Strasbourg, den 21. januar 2008

Kære X

Den 5. februar 2007 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor ("EPSO") vedrørende den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AST/33/06, som havde til formål at oprette en reserve af assistenter med italiensk som hovedsprog.

Den 21. marts 2007 videresendte jeg klagen til EPSO’s direktør. EPSO sendte sin udtalelse den 13. juni 2007, og jeg fremsendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. Der er ikke modtaget bemærkninger fra Dem.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

De faktiske omstændigheder kan ifølge klageren sammenfattes som følger.

Klagen vedrører den måde, hvorpå den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AST/33/06 (1) blev afholdt, navnlig det forhold, at ansøgernes "berettigelse" først blev kontrolleret, efter at adgangsprøverne havde fundet sted.

Den 2. februar 2007 kontaktede klageren EPSO og anmodede om, at hans ansøgning blev taget op til fornyet behandling. Som led i sin anmodning gjorde han gældende, at hans ansøgning skulle tages op til fornyet behandling, eftersom visse ansøgere, der havde bestået adgangsprøverne, og som efterfølgende blev anset for ikke at opfylde kravene i meddelelsen om udvælgelsesprøven, nu var blevet udelukket. Han anførte, at der i forbindelse med tidligere udvælgelsesprøver først blev foretaget en gennemgang af ansøgernes sagsakter, og at denne fremgangsmåde gjorde det muligt at udvælge ansøgninger, der var i overensstemmelse med den relevante meddelelse om udvælgelsesprøve. Han tilføjede, at "reelle sekretærer" i den nuværende udvælgelsesprøve blev udelukket fra udvælgelsesprøven til fordel for ansøgere, der ikke opfyldte kravene, og hvis ansøgninger blev afvist. Ifølge ham ville det være mere retfærdigt og mere logisk at give ansøgere, der udelukkes efter adgangsprøverne, mulighed for at indgive deres fulde ansøgning, hvis nogle andre ansøgere blev udelukket.

Den 6. februar 2007 sendte klageren endnu en e-mail til EPSO. Han spurgte igen, om ansøgningen fra de ansøgere, der blev udelukket efter prøverne, ville blive undersøgt. Ifølge ham tog mange ansøgere, der vidste, at deres ansøgninger ikke opfyldte betingelserne, de første prøver. Følgelig blev ansøgere, hvis ansøgninger opfyldte adgangsbetingelserne, men som opnåede point ved adgangsprøverne, der ikke var så høje som de point, som de beståede ansøgere havde opnået, udelukket. Han mente, at denne situation var urimelig, eftersom nogle af de udvalgte ansøgere efterfølgende blev udelukket, fordi de ikke opfyldte adgangskriterierne. Han anførte, at han var meget motiveret, og at denne procedure førte til udelukkelse af kvalificerede ansøgere.

Den 8. februar 2007 svarede EPSO klageren og forklarede, at den omstændighed, at ansøgerne ville blive udelukket på grundlag af deres (fulde) ansøgning, ikke betød, at ansøgninger fra ansøgere, der blev udelukket på grundlag af adgangsprøverne, ville blive behandlet. Den mindede om, at proceduren var en almindelig udvælgelsesprøve og ikke en eksamen, og at alle trin var udelukkelsestrin. EPSO oplyste også, at oplysningerne i vejledningen for ansøgere ville blive forbedret.

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at EPSO ikke i tilstrækkelig grad havde behandlet det spørgsmål, der var rejst i hans e-mails af 2. og 6. februar 2007 om urimeligheder i tilrettelæggelsen af udvælgelsesprøven. Klageren fremsatte i det væsentlige følgende påstand: i forbindelse med en udvælgelsesprøve som den pågældende, når ansøgningerne fra nogle ansøgere, der har bestået adgangsprøverne, erklæres uegnede, bør de ansøgere, der ikke har bestået adgangsprøverne, men som har opnået næsten samme antal point som den sidste ansøger, der har bestået de samme prøver, have adgang til udvælgelsesprøvens næste fase (dvs. de bør opfordres til at indgive en fuldstændig ansøgning).

