Strasbourg, den 8. februar 2008

Kære B.

Den 27. januar 2006 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Personale og Administration vedrørende Deres brev af 19. december 2005 til Ombudsmanden. I dette brev havde De spurgt det nævnte GD, om Kommissionen havde overført "meget betydelige midler"(1) til private bankkonti hos Deres tidligere mand for at finansiere sin delegation i Almaty (Kasakhstan).

Den 8. marts 2006 videresendte jeg klagen til Kommissionens formand. Jeg anmodede om Kommissionens udtalelse om klagen inden den 31. maj 2006.

Kommissionen afgav udtalelse den 20. juni 2006. Den 21. juni 2006 fremsendte jeg den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 3. juli 2006.

Den 10. december 2006 sendte De mig yderligere dokumenter vedrørende Deres klage.

Den 29. marts 2007 anmodede jeg Kommissionen om yderligere oplysninger i forbindelse med Deres klage og anmodede om et svar senest den 15. maj 2007.

Den 28. maj 2007 sendte De mig yderligere korrespondance vedrørende Deres klage.

Da Kommissionen ikke svarede inden for den fastsatte frist, ringede mine tjenestegrene den 12. juni 2007 til Kommissionens tjenestegrene. Den 21. juni 2007 anmodede jeg Kommissionen om at give mig et svar senest den 15. juli 2007. De blev underrettet herom ved brev af samme dag.

Kommissionen sendte mig sit svar den 17. juli 2007.

Den 18. juli 2007 fremsendte jeg Kommissionens svar til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 24. juli 2007.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Baggrund: klage 1139/2005/JMA

Den 12. september 2000 indgav klageren en første klage til Den Europæiske Ombudsmand (reference 1139/2000/JMA) over Europa-Kommissionen vedrørende dens beslutning om at ændre hendes mands personalestatus fra "gift" til "skilsmisse" og den fælles sygeforsikringsordnings dermed forbundne tiltag for at udelukke klageren fra dens dækning.

Ombudsmanden afsluttede sin undersøgelse, og klagen blev afsluttet som "afgjort af Europa-Kommissionen" til klagerens tilfredshed. Den 18. august 2005 og den 10. oktober 2005 modtog klageren yderligere to breve, som blev registreret under referencen 1139/2005/JMA.

Nærværende klagereference 313/2006/MF

Ifølge klageren var de relevante faktiske omstændigheder kort sagt følgende:

Den 19. december 2005 sendte klageren et anbefalet brev til Kommissionens Generaldirektorat ("GD") for Personale og Administration vedrørende Kommissionens påståede overførsel af betydelige midler til hendes tidligere mands private bankkonti med henblik på at finansiere delegationens delegation i Almaty ("delegationen").

Den 27. januar 2006 indgav klageren en klage til Ombudsmanden. Hun gjorde gældende, at Kommissionen ikke havde fremsendt en kvittering for modtagelsen af hendes skrivelse af 19. december 2005. Hun hævdede endvidere, at Kommissionen ikke havde taget stilling til det spørgsmål, der var rejst i nævnte brev, nemlig påstanden om, at Kommissionen havde overført meget betydelige midler til private bankkonti, som hendes tidligere mand havde, for at finansiere sin delegation i Almaty.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

Kommissionens udtalelse om klagen var sammenfattende som følger:

Med hensyn til klagerens første påstand anerkendte Kommissionen, at brevet rent faktisk var blevet modtaget af GD for Personale og Administration. Da brevets genstand imidlertid lå uden for dette generaldirektorats ansvarsområde, var det straks blevet videresendt med intern post til OLAF. Kommissionen anførte endvidere, at det efter en kontrol viste sig, at brevet aldrig var nået frem til OLAF's tjenestegrene, og at det syntes at være gået tabt i det interne postsystem. Kommissionen beklagede, at der ikke var blevet sendt nogen kvittering for modtagelsen til klageren, og meddelte hende, som krævet i dens kodeks for god forvaltningsskik, at hendes brev var blevet omfordelt. Efter Kommissionens opfattelse kan denne undladelse til dels skyldes postefterslæbet i perioden før og efter juleferien. Kommissionen undskyldte over for klageren og Ombudsmanden for denne interne administrative fejl vedrørende behandlingen af hendes brev.

Med hensyn til klagerens anden påstand bemærkede Kommissionen, at de midler, der var overført til finansiering af delegationen, var blevet forvaltet i overensstemmelse med dens likviditetsregler. Kommissionen anførte, at midlerne "under ingen omstændigheder" var blevet overført til private bankkonti, der indehaves af dens tjenestemænd, men altid til delegationens lokale bankkonti, der forvaltes af bemyndigede tjenestemænd, dvs. delegationscheferne, i Kommissionens navn og på dennes vegne.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fastholdt klageren sin klage.

