Strasbourg, den 14. december 2007

Kære A.

Den 3. februar 2006 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked ("Kontoret") over, at det ikke havde givet aktindsigt i et dokument og ikke havde behandlet en betalingsanmodning korrekt.

Den 15. marts 2006 indledte jeg en undersøgelse af denne klage og videresendte den til Sortsmyndighedens præsident. Kontoret afgav udtalelse den 8. juni 2006. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 18. juli 2006. Ved brev af 23. januar 2007 sendte De mig yderligere oplysninger i forbindelse med Deres klage.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget. Jeg beklager forsinkelsen i behandlingen af din sag.

Komplekset og dets bagside

De væsentlige elementer i dette klagepunkt kan sammenfattes som følger. Klageren er advokat ved advokatsamfundet i Bruxelles. Han repræsenterede M. i en sag (sag T) ved Retten i Første Instans (herefter »Retten«), som vedrørte et erstatningssøgsmål mod Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked (herefter »Harmoniseringskontoret«). Harmoniseringskontoret blev pålagt at betale en femtedel af de af M. afholdte sagsomkostninger (1). Som følge af denne dom, der blev afsagt den 28. oktober 2004, anmodede klageren i sin egenskab af advokat for M. ved skrivelse af 5. november 2004 Harmoniseringskontoret om at betale ham et beløb på 2 727,08 EUR, hvilket svarede til en femtedel af hans honorarer og udgifter (i alt 13 635,43 EUR) i denne sag. Klageren anførte, at denne fremgangsmåde er normal, og når advokaten får udbetalt det relevante beløb, godtgør han sin klient, men beholder det beløb, som hans klient måtte skylde ham. M. skyldte klageren 4 635,42 EUR, hvilket han var blevet underrettet om ved brev af 16. juli 2004. Den 7. december 2004 modtog klageren fra Harmoniseringskontoret et brev, hvoraf det fremgik, at M. havde meddelt Harmoniseringskontoret, at der ikke var nogen aftale mellem ham og klageren om det endelige beløb for klagerens gebyrer i den pågældende sag. Kontoret var derfor ikke i stand til at betale klageren det krævede beløb, før M. var nået til enighed om det endelige beløb for klagerens honorarer. Klageren udledte af dette svar, at kontoret havde sendt hans skrivelse af 5. november 2004 til M., selv om M. ikke var modtageren heraf.

Den 28. december 2004 sendte klageren et brev til M., hvori han blev mindet om sin gæld. Samme dag skrev klageren igen til kontoret. I denne skrivelse gentog han den anmodning, han havde fremsat i sin skrivelse af 5. november 2004, idet han påpegede, at det var i hans egenskab af advokat at sikre fuldbyrdelsen af Rettens dom og følgelig i overensstemmelse med gældende praksis at anmode om godtgørelse af de omkostninger, som Harmoniseringskontoret skulle betale i henhold til denne dom. I samme skrivelse tilføjedes det i klagen, at denne funktion var uafhængig af spørgsmålet om, hvorvidt der var en aftale eller uenighed mellem parterne med hensyn til størrelsen af gebyrer og udgifter.

Ved brev af 30. august 2005 meddelte kontoret klageren, at det direkte havde betalt M. det beløb, som sidstnævnte havde angivet som svarende til 20 % af de omkostninger, som han havde afholdt i forbindelse med retssagen. Harmoniseringskontoret understregede, at eftersom det var M., der havde ret til godtgørelse af de udgifter, som han havde afholdt i sin egenskab af sagsøger i en sag ved Retten i Første Instans, havde Harmoniseringskontoret besluttet at betale ham det beløb, som han havde anmodet om som godtgørelse af 20 % af udgifterne. Harmoniseringskontoret var således af den opfattelse, at det på den ene side havde opfyldt sine forpligtelser i henhold til Rettens dom vedrørende godtgørelse af omkostninger, og på den anden side, at tvisten mellem M. og klageren vedrørende levering af juridiske tjenesteydelser ikke var omfattet af Harmoniseringskontorets mandat.

