organisationer, definerer partnernes respektive roller, rettigheder og forpligtelser og indeholder de retlige bestemmelser, der gælder for de humanitære operationer, der finansieres af Kommissionen.

Ansøgninger vedrørende FPA 2003 blev indgivet online. En ansøger skulle identificere sig ved at udfylde en identifikationsformular og foretage en selvevaluering af støtteberettigelsen ved at besvare seks indledende spørgsmål. Hvis selvevalueringen gav et positivt resultat, blev ansøgeren kontaktet af Kommissionen og modtog et individuelt og unikt login og et password. Dette login og password gjorde det muligt for ansøgeren at gennemføre en spørgeundersøgelse med 60 spørgsmål med henblik på at verificere ansøgerens operationelle, administrative og finansielle styrker. Efter at have udfyldt APPEL-spørgeskemaet ("spørgeskemaet") skulle ansøgeren validere sit endelige input, som blev registreret i Kommissionens database på denne måde, udskrive det validerede spørgeskema og få det underskrevet af den person, der var berettiget til at underskrive fiskeripartnerskabsaftalen. Det fuldstændige og officielle ansøgningsdossier, som skulle sendes til Kommissionen inden for en måned pr. anbefalet brev, bestod af i) spørgeskemaet, som var valideret og underskrevet af organisationens bemyndigede repræsentant, og ii) alle de supplerende (obligatoriske) dokumenter, f.eks. "Årsregnskaber for de seneste to fuldt omregnede kalenderår eller regnskabsår, attesteret af en ekstern revisor "og bevis for svarene i spørgeskemaet. Alle de bilag, der skulle fremlægges, var nævnt på GD ECHO's websted og anført på den første side i det spørgeskema, der var valideret af den ansøgende ngo. Ansøgninger, der ikke blev formaliseret inden for fristen ved fremsendelse af det fuldstændige sæt papirdokumenter (udskrift af det validerede spørgeskema underskrevet af den bemyndigede person og bilag), blev anset for ugyldige.

Den 14. marts 2007 ansøgte OE om partnerskab med fiskeripartnerskabsaftalen ved at validere spørgeskemaet. Kommissionen modtog dokumentationen den 10. april 2007.

• Dokument nr. 20 med titlen "Regnskabsstandarder" indeholdt følgende erklæring:

"Bøger, der skal trykkes:

(…) 2. Regnskabsbog og balance. (…)".

• I dokument nr. 21 med titlen "Regnskabsmæssige og finansielle procedurer" bekræftede OE:

"Administrationsrådet har besluttet valgfri bogføring af regnskaber af 3. kategori af følgende grunde: (...)

5) Nem og væsentlig analyse af alle finansielle dokumenter foretaget af den eksterne samarbejdspartner/revisor" (...)

"Årlige procedurer

1) Kontrol af alle finansielle dokumenter fra den eksterne revisor (...)".

• OE svarede JA til spørgsmål 11 i spørgeskemaet med følgende ordlyd: "Af praktiske operationelle årsager anvender ECHO en begrænset arbejdssprogpolitik (engelsk og fransk) for at fremskynde procedurerne for vurdering og gennemførelse af humanitære operationer. Accepterer din organisation denne betingelse?

Den 14. juni 2007 afsluttede Kommissionen evalueringen af de dokumenter, OE havde fremlagt som "reviderede regnskaber" for regnskabsårene 2005 og 2006. Resultatet af Kommissionens analyse var "negativt" med følgende bemærkninger:

"Betingelse Årsregnskab/balance ikke underskrevet! Det er uklart, hvem der har etableret den. ECHO-finansiering først efter fremlæggelse af uafhængige årsregnskaber!"

Efter Kommissionens negative vurdering sendte Kommissionen den 20. juni 2007 en e-mail til OE med følgende ordlyd:

"Det ser ud til, at De ikke har forelagt os årsregnskaberne for de seneste to fuldt omregnede kalenderår eller regnskabsår attesteret af en ekstern revisor. Vi kan ikke betragte de dokumenter med titlen "balance pr. 31. december 2005 regnskabsår" og "balance pr. 31. december 2006", som vi har modtaget, som reviderede regnskaber. Dette dokument er en del af de obligatoriske dokumenter, der skal fremlægges til støtte for din ansøgning om en fiskeripartnerskabsaftale. Vi beder Dem venligst fremsende et EARTH-årsregnskab for de seneste to fuldt omregnede kalenderår eller regnskabsår, attesteret af en ekstern revisor.

