Strasbourg, den 18. februar 2008

Kære X

Den 26. september 2005 indgav De denne klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionen.

Den 14. november 2005 videresendte jeg Deres klage til Kommissionens formand.

Den 31. marts 2006 fremsendte Kommissionen sin udtalelse, som jeg fremsendte til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger.

Den 19. juni 2006 modtog jeg Deres bemærkninger.

Den 3. juli 2006 sendte De mig et supplerende brev, som mine tjenestegrene besvarede den 30. august 2006.

Den 13. og 16. november 2006 sendte De mig yderligere breve.

Den 22. januar 2007 anmodede jeg Kommissionen om yderligere oplysninger og sendte den Deres bemærkninger og supplerende skrivelser.

Den 2. maj 2007 besvarede Kommissionen mit ovennævnte brev, som blev sendt til Dem med henblik på bemærkninger.

Den 21. maj 2007 fremsendte De Deres bemærkninger til Kommissionens ovennævnte svar.

Den 10. september 2007 ringede mine tjenestegrene til Dem vedrørende Deres klage.

Den 11. september 2007 sendte mine tjenestegrene Kommissionen et forslag til en mindelig løsning.

Den 12. november 2007 sendte Kommissionen et brev af 8. november 2007 vedlagt kopier af Deres timesedler.

Samme dag ringede mine tjenestegrene til Dem vedrørende dette brev.

Den 15. november 2007 fremsendte jeg dette brev elektronisk med tilhørende timesedler.

Den 15. og 25. november og den 4. december 2007 sendte De mig e-mails vedrørende Kommissionens brev.

Den 11. december 2007 sendte Kommissionen sit svar på mit forslag af 28. november 2007 om en mindelig løsning, som jeg fremsendte til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger.

Den 16. januar 2008 modtog jeg Deres bemærkninger.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klagepunktet kan sammenfattes således:

Y var leder af et konsortium, der blev oprettet for at gennemføre det EU-finansierede projekt i Moskva ("projektet").

Den 30. september 2002 indgik Y en kontrakt med Kommissionens delegation i Moskva ("delegationen") om gennemførelse af projektet. Kontraktens løbetid var to år.

Advokatfirmaet W var også en del af det samme konsortium.

Klageren blev udpeget af W som ledende juridisk ekspert til at arbejde med projektet (1).

Fra januar til juli 2003 arbejdede klageren på projektet, men W betalte ham ikke for de tjenesteydelser, han leverede under projektet.

Klageren underrettede delegationen om ovenstående.

Kommissionen var imidlertid tilfreds med konsortiets resultater og betalte det de aftalte honorarer, herunder honorarerne til alle de eksperter, der var udpeget af konsortiets medlemmer, herunder klageren.

Klageren havde til hensigt at anlægge sag mod W med henblik på at kræve den pågældende betaling (2), men han var ikke i stand til at fremskaffe de dokumenter, der var nødvendige for at anlægge sagen. Disse dokumenter vedrørte hans mandedage og timesedler, på grundlag af hvilke Y og derfor W modtog betaling for klagerens tjenester fra Kommissionen. Det kom også til klagerens kendskab, at W indsendte klagerens timesedler og manddage til delegationen.

Klageren henvendte sig derfor direkte til delegationen og anmodede om adgang til timesedler og data vedrørende hans manddage i forbindelse med de tjenesteydelser, der blev leveret i projektet.

Delegationen afslog en sådan adgang af følgende grunde:

i) Den havde ingen timesedler vedrørende klageren. I den forbindelse sagde delegationen, at "der aldrig blev indsendt timesedler til delegationen på faktureringstidspunktet". Den tilføjede, at den i henhold til december 2000-udgaven af de almindelige betingelser for EF-finansierede tjenesteydelseskontrakter, som fandt anvendelse på den pågældende kontrakt (herefter »almindelige betingelser«), ikke var forpligtet til at have sådanne timesedler for at kunne foretage den relevante betaling til kontrahenten (3).

ii) Artikel 4, stk. 2, nr. 4, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (5) ("forordning 1049/2001") beskytter W's og Y's forretningsmæssige interesser.

Klageren var ikke enig i delegationens synspunkt og udvekslede en omfattende korrespondance med den i denne henseende. Klageren mente også, at timesedlerne vedrørende hans arbejde under projektet burde have været underskrevet af en anden. Delegationen fastholdt konsekvent sin holdning.

Efterfølgende henvendte klageren sig til Den Europæiske Ombudsmand.

Ombudsmanden indledte undersøgelsen med hensyn til følgende påstande og påstande fremsat af klageren:

Klageren hævdede, at Kommissionen med urette nægtede ham aktindsigt i timesedlerne eller ethvert andet relevant dokument vedrørende hans arbejde under henvisning til artikel 4, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Klageren hævdede, at Kommissionen med urette nægtede at give ham andre oplysninger om antallet af manddage i forbindelse med det arbejde, som han havde udført, og som hans tidligere arbejdsgiver, W, havde indberettet til Kommissionen.

Klageren hævdede, at Kommissionen ikke havde begrundet anvendelsen af undtagelsen i artikel 4, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2004 for så vidt angår de ønskede dokumenter.

Klageren hævdede, at Kommissionen burde give ham i) nøjagtige kopier af de underskrevne timesedler vedrørende hans arbejde og med henvisning til hans mandedage på projektet, ii) nøjagtige kopier af enhver erklæring ("erklæring om timesedler"), der er fremsendt til Kommissionen af et hvilket som helst organ med en forklaring på, hvorfor timesedlerne vedrørende hans arbejde ikke blev underskrevet af ham personligt og iii) eventuelle oplysninger om de gebyrer, der er betalt til Y og/eller W i forbindelse med hans tjenesteydelser i forbindelse med projektet for perioden fra den 21. januar til den 3. juli 2003 ("betalingsoplysninger").

Klageren hævdede også, at "medmindre [Kommissionen] fremlægger de dokumenter, [han] anmoder om, skal han opfylde sit krav [for] hans honorære [dvs. hans honorarer], hvis beløb overstiger 45 000 EUR". Ombudsmanden besluttede ikke at indlede en undersøgelse af denne påstand, fordi klageren ikke havde foretaget forudgående administrative henvendelser i denne henseende, og han underrettede klageren herom.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

Kommissionens udtalelse kan sammenfattes som følger.

Kommissionen afviste alle klagerens påstande og påstande.

For det første anførte Kommissionen, at Y aldrig fremlagde timesedler for Kommissionen på faktureringstidspunktet. I henhold til artikel 28.1 i de almindelige betingelser, der var gældende i december 2000, skulle der ikke indsendes timesedler sammen med fakturaen for at foretage betalingen til kontrahenten. En opsummering af de tiltalte manddage var tilstrækkelig.

Kommissionen påpegede i denne forbindelse, at kontrahenten i henhold til artikel 25 i de almindelige betingelser, der var gældende i december 2000 (en del af kontrakten), skulle opbevare timesedler og anden relevant dokumentation vedrørende de manddage, der blev faktureret Kommissionen, i en periode på fem år efter den sidste betaling i henhold til kontrakten.

Delegationen har i sine kontakter med klageren konsekvent fastholdt, at kontrahenten skal føre de relevante fortegnelser, men ikke behøver at indsende timesedler på faktureringstidspunktet.

Kommissionen er desuden afhængig af, at revisoren giver et retfærdigt og upartisk billede af projektets omkostninger. Denne projektrevision indeholdt ingen henvisning til ikke-underskrevne timesedler, hvoraf det kan udledes, at eftersom revisoren var overbevist om, at der forelå relevant, pålidelig og tilstrækkelig dokumentation for ekspertens input, skal revisoren have baseret sit synspunkt på anden dokumentation såsom flybilletter eller hotelregninger.

Kommissionen anførte, at den ikke burde blande sig i forholdet mellem eksperter og deres ansatte. Den tilføjede, at den ikke havde nogen indvendinger mod, at klageren kontaktede Y, og at den ikke ville modsætte sig, at Y videregav de oplysninger, som han havde anmodet om. Kommissionen tilføjede endvidere, at selv om Kommissionen havde haft adgang til timesedlerne, ville den ikke have haft mulighed for at videregive disse oplysninger på grund af deres fortrolige karakter.

Kommissionen anførte også, at den er i besiddelse af de oplysninger om klagerens manddage, der blev opkrævet, men at videregivelse af disse oplysninger ville udgøre et brud på fortroligheden og skade de forretningsmæssige interesser for de virksomheder, der var involveret i projektet.

Kommissionen er også i besiddelse af de oplysninger, der vedrører Y's takster, men dette er også fortroligt. Kommissionen ved ikke, hvilke ordninger der fandtes mellem medlemmerne af konsortiet, og er ikke bekendt med den faktiske honorarsats, der betales til eksperterne. Kommissionen bemærkede imidlertid, at den faktiske dagstakst, der opkræves af den, ikke er den samme som det daglige honorar, der betales til eksperterne. Kommissionen mener ikke, at den bør offentliggøre oplysninger om den anvendte takst, da disse oplysninger er beskyttet af forretningshemmeligheder.

Kommissionen fremsendte også en kopi af klagerens brev af 4. november 2003, hvori klageren meddelte delegationen, at i) han var tvunget til at fratræde sin stilling som ekspert i projektet, W nægtede at betale ham; (iii) klageren kunne derfor ikke underskrive nogen timesedler og underrettede projektdirektøren herom. I samme brev anmodede klageren Kommissionen om i) at tage W's afslag til efterretning, ii) ikke at tillade W eller nogen, der handler på hans vegne, at modtage midler tildelt klageren uden timesedler underskrevet af ham; iii) at rådgive Y i overensstemmelse hermed.

Ifølge Kommissionen forsøgte delegationen, efter at klageren havde sendt den ovennævnte skrivelse, at hjælpe ham og kontaktede derfor Y i begyndelsen af november 2003. Ved en telefonisk omdannelse den 6. november 2003 meddelte delegationen klageren, at "Kommissionen ikke er involveret i retlige forbindelser mellem kontrahenten og dennes personale, og at delegationen ville henlede kontrahentens opmærksomhed på problemet og overføre [klagerens] brev til dem." Kommissionen bemærkede også, at kommunikationen mellem delegationen og Y altid var hjertelig og professionel. Kommissionen er tilfreds med resultaterne af projektet og har aldrig haft problemer med Y.