Ved brev af 14. september 2005 anmodede klageren M. om at betale det beløb på 4 635,42 EUR, som han skyldte ham. Brevet blev imidlertid returneret til klageren. Ved skrivelse af 27. september 2005 til Harmoniseringskontoret anførte klageren, at Harmoniseringskontoret ikke kunne påberåbe sig den eventuelle uenighed mellem ham og M. med henblik på at afslå at betale sagsomkostningerne. Klageren mente, at kontoret faktisk bevidst havde begunstiget M. i forbindelse med hans tvist med klageren i strid med de regler, der gælder for betaling af omkostninger. Ved skrivelse af 10. oktober 2005 bekræftede Sortsmyndighedens præsident i det væsentlige erklæringerne i ovennævnte skrivelse af 30. august 2005. Ved skrivelse af 26. oktober 2005 til Harmoniseringskontorets præsident understregede klageren, at Harmoniseringskontoret tydeligvis var blevet underrettet af M. om, at der var en tvist mellem ham og klageren med hensyn til betaling af salærerne, at Harmoniseringskontoret havde løst denne tvist til fordel for M. uden at have hørt klageren, og at omkostningerne i princippet dækker advokatsalærer og normalt skal betales til advokaterne. Klageren anmodede desuden om i) en kopi af M.'s anmodning om godtgørelse og ii) præciseringer med hensyn til den dato, hvor kontoret havde betalt omkostningerne til M.

Ved skrivelse af 22. november 2005 afslog Sortsmyndighedens præsident at give klageren aktindsigt i M.'s anmodning om godtgørelse. I denne forbindelse anførte formanden, at begæringen i henhold til fællesskabslovgivningen om aktindsigt vedrørte et dokument fra tredjemand, som ikke kunne meddeles klageren uden en ad hoc-tilladelse fra dokumentets ophavsmand. Ved skrivelse af 2. december 2005 indgav klageren en klage med den begrundelse, at a) M. ikke kunne betragtes som tredjemand, da han var tjenestemand ved Harmoniseringskontoret og havde været repræsenteret af ham ved Retten i Første Instans, og b) undtagelserne i artikel 4 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen (2) ("forordning 1049/2001") bør fortolkes strengt. I sin ansøgning anmodede klageren også kontoret om at præcisere retsgrundlaget for dets holdning om, at M. var en tredjepart.

Ved skrivelse af 12. januar 2006 afviste Harmoniseringskontorets præsident klagen under henvisning til følgende. Hans afslag på aktindsigt i det ønskede dokument var baseret på forordning (EF) nr. 1049/2001 og på Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3) ("forordning 45/2001"), læst under ét. M. var tredjemand i forhold til Harmoniseringskontoret, fordi det ønskede dokument hverken vedrørte udøvelsen af M.'s funktioner eller Harmoniseringskontorets aktiviteter, som han arbejdede for. Dokumentet indeholdt personoplysninger som omhandlet i forordning (EF) nr. 45/2001, og kontoret ville derfor være forpligtet til at rådføre sig med M., inden det videregiver dem. Formanden bekræftede således, at det ønskede dokument i overensstemmelse med artikel 4 i forordning nr. 1049/2001 udgjorde et dokument fra tredjemand, som ikke kunne videregives til klageren uden ophavsmandens samtykke, dvs. M., eftersom det kunne indeholde personoplysninger, og udbredelsen heraf kunne anses for at udgøre et indgreb i M.'s privatliv.

I sin klage til Ombudsmanden fremsatte klageren følgende påstande og påstande:

(1) Kontoret har (bevidst) ikke behandlet hans betalingsanmodning korrekt.

(2) Kontoret afslog med urette at give ham aktindsigt i M.'s anmodning om godtgørelse.

(3) Klageren bør gives aktindsigt i M.'s anmodning om godtgørelse.

(4) Harmoniseringskontoret bør straks betale ham et beløb på 2 727,08 EUR, hvilket svarer til 20 % af de omkostninger, som Harmoniseringskontoret skulle betale i henhold til Rettens dom i sag T.

(5) Harmoniseringskontoret bør betale ham morarenter for forsinket betaling af ovennævnte beløb (8 % om året, beregnet fra den 7. november 2004).

(6) Klageren bør have erstatning (på 15 000 EUR) for den ikke-økonomiske skade, han har lidt som følge af kontorets fejl.