Den 25. juni 2007 sendte OE en e-mail med anmodning om en "præcisering af, hvad der er "årsregnskabet " , da der ikke findes et sådant udtryk i det græske regnskab. Angiv, om den årlige balance kan dække din anmodning". Den 26. juni 2007 kontaktede OE telefonisk den ansvarlige for sagen, som forklarede, at Kommissionen havde brug for årsregnskaber, der var attesteret af en ekstern revisor, og at sådanne regnskaber kunne være det, der kaldes "årsbalancen", forudsat at sidstnævnte indeholdt alle de detaljerede regnskaber for hvert år. Den samme person tilføjede, at OE ville skulle sende reviderede regnskaber underskrevet af en ekstern revisor. Repræsentanten for OE sagde, at hun ikke ønskede, at Kommissionen sendte hende en e-mail med en forklaring på svaret på OE’s spørgsmål, fordi svaret for hende var tilstrækkeligt klart.

Den 4. juli 2007 modtog Kommissionen dokumentet "CERTIFIKATION AF ÅRSregnskabet", som ikke er dateret, "Årsbalancen for regnskabsåret 2006" (i den græske udgave af 1.1.2006) og "Årsbalancen for regnskabsåret 2005" (i den græske udgave af 31.12.2006) sammen med dokumenterne "Regnskab pr. 31. december 2005" og "Regnskab pr. 31. december 2006".

Resultatet af Kommissionens analyse var "negativt" med følgende bemærkninger:

"Ingen resultatopgørelser &

Ingen noter til balancen

Revisorens erklæring er tvivlsom og begrænset til balance

Fuldt attesterede regnskaber, herunder resultatopgørelsen for &, skal indsendes".

GD ECHO afgav denne udtalelse under behørig hensyntagen til de internationale revisionsstandarder (ISA) og erklæringer om international revisionspraksis (IAPS), der er udarbejdet i Den Internationale Revisorsammenslutnings (IFAC) regi, og som skitserer de grundlæggende krav, som revisorer bør overholde.

Den 9. juli 2007 sendte Kommissionen et brev, der afsluttede OE's sag med den begrundelse, at det indeholdt ufuldstændig dokumentation. Kommissionen forklarede videre, at den havde fået forelagt attesterede regnskaber, som ikke omfattede "overskud og tab" eller noter til saldoen, for de sidste to fuldt omregnede kalenderår eller regnskabsår, og at revisorerklæringen var begrænset til balance.

Den 18. juli 2007 anmodede OE Kommissionen om at tage sin beslutning om ikke at godkende OE's ansøgning op til fornyet overvejelse og anmodede om, at OE fik "mulighed for at fremlægge [...] yderligere oplysninger eller en behørig redegørelse for [dets] årsregnskab plus eventuelle yderligere revisionsoplysninger fra eksterne revisorer". Den forklarede videre, at dens anmodning var baseret på den omstændighed, at det problem, der opstod ", tydeligvis skyldes en misforståelse som følge af, at [de] skulle kommunikere på [et] fremmedsprog, som ikke er klart fastlagt og almindeligt accepteret i hele Europa". Efter en omhyggelig gennemgang af de oplysninger, som OE havde indsendt, besluttede den relevante tjenestegren i Kommissionen den 27. august 2007 at fastholde sin beslutning om at lukke OE's ansøgning om undertegnelse af en fiskeripartnerskabsaftale med den begrundelse, at den indeholdt ufuldstændig dokumentation.

Kommissionen bemærkede i den forbindelse, at dens procedure anvendte samme terminologi som i i) Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (1) ("forordning nr. 1605/2002") og ii) Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23. december 2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2) ("forordning nr. 2342/2002"). Den påpegede endvidere, at begge disse forordninger blev offentliggjort på Den Europæiske Unions 23 officielle sprog, herunder græsk.

Kommissionen sammenlignede de dokumenter, som den havde modtaget fra OE den 10. april og den 4. juli 2007, med de dokumenter, som klageren havde forelagt Ombudsmanden som "Yderligere finansielle data sendt til ECHO", og bemærkede navnlig følgende:

• Den 10. april 2007 modtog Kommissionen en engelsk udgave af balancerne for 2005 og 2006, som hverken var underskrevet eller dateret. Kommissionen modtog aldrig den græske udgave, som var underskrevet og dateret (dokument a) og b)), og som blev fremsendt til Ombudsmanden sammen med klagen.
• Kommissionen modtog ikke dokumentet på engelsk med titlen "External audit report" underskrevet af George Delikouras den 30. juli 2007 (dokument c)), som blev fremsendt til Ombudsmanden sammen med klagen. Dette dokument blev underskrevet, efter at Kommissionen den 4. juli 2007 havde modtaget den supplerende dokumentation, som OE havde fremsendt, og kun henviste til "31.12.2006"-likviditetssaldoen uden at nævne regnskaberne for 2005.
• Kommissionen modtog aldrig dokumentet "resultatopgørelse 2005-2006" (dokument d)), som blev fremsendt til Ombudsmanden sammen med klagen.
• Den 4. juli 2007 modtog Kommissionen dokumentet med titlen "Certification of annual accounts". Dette dokument var ikke dateret og henviste kun til den årlige balance.

