Strasbourg, den 20. december 2006

Kære S.

Den 11. februar 2006 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende den måde, hvorpå Rådet for Den Europæiske Union havde behandlet en telefonisk anmodning om oplysninger. Ved e-mails af 16. og 17. marts 2006 fremsendte De yderligere oplysninger om Deres klage.

Den 31. marts 2006 videresendte jeg klagen til Rådets generalsekretær. Rådet afgav udtalelse på svensk den 11. juli 2006. Jeg fremsendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det, senest den 31. oktober 2006. Der er ikke modtaget bemærkninger fra Dem.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Ifølge klageren er de relevante faktiske omstændigheder kort sagt følgende:

Den 6. februar 2006 ringede han til Europa-Kommissionen for at spørge, om Kommissionen eller Rådet for Den Europæiske Union havde nogen forpligtelser eller muligheder for at udtrykke deres støtte til Danmark i dets utilfredshed med en række muslimske lande. Telefonopkaldet blev foretaget til nummeret +3222991111, og så vidt han husker, blev det foretaget lige efter middagstid. Den person i Kommissionen, der besvarede hans telefonopkald, oplyste ikke sit navn, men hun forklarede, at spørgsmålet var for kompliceret til, at hun kunne besvare det. Hun foreslog, at han ringede direkte til Javier Solana i Rådet og gav ham følgende telefonnummer: +3222856111. På dette nummer af Rådet svarede en mandlig person. Den person, der svarede, angav heller ikke sit navn. Klageren spurgte efter Solana og blev sendt videre til en kvindelig sekretær, som ikke angav hendes navn, og som fortalte ham, at han ikke kunne tale med Solana. Sekretæren sagde, at spørgsmålet ikke var let at besvare, og hun satte ham igennem til den person, der er ansvarlig for kontakter med pressen. Denne person kunne heller ikke besvare spørgsmålet.

Dagen efter kontaktede han Kommissionens repræsentation i Stockholm og talte med Eurojus-advokaten, som nævnte hans navn. Advokaten svarede pr. e-mail, som ganske vist indeholdt interessante oplysninger om Den Europæiske Unions fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik, men ikke besvarede hans spørgsmål. Men advokaten var i det mindste hjælpsomme og viste en ægte interesse i at forsøge at hjælpe.

Spørgsmålet forblev således ubesvaret, og klageren var utilfreds med den måde, hvorpå han blev behandlet, da han kontaktede Bruxelles. Ingen viste interesse for at svare på hans spørgsmål eller henviste ham til nogen, der kunne svare. Den kendsgerning, at ingen af de personer, som han havde talt med, brød sig om at nævne hans eller hendes navn, gjorde tingene endnu mere komplicerede.

Klageren hævdede, at Rådet ved behandlingen af hans anmodning om oplysninger pr. telefon den 6. februar 2006 ikke handlede i overensstemmelse med sin politik om øget åbenhed og venlighed over for borgerne (1).

Forespørgslen

Rådets udtalelse

Rådet fremsatte i sin udtalelse følgende bemærkninger:

Dens politik med hensyn til besvarelse af telefonopkald foretaget af medlemmer af offentligheden er fastlagt i kodeksen for god forvaltningsskik for Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og dets personale i deres faglige forbindelser med offentligheden (2) ("kodeksen"). De relevante artikler i kodeksen har følgende ordlyd:

"Artikel 5 høflighed

Personalet skal handle samvittighedsfuldt, korrekt, høfligt og imødekommende. Ved besvarelse af korrespondance eller telefonopkald eller ved enhver anden erhvervsmæssig kontakt med offentligheden bestræber de sig på at være så hjælpsomme som muligt.

Artikel 6 Tilvejebringelse af oplysninger

1. De ansatte skal give offentligheden de oplysninger, der anmodes om, og som henhører under deres ansvarsområde. De sikrer, at oplysningerne er så klare og forståelige som muligt.

2. Hvis en ansat af fortrolighedshensyn og/eller i henhold til gældende regler (navnlig vedtægtens artikel 17) finder, at han ikke er i stand til at videregive de ønskede oplysninger, skal begrundelsen for, at sådanne oplysninger ikke kan gives, meddeles den pågældende.

Artikel 8 Telefonopkald

1. Når de ansatte besvarer telefonen, skal de identificere sig selv og deres tjeneste. De skal også fastslå identiteten af den person, der foretager opkaldet. Medmindre fortrolighedshensyn, jf. artikel 6, stk. 2, forhindrer det, giver de de ønskede oplysninger eller henviser den kaldende part til den relevante kilde. Hvis de imidlertid er i tvivl om, hvorvidt disse oplysninger kan gives, skal de rådføre sig med deres hierarki eller henvise de personer, der ringer op, til deres overordnede.