Forespørgslen

I sin udtalelse om klagen gav Harmoniseringskontoret for det første udtryk for visse betænkeligheder med hensyn til, om klagen kunne antages til realitetsbehandling. Den afviste derefter klagerens påstande og påstande. Med hensyn til påstanden om, at den ikke havde behandlet klagerens betalingsanmodning korrekt, gentog den i det væsentlige de argumenter, der var fremsat i brevene af 30. august 2005 og 10. oktober 2005, som den havde sendt til klageren. Hvad angår påstanden om afslaget på at give klageren aktindsigt i M.'s anmodning om godtgørelse bemærkede Harmoniseringskontoret bl.a., at det i henhold til artikel 118a i Rådets forordning (EF) nr. 40/94, sammenholdt med artikel 3 og 4 (stk. 1, 2 og 4) i forordning (EF) nr. 1049/2001, var forpligtet til at høre M. om, hvorvidt udbredelsen af det pågældende dokument ville være til skade for hans privatliv. I sit brev af 26. oktober 2005 anmodede klageren om, at hans anmodning om aktindsigt blev behandlet fortroligt. Dette forhindrede Harmoniseringskontoret i at anmode M. om at udtale sig om muligheden for udbredelse og navnlig om, hvorvidt han mente, at en af undtagelserne i artikel 4, stk. 1 eller 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001 fandt anvendelse. Kontoret var derfor ikke i stand til at imødekomme klagerens anmodning.

I sine bemærkninger fastholdt klageren sine påstande. Han afviste også Harmoniseringskontorets forslag om, at klagen kunne afvises.

Afgørelsen

1 Indledende bemærkning

1.1 Kontoret gav i sin udtalelse om klagen udtryk for visse betænkeligheder med hensyn til, om klagen kunne antages til behandling, idet det henviste til EF-traktatens artikel 195 (4) og til artikel 1, stk. 3, og artikel 2, stk. 7, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand (5). Den bemærkede, at klagerens anmodninger vedrørte fuldbyrdelsen af en dom afsagt af Retten i Første Instans (i sag T), som var blevet appelleret (sag C). I sine bemærkninger afviste klageren kontorets forslag om, at klagen kunne afvises. Efterfølgende meddelte han Ombudsmanden, at appellen blev afvist af Domstolen.

1.2 Det er i den forbindelse tilstrækkeligt at bemærke, at Ombudsmandens vurdering af berettigelsen af klagerens påstande på ingen måde kan anses for at rejse tvivl om rigtigheden af Rettens dom i sag T eller Domstolens kendelse i sag C. Klagerens påstande, som Ombudsmanden har undersøgt, vedrører kontorets behandling af klagerens betalingsanmodninger og aktindsigt i et dokument. Dette spørgsmål blev ikke behandlet i ovennævnte domme, som vedrørte en arbejdskonflikt mellem kontoret og M. Det følger heraf, at de betænkeligheder vedrørende formaliteten, som Harmoniseringskontoret har givet udtryk for i lyset af EF-traktatens artikel 195 og artikel 1, stk. 3, og artikel 2, stk. 7, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand, ikke er begrundede.

2 Påstand om, at kontoret (bevidst) ikke har behandlet klagerens betalingsanmodning korrekt

2.1 Klageren, der er advokat, repræsenterede M. i en sag ved Retten i Første Instans. Sagen vedrørte et erstatningssøgsmål mod Harmoniseringskontoret. Harmoniseringskontoret fik delvis medhold i søgsmålet og blev pålagt at betale 20 % af M.’s omkostninger i forbindelse med retssagen. Det fremgår, at der efter denne dom var en tvist mellem M. og klageren om betaling af sidstnævntes honorarer. Efter afsigelsen af denne dom den 28. oktober 2004 anmodede klageren i sin egenskab af advokat for M. ved skrivelse af 5. november 2004 Harmoniseringskontoret om at betale ham et beløb på 2 727,08 EUR, hvilket svarede til en femtedel af hans honorarer og udgifter (i alt 13 635,43 EUR) i denne sag. Den 7. december 2004 modtog klageren fra Harmoniseringskontoret et brev, hvoraf det fremgik, at M. havde meddelt Harmoniseringskontoret, at der ikke var nogen aftale mellem ham og klageren om det endelige beløb for klagerens gebyrer i den pågældende sag. Kontoret var derfor ikke i stand til at betale klageren det krævede beløb, før M. var nået til enighed om det endelige beløb for klagerens honorarer.

