Strasbourg, den 17. december 2007

Kære S.

Den 17. november 2004 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende afslaget på en genfremsat begæring om aktindsigt i dokumenter, som De havde indgivet til OLAF.

Den 13. december 2004 videresendte jeg klagen til OLAF.

Den 26. januar 2005 fremsatte De yderligere påstande, som jeg besluttede at medtage i denne undersøgelse.

OLAF afgav sin første udtalelse den 22. marts 2005. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 13. april 2005.

Den 18. april 2005 fremsendte OLAF sin anden udtalelse. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 23. maj 2005.

Den 29. maj 2006 fremsatte jeg et forslag til en mindelig løsning på Deres sag og underrettede Dem herom.

Den 24. august 2006 modtog jeg OLAF's udtalelse om mit forslag til mindelig løsning. På grund af en fejl i bilagene til OLAF's udtalelse måtte jeg returnere denne udtalelse og bilagene hertil til OLAF med henblik på rettelse. Det korrigerede svar blev indsendt af OLAF den 17. november 2006. Jeg videresendte den til Dem med henblik på bemærkninger, som De fremsendte den 4. december 2006.

På grund af særlige omstændigheder i forbindelse med Deres aktuelle og andre klager, som De havde indgivet, blev forespørgslen afbrudt mellem den 14. maj og den 6. september 2007.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Jeg vil gerne undskylde for de forsinkelser, der er opstået fra vores side i behandlingen af Deres klage.

Komplekset

Klagen til Ombudsmanden blev indgivet den 17. november 2004 af en EF-tjenestemand med tysk statsborgerskab.

Den 19. maj 2004 indgav klageren en begæring om aktindsigt i OLAF's fuldstændige sagsakter vedrørende sin undersøgelse OF/2002/0356 og i alle de dokumenter, der ikke var indeholdt i sagsakterne, men som ikke desto mindre direkte vedrørte disse sagsakter. Sag OF/2002/0356 er baseret på oplysninger fra klageren med henblik på at påvise svig eller uregelmæssigheder begået af andre EF-tjenestemænd ("whistleblower-klage"). Klageren fremsatte sin begæring om aktindsigt på grundlag af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter(1) ("forordning 1049/2001") og på grundlag af administrationens generelle pligt til at "bistå" sine tjenestemænd (Fürsorgepflicht).

OLAF svarede den 11. juni 2004 og meddelte klageren, at han allerede var i besiddelse af flere af de pågældende dokumenter, og at begæringen om aktindsigt i andre dele af sagsakterne ikke var tilstrækkelig præcis. OLAF henviste til artikel 6, stk. 2, i forordning 1049/2001(2) og foreslog, at klageren kunne gøre sin begæring mere præcis ved at henvise til dokumentets ophavsmand, dato eller adressat.

Klageren svarede den 22. juni 2004 og bestred OLAF's synspunkt om, at hans ansøgning ikke var tilstrækkelig præcis. Han anførte kort sagt, at eftersom han havde anmodet om aktindsigt i alle dokumenterne i en bestemt sag, kunne der ikke være nogen tvivl om, hvilke dokumenter han havde anmodet om. Med hensyn til de dokumenter, som han allerede var i besiddelse af, anførte han, at han stadig ønskede aktindsigt i disse dokumenter, således som de fremgik af sagsakterne, fordi sidstnævnte version kunne indeholde bemærkninger eller andre håndskrevne oplysninger. Klageren anførte også, at selv om OLAF's opfattelse var korrekt, og hans begæring ikke var tilstrækkelig præcis, var "pligten til at bistå" ham med at identificere dokumenterne ikke blevet overholdt (artikel 6, stk. 2, i forordning 1049/2001). Han anførte, at OLAF's forslag om, at han kunne henvise til forfatterne, datoerne og adressaterne for de pågældende dokumenter, ikke gav mening, da sådanne detaljerede oplysninger normalt kun var kendt af dem, der faktisk var i besiddelse af dokumenterne. Han foreslog, at OLAF gav ham en liste over dokumenterne i sagsakterne. I en fodnote henviste klageren til 12 specifikke dokumenter, som han havde kunnet identificere på grundlag af de dokumenter, han allerede var i besiddelse af. Disse omfattede dokumenter såsom telefonnotater, beslutningen om at indlede den pågældende OLAF-undersøgelse, referater og diskussionsnotater.

OLAF svarede den 9. juli 2004 og bekræftede sit tidligere svar. Den bemærkede i det væsentlige, at det var op til klageren at identificere de nøjagtige dokumenter, som han ønskede aktindsigt i. Navnlig fandt OLAF ikke, at det var forpligtet til at fremlægge en liste over dokumenterne i sagsakterne vedrørende dets undersøgelse OF/2002/0356. Efter dens opfattelse ville det indebære en uforholdsmæssig stor administrativ byrde at udarbejde en sådan liste, undersøge alle dokumenterne, beslutte, hvilke dokumenter der kunne udleveres til klageren, og slette alle personoplysninger i dokumenterne. Ifølge OLAF var det ikke fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001, at den skulle bruge uforholdsmæssigt lang tid på at give personer, der begærer aktindsigt, kopier af et stort antal dokumenter.

OLAF anførte ligeledes, at den blotte omstændighed, at klageren var tjenestemand i Fællesskabet, ikke forpligtede OLAF til at samarbejde tættere med ham end med nogen anden borger. OLAF meddelte i sit svar klageren, at han frit kunne genfremsætte begæringen over for generaldirektøren.

Klageren genfremsatte den 11. juli 2004 begæringen over for OLAF's generaldirektør og gentog sin tidligere begæring.

Klageren hævdede endvidere, at OLAF havde tilsidesat sin "pligt til at bistå" ham i hans egenskab af tjenestemand.

Da klageren ikke havde modtaget noget svar, sendte han påmindelser til OLAF. Den 6. august 2004 meddelte OLAF ham, at det ville behandle hans ansøgning så hurtigt som muligt. Den ansvarlige var imidlertid på ferie, og fristen for OLAF's svar måtte derfor forlænges med 15 dage. OLAF undskyldte denne forsinkelse.

Den 2. september 2004 svarede OLAF klageren og afviste hans genfremsatte begæring.

Den 12. oktober 2004 fremsendte klageren en yderligere detaljeret begæring om aktindsigt til OLAF. Ved skrivelse af 3. november 2004 meddelte OLAF klageren, at det havde overført tre dele af hans ansøgning til henholdsvis Publikationskontoret, Kommissionens Generalsekretariat og OLAF-Overvågningsudvalget, og at de ville sende ham særskilte svar på de relevante dele af hans ansøgning. De tre dele af den pågældende begæring om aktindsigt var i) teksten til en kontrakt vedrørende de spørgsmål, der havde tilskyndet klageren til at indgive den "whistleblower"-klage, der gav anledning til OLAF's undersøgelse OF/2002/0356, ii) et notat fra Kommissionens generalsekretær til OLAF's direktør vedrørende undersøgelse OF/2002/0356 iii) en rapport fra OLAF-Overvågningsudvalget vedrørende OF/2002/0356 og kopier af uddrag af mødereferater, hvor Overvågningsudvalget drøftede undersøgelse OF/2002/0356. Ved e-mail af 26. november 2004 underrettede klageren OLAF om forsinkelser i svarene på hans begæring om aktindsigt af 12. oktober 2004. OLAF svarede den 2. december 2004 og gjorde i det væsentlige gældende, at kontoret havde svaret ham inden for 15 dage og derfor havde overholdt de relevante frister.