Forespørgslen

EPSO's udtalelse

EPSO's udtalelse kan sammenfattes som følger.

EPSO mindede om, at klageren deltog i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AST/33/06. For at gennemføre en indledende udvælgelse afholdt EPSO adgangsprøver. I overensstemmelse med punkt B.1 i meddelelsen om udvælgelsesprøven blev der afholdt to adgangsprøver med henblik på at vurdere ansøgernes færdigheder og viden på en række områder:

Prøve a) bestod af en række multiple choice-spørgsmål med henblik på at vurdere ansøgernes kendskab til Den Europæiske Union og dens institutioner og blev bedømt på en skala fra 0 til 20 point med et minimum på 10 point.

Prøve b) bestod af en række multiple choice-spørgsmål med henblik på at vurdere ansøgernes generelle færdigheder, navnlig deres færdigheder i verbalt og numerisk ræsonnement, og blev bedømt på en skala fra 0 til 40 point med et minimumspoint på 20 point.

De ansøgere, der samlet havde opnået det højeste antal point på 335 i adgangsprøverne og det krævede antal point i hver prøve, blev anmodet om at indgive en fuldstændig ansøgning med henblik på at få adgang til udvælgelsesprøven.

Klageren opnåede det krævede antal point i hver prøve, men hans samlede score var ikke blandt de 335 højeste scorer. Den 29. januar 2007 meddelte EPSO klageren sin karakter.

Den 2. februar 2007 anmodede klageren om, at hans ansøgning blev taget op til fornyet behandling. Han anførte, at hvis nogle af de 335 bedste ansøgere ikke opfyldte adgangskriterierne, skulle ansøgere, der blev udelukket som følge af adgangsprøverne, opfordres til at indgive en fuldstændig ansøgning.

Den 6. februar 2007 kontaktede klageren igen EPSO og gentog sit ønske om, at udelukkede ansøgere blev opfordret til at indgive en fuldstændig ansøgning, efter at de ansøgere, der ikke opfyldte adgangskriterierne, var blevet udelukket.

Den 8. februar 2007 svarede EPSO, at alle udvælgelsesprøvens faser var afsluttet, og at ansøgere, der var blevet udelukket efter prøverne, ikke ville blive opfordret til at indgive en fuldstændig ansøgning ud fra den antagelse, at ansøgere, der indgav deres fulde ansøgning, ville vise sig ikke at opfylde adgangskriterierne.

EPSO henviste til artikel 1 i bilag III til personalevedtægten (2), hvorefter meddelelser om udvælgelsesprøver udarbejdes af ansættelsesmyndigheden. Den tilføjede, at visse bestemmelser i overensstemmelse med denne artikel bør medtages i en meddelelse om udvælgelsesprøve, navnlig prøvernes art. Den mindede også om, at den vigtigste rolle for en meddelelse om udvælgelsesprøve var at informere ansøgerne så præcist som muligt om adgangskriterierne, således at de kunne beslutte, om de skulle ansøge eller ej. Endelig påpegede EPSO, at ansættelsesmyndigheden har vide skønsbeføjelser til at fastsætte betingelserne og de nærmere bestemmelser for afholdelsen af en udvælgelsesprøve.

Meddelelsen om udvælgelsesprøve EPSO/AST/33/06 omfattede følgende faser i udvælgelsesprøven:

• en foreløbig udvælgelse med henblik på at give ansøgerne adgang til udvælgelsesprøven
• udvælgelseskomitéens gennemgang af samtlige ansøgninger fra de 335 bedste ansøgere
• praktiske og mundtlige prøver for de 335 bedste ansøgere, hvis ansøgning opfyldte adgangskriterierne
• opstilling af reservelisten over de 130 bedste ansøgere.

Hver fase var udelukkelsesfase, og der var ingen bestemmelser i meddelelsen om udvælgelsesprøven, der gav mulighed for efterfølgende at acceptere ansøgere, der var blevet udelukket i en tidligere fase. Meddelelsen om udvælgelsesprøven indeholdt imidlertid bestemmelser om et tilstrækkeligt antal ansøgere efter den første fase for at tage højde for den mulighed, at visse ansøgninger skulle vise sig at være uantagelige.

