Strasbourg, den 26. juli 2007

Kære C.

Den 24. februar 2006 indgav du en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionens Praktikkontor vedrørende din ansøgning om et praktikophold.

I forbindelse med en telefonsamtale den 7. marts 2006 anmodede mine tjenestegrene Dem om at fremsende dokumentation for, at De tidligere havde henvendt Dem administrativt til Kommissionen. Samme dag sendte du mig de relevante dokumenter.

Den 24. marts 2006 videresendte jeg klagen til Kommissionens formand.

Den 5. april 2006 sendte De mig en e-mail vedrørende Deres klage, hvori De meddelte mig, at De ønskede at ændre den klage, De havde indgivet.

Den 12. maj 2006 underrettede jeg Kommissionens formand om ændringen af Deres anmodning. De blev underrettet herom ved brev af samme dag.

Kommissionen afgav udtalelse den 30. maj 2006.

Den 2. juni 2006 fremsendte jeg den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger inden den 31. juli 2006. Der er ikke modtaget bemærkninger fra Dem på denne dato.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Den oprindelige klage

Ifølge klageren var de relevante faktiske omstændigheder kort sagt følgende:

I september 2005 ansøgte klageren om et praktikophold i Europa-Kommissionen for den periode, der begyndte i marts 2006.

I oktober 2005 påbegyndte klageren et praktikophold hos Eurocontrol. Dette praktikophold skulle efter planen være afsluttet i februar 2006 for at give klageren mulighed for at påbegynde sit praktikophold i Kommissionen i marts 2006.

Ifølge klageren var ansøgerne klart blevet informeret om, at de personer, der var blevet udvalgt til et praktikophold, ville blive underrettet herom inden midten af januar 2006 og ville modtage et kontrakttilbud.

I slutningen af januar 2006 konkluderede klageren på grund af manglende oplysninger fra Kommissionen, at han ikke var blevet udvalgt til et praktikophold. Han anmodede efterfølgende om og fik forlænget sit praktikophold i Eurocontrol indtil oktober 2006.

Den 22. februar 2006, dvs. mere end en måned efter den relevante frist, ringede Kommissionen imidlertid til klageren for at opfordre ham til at underskrive en kontrakt om praktikophold. Ifølge klageren var den tjenestemand i Kommissionen, der opfordrede ham til at underskrive sin kontrakt, også meget overrasket over, at han ikke havde fået nogen oplysninger på forhånd.

Klageren kontaktede Kommissionen pr. e-mail den 24. februar 2006. I denne e-mail påpegede klageren, at Kommissionen ikke i tide havde underrettet ham om, at han var blevet udvalgt til et praktikophold fra marts 2006. Klageren anmodede om, at Kommissionen udsatte hans udvælgelse til et praktikophold til den periode, der begyndte i oktober 2006.

Samme dag svarede Kommissionen klageren, at den havde noteret sig tilbagetrækningen af hans ansøgning om praktikophold fra marts 2006, og at det var umuligt for den at udsætte klagerens udvælgelse til et praktikophold for perioden fra oktober 2006.

I sin klage til Den Europæiske Ombudsmand hævdede klageren, at Kommissionen ikke i tide havde underrettet ham om, at han var blevet udvalgt til et praktikophold, der begyndte i marts 2006. Han nedlagde påstand om, at Kommissionen skulle udsætte hans udvælgelse til et praktikophold til den periode, der begyndte i oktober 2006.

Klagerens yderligere e-mail af 5. april 2006

Den 5. april 2006 meddelte klageren Ombudsmanden, at han ønskede at ændre sin klage som følger:

"Klageren hævder, at Kommissionen bør give ham mulighed for at påbegynde et praktikophold i oktober 2006. Hvis Ombudsmanden ikke er i stand til at afslutte sin undersøgelse inden den 1. oktober 2006, anmoder han om, at han får lov til at påbegynde sit praktikophold i marts 2007."

Den 12. maj 2006 underrettede Ombudsmanden Kommissionen om den nye formulering af klagerens klage. Klageren blev underrettet herom ved brev af samme dag.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

Kommissionens holdning til klagen var sammenfattende som følger:

Ifølge oplysningerne på Kommissionens Praktikkontor ,'s websted bestod resultatet af udvælgelsesproceduren for det møde, der begyndte i marts 2006, i at sende et kontrakttilbud inden midten af januar 2006.

Den relevante side på Kommissionens Praktikkontors websted indeholder imidlertid yderligere følgende to punkter:

"a) Sen udvælgelse:

Hvis tilbud afvises eller trækkes tilbage, kan GD'erne og tjenestegrenene foretage sene udvælgelser. Sent udvalgte kandidater kontaktes enten pr. telefon eller e-mail for at kontrollere, om de er ledige. Kontakt venligst ikke Praktikkontoret eller GD'erne vedrørende sen udvælgelse. Hvis du bliver udvalgt, kontakter vi dig.