Kommissionen afsluttede med at afvise klagerens påstand.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fastholdt klageren sin påstand og anførte bl.a. følgende. OE har aldrig givet sit samtykke til et mundtligt svar fra Kommissionen på dens spørgsmål med henblik på præcisering af begrebet "årsregnskab". OE havde fremsendt sine regnskaber til Kommissionen på græsk sammen med oversættelsen heraf. OE kunne ikke godtage Kommissionens argument om, at den ikke havde modtaget dokumentet "resultatopgørelse 2005-2006", som OE havde sendt til den. Datoen "30.7.2007", som fremgik af dokument c), der blev indgivet til Ombudsmanden sammen med klagen, var faktisk forskellig fra datoen for det dokument, der blev sendt til Kommissionen, som var originalen.

Afgørelsen

1 Påstand om, at Kommissionens beslutning om at afvise OE's ansøgning om indgåelse af en fiskeripartnerskabsaftale var urimelig og ulovlig og dermed forbundne krav

1.1 Klagen vedrører et afslag på en ansøgning fra One Earth ("OE") om indgåelse af en rammepartnerskabsaftale med Europa-Kommissionen med den begrundelse, at den indeholdt utilstrækkelig (obligatorisk) dokumentation. I sin udtalelse om klagen bekræftede Kommissionen, at den anfægtede afgørelse var i overensstemmelse med de gældende krav. Klageren kan ikke acceptere dette synspunkt.

1.2 Ombudsmanden minder for det første om, at en ansøger i forbindelse med en tildelingsprocedure som den her omhandlede i henhold til artikel 173, stk. 4, i forordning 2342/2002 (3) skal forelægge "en revisionsrapport udarbejdet af en godkendt ekstern revisor" , som "attesterer regnskaberne" for de seneste to disponible regnskabsår. Det er endvidere ubestridt, at de gældende udvælgelsesregler, som blev offentliggjort på ECHO's websted (4),

1. henviste specifikt til ovennævnte bestemmelse i forordning (EF) nr. 2342/2002 for så vidt angår de anvendte retsgrundlag
2. forudsat at det efter en ansøgers validering af det udfyldte spørgeskema " [blev] tilladt at indsamle dokumentation for svarene og sende det fuldstændige sæt dokumenter til ECHO med en enkelt anbefalet post " , og at "[a]plikationer, som [vi] ikke er formaliseret inden for fristen ved at sende det fuldstændige sæt papirdokumenter (udskrift af det validerede spørgeskema underskrevet af den bemyndigede person + støttedokumenter) [ville] blive betragtet som ugyldige"; og
3. krævede, at en ansøger som "obligatoriske dokumenter", bl.a. "forelægger et årsregnskab for de seneste to fuldt omregnede kalenderår eller regnskabsår attesteret af en ekstern revisor ". I det spørgeskema, som OE validerede, accepterede ansøgeren uden forbehold den "begrænsede arbejdssprogpolitik (engelsk eller fransk)" ECHO anvendte "for at fremskynde procedurerne for vurdering og gennemførelse af humanitære operationer". OE accepterede således ECHO’s betingelse om at anvende engelsk eller fransk i sin ansøgning.

1.3 I forbindelse med ovennævnte krav fremlagde OE i april 2007 kun en "balance" på én side for regnskabsåret 2005 og en "balance" på én side for regnskabsåret 2006, der var nummereret som bilag 8 og 9 (5). Disse dokumenter på engelsk var ikke attesteret af en revisor eller oversætter. Desuden var disse dokumenter hverken underskrevet eller dateret. De opfyldte derfor ikke de væsentlige betingelser for deres gyldighed. Desuden er der ingen beviser for eller klare tegn på, at de var ledsaget af de relevante (originale) dokumenter på græsk, der var attesteret af en godkendt ekstern revisor. I den liste over obligatoriske dokumenter, der ledsager OE’s ansøgning, er der nemlig ingen angivelse af sådanne dokumenter. Desuden indgår sådanne dokumenter ikke i den dokumentation, som Kommissionen forelagde Ombudsmanden som modtaget af OE. Desuden bekræftede Kommissionen i sin udtalelse udtrykkeligt, at den ikke modtog sådanne dokumenter. Denne faktuelle erklæring indeholder en (afkræftelig) formodning om sandfærdighed (6), og klageren har ikke fremsat nogen behørigt underbyggede argumenter for at afkræfte den. Endnu vigtigere er det, at indholdet af den liste over obligatoriske dokumenter, der ledsager OE’s ansøgning, ikke på nogen måde viser, at disse dokumenter faktisk blev fremsendt af OE som en del af den dokumentation, som Kommissionen modtog i april 2007. Under disse omstændigheder finder Ombudsmanden, at OE tydeligvis ikke har opfyldt sin forpligtelse til inden for den fastsatte frist at forelægge årsregnskaber, der er attesteret af en ekstern revisor.