Kommissionen anførte, at de medlemmer af delegationernes personale, som klageren havde kontaktet, altid havde forsøgt at kommunikere med ham på en åben, professionel og respektfuld måde. Kommissionen bemærkede også, at klagerens meddelelser til delegationen havde været gentagne og var tæt på at udgøre chikane.

Kommissionen vedlagde desuden sin udtalelse kopier af en række interne meddelelser vedrørende klageren. Kommissionen vedlagde f.eks. sin udtalelse bl.a. en kopi af delegationens interne e-mail af 6. november 2003 (bilag 3 til udtalelsen), hvori Kommissionens tjenestemand henviste til en samtale med klageren. Under denne samtale meddelte klageren ovennævnte embedsmand, at han ikke havde nogen skriftlig kontrakt med W, og at han var bange for, at W ville modtage betalingen for klagerens tjenesteydelser fra Y, men ikke ville betale ham. I denne forbindelse anførte tjenestemanden følgende i e-mailen: "Jeg meddelte ikke [klageren], at jeg pr. e-mail (den 21. oktober her vedhæftet (6)) indvilligede i at modtage timesedler underskrevet af projektdirektøren [...] og [...] sammen for [klagerens] præstationer, da han forlod projektet og W-virksomheden."

Desuden er der i en intern e-mail af 22. juni 2005, som Kommissionen også vedlagde sin udtalelse, følgende bemærkning vedrørende klagerens anmodning om en forklaring på forskellene mellem bestemmelserne i de almindelige betingelser fra 2000 og 2003: "Han kan selv slå det op! Hvis han har så meget fritid, at han bliver ved med at skrive til os.

Klagerens bemærkninger

For det første anførte klageren, at indholdet af nogle af delegationernes interne e-mails, der var vedlagt udtalelsen, var respektløst.

For det andet anfægtede han Kommissionens udtalelser om timesedlerne. Klageren anførte i korte træk, at han ikke mente, at Kommissionen aldrig på noget tidspunkt i projektet havde modtaget hans timesedler. Han var af den opfattelse, at Kommissionen ganske vist havde modtaget timesedlerne, men at de var underskrevet af W’s repræsentant. Han anførte i denne forbindelse, at han aldrig havde givet W nogen bemyndigelse eller beføjelse til at indsende timesedler på hans vegne. Han hævdede desuden, at Y udarbejdede sine timesedler på grundlag af en særlig formular fra Kommissionen (TACIS) og anmodede ham om at underskrive disse timesedler, men han nægtede at gøre det, fordi han ikke var blevet betalt af W.

Klageren hævdede også, at det er standardpraksis for alle EU-finansierede projekter, at de timesedler, der underskrives af eksperten og kontrahenten, indsendes til delegationen, som opbevarer fotokopier af timesedlerne og returnerer originalerne til kontrahenten. Ifølge klageren er det ikke muligt at holde styr på eksperternes mandedage uden at føre nøjagtige timesedler.

Hvad for det tredje angår Kommissionens begrundelse for, at der ikke kan gives adgang til mandedage af hensyn til beskyttelsen af forretningsmæssige interesser, fandt klageren, at den ikke var tilstrækkelig. Han hævdede, at han var på udkig efter personlige snarere end kommercielle data. Fortrolige oplysninger betyder ikke privilegerede oplysninger, dvs. oplysninger, der ikke kan anvendes i retssager.

Endelig var klageren på grundlag af e-mailen af 6. november 2003, der var vedlagt Kommissionens udtalelse som bilag 3, af den opfattelse, at der var en ordning mellem delegationen, Y og W vedrørende klagerens manddage og betaling. I denne forbindelse fremsatte han en første ny påstand om, at Kommissionen skulle oplyse ham om sådanne ordninger.

Han fremsatte også en anden ny påstand om, at Kommissionen skulle give ham adgang til e-mailen af 21. oktober 2003, som bilag 3 til Kommissionens udtalelse henviste til.

Klagerens supplerende brev af 3. juli 2006

Den 3. juli 2006 meddelte klageren Ombudsmanden, at han den 19. juni 2006 (samme dato som hans bemærkninger) "formelt" i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 havde fornyet sin anmodning til delegationen om adgang til timesedler, mandedage og erklæring om timesedler og betalingsoplysninger. Desuden forelagde han Kommissionen sine nye påstande som nævnt i sine bemærkninger til udtalelsen.

Ombudsmandens svar af 10. august 2006

Den 10. august 2006 besvarede Ombudsmanden klagerens skrivelse af 3. juli 2006 og hans bemærkninger. Ombudsmanden meddelte klageren, at hvis han ønskede at tilføje de nye krav til sin klage, skulle han, hvis hans oprindelige begæring om aktindsigt i de pågældende dokumenter blev afslået, først genfremsætte begæringen over for Kommissionens generalsekretær, inden han henvendte sig til Ombudsmanden med de nye krav.

Klagerens yderligere breve af 13. og 16. november 2006

Den 13. november 2006 sendte klageren endnu en skrivelse til Ombudsmanden. Han meddelte Ombudsmanden, at delegationen som svar på hans oprindelige ansøgning afviste alle hans anmodninger.

Klageren anførte også, at han efterfølgende den 20. juli 2006 genfremsatte sin begæring (7) over for generalsekretæren for så vidt angik alle hans begæringer. I den genfremsatte begæring genfremsatte han også sin oprindelige påstand om, at han skulle betale sine honorarer, som beløb sig til 45 000 EUR, medmindre Kommissionen fremsendte de dokumenter, som han havde anmodet om.

Klageren anførte også, at han ønskede at tilføje ovennævnte påstand til Ombudsmandens undersøgelse.

Klageren fremsendte en kopi af generalsekretærens svar på klagerens genfremsatte begæring af 9. oktober 2006. Dette svar blev givet, efter at generalsekretæren havde sendt to breve til klageren.

Generalsekretæren kommenterede ikke klagerens påstand om erstatning på 45 000 EUR.

Generalsekretæren gav klageren adgang til sine manddage i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (8) ("forordning 45/2001"). Generalsekretæren var af den opfattelse, at klagerens mandedage var hans personoplysninger. Med hensyn til timesedlerne anførte generalsekretæren, at Kommissionen ikke var i besiddelse af dem.

Med hensyn til e-mailen af 21. oktober 2003 oplyste generalsekretæren, at Kommissionen var i besiddelse af en kopi af denne e-mail, som delegationen tilsendte Y som svar på Y's e-mail til delegationen af 10. september 2003. Klageren fik delvis adgang til begge e-mails den 30. juni 2006 i delegationens svar på klagerens oprindelige begæring. Generalsekretæren bemærkede også, at Y's e-mail af 10. september 2003, som delegationen gav adgang til den 30. juni 2006, indeholdt de slettede oplysninger om antallet af manddage svarende til klagerens arbejde med projektet. Generalsekretæren anførte endvidere, at den adgang, der blev givet til ovennævnte e-mail, samtidig kunne svare til klagerens anmodninger om adgang til erklæringen om timesedler og til ordningerne mellem delegationen, Y og W.

Med hensyn til oplysningerne om den betaling, som Kommissionen havde foretaget til Y, anførte generalsekretæren, at Kommissionen var i besiddelse af de mellemliggende fakturaer, som Y havde udstedt den 6. maj 2003 og den 18. december 2003. De kan imidlertid ikke videregives af hensyn til beskyttelsen af Y's forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder, som er beskyttet af undtagelsen i artikel 4, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001. Fakturaerne indeholder navnlig oplysninger om aflønning af andre eksperter, administrationsomkostninger og fortjenstmargen. samt bagstopperfaciliteter. Der kan heller ikke gives delvis aktindsigt. Der er ingen mere tungtvejende offentlig interesse i, at de offentliggøres, fordi klageren ønskede dem af hensyn til sin personlige interesse. En sådan personlig interesse kan ikke veje tungere end behovet for at beskytte Y's kommercielle interesser.

Ved skrivelse af 16. november 2006 sendte klageren Ombudsmanden en kopi af sit svar af 23. oktober 2006 på ovennævnte svar fra generalsekretæren. Heri anmodede klageren Kommissionen om at tage sit afslag på at imødekomme hans anmodning om aktindsigt i timesedlerne og oplysningerne om den betaling, som Kommissionen havde foretaget til Y, op til fornyet overvejelse. Klageren undrede sig over, hvorfor hans timesedler ikke kunne behandles på samme måde som hans mandedage, som den havde givet adgang til, da de også udgør personoplysninger.

Yderligere oplysninger

Efter nøje overvejelse af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger og hans supplerende skrivelser viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser.

Ombudsmandens brev til Kommissionen af 22. januar 2007

For det første bemærkede Ombudsmanden, at Kommissionens generalsekretær i sit svar af 9. oktober 2006 på klagerens genfremsatte begæring gav klageren adgang til sine manddage i henhold til forordning 45/2001. Da klageren syntes at være tilfreds med et sådant resultat, var Ombudsmanden af den opfattelse, at klagerens påstand og påstand vedrørende adgang til hans manddage var blevet afgjort af Kommissionen.

For det andet bemærkede Ombudsmanden med hensyn til spørgsmålet om klagens timesedler, at Kommissionen i sin udtalelse og sine svar på klagerens oprindelige og genfremsatte begæringer anførte, at den ikke havde timesedlerne vedrørende hans arbejde. Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om at besvare følgende spørgsmål:

i) Modtog Kommissionen på noget tidspunkt timesedlerne vedrørende klagerens arbejde, og i bekræftende fald på hvilken dato blev de modtaget? Hvad gjorde Kommissionen med timesedlerne, hvis de ikke nu er i Kommissionens sagsakter?

ii) Hvis Kommissionen havde timesedlerne på et tidspunkt, på hvilket grundlag accepterede den dem så, navnlig i lyset af at de tilsyneladende ikke var underskrevet af klageren?

iii) Hvorfor var der en drøftelse (pr. e-mail) mellem Y og Kommissionen om timesedlerne, hvis de ifølge Kommissionen ikke var nødvendige på daværende tidspunkt for at foretage betalinger til Y?