Udvælgelsen fortsætter, indtil alle ledige pladser er besat, eller fristen er nået.

b) Ansættelsesfrister:

Ansættelsesfristen for mødet i marts er den 15. april."

Denne ansættelsesdato den 15. april var senere end den "normale" dato for begyndelsen af mødet, fordi udvælgelsen fortsatte indtil i) alle pladser blev tildelt eller ii) udløbet af fristen for udvælgelse af ansøgere til en praktikperiode på mindst tre måneder. I henhold til denne anden mulighed vil en praktikperiode begynde den 1. maj og slutte ved udgangen af juli i den relevante periode. Desuden vil der forud for de praktikophold, der skal påbegyndes den 1. maj, være en periode på 15 dage, hvor Kommissionen udvælger ansøgerne. Efter Kommissionens opfattelse syntes klageren kun at have læst den første del af oplysningerne på siden vedrørende meddelelsen om resultaterne af udvælgelsen.

I lyset af ovenstående fandt Kommissionen, at den havde kontaktet klageren rettidigt, dvs. den 22. februar 2006, for at foreslå ham et forsinket tilbud.

Med hensyn til klagerens påstand anførte Kommissionen, at andet afsnit i punkt 4 i Kommissionens afgørelse af 2. marts 2005 om regler for praktikophold (1) klart præciserede, at ansøgerne kun kunne få én kontrakt for en given praktikperiode. Ansøgere, der afslog et tilbud om en kontrakt, blev således udelukket fra den igangværende procedure. De havde mulighed for at ansøge igen om en senere uddannelsesperiode, forudsat at de indgav en ny anmodning ledsaget af al dokumentation.

Hver session havde sin egen samling af ansøgninger, og for at sikre en ensartet behandling af sagerne blev kun de sager, der indgik i den samme udvælgelsesprocedure, taget i betragtning.

Kommissionen konkluderede, at den ikke havde begået nogen fejl ved at underrette klageren om hans sene ansættelse den 22. februar 2006, og at oplysningerne på webstedet i denne henseende var tilstrækkeligt klare. Kommissionen kunne ikke fravige sine regler ved at udsætte udvælgelsen til en senere periode.

Klagerens bemærkninger

Der blev ikke modtaget bemærkninger fra klageren inden for den frist, der var fastsat til dette formål.

Afgørelsen

1 Kommissionens påståede undladelse af rettidigt at underrette klageren om, at han var blevet udvalgt til et praktikophold, der begyndte i marts 2006

1.1 I september 2005 ansøgte klageren om et praktikophold i Europa-Kommissionen for perioden fra marts 2006. Ifølge klageren var ansøgerne klart blevet underrettet om, at de personer, der var blevet udvalgt til et praktikophold, ville blive underrettet herom inden midten af januar 2006. I oktober 2005 påbegyndte klageren et praktikophold i Eurocontrol, som skulle vare indtil udgangen af februar 2006. I slutningen af januar 2006 konkluderede klageren på grund af manglende oplysninger fra Kommissionen, at han ikke var blevet udvalgt til et praktikophold. Han anmodede efterfølgende om og fik forlænget sit praktikophold i Eurocontrol indtil oktober 2006. Den 22. februar 2006 ringede Kommissionen imidlertid til klageren for at opfordre ham til at underskrive en kontrakt om praktikophold. Ifølge klageren var den tjenestemand i Kommissionen, som opfordrede ham til at underskrive sin kontrakt, meget overrasket over, at han ikke havde fået nogen oplysninger på forhånd. Klageren hævdede, at Kommissionen ikke i tide havde underrettet ham om, at han var blevet udvalgt til et praktikophold, der begyndte i marts 2006.

1.2 I sin udtalelse anerkendte Kommissionen, at resultatet af udvælgelsesproceduren for det møde, der begyndte i marts 2006, ifølge oplysningerne på Praktikkontorets websted bestod i fremsendelse af et kontrakttilbud inden midten af januar 2006. På den relevante side på webstedet for Kommissionens Praktikkontor fremgik det imidlertid yderligere, at dens generaldirektorater og tjenestegrene kunne foretage sene udvælgelser, hvis tilbuddene blev afvist eller trukket tilbage. I så fald ville de ansøgere, der blev udvalgt for sent, blive kontaktet enten pr. telefon eller e-mail for at kontrollere, om de var ledige, og udvælgelsen ville fortsætte, indtil alle ledige pladser var besat, eller den relevante frist var nået. I tilfælde af sene udvælgelser var ansættelsesfristen for mødet i marts den 15. april i det pågældende år. Kommissionen anførte, at den havde kontaktet klageren rettidigt, dvs. den 22. februar 2006, hvor den afgav et for sent tilbud. Kommissionen konkluderede, at den ikke havde begået nogen fejl ved at underrette klageren om hans sene ansættelse den 22. februar 2006, og at oplysningerne på webstedet var tilstrækkeligt klare.

