Strasbourg, den 14. november 2006

Kære L.

Den 10. februar 2005 klagede De til Den Europæiske Ombudsmand over, at De angiveligt ikke havde besvaret et brev, som De havde sendt til Kommissionens Generaldirektorat for Forskning den 10. december 2004, og over, at dette generaldirektorat havde udvalgt eksperter. Mine tjenestegrene kontaktede Dem pr. telefon og e-mail den 22. marts 2005 for at høre, om De kunne sende mig en kopi af Deres brev til Kommissionen, hvilket De gjorde den 25. marts 2005.

Den 11. april 2005 videresendte jeg Deres klage til formanden for Kommissionen.

Den 6. juli 2005 sendte De mig Kommissionens svar af 11. maj 2005 på Deres brev af 10. december 2004 sammen med Deres bemærkninger.

Kommissionen afgav udtalelse den 20. juli 2005. Jeg videresendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 7. september 2005. De anmodede mig udtrykkeligt om at "fortsætte med en yderligere undersøgelse af alle de punkter, som [De] har anført nu og i [Deres] tidligere klage, da [De] fastholder [Deres] påstande, der er nævnt i punkt II, nr. 1, om Kommissionens bemærkninger."

Den 15. december 2005 anmodede jeg Kommissionen om yderligere oplysninger i forbindelse med Deres sag. Kommissionen fremsendte sit svar den 6. februar 2006. Jeg fremsendte den til Dem den 14. februar 2006 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 10. marts 2006. I dine bemærkninger anførte du, at genstanden for din klage var "fejl og forsømmelser, fordi GD RTD ikke behandlede [din] post sendt til generaldirektør Mitsos (...)." Du anførte også, at "alle de øvrige bemærkninger var svar på de forskellige breve, [jeg] sendte til [dig] på vegne af Kommissionen".

Ved brev af 28. juni 2006 anmodede De om en kopi af min sagsmappe vedrørende Deres klage, som jeg sendte til Dem den 13. juli 2006. I lyset af ovennævnte erklæring i Deres brev af 10. marts 2006 meddelte jeg Dem også, at jeg ikke ville behandle andre påstande end den, De påpegede som genstand for Deres klage, medmindre De meddelte mig andet. I et brev af 16. august 2006 bad De mig om at behandle [dit] dossier som en helhed.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, jeg har foretaget af Deres klage.

Komplekset

Klageren anførte i sin klage, at han havde sendt en skrivelse til generaldirektøren for Kommissionens Generaldirektorat for Forskning i december 2004, hvori han anmodede om supplerende oplysninger vedrørende den ansøgning, han havde indgivet om at arbejde som ekspert for Kommissionen. Ifølge klageren havde han ikke modtaget noget svar, men blot en postbekræftelse på, at hans brev af 14. december 2004 var blevet omdelt. Han mente, at Generaldirektoratet for Forskning ikke havde svaret, fordi det "fortsætter med at vælge de samme eksperter igen og igen, og de kan derfor ikke acceptere nye eksperter eller forklare situationen for min ansøgning."

I sit brev af 10. december 2004 til Generaldirektoratet for Forskning anførte klageren, at han den 2. juli 2004 havde registreret sig i Kommissionens Cordis-database for at arbejde som ekspert. Han havde spurgt om status for sit dossier og anmodet om oplysninger om, hvorvidt han ville være nødt til at tage yderligere skridt for at arbejde som ekspert, herunder oplysninger om, hvorvidt generaldirektoratet "foretrak at blive ved med at invitere de samme eksperter".

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at Generaldirektoratet for Forskning i) havde overtrådt Europa-Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik (2) ved ikke at besvare hans skrivelse af 10. december 2004 inden for femten arbejdsdage, ii) havde tilsidesat sin ret til god forvaltning i henhold til artikel 41 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder (3) ved ikke at give ham oplysninger iii) havde tilsidesat sin ret til god forvaltning i henhold til artikel 41 i chartret om grundlæggende rettigheder ved at vælge de samme eksperter og ved ikke at acceptere nye eksperter.

Klageren anmodede Kommissionen om at besvare hans brev af 10. december 2004.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Klagens antagelse til realitetsbehandling

Det var først gennem klagen til Ombudsmanden, at Kommissionen var blevet opmærksom på, at den ikke havde svaret rettidigt . Klageren burde tidligere have kontaktet Kommissionen for at opnå erstatning. Klageren kontaktede imidlertid ikke Kommissionen for at få en forklaring på, hvorfor han ikke havde modtaget et svar på sit brev af 10. december 2004. Hvis han havde kontaktet Kommissionen, ville fejlen være blevet opdaget, og han ville have fået et svar. På grundlag af de oplysninger, som klageren har fremsendt til Ombudsmanden, burde Ombudsmanden have afvist klagen. Kommissionen reagerede ikke desto mindre på klagerens påstande.