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at:

1. Som svar på hans begæring af 19. maj 2004, der blev indgivet i henhold til forordning 1049/2001, afslog OLAF med urette at give ham aktindsigt i de fuldstændige sagsakter i OF/2002/0356 og i de dokumenter, der ikke var indeholdt i sagsakterne, men som ikke desto mindre direkte vedrørte disse sagsakter.
2. OLAF havde med urette forsinket behandlingen af hans begæringer om aktindsigt.
3. OLAF havde med urette nægtet ham aktindsigt i sagsakten OF/2002/0356 i overensstemmelse med en "pligt til at bistå" tjenestemænd (Fürsorgepflicht).

Yderligere påstande

Den 26. januar 2005 fremsatte klageren yderligere påstande. Han hævdede i) at OLAF's svar på hans genfremsatte begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 fejlagtigt var affattet på engelsk, selv om hans genfremsatte begæring var affattet på tysk, og ii) at OLAF med urette havde nægtet ham aktindsigt i de navne, der var blevet slettet i notat NT/ls D (2004-AC-4577), som han i mellemtiden havde modtaget en kopi af. Den 8. december 2004 sendte klageren en e-mail med titlen "genfremsat begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001", hvori han anmodede om aktindsigt i de navne, der var blevet slettet i ovennævnte dokument. I sit svar af 14. januar 2005 besvarede OLAF klagerens genfremsatte begæring som en anmodning om overførsel af personoplysninger i henhold til artikel 8 i forordning 45/2001 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger(3) ("forordning 45/2001"). I henhold til forordningens artikel 8, litra b), som regulerer videregivelse af personoplysninger til andre modtagere end Fællesskabets institutioner og organer, må personoplysninger kun videregives til sådanne modtagere, hvis modtageren godtgør, at videregivelsen er nødvendig, og hvis der ikke er grund til at formode, at den registreredes legitime interesser vil blive skadet. OLAF konkluderede, at klageren ikke havde godtgjort, at dette var nødvendigt, og nægtede ham derfor adgang til navnene. I en e-mail af 23. januar 2005 satte klageren spørgsmålstegn ved OLAF's beslutning om at basere sit afslag på forordning 45/2001 og fremførte endvidere, at selv om forordning 45/2001 var det korrekte retsgrundlag for OLAF's svar, burde aktindsigt i de navne, der var blevet slettet, have været givet i offentlighedens interesse. Ved brev af 1. februar 2005 gav OLAF på ny afslag på aktindsigt og bekræftede, at klageren havde ret i, at brevet af 14. januar 2005 ikke havde været et svar på en genfremsat begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001. OLAF anførte, at en anmodning om oplysninger, der oprindeligt blev afslået på grundlag af artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001(4), nødvendigvis skulle betragtes som en anmodning om aktindsigt i personoplysninger i henhold til forordning (EF) nr. 45/2001. OLAF anførte, at klagerens ovennævnte e-mail af 8. december 2004 ikke kunne betragtes som en "genfremsat begæring" som omhandlet i artikel 7, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Den 17. februar 2005 anmodede Ombudsmanden OLAF om at afgive en udtalelse om de to ovennævnte yderligere påstande.

Forespørgslen

OLAF's udtalelse

OLAF sendte sin udtalelse til Ombudsmanden, kort før det modtog Ombudsmandens anmodning af 26. januar 2005 om en udtalelse om klagerens yderligere påstande. Den første udtalelse behandlede derfor kun de oprindelige påstande.

OLAF fremsatte i sin første udtalelse sammenfattende følgende bemærkninger.

Med hensyn til klagerens første påstand bekræftede OLAF i det væsentlige sit afslag på klagerens ansøgninger, som er sammenfattet ovenfor (under "klagen").

Hvad angår det andet klagepunkt om, at OLAF med urette havde forsinket behandlingen af hans begæring om aktindsigt, har OLAF beskrevet sin behandling af begæringerne som følger.

Ved brev af 11. juni 2004 besvarede OLAF klagerens oprindelige begæring om aktindsigt (dateret den 19. maj 2004) ved at anmode om en præcisering af, præcis hvilke dokumenter han ønskede aktindsigt i. Det fremgik af skrivelsen, at klageren allerede var i besiddelse af mange dokumenter i sagsakterne, herunder alle de dokumenter, som han havde fremsendt til OLAF, referatet af hans samtale med en OLAF-tjenestemand og en redigeret udgave af den endelige sagsrapport, som OLAF havde fremsendt til ham som svar på en tidligere begæring om aktindsigt. Det fremgik imidlertid af skrivelsen, at hans begæring med hensyn til de øvrige dokumenter i sagsakterne ikke var tilstrækkelig præcis, og at OLAF i overensstemmelse med artikel 6, stk. 2, i forordning nr. 1049/2001 og artikel 2, stk. 3, i Kommissionens afgørelse 2001/937 havde behov for yderligere oplysninger for at kunne identificere de nøjagtige dokumenter, som han havde anmodet om (f.eks. dato, ophavsmand, adressat osv.).

Ved e-mail af 22. juni 2004 (registreret af OLAF den 30. juni 2004, hvilket indebærer, at fristen for institutionens svar var den 22. juli 2004) besvarede klageren anmodningen om præcisering. Han gentog, at han ønskede aktindsigt i alle dokumenter i sagsakterne og i alle relaterede dokumenter. Han medtog også i en fodnote en liste over henvisninger til dokumenter, som han havde hentet fra andre dokumenter, som han var i besiddelse af, men insisterede på, at han ønskede aktindsigt i alle dokumenterne i sagsakterne.

Ved skrivelse af 9. juli 2004 afviste OLAF klagerens oprindelige begæring med den begrundelse, at begæringen var upræcis. Den bemærkede, at begæringen om aktindsigt vedrørte et stort antal dokumenter, og at det ville medføre en urimelig administrativ byrde at gennemgå hvert af dokumenterne for at afgøre, om det faktisk var relevant for klagerens anmodning, om der gjaldt undtagelser, og for at slette de dele af dokumentet, der kan være omfattet af en undtagelse.

Ved brev af 6. august 2004 forlængede OLAF svarfristen med 15 arbejdsdage i overensstemmelse med artikel 8, stk. 2, i forordning 1049/2001. Ved skrivelse af 2. september 2004 besvarede OLAF den genfremsatte begæring og gav klageren fuld eller delvis aktindsigt i en række dokumenter på den liste, som han havde fremlagt.

Som påvist ovenfor overholdt OLAF fristerne i de lovgivningsmæssige rammer, undtagen i forbindelse med svaret på den genfremsatte begæring, som var flere dage forsinket.

Med hensyn til forsinkelserne i forbindelse med klagerens ansøgning af 12. oktober 2004 anførte OLAF specifikt, at det i overensstemmelse med artikel 3 i Kommissionens gennemførelsesbestemmelser til forordning (EF) nr. 1049/2001(5) korrekt havde overført tre dele af hans ansøgning til henholdsvis Publikationskontoret, Kommissionens Generalsekretariat og OLAF-Overvågningsudvalget.

Med hensyn til den tredje påstand, nemlig at OLAF med urette havde nægtet at give klageren aktindsigt i sagen OF/2002/0356 i overensstemmelse med en "pligt til at bistå" tjenestemænd (Fürsorgepflicht), gjorde OLAF i det væsentlige gældende, at "pligten til at bistå" dets tjenestemænd i den foreliggende sag ikke gav klageren nogen ret til aktindsigt i dokumenter ud over den ret, som han havde i henhold til forordning 1049/2001.

