Strasbourg, den 11. november 2004

Hr. formand,

I henhold til artikel 195 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab har Den Europæiske Ombudsmand beføjelse til på eget initiativ at foretage undersøgelser af eventuelle tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner og organer.

Den 31. oktober 2003 meddelte jeg Dem, at jeg i medfør af ovennævnte bestemmelse havde besluttet at indlede en undersøgelse af de interne tvistbilæggelsesprocedurer, der er til rådighed for nationale eksperter, som er udstationeret i Kommissionen.

Kommissionen fremsendte sit svar den 26. januar 2004.

Den 24. maj 2004 fremsatte jeg et udkast til henstilling til Kommissionen. Den 30. juli 2004 sendte Kommissionen mig sin udførlige udtalelse om dette udkast til henstilling.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af undersøgelsen på eget initiativ.

Forespørgslen

Begrundelsen for undersøgelsen

I henhold til artikel 195 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab har Den Europæiske Ombudsmand beføjelse til på eget initiativ at foretage undersøgelser af eventuelle tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner og organer. I medfør af denne bestemmelse indledte jeg den 31. oktober 2003 en undersøgelse af de interne tvistbilæggelsesprocedurer, der er til rådighed for nationale eksperter, som er udstationeret i Kommissionen. Begrundelsen for undersøgelsen er følgende.

Interne tvistbilæggelsesprocedurer og klager til Den Europæiske Ombudsmand

I henhold til artikel 2.4 og 2.8 i Ombudsmandens statut skal der forud for en klage til Ombudsmanden indgives passende administrative henvendelser, og der må ikke indgives klager til Ombudsmanden, der vedrører arbejdsforholdene mellem Fællesskabets institutioner og organer og deres tjenestemænd og øvrige ansatte, medmindre alle muligheder for at indgive interne administrative anmodninger og klager, navnlig de procedurer, der er omhandlet i vedtægtens artikel 90, stk. 1 og 2, er udtømt af den pågældende person, og svarfristerne for den myndighed, der således er indgivet andragender til, er udløbet.

Formålet med disse bestemmelser er at give den pågældende fællesskabsinstitution eller det pågældende fællesskabsorgan mulighed for selv at løse problemer, inden Den Europæiske Ombudsmand inddrages.

Udstationerede nationale eksperter

Udstationerede nationale eksperter er nationale eller internationale tjenestemænd eller personer, der er ansat i den private sektor, og som midlertidigt arbejder for EU-institutionerne. I henhold til de regler, der gælder for udstationerede nationale eksperter, og som Kommissionen har vedtaget (1), forbliver de i deres arbejdsgivers tjeneste under hele udstationeringen og aflønnes fortsat af denne. Ikke desto mindre modtager de fra Kommissionen godtgørelser til dækning af deres udlandsudgifter.

To udstationerede nationale eksperter indgav en klage til Den Europæiske Ombudsmand (klage 495/2003/ELB). Som led i undersøgelsen af, om klagen opfyldte de betingelser for antagelse til realitetsbehandling, der er fastsat i Ombudsmandens statut, undersøgte Ombudsmanden de regler, der gælder for udstationerede nationale eksperter, men opdagede ingen bestemmelser heri vedrørende bilæggelse af eventuelle tvister. Spørgsmålet om, hvorvidt anvendelsen af en sådan procedure kunne være en "passende administrativ tilgang" som omhandlet i artikel 2.4 i Ombudsmandens statut, opstod derfor ikke.

Ombudsmanden undersøgte også den mulige relevans af personalevedtægtens artikel 90. Ombudsmanden minder om, at for så vidt angår tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber fremgår det af vedtægtens artikel 90, at enhver person, der er omfattet af vedtægten, kan anmode om, at ansættelsesmyndigheden træffer en afgørelse vedrørende ham. Det hedder endvidere, at enhver person, der er omfattet af denne vedtægt, kan indgive en klage til ansættelsesmyndigheden over en akt, der indeholder et klagepunkt imod ham. Ombudsmandens foreløbige konklusion var, at artikel 90 ikke finder anvendelse på udstationerede nationale eksperter.