I den forbindelse anmodede Ombudsmanden Kommissionen om at kommentere klagerens synspunkt, der kom til udtryk i hans bemærkninger, nemlig at

"det er almindelig praksis for alle EU-finansierede projekter, at de timesedler, der underskrives af eksperten og kontrahenten, indsendes til delegationen, som opbevarer fotokopier af timesedlerne og returnerer originalerne til kontrahenten, og at det ikke er muligt at holde styr på eksperternes mandedage uden at føre nøjagtige timesedler."

iv) Hvis Kommissionen accepterer, at der er et krav om, at timesedler skal underskrives af den person, der udfører tjenesteydelserne, og det viser sig, at de ikke er underskrevet af den person, der udfører tjenesteydelserne, hvilke foranstaltninger træffer Kommissionen da normalt med hensyn til sådanne uregelmæssigheder? Kan Kommissionen i den forbindelse bekræfte, om: a) den kan inddrive beløb, der er betalt i forbindelse med timesedlerne, eller b) den kan kræve, at timesedlerne, der er behørigt underskrevet af den person, der udfører tjenesteydelserne, indsendes på ny.

For det tredje bemærkede Ombudsmanden med hensyn til udstedelsen af foreløbige fakturaer, at Kommissionen var af den opfattelse, at den ikke kunne give klageren selv delvis adgang til dem. Ombudsmanden påpegede derfor, at Kommissionens forklaring vedrørende undtagelsen fra videregivelse på grundlag af beskyttelsen af Y/W's kommercielle interesser ikke syntes at være helt overbevisende. På grundlag af en rimelig fortolkning af de faktiske omstændigheder kan det ikke udelukkes, at offentliggørelsen af det præcise vederlag, som Y har modtaget, kan skade Y's forretningsmæssige interesser. Det synes imidlertid ikke at være tilfældet for oplysninger, der udelukkende vedrører det forhold, at Y blev betalt for de tjenesteydelser, som klageren har leveret, forudsat at sådanne oplysninger ikke angiver det nøjagtige beløb, der er betalt til Y for de tjenesteydelser, som klageren har leveret. Ombudsmanden konkluderede, at bekræftelsen af, at betalingerne faktisk blev foretaget til Y for de tjenesteydelser, som klageren havde leveret, selv om en sådan bekræftelse ikke angiver det nøjagtige beløb, der blev betalt til Y, kunne være til hjælp for klageren. Ombudsmanden anmodede Kommissionen om at overveje berettigelsen af at anvende den samme fremgangsmåde, som den gjorde med hensyn til mandedage, og give klageren delvis adgang til de foreløbige fakturaer.

I betragtning af at klageren tilføjede nogle påstande og påstande under undersøgelsen, og at han henvendte sig direkte til Kommissionen i løbet af undersøgelsen, mindede Ombudsmanden også om klagerens påstande og påstande til dato. Ombudsmanden sendte i den forbindelse kopier af klagerens bemærkninger til Kommissionens udtalelse og af klagerens supplerende skrivelser til Ombudsmanden. En kopi af Ombudsmandens brev til Kommissionen blev sendt til klageren.

Kommissionens svar af 2. maj 2007

Kommissionen anførte, at "[den] aldrig på noget tidspunkt modtog timesedlerne vedrørende klagerens arbejde." I henhold til den kontrakt, der er indgået mellem Y og Kommissionen, hedder det i artikel 28.1 i de almindelige betingelser (2000-udgaven) vedrørende betalinger, at:

"Den ordregivende myndighed foretager betalinger til konsulenten på følgende måde:

- (...)

- eventuelle mellemliggende seks månedlige betalinger, jf. artikel 7.2 i de særlige betingelser, senest 60 dage efter, at den ordregivende myndighed har modtaget en faktura med angivelse af de faktisk udførte arbejdsdage og de yderligere udgifter, der faktisk er afholdt i løbet af perioden, som dokumenteret ved den ledsagende foreløbige rapport, med forbehold af godkendelse af denne rapport i overensstemmelse med artikel 28.2".

saldoen af den endelige attesterede kontraktværdi efter fradrag af de mellemliggende betalinger senest 60 dage efter, at den ordregivende myndighed har modtaget en endelig faktura ledsaget af den endelige rapport og revisionsattest fra den revisor, der er anført i artikel 11.1 i de særlige betingelser, med forbehold af godkendelse af den endelige rapport og revisionsattesten i overensstemmelse med artikel 28, stk. 2."

Kommissionen har aldrig anmodet om timesedler til klageren eller nogen anden ekspert, der arbejder med projektet. Klagerens timesedler findes derfor ikke i Kommissionens sagsakter, da de i henhold til artikel 25.2 i de almindelige betingelser skal opbevares af kontrahenterne. Artikel 25, stk. 2, bestemmer for så vidt angår honorarbaserede kontrakter, at "timesedler, der registrerer de dage, hvor konsulentens personale arbejder, skal opbevares af konsulenten. De beløb, der faktureres af konsulenten, skal svare til disses timesedler."Artikel 25.3 bestemmer:

"Optegnelserne skal opbevares i en periode på fem år efter den sidste betaling i henhold til kontrakten. Disse dokumenter omfatter enhver dokumentation vedrørende indtægter og udgifter og enhver opgørelse, der er nødvendig for at kontrollere bilag, navnlig timesedler, fly- og transportbilletter, lønsedler for det vederlag, der udbetales til eksperterne. Undladelse af at føre sådanne fortegnelser udgør et kontraktbrud og vil medføre opsigelse af kontrakten."

Desuden fremgår det af instrukserne i finansieringsvejledningen (i udgaven fra december 2001), der gælder for foranstaltninger udadtil, som finansieres over Fællesskabernes almindelige budget, at alle kontrakter skal have en "revisionsattest" ved afslutningen af et projekt. Artikel 8.3.1.2.5 i finansieringsvejledningen har følgende ordlyd:

"Den almindelige honorarbaserede tjenesteydelseskontrakt kræver ikke længere, at dokumentationen kontrolleres, inden der foretages betalinger. Inden den endelige betaling foretages, skal en uafhængig, kvalificeret revisor imidlertid undersøge de fakturaer, som kontrahenten har sendt til den ordregivende myndighed. Revisor skal sikre sig, at der foreligger relevant, pålidelig og tilstrækkelig dokumentation for, at: de eksperter, der er ansat af kontrahenten i forbindelse med denne kontrakt, faktisk har arbejdet på kontrakten (som underbygget af dokumentation fra en uafhængig tredjepart for det antal dage, der er anført på kontrahentens faktura (kontrolgrundlaget er de originale, underskrevne timesedler, originale billetter, hotelregninger osv.), og at de beløb, der er anført som biudgifter, faktisk og nødvendigvis er afholdt i overensstemmelse med kravene i kontraktens kommissorium (grundlaget for denne kontrol er de originale værdikuponer fra leverandørerne). På grundlag af undersøgelsen skal revisoren attestere kontraktens endelige værdi."

Revisoren fremsatte aldrig bemærkninger ved afslutningen af projektrevisionsrapporten, og beløbene blev derfor udbetalt til Y og ikke inddrevet med den endelige betaling.

Kommissionen anførte endvidere, at der rent faktisk var en udveksling af e-mails mellem Y og Kommissionen om timesedlerne. Y meddelte Kommissionen, at klageren forlod W, og at den ikke kunne få ham til at underskrive timesedlerne inden sin afrejse. Udvekslingen af e-mails vedrørte den næste faktureringsperiode, og hvordan den skulle forløbe. Da Kommissionen på grundlag af statusrapporten fra Y var tilfreds med klagerens arbejde, meddelte Kommissionen Y, at den kunne gå videre med fakturaen.

Som svar på Ombudsmandens bemærkning om, hvordan Kommissionen opfører sig, hvis det viser sig, at timesedlerne ikke er underskrevet af den person, der udfører tjenesteydelserne, understregede Kommissionen desuden, at den ved projektets afslutning skal have "afslutningen af projektrevisionen". Den påpegede, at revisoren skal kontrollere de fortegnelser, som konsulenten nødvendigvis er i besiddelse af, og at konsulenten skal opbevare disse fortegnelser i en periode på fem år efter den sidste betaling i henhold til kontrakten. I denne forbindelse henviste Kommissionen igen til artikel 25.3 i kontraktens almindelige betingelser og til artikel 25.2: "(...) de beløb, der faktureres af konsulenten, skal svare til disse timesedler "). Kommissionen var af den opfattelse, at der forelå tilstrækkelig dokumentation for det arbejde, som eksperten havde udført, f.eks. transportbilletter, til, at revisoren kunne attestere udgifterne og betale kontrahenten for de leverede tjenesteydelser.

Med hensyn til Ombudsmandens spørgsmål om muligheden for at inddrive det beløb, der er udbetalt til kontrahenten, anførte Kommissionen, at "teknisk set findes der en bestemmelse om inddrivelse af udbetalte beløb".

Med hensyn til spørgsmålet om, hvorvidt Kommissionen kunne kræve, at de timesedler, der var behørigt underskrevet af den person, der leverede tjenesteydelserne, blev genindsendt, anførte Kommissionen, at den " teoretisk set kunne være forpligtet til at inddrive de beløb, der var betalt i forbindelse med timesedlerne, og at omkostningerne blev genindsendt med behørigt underskrevne timesedler." Efter Kommissionens opfattelse var der imidlertid "tilstrækkeligt bevis for det arbejde", som klageren havde udført for at betale Y for sine tjenesteydelser. Dette bevis var baseret på projektets output som afspejlet i statusrapporterne og på revisorens attest.

Endelig anførte Kommissionen med hensyn til muligheden for delvis frigivelse af mellemfakturaerne, som foreslået af Ombudsmanden, at begge mellemfakturaer består af følgende dele:

Første del: en forside med angivelse af nummer, udstedelsesdato, Y som udsteder og Kommissionen som modtager af fakturaen, det beløb, der skal betales, titlen på betalingen og tre stempler fra Kommissionen, der bekræfter, at fakturaen er modtaget, attesteret som korrekt og godkendt til betaling

Anden del: et fakturaresumé med en opdeling af de gebyrer, der opkræves i henhold til den type ydelser, der leveres, dvs. langsigtede ekspertydelser, kortsigtede internationale seniorekspertydelser osv.