Klagerens bemærkninger

OLAF's udtalelse blev videresendt til klageren, som fastholdt sin klage. Med hensyn til de påståede forsinkelser hævdede klageren, at et eventuelt behov for at overføre en begæring om aktindsigt inden for Kommissionen ikke må føre til forsinkede svar herpå.

OLAF's udtalelse om de yderligere påstande

Den 29. marts 2005 fremsendte OLAF sin udtalelse om klagerens yderligere påstande om, at i) OLAF's svar på hans genfremsatte begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 fejlagtigt var affattet på engelsk, selv om hans genfremsatte begæring var affattet på tysk, og ii) OLAF med urette havde nægtet ham aktindsigt i de navne, der var blevet slettet i notat NT/ls D (2004-AC-4577), som han i mellemtiden havde modtaget en kopi af.

OLAF fremsatte sammenfattende følgende bemærkninger.

Med hensyn til den første yderligere påstand erkendte OLAF, at stk. 4 i Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik og artikel 13 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik krævede, at et medlem af offentligheden, der skriver til en institution på et officielt fællesskabssprog, skulle modtage et svar på samme sprog. Klageren var imidlertid ikke kun medlem af offentligheden, men også tjenestemand i Kommissionen. Institutionerne har pligt til at meddele en tjenestemand en afgørelse, der berører ham individuelt, på et sprog, som vedkommende behersker (sag T-197/98 R mod Kommissionen(6)). Klageren havde i høj grad demonstreret sin beherskelse af det engelske sprog. Han havde ved flere lejligheder skrevet til Kommissionen og Ombudsmanden på engelsk. han havde kommunikeret mundtligt med OLAF's tjenestemænd på engelsk og han havde ved tidligere lejligheder accepteret OLAF's officielle korrespondance vedrørende hans begæringer om aktindsigt i dokumenter på engelsk uden indvendinger. Der var således ingen tvivl om, at klageren var fuldt ud i stand til at læse, tale og forstå engelsk. Da han aldrig før havde gjort indsigelse mod at kommunikere på engelsk, er hans påstand i denne henseende useriøs. For at opfylde de formelle krav i kodekserne for god forvaltningsskik fremlagde OLAF imidlertid tyske oversættelser af den pågældende korrespondance.

Hvad angår den anden yderligere påstand bemærkede OLAF, at det havde givet klageren delvis aktindsigt i det pågældende dokument efter at have slettet navnene i dette dokument på grundlag af artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning nr. 1049/2001. Ifølge denne undtagelse skal institutionerne afslå at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af "privatlivets fred og den enkeltes integritet, navnlig i overensstemmelse med fællesskabslovgivningen om beskyttelse af personoplysninger".

Klageren havde indgivet endnu en anmodning om de navne, der var blevet slettet. Eftersom hans anmodning klart og udelukkende vedrørte videregivelsen af navnene på de personer, der var blevet slettet i det pågældende dokument, fortolkede OLAF den som en anmodning om videregivelse af personoplysninger i henhold til artikel 8 i forordning 45/2001. I henhold til artikel 8, litra b), i nævnte forordning, som regulerer videregivelse af personoplysninger til andre modtagere end fællesskabsinstitutioner og -organer, der er underlagt direktiv 95/46/EF, må personoplysninger kun videregives til sådanne modtagere, hvis modtageren godtgør, at det er nødvendigt at få oplysningerne videregivet, og hvis der ikke er grund til at antage, at den registreredes legitime interesser vil blive skadet.

I en efterfølgende e-mail til OLAF af 23. januar 2005 hævdede klageren, at det i henhold til EF-traktatens artikel 255 og forordning (EF) nr. 1049/2001 var nødvendigt at overføre disse personoplysninger til ham. I sin skrivelse af 2. februar 2005 forklarede OLAF, at dette argument var forkert, da disse bestemmelser fastsætter de principper, betingelser og begrænsninger, der gælder for retten til aktindsigt. En af betingelserne var de undtagelser (herunder undtagelsen vedrørende privatlivets fred), der er fastsat i artikel 4, stk. 1, litra b).

Klageren hævdede også, at han burde modtage oplysningerne i henhold til artikel 8, litra a), i forordning 45/2001 med den begrundelse, at han havde brug for dem for at kontrollere, om OLAF havde handlet uafhængigt i forbindelse med gennemførelsen af sin undersøgelse. OLAF forklarede, at artikel 8, litra a), i henhold til artikel 5, litra a), om behandlingens lovlighed (som var knyttet til nødvendighedskravet i artikel 8, litra a)) kun fandt anvendelse på offentlige organer, der er ansvarlige for at udføre opgaver "i offentlighedens interesse på grundlag af traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber eller andre retsakter vedtaget på grundlag heraf". OLAF forklarede også, at argumentet om nødvendigheden af at modtage oplysningerne, som klageren fremførte i henhold til artikel 8, litra a), ikke kunne fortolkes således, at det opfyldte nødvendighedskravet i artikel 8, litra b). Dette skyldtes, at der ikke var nogen bestemmelser i traktaterne eller andre fællesskabsretsakter, der fastslog, at en europæisk borger eller en tjenestemand i Kommissionen, der har givet oplysninger til OLAF, havde ret til at modtage personoplysninger for at kontrollere, om OLAF havde handlet uafhængigt i forbindelse med gennemførelsen af en undersøgelse. Lovgiveren havde overdraget denne opgave til OLAF-Overvågningsudvalget.

Den første betingelse i artikel 8, litra b), i forordning nr. 45/2001 var således ikke opfyldt, og OLAF var derfor i henhold til databeskyttelsesforordningen forbudt at videregive navnene til klageren.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger til OLAF's udtalelse fremsatte klageren kort sagt følgende bemærkninger.

Med hensyn til den første påstand anførte klageren, at OLAF burde tage stilling til, om han skulle behandles som enhver anden borger i forbindelse med hans begæring om aktindsigt i henhold til forordning 1049/2001. Han tilføjede, at den korrespondance og de meddelelser, som OLAF henviste til, vedrørte forskellige sager og derfor var irrelevante. Han nedlagde påstand om, at OLAF skulle undskylde, at OLAF angiveligt ikke havde besvaret hans genfremsatte begæring på tysk.

Med hensyn til den anden påstand havde klageren i mellemtiden indgivet en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse ("EDPS"). Den 19. maj 2005 afviste EDPS klagen med den begrundelse, at forordning 45/2001 ikke fandt anvendelse. Det var derfor klart, at OLAF havde anvendt et irrelevant retsgrundlag for sin afgørelse om ikke at videregive de pågældende oplysninger.

I sin afgørelse af 19. maj 2005 om, hvorvidt klagerens klage kunne antages til behandling, bemærkede EDPS, at klageren havde indgivet en klage vedrørende "et notat til David O'Sullivan, fremsendt af Bruener den 13. april 2004. De har anmodet om ubegrænset aktindsigt i notatet med henvisning til forordning (EF) nr. 1049/2001, og De bestrider, at OLAF kun har givet delvis aktindsigt ved at overstrege navnene." EDPS påpegede, at "[a]s De er bekendt med, er anvendelsesområdet for forordning (EF) nr. 45/2001 fastlagt i artikel 3, som fastsætter to betingelser, som begge skal overholdes. Artiklen har følgende ordlyd:

»1. Denne forordning finder anvendelse på behandling af personoplysninger i alle fællesskabsinstitutioner og -organer, for så vidt denne behandling foretages som led i udøvelsen af aktiviteter, der helt eller delvis falder ind under fællesskabsrettens anvendelsesområde.