Ombudsmanden indledte derfor en undersøgelse og underrettede Kommissionen om klagen og om sin foreløbige konklusion vedrørende artikel 90. I sin udtalelse om klagen kommenterede Kommissionen ikke den foreløbige konklusion og underrettede heller ikke Ombudsmanden om nogen anden procedure, som klagerne kunne have påberåbt sig i forbindelse med de spørgsmål, som de havde klaget over til Ombudsmanden.

På baggrund af ovenstående er Ombudsmanden ikke bekendt med, at der findes en intern procedure for bilæggelse af eventuelle tvister mellem udstationerede nationale eksperter og Kommissionen.

Den potentielle værdi af en intern tvistbilæggelsesprocedure

Ombudsmændenes erfaringer i medlemsstaterne og mere generelt er, at en effektiv intern tvistbilæggelsesprocedure gør det muligt for et offentligt organ selv at løse en stor del af problemerne, enten ved at træffe afhjælpende foranstaltninger, hvis det er nødvendigt, eller ved at forklare sin holdning over for klageren.

Hvis der er tale om udstationerede nationale eksperter, kan en sådan procedure være til gavn for eksperterne selv ved at:

• tilvejebringelse af en hurtig, nem og omkostningseffektiv metode til at løse vanskeligheder og opnå erstatning, hvor det er nødvendigt
• fremme af en større følelse af inklusion
• fremme af en følelse af selvstændiggørelse og
• at give enkeltpersoner sikkerhed for, at deres klager tages alvorligt, og at de behandles korrekt, retfærdigt og upartisk.

Kommissionen vil også drage fordel af en procedure, der kan:

• fungere som et hurtigt og effektivt middel til at løse vanskeligheder
• fremme gode interne forbindelser og kommunikation
• fremme en positiv holdning til administrationen og
• fremhæve mangler og områder, der kan forbedres.

De oplysninger, der anmodes om i forbindelse med undersøgelsen på eget initiativ

Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om at underrette ham om:

- om den modtager klager fra udstationerede nationale eksperter vedrørende spørgsmål i forbindelse med deres udstationering, og hvordan sådanne klager behandles

- om den er villig til i de regler, der gælder for udstationerede nationale eksperter, at indføre en passende bestemmelse om bilæggelse af eventuelle tvister.

Ombudsmandens undersøgelse af klage 495/2003/ELB fortsætter særskilt.

Kommissionens udtalelse

Kommissionens udtalelse kan sammenfattes således:

Det fremgår af vedtægtens artikel 90, at enhver person, der er omfattet af vedtægten, kan anmode ansættelsesmyndigheden om at træffe en afgørelse vedrørende ham/hende. Det hedder også, at enhver person, der er omfattet af denne vedtægt, kan indgive en klage til ansættelsesmyndigheden over en akt, der indeholder et klagepunkt. Som Ombudsmanden allerede har konkluderet, finder personalevedtægtens artikel 90 ikke anvendelse på udstationerede nationale eksperter, fordi personalevedtægten ikke finder anvendelse på dem, og de godtgørelser, de modtager, ikke er baseret på personalevedtægten.

Kommissionens beslutning af 30. april 2002 (K(2002)1559), ændret ved Kommissionens beslutning af 31. januar 2003 (K(2003)406), fastsætter de regler, der gælder for udstationerede nationale eksperter i Kommissionen.

Artikel 1, stk. 2, i ovennævnte afgørelse fastsætter, at nationale eksperter, der er udstationeret ved Kommissionen, forbliver i deres arbejdsgivers tjeneste i hele udstationeringsperioden og fortsat skal aflønnes af denne arbejdsgiver. Som følge heraf er der ikke noget vedtægtsmæssigt eller andet ansættelsesforhold mellem Kommissionen og udstationerede nationale eksperter. Ikke desto mindre fastsætter Kommissionens afgørelse udstationerede nationale eksperters rettigheder og pligter, herunder retten til at modtage visse godtgørelser.

Om Ombudsmandens første spørgsmål

Kommissionen modtager klager og forespørgsler fra udstationerede nationale eksperter vedrørende spørgsmål i forbindelse med deres udstationering. Kommissionens tjenestegrene har fulgt uformelle metoder til bilæggelse af eventuelle tvister og besvarelse af forespørgsler for at undgå, at potentielle tvister forstærkes og forværres.