Tredje led: et tillæg, der opregner de faktiske arbejdsdage pr. måned, som hver ekspert har udført.

Ingen del af disse dokumenter kan gøres offentligt tilgængelige i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, da dette ville være til skade for beskyttelsen af Y's forretningsmæssige interesser (undtagelse fra artikel 4, stk. 2, nr. 1), i forordning (EF) nr. 1049/2001) og de berørte eksperters privatliv (undtagelse fra artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001). Kommissionen har allerede forklaret det samme i sit svar på klagerens genfremsatte begæring.

I sit svar på denne genfremsatte begæring meddelte Kommissionen imidlertid klageren de personoplysninger, der var indeholdt i den tredje del af fakturaerne, dvs. det antal manddage pr. måned, der var blevet faktureret for hans arbejde.

Disse oplysninger optræder på nøjagtig samme måde i de to e-mails, som klageren oprindeligt anmodede om, og i de to mellemliggende fakturaer.

Ingen yderligere oplysninger eller dele af de pågældende fakturaer kan videregives til klageren i henhold til bestemmelserne i hverken forordning (EF) nr. 1049/2001 eller forordning (EF) nr. 45/2001.

Kommissionen deltager ikke i de kontraktlige aftaler mellem konsortiets medlemmer og mellem disse virksomheder og de eksperter, der arbejder for dem. Kommissionen er således ikke part i disse kontrakter og kan derfor ikke påvirkes af de forpligtelser, der følger heraf.

Kommissionen er imidlertid af den opfattelse, at den har givet klageren tilstrækkelige midler til at forsvare sine legitime interesser i sin konflikt med sin tidligere arbejdsgiver i kraft af sin formelle bekræftelse i) af det antal manddage, som Y har faktureret Kommissionen for de tjenesteydelser, som han har leveret, hvilket Kommissionen oplyste i sit svar på hans genfremsatte begæring som indeholdt i tredje del af Y's fakturabilag, og ii) at fakturaerne er blevet betalt af Kommissionen.

Klagerens bemærkninger til Kommissionens svar af 2. maj 2007

Sammenfattende var klageren af den opfattelse, at hans sag gav anledning til mange bekymringer i delegationen, og sidstnævnte måtte have insisteret på at modtage de timesedler, som han havde underskrevet. Efter klagerens meddelelser til delegationen skulle sidstnævnte have kommunikeret med klageren, inden den endelige betaling blev foretaget til Y.

Efter klagerens opfattelse er en revisionsattest for slutprojektet ikke tilstrækkelig til at fritage Kommissionen for ethvert ansvar med hensyn til klagerens honorarer, da den var bekendt med klagerens problem og hans svage stilling i forhold til de øvrige parter i den foreliggende tvist.

Klageren berigtigede også Kommissionens erklæring i sit svar om, at "da Kommissionen var tilfreds med klagerens arbejde (som understøttet af statusrapporten), som Y havde indsendt, meddelte Kommissionen Y, at den kunne gå forud for fakturaen." I den forbindelse henviste klageren derfor til Kommissionens e-mails i sagen af 21. oktober 2003 og 6. november 2003 og nævnte, at Kommissionen i disse e-mails anførte, at den ville være tilfreds, hvis den modtog de timesedler, der var underskrevet af teamlederen og projektdirektøren for klagerens resultater, og ikke blot rene statusrapporter.

Efter klagernes opfattelse var revisionsattesten ikke underbygget af konkrete beviser. Klageren påpegede i denne forbindelse, at han aldrig indsendte flybilletter eller boardingkort, og at hans arbejdsgiver heller ikke kunne være i besiddelse af dem.

Klageren undrede sig over, hvorfor artikel 25 i de almindelige betingelser i kontrakten mellem Kommissionen og Y, hvis de ikke kræver, at timesedlerne indsendes, foreskriver, at kontrahenten skal opbevare fortegnelser/timesedler i en periode på fem år. Desuden er timesedler de dokumenter, der er nødvendige for den endelige revision, og Kommissionen påpegede selv i sit svar, at grundlaget for revisionskontrollen er de originale underskrevne timesedler, idet den henviste til revisionsattestens artikel 8.3.1.2.5. Klageren påpegede derfor, at alle eksperterne indsendte timesedler vedrørende deres arbejde, og Y udarbejdede en særlig stikprøve af timesedler til dette formål.

Klageren anfører også, at Kommissionen ikke bør bruge det som argument, at den ikke griber ind i kontraktforholdene mellem en ekspert og hans arbejdsgiver og ikke kontrollerer betalingerne til et projekt i henhold til bestemmelserne om finansiel revision. En sådan adfærd rejser tvivl om Kommissionens integritet og effektivitet.

Klageren bemærkede også, at Kommissionen ikke besvarede Ombudsmandens specifikke spørgsmål med henvisning til klagerens erklæring om, at det er almindelig praksis, at timesedler indsendes til delegationen, som opbevarer kopier af dem.

Efter klagerens opfattelse overtrådte Kommissionen reglerne for finansiel revision, da den ikke blot undlod at indhente timesedlerne fra Y, men endog at anmode om dem. Klageren konkluderede ved at anmode om, at: i) Y skal inden for en bestemt frist meddele ombudsmanden de timesedler vedrørende ,-projektet, i mangel af hvilke sanktionen i artikel 25.3 i de almindelige betingelser finder anvendelse; og ii) Kommissionen fremlægger dokumentation for klagens boardingkort og ikke blot flybilletter, på grundlag af hvilke revisoren fandt det godtgjort, at klageren udførte sit arbejde under projektet.

Den venlige løsning

Den 11. september 2007 fremsatte Ombudsmanden følgende forslag til mindelig løsning i overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i Ombudsmandens statut:

I lyset af Kommissionens svar på Ombudsmandens yderligere spørgsmål om, at " teknisk set findes bestemmelsen om inddrivelse af udbetalte beløb ", og at "det teoretisk set kan kræves, at de beløb, der er udbetalt i forbindelse med timesedlerne, inddrives, og at omkostningerne genindsendes med behørigt underskrevne timesedler ", kunne Kommissionen overveje at anmode Y om at berigtige dokumentationen vedrørende det beløb, der er betalt for klagerens arbejde, ved at genindsende de relevante timesedler, der er behørigt underskrevet af klageren.

Forslaget om en mindelig løsning blev fremsat på grundlag af følgende overvejelser:

1 Klageren gjorde gældende, at Kommissionen med urette gav ham afslag på aktindsigt i timesedlerne eller ethvert andet relevant dokument vedrørende hans arbejde på grundlag af undtagelsen i artikel 4, stk. 2, i forordning 1049/2001 og undlod at begrunde anvendelsen af denne undtagelse.

Klageren hævdede, at Kommissionen burde give ham kopier af de underskrevne timesedler vedrørende hans arbejde.

2 I sin udtalelse anførte Kommissionen sammenfattende i) at den ikke havde modtaget timesedlerne fra Y på faktureringstidspunktet, ii) at den betalte Y for klagerens tjenesteydelser uden timesedler og iii) en sådan betaling var tilladt i henhold til de retlige bestemmelser, der var gældende for projektet på det pågældende tidspunkt. Kommissionen henviste derfor til artikel 28, stk. 1, i de almindelige betingelser for EF-finansierede tjenesteydelseskontrakter (version 2000). Kommissionen anførte også, at i henhold til instrukserne i finansieringsvejledningen (i udgaven fra december 2001) for foranstaltninger udadtil, der finansieres over De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, skulle der for hver kontrakt kræves en revisionsattest for projektets afslutning. Revisionsattestens artikel 8.3.1.2.5 bestemmer i denne forbindelse:

"Den almindelige honorarbaserede tjenesteydelseskontrakt kræver ikke længere, at dokumentationen kontrolleres, inden der foretages betalinger. Inden den endelige betaling foretages, skal en uafhængig, kvalificeret revisor imidlertid undersøge de fakturaer, som kontrahenten har sendt til den ordregivende myndighed."

Kommissionen anførte i denne forbindelse, at den baserede sig på den revisor, der kontrollerede projektet ud fra et finansielt synspunkt og ikke fremsatte bemærkninger i slutningen af projektrevisionsrapporten, og at den på grundlag af disse oplysninger betalte Y. Kommissionen anførte også, at Y skulle opbevare timesedlerne på grundlag af kontrakten mellem den og Kommissionen i en periode på fem år.

Kommissionen påpegede endvidere, at den, efter at klageren ved brev af 4. november 2003 havde underrettet Kommissionen om "sine problemer med sin arbejdsgiver W" , kontaktede Y, "dr[e]w kontrahentens opmærksomhed på spørgsmålet" , og videresendte klagerens brev til Kommissionen.

I sit yderligere svar på Ombudsmandens specifikke spørgsmål om, hvorvidt Kommissionen på noget tidspunkt modtog timesedlerne vedrørende klagerens arbejde, anførte Kommissionen klart, at "Kommissionen aldrig på noget tidspunkt modtog timesedlerne vedrørende klagerens arbejde".

3 Ombudsmanden forstår, at Kommissionens afslag på at give klageren kopier af hans timesedler for det første er baseret på, at sådanne dokumenter ikke findes i Kommissionens sagsakter og ikke på grundlag af artikel 4, stk. 2, i forordning 1049/2001. Ombudsmanden bemærker derfor, at der i henhold til forordning 1049/2001 kun kan gives aktindsigt i eksisterende dokumenter. Det ser derfor ud til, at Kommissionen ikke handlede ulovligt, da den nægtede klageren aktindsigt i de timesedler, der ikke indgik i dens sagsakter. Desuden er Ombudsmanden ikke bekendt med nogen retlig forpligtelse til at udarbejde nye dokumenter, der indeholder oplysninger, fordi nogen anmoder om det.

4 Efter Ombudsmandens opfattelse er det imidlertid som fastsat i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik (artikel 22) god forvaltningsskik at give oplysninger, når der anmodes herom, medmindre den pågældende institution kan påvise, at den har en god grund til ikke at gøre det.

Ombudsmanden bemærker derfor, at klageren anmodede Kommissionen om timesedlerne, fordi han havde brug for disse oplysninger for at kunne anlægge sag ved de nationale domstole mod sin tidligere arbejdsgiver, dvs. W. Ombudsmanden minder om, at klagerens arbejdsgiver var medlem af det konsortium, der blev ledet af Kommissionens kontrahent, som gennemførte projektet.