Den 28. december 2004 sendte klageren et brev til M., hvori han blev mindet om sin gæld. Samme dag skrev klageren igen til kontoret. I denne skrivelse gentog han den anmodning, han havde fremsat i sin skrivelse af 5. november 2004, idet han påpegede, at det var i hans egenskab af advokat at sikre fuldbyrdelsen af Rettens dom og følgelig i overensstemmelse med gældende praksis at anmode om godtgørelse af de omkostninger, som Harmoniseringskontoret skulle betale i henhold til denne dom. I samme brev tilføjede klageren, at denne funktion var uafhængig af spørgsmålet om, hvorvidt der var en aftale eller uenighed mellem parterne med hensyn til størrelsen af gebyrer og udgifter. Ved brev af 30. august 2005 meddelte kontoret klageren, at det direkte havde betalt M. det beløb, som sidstnævnte havde angivet som svarende til 20 % af de omkostninger, som han havde afholdt i forbindelse med retssagen. Harmoniseringskontoret understregede, at eftersom det var M., der havde ret til godtgørelse af de udgifter, som han havde afholdt i sin egenskab af sagsøger i en sag ved Retten i Første Instans, havde Harmoniseringskontoret besluttet at betale ham det beløb, som han havde anmodet om som godtgørelse af 20 % af udgifterne. Harmoniseringskontoret var således af den opfattelse, at det på den ene side havde opfyldt sine forpligtelser i henhold til Rettens dom vedrørende godtgørelse af omkostninger, og på den anden side, at tvisten mellem M. og klageren vedrørende levering af juridiske tjenesteydelser ikke var omfattet af Harmoniseringskontorets mandat.

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at kontoret (bevidst) havde undladt at behandle hans betalingsanmodning korrekt. Han var af den opfattelse, at Harmoniseringskontoret havde taget M.'s side i forbindelse med hans tvist med M. Efter Harmoniseringskontorets opfattelse afviste Harmoniseringskontoret denne påstand ved i det væsentlige at gentage ovennævnte argumenter. I sine bemærkninger fastholdt klageren sin påstand.

2.2 Ombudsmanden bemærker for det første, at i henhold til artikel 91, litra b), i Rettens procesreglement betragtes "nødvendige udgifter, som parterne har afholdt med henblik på sagens behandling, navnlig rejse- og opholdsudgifter og vederlag til befuldmægtigede, rådgivere eller advokater " som udgifter, der kan kræves erstattet. Procesreglementets artikel 92, stk. 1, har følgende ordlyd: "Såfremt der er uenighed om, hvilke omkostninger der skal dækkes, afsiger den ret, for hvilken sagen er indbragt, på begæring af den berørte part og efter at have hørt modparten en kendelse, som ikke kan appelleres."Det følger af fast retspraksis, at:

a) de udgifter, der kan kræves erstattet, er begrænset til dels de udgifter, der er afholdt med henblik på sagens behandling ved Retten, dels de udgifter, der var nødvendige med henblik herpå

b) da der ikke findes fællesskabsbestemmelser om fastsættelse af salærsatser, skal Domstolen foretage en ubegrænset vurdering af sagens faktiske omstændigheder under hensyntagen til sagens genstand og karakter, dens betydning i fællesskabsretlig henseende samt de vanskeligheder, som sagen frembyder, den arbejdsbyrde, som sagen har medført for de involverede befuldmægtigede eller rådgivere, og den økonomiske interesse, som parterne har haft i sagen

c) Retten har ikke kompetence til at fastsætte de salærer, som parterne skal betale deres egne advokater, men den kan fastsætte størrelsen af de salærer, der kan kræves erstattet af den part, som pålægges at betale sagens omkostninger.

d) når Domstolen træffer afgørelse om anmodningen om fastsættelse af sagsomkostningerne, er den ikke forpligtet til at tage hensyn til nationale tariffer for advokatsalærer eller til aftaler om salærer, der er indgået mellem den pågældende part og dennes befuldmægtigede eller rådgivere (6).

2.3 Under hensyntagen til ovenstående bemærker Ombudsmanden følgende. For det første synes klageren ikke at have anfægtet rigtigheden af Harmoniseringskontorets holdning om, at det var M. i hans egenskab af part i den pågældende retssag og ikke klageren (i hans egenskab af M.'s advokat), der havde ret til at få godtgjort 20 % af de udgifter, som M. havde afholdt i forbindelse med sagen ved Retten. Procesreglementets artikel 86 ff., der vedrører betaling af sagsomkostninger, synes ikke at skabe en ret til betaling til fordel for advokaterne for de parter, der har ret til at få dækket sagsomkostningerne. I henhold til ovennævnte regler, som fortolket af Retten i Første Instans, var de omkostninger, som Harmoniseringskontoret skulle betale, "nødvendige udgifter afholdt af [M.] i forbindelse med sagen" (fremhævelse tilføjet), som kan, men ikke nødvendigvis var sammenfaldende med det beløb, som klageren opkrævede af M. for levering af tjenesteydelser i forbindelse med retssagen, eller med det beløb, der var fastsat i en aftale indgået mellem klageren og M. Det følger af de samme regler, at eftersom Harmoniseringskontoret nåede til enighed med M. om det beløb, der skulle betales som retsomkostninger til M., og foretog den relevante betaling til M., bør Harmoniseringskontoret anses for at have opfyldt Rettens dom (i sag T) med hensyn til betaling af omkostninger. I denne forbindelse skal det ligeledes bemærkes, at Harmoniseringskontoret ikke synes at være blevet underrettet om en domstolsafgørelse eller en anden bindende retsakt, der forpligter det til at afholde sig fra at foretage denne betaling til M. med henblik på at sikre betalinger, som M. måtte være nødt til at foretage til klageren.