Klagerens påstande

Det manglende svar på klagerens brev skyldtes, at brevet var blevet forlagt under transporten, sandsynligvis på grund af sekretariatsfravær i ferieperioden omkring jul. Desuden var det interne system til forvaltning af post (Adonis) blevet lukket på grund af en fejl, og klagerens brev var derfor ikke blevet fulgt op. De berørte tjenestegrene i Kommissionen erkendte, at der var sket en fejl i behandlingen af brevet, og beklagede, at de ikke havde svaret rettidigt. Det var imidlertid ikke hensigten ikke at besvare klagerens skrivelse.

De spørgsmål, som klageren stillede i sit brev af 10. december 2004, var ofte blevet rejst af andre eksperter, der var registreret i Kommissionens database, og var blevet besvaret under det relevante afsnit i FAQ (4) på det websted, hvor eksperter kan registrere sig i databasen . I perioden fra december 2004 til marts 2005 havde to andre eksperter stillet lignende spørgsmål. Der var modtaget yderligere to anmodninger om oplysninger vedrørende registreringer i databasen. Alle disse forespørgsler var blevet sendt til Kommissionens e-mailadresse, der var oprettet til dette formål, og var blevet besvaret inden for en dag. Hvis klagerens brev ikke var blevet forlagt, ville han have modtaget et hurtigt svar i overensstemmelse med standardlinjerne.

Som påpeget i FAQ'en på webstedet for registrering i Kommissionens database modtager eksperterne en e-mail, der bekræfter deres registrering, når de har udfyldt alle obligatoriske felter. Der er ikke planlagt yderligere kontakt, medmindre eksperten udvælges til et bestemt evalueringsmøde. I FAQ'en påpeges det også, at dette kan ske på et hvilket som helst tidspunkt under det sjette rammeprogram, men ikke alle eksperter, der er registreret i databasen, vil nødvendigvis blive udvalgt.

Det har aldrig været Kommissionens praksis gentagne gange at anvende de samme eksperter. Kommissionen forsøger at opretholde en balance mellem nye eksperter og erfarne eksperter. Rotationsprincippet for udvælgelse af eksperter var fastsat i Kommissionens retningslinjer for forslag E's værdiansættelses- og udvælgelsesprocedurer (5) for det sjette rammeprogram. Ifølge retningslinjerne skal 25 % af de eksperter, der bistår med evalueringerne, udskiftes hvert kalenderår fra programmets begyndelse. Muligheden for at udvælge en ekspert afhænger af kravet om, at vedkommendes ekspertise svarer til de forslag, der rent faktisk er modtaget. Selv om rotations-/fornyelsesreglerne anvendes strengt, er der måske ikke behov for en særlig prioritet/aktivitet i rammeprogrammet for at ansætte yderligere eksperter på et bestemt område.

Kommissionen vedlagde udtalelsen sit svar af 11. maj 2005 på klagerens brev af 10. december 2004, hvori den undskyldte den forsinkede besvarelse og gav klageren de ønskede oplysninger. Den informerede klageren om status for hans ansøgning i databasen over eksperter og forklarede arten af udvælgelsesprocessen som beskrevet ovenfor. I sit svar behandlede den også klagerens erklæring om, at Kommissionen altid udvælger de samme eksperter ved at informere ham om ovennævnte rotationsprincip for udvælgelse af eksperter.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fremsatte klageren følgende bemærkninger, nye argumenter, nye påstande og en anmodning om oplysninger:

Bemærkning

Selv om hans skrivelse af 10. december 2004 var blevet forlagt (og han accepterede, at den manglende besvarelse havde været utilsigtet), var kodeksen for god forvaltningsskik obligatorisk, og Kommissionens behandling af hans skrivelse skulle betragtes som et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Nyt argument

Klageren syntes at acceptere, at Kommissionen fulgte et rotationsprincip for udvælgelsen af eksperter, hvorefter 25 % af de eksperter, der bistår ved evalueringerne, skal udskiftes hvert kalenderår. Han fremførte imidlertid, at det forhold, at 75 % af eksperterne blev fornyet, stadig var "en høj procentdel" .

Nye påstande

Ved at anføre, at "de foregiver, at det gik tabt under transporten" syntes klageren at hævde, a) at Kommissionens undladelse af at besvare hans brev havde været bevidst, klageren syntes endvidere at hævde, at b) eksperterne "udvælges på grundlag af deres ekspertise i spørgsmål, der er uforudsigelige, medmindre den pågældende ekspert dokumenterer sin ekspertise inden for et bestemt område, der er uforudsigeligt"; c) Kommissionens tjenestegrene var ikke upartiske ved udvælgelsen af eksperterne, men der var en "direkte forbindelse mellem ekspertise og princippet om kontakt inden for GD RTD og/eller Kommissionens tjenestegrene"; og d) der var "manglende gennemsigtighed og alvor "i den måde, hvorpå Kommissionen behandlede spørgsmålet om udvælgelse af eksperter.