2. Hvis en mundtlig anmodning om oplysninger er upræcis eller kompleks, kan den ansatte, der rettes henvendelse til, anmode den pågældende om at fremsætte anmodningen skriftligt."

Rådet er fast besluttet på at følge disse retningslinjer. Den har imidlertid ingen spor af de begivenheder, som klageren henviser til, og den er derfor ikke i stand til at kontrollere, om hans fremstilling af de faktiske omstændigheder er korrekt. Hvis en eller flere tjenestemænd i Rådet har undladt at angive deres navne, beklager Rådet denne undladelse. Generalsekretariatets personale gøres regelmæssigt opmærksom på betydningen af at overholde kodeksen.

Klageren hævder, at Kommissionen gav ham Solanas telefonnummer. Det er ikke helt sikkert, at klagen også vedrører det forhold, at klageren ikke var i stand til at tale med Solana personligt. Ikke desto mindre vil Rådet gerne benytte lejligheden til at præcisere, at det ikke er Javier Solanas opgave at svare personligt på spørgsmål fra offentligheden, selv om hans meget travle tidsplan ville gøre det muligt for ham at gøre det. Der findes ingen medlemsstat, hvor personer, der beklæder stillinger, der svarer til Javier Solanas, har en anden praksis. Under disse omstændigheder er det ikke urimeligt at henvise offentligheden til pressekontoret.

På samme måde er det ikke urimeligt, at en sekretær og en pressemedarbejder ikke var i stand til at give et svar. I den forbindelse mindes der om, at klageren ønskede at undersøge, om institutionerne var i stand til eller forpligtede til at udtrykke støtte til Danmark i dets konflikt med flere muslimske lande, hvilket betød, at institutionens holdning blev udtrykt. På det tidspunkt overvejede Rådet stadig sin detaljerede holdning til spørgsmålet.

Under sådanne omstændigheder er det vanskeligt at forestille sig, hvilket meningsfuldt svar der kunne have været givet til klageren, især da et svar, der blev givet over telefonen, let kunne have været fejlfortolket som et officielt synspunkt fra Rådet, som endnu ikke havde vedtaget en holdning.

Klagerens bemærkninger

Klageren blev opfordret til at fremsætte bemærkninger til Rådets udtalelse. Der blev ikke modtaget bemærkninger fra klageren.

Afgørelsen

1 Rådets behandling af klagerens anmodning om oplysninger

1.1 Klagen vedrører den måde, hvorpå klagerens anmodning om oplysninger, der blev fremsat telefonisk, blev behandlet af Rådet. Ifølge klageren ringede han til Kommissionen den 6. februar 2006 for at spørge, om Kommissionen eller Rådet havde nogen forpligtelser eller muligheder for at udtrykke deres støtte til Danmark i dets utilfredshed med en række muslimske lande. Den person i Kommissionen, der besvarede hans telefonopkald, forklarede, at spørgsmålet var for kompliceret til, at hun kunne besvare det, og foreslog, at han ringede direkte til Javier Solana i Rådet. Han fik følgende telefonnummer til at gøre dette: +3222856111. På dette nummer af Rådet svarede en mandlig person. Den person, der svarede, angav heller ikke sit navn. Klageren spurgte efter Solana og blev sendt videre til en kvindelig sekretær, som ikke angav hendes navn, og som fortalte ham, at han ikke kunne tale med Solana. Sekretæren sagde, at spørgsmålet ikke var let at besvare, og hun satte ham igennem til den person, der er ansvarlig for kontakter med pressen. Denne person kunne heller ikke besvare spørgsmålet. Spørgsmålet forblev således ubesvaret, og klageren var utilfreds med den måde, hvorpå han blev behandlet, da han kontaktede Bruxelles. Ifølge klageren var der ingen, der viste interesse for at besvare hans spørgsmål eller henviste ham til nogen, der kunne svare. Det faktum, at ingen af de personer, der blev talt med, brød sig om at sige hans eller hendes navn, gjorde tingene endnu mere komplicerede. Klageren hævdede, at Rådet ved behandlingen af hans anmodning om oplysninger pr. telefon den 6. februar 2006 havde undladt at handle i overensstemmelse med sin politik om øget åbenhed og venlighed over for borgerne (3).