2. Denne forordning finder anvendelse på behandling af personoplysninger, der helt eller delvis foretages ved hjælp af edb, og på ikke-elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register.«

Med hensyn til artikel 3, stk. 2, skal der skelnes mellem personoplysninger i - eller som er bestemt til at indgå i - et register og personoplysninger, som kun er en del af teksten i et papirdokument. Ingen af Deres klager opfylder kriterierne i artikel 3, stk. 2. Forordning 45/2001 finder derfor ikke anvendelse, og klagerne falder uden for EDPS' kompetence."

Ombudsmandens bestræbelse på at opnå en venlig løsning

Efter nøje overvejelse af parternes argumenter foreslog Ombudsmanden den 12. maj 2006 OLAF en mindelig løsning vedrørende klagerens første og anden påstand. På grundlag af sin analyse af de relevante spørgsmål foreslog Ombudsmanden OLAF følgende forslag(7):

1. OLAF kunne overveje at tage sit afslag på at give klageren aktindsigt i dokumenterne i sag OF/2002/0356 op til fornyet overvejelse.
2. OLAF kunne overveje at træffe de foranstaltninger, der er fastsat i artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, for så vidt angår klagerens begæring om aktindsigt i alle de andre dokumenter, som, selv om de ikke er indeholdt i sagsakterne vedrørende undersøgelse OF/2002/0356, ikke desto mindre direkte vedrører disse sagsakter.
3. OLAF kunne overveje at behandle klagerens e-mail af 8. december 2004 som en genfremsat begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 og give klageren aktindsigt i de dele af det pågældende dokument, medmindre OLAF i overensstemmelse med denne forordning påberåber sig gyldige og tilstrækkelige grunde til ikke at gøre det.
4. OLAF kunne overveje at undskylde over for klageren for ikke straks at have behandlet hans begæring om aktindsigt af 19. maj 2004.
5. OLAF kunne overveje at undskylde over for klageren for forsinkelsen i behandlingen af hans begæring om aktindsigt af 12. oktober 2004, medmindre OLAF giver ham en gyldig og tilstrækkelig begrundelse for sin beslutning om at overføre tre dele af hans begæring til henholdsvis Publikationskontoret, Kommissionens Generalsekretariat og OLAF-Overvågningsudvalget.

OLAF afgav udtalelse om forslaget om en mindelig løsning den 21. juli 2006 og vedlagde en lang række dokumenter, som det gav delvis aktindsigt i ved at udelade forskellige oplysninger. Udblændingen var imidlertid blevet udført på en sådan måde, at man faktisk kunne se en stor del af de oplysninger, som det sorte blæk skulle have skjult. Ombudsmanden returnerede derfor disse dokumenter til OLAF og anmodede det om at rette op på denne fejl. Den 13. november 2006 fremsendte OLAF dokumenterne på ny, denne gang med blanke felter, således at de oplysninger, der var omfattet af det sorte blæk, ikke længere var synlige.

Med hensyn til de specifikke forslag, der blev fremsat i Ombudsmandens skrivelse af 12. maj 2006, konkluderede OLAF kort sagt, a) at der faktisk kunne gives mere omfattende aktindsigt, b) at der ikke fandtes andre relevante dokumenter end dem, der var indeholdt i selve sagen, c) at klagerens genfremsatte begæring faktisk burde have været besvaret i henhold til forordning 1049/2001 og ikke forordning 45/2001 om databeskyttelse, men at databeskyttelseshensyn stadig forhindrede udbredelse, d) at der havde fundet en forsinkelse sted, og undskyldte dette, e) at OLAF havde handlet lovligt ved at overføre klagerens ovennævnte tre begæringer om aktindsigt til andre af Kommissionens tjenestegrene. I sine bemærkninger af 4. december 2006 gjorde klageren gældende, at OLAF's svar var utilstrækkeligt og ikke var i overensstemmelse med den retspraksis, der henvises til i Ombudsmandens forslag til mindelig løsning.

Afgørelsen

1 Påstand om urigtigt afslag på aktindsigt i samtlige sagsakter vedrørende OLAF’s interne undersøgelse OF/2002/0356

1.1 Klageren hævdede, at OLAF med urette havde nægtet ham aktindsigt i de fuldstændige sagsakter i OLAF's interne undersøgelse OF/2002/0356, som var baseret på en »whistle blowing«-klage indgivet af klageren selv. Klagerens begæring om aktindsigt var blevet fremsat i form af en begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter.

1.2 OLAF gjorde i det væsentlige gældende, at det var op til klageren at identificere de præcise dokumenter, som han ønskede aktindsigt i, og at forordning 1049/2001 ikke fastsatte, at OLAF skulle bruge uforholdsmæssigt lang tid på at give en sagsøger kopier af et stort antal dokumenter.

1.3 I den relevante del af sit forslag til mindelig løsning accepterede Ombudsmanden ikke OLAF's ovennævnte argumenter. Han mente, at a) OLAF klart vidste, hvilke undersøgelsesdossierer klageren henviste til, og at klagerens anmodning derfor var blevet indgivet på en "tilstrækkelig præcis måde" som omhandlet i artikel 6, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001, b) betingelserne for at påvise en uforholdsmæssigt stor "administrativ byrde", jf. Rettens dom i VIK-sagen (8), ikke var opfyldt. I lyset af disse betragtninger konkluderede Ombudsmanden, at OLAF's omtvistede afslag ikke var velbegrundet. Han foreslog, at OLAF kunne overveje at genoverveje sit afslag på at give klageren aktindsigt i dokumenterne i sag OF/2002/0356.

1.4 I sit svarskrift foretog OLAF en fornyet undersøgelse af den anfægtede afgørelse som beskrevet nedenfor.

For det første identificerede OLAF følgende kategorier af dokumenter i sag OF/2002/0356 (i alt 256 sider):

1. Bemærkninger til sagen: 39
2. Intern korrespondance (Kommissionen/OLAF eller internt i OLAF) 147
3. Ekstern korrespondance mellem OLAF og klager 27
4. Ekstern korrespondance mellem OLAF og Ombudsmanden 14
5. Ekstern korrespondance 17
6. Officielle sagsdokumenter(9) 8
7. Udkast til sagsdokumenter 1
8. Kassetter af interview med klager 1
9. Retsafgørelse 1
10. CCAM-dokumentation 1

Derefter nåede OLAF frem til følgende konklusioner om muligheden for at give aktindsigt:

Klageren var tydeligvis i besiddelse af alle dokumenter i kategori 3 (som han enten havde sendt til OLAF eller modtaget fra OLAF). OLAF havde undersøgt dokumenterne i alle andre kategorier og havde konstateret, at klageren allerede var i besiddelse af mange af disse dokumenter, herunder:

• tre af notaterne i kategori 1 (fremlagt af OLAF som svar på klagerens genfremsatte begæring af 11. juli 2004)
• nogle eller alle dokumenter i kategori 4 (leveret af Ombudsmanden i løbet af denne sag) og
• fire af dokumenterne i kategori 6 (herunder vurderingen af de oprindelige oplysninger, beslutningen om at indlede den interne undersøgelse, udnævnelsen af en efterforsker og en redigeret udgave af den endelige sagsrapport, som OLAF fremlagde som svar på klagerens genfremsatte begæring af 11. juli 2004).