Anmodning om oplysninger

Klageren ønskede at vide, hvilken form for ekspertise der var behov for i forbindelse med det sjette rammeprogram.

Klageren anmodede udtrykkeligt Ombudsmanden om at "foretage en yderligere undersøgelse af alle de punkter, som [han] har anført nu og i [hans] tidligere klage, da [han] fastholdt [hans] påstande, der er nævnt i punkt II, nr. 6, om Kommissionens bemærkninger."

Yderligere undersøgelser

Efter nøje overvejelse af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser. Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om at besvare klagens argument i sine bemærkninger om, at selv om 25 % af de eksperter, der bistår ved evalueringerne, skal udskiftes hvert kalenderår, var det forhold, at 75 % af eksperterne blev fornyet, stadig "en høj procentdel".

Ombudsmanden meddelte klageren og Kommissionen, at den nye påstand, der er identificeret under litra a) ovenfor, ikke var blevet taget op til undersøgelse, fordi den var for uklar (7). De nye påstande b) og c) var ikke blevet taget op til undersøgelse på grund af manglende dokumentation (8). Klageren blev underrettet om, at han, hvis han ønskede at forfølge disse påstande yderligere, skulle rette forudgående administrative henvendelser til den pågældende institution i overensstemmelse med artikel 2, stk. 4, i Den Europæiske Ombudsmands statut, inden han indgav en klage til Ombudsmanden. Med hensyn til hans anmodning om oplysninger blev klageren rådet til at rette spørgsmålet til den relevante tjenestegren i Kommissionen.

Kommissionens svar

Kommissionen behandlede indholdet af Ombudsmandens yderligere undersøgelser som følger:

Kommissionen har en politik, der sikrer en god balance mellem de erfarne eksperter og de nye. At opnå en passende balance er en udfordring for alle forskningsfinansieringsagenturer i hele verden, da der i stigende grad efterspørges god ekspertevaluering. Kommissionens politik og praksis med hvert år at udskifte mindst 25 % af de eksperter, der bistår ved evalueringerne, og offentliggøre navnene på de anvendte eksperter var både pragmatisk og gennemsigtig. Andre forskningsfinansierende agenturer udpeger et fast sæt eksperter for en periode eller offentliggør simpelthen ikke deres regler for udvælgelse af eksperter. Kommissionens nuværende politik og praksis er et resultat af mange års erfaring med vellykket tilrettelæggelse af forslagsevalueringer. I tidligere rammeprogrammer var der ikke noget formelt krav om at erstatte en minimumsprocentdel af eksperter, og programpersonalet forventedes blot at opretholde en rimelig balance mellem nye og erfarne eksperter. Kravet om at erstatte en minimumsprocentdel hvert år var først blevet fastsat i håndbogen om evalueringsprocedurer for forslag til det femte rammeprogram (1998-2002). Under dette program , var andelen af nye eksperter, der skulle udvælges hvert år (eller pr. indkaldelse, hvis der var mere end et års mellemrum) blevet fastsat til en tredjedel. I praksis havde denne andel af nye eksperter imidlertid efterfølgende vist sig at forårsage betydelige problemer med at finde tilstrækkeligt mange højt kvalificerede eksperter inden for visse forskningsområder. Efter indgående drøftelser mellem de tjenestegrene i Kommissionen, der var involveret i tilrettelæggelsen af projektevalueringerne, var reglen således bevidst blevet lempet, så den nu udgør den nuværende regel i det sjette rammeprogram, ifølge hvilken mindst 25 % af eksperterne bør udskiftes pr. kalenderår.

Kommissionen undersøger løbende sine forslagsevalueringsprocedurer ved at inddrage uafhængige observatører for nøje at se på evalueringsmøderne og rapportere tilbage til Kommissionen om, hvordan evalueringsprocedurerne kan forbedres. Den indhenter desuden synspunkter fra de eksperter, der har deltaget i evalueringsmøder, og analyserer dem. Hverken observatørerne eller evaluatorerne har nogensinde udtalt, at Kommissionens regler om fornyelse af eksperterne skaber problemer. Tre års forvaltning af forslagsevalueringer under det sjette rammeprogram har vist, at Kommissionens rotationsprincip om at erstatte mindst 25 % af de eksperter, der bistår med evalueringerne, er pragmatisk og giver en passende ny fremdrift, samtidig med at den bevarer værdifuld ekspertise.

Yderligere bemærkninger fra klageren

I sine bemærkninger anførte klageren, at genstanden for hans klage var "fejl og forsømmelser, fordi GD RTD undlod at behandle [hans] post sendt til generaldirektøren, Mitsos, og ignorerede den obligatoriske kodeks for god opførsel." Han anførte også, at " alle de øvrige bemærkninger var svar på de forskellige skrivelser [ombudsmanden], der blev sendt til [ham] på vegne af Kommissionen". Klageren anførte endvidere, at "Mitsos aldrig svarede [ham], men først efter at [han] havde klaget til [ombudsmanden]."