Ombudsmanden bemærker også, som klageren ved mange lejligheder har påpeget i sine kontakter med Kommissionen, at i) timesedlerne skal vedligeholdes af kontrahenten på grundlag af artikel 25.2, 25.3 og 25.4 i de almindelige betingelser for tjenesteydelseskontrakter finansieret af EF, ii) disse fortegnelser skal opbevares i en periode på fem år efter den endelige betaling i henhold til kontrakten og iii) kontrahenten skal give enhver person, der er bemyndiget af Kommissionen, tilladelse til at inspicere de relevante fortegnelser og tage kopier heraf.

På grundlag af de foreliggende oplysninger ser det ud til, at Kommissionen efter klagerens anmodning herom ikke anmodede Y om de oplysninger, der var indeholdt i klagerens timesedler, men i stedet forklarede, at i) det ikke er op til Kommissionen at gribe ind i forholdet mellem konsulenter og deres ansatte, ii) selv om Kommissionen havde haft adgang til timesedlerne, ville det ikke have været muligt for den at videregive disse oplysninger på grund af deres fortrolige karakter iii) den havde ingen indvendinger mod, at klageren kontaktede Y, og den ville heller ikke gøre indsigelse mod, at Y videregav de oplysninger, som han havde anmodet om.

Ombudsmanden mener ikke, at Kommissionens ovennævnte grunde virkelig forklarer, hvorfor Kommissionen ikke selv kunne henvende sig til Y vedrørende oplysningerne i klagerens timesedler.

5 Ombudsmanden påpeger endvidere, at en tjenestemand i Kommissionens interne e-mail, som Kommissionen vedlagde sin udtalelse om klagen af 6. november 2003 (som bilag 3), henviser til telefonsamtalen med klageren og informerer en anden tjenestemand om, at:

"Jeg meddelte ikke [klageren], at jeg pr. [e-mail] (den 21. oktober her vedhæftet) indvilligede i at modtage timesedler underskrevet af projektdirektøren [...] og [...] sammen for [klagerens] præstationer, da han forlod projektet og W-virksomheden."

Ombudsmanden bemærker endvidere, at Kommissionen i sit svar af 21. oktober 2003 på Y's anmodning, der blev sendt pr. e-mail til Kommissionen den 10. september 2003 (9), anførte, at:

"Vi accepterer som støtte til input fra [klageren](...) timesedler, der er underskrevet af professoren [...], teamlederen og projektdirektøren. Vedlæg venligst en kopi af denne meddelelse til hver af de(n) relevante timeseddel(er) som dokumentation for vores aftale."

6 Ombudsmanden bemærker endvidere, at klageren den 4. november 2003 pr. e-mail og brev (vedlagt som bilag 2 til Kommissionens udtalelse om klagen) underrettede delegationen om, at

"af årsager, der ligger uden for [klagerens] vilje og kontrol [han] blev tvunget til at træde tilbage [fra sin] stilling som international langsigtet ekspert for projektet. Denne afgørelse blev også imødekommet med godkendelse fra professor [...] på vegne af (...)W. Kort efter [klagerens] fratræden og [hans] tilbagevenden til [hans land] (...) nægtede W (og nægter fortsat) at betale [han] vederlag for [hans] tjenesteydelser i forbindelse med projektet. (...) [W’s] nægtelse af at betale [han] er fuldstændig ubegrundet. På grund af denne adfærd kunne [klageren] ikke underskrive nogen timesedler og underrettede projektdirektøren, [...], herom."

Klageren fremsatte også følgende anmodning til Kommissionen: "Vær opmærksom på W's afvisning af at betale mig, og tillader derfor ikke W og nogen på dens vegne at modtage de midler, der er tildelt mig uden timesedler underskrevet af mig."

7 Endelig fremgår det af kopierne (10) af de e-mails, der blev udvekslet mellem delegationen og Y, at Y den 10. september 2003 meddelte delegationen, at timesedlerne vedrørende klagerens arbejde i henhold til Z ikke ville blive underskrevet af sidstnævnte. Y anmodede om vejledning i, hvordan den endelige faktura i denne situation skulle udarbejdes. Det ser imidlertid ud til, at Y ikke afslørede, at klageren ikke blev betalt, og at dette var grunden til, at han ikke underskrev sine timesedler.

Ombudsmanden bemærker derfor:

i) Y's e-mail til Kommissionen af 10. september 2003:

"Som De måske ved, er vi blevet underrettet om, at [klageren] nu har forladt W's og Partners' ansættelse, og at de desværre ikke var i stand til at få ham til at underskrive på sine timesedler, før han tog af sted. I betragtning af at vi er tilfredse med, at input er blevet leveret, ønskede jeg at tjekke med dig, at du i dette tilfælde vil acceptere som støtte for disse input, timesedler, der er underskrevet af professoren [....], teamlederen og projektdirektøren."

ii) Y's e-mail til Kommissionen af 13. november 2003:

"Jeg har drøftet dette spørgsmål med (...)(11) og vil være Dem taknemmelig for vejledning fra (...) (12) og/eller Dem om, hvordan De ønsker, at vi skal behandle dette spørgsmål. Nemlig, vil det stadig være acceptabelt for os at fakturere denne gang som aftalt med dig tidligere, eller vil du gerne have os til at afstå fra fakturering for disse gebyrer, indtil dette spørgsmål er løst".

iii) Kommissionens svar af 13. november 2003 på ovennævnte Y-mail:

"[v]i udelukkende har kontraktlige forbindelser med Y – kontrahenten – og derfor ikke kan rådgive Y om, hvordan dets individuelle personale skal håndteres: Det er op til dig at løse problemet. Den faktura, der indsendes til Kommissionen, bør naturligvis afspejle den tid, som eksperter, der er godkendt under projektet, rent faktisk har arbejdet på projektet, uden yderligere overvejelser".

8 I lyset af ovenstående forstår Ombudsmanden, at Kommissionen den 21. oktober 2003, da den accepterede timesedler, der ikke var underskrevet af klageren, men af en anden, ikke var klar over, at klageren ikke blev betalt af W/Y, og at dette var grunden til, at han havde nægtet at underskrive sine timesedler.

Ombudsmanden påpeger imidlertid, at da Kommissionen efterfølgende den 4. november 2003 blev underrettet af klageren om, at i) han ikke gav samtykke til, at en anden kunne underskrive hans timesedler på hans vegne, og ii) han ikke blev betalt af W/Y, accepterede Kommissionen den endelige faktura fra Y.

9 Spørgsmålet er derfor, om Kommissionen lovligt kunne acceptere Y's endelige faktura uden timesedler underskrevet af klageren vel vidende, at W/Y ikke betalte for hans ydelser.

10 Ombudsmanden bemærker, at det ifølge Kommissionen i henhold til den daværende finansieringsvejledning for projektet og de almindelige betingelser for tjenesteydelseskontrakter finansieret af Kommissionen ikke var en betingelse for, at fakturaen blev accepteret og betalt af Kommissionen til Y, at timesedlerne vedrørende en eksperts arbejde blev fremlagt. Endvidere baserede Kommissionen sig på en revisors udtalelse om, at der forelå tilstrækkelige beviser til at bekræfte det arbejde, som klageren havde udført. Kommissionen foretog derfor betalingen til Y for klagerens tjenester.

Det ser derfor ud til, at Kommissionen igen handlede på grundlag af de relevante gældende lovbestemmelser, da den betalte kontrahenten på grundlag af en revision, uden at klagerens timesedler var blevet indsendt. Ombudsmanden forstår imidlertid ikke, hvorfor Kommissionen ikke sammen med Y præciserede, at klagerens timesedler tilsyneladende var underskrevet af projektdirektøren og teamlederen uden klagerens tilladelse.

11 Ombudsmanden anerkender endvidere, at der ikke er nogen kontraktmæssig forbindelse mellem Kommissionen og underleverandørerne, herunder individuelle eksperter såsom klageren. Kommissionen har derfor ikke noget direkte ansvar i forbindelse med uanfægtelige betalinger til underentreprenører fra kontrahenter på grundlag af en særskilt, skriftlig, mundtlig eller stiltiende kontrakt mellem dem. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at underleverandører ofte forventer, at Kommissionen, der handler som en offentlig myndighed til gavn for Fællesskabet, yder bistand, hvis der opstår en tvist med kontrahenten. Sådanne underleverandører er meget skuffede, når Kommissionen ikke griber ind, hvilket efterlader dem med en følelse af, at den har givet afkald på enhver interesse i problemet.

Ombudsmanden har derfor hele tiden (13) været af den opfattelse, at selv om Kommissionen handler i overensstemmelse med lovgivningen, når den ikke griber ind i tvister mellem kontrahenter og underkontrahenter, bør det deraf følgende negative indtryk, som underkontrahenterne kan danne sig, ikke undervurderes. I overensstemmelse med Kommissionens bestræbelser på at bringe Europa tættere på borgerne og indgyde dem tillid til EU og dets institutioner finder Ombudsmanden det nyttigt, at den træffer alle mulige foranstaltninger for at undgå situationer, der efterlader borgerne med uberettigede negative indtryk af EU-institutionerne.

Ovennævnte foranstaltninger omfatter henstillinger til kontrahenterne om at overholde deres finansielle forpligtelser over for underkontrahenterne.

I betragtning af omstændighederne i den foreliggende sag er Ombudsmanden af den opfattelse, at det kun er "at henlede kontrahentens opmærksomhed på spørgsmålet" , der ikke udgør en sådan henstilling.

Ombudsmanden minder desuden om, at det på grundlag af de foreliggende beviser i den foreliggende sag ser ud til, at Kommissionen vidste, at klageren ikke blev betalt for sine tjenesteydelser af W/Y, og at han også blev anmodet om at afklare dette spørgsmål, inden der blev foretaget nogen betaling til Y. Kommissionen accepterede imidlertid den endelige faktura fra kontrahenten med henvisning til klagerens tjenesteydelser uden at fremsætte nogen anbefaling til kontrahenten om, at klagerens situation skulle løses.

12 I lyset af punkt 2.11 ovenfor er Ombudsmanden ikke overbevist om, at Kommissionen handlede retfærdigt over for klageren.