OLAF havde konkluderet, at det på grundlag af forordning 1049/2001 kunne give aktindsigt i alle dokumenter i kategori 5 og 9 og i de resterende dokumenter i kategori 4 og 6. Navnene på enkeltpersoner og virksomheder bør dog fjernes i overensstemmelse med henholdsvis artikel 4, stk. 1, litra b), og artikel 4, stk. 2, første led, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

I et forsøg på at nå frem til en mindelig løsning ville OLAF desuden være villig til at videregive kassetterne i kategori 8 til klageren til privat brug. Da OLAF ikke havde nogen tekniske midler til at gengive disse kassetter, ville klageren få lov til at lytte til kassetterne i OLAF's lokaler.

OLAF havde imidlertid konkluderet, at hvert af dokumenterne i kategori 1, 2 og 7 var omfattet af en eller flere af undtagelserne i artikel 4 i forordning 1049/2001. Det drejer sig navnlig om:

• Dokumenterne i kategori 1 er noter til sagsakterne udarbejdet af undersøgeren med ansvar for undersøgelse OF/2002/0356. Disse dokumenter kunne ikke udleveres, fordi de er omfattet af undtagelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning 1049/2001. Udbredelse af disse dokumenter ville afsløre undersøgelseslederens og andre ansvarlige embedsmænds tankeprocesser og beslutninger vedrørende udviklingen og ledelsen af undersøgelsen, både med hensyn til materielle og administrative aspekter. Dette ville i alvorlig grad undergrave OLAF's beslutningsproces. Klageren havde ikke angivet nogen mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af sådanne dokumenter, og OLAF var ikke bekendt med en sådan interesse.
• Dokumenterne i kategori 2 er korrespondance mellem eller blandt OLAF's ansatte eller mellem OLAF og Kommissionen vedrørende undersøgelse OF/2002/0356. Disse dokumenter kunne ikke udleveres, fordi de var omfattet af undtagelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning 1049/2001. Udbredelse af disse dokumenter vil afsløre OLAF's og de berørte tjenestegrenes overvejelser vedrørende denne undersøgelse, hvilket vil føre til interne beslutninger, der træffes med hensyn til den. Dette ville i alvorlig grad undergrave OLAF's beslutningsproces. Klageren havde ikke angivet nogen mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af sådanne dokumenter, og OLAF var ikke bekendt med en sådan interesse.
• Dokumentet i kategori 7 var et udkast til den endelige sagsrapport. Dette dokument kunne ikke udleveres, fordi det var omfattet af undtagelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning 1049/2001. Udbredelsen af dette dokument vil afsløre OLAF's interne overvejelser vedrørende de resultater og konklusioner, der bør afspejles i den endelige udgave af dette dokument. Dette ville i alvorlig grad undergrave OLAF's beslutningsproces. Klageren havde ikke angivet nogen mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dette dokument, og OLAF var ikke bekendt med en sådan interesse.

Desuden var nogle af eller alle dokumenterne i hver af disse tre kategorier eller dele af sådanne dokumenter omfattet af undtagelserne for:

• beskyttelse af privatlivets fred og den enkeltes integritet i overensstemmelse med fællesskabslovgivningen om beskyttelse af personoplysninger (artikel 4, stk. 1, litra b))
• Fysiske eller juridiske personers kommercielle interesser (artikel 4, stk. 2, første led).

1.5 I sine bemærkninger gjorde klageren i det væsentlige gældende, a) at OLAF's svar ikke var i overensstemmelse med de begrundelsesstandarder, der er fastsat i retspraksis, b) at den omstændighed, at han allerede var i besiddelse af en version af nogle af dokumenterne, var irrelevant, eftersom de versioner, som OLAF var i besiddelse af, kunne indeholde yderligere oplysninger såsom håndskrevne notater c) at der forelå en mere tungtvejende offentlig interesse i en mere omfattende aktindsigt, som bestod i en interesse i at vide, om OLAF gennemførte sin undersøgelse korrekt, og om OLAF handlede fuldstændig uafhængigt af Kommissionen d) at OLAF's bemærkning om, at det teknisk set ikke var i stand til at kopiere en kassette, savnede enhver troværdighed og e) at udeladelsen i de dokumenter, som OLAF fremlagde, i vid udstrækning var fuldstændig usammenhængende og uforståelig.

1.6 Ombudsmanden bemærker for det første, at OLAF i det væsentlige accepterede hans relevante forslag til mindelig løsning, eftersom OLAF foretog en fornyet undersøgelse af sit afslag på at give klageren aktindsigt i dokumenterne i sag OF/2002/0356 og gav aktindsigt i et betydeligt antal dokumenter i denne sag.

Efter en fornyet gennemgang af den anfægtede afgørelse besluttede OLAF imidlertid på grundlag af en ny begrundelse at give afslag på aktindsigt i en række dokumenter eller dele af dokumenter. I denne henseende forsøgte OLAF således i sit svar på sit forslag til mindelig løsning at afhjælpe de mangler, der var konstateret i begrundelsen for det anfægtede afslag. Ombudsmanden fortsætter med at undersøge, om dette forsøg lykkedes.

1.7 Det er ubestridt, at den undersøgelse, der kræves med henblik på behandlingen af en begæring om aktindsigt, skal være af specifik karakter. For det første kan den blotte omstændighed, at et dokument vedrører en interesse, der er beskyttet af en undtagelse, ikke begrunde anvendelsen af denne undtagelse. En sådan anvendelse kan i princippet kun begrundes, hvis institutionen forinden har vurderet dels, om aktindsigt i dokumentet konkret og faktisk ville være til skade for den beskyttede interesse, dels, under de omstændigheder, der er omhandlet i artikel 4, stk. 2 og 3, i forordning nr. 1049/2001, om der ikke forelå en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumentet. Endvidere skal risikoen for, at en beskyttet interesse skades, være rimeligt forudsigelig og ikke rent hypotetisk. Følgelig skal den undersøgelse, som institutionen skal foretage for at anvende en undtagelse, foretages konkret og fremgå af begrundelsen for afgørelsen(10). En vurdering af dokumenter på grundlag af kategorier snarere end på grundlag af de konkrete oplysninger, der er indeholdt i disse dokumenter, er i princippet utilstrækkelig, eftersom den undersøgelse, der kræves af en institution, skal gøre det muligt for denne konkret at vurdere, om en påberåbt undtagelse faktisk finder anvendelse på alle de oplysninger, der er indeholdt i disse dokumenter(11).

Desuden skal undtagelserne i artikel 4 i forordning 1049/2001 fortolkes og anvendes strengt(12).

Klagerens besiddelse af visse dokumenter

1.8 I sit svar på Ombudsmandens forslag om en mindelig løsning bemærkede OLAF, at klageren allerede var i besiddelse af visse dokumenter i sag OF/2002/0356. Derfor imødekom den ikke klagerens anmodning om aktindsigt i den relevante del. OLAF havde derfor pligt til at give en gyldig og tilstrækkelig begrundelse for dette afslag, herunder en henvisning til et relevant retsgrundlag. OLAF henviste imidlertid blot til ovennævnte faktiske omstændigheder (som det så det), dvs. at klageren var i besiddelse af disse dokumenter. Den henviste ikke til retsgrundlaget for ovennævnte afslag, og forordningens artikel 4 indeholder ingen undtagelse af den art, der foreslås i OLAF's tilgang. Desuden anfægtede klageren, som ikke var forpligtet til at påvise nogen særlig interesse i at få aktindsigt i de ønskede dokumenter(13), i sine bemærkninger OLAF's ovennævnte tilgang og anførte, at han stadig ønskede aktindsigt i disse dokumenter. I lyset af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at OLAF's forsøg på i sit svar på hans forslag til mindelig løsning at afhjælpe manglerne i begrundelsen for det anfægtede afslag ikke lykkedes, i det omfang det var baseret på det forhold, at klageren tilsyneladende allerede var i besiddelse af visse dokumenter i sag OF/2002/0356.