I yderligere korrespondance af 16. august 2006 spurgte klageren Ombudsmanden, om han "foretrak, at [klageren] sendte [sin] klage til Europa-Parlamentet med henvisning til de administrative punkter og til OLAF [Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig] for resten."

Afgørelsen

1 Indledende bemærkninger
Formaliteten med hensyn til klagen

1.1 Kommissionen fremsatte i sin udtalelse bemærkninger til Ombudsmandens afgørelse om, hvorvidt klagen kunne antages til behandling, og anførte, at klageren burde have kontaktet Kommissionen i overensstemmelse med artikel 2, stk. 4, i Den Europæiske Ombudsmands statut (9) for at opnå erstatning, inden han indgav en klage til Ombudsmanden. Klageren kontaktede imidlertid aldrig Kommissionen vedrørende sit brev af 10. december 2004. Klagen burde derfor ifølge Kommissionen have været afvist.

1.2 I en yderligere undersøgelsesskrivelse henledte Ombudsmanden Kommissionens opmærksomhed på, at der i artikel 2, stk. 4, i Den Europæiske Ombudsmands statut henvises til "passende" forudgående administrative henvendelser. Det er op til ombudsmanden at fortolke begrebet "passende". I Ombudsmandens praksis fortolkes betingelsen i artikel 2, stk. 4, generelt således, at den ikke kræver forudgående administrative henvendelser i sager om påstået manglende svar på korrespondance.

Omfanget af denne afgørelse

1.3 I en skrivelse af 10. december 2004 til generaldirektøren for Generaldirektoratet for Forskning havde klageren anmodet om supplerende oplysninger vedrørende en ansøgning om at arbejde som ekspert for Kommissionen. I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at Generaldirektoratet for Forskning i) havde overtrådt Europa-Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik (10) ved ikke at besvare hans skrivelse af 10. december 2004 inden for femten arbejdsdage, ii) havde tilsidesat sin ret til god forvaltning i henhold til artikel 41 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder (11) ved ikke at give ham oplysninger iii) havde tilsidesat sin ret til god forvaltning i henhold til artikel 41 i chartret om grundlæggende rettigheder ved at vælge de samme eksperter og ved ikke at acceptere nye eksperter. Klageren anmodede Kommissionen om at besvare hans brev af 10. december 2004.

1.4 I sine bemærkninger af 7. september 2005 til Kommissionens udtalelse anmodede klageren udtrykkeligt Ombudsmanden om at "foretage en yderligere undersøgelse af alle de punkter, som [han] har anført nu og i [hans] tidligere klage, da [han] fastholder [hans] påstande, der er nævnt i punkt II (12) om Kommissionens bemærkninger."

1.5 I sine bemærkninger af 10. marts 2006 om yderligere oplysninger fra Kommissionen anførte klageren imidlertid, at genstanden for hans klage var "god forvaltningsskik, fordi GD RTD undlod at behandle [hans] e-mail til generaldirektør Mitsos (...)." Han anførte også, at "alle de øvrige bemærkninger var svar på de forskellige skrivelser [ombudsmanden], der blev sendt til [ham] på vegne af Kommissionen", og at "Mitsos aldrig svarede [ham], men først efter at [han] klagede til [ombudsmanden]."

1.6 Som svar på klagerens skrivelse af 10. marts 2006 meddelte Ombudsmanden klageren, at han efter hans opfattelse ønskede, at Ombudsmanden indstillede sin undersøgelse af de oprindelige påstande ii) og iii) (se punkt 1.3 ovenfor). Ombudsmanden meddelte derfor klageren, at han ikke ville behandle disse to påstande, medmindre klageren meddelte ham, at han ønskede at fastholde dem.

1.7 I et brev af 16. august 2006 anmodede klageren ombudsmanden om at behandle [hans] sag som en helhed.

1.8 I lyset af ovennævnte korrespondance har Ombudsmanden besluttet at undersøge de tre påstande og den påstand, der er taget op til undersøgelse i denne klage (se punkt 1.3 ovenfor).

Anmodning om oplysninger

1.9 I et brev af 16. august 2006 spurgte klageren også Ombudsmanden, om han "foretrak at sende [hans] klage til Europa-Parlamentet med henvisning til de administrative punkter og til OLAF [Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig] for resten."

1.10 Med hensyn til ovennævnte forespørgsel vil Ombudsmanden gerne meddele klageren, at han i overensstemmelse med artikel 194 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab har mulighed for at indgive et andragende til Europa-Parlamentet. Klageren kan også frit underrette Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig om alle aspekter af sin klage, som han anser for at henhøre under dette kontors kompetence.

2 Påstået manglende svar (rettidigt)

2.1 Klageren hævdede, at Generaldirektoratet for Forskning havde overtrådt Europa-Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik ved ikke at besvare hans brev af 10. december 2004 inden for femten arbejdsdage.