Desuden noterer Ombudsmanden sig Kommissionens synspunkt, der er indeholdt i dens svar på Ombudsmandens yderligere spørgsmål, nemlig at "teknisk set findes der en bestemmelse om inddrivelse af udbetalte beløb", og at "det teoretisk set kan kræves, at de beløb, der er udbetalt i forbindelse med timesedlerne, inddrives, og at omkostningerne genindsendes med behørigt underskrevne timesedler ".

I lyset af punkt 2.4 ovenfor ser det derfor ud til, at Kommissionen ikke var tilstrækkelig omhyggelig over for klageren til at give ham de oplysninger, han anmodede om, selv om intet med rimelighed forhindrede den i at gøre det. En sådan holdning fra Kommissionens side syntes at udgøre et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Kommissionens brev af 8. november 2007

Kommissionen sendte ombudsmanden en kopi af delegationens brev til Y, hvori sidstnævnte i) henviste til artikel 25.4 i den kontrakt, der blev undertegnet den 30. september 2002 mellem Kommissionen og Y, og hvori det hedder, at "Konsulenten giver projektlederen (...) mulighed for at kontrollere optegnelser og regnskaber vedrørende tjenesteydelserne og tage kopier heraf, både under og efter den sidste betaling i henhold til kontrakten", og til artikel 25. 3, hvori det hedder, at "[d]isse fortegnelser skal opbevares i en periode på fem år efter den sidste betaling i henhold til kontrakten"; ii) mindede om, at den sidste betaling i henhold til denne kontrakt blev foretaget den 19. juli 2005 og iii) anmodede Y om at fremsende kopier af klagerens timesedler, som "blev faktureret under [Y's] projekt (...)."

Kommissionen vedlagde kopier af klagerens timesedler for følgende måneder: Januar 2003-juni 2003.

Klagerens bemærkninger til Kommissionens brev af 8. november 2007

Den 12. november 2007 meddelte klageren under en telefonsamtale Ombudsmandens tjenestegrene, at han kunne være tilfreds med sagens udfald, hvis han modtog kopier af timesedlerne.

Ombudsmandens brev til klageren af 15. november 2007

Ombudsmanden sendte elektronisk klageren en kopi af Kommissionens brev af 8. november 2007 og kopierne af klagerens ovennævnte timesedler.

Klagerens e-mails af 15. og 25. november 2007 og af 4. december 2007

I sin e-mail af 15. november 2007 takkede klageren Ombudsmanden for hans indsats i den foreliggende sag. Han bemærkede, at ekspertens underskrift på hans timesedler ikke var hans, men "det så ud til, at W underskrev dem uden nogen som helst bemyndigelse og uden nogen begrundelse (...)". Klageren var af den opfattelse, at kontrahenten var klar over, at han havde nægtet at underskrive sine timesedler, og det samme var delegationen. Han var desuden af den opfattelse, at timesedlerne rent faktisk var blevet fremsendt til delegationen. Klageren anmodede ombudsmanden om at fremlægge ægte kopier af disse timesedler, "da de er nødvendige for den retslige fyldestgørelse af [hans] krav."

I sine yderligere e-mails af 25. november og 4. december 2007 anførte klageren kort sagt, at selv om han modtog sine timesedler fra delegationen, var der to punkter i hans klage som udestående fordringer, nemlig: i) at han skulle modtage kopier af enhver erklæring, der blev fremsendt til Kommissionen af enhver, der forklarede, hvorfor timesedlerne vedrørende hans arbejde ikke var underskrevet af ham personligt, og ii) at Kommissionen skulle oplyse om de aftaler, der fandt sted mellem delegationen, Y og W vedrørende klagerens mandedage og betaling.

Klageren anførte også, at han gerne ville vide, om der havde været nogen aftale/ordninger mellem delegationen og W om, at professor W kunne underskrive klagerens timesedler i stedet for ham, og hvilken forklaring W havde givet på dette, enten på det tidspunkt, hvor timesedlerne blev underskrevet og sendt til delegationen, eller på det tidspunkt, hvor pengene til klagerens honorarer blev betalt til W. Han var af den opfattelse, at delegationen var forpligtet til at give denne forklaring og gøre det på meget kort tid. I sin e-mail af 4. december 2007 påpegede han desuden, at den mindelige løsning henviste til de "timesedler, der var behørigt underskrevet af [han]."

Kommissionens svar på forslaget om en mindelig løsning af 28. november 2007

Kommissionen hilste Ombudsmandens forslag om en mindelig løsning velkommen, men var af den opfattelse, at "[a] klageren ikke havde noget kontraktforhold med Y (han arbejdede ikke for denne virksomhed på noget tidspunkt under projektgennemførelsen), (...) Y kan ikke anmodes om at berigtige timesedler indsendt af en anden virksomhed. (W)."

Kommissionen anførte også, at delegationen"med henblik på at bidrage til en mindelig løsning"havde anmodet Y om at indsende de originale timesedler, der var relevante for den periode, som klageren arbejdede i kontrakten. Kommissionen understregede, at den forstår, at klageren "har en særlig interesse i at få timesedlerne, da de vedrører hans kontraktforhold (eller snarere manglende underskrevne kontrakt) med W." Som bilag sendte Kommissionen derfor igen de oprindelige timesedler, der var relevante for den periode, som klageren arbejdede under projektet.

Klagerens bemærkninger til Kommissionens svar af 28. november 2007

Klageren takkede Ombudsmanden og Kommissionen for at være nået til enighed om en mindelig løsning. Han bemærkede, at Kommissionen endelig havde " erkendt, at han havde "en særlig interesse i at få timesedlerne, da de vedrører hans kontraktforhold (eller rettere mangel på en underskrevet kontrakt) med W", og at han i over to år havde forsøgt at overtale Kommissionen til at give ham adgang til sine timesedler.

Klageren gentog endvidere, at de timesedler, som Kommissionen havde indsendt, ikke var underskrevet af ham selv, men af W, som "absolut ikke havde beføjelse til at underskrive dem i [hans] sted." Klageren henviste derfor igen til ordlyden i forslaget til en mindelig løsning om, at de relevante timesedler skulle indsendes "behørigt underskrevet" af ham selv. Han bemærkede, at " der i stedet blev indsendt timesedler underskrevet af en tredjepart, mens Kommissionen havde fastholdt, at revisoren var tilfreds med solid dokumentation for, at klageren havde udført sine opgaver." Klageren spurgte derfor, i hvilken egenskab timesedlerne vedrørende hans arbejde var underskrevet af en anden " for at modtage hans penge?" Klageren påpegede derfor, at Kommissionen burde gøres opmærksom på, at timesedlerne ikke var underskrevet af ham, og blive bedt om at angive, hvornår timesedlerne var underskrevet, og på grundlag af hvilken begrundelse/hvilke erklæringer fra Y/W den havde accepteret en tredjeparts underskrift på hans timesedler. Klageren henviste derfor til sin påstand, der var indeholdt i hans klage til Ombudsmanden, om, at han skulle modtage kopier af enhver erklæring til Kommissionen fra enhver, der gav en forklaring på, hvorfor timesedlerne vedrørende hans arbejde ikke var underskrevet af ham personligt.

Afgørelsen

1 Indledende bemærkninger

1.1 Ombudsmanden bemærker, at klageren i sine bemærkninger til Europa-Kommissionens udtalelse fremsatte to nye påstande, nemlig at Kommissionen skulle i) afsløre de ordninger, som efter klagerens opfattelse og på grundlag af bilag 3 til Kommissionens udtalelse fandt sted mellem Kommissionens delegation i Moskva ("delegationen"), Y og advokatfirmaet W vedrørende klagerens mandedage og betaling, og ii) give klageren fuld adgang til e-mailen af 21. oktober 2003 og nødvendigvis til e-mailen af 10. september 2003, som var vedlagt denne, og som ovennævnte bilag 3 henviste til.

Da ovennævnte nye påstande efter Den Europæiske Ombudsmands opfattelse vedrører klagerens oprindelige påstande og påstande, besluttede Ombudsmanden at medtage dem i sin undersøgelse af denne klage og underrettede Kommissionen om disse påstande i en yderligere skrivelse, som han sendte til den den 24. januar 2007.

1.2 Ombudsmanden bemærker også, at klageren i sin genfremsatte begæring til Kommissionen genfremsatte sin oprindelige påstand, nemlig at medmindre Kommissionen forsynede klageren med de dokumenter, han havde anmodet om, skulle den betale ham hans honorar (45 000 EUR). Det ser også ud til, at klageren rettede denne anmodning til delegationen den 19. juni 2006. Denne påstand, således som den var formuleret i den oprindelige klage, blev først afvist af Ombudsmanden, da der på daværende tidspunkt ikke var indgivet nogen forudgående administrative henvendelser i denne henseende. Ombudsmanden henledte efterfølgende Kommissionens opmærksomhed på denne påstand i sin yderligere skrivelse til Kommissionen af 24. januar 2007, men Kommissionen kommenterede den ikke i sit svar. Ikke desto mindre finder Ombudsmanden det nyttigt at henvise til denne påstand i sin afgørelse.

1.3 Ombudsmanden bemærker endvidere, at klageren i sine bemærkninger til Kommissionens svar af 2. maj 2007 tilsyneladende sammenfattende var af den opfattelse, at revisorens konklusioner ikke var underbygget af konkrete beviser. Ombudsmanden forstår imidlertid ikke klagerens synspunkt som en ny påstand vedrørende kvaliteten af revisionen. Ombudsmanden mener desuden, at en udvidelse af omfanget af hans undersøgelse til at omfatte ovennævnte spørgsmål ville forsinke en afgørelse om den oprindelige klage unødigt. Derfor finder Ombudsmanden det ikke nyttigt at stille Kommissionen det yderligere spørgsmål, som klageren har foreslået i disse bemærkninger, vedrørende klagerens boardingkort ", på grundlag af hvilke revisoren var overbevist om, at klageren havde udført arbejde under [projektet]." Klageren kan dog stadig frit indgive en ny klage til Ombudsmanden om dette spørgsmål efter først at have udtømt tidligere administrative tilgange.