Anvendelse af artikel 4, stk. 1, litra b), og artikel 4, stk. 2, første led, i forordning 1049/2001 (databeskyttelse)

1.9 I sit svar på Ombudsmandens forslag om en mindelig løsning anførte OLAF, at nogle af eller alle de dokumenter i tre kategorier af dokumenter, som det identificerede i sag OF/2002/0356, eller dele af sådanne dokumenter, var omfattet af undtagelsen i artikel 4, stk. 1, litra b), eller artikel 4, stk. 2, første led, i forordning 1049/2001. Den præciserede ligeledes, at den i overensstemmelse med de ovennævnte bestemmelser havde fjernet navnene på de personer og selskaber, der fremgik af visse dokumenter, der tilhørte andre kategorier, og som den havde givet aktindsigt i.

Det er i denne forbindelse tilstrækkeligt at bemærke, at disse erklæringer åbenbart ikke opfylder kravet om en begrundet undersøgelse som nævnt i punkt 1.7 ovenfor. Der mindes også om, at den blotte omstændighed, at et dokument indeholder personoplysninger, såsom navne på personer, ikke betyder, at bestemmelsen i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning 1049/2001 finder anvendelse(14). Ombudsmanden konkluderer derfor, at OLAF's forsøg på i sit svar på hans forslag til mindelig løsning at afhjælpe manglerne i begrundelsen for det anfægtede afslag ikke lykkedes, for så vidt som det var baseret på bestemmelserne i artikel 4, stk. 1, litra b), og artikel 4, stk. 2, første led, i forordning 1049/2001.

Anvendelse af artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning 1049/2001

1.10 I sit svar på Ombudsmandens forslag om en mindelig løsning anførte OLAF, at hvert af de dokumenter i tre kategorier af dokumenter, som det identificerede i sag OF/2002/0356 (a) notater til sagsakterne udarbejdet af undersøgeren, b) korrespondance mellem OLAF's ansatte eller mellem OLAF og Kommissionen og c) udkast til den endelige sagsrapport), var omfattet af undtagelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning 1049/2001. Til støtte for denne holdning hævdede OLAF, at videregivelse af oplysninger ville afsløre undersøgelseslederens og andre ansvarlige embedsmænds tankeproces og beslutninger samt OLAF's interne overvejelser eller de berørte tjenestegrenes overvejelser i Kommissionen, og at en sådan afsløring ville være til alvorlig skade for de relevante beslutningsprocesser.

1.11 Uafhængigt af spørgsmålet om, hvorvidt de pågældende dokumenter indeholder "udtalelser" som omhandlet i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning 1049/2001, og af Kommissionens utilstrækkelige begrundelse i denne henseende, opfylder Kommissionens ovennævnte argument ikke kravet om en begrundet undersøgelse som omhandlet i punkt 1.7 ovenfor. Hvis et sådant bredt argument fastholdes, vil det reelt føre til den konklusion, at administrationen generelt kan afslå at udlevere dokumenter, der indeholder meningstilkendegivelser til internt brug, selv efter at den relevante afgørelse er truffet, med den begrundelse, at udbredelsen ville skade dens interesse i ikke at afsløre sine "interne overvejelser" og "tankeprocesser". Denne tilgang kan tydeligvis ikke sidestilles med princippet om en streng fortolkning af undtagelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, og tilsidesætter hensigten hos den fællesskabslovgiver, der vedtog forordning 1049/2001. Ombudsmanden konkluderer derfor, at OLAF's forsøg på i sit svar på hans forslag til mindelig løsning at afhjælpe manglerne i begrundelsen for det anfægtede afslag ikke lykkedes, for så vidt som det var baseret på bestemmelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning 1049/2001.

1.12 I lyset af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at OLAF ikke har givet en gyldig og tilstrækkelig begrundelse for sit afslag på at give klageren aktindsigt i en række dokumenter eller dele af dokumenter i sag OF/2002/0356. Dette er et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

2 Påstået urigtigt afslag på aktindsigt i alle de dokumenter, der ikke var indeholdt i sagsakterne, men som ikke desto mindre berørte disse umiddelbart

2.1 Klageren hævdede, at OLAF med urette havde nægtet ham aktindsigt i de fuldstændige sagsakter i OF/2002/0356 og i alle de dokumenter, der ikke var indeholdt i sagsakterne, men som ikke desto mindre direkte vedrørte disse sagsakter.

2.2 I sit forslag til en mindelig løsning fandt Ombudsmanden, at OLAF med rimelighed havde konkluderet, at denne del af begæringen om aktindsigt ikke var tilstrækkelig præcis, eftersom alle de dokumenter, der direkte vedrørte denne sag, formentlig ville være indeholdt i den samme sag. Ombudsmanden mente imidlertid også, at OLAF efterfølgende burde have anmodet klageren om at præcisere sin ansøgning i denne henseende og bistået klageren hermed i overensstemmelse med artikel 6, stk. 2, i forordning 1049/2001. En sådan fremgangsmåde ville have givet klageren mulighed for at præcisere, hvad han mente med dokumenter, der "direkte vedrører" sagen, og ville have givet OLAF mulighed for at bistå klageren med at gøre dette ved at informere ham om eksistensen af alle dokumenter, der er relevante for undersøgelse OF/2002/0356, men som ikke indgår i sagsakterne i denne undersøgelse. Ombudsmanden fandt derfor, at OLAF's undladelse af at træffe de foranstaltninger, der er fastsat i artikel 6, stk. 2, i forordning 1049/2001, for så vidt angår klagerens begæring om aktindsigt i alle andre dokumenter, som, selv om de ikke var indeholdt i sagsakterne vedrørende undersøgelse OF/2002/0356, ikke desto mindre direkte vedrørte denne sag, kunne udgøre et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Han foreslog derfor, at OLAF kunne overveje at træffe de foranstaltninger, der er fastsat i artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, for så vidt angår klagerens begæring om aktindsigt i alle de andre dokumenter, som, selv om de ikke er indeholdt i sagsakterne vedrørende undersøgelse OF/2002/0356, ikke desto mindre direkte vedrører disse sagsakter.

2.3 I sit svar bemærkede OLAF, at den eneste bistand, som det ville være i stand til at yde klageren i denne henseende, ville være at fortælle ham, at det var OLAF's politik at medtage alle dokumenter vedrørende en undersøgelse i undersøgelsesdossieret, som forklaret i afsnit 3.1.4 og 4.2 i OLAF-håndbogen. OLAF havde således ikke kendskab til andre dokumenter vedrørende undersøgelse OF/2002/0356 end dem, der var indeholdt i sagsakterne til denne undersøgelse.