2.2 Kommissionen anførte i sin udtalelse, at den manglende besvarelse af klagerens skrivelse skyldtes, at denne var blevet forlagt under transporten, sandsynligvis på grund af sekretariatsfravær i ferieperioden omkring jul. Desuden var det interne system til forvaltning af post (Adonis) blevet lukket på grund af en fejl, og klagerens brev var derfor ikke blevet fulgt op . De berørte tjenestegrene i Kommissionen erkendte, at der var sket en fejl i behandlingen af brevet, og beklagede, at de ikke havde svaret rettidigt. Der havde imidlertid ikke været nogen hensigt om ikke at besvare klagerens brev. De spørgsmål, som klageren stillede, var ofte blevet rejst af andre eksperter, der var registreret i Kommissionens database, og var blevet besvaret under det relevante afsnit af Ofte stillede spørgsmål (13) på det websted, hvor eksperterne kan registrere sig i databasen. I perioden fra december 2004 til marts 2005 havde to andre eksperter stillet lignende spørgsmål. Der var modtaget yderligere to anmodninger om oplysninger vedrørende registreringer i databasen. Alle disse forespørgsler var blevet sendt til Kommissionens e-mailadresse, der var oprettet til dette formål, og var blevet besvaret inden for en dag. Hvis klagerens brev ikke var blevet forlagt, ville han have modtaget et hurtigt svar i overensstemmelse med standardlinjerne. Kommissionen vedlagde udtalelsen sit svar af 11. maj 2005 på klagerens brev, hvori den oprigtigt undskyldte den forsinkede besvarelse.

2.3 I sin bemærkning anførte klageren, at selv om hans brev var blevet forlagt (og han accepterede, at den manglende besvarelse var utilsigtet), var kodeksen for god forvaltningsskik obligatorisk, og Kommissionens behandling af hans brev skulle betragtes som et tilfælde af fejl eller forsømmelser. I sine bemærkninger til yderligere oplysninger fra Kommissionen anførte klageren, at "Mitsos aldrig svarede [ham], men først efter at [han] havde klaget til [ombudsmanden]."

2.4 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen i henhold til afsnit 4 i Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik skal sende et svar på en skrivelse til den senest femten arbejdsdage efter modtagelsen af skrivelsen.

2.5 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen modtog klagerens skrivelse den 14. december 2004. Kommissionen besvarede skrivelsen den 11. maj 2005 og svarede således ikke inden for en frist på femten arbejdsdage fra datoen for modtagelsen af skrivelsen. Ombudsmanden bemærker, at kodeksen for god forvaltningsskik ikke blev overholdt, og at Kommissionen ikke har benægtet dette. Ombudsmanden bemærker også, at Kommissionen har besvaret klagerens skrivelse og oprigtigt undskyldt for det sene svar og har givet ham de ønskede oplysninger. I sin udtalelse har Kommissionen endvidere forklaret de organisatoriske og tekniske vanskeligheder, der opstod på tidspunktet for modtagelsen af klagerens brev, og fuldt ud erkendt, at der opstod en fejl i behandlingen af klagerens brev. Den beklagede, at den ikke havde svaret rettidigt, og forsikrede klageren om, at dette ikke havde været forsætligt.

2.6 Ombudsmanden bemærker a) at Kommissionen i sidste ende besvarede klagerens skrivelse af 10. december 2004, b) at Kommissionen erkendte, at dens svar var forsinket, og undskyldte herfor c) og at dens oprindelige undladelse af at svare klageren i lyset af Kommissionens relevante forklaringer synes at være resultatet af en reel fejl. I lyset af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at yderligere undersøgelser og overvejelser vedrørende dette aspekt af sagen ikke er berettigede.

3 Påstået manglende fremlæggelse af oplysninger

3.1 Klageren hævdede, at Generaldirektoratet for Forskning havde tilsidesat hans ret til god forvaltning i henhold til artikel 41 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder ved ikke at give ham supplerende oplysninger om hans ansøgning om at arbejde som ekspert.

3.2 I sin udtalelse vedlagde Kommissionen sit brev af 11. maj 2005 til klageren, hvori den informerede ham om status for hans ansøgning i ekspertdatabasen og redegjorde for udvælgelsesprocessens karakter. I sit svar behandlede den også klagerens erklæring om, at Kommissionen altid udvælger de samme eksperter ved at informere ham om rotationsprincippet for udvælgelsen af eksperter. Kommissionen påpegede også i sin udtalelse, at oplysningerne om de ansøgninger, der er registreret i Kommissionens database over eksperter, også blev stillet til rådighed for eksperter via FAQ på webstedet for deres registrering.