1.4 Denne undladelse indebar i henhold til de regler, der fandt anvendelse på den pågældende udvælgelsesprocedure, at OE’s ansøgning var ugyldig. Denne anmodning kunne derfor ikke imødekommes uden at tilsidesætte disse regler. Ombudsmanden finder derfor ingen tilfælde af fejl eller forsømmelser, der svarer til klagerens påstand. Dette betyder endvidere, at klagerens relaterede påstande heller ikke er velbegrundede.

1.5 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen i stedet for at afvise OE's ansøgning ved sin e-mail af 20. juni 2007 opfordrede OE til at afhjælpe ovennævnte klare mangel i dokumentationen til støtte for denne ansøgning. Ombudsmanden vil fremsætte en yderligere relevant bemærkning i denne henseende.

1.6 Ombudsmanden bemærker også, at det vigtigste spørgsmål i tvisten mellem Kommissionen og OE var behovet for at præcisere, hvilken form for dokumentation der kunne opfylde kravet om "årsregnskaber", der er attesteret af en revisor. Om dette spørgsmål vil Ombudsmanden fremsætte endnu en bemærkning i slutningen af denne afgørelse.

2 Konklusion

På grundlag af sine undersøgelser af denne klage finder Ombudsmanden ingen tilfælde af fejl eller forsømmelser, der svarer til klagerens påstand.

Formanden for Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere bemærkninger

I det foreliggende tilfælde fik en ansøger om en fiskeripartnerskabsaftale mulighed for at afhjælpe sin manglende fremlæggelse inden for den fastsatte frist af visse obligatoriske dokumenter, nemlig årsregnskaber, der var attesteret af en godkendt ekstern revisor. Dette var ikke i overensstemmelse med reglerne for den pågældende udvælgelsesprocedure, som blev offentliggjort på ECHO's websted. Det kan også være uforeneligt med princippet om ligebehandling af ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprocedurer som den her omhandlede. Kommissionen opfordres derfor til at tage behørigt hensyn til disse elementer i fremtidige lignende sager. Kommissionen kan ønske at give ansøgere i procedurer som den foreliggende mulighed for at afhjælpe mangler i deres dokumentation som den, der er konstateret i den foreliggende sag. I denne henseende kan den overveje at vedtage klare bestemmelser herom i reglerne for udvælgelsesproceduren efter at have undersøgt, om disse bestemmelser er forenelige med det grundlæggende princip om ligebehandling af ansøgere og de relevante krav i finansforordningen og dens gennemførelsesbestemmelser.

Kommissionen kunne overveje at give potentielle ansøgere i procedurer som den her omhandlede klarere vejledning med hensyn til det krævede indhold af de "regnskaber", der skal attesteres og indsendes i overensstemmelse med artikel 173, stk. 4, i forordning (EF) nr. 2342/2002, f.eks. ved at henvise til specifikke internationale standarder eller typer af regnskaber, der er fastsat i hver medlemsstats lovgivning.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EFT 2002, L 248, s. 1.

(2) EFT 2002, L 357, s. 1.

(3) Se fodnote 2.

(4) Kommissionen vedlagde som bilag til sin udtalelse om klagen en udskrift af de relevante ECHO-websider, som blev meddelt klageren sammen med Kommissionens udtalelse. I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse anfægtede klageren ikke rigtigheden af disse oplysninger fra Kommissionen.

(5) På listen over obligatoriske dokumenter, der ledsager OE’s ansøgning, blev disse dokumenter benævnt henholdsvis "Revisionsregnskab for regnskabsåret 2005" (dokument 8) og "Revisionsregnskab for regnskabsåret 2005" (dokument 9).

(6) Jf. sag T-311/00, British American Tobacco mod Kommissionen, Sml. 2002 II, s. 2781, præmis 35.