2.4 Klageren anfægtede i sine bemærkninger OLAF's ovennævnte argumenter. Han anførte, at specifikke beviser og visse begivenheder tydede på, at der skal være andre dokumenter end dem, der er indeholdt i sagsakterne. Han havde f.eks. kendskab til anden korrespondance (som tilsyneladende ikke var indeholdt i sagsakterne) mellem OLAF og Kommissionen vedrørende OLAF's undersøgelse i den foreliggende sag samt til den omstændighed, at OLAF's direktør var blevet indkaldt til en høring af Europa-Parlamentet vedrørende denne undersøgelse, hvilket formodentlig havde givet anledning til oprettelse af dokumenter. En lignende bemærkning gjorde sig f.eks. gældende for spørgsmål fra medlemmer af Europa-Parlamentet.

2.5 Ombudsmanden gentager, at udtrykket "[dokumenter], der direkte vedrører" sag OF/2002/0356 , som blev anvendt i klagerens begæring om aktindsigt, ikke var tilstrækkeligt præcist. Derfor foreslog han i sit forslag til mindelig løsning OLAF at kontakte klageren og udføre sine opgaver i henhold til artikel 6, stk. 2, i forordning 1049/2001. I stedet for at træffe disse foranstaltninger svarede OLAF, at det ikke havde kendskab til andre dokumenter vedrørende undersøgelse OF/2002/0356 end dem, der var indeholdt i sagsakterne til denne undersøgelse. I sine bemærkninger præciserede klageren, at sådanne dokumenter navnlig ville være dem, der vedrørte høringen af OLAF's direktør, som Europa-Parlamentet var i besiddelse af vedrørende den pågældende undersøgelse. I lyset af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at OLAF's undladelse af at træffe de foranstaltninger, der er fastsat i artikel 6, stk. 2, i forordning 1049/2001, for så vidt angår klagerens anmodning om aktindsigt i alle de andre dokumenter, som, selv om de ikke er indeholdt i sagsakterne vedrørende undersøgelse OF/2002/0356, ikke desto mindre direkte vedrører denne sag, udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

3 Påstand om, at OLAF med urette havde nægtet aktindsigt i de navne, der var blevet slettet i notat NT/ls D (2004-AC-4577)

3.1 I henhold til forordning 1049/2001 gav OLAF klageren delvis aktindsigt i et notat med titlen NT/ls D (2004-AC-4577) efter at have slettet visse navne i notatet. Den 8. december 2004 sendte klageren en e-mail med titlen "genfremsat begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001", hvori han anmodede om aktindsigt i de navne, der var blevet slettet i ovennævnte dokument. OLAF besluttede at behandle anmodningen i henhold til forordning 45/2001 om databeskyttelse. OLAF begrundede, at eftersom det pågældende dokument delvist var blevet frigivet, og da de blanke dele var navne på enkeltpersoner, var den genfremsatte begæring om dette spørgsmål i det væsentlige en anmodning om personoplysninger, og forordning 45/2001 om databeskyttelse fandt derfor anvendelse.

3.2 I sit forslag til mindelig løsning accepterede Ombudsmanden ikke OLAF's ovennævnte fremgangsmåde. Han bemærkede først, at der i henhold til artikel 7, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001 kan indgives en genfremsat begæring, hvis den pågældende institution kun har givet delvis aktindsigt i et begæret dokument. Det skal desuden bemærkes, at forordning 1049/2001 intetsteds fastsætter, at en begæring om aktindsigt eller en genfremsat begæring herom skal (eller kan) behandles som en simpel begæring om aktindsigt i personoplysninger, for så vidt som den vedrører dokumenter, der indeholder sådanne oplysninger, og derfor ikke behandles på grundlag af forordning 1049/2001, men i lyset af forordning 45/2001. Forordning 45/2001, der er vedtaget på grundlag af EF-traktatens artikel 286, gør det i denne forbindelse klart, at "[a]ktindsigt,herunder betingelserne for aktindsigt i dokumenter, der indeholder personoplysninger, er omfattet af de regler, der er vedtaget på grundlag af EF-traktatens artikel 255 ..."(15), dvs. på grundlag af reglerne om aktindsigt, navnlig forordning 1049/2001. I lyset af ovenstående skal forordning (EF) nr. 1049/2001 betragtes som lex specialis i forhold til forordning (EF) nr. 45/2001 for så vidt angår anmodninger om aktindsigt i dokumenter vedrørende "personoplysninger" som omhandlet i artikel 2, litra a), i sidstnævnte forordning. Det følger heraf, at klagerens ovennævnte e-mail af 8. december 2004 med titlen "genfremsat begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001" burde have været behandlet som sådan og behandlet af OLAF på grundlag af forordning (EF) nr. 1049/2001. OLAF's undladelse af at behandle denne e-mail som en genfremsat begæring og endvidere vurdere dens berettigelse i henhold til forordning 1049/2001 syntes derfor at udgøre et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Der blev således fremsat et relevant forslag til en mindelig løsning. Mere specifikt foreslog Ombudsmanden, at OLAF kunne overveje at behandle klagerens e-mail af 8. december 2004 som en genfremsat begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 og give klageren aktindsigt i de dele af det pågældende dokument, medmindre det i overensstemmelse med denne forordning ville påberåbe sig gyldige og tilstrækkelige grunde til ikke at gøre det.

3.3 I sit svar på Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning anerkendte OLAF, at klagerens genfremsatte begæring faktisk burde have været behandlet i henhold til forordning 1049/2001 og ikke på grundlag af forordning 45/2001. Han undskyldte for denne fejl.

3.4 OLAF afslog imidlertid at give den ønskede aktindsigt, som vedrørte fuld aktindsigt i det pågældende dokument, herunder navnene på de deri nævnte personer. Den anførte, at den ikke var enig med Ombudsmanden i, at "forordning 1049/2001 skal betragtes som lex specialis i forhold til forordning 45/2001 for så vidt angår anmodninger om aktindsigt i dokumenter vedrørende "personoplysninger" som omhandlet i artikel 2, litra a), i sidstnævnte forordning." Den bemærkede endvidere, at retten til aktindsigt og retten til privatlivets fred og databeskyttelse tværtimod er af samme art, betydning og omfang og derfor skal anvendes sammen. der skal findes en balance i hvert enkelt tilfælde vedrørende en begæring om aktindsigt i et offentligt dokument, der indeholder personoplysninger. På den ene side er offentlighedens ret til aktindsigt i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 generelt ubegrænset og automatisk og afhænger ikke af, at der påvises nogen særlig interesse for den person, der anmoder om aktindsigt. Den person, der fremsætter anmodningen, er normalt ikke forpligtet til at begrunde anmodningen. På den anden side må personoplysninger kun videregives lovligt og legitimt i overensstemmelse med de grundlæggende principper for retten til privatlivets fred og de specifikke bestemmelser om behandling af personoplysninger. Bestemmelserne i forordning 45/2001 præciserer, at den person, der fremsætter en anmodning om personoplysninger, skal godtgøre, at videregivelsen af sådanne oplysninger er nødvendig, og OLAF skal sikre sig, at den berørte persons interesser ikke skades. Specifikke midler til at forene retten til aktindsigt og retten til privatlivets fred og databeskyttelse er fastsat i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001, som bør læses i lyset af betragtning 11 i præamblen til nævnte forordning, hvori det hedder, at "ved vurderingen af undtagelserne bør institutionerne tage hensyn til principperne i fællesskabslovgivningen om beskyttelse af personoplysninger inden for alle Unionens aktivitetsområder." Artikel 8, litra b), i forordning (EF) nr. 45/2001 fastsætter to betingelser for videregivelse af personoplysninger: a) at "modtageren godtgør nødvendigheden af at få oplysningerne videregivet"og b) at " der ikke er grund til at antage, at den registreredes legitime interesser kan blive skadet "OLAF understregede, at klageren ikke havde påvist nødvendigheden af at modtage disse oplysninger. Selv om klageren kunne godtgøre nødvendigheden, var OLAF desuden af den opfattelse, at videregivelsen i dette tilfælde kunne skade den registreredes legitime interesser. OLAF ville således være forpligtet til at nægte aktindsigt af denne grund. Videregivelse af disse personoplysninger, der forekommer i en erhvervsmæssig sammenhæng, kan være til skade for den berørte persons privatliv. OLAF bemærkede i den forbindelse, at samspillet mellem forordning (EF) nr. 45/2001 og forordning (EF) nr. 1049/2001 var på spil i tre verserende sager ved Retten i Første Instans (herunder sag T-194/04, The Bavarian Lager Co. Ltd. mod Kommissionen),og anmodede Ombudsmanden om at afvente de relevante domme, inden der træffes endelig afgørelse herom.