3.3 Klageren fremsatte ingen bemærkninger vedrørende dette aspekt af sagen.

3.4 Ombudsmanden forstår, at det pågældende spørgsmål vedrører manglende supplerende oplysninger til klageren om hans ansøgning om at arbejde som ekspert, hvilket skete som følge af Kommissionens manglende svar på hans skrivelse af 10. december 2004. I lyset af de oplysninger, som Kommissionen har givet klageren efter indledningen af denne undersøgelse, og Ombudsmandens konklusioner i punkt 2 ovenfor, og idet det bemærkes, at klageren ikke har fremsat nogen bemærkninger specifikt om dette aspekt af sagen, finder Ombudsmanden, at yderligere undersøgelser af og overvejelser om dette aspekt af sagen ikke er berettigede.

4 Påstået tilsidesættelse af retten til god forvaltning ved at vælge de samme eksperter og ved ikke at acceptere nye

4.1 Klageren hævdede, at Generaldirektoratet for Forskning havde tilsidesat hans ret til god forvaltning i henhold til artikel 41 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder ved at vælge de samme eksperter og ved ikke at acceptere nye.

4.2 Kommissionen anførte i sin udtalelse, at det aldrig havde været dens praksis gentagne gange at anvende de samme eksperter . Kommissionen forsøger at opretholde en balance mellem anvendelse af nye ekspertevaluatorer og fastholdelse af erfarne eksperter. Det rotationsprincip, der i øjeblikket anvendes ved udvælgelsen af eksperter, var fastsat i Kommissionens retningslinjer for forslag E's værdiansættelses- og udvælgelsesprocedurer (14) for det sjette rammeprogram. Ifølge retningslinjerne skal 25 % af de eksperter, der bistår med evalueringerne, udskiftes hvert kalenderår fra programmets begyndelse. Muligheden for at udvælge en ekspert afhænger af kravet om, at vedkommendes ekspertise svarer til de forslag, der rent faktisk er modtaget. Selv om rotations-/fornyelsesreglerne anvendes strengt, er der måske ikke behov for en særlig prioritet/aktivitet i rammeprogrammet for at ansætte yderligere eksperter på et bestemt område.

4.3 I sine bemærkninger syntes klageren at acceptere, at Kommissionen fulgte et rotationsprincip for udvælgelsen af eksperter, hvorefter 25 % af de eksperter, der bistår ved evalueringerne, skal udskiftes hvert kalenderår. Han fremførte imidlertid, at det forhold, at 75 % af eksperterne blev fornyet, stadig var "en høj procentdel" .

4.4 Som svar på Ombudsmandens yderligere undersøgelser behandlede Kommissionen klagerens ovennævnte argument. Den erklærede, at den har en politik, der sikrer en god balance mellem de erfarne eksperter og de nye. At opnå en passende balance er en udfordring for alle forskningsfinansieringsagenturer i hele verden, da der i stigende grad efterspørges god ekspertevaluering. Kommissionens politik og praksis med hvert år at udskifte mindst 25 % af de eksperter, der bistår ved evalueringerne, og offentliggøre navnene på de anvendte eksperter var både pragmatisk og gennemsigtig. Andre forskningsfinansierende agenturer udpeger et fast sæt eksperter for en periode eller offentliggør simpelthen ikke deres regler for udvælgelse af eksperter. Kommissionens nuværende politik og praksis er et resultat af mange års erfaring med vellykket tilrettelæggelse af forslagsevalueringer. Kravet om hvert år at erstatte en minimumsprocentdel af eksperter var først blevet fastsat i håndbogen om evalueringsprocedurer for forslag til det femte rammeprogram (1998-2002). Under dette program , var andelen blevet fastsat til en tredjedel. I praksis havde denne andel imidlertid efterfølgende vist sig at forårsage betydelige problemer på grund af vanskelighederne med at finde tilstrækkeligt mange højt kvalificerede eksperter inden for visse forskningsområder. Efter indgående drøftelser mellem de tjenestegrene i Kommissionen, der var involveret i tilrettelæggelsen af projektevalueringerne, var reglen således bevidst blevet lempet, så den nu udgør den nuværende regel i det sjette rammeprogram, hvorefter mindst 25 % af eksperterne bør udskiftes hvert kalenderår. Desuden undersøger Kommissionen løbende sine forslagsevalueringsprocedurer ved at inddrage uafhængige observatører for nøje at se på evalueringsmøderne og rapportere tilbage til Kommissionen om, hvordan evalueringsprocedurerne kan forbedres. Den indhenter desuden synspunkter fra de eksperter, der har deltaget i evalueringsmøder, og analyserer dem. Hverken observatørerne eller evaluatorerne har nogensinde udtalt, at Kommissionens regler om fornyelse af eksperter skaber problemer. Tre års forvaltning af forslagsevalueringer under det sjette rammeprogram har vist, at Kommissionens regel om hvert år at erstatte mindst 25 % af de eksperter, der bistår med evalueringerne, er pragmatisk og giver en passende ny fremdrift, samtidig med at den bevarer værdifuld ekspertise.