I overensstemmelse med Fællesskabets retsinstansers retspraksis (3) kan ansættelsesmyndigheden i forbindelse med afholdelsen af en udvælgelsesprøve fastsætte en første fase af forhåndsudvælgelsen af ansøgere med henblik på kun at udvælge dem, der har de kvalifikationer, der svarer til udvælgelsesprøvens område. På denne måde imødekommer ansættelsesmyndigheden behovet for en rationel tilrettelæggelse af en udvælgelsesprøve, der er i overensstemmelse med principperne om god forvaltningsskik. I denne forbindelse er den procedure, der består i først efter prøverne at kontrollere, om ansøgerne opfylder adgangskriterierne, i overensstemmelse med artikel 4 og 5 i bilag III til vedtægten (4), principperne om god forvaltningsskik og institutionens interesser. Fællesskabets retsinstanser finder, at det ligger inden for ansættelsesmyndighedens skønsbeføjelse at anse det for hensigtsmæssigt at opstille en dobbelt betingelse, nemlig at en ansøger skal være blandt de bedste blandt et bestemt antal ansøgere, og at vedkommende opfylder adgangskriterierne.

EPSO konkluderede, at meddelelsen om udvælgelsesprøve var i overensstemmelse med personalevedtægten, retspraksis og principperne om god forvaltningsskik, og mente, at klagerens anmodning burde afvises.

Klagerens bemærkninger

Der blev ikke modtaget bemærkninger fra klageren.

Afgørelsen

1 Påstået urimelighed i tilrettelæggelsen af konkurrencen og dermed forbundne krav

1.1 Klageren deltog i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AST/33/06, som havde til formål at ansætte assistenter med italiensk som hovedsprog. Han opnåede ikke tilstrækkelige resultater ved adgangsprøverne og blev udelukket fra udvælgelsesprøven, inden han havde indgivet sin fuldstændige ansøgning. Den 2. og 6. februar 2007 kontaktede han EPSO og henledte EPSO's opmærksomhed på, hvad han anså for urimeligt i forbindelse med afholdelsen af udvælgelsesprøven. Ifølge klageren førte den måde, hvorpå udvælgelsesprøven blev afholdt, til udelukkelse af kompetente ansøgere, der opfyldte adgangskriterierne, men som ikke opnåede de bedste resultater ved adgangsprøverne.

Klageren hævdede, at EPSO ikke i tilstrækkelig grad havde behandlet det spørgsmål, der var rejst i hans e-mails af 2. og 6. februar 2007 om urimeligheder i tilrettelæggelsen af udvælgelsesprøven. Klageren fremsatte i det væsentlige følgende påstand: i forbindelse med en udvælgelsesprøve som den pågældende bør de bedst placerede ansøgere, der ikke har bestået adgangsprøverne, få adgang til udvælgelsesprøvens næste fase (dvs. de bør opfordres til at indgive en fuldstændig ansøgning), når ansøgningerne fra nogle af de ansøgere, der har bestået adgangsprøverne, erklæres uegnede.

1.2 EPSO henviste i sin udtalelse til artikel 1 i bilag III til vedtægten, som bestemmer, at ansættelsesmyndigheden udarbejder meddelelser om udvælgelsesprøver. Den tilføjede, at der i henhold til artikel 1 i bilag III skulle indføjes visse bestemmelser i en meddelelse om udvælgelsesprøve, navnlig vedrørende karakteren af prøverne. Den mindede også om, at den vigtigste rolle for en meddelelse om udvælgelsesprøve er at informere ansøgerne så præcist som muligt om adgangskriterierne, således at de kan beslutte, om de skal ansøge eller ej. EPSO tilføjede endvidere, at ansættelsesmyndigheden har vide skønsbeføjelser til at fastsætte betingelserne og de nærmere bestemmelser for afholdelsen af en udvælgelsesprøve.