1.3 Der blev ikke modtaget bemærkninger fra klageren inden for den fastsatte frist.

1.4 Ombudsmanden bemærker, at der i henhold til reglerne for praktikophold i Kommissionen er to uddannelsesperioder om året, nemlig i) fra den 1. marts til udgangen af juli og ii) fra den 1. oktober til udgangen af februar det følgende år. Ifølge de oplysninger, der er tilgængelige på Kommissionens Praktikkontors websted, skal de udvalgte ansøgere for den periode, der begynder i marts, underrettes om resultaterne af udvælgelsen senest medio januar i det relevante år. Ombudsmanden bemærker endvidere, at der er mulighed for sen udvælgelse af yderligere kandidater, hvis tilbuddene afvises eller trækkes tilbage. De udvalgte ansøgere kontaktes af Praktikkontoret, og udvælgelsen fortsætter, indtil alle ledige pladser er besat, eller fristen (den 15. april for mødeperioden i marts) er nået.

1.5 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionens Praktikkontor i forbindelse med en telefonsamtale den 22. februar 2006 opfordrede klageren til at underskrive en kontrakt om et praktikophold. I lyset af ovenstående ser det derfor ud til, at Kommissionen forsøgte at udnytte muligheden for sen udvælgelse og underrettede klageren i god tid, dvs. inden den 15. april 2006, om, at han var blevet udvalgt til et praktikophold.

1.6 Ombudsmanden bemærker, at klageren i sin klage anførte, at den tjenestemand i Kommissionen, der talte med ham, i forbindelse med telefonsamtalen den 22. februar 2006 var meget overrasket over, at han ikke havde fået nogen oplysninger på forhånd. Dette forhold kunne rejse tvivl om Kommissionens redegørelse for begivenhederne, eftersom ansøgeren i tilfælde af en sen udvælgelse tydeligvis ikke ville være blevet kontaktet af Kommissionen tidligere. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at klageren ikke har fremlagt yderligere oplysninger i denne forbindelse. Det kan således ikke udelukkes, at den relevante tjenestemands eventuelle overraskelse skyldtes, at klageren ikke var blevet underrettet om muligheden for en sen udvælgelse. Det skal endvidere bemærkes, at klageren ikke har fremsat bemærkninger til Kommissionens svar. Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden ikke, at han har nogen grund til at betvivle Kommissionens forklaring om, at den foretog en sen udvælgelse i den foreliggende sag.

1.7 På baggrund af ovenstående finder Ombudsmanden, at der ikke synes at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side for så vidt angår klagerens påstand.

2 Klagerens påstand

2.1 Klageren hævdede, at Kommissionen burde have udsat hans udvælgelse til et praktikophold til den periode, der begyndte i oktober 2006. Ved e-mail af 5. april 2006 hævdede klageren, at Kommissionen burde give ham mulighed for at påbegynde et praktikophold i oktober 2006. Hvis Ombudsmanden ikke var i stand til at afslutte sin undersøgelse inden den 1. oktober 2006, krævede han, at han fik lov til at påbegynde sit praktikophold i marts 2007.

2.2 Kommissionen anførte, at punkt 4, andet afsnit, i Kommissionens afgørelse af 2. marts 2005 om regler for praktikophold (2) klart præciserede, at ansøgerne kun kunne få én kontrakt for en given praktikperiode. Ansøgere, der afslog et tilbud om en kontrakt, blev således udelukket fra den igangværende procedure. De havde mulighed for at ansøge igen om en senere uddannelsesperiode, forudsat at de indgav en ny anmodning ledsaget af al dokumentation. Hver session havde sin egen samling af ansøgninger, og for at sikre en ensartet behandling af sagerne blev kun de sager, der indgik i den samme udvælgelsesprocedure, taget i betragtning. Kommissionen påpegede, at den ikke kunne fravige sine regler ved at udsætte udvælgelsen til en senere periode.

2.3 Ombudsmanden bemærker, at i henhold til artikel 4, stk. 2 ("Ansættelsesprocedure"), i Kommissionens afgørelse af 2. marts 2005 om regler for praktikophold,

"[A]plikanter kan kun tilbydes en enkelt kontrakt for en given uddannelsesperiode. Ansøgere, der afviser et kontrakttilbud, vil blive udelukket fra den igangværende procedure. De kan ansøge igen for en efterfølgende uddannelsesperiode ved at indgive en ny ansøgning sammen med al dokumentation" (fremhævelse tilføjet af Kommissionen).

2.4 I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden, at Kommissionens holdning forekommer rimelig. Ombudsmanden mener derfor ikke, at klageren har godtgjort sin påstand.

3 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Afgørelsen findes på Kommissionens websted (http://ec.europa.eu/stages/rules/rules_en.htm).

(2) Afgørelsen findes på Kommissionens websted (http://ec.europa.eu/stages/rules/rules_en.htm).