Klagerens supplerende brev af 10. december 2006

Den 10. december 2006 sendte klageren endnu en skrivelse til Ombudsmanden vedrørende hendes klage. Hun vedlagde endvidere en attest udstedt af en tjenestemand i Kommissionens Generaldirektorat for Budget, hvori den pågældende tjenestemand attesterede, at Kommissionen havde foretaget fem overførsler til klagerens tidligere mand, dateret den 7. oktober 1994, den 9. januar 1995, den 1. maj 1995, den 13. marts 1995 og den 3. april 1995.

Ombudsmanden bemærkede, at det fremgik af attesten, at de to første overførsler af 7. oktober 1994 og 9. januar 1995 blev foretaget kontant til klagerens tidligere mand. De tre yderligere overførsler blev foretaget til en bankkonto i en bank med hjemsted i Luxembourg. Tjenestemanden bekræftede, at disse overførsler havde til formål at dække delegationens udgifter, inden Kommissionens egen bankkonto blev åbnet.

Klageren anførte, at denne attest, som ikke var underskrevet eller dateret, ikke kunne udgøre bevis for, at Kommissionens overførsler ikke var blevet foretaget til private bankkonti hos klagerens tidligere mand.

I sit brev af 10. december 2006 henviste klageren også til en verserende sag ved en national domstol i Luxembourg vedrørende delingen af de aktiver, hun havde haft til fælles med sin tidligere mand. I denne forbindelse fremsatte klageren en yderligere påstand om, at hun skulle gives oplysninger om sin tidligere mands løn for perioden fra den 16. februar 1994 til den 31. maj 1999. Da klageren imidlertid ikke fremlagde noget dokument til støtte for sin påstand, konkluderede Ombudsmanden på grundlag af EF-traktatens artikel 195, at der ikke syntes at være tilstrækkeligt grundlag for at udvide denne undersøgelse i forbindelse med denne nye påstand.

Yderligere undersøgelser
Anmodningen om oplysninger stilet til Kommissionen

Efter nøje overvejelse af Kommissionens udtalelse, klagerens bemærkninger og det dokument, der var vedlagt hendes supplerende brev af 10. december 2006, viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser. Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om at besvare følgende spørgsmål:

"Med hensyn til klagerens anden påstand anførte Kommissionen i sin udtalelse, at midlerne til delegationen i Almaty aldrig var blevet overført til dens tjenestemænds private bankkonti, men altid til delegationens lokale bankkonti, der forvaltes af bemyndigede tjenestemænd.

Klageren fremlagde et dokument, hvoraf det fremgik, at Kommissionen ved tre lejligheder overførte visse pengebeløb til bankkonti i Luxembourg, som tilsyneladende tilhørte klagerens tidligere mand."

Ombudsmanden anmodede også Kommissionen om at fremsætte bemærkninger til de beviser, som klageren havde fremlagt.

Kommissionens svar

I sit svar anførte Kommissionen, at den takket være det dokument, som klageren havde fremsendt, havde været i stand til at foretage en mere fuldstændig søgning i sine historiske arkiver i forbindelse med påstanden om, at beløb, der var beregnet til administration af delegationen, var blevet overført til visse bankkonti hos klagerens tidligere mand. Kommissionen bekræftede, at det pågældende dokument faktisk var ægte. Til støtte herfor vedlagde Kommissionen en kopi af det pågældende dokument, som var dateret og underskrevet af H., den daværende chef for den relevante tjenestegren.

Kommissionen anførte endvidere, at den ønskede at præcisere, at svaret på dette spørgsmål i dens første udtalelse om klagen var baseret på oplysninger i en elektronisk database, som først blev operationel i 2003. Kommissionen anførte, at selv om der var gjort alt for at sikre, at historiske oplysninger fra før 2003 var blevet medtaget i databasen, var det ikke altid tilfældet, at relevante oplysninger var medtaget i databasen. Kommissionen anførte, at der var blevet fundet yderligere oplysninger, som viste, at det i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, der var gældende på daværende tidspunkt, ikke var usædvanligt, da der blev åbnet nye delegationer, at overføre midler til tjenestemændenes bankkonti, mens man ventede på, at de lokale bankkonti blev operationelle.

Kommissionen erklærede afslutningsvis, at den håbede, at dette afklarede sagen, og at den beklagede eventuelle ulemper som følge af oplysningerne i dens oprindelige svar.