2.4 I lyset af ovenstående synes Harmoniseringskontoret ikke at have taget M.'s side i forbindelse med tvisten mellem klageren og M. Det ser snarere ud til, at Harmoniseringskontoret blot har opfyldt sine forpligtelser i henhold til Rettens dom med hensyn til betaling af sagsomkostninger. Den omstændighed, at Harmoniseringskontoret og M. nåede til enighed om de " nødvendige udgifter, som [M.] har afholdt i forbindelse med sagen", betyder ikke, som klageren hævder, at Harmoniseringskontoret tog stilling til, om M. skyldte klageren 4 635,42 EUR. Endvidere besvarede kontoret (den 7. december 2004) klagerens betalingsanmodning (brev af 5. november 2004) og forklarede, at det ikke kunne betale det beløb, som klageren havde anmodet om, eftersom M. havde meddelt kontoret, at der ikke var nogen aftale mellem ham og klageren om det endelige beløb for klagerens honorarer. Harmoniseringskontoret synes herved at have handlet rimeligt. Harmoniseringskontoret fandt også med rimelighed, at en sådan aftale ikke var nødvendig for fastsættelsen af de "nødvendige udgifter, som [M.] har afholdt i forbindelse med sagen ", og for opfyldelsen af dets relevante forpligtelse til at betale sagsomkostninger i henhold til Rettens dom. Som anført ovenfor kan disse udgifter, men vil ikke nødvendigvis, være sammenfaldende med det beløb, der er fastsat i en sådan aftale.

2.5 Under disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at klagerens påstand ikke er underbygget. Ombudsmanden finder derfor ingen tilfælde af fejl eller forsømmelser, der svarer til denne påstand.

3 Påstand om, at kontoret med urette afslog at give klageren aktindsigt i M.'s anmodning om godtgørelse

3.1 Klageren, der er advokat, repræsenterede M. i en sag ved Retten i Første Instans. Sagen vedrørte et erstatningssøgsmål mod Harmoniseringskontoret. Harmoniseringskontoret blev pålagt at betale en femtedel af de af M. afholdte sagsomkostninger. Det fremgår, at der efter denne dom var en tvist mellem M. og klageren om betaling af sidstnævntes honorarer. Ved brev af 30. august 2005 meddelte kontoret klageren, at det havde betalt det beløb, som M. havde angivet som svarende til 20 % af de omkostninger, som han havde afholdt i forbindelse med ovennævnte retssag, direkte til M. Ved skrivelse af 26. oktober 2005 til Harmoniseringskontorets præsident anmodede klageren om en kopi af M.'s anmodning om godtgørelse.

3.2 Ved skrivelse af 22. november 2005 afslog Harmoniseringskontorets præsident at imødekomme klagerens ovennævnte anmodning med den begrundelse, at den i henhold til gældende fællesskabslovgivning vedrørte et dokument fra tredjemand, som ikke kunne meddeles klageren uden en ad hoc-tilladelse fra dokumentets ophavsmand. Ved skrivelse af 2. december 2005 indgav klageren en klage (genfremsat begæring) med den begrundelse, at a) M. ikke kunne betragtes som tredjemand, da han var tjenestemand ved Harmoniseringskontoret og havde været repræsenteret af ham ved Retten i Første Instans, b) undtagelserne i artikel 4 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (7) ("forordning 1049/2001") bør fortolkes strengt. I sin ansøgning anmodede klageren også kontoret om at præcisere retsgrundlaget for dets holdning om, at M. var en tredjepart.