Kommissionen sikrer, at udstationerede nationale eksperter har adgang til:

1) hierarkiet i den tjeneste, de er udstationeret til

2) den tjenestegren i Generaldirektoratet for Personale og Administration (GD ADMIN), der er ansvarlig for udstationerede nationale eksperter. Tjenesten forvalter alle nationale eksperter, der er udstationeret ved Kommissionens tjenestegrene, og behandler de generelle problemer, som udstationerede nationale eksperter oplever.

Desuden har Kommissionen etableret et godt forhold til CLENAD, som er den repræsentative sammenslutning af udstationerede nationale eksperter. CLENAD afholder regelmæssige møder med de kompetente tjenestegrene i Kommissionen, hvor der rejses spørgsmål, og problemer undersøges.

Om nødvendigt kontakter GD ADMIN's ansvarlige tjenestegren andre tjenestegrene i Kommissionen for at finde en løsning på de opståede problemer.

I betragtning af disse forskellige kommunikationskanaler og den uformelle karakter af mekanismerne til løsning af eventuelle tvister er der ingen registrering af antallet af klager.

For så vidt angår anvendelsesområdet, foranstaltningerne og tvistbilæggelseskanalerne er retstilstanden på nuværende tidspunkt ikke helt klar, så meget desto mere som ovennævnte kommissionsbeslutning af 30. april 2002 ikke indeholder bestemmelser om en klageprocedure.

Vedrørende ombudsmandens andet spørgsmål

Kommissionen mener, at den handler i fuld overensstemmelse med den eksisterende kommissionsafgørelse, der finder anvendelse på nationale eksperter, der er udstationeret til Kommissionen.

I betragtning af Ombudsmandens argumenter er Kommissionen ikke desto mindre rede til i forbindelse med den næste væsentlige revision af denne afgørelse at indføre en passende bestemmelse til bilæggelse af eventuelle tvister. I betragtning af artikel 2.4 og 2.8 i Ombudsmandens statut bør en sådan bestemmelse også forhindre klager i at nå frem til Ombudsmanden, før alle muligheder for at løse problemet ved hjælp af interne administrative midler er udtømt.

Udkastet til henstilling

Den 24. maj 2004 sendte Ombudsmanden følgende udkast til henstilling til Kommissionen i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut:

Kommissionen bør vedtage en klageprocedure til bilæggelse af eventuelle tvister mellem udstationerede nationale eksperter og Kommissionen.

Dette udkast til henstilling var baseret på følgende overvejelser:

Klageprocedure for udstationerede nationale eksperter

1 Udstationerede nationale eksperter er nationale eller internationale tjenestemænd eller personer, der er ansat i den private sektor, og som midlertidigt arbejder for EU-institutionerne. I henhold til de regler, som Kommissionen vedtog ved afgørelse af 30. april 2002 (2), forbliver udstationerede nationale eksperter i deres arbejdsgivers tjeneste under hele udstationeringen og aflønnes fortsat af denne. Ikke desto mindre modtager de fra Kommissionen godtgørelser til dækning af deres udlandsudgifter.

Under en undersøgelse af en klage indgivet af to udstationerede nationale eksperter (klage 495/2003/ELB) undersøgte Ombudsmanden de gældende regler, men fandt ingen bestemmelser deri vedrørende bilæggelse af eventuelle tvister. Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om at underrette ham om:

- om den modtager klager fra udstationerede nationale eksperter vedrørende spørgsmål i forbindelse med deres udstationering, og hvordan sådanne klager er blevet behandlet

- om den er villig til i de regler, der gælder for udstationerede nationale eksperter, at indføre en passende bestemmelse om bilæggelse af eventuelle tvister.

2 Kommissionen har bekræftet, at vedtægtens artikel 90 ikke finder anvendelse på udstationerede nationale eksperter, da vedtægten ikke finder anvendelse på dem, og de godtgørelser, de modtager, ikke er baseret på vedtægten.