1.4 Ombudsmanden bemærker endvidere, at klageren i sin e-mail af 15. november 2007 anførte, at "der faktisk var indsendt timesedler til delegationen". Ombudsmanden mener imidlertid ikke, at klageren i den overordnede sammenhæng med den mindelige løsning ønskede at fremsætte en ny påstand. Ikke desto mindre bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen ved flere lejligheder kategorisk har afvist, at timesedlerne havde været i dens besiddelse på et hvilket som helst tidspunkt. Han ønsker endvidere at påpege, at han ikke har nogen grund til at betvivle Kommissionens erklæring, og at han ikke har nogen midler til rådighed til at afklare dette punkt.

1.5 Ombudsmanden bemærker også, at klageren i sin yderligere e-mail af 25. november 2007 var af den opfattelse, at hans to påstande vedrørende i) kopier af enhver erklæring, der blev indgivet til Kommissionen af enhver, der gav en forklaring på, hvorfor timesedlerne vedrørende hans arbejde ikke var underskrevet af ham personligt, og ii) ordninger mellem delegationen, Y og W, som efter hans opfattelse fandt sted vedrørende hans mandedage og betaling, forblev "åbne". Ombudsmanden er ikke enig i klagerens synspunkt. Ombudsmanden bemærker, at han inden for rammerne af forslaget om en mindelig løsning har behandlet disse påstande og underrettet klageren om sine konklusioner. Klageren reagerede imidlertid ikke på disse konklusioner, før proceduren vedrørende forslaget om en mindelig løsning var afsluttet. Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at det af procesøkonomiske grunde ikke ville være hensigtsmæssigt for ham at vende tilbage til dette spørgsmål inden for rammerne af en ny yderligere undersøgelse og dermed unødigt forsinke en afgørelse om den oprindelige klage. Desuden fremlagde klageren i sine yderligere e-mails af 25. november 2007 og 16. januar 2008 ingen nye beviser, der kunne berettige en sådan (yderligere) yderligere undersøgelse.

Ombudsmanden erkender, at det kan hævdes, at ovennævnte påstand ii) blev omformuleret og nuanceret af klageren i dennes bemærkninger af 16. januar 2008 til Kommissionens svar af 28. november 2007 på forslaget til en mindelig løsning. Da klageren imidlertid anførte, at han ønskede at få kendskab til de specifikke ordninger mellem Kommissionen og W vedrørende sidstnævntes underskrivelse af klagerens timesedler, mener Ombudsmanden, at der er blevet indsamlet tilstrækkelige oplysninger under denne undersøgelse til at besvare klagerens påstand, selv i dens kvalificerede form, og at ingen yderligere undersøgelse derfor synes at være berettiget i denne henseende.

Ombudsmanden vil derfor henvise til disse påstande i del 6 i denne afgørelse i samme retning som i sit forslag til mindelig løsning.

1.6 Endelig beklager Ombudsmanden, at Kommissionen i en af sine interne e-mails henviste til klageren på en måde, der ikke, som klageren selv med rette har påpeget, kan anses for at være respektfuld. Ikke desto mindre mener Ombudsmanden, at denne tilfældige kendsgerning ikke illustrerer Kommissionens overordnede tilgang til klagerens problem.

2 Timesedler

2.1. Den 11. september 2007 fremsatte Ombudsmanden et forslag til en mindelig løsning, hvori han henviste til Kommissionens svar på hans yderligere spørgsmål om, at i) "teknisk set findes der en bestemmelse om inddrivelse af udbetalte midler", ii) "det kan teoretisk set kræves, at de beløb, der er udbetalt i forbindelse med timesedlerne, inddrives"; og iii) "omkostningerne indsendes på ny med behørigt underskrevne timesedler ". I lyset af Kommissionens ovennævnte svar foreslog Ombudsmanden, at den kunne overveje at anmode Y om at berigtige dokumentationen vedrørende det beløb, der var betalt for klagerens arbejde, ved at genindsende de relevante timesedler, der var behørigt underskrevet af klageren.

2.2 I et brev af 8. november 2007 henviste Kommissionen til det brev, som delegationen havde sendt til Y, og til sidstnævntes svar. Kommissionen vedlagde kopier af timesedler til sit brev og sendte dem igen sammen med sit svar af 28. november 2007 på forslaget til en mindelig løsning. I dette svar anførte Kommissionen også, at "[a] klageren ikke havde noget kontraktforhold med Y (han arbejdede ikke for denne virksomhed på noget tidspunkt under projektgennemførelsen), er Kommissionen af den opfattelse, at Y ikke kan anmodes om at berigtige timesedler indsendt af en anden virksomhed. (W)."

2.3 Ombudsmanden fremsendte de elektroniske kopier af de timesedler, som Kommissionen havde sendt til klageren.

2.4 Klageren syntes i sin e-mail af 15. november 2007 at være tilfreds med resultatet af forslaget til en mindelig løsning. I sin tidligere telefonsamtale med Ombudsmandens tjenestegrene erklærede han, at han ville betragte sagen som afgjort af Kommissionen efter modtagelsen af hans timesedler. I sine yderligere e-mails af 27. november og 4. december 2007 påpegede klageren imidlertid, at timesedlerne ikke var underskrevet af ham, og i sin e-mail af 4. december 2007 samt i sine bemærkninger af 16. januar 2008 til Kommissionens svar af 28. november 2007 på forslaget til en mindelig løsning påpegede han desuden, at den mindelige løsning henviste til de "timesedler, der var behørigt underskrevet af [han]" , hvilket de ikke var. Det ser derfor ud til, at klageren ikke mener, at den mindelige løsning var helt vellykket ved at modtage de originale timesedler, der var relevante for den periode, han arbejdede under projektet, men ikke underskrevet af ham.

2.5 I denne forbindelse bemærker Ombudsmanden imidlertid i) Kommissionens erklæring i sit svar på Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning om, at "Kommissionen ikke deltager i de kontraktlige ordninger mellem konsortiemedlemmerne og mellem disse virksomheder og de eksperter, der arbejder for dem", og at "klageren ikke havde noget kontraktforhold med Y (han arbejdede ikke for denne virksomhed på noget tidspunkt under projektgennemførelsen), er Kommissionen af den opfattelse, at Y ikke kan anmodes om at berigtige timesedler indsendt af en anden virksomhed (W)". Ombudsmanden noterer sig også ii) Kommissionens tidligere erklæring vedrørende konklusionerne fra revisoren ved afslutningen af projektrevisionsrapporten, som "attesterede udgifterne" svarende til timesedlerne, på grundlag af hvilke Kommissionen betalte Y for de tjenester, som klageren havde ydet.

Selv om Ombudsmanden ikke mener, at de timesedler, der underskrives af en anden person end den person, de henviser til, og uden sidstnævntes tilladelse, er "behørigt underskrevet", ser han heller ikke i lyset af Kommissionens ovennævnte erklæringer nogen realistisk udsigt til, at Kommissionen vil gå videre i sine forbindelser med Y med hensyn til W's underskrift af klagerens timesedler.

Ombudsmanden bemærker endvidere, at klageren i sin oprindelige klage hævdede, at Kommissionen skulle fremlægge de nøjagtige kopier af "de underskrevne timesedler vedrørende hans arbejde " , og at han anmodede Kommissionen om timesedlerne, fordi han havde brug for disse oplysninger for at kunne anlægge sag ved de nationale domstole mod sin tidligere arbejdsgiver, dvs. W, og dermed bevise, som Ombudsmanden forstår sagen, at han faktisk udførte arbejde, som han ikke blev betalt for af W. I betragtning af at Kommissionen fremlagde kopier af klagerens timesedler, som bekræfter i) ovennævnte arbejde, og som klageren har hævdet, ii) at de ikke blev underskrevet af ham, mener Ombudsmanden, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser med hensyn til dette aspekt af klagen.

3 manddage

3.1 Klageren hævder, at Kommissionen undlod at give klageren oplysninger om antallet af manddage i forbindelse med det arbejde, som han udførte, og som blev indberettet til Kommissionen af Y (faktisk hans tidligere arbejdsgiver, nemlig W). Klageren hævder også, at Kommissionen ikke har begrundet anvendelsen af undtagelsen i artikel 4, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001 for så vidt angår de ønskede dokumenter.

3.2 I forbindelse med undersøgelsen af denne klage og i sit svar af 9. oktober 2006 på klagerens genfremsatte begæring gav Kommissionen klageren adgang til sine mandedage i henhold til forordning 45/2001. I den forbindelse var Kommissionens generalsekretær af den opfattelse, at klagerens manddage var hans personoplysninger.

3.3 Klageren syntes at være tilfreds med et sådant resultat.

3.4 Ombudsmanden mener derfor, at dette aspekt af klagen er blevet afgjort af institutionen og derfor ikke afslører nogen tilfælde af fejl eller forsømmelser.

4 Krav om økonomisk kompensation

4.1 Klageren hævdede, at medmindre Kommissionen forsyner klageren med de dokumenter, han anmoder om, bør den betale ham hans honorarer, som beløber sig til 45 000 EUR.

4.2 I sit forslag til en mindelig løsning bemærkede Ombudsmanden i denne forbindelse, at , i sit svar på klagerens e-mail af 19. juni 2006 (14) anførte, at Kommissionen ikke har nogen kontraktmæssig forbindelse med W og ingen forpligtelser over for denne virksomheds underleverandører eller ansatte. Kommissionen hævdede derfor, at den ikke kan påvirkes af de forpligtelser, der følger af sådanne kontrakter. I sit svar på den genfremsatte begæring, der blev sendt direkte til klageren (15), og i sit svar på Ombudsmandens brev af 24. januar 2007 henviste Kommissionen ikke til denne påstand.

Selv om Ombudsmanden bemærkede, at W var en del af et konsortium, der gennemførte projektet i henhold til den kontrakt, der var indgået mellem konsortiets leder (Y) og Kommissionen, fandt Ombudsmanden, at det ikke ville være hensigtsmæssigt for Kommissionen at betale klageren, fordi W havde undladt at betale ham. Desuden ville det ikke være god forvaltningsskik, hvis Kommissionen ved hjælp af fællesskabsmidler betalte to gange for de leverede tjenesteydelser alene med den begrundelse, at en tredjemand, nemlig W, havde tilsidesat sine kontraktlige forpligtelser over for klageren.