Ved skrivelse af 12. januar 2006 afslog Harmoniseringskontorets præsident den genfremsatte begæring under henvisning til følgende: Hans afslag på aktindsigt i det ønskede dokument var baseret på forordning (EF) nr. 1049/2001 og på Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (8) ("forordning 45/2001"), læst under ét. M. var tredjemand i forhold til Harmoniseringskontoret, fordi det ønskede dokument hverken vedrørte udøvelsen af M.'s funktioner eller Harmoniseringskontorets aktiviteter, som han arbejdede for. Dokumentet indeholdt personoplysninger som omhandlet i forordning (EF) nr. 45/2001, og kontoret ville derfor være forpligtet til at rådføre sig med M., inden det videregiver dem. Formanden bekræftede således, at det ønskede dokument i overensstemmelse med artikel 4 i forordning nr. 1049/2001 udgjorde et dokument fra tredjemand, som ikke kunne videregives til klageren uden ophavsmandens samtykke, dvs. M., eftersom det kunne indeholde personoplysninger, og udbredelsen heraf kunne anses for at udgøre et indgreb i M.'s privatliv.

3.3 I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at kontoret med urette havde nægtet ham aktindsigt i M.'s anmodning om godtgørelse. Til støtte for denne påstand gjorde han gældende, at a) M. ikke var tredjemand i forhold til Harmoniseringskontoret, eftersom han var tjenestemand ved Harmoniseringskontoret, og han fremsatte anmodningen om godtgørelse efter en retsafgørelse, der løste den tvist, han havde med Harmoniseringskontoret, b) det pågældende dokument var på ingen måde relevant for M.'s privatliv og indeholdt ingen personoplysninger, da der blot var tale om en betalingsanmodning.

3.4 I sin udtalelse om dette klagepunkt tilføjede Harmoniseringskontoret til støtte for sit afslag på klagerens begæring om aktindsigt, at det i henhold til artikel 118a i Rådets forordning (EF) nr. 40/94 af 20. december 1993 om EF-varemærker (9) (herefter »forordning nr. 40/94«), sammenholdt med artikel 3 og 4 (stk. 1, 2 og 4) i forordning (EF) nr. 1049/2001, var forpligtet til at rådføre sig med M. om, hvorvidt udbredelsen af det pågældende dokument ville være til skade for hans privatliv, navnlig hans forretningsmæssige interesser i henhold til forordning (EF) nr. 45/2001. Det var klart, at klageren ønskede aktindsigt i dette tredjepartsdokument i forbindelse med en privat handelstvist mellem klageren og M. I sit brev af 26. oktober 2005 anmodede klageren om, at hans anmodning om aktindsigt blev behandlet fortroligt. Dette forhindrede Harmoniseringskontoret i at anmode M. om at udtale sig om muligheden for udbredelse og navnlig om, hvorvidt han mente, at en af undtagelserne i artikel 4, stk. 1 eller 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001 fandt anvendelse. Kontoret var derfor ikke i stand til at imødekomme klagerens anmodning. Klageren anmodede endvidere Ombudsmanden om at behandle hans sag fortroligt.

I sine bemærkninger fastholdt klageren sin påstand.

3.5 I henhold til artikel 118a i forordning (EF) nr. 40/94 finder forordning (EF) nr. 1049/2001 anvendelse på Harmoniseringskontorets dokumenter.

I henhold til artikel 3 i forordning (EF) nr. 1049/2001 forstås ved "tredjemand" i denne forordning enhver fysisk eller juridisk person eller enhver enhed uden for den pågældende institution, herunder medlemsstaterne, andre institutioner og organer i eller uden for Fællesskabet og tredjelande."

I artikel 4, stk. 1, i forordning 1049/2001 hedder det: "Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af: (...) b) privatlivets fred og den enkeltes integritet, navnlig i overensstemmelse med fællesskabslovgivningen om beskyttelse af personoplysninger."

I samme forordnings artikel 4, stk. 2, hedder det: "Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af: - en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser (...), medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumentet."

I artikel 4, stk. 4, i denne forordning fastsættes det, at "For så vidt angår dokumenter fra tredjemand rådfører institutionen sig med tredjemanden med henblik på at vurdere, om en undtagelse i stk. 1 eller 2 finder anvendelse, medmindre det er klart, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres."

I henhold til artikel 2 i forordning 45/2001 forstås ved "personoplysninger"i denne forordning alle oplysninger om en identificeret eller identificerbar fysisk person (...) ; ved identificerbar person forstås en person, der direkte eller indirekte kan identificeres, bl.a. ved et identifikationsnummer eller et eller flere elementer, der er særlige for den pågældendes fysiske, fysiologiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet."