Ifølge Kommissionen har dens tjenestegrene fulgt uformelle metoder til bilæggelse af eventuelle tvister og besvarelse af undersøgelser for at undgå, at potentielle tvister forstærkes og forværres.

Kommissionen erkender, at retsstillingen med hensyn til omfang, skridt og kanaler til bilæggelse af tvister på nuværende tidspunkt ikke er helt klar, så meget desto mere som Kommissionens beslutning af 30. april 2002 ikke indeholder bestemmelser om en klageprocedure.

Kommissionen erklærer sig rede til i forbindelse med den næste væsentlige revision af ovennævnte afgørelse at indføre en passende bestemmelse til bilæggelse af eventuelle tvister.

3 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen erkender, at den retlige situation med hensyn til omfang, skridt og kanaler til bilæggelse af tvister ikke er helt klar. Ombudsmanden påpeger, at en sådan mangel på klarhed kan gøre det vanskeligere at sikre en fuldstændig og korrekt anvendelse af retten til god forvaltning, jf. artikel 41 i chartret om grundlæggende rettigheder, i forbindelse med udstationerede nationale eksperter. I denne forbindelse påpeger Ombudsmanden også, at tilgængeligheden af en klar procedure, der er fastsat ved lov, bør supplere og ikke erstatte uformelle metoder til bilæggelse af eventuelle tvister og besvarelse af undersøgelser for at undgå, at potentielle tvister forstærkes og forværres.

4 Ombudsmanden bemærker endvidere, at Kommissionen selv påtænker at træffe korrigerende foranstaltninger, og at den i forbindelse med den næste væsentlige revision af sin afgørelse af 30. april 2002 er rede til at indføre en passende bestemmelse om bilæggelse af eventuelle tvister.

5 Ombudsmanden glæder sig over Kommissionens positive holdning i denne henseende, men bemærker, at Kommissionen ikke har fastlagt en bestemt tidsplan for indsatsen. Ombudsmanden minder om, at manglende overholdelse af en rimelig frist i henhold til artikel 17 i kodeksen for god forvaltningsskik er en form for fejl eller forsømmelser. Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden, at der er grund til at fremsætte et udkast til henstilling til Kommissionen om, at den bør vedtage en klageprocedure til løsning af eventuelle tvister mellem udstationerede nationale eksperter og Kommissionen.

Kommissionens udførlige udtalelse

Kommissionens udførlige udtalelse kan sammenfattes således:

Kommissionen accepterer Ombudsmandens udkast til henstilling.

Kommissionens Generaldirektorat for Personale og Administration (GD ADMIN) har allerede påbegyndt revisionen af afgørelsen (3) om regler for udstationering af nationale eksperter i Kommissionens tjenestegrene.

Kommissionen er i færd med at vurdere, hvilke bestemmelser i den eksisterende kommissionsafgørelse der skal ændres for at sikre, at visse bestemmelser er i overensstemmelse med den reviderede personalevedtægt, der trådte i kraft den 1. maj 2004. Denne vurdering rejser komplekse juridiske spørgsmål, navnlig med hensyn til eventuelle tilpasninger af udstationerede nationale eksperters rettigheder og forpligtelser til bestemmelserne i f.eks. artikel 11-26 i den reviderede personalevedtægt. I denne overordnede sammenhæng vil der blive foreslået en klageprocedure til løsning af eventuelle tvister mellem udstationerede nationale eksperter og Kommissionen med henblik på vedtagelse.

De mulige budgetmæssige virkninger af ændringsafgørelsen vil blive nøje vurderet.

Når forberedelsen i GD ADMIN er afsluttet, kræver denne øvelse efterfølgende høringer af forbindelsesudvalget for nationale eksperter (CLENAD), omfattende høringer af alle Kommissionens generaldirektorater og oplysninger til medlemsstaterne for at opnå den nødvendige modenhed af dokumentet, inden kollegiet træffer den endelige afgørelse.

Disse nødvendige forberedende skridt forud for vedtagelsen af ændringsafgørelsen forventes at tage otte måneder. Kommissionen henleder opmærksomheden på, at denne tidsplan kan ændres i overensstemmelse med den nye Kommissions prioriteter. På nuværende tidspunkt anslås det, at klageproceduren vil kunne vedtages inden marts 2005.