1.2 Rådet henviste til artikel 5, 6 og 8 i sin kodeks for god forvaltningsskik for Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og dets personale i deres faglige forbindelser med offentligheden (4) og forsikrede Ombudsmanden om sit tilsagn om at følge disse retningslinjer. Rådet gjorde endvidere gældende, at eftersom det ikke har noget spor af de begivenheder, som klageren har henvist til, er det ikke i stand til at kontrollere, om hans fremstilling af de faktiske omstændigheder er korrekt. Hvis en eller flere tjenestemænd i Rådet har undladt at angive deres navne, beklager Rådet denne undladelse. Generalsekretariatets personale gøres regelmæssigt opmærksom på betydningen af at overholde kodeksen. Ifølge Rådet er det ikke Solanas opgave at svare personligt på spørgsmål fra offentligheden, selv om hans meget travle tidsplan ville gøre det muligt for ham at gøre det, og det er ikke urimeligt at henvise offentligheden til pressekontoret. På samme måde er det ikke urimeligt, at en sekretær og en pressemedarbejder ikke var i stand til at give et svar. I den forbindelse mindes der om, at klageren ønskede at undersøge, om institutionerne var i stand til eller forpligtede til at udtrykke støtte til Danmark i dets konflikt med flere muslimske lande, hvilket betød, at institutionens holdning blev udtrykt. På det tidspunkt drøftede Rådet stadig sin detaljerede holdning til spørgsmålet. Under sådanne omstændigheder er det vanskeligt at forestille sig, hvilket meningsfuldt svar der kunne have været givet til klageren, især da et svar, der blev givet over telefonen, let kunne have været fejlfortolket som et officielt synspunkt fra Rådet, som endnu ikke havde vedtaget en holdning.

1.3 Inden Ombudsmanden analyserer klagerens påstand, finder han det nødvendigt at behandle Rådets argument om, at eftersom det ikke har noget spor af de begivenheder, som klageren henviser til, er det ikke muligt at kontrollere, om hans fremstilling af de faktiske omstændigheder er korrekt. Ombudsmanden forstår fuldt ud, at en klage vedrørende indholdet af og omstændighederne ved telefonsamtaler kan være vanskelig at behandle for en administration, da der ikke findes nogen skriftlige optegnelser vedrørende disse samtaler. Der skal imidlertid tages hensyn til, at den foreliggende klage blev indgivet kort tid efter, at de relevante telefonsamtaler havde fundet sted, og først blev fremsendt til Rådet nogle uger senere. Det burde således ikke have været umuligt at få kendskab til de relevante faktiske omstændigheder. Ombudsmanden bemærker imidlertid i denne forbindelse, at Rådet ikke har forklaret, om og i givet fald på hvilken måde det har forsøgt at spore de begivenheder, som klageren henviser til. Ombudsmanden bemærker endvidere i denne forbindelse, at det i det mindste burde have været muligt for Rådet at identificere og høre den sidste person, som klageren talte med. Han bemærker endvidere, at Rådet, selv om det understregede, at det ikke var i stand til at kontrollere, om klagerens fremlæggelse af de faktiske omstændigheder var korrekt, ikke bestred, at de relevante telefonsamtaler havde fundet sted. Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden, at han er berettiget til at basere sin vurdering på klagerens redegørelse for begivenhederne.

1.4 I sin analyse af klagerens påstand minder Ombudsmanden om, at det i artikel 12, stk. 1, i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik (5) ("kodeksen") hedder, at "tjenestemanden skal være serviceminded, korrekt, høflig og tilgængelig i forholdet til offentligheden. Ved besvarelse af korrespondance, telefonopkald og e-mails skal tjenestemanden forsøge at være så hjælpsom som muligt og svare så fuldstændigt og præcist som muligt på de spørgsmål, der stilles." Kodeksens artikel 12, stk. 2, fastsætter endvidere, at "[h]vis tjenestemanden ikke er ansvarlig for det pågældende spørgsmål, henviser han borgeren til den relevante tjenestemand." Ombudsmanden minder også om, at det i kodeksens artikel 22, stk. 2, hedder, at "[h]vis en mundtlig anmodning om oplysninger er for kompliceret eller for omfattende til at blive behandlet, skal den [ansvarlige] tjenestemand råde den pågældende til at fremsætte sit krav skriftligt."

1.5 Med hensyn til forpligtelsen for Rådets ansatte til at henvende sig direkte til den pågældende tjenestemand finder Ombudsmanden det ikke urimeligt, at klageren er blevet henvist til pressekontoret med sin anmodning om oplysninger. Da Rådets pressekontor har til opgave at informere og dokumentere journalister om emner, der drøftes i Rådet og dets forberedende organer (6), bør det normalt være bekendt med Rådets holdning til forskellige spørgsmål.