4.3 Da Kommissionen nu har forelagt klageren de dokumenter, han har anmodet om, finder Ombudsmanden det unødvendigt at behandle den alternative påstand.

5 Foreløbige fakturaer/betalingsoplysninger

5.1 Klageren hævder, at Kommissionen bør give ham (i) alle oplysninger om de gebyrer, der er betalt til Y og/eller W i forbindelse med hans tjenesteydelser i forbindelse med projektet for perioden fra den 21. januar til den 3. juli 2003 ("betalingsoplysninger"), og navnlig (ii) fuld adgang til de mellemliggende fakturaer udstedt af Y den 6. maj 2003 og den 18. december 2003.

5.2 I sine svar på klagerens genfremsatte begæring og Ombudsmandens yderligere anmodning gav Kommissionen afslag på aktindsigt i ovennævnte fakturaer i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001. Dette afslag var begrundet med, at udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af Y's forretningsmæssige interesser (undtagelse fra artikel 4, stk. 2, nr. 1), i forordning (EF) nr. 1049/2001) og de berørte eksperters privatliv (undtagelse fra artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001).

Efter Ombudsmandens forslag i hans yderligere brev til Kommissionen af 24. januar 2007 erklærede Kommissionen imidlertid, at "... dens formelle bekræftelse af, at (...) fakturaerne er blevet betalt af Kommissionen, giver klageren tilstrækkelige midler til at forsvare sine legitime interesser i sin konflikt med sin tidligere arbejdsgiver."

5.3 Ombudsmanden forstår ovennævnte erklæring som Kommissionens vilje til at følge Ombudsmandens forslag og om nødvendigt officielt bekræfte, at de fakturaer, som Y har indsendt, og som henviser til klagerens arbejde under projektet, er blevet betalt af Kommissionen. Ombudsmanden finder derfor ikke, at yderligere undersøgelser er berettigede med hensyn til dette aspekt af klagen.

6 Adgang til e-mails, erklæringer om timesedler og arrangementer

6.1 Klageren hævder, at Kommissionen bør give ham fuld adgang til e-mailen af 21. oktober 2003 og nødvendigvis til den e-mail af 10. september 2003, der var vedlagt denne, og som bilag 3 til Kommissionens udtalelse om den (oprindelige) klage henviste til.

Klageren hævder også, at Kommissionen bør give ham kopier af enhver erklæring ("erklæring om timesedler"), der indsendes til Kommissionen af enhver, der giver en forklaring på, hvorfor timesedlerne vedrørende hans arbejde ikke blev underskrevet af ham personligt.

Endelig hævder klageren, at Kommissionen bør oplyse, hvilke ordninger der efter hans opfattelse og på grundlag af ovennævnte bilag 3 fandt sted mellem delegationen, Y og W vedrørende klagerens manddage og betaling. I sine bemærkninger af 16. januar 2008 til Kommissionens svar af 28. november 2007 på forslaget om en mindelig løsning nuancerede klageren denne påstand ved at anføre, at han kun ønskede at vide om aftalerne mellem Kommissionen og W vedrørende sidstnævntes underskrivelse af klagerens timesedler ("(...) om, hvilke begrundelser/repræsentationer fra Y/W Kommissionen tillod/accepterede tredjepartens underskrivelse af [hans] timesedler.").

6.2 Med hensyn til klagerens påstande vedrørende e-mails bemærker Ombudsmanden, at delegationen i løbet af undersøgelsen den 30. juni 2006 gav klageren delvis aktindsigt i de pågældende e-mails efter hans anmodning om en sådan aktindsigt i henhold til forordning 1049/2001. Delegationen forklarede også i sit brev af 30. juni 2006, som var stilet direkte til klageren, at de oplysninger, som den anså for at være af fortrolig karakter (tilsyneladende personoplysninger om afsenderen og modtageren af disse e-mails og oplysninger om klagerens mandedage), var blevet slettet. Endvidere anførte generalsekretæren i sit svar af 9. oktober 2006 på klagerens genfremsatte begæring af 20. juli 2006, som blev indgivet i forbindelse med undersøgelsen, at Y havde sendt e-mailen af 10. september 2003 til delegationen. I samme svar anførte generalsekretæren ligeledes, at delegationen havde sendt e-mailen af 21. oktober 2003 til Y.

Ombudsmanden mener derfor, at den relevante påstand vedrørende e-mails er blevet afgjort af Kommissionen.

6.3 Med hensyn til klagerens påstande vedrørende erklæringerne om timesedler og ordninger bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen i sit svar på Ombudsmandens yderligere undersøgelse forklarede, at der rent faktisk var en udveksling af e-mails mellem delegationen og Y om klagerens timesedler, og at Y underrettede delegationen om, at klageren havde forladt W, og at den ikke kunne få ham til at underskrive timesedlerne før sin afrejse.

Ombudsmanden bemærker endvidere, at de e-mails, som Kommissionen udsendte, henviste til dette spørgsmål: I Y's e-mail af 10. september 2003 hed det: "(...) Jeg vil gerne spørge Dem, om De i dette tilfælde som støtte for [klagerens] input vil acceptere timesedler, der er underskrevet af professor W, teamlederen og projektdirektøren", og delegationens e-mail til Y af 21. oktober 2003 lyder således: "Ja, i dette tilfælde vil vi som støtte for input fra X, som beskrevet nedenfor, acceptere timesedler, der er underskrevet af professor W, teamlederen og projektdirektøren (...)". Det ser derfor ud til, at Y over for Kommissionen begrundede, at klageren havde forladt W-selskabet og derfor ikke kunne underskrive timesedlerne vedrørende hans arbejde, og at professor W ville underskrive dem, hvilket Kommissionen tilsyneladende var enig i.

I lyset af ovenstående finder Ombudsmanden, at yderligere undersøgelser ikke er berettigede for så vidt angår påstandene vedrørende erklæringerne og ordningerne.

7 Konklusion

Med hensyn til det aspekt af sagen, der vedrører manddage, mener Ombudsmanden, at det er blevet afgjort af Kommissionen af de grunde, der er forklaret i henholdsvis punkt 3.4 ovenfor. Med hensyn til det aspekt af sagen, der vedrører timesedlerne, mener Ombudsmanden ikke, at yderligere undersøgelser er berettigede af de grunde, der er forklaret i punkt 2.5 ovenfor. Ombudsmanden finder det derfor unødvendigt at behandle klagerens alternative krav om økonomisk kompensation (punkt 4.3 ovenfor).

Med hensyn til påstanden om aktindsigt i e-mails mener Ombudsmanden, at den er blevet afgjort af Kommissionen af de årsager, der er forklaret i punkt 6.2 ovenfor.

Med hensyn til klagerens påstand vedrørende mellemliggende fakturaer/betalingsoplysninger og erklæringer om timesedler og ordninger mener Ombudsmanden, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser af de årsager, der er forklaret i henholdsvis punkt 1.5, 5.3 og 6.3 ovenfor.

Ombudsmanden afslutter derfor sagen. Kommissionens formand vil blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) I en telefonsamtale med Ombudsmandens tjenestegrene i juni 2007 erklærede klageren, at han ikke havde nogen skriftlig kontrakt med W, men at han arbejdede for den på grundlag af en "gentleman's agreement".

(2) I en telefonsamtale med Ombudsmandens tjenestegrene i juni 2007 erklærede klageren, at han nu ønskede at forhandle direkte med W og undgå at gå rettens vej.

(3) Den nye version af de almindelige betingelser trådte i kraft i maj 2003, men fandt kun anvendelse på kontrakter, der var indgået efter denne dato. Kontrakten blev undertegnet mellem Kommissionen og Y den 30. september 2002, dvs. før ikrafttrædelsen af den nye version af de almindelige betingelser. I henhold til artikel 28.6 i den (nye) udgave fra 2003 af de almindelige betingelser kræves der timesedler for at foretage en betaling.

Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af: (...) en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder (...), medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af oplysningerne."

(5) EFT L 145, s. 43.

(6) Denne e-mail af 21. oktober 2003 blev ikke sendt sammen med udtalelsen.

(7) I denne genfremsatte begæring anmodede han om aktindsigt i:

- "sande kopier af underskrevne timesedler/instrumenter, der registrerer [hans] manddage på [projektet]";

"sande kopier af erklæringer, der er indsendt til Europa-Kommissionen gennem et hvilket som helst organ, med en forklaring på, hvorfor [klagerens] timesedler ikke blev underskrevet af [klageren] personligt";

- "e-mailen af 21. oktober 2003, som der henvises til i V´s e-mail af 6. november 2003, vedlagt [som bilag 3] til Kommissionens bemærkninger til [klagerens klage] til Den Europæiske Ombudsmand";

"alle oplysninger om de gebyrer, der er betalt til Y og/eller (...) W (...) i forbindelse med [hans] tjenesteydelser for [projektet] I i perioden fra den 21. januar til den 3. juli 2003"

-"enhver ordning/aftale mellem delegationen, Y og (...) W (...) vedrørende [klagerens] manddage og honorarer i forbindelse med [hans] arbejde med [projektet]."

I sin genfremsatte begæring hævdede klageren også, at medmindre Kommissionen gav ham ovennævnte dokumenter, skulle den betale ham hans honorarer (45 000 EUR).

(8) EFT 2001 L 8, s. 1.

(9) Delegationen fremsendte en kopi af Kommissionens svar af 21. oktober 2003 til klageren den 3. juli 2006 efter hans anmodning om aktindsigt i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 af 19. juni 2006.

(10) Disse kopier findes i bilag 14 til Kommissionens udtalelse om klagen og de dokumenter, som delegationen fremsendte til klageren efter dennes anmodning af 19. juni 2006.

(11) På grundlag af den foreliggende dokumentation ser det ud til, at den navngivne person var projektdirektøren i delegationen.

(12) På grundlag af den foreliggende dokumentation ser det ud til, at den navngivne person var projektlederen i delegationen.

(13) Se Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om undersøgelse på eget initiativ OI/1/2006/TN vedrørende Kommissionen (http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/06oi1.htm).

(14) Klageren fremsendte en kopi af Kommissionens svar til Ombudsmanden den 16. november 2006.

(15) Klageren fremsendte en kopi af Kommissionens svar til Ombudsmanden den 16. november 2006.