3.6 Desuden fastslog Retten i sin dom i sag T-194/04 (10) bl.a. følgende: a) aktindsigt i dokumenter, der indeholder personoplysninger, er omfattet af forordning (EF) nr. 1049/2001 (11) b) undtagelsen i denne forordnings artikel 4, stk. 1, litra b), vedrører kun videregivelse af personoplysninger, som ville være til skade for beskyttelsen af privatlivets fred og den enkeltes integritet (12) c) den omstændighed, at begrebet "privatliv" er bredt i overensstemmelse med Den Europæiske Menneskerettighedsdomstols retspraksis, og at retten til beskyttelse af personoplysninger kan udgøre et af aspekterne af retten til respekt for privatlivet, betyder ikke, at alle personoplysninger nødvendigvis er omfattet af begrebet "privatliv"(13) d) a fortiori er det ikke enhver videregivelse af personoplysninger, der kan skade den berørte persons privatliv (14) e) den blotte omstændighed, at et dokument indeholder personoplysninger, betyder ikke nødvendigvis, at de berørte personers privatliv eller integritet berøres (15).

3.7 I den foreliggende sag afviste Harmoniseringskontoret i det væsentlige klagerens genfremsatte begæring på grundlag af følgende begrundelse, som det gav i sin udtalelse om klagen: i) det pågældende dokument, dvs. M.'s anmodning om godtgørelse af udgifter, var et dokument fra tredjemand dokumentet indeholdt personoplysninger som omhandlet i forordning (EF) nr. 45/2001, og undtagelsen i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001 kunne finde anvendelse Kontoret vil derfor være forpligtet til at rådføre sig med M. og indhente hans samtykke til videregivelsen. iv) Kontoret kunne ikke foretage denne høring, fordi klageren havde betegnet sin anmodning om aktindsigt som fortrolig.

3.8 Med hensyn til punkt i) accepterer Ombudsmanden kontorets holdning om, at det pågældende dokument var et dokument fra tredjemand som omhandlet i artikel 3 og artikel 4, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1049/2001. Dette dokument er udarbejdet af M. ikke i forbindelse med udøvelsen af hans hverv som tjenestemand ved Harmoniseringskontoret, men i hans egenskab af privatperson og part i en sag ved Retten i Første Instans. I henhold til artikel 4, stk. 4, i denne forordning bør kontoret derfor rådføre sig med M. med henblik på at vurdere, om en undtagelse fra artikel 4, stk. 1 eller 2, fandt anvendelse, medmindre det var klart, at det ønskede dokument skulle eller ikke skulle udleveres.

3.9 Med hensyn til element ii) har klageren gjort gældende, at dokumentet ikke kunne indeholde personoplysninger, da der blot var tale om en betalingsanmodning. Dette argument kan ikke godtages. Dokumentet henviste tilsyneladende til et bestemt beløb, som M. havde anmodet om - og efterfølgende modtaget (16) - svarende til 20 % af de omkostninger, som han havde afholdt i forbindelse med retssagen ved Retten (17). Disse oplysninger udgør "personoplysninger" som omhandlet i artikel 2 i forordning (EF) nr. 45/2001.

Klageren har også gjort gældende, at det pågældende dokument på ingen måde var relevant for M.'s privatliv. Dette argument kan heller ikke godtages. Meddelelsen til klageren af ovennævnte personoplysninger vedrørende fastsættelsen og betalingen til M. af de sagsomkostninger, som han havde ret til at få dækket i sin egenskab af privatperson og part i en sag ved Retten i Første Instans, kunne med rimelighed betragtes som et indgreb i M.'s ret til respekt for sit privatliv (18).

3.10 Hvad angår punkt iii) skal det for det første bemærkes, at i modsætning til, hvad Harmoniseringskontoret har anført i sit svar på den genfremsatte begæring, kan det ønskede dokument meddeles klageren, selv uden M.’s samtykke. I denne henseende kræver artikel 4, stk. 4, kun en høring og ikke en tilladelse fra tredjemand.

For det andet finder en sådan høring sted, medmindre det er klart, at dokumentet vil blive eller ikke vil blive offentliggjort. Dette indebærer, at en høring er nødvendig, hvis det ikke er klart, at ingen af undtagelserne finder anvendelse, eller at mindst én af undtagelserne bør finde anvendelse. Ombudsmanden minder i den forbindelse om sine bemærkninger i punkt 3.9 ovenfor og det forhold, at den ønskede videregivelse af personoplysninger i henhold til forordning 45/2001 ville være lovlig, hvis M. utvetydigt gav sit samtykke. På baggrund af ovenstående finder Ombudsmanden, at det ikke var urimeligt, at kontoret fandt, at det ikke var klart, om undtagelsen i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning 1049/2001 skulle eller ikke skulle have været anvendt.