1.6 Ombudsmanden er imidlertid ikke overbevist af Rådets argument om, at det ikke var urimeligt, at pressemedarbejderen ikke kunne give et svar på klagerens anmodning, da Rådet på daværende tidspunkt endnu ikke havde taget stilling til sagen, og Rådets yderligere argument om, at det under sådanne omstændigheder var vanskeligt at forestille sig, hvilket meningsfuldt svar klageren kunne have fået. Ombudsmanden mener, at hvis årsagen til, at pressemedarbejderen ikke kunne give et svar på klagerens spørgsmål, var, at Rådets holdning til sagen endnu ikke eksisterede, kunne og burde pressemedarbejderen have givet klageren disse oplysninger. Hvis årsagen til, at pressemedarbejderen ikke var i stand til at give et svar, var, at han ikke havde den nødvendige viden, ville det have været hensigtsmæssigt for ham at råde klageren til at fremsætte en skriftlig anmodning om oplysninger i overensstemmelse med kodeksens artikel 22, stk. 2. Det ser imidlertid ud til, at hverken sådanne oplysninger eller sådanne råd blev givet til klageren i den foreliggende sag. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser, og Ombudsmanden vil fremsætte en kritisk bemærkning i denne henseende.

1.7 Med hensyn til klagerens argument om, at Rådets ansatte ikke identificerede sig, da de besvarede telefonen, mener Ombudsmanden, at kravet i kodeksens artikel 12, stk. 1, om, at tjenestemændene skal være servicemindede, korrekte, høflige og tilgængelige i forholdet til offentligheden, betyder, at tjenestemændene, når de besvarer telefonen, skal give oplysninger om, hvem den, der ringer op, er nået frem til. Ombudsmanden bemærker, at denne tilgang fastholdes i artikel 8 i Rådets egen kodeks for god forvaltningsskik, hvori det fastsættes, at ansatte, når de besvarer telefonen, skal identificere sig selv og deres tjeneste. Ombudsmanden noterer sig imidlertid Rådets erklæring om, at hvis en eller flere tjenestemænd i Rådet rent faktisk undlod at angive deres navne, beklager Rådet denne undladelse. Ifølge Rådet gøres personalet regelmæssigt opmærksom på betydningen af at overholde dets kodeks for god forvaltningsskik. I lyset af, at Rådet har givet udtryk for sin beklagelse, hvis der opstod en udeladelse i denne henseende, og efter at have forsikret Ombudsmanden om sit tilsagn om at overholde sin kodeks for god forvaltningsskik, finder Ombudsmanden ingen grund til at foretage yderligere undersøgelser af dette aspekt af klagen.

2 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning med hensyn til Rådets behandling af klagerens anmodning om oplysninger:

Ombudsmanden er ikke overbevist af Rådets argument om, at det ikke var urimeligt, at pressemedarbejderen ikke kunne give et svar på klagerens anmodning, da Rådet på daværende tidspunkt endnu ikke havde taget stilling til sagen, og Rådets yderligere argument om, at det under sådanne omstændigheder var vanskeligt at forestille sig, hvilket meningsfuldt svar klageren kunne have fået. Ombudsmanden mener, at hvis årsagen til, at pressemedarbejderen ikke kunne give et svar på klagerens spørgsmål, var, at Rådets holdning til sagen endnu ikke eksisterede, kunne og burde pressemedarbejderen have givet klageren disse oplysninger. Hvis årsagen til, at pressemedarbejderen ikke var i stand til at give et svar, var, at vedkommende ikke havde den nødvendige viden, ville det have været hensigtsmæssigt for vedkommende at råde klageren til at fremsætte en skriftlig anmodning om oplysninger i overensstemmelse med kodeksens artikel 22, stk. 2. Det ser imidlertid ud til, at hverken sådanne oplysninger eller sådanne råd blev givet til klageren i den foreliggende sag. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Da dette aspekt af sagen vedrører procedurer vedrørende specifikke begivenheder i fortiden, er det ikke hensigtsmæssigt at søge en mindelig løsning på sagen.

Ombudsmanden har ikke fundet nogen grund til at gå videre med spørgsmålet om Rådets tjenestemænd, der undlader at oplyse deres navne, når de besvarer telefonen.

Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Rådets generalsekretær vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Klageren fremsatte den samme påstand mod Kommissionen, som behandles som en særskilt sag (klage 415/2006/TN) og vil indebære en særskilt afgørelse.

(2) EFT 2001 C 189, s. 2.

(3) Klageren fremsatte samme påstand mod Europa-Kommissionen. Klagen over Kommissionen behandles som en særskilt sag (klage 415/2006/TN) og vil indebære en særskilt afgørelse.

(4) EFT 2001 C 189, s. 2.

(5) Den europæiske kodeks for god forvaltningsskik findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu/code/pdf/en/code2005_en.pdf).

(6) Se side 8 i Rådets medievejledning. Vejledningen findes på Rådets websted (http://www.consilium.europa.eu/uedocs/cmsUpload/EN_MGUIDE%20INT.pdf).