Afgørelsen

1 Klageprocedure for udstationerede nationale eksperter

1.1 Udstationerede nationale eksperter er nationale eller internationale tjenestemænd eller personer, der er ansat i den private sektor, og som midlertidigt arbejder for EU-institutionerne. I henhold til de regler, som Kommissionen vedtog ved afgørelse af 30. april 2002 (4), forbliver udstationerede nationale eksperter i deres arbejdsgivers tjeneste i hele udstationeringsperioden og aflønnes fortsat af denne. Ikke desto mindre modtager de fra Kommissionen godtgørelser til dækning af deres udlandsudgifter.

Under en undersøgelse af en klage indgivet af to udstationerede nationale eksperter (klage 495/2003/ELB) undersøgte Ombudsmanden de gældende regler, men fandt ingen bestemmelser deri vedrørende bilæggelse af eventuelle tvister. Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om at underrette ham om:

- om den modtager klager fra udstationerede nationale eksperter vedrørende spørgsmål i forbindelse med deres udstationering, og hvordan sådanne klager er blevet behandlet

- om den er villig til i de regler, der gælder for udstationerede nationale eksperter, at indføre en passende bestemmelse om bilæggelse af eventuelle tvister.

1.2 Kommissionen har bekræftet, at vedtægtens artikel 90 ikke finder anvendelse på udstationerede nationale eksperter, da vedtægten ikke finder anvendelse på dem, og de godtgørelser, de modtager, ikke er baseret på vedtægten.

Ifølge Kommissionen har dens tjenestegrene fulgt uformelle metoder til bilæggelse af eventuelle tvister og besvarelse af undersøgelser for at undgå, at potentielle tvister forstærkes og forværres.

Kommissionen erkender, at retsstillingen med hensyn til omfang, skridt og kanaler til bilæggelse af tvister på nuværende tidspunkt ikke er helt klar, så meget desto mere som Kommissionens beslutning af 30. april 2002 ikke indeholder bestemmelser om en klageprocedure.

Kommissionen erklærer sig rede til i forbindelse med den næste væsentlige revision af ovennævnte afgørelse at indføre en passende bestemmelse til bilæggelse af eventuelle tvister.

1.3 Ombudsmanden glædede sig over Kommissionens positive svar, men bemærkede, at Kommissionen ikke havde fastlagt en endelig tidsplan for foranstaltningerne. Ombudsmanden mindede om, at manglende overholdelse af en rimelig frist er en form for fejl eller forsømmelser, og sendte den 24. maj 2004 et udkast til henstilling til Kommissionen i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut. Udkastet til henstilling gik ud på, at Kommissionen skulle vedtage en klageprocedure til bilæggelse af eventuelle tvister mellem udstationerede nationale eksperter og Kommissionen.

1.4 I sin udførlige udtalelse meddelte Kommissionen Ombudsmanden, at den accepterede hans udkast til henstilling, og anførte, at der kunne vedtages en klageprocedure for udstationerede nationale eksperter inden marts 2005.

2 Konklusion

2.1 På grundlag af sine undersøgelser konkluderer Ombudsmanden, at Kommissionen har accepteret Ombudsmandens udkast til henstilling, og at de foranstaltninger, som Kommissionen har truffet for at gennemføre henstillingen, er tilfredsstillende, eftersom Kommissionen nu har vedtaget en tidsplan, som forekommer rimelig.

2.2 Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Kommissionens beslutning af 30. april 2002 (K(2002)1559), ændret ved Kommissionens beslutning af 31. januar 2003 (K(2003)406).

(2) Kommissionens beslutning af 30. april 2002 (K(2002)1559), ændret ved Kommissionens beslutning af 31. januar 2003 (K(2003)406).

(3) Kommissionens beslutning af 27. februar 2004 om ændring af beslutning K(2002)1559 af 30. april 2002, ændret ved beslutning K(2003) 406 af 31. januar 2003 om regler for udstationering af nationale eksperter i Kommissionen.

(4) Kommissionens beslutning af 30. april 2002 (K(2002)1559), ændret ved Kommissionens beslutning af 31. januar 2003 (K(2003)406).