Klagerens yderligere bemærkninger

Klageren anførte i sine bemærkninger, at hun havde taget Kommissionens yderligere svar til efterretning og kun havde følgende bemærkning: Selv om hendes tidligere mand var blevet udnævnt til delegationen den 23. august 1994, var delegationschefens sidste overførsel af penge til hans private bankkonto sket den 1. maj 1995. Efter klagerens opfattelse havde det taget lang tid for delegationslederen at åbne en bankkonto i delegationens navn.

Afgørelsen

1 Kommissionens påståede undladelse af at sende en kvittering for modtagelsen til klagerens brev af 19. december 2005

1.1 Den 19. december 2005 sendte klageren et anbefalet brev til Europa-Kommissionens Generaldirektorat ("GD") for Personale og Administration vedrørende Kommissionens påståede overførsel af "meget betydelige midler"(2) til private bankkonti, der indehaves af hendes tidligere mand, med henblik på at finansiere delegationen i Almaty ("delegationen"). Klageren hævdede, at Kommissionen ikke havde sendt hende en kvittering for modtagelsen af hendes brev af 19. december 2005.

1.2 I sin udtalelse anerkendte Kommissionen, at klagerens brev af 19. december 2005 rent faktisk var blevet modtaget af GD for Personale og Administration. Da brevets genstand imidlertid lå uden for dette generaldirektorats ansvarsområde, var det straks blevet videresendt til OLAF med henblik på videresendelse pr. intern post. Kommissionen anførte endvidere, at det efter en kontrol viste sig, at brevet aldrig var kommet OLAF i hænde, og at det syntes at være gået tabt i det interne postsystem. Kommissionen beklagede, at der ikke var blevet sendt nogen kvittering for modtagelsen til klageren, som informerede hende om, at hendes brev som krævet i kodeksen for god forvaltningsskik var blevet omfordelt. Efter Kommissionens opfattelse kan denne udeladelse til dels skyldes efterslæbet af post i perioden før og efter juleferien. Kommissionen undskyldte over for klageren og Ombudsmanden for denne interne administrative fejl vedrørende behandlingen af klagerens brev.

1.3 Klageren fremsatte ingen specifikke bemærkninger til dette spørgsmål i sine bemærkninger.

1.4 Ombudsmanden minder om, at artikel 14, stk. 1, i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik (3) fastsætter følgende:

"[e]thvert brev eller enhver klage til institutionen skal modtage en kvittering for modtagelsen inden for en frist på to uger, medmindre der inden for denne frist kan sendes et fyldestgørende svar."

1.5 I den foreliggende sag bemærker Ombudsmanden, at Kommissionens undladelse af at sende en kvittering for modtagelsen til klagerens brev af 19. december 2005 synes at skyldes både i) en intern administrativ fejl vedrørende behandlingen af klagerens brev, da brevet efter overførslen til OLAF aldrig blev modtaget af sidstnævntes tjenestegrene, og ii) et efterslæb i håndteringen af post i perioden før og efter juleferien.

1.6 Ombudsmanden bemærker imidlertid, at Kommissionen i sit svar undskyldte over for klageren for denne interne administrative fejl.

1.7 Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden, at der ikke synes at være grund til yderligere undersøgelser af denne påstand, selv om han erkender, at der var en beklagelig mangel på effektiv behandling af korrespondance fra en borger.

2 Kommissionens påståede undladelse af at tage stilling til det spørgsmål, der blev rejst i klagerens brev af 19. december 2005

2.1 Klageren hævdede, at Kommissionen havde undladt at tage stilling til det spørgsmål, der var rejst i hendes brev af 19. december 2005, nemlig påstanden om, at Kommissionen havde overført meget betydelige midler til private bankkonti, som hendes tidligere mand havde, for at finansiere delegationen.

2.2 I sin udtalelse anførte Kommissionen, at de midler, der var overført til finansiering af dens delegation, var blevet forvaltet i overensstemmelse med dens likviditetsregler. Kommissionen anførte, at "midler under ingen omstændigheder" var blevet overført til private bankkonti, der indehaves af dens tjenestemænd, men altid til delegationens lokale bankkonti, der forvaltes af bemyndigede tjenestemænd, dvs. delegationscheferne, i institutionens navn og på dennes vegne.

2.3 Efter nøje overvejelse af Kommissionens udtalelse, klagerens bemærkninger samt de nye beviser, der var vedlagt sidstnævntes yderligere skrivelse af 10. december 2006, fandt Ombudsmanden, at det så ud til, at der var behov for yderligere undersøgelser. Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om at kommentere de beviser, som klageren havde fremlagt, nemlig et dokument, der antydede, at Kommissionen ved tre lejligheder havde overført visse pengebeløb til bankkonti i en bank, der var etableret i Luxembourg, og som tilsyneladende tilhørte klagerens tidligere mand.