EPSO forklarede, at meddelelsen om udvælgelsesprøve EPSO/AST/33/06 omfattede følgende faser i udvælgelsesprøven:

• en foreløbig udvælgelse med henblik på at give ansøgerne adgang til udvælgelsesprøven
• udvælgelseskomitéens gennemgang af samtlige ansøgninger fra de 335 bedste ansøgere
• praktiske og mundtlige prøver for de 335 bedste ansøgere, hvis ansøgning opfyldte adgangskriterierne
• opstilling af reservelisten over de 130 bedste ansøgere.

Hver fase var udelukkelsesfase, og der var ingen bestemmelser i meddelelsen om udvælgelsesprøven, der gav mulighed for efterfølgende at acceptere ansøgere, der var blevet udelukket i en tidligere fase. Meddelelsen om udvælgelsesprøven indeholdt imidlertid bestemmelser om et tilstrækkeligt antal ansøgere efter den første fase for at tage højde for den mulighed, at visse ansøgninger skulle vise sig at være uantagelige.

I overensstemmelse med Fællesskabets retsinstansers praksis kan ansættelsesmyndigheden, når den afholder en udvælgelsesprøve, fastsætte en første fase af forhåndsudvælgelsen af ansøgerne med henblik på kun at udvælge de ansøgere, der har de kvalifikationer, der svarer til udvælgelsesprøvens område. På denne måde tilrettelægger ansættelsesmyndigheden en udvælgelsesprøve rationelt i overensstemmelse med principperne om god forvaltningsskik. I denne forbindelse er den procedure, der består i først efter prøverne at kontrollere, om ansøgerne opfylder adgangskriterierne, i overensstemmelse med artikel 4 og 5 i bilag III til vedtægten, principperne om god forvaltningsskik og institutionens interesser. Fællesskabets retsinstanser er af den opfattelse, at ansættelsesmyndigheden har skønsbeføjelse til at fastsætte en dobbelt betingelse, nemlig at ansøgeren skal være blandt de bedste af et bestemt antal ansøgere, og at vedkommende opfylder adgangskriterierne.

1.3 Ombudsmanden bemærker, at meddelelsen om udvælgelsesprøve EPSO/AST/33/06, som udgør den retlige ramme for udvælgelsesprøven, klart fastsatte følgende faser af udvælgelsesprøven:

Adgangsprøver:

"adgangsprøver med henblik på en foreløbig udvælgelse, der giver adgang til udvælgelsesprøven. EPSO afholder disse prøver for alle ansøgere".

Opfordring til at indgive en fuldstændig ansøgning:

"(...) de [335] ansøgere (...), der samlet set har opnået de bedste resultater ved adgangsprøverne og har opnået det krævede minimum ved hver enkelt prøve, vil blive anmodet om at indgive en fuldstændig ansøgning med henblik på at få adgang til udvælgelsesprøven"

Indbydelse til at aflægge de praktiske og mundtlige prøver:

"Efter gennemgangen af [ansøgernes] ansøgning vil [ansøgerne] blive indkaldt til de praktiske og mundtlige prøver, forudsat at [de] opfylder alle adgangskravene."

Ombudsmanden bemærker endvidere, at klageren deltog i konkurrencens første fase og opnåede X point. Han har ligeledes anført, at de 335 bedste ansøgere opnåede mindst Y-point på dette trin i udvælgelsesproceduren. Klageren blev derfor ikke opfordret til at indgive en fuldstændig ansøgning. Klageren opfyldte derfor ikke alle de betingelser i første fase af udvælgelsesprøven, som ville have gjort det muligt for ham at blive indbudt til næste fase.

1.4 Ombudsmanden minder om, at ansættelsesmyndigheden i henhold til Fællesskabets retsinstansers praksis har et vidt skøn ved fastlæggelsen af kriterierne for de kvalifikationer, der kræves til de stillinger, der skal besættes, og ved fastlæggelsen af reglerne og betingelserne for afholdelsen af en udvælgelsesprøve på grundlag af disse kriterier og i tjenestens interesse (5). Han bemærker endvidere, at der ikke er nogen bestemmelse i meddelelsen om udvælgelsesprøven, der giver mulighed for at opfordre de bedst placerede ansøgere, som ikke har bestået adgangsprøverne, til at indgive en fuldstændig ansøgning. Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at afgørelser, der træffes på et hvilket som helst tidspunkt i udvælgelsesprøven om at udelukke ansøgere på grundlag af en vurdering af adgangskriterierne, ikke rejser tvivl om tidligere afgørelser, der er truffet på tidligere stadier i udvælgelsesprøven.