4.5 Ombudsmanden bemærker, at eksperternes rolle og udnævnelse er reguleret i forordningen om reglerne for deltagelse i gennemførelsen af det sjette rammeprogram (15). I artikel 10, stk. 6, i denne forordning fastsættes det, at "[Kommissionen] evaluerer forslagene med bistand fra uafhængige eksperter, der er udpeget i overensstemmelse med artikel 11." I artikel 11 fastsættes det, at "[Kommissionen] udpeger uafhængige eksperter til at bistå med den evaluering, der kræves i henhold til sjette rammeprogram (...)", og at Kommissionen " baserer sig på indkaldelser af ansøgninger fra enkeltpersoner (...) med henblik på at opstille lister over egnede ansøgere, eller den kan, hvis den finder det hensigtsmæssigt, udvælge enhver person med de relevante færdigheder uden for listerne. " Forordningen indeholder ingen regler om balancen mellem de gamle og de nye eksperter, der udvælges til at bistå Kommissionen med evalueringen af forslagene.

På baggrund af ovenstående fremgår det, at Kommissionen råder over en betydelig skønsmargen med hensyn til udvælgelsen af de eksperter, der skal bistå den ved evalueringen af de forslag, der forelægges inden for rammerne af det sjette rammeprogram. Ombudsmandens kontrol er derfor i denne forbindelse begrænset til spørgsmålet om, hvorvidt Kommissionen har overskredet grænserne for sine relevante skønsbeføjelser.

4.6 Ombudsmanden forstår, at klageren oprindeligt i det væsentlige hævdede, at Generaldirektoratet for Forskning gentagne gange vælger de samme eksperter. Med hensyn til denne påstand bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen har præciseret, at den følger et rotationsprincip, hvorefter den generelt hvert år erstatter mindst 25 % af de eksperter, der bistår med evalueringerne. I sit brev af 11. maj 2005 til klageren gav Kommissionen klageren et link til et websted, hvor navnene på de eksperter, der er valgt til at bistå Kommissionen i evalueringerne, offentliggøres hvert år for at vise, at der faktisk udvælges nye eksperter hvert år. I sine bemærkninger bestred klageren ikke eksistensen og anvendelsen af ovennævnte princip. I lyset af ovenstående bemærker Ombudsmanden, at klagerens specifikke påstand om, at de samme eksperter gentagne gange udvælges, i det omfang det kan anses for at henvise til en udvælgelse i strid med ovennævnte rotationsprincip, ikke er underbygget.

4.7 Med hensyn til klagens argument om, at det forhold, at 75 % af de eksperter, der bistår ved evalueringerne, fornyes, stadig udgør" en høj procentdel", bemærker Ombudsmanden, at klageren i det væsentlige anfægter, at ovennævnte kvote er i overensstemmelse med Kommissionens rotationsprincip for udvælgelse af eksperter. Dette aspekt af sagen bør undersøges i lyset af Kommissionens skønsmæssige beføjelser, jf. punkt 4.5 i denne beslutning. I henhold til retningslinjerne for evaluerings- og udvælgelsesprocedurer for forslag (16) er procedurerne for evaluering af forslag udformet med henblik på at være så hurtige som muligt, samtidig med at kvaliteten af evalueringen opretholdes. I forfølgelsen af dette vigtige mål har Kommissionen bl.a. fastsat ovennævnte kvote med henblik på at finde en passende balance mellem fornyelsen af de eksperter, der anvendes i de relevante evalueringsprocedurer, og Kommissionens legitime interesse i at fastholde erfarne, højt kvalificerede eksperter, der allerede er ansat i denne forbindelse. Ombudsmanden bemærker i denne forbindelse, at den tidligere kvote for udskiftning af en tredjedel af eksperterne synes at have forårsaget betydelige problemer med at finde tilstrækkeligt mange højt kvalificerede eksperter, og at Kommissionen efter omfattende høringer og i lyset af flere års relevant erfaring har vedtaget en ny kvote, i henhold til hvilken mindst 25 % af eksperterne skal udskiftes hvert år. Ovennævnte objektive begrundelser, som Kommissionen har fremlagt til støtte for det pågældende kontingent, forekommer relevante og legitime. I lyset af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at det ikke er påvist, at Kommissionen har overskredet sine skønsbeføjelser ved at vedtage ovennævnte kvote inden for rammerne af Kommissionens rotationsprincip for udvælgelsen af de eksperter, der bistår den ved evalueringen af forslag, der indgives under det sjette rammeprogram.

4.8 Ombudsmanden finder derfor ikke, at der foreligger fejl eller forsømmelser med hensyn til dette aspekt af sagen.

5 Konklusion

Med hensyn til klagerens første og anden påstand og påstanden mener Ombudsmanden, at der ikke er behov for yderligere undersøgelser af disse dele af sagen.

Med hensyn til klagerens tredje påstand har Ombudsmanden ikke konstateret fejl eller forsømmelser.

Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Kommissionens formand vil blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Punkt II i Kommissionens udtalelse henviser til de tre påstande og en påstand, der er identificeret i Ombudsmandens brev om indledning af en undersøgelse af klagen.

(2) Afsnit 4 i Europa-Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik (EFT 2000, L 267, s. 64) bestemmer bl.a.: "Et svar på et brev stilet til Kommissionen sendes senest femten arbejdsdage efter, at den ansvarlige tjenestegren i Kommissionen har modtaget brevet."

(3) Artikel 41 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder (EFT 2000 C 364, s. 1) med overskriften »Retten til god forvaltning«bestemmer:

"1. Enhver har ret til at få sin sag behandlet uvildigt, retfærdigt og inden for en rimelig frist af Unionens institutioner og organer.

2. Denne ret omfatter:

retten for enhver til at blive hørt, inden der træffes en individuel foranstaltning over for ham eller hende, som måtte berøre vedkommende negativt

retten for enhver til aktindsigt i sine akter under iagttagelse af legitime fortrolighedshensyn samt tavshedspligt og forretningshemmeligheder

- administrationens forpligtelse til at begrunde sine afgørelser.

3. Enhver har ret til erstatning fra Fællesskabet for skader forvoldt af dets institutioner eller af dets ansatte under udøvelsen af deres hverv i overensstemmelse med de almindelige retsgrundsætninger, der er fælles for medlemsstaternes retssystemer.

4. Enhver kan skrive til Unionens institutioner på et af traktaternes sprog og skal have svar på samme sprog."

(4) Ofte stillede spørgsmål findes på Cordis' websted (https://cordis.europa.eu/emmfp6/index.cfm?fuseaction=wel.faq).

(5) KOM(2003) 883 af 27.3.2003. Retningslinjerne findes på Cordis' websted (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp6/docs/rtd_2004_06000_01_en.pdf).

(6) I punkt II i Kommissionens udtalelse henvises der til de tre påstande og den påstand, der blev identificeret i Ombudsmandens åbningsskrivelse.

(7) Artikel 2, stk. 3, i Den Europæiske Ombudsmands statut bestemmer: "Klagen skal gøre det muligt at identificere den person, der indgiver klagen, og genstanden for klagen."

(8) Artikel 195 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab bestemmer: "Den Europæiske Ombudsmand foretager i overensstemmelse med sit hverv de undersøgelser, som han finder berettigede (...)".

(9) Statuttens artikel 2, stk. 4, bestemmer, at "forud for en klage (...) skal der rettes passende administrative henvendelser til de berørte institutioner og organer."

(10) Punkt 4 i Europa-Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik (EFT 2000, L 267, s. 64) bestemmer bl.a., at "[e]t svar på en skrivelse til Kommissionen sendes senest femten arbejdsdage efter, at den ansvarlige tjenestegren i Kommissionen har modtaget skrivelsen."

11) Artikel 41 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder (EFT 2000 C 364, s. 1) med overskriften »Retten til god forvaltning«bestemmer:

"1. Enhver har ret til at få sin sag behandlet uvildigt, retfærdigt og inden for en rimelig frist af Unionens institutioner og organer.

2. Denne ret omfatter:

retten for enhver til at blive hørt, inden der træffes en individuel foranstaltning over for ham eller hende, som måtte berøre vedkommende negativt

retten for enhver til aktindsigt i sine akter under iagttagelse af legitime fortrolighedshensyn samt tavshedspligt og forretningshemmeligheder

- administrationens forpligtelse til at begrunde sine afgørelser.

3. Enhver har ret til erstatning fra Fællesskabet for skader forvoldt af dets institutioner eller af dets ansatte under udøvelsen af deres hverv i overensstemmelse med de almindelige retsgrundsætninger, der er fælles for medlemsstaternes retssystemer.

4. Enhver kan skrive til Unionens institutioner på et af traktaternes sprog og skal have svar på samme sprog."

(12) I punkt II i Kommissionens udtalelse henvises der til de tre påstande og en påstand, der er identificeret i Ombudsmandens åbningsskrivelse.

(13) Ofte stillede spørgsmål findes på Cordis' websted (https://cordis.europa.eu/emmfp6/index.cfm?fuseaction=wel.faq).

(14) KOM C/2003/883 af 27.3.2003 Retningslinjerne findes på Cordis' websted (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp6/docs/rtd_2004_06000_01_en.pdf).

(15) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 2321/2002 af 16.12.2002 om regler for virksomheders, forskningscentres og universiteters deltagelse i og for formidling af forskningsresultater med henblik på gennemførelse af Det Europæiske Fællesskabs sjette rammeprogram (2002-2006) (EFT 2002, L 355, s. 23).

(16) KOM(2003) 883 af 27.3.2003. Retningslinjerne findes på Cordis' websted (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp6/docs/rtd_2004_06000_01_en.pdf).