3.11 Med hensyn til punkt iv) er den fortrolige karakter af klagerens anmodning om aktindsigt ikke blevet anfægtet af ham og bekræftes af den dokumentation, der er forelagt Ombudsmanden (19). Desuden er kontorets relevante argument om, at fortroligheden af klagerens anmodning om aktindsigt forhindrede det i at anmode om M.'s holdning til muligheden for fremlæggelse, ikke blevet anfægtet af klageren og er rimeligt.

3.12 På grundlag af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at klagerens påstand ikke er underbygget. Ombudsmanden finder derfor ingen tilfælde af fejl eller forsømmelser, der svarer til denne påstand.

4 Påstande

4.1 På baggrund af konklusionerne i punkt 2.5 og 3.12 i denne afgørelse er Ombudsmanden af den opfattelse, at klagerens påstande ikke kan tages til følge.

5 Konklusion

Ombudsmanden har på grundlag af sin undersøgelse af denne klage ikke fundet noget tilfælde af fejl eller forsømmelser, der svarer til klagerens påstande. Derfor lukker han sagen.

Formanden for Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Rettens dom fastsatte ikke det faktiske beløb for de omkostninger, der skulle inddrives.

(2) EFT L 145, s. 43.

(3) EFT 2001 L 8, s. 1.

(4) I EF-traktatens artikel 195 hedder det bl.a., at "Ombudsmanden foretager de undersøgelser, som han finder berettigede (...), medmindre de påståede forhold er eller har været genstand for en retssag."

(5) I statuttens artikel 1, stk. 3, hedder det: "Ombudsmanden kan ikke gribe ind i retssager eller anfægte rigtigheden af en domstolsafgørelse."

I henhold til statuttens artikel 2, stk. 7, "skal ombudsmanden på grund af igangværende eller afsluttede retssager vedrørende de fremførte faktiske omstændigheder erklære, at en klage ikke kan antages til behandling, eller afslutte behandlingen af den, og resultatet af de undersøgelser, han har foretaget indtil da, forelægges endeligt."

(6) Se f.eks. sag 178/98 DEP, Fresh Marine mod Kommissionen, Sml. 2004 II, s. 3127, præmis 26-28, 33 og 41.

(7) EFT L 145, s. 43.

(8) EFT 2001 L 8, s. 1.

(9) EFT 1994 L 11, s. 1. Artikel 118a (Aktindsigt) blev tilføjet ved artikel 1 i Rådets forordning (EF) nr. 1653/2003 af 18. juni 2003 om ændring af forordning (EF) nr. 40/94 om EF-varemærker (EUT L 245, s. 36).

(10) Rettens dom af 8.11.2007, sag T-194/04, Bavaria Lager mod Kommissionen (endnu ikke offentliggjort i Samling af Afgørelser).

(11) Se præmis 107 i sag T-194/04, Bavaria Lager mod Kommissionen, nævnt ovenfor.

(12) Se præmis 128 i sag T-194/04, Bavaria Lager mod Kommissionen, nævnt ovenfor.

(13) Jf. præmis 118 i sag T-194/04, Bavaria Lager mod Kommissionen, nævnt ovenfor.

(14) Jf. præmis 119 i sag T-194/04, Bavaria Lager mod Kommissionen, jf. ovenfor.

(15) Se præmis 123 i sag T-194/04, Bavaria Lager mod Kommissionen, nævnt ovenfor.

(16) I den forbindelse mindes der om, at kontoret før sin anmodning om aktindsigt havde underrettet klageren om, at det havde betalt M. det beløb, han havde anmodet om.

(17) Harmoniseringskontoret har ikke afklaret, om det pågældende dokument også indeholdt oplysninger om omkostningerne.

(18) Jf. forenede sager C-465/00, C-138/01 og C-139/01, Österreichischer Rundfunk m.fl., Sml. 2003 I, s. 4989, præmis 74.

(19) Klagerens brev af 26. oktober 2005, hvori han fremsatte sin begæring om aktindsigt, var forsynet med notatet "Confidentielle et personnelle ". En kopi af dette brev var vedlagt klagen.