2.4 I sit svar anførte Kommissionen, at den takket være det dokument, som klageren havde fremlagt, havde været i stand til at foretage en mere fuldstændig søgning i sine fysiske historiske arkiver i forbindelse med klagerens påstand om, at beløb til administration af delegationen var blevet overført til visse bankkonti hos klagerens tidligere mand. Kommissionen anførte endvidere, at den ønskede at præcisere, at svaret på dette spørgsmål i dens første udtalelse om klagen var baseret på oplysninger i en elektronisk database, som først blev operationel i 2003. Kommissionen anførte, at selv om der var gjort alt for at sikre, at historiske oplysninger fra før 2003 var blevet medtaget i databasen, var dette ikke altid tilfældet. Kommissionen anførte, at der var fundet yderligere oplysninger, som viste, at det i overensstemmelse med de finansielle regler, der var gældende på daværende tidspunkt, ikke var usædvanligt, da nye delegationer blev åbnet, at overføre midler på denne måde, mens man ventede på, at de lokale bankkonti blev operationelle. Kommissionen konkluderede, at den håbede, at denne forklaring afklarede sagen, og at den beklagede eventuelle ulemper som følge af oplysningerne i dens oprindelige svar.

2.5 I sine bemærkninger til Kommissionens svar anførte klageren, at hun havde taget Kommissionens yderligere svar til efterretning. Hun bemærkede blot, at det havde taget lang tid for delegationschefen at åbne en ny bankkonto i delegationens navn.

2.6 I den foreliggende sag bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen i sin første udtalelse om klagen påpegede, at " midler under ingen omstændigheder" var blevet overført til private bankkonti, der indehaves af dens tjenestemænd, men altid til delegationens lokale bankkonti, der forvaltes af bemyndigede tjenestemænd, nemlig delegationscheferne, i institutionens navn og på dennes vegne. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at Kommissionen i sit svar på hans anmodning om yderligere oplysninger anførte, at der var fundet yderligere oplysninger, som viste, at det i overensstemmelse med de gældende finansielle regler på daværende tidspunkt " ikke var usædvanligt" at overføre midler til private bankkonti, der indehaves af dens tjenestemænd, når nye delegationer blev åbnet, mens man ventede på, at delegationens egne lokale bankkonti blev operationelle. Ombudsmanden mener derfor, at der synes at være en vis uoverensstemmelse mellem Kommissionens to udtalelser.

2.7 Ombudsmanden bemærker imidlertid, at Kommissionen har beklaget ulejligheden som følge af de fejlagtige oplysninger i dens oprindelige svar. Den forklarede endvidere, at dette skyldtes, at dens oprindelige holdning i dens første svar til klageren var baseret på oplysninger i den elektroniske database, der blev taget i brug i 2003, og som efterfølgende viste sig at være ufuldstændig. Ombudsmanden mener derfor, at Kommissionen nu har taget stilling til det spørgsmål, der blev rejst i klagerens skrivelse af 19. december 2005, og har på passende vis afklaret det spørgsmål, der blev rejst i den, ved at svare, at det ikke var udelukket, at der på det relevante tidspunkt, for så vidt angår nyetablerede delegationer, var blevet overført midler til bankkonti, der indehaves af dens tjenestemænd, indtil Kommissionens egne lokale bankkonti blev taget i brug.

2.8 På grundlag af disse betragtninger, nemlig Kommissionens præcisering af det spørgsmål, der blev rejst i klagerens brev af 19. december 2005, og det forhold, at Kommissionen beklagede ulejligheden som følge af oplysningerne i dens oprindelige svar, finder Ombudsmanden, at der ikke er behov for yderligere undersøgelser af denne påstand.

2.9 Med hensyn til klagerens argument i hendes yderligere bemærkninger om, at det havde taget lang tid for delegationschefen at åbne en ny bankkonto i delegationens navn, mener Ombudsmanden, som klageren selv har anført, at dette spørgsmål ikke udgør en påstand, men snarere en simpel bemærkning. Der synes derfor ikke at være behov for yderligere undersøgelser vedrørende dette aspekt af sagen.

3 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været grund til yderligere undersøgelser af klagerens to påstande. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) I den franske original: "des fonds très importants".

(2) Se fodnote 1 ovenfor.

(3) Den europæiske kodeks for god forvaltningsskik findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).