1.5 Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at EPSO har overholdt bestemmelserne i meddelelsen om udvælgelsesprøven, og at EPSO ikke har begået fejl eller forsømmelser.

1.6 Ombudsmanden bemærker, at klageren i sine e-mails af 2. og 6. februar 2007 til EPSO rejste spørgsmålet om urimeligheder i tilrettelæggelsen af udvælgelsesprøven. Han bemærker endvidere, at EPSO i sin replik forklarede, at a) den omstændighed, at ansøgerne ville blive udelukket på grundlag af deres (fulde) ansøgning, ikke betød, at ansøgninger fra ansøgere, der blev udelukket på grundlag af adgangsprøverne, ville blive behandlet, b) at proceduren var en almindelig udvælgelsesprøve og ikke en eksamen, og c) at alle trin var stopprøver. Ombudsmanden bemærker endvidere, at EPSO gav mere detaljerede forklaringer inden for rammerne af denne klage. Han er derfor af den opfattelse, at det ikke er berettiget at undersøge dette aspekt af klagen yderligere.

2 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage ser det ikke ud til, at EPSO har begået fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

EPSO's direktør vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EUT 2006 C 173 A.

(2) Artikel 1 i bilag III til vedtægten bestemmer følgende:

"Ansættelsesmyndigheden udarbejder meddelelsen om udvælgelsesprøver efter høring af Det Blandede Udvalg.

Den skal angive: (...)

e) hvor udvælgelsesprøven er baseret på prøver, hvilken type prøver der vil blive afholdt, og hvordan de vil blive markeret (...)".

(3) Rettens dom af 29.4.2004, sag T-207/02, Falcone mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 305, og II, s. 1393, præmis 38-40, 44 og 46.

(4) Artikel 1 i bilag III til vedtægten bestemmer følgende:

"Ansættelsesmyndigheden opstiller en liste over de ansøgere, der opfylder betingelserne i vedtægtens artikel 28, litra a), b) og c), og sender den sammen med ansøgningerne til formanden for udvælgelseskomitéen."

Artikel 1 i bilag III til vedtægten bestemmer følgende:

"Efter at have gennemgået ansøgningerne opstiller udvælgelseskomitéen en liste over de ansøgere, der opfylder betingelserne i meddelelsen om udvælgelsesprøven.

Når udvælgelsesprøven er baseret på prøver, får alle ansøgere på listen adgang til prøverne.

Når udvælgelsesprøven er baseret på kvalifikationer, tager udvælgelseskomitéen efter at have fastlagt, hvordan ansøgernes kvalifikationer skal vurderes, hensyn til kvalifikationerne hos de ansøgere, der er opført på den i stk. 1 omhandlede liste.

Hvis udvælgelsesprøven er baseret på både prøver og kvalifikationer, angiver udvælgelseskomitéen, hvilke af ansøgerne på listen der får adgang til prøverne.

Når udvælgelseskomitéen har afsluttet sit arbejde, opstiller den en liste over egnede ansøgere, jf. vedtægtens artikel 30. listen skal så vidt muligt indeholde mindst dobbelt så mange navne som antallet af stillinger, der skal besættes.

Udvælgelseskomitéen sender denne liste til ansættelsesmyndigheden sammen med en begrundet rapport fra udvælgelseskomitéen med eventuelle bemærkninger, som dens medlemmer måtte ønske at fremsætte."

(5) Sag T-293/03, Giuletti mod Kommissionen, dom af 31. januar 2006, endnu ikke offentliggjort. I præmis 63 hedder det: "L’AIPN dispose d’un large pouvoir d’appréciation pour déterminer les critères de capacité exigés par les emplois à pourvoir et pour déterminer, en fonction de ces critères et dans l’intérêt du service, les conditions et modalités d’organisation d’un concours".