I sine bemærkninger afviste klageren OLAF's ovennævnte argumenter.

3.5 Ombudsmanden bemærker, at Rettens dom i Bavarian Lager-sagen (16) indeholder en række oplysninger, som på den ene side bekræfter rigtigheden af hans relevante analyse i hans forslag til mindelig løsning og på den anden side fører til afvisning af de centrale elementer i OLAF's argumentation, der er beskrevet ovenfor. Mere specifikt fastslog Retten bl.a. følgende: a) aktindsigt i dokumenter, der indeholder personoplysninger, er omfattet af forordning (EF) nr. 1049/2001, hvilket indebærer, at når personoplysninger videregives med henblik på at gennemføre artikel 2 i nærværende forordning, der fastsætter retten til aktindsigt for alle unionsborgere, falder situationen ind under anvendelsen af nævnte forordning, og at den, der har fremsat begæringen, derfor ikke behøver at bevise nødvendigheden af aktindsigt i henhold til artikel 8, litra b), i forordning (EF)nr. 45/2001 (17) b) undtagelsen i artikel 4, stk. 1, litra b), i nævnte forordning vedrører kun videregivelse af personoplysninger, som ville være til skade for beskyttelsen af privatlivets fred og den enkeltes integritet(18) c) den omstændighed, at begrebet "privatliv" i overensstemmelse med Den Europæiske Menneskerettighedsdomstols retspraksis er bredt, og at retten til beskyttelse af personoplysninger kan udgøre et af aspekterne af retten til respekt for privatlivet, betyder ikke, at alle personoplysninger nødvendigvis er omfattet af begrebet "privatliv"(19) d) a fortiori er det ikke enhver videregivelse af personoplysninger, der kan skade den berørte persons privatliv(20) e) den blotte omstændighed, at et dokument indeholder personoplysninger, betyder ikke nødvendigvis, at de berørte personers privatliv eller integritet påvirkes(21) f) for at kunne afgøre, om undtagelsen i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning nr. 1049/2001 fandt anvendelse i det konkrete tilfælde, som vedrørte udeladelse af navne på personer fra referatet af et møde mellem Kommissionens tjenestemænd, tjenestemænd i Det Forenede Kongerige og repræsentanter for Confederation des Brasseurs du Marche Commun, var det nødvendigt at undersøge, om aktindsigt i navnene på deltagerne i dette møde faktisk og specifikt kunne skade beskyttelsen af de berørte personers privatliv og integritet(22) g) ikke alle erhvervsaktiviteter er fuldt ud og nødvendigvis omfattet af beskyttelsen af retten til respekt for privatlivet(23) h) udbredelsen af de pågældende navne ikke medførte et indgreb i privatlivet for de personer, der deltog i mødet, og ikke ville være til skade for beskyttelsen af deres privatliv og deres personlige integritet(24).

3.6 I lyset af det, der er anført i punkt 3.2 ovenfor, og under hensyntagen til Rettens ovennævnte besiddelser og de generelle krav om en begrundet vurdering, der er omhandlet i punkt 1.7 ovenfor, finder Ombudsmanden det indlysende, at OLAF ikke har givet en gyldig og tilstrækkelig begrundelse for sit afslag på at give fuld aktindsigt i det pågældende dokument. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

4 Påstanden om tilsidesættelse af "pligten til at tage hensyn til tjenestemændenes interesser/velfærd"

4.1 Klageren hævdede, at OLAF's afslag på aktindsigt også var en tilsidesættelse af dets pligt til at tage hensyn til hans interesser som tjenestemand ("pligten"/"den pågældende pligt").

4.2 Ombudsmanden bemærker, at denne forpligtelse, som fortolket i retspraksis, henviser til "den balance mellem gensidige rettigheder og forpligtelser, der er fastsat i personalevedtægten i forholdet mellem den offentlige myndighed og tjenestemændene"(25). Den foreliggende sag vedrører klagerens ret til aktindsigt som fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001 og ikke i personalevedtægten. Denne pligt synes ikke under omstændigheder som de i denne sag foreliggende at pålægge administrationen yderligere forpligtelser til at give aktindsigt i dokumenter. Ombudsmanden konkluderer derfor, at der ikke har været noget tilfælde af fejl eller forsømmelser svarende til klagerens ovennævnte påstand.

5 Påstand om, at der er givet et forkert svar på engelsk

5.1 Klageren hævdede, at OLAF havde begået fejl og forsømmelser ved at besvare hans genfremsatte begæring på engelsk, selv om begæringen var affattet på tysk.

5.2 Ombudsmanden forstår OLAF's udtalelse som en anerkendelse af, at der i henhold til forordning 1049/2001 var en retlig forpligtelse til at give klageren et svar på tysk. Ombudsmanden bemærker endvidere, at OLAF som svar på klagerens påstand i sidste ende fremlagde en tysk oversættelse af sit relevante svar. På baggrund af det ovenstående er denne del af sagen i det væsentlige blevet afgjort, og det er derfor ikke nødvendigt at undersøge den nærmere.

6 Påstået forsinkelse i behandlingen af adgangsansøgninger

6.1 Ombudsmanden undersøgte to spørgsmål om forsinkelse i sit forslag til en mindelig løsning: (1) OLAF's behandling af klagerens begæring om aktindsigt af 19. maj 2004; (2) OLAF's overførsel af tre dele af klagerens begæring om aktindsigt til andre af Kommissionens tjenestegrene.

Forsinkelse i behandlingen af begæringen om aktindsigt af 19. maj 2004

6.2 I den foreliggende sag faxede klageren sin oprindelige begæring om aktindsigt til OLAF den 19. maj 2004 (registreret af OLAF den 26. maj 2004).

Den 11. juni 2004, dvs. 12 arbejdsdage efter registreringen af begæringen, anmodede OLAF under henvisning til artikel 6, stk. 2, i forordning(EF) nr. 1049/2001 (26) klageren om at præcisere sin begæring for så vidt angår dokumenterne i selve sagsakterne —

Klageren besvarede denne anmodning om morgenen den 22. juni 2004 (registreret af OLAF den 30. juni 2004).

OLAF afviste klagerens anmodning af 19. maj 2004 den 9. juli 2004, dvs. 13 arbejdsdage efter klagerens ovennævnte svar.

6.3 I den analyse, der førte til hans forslag til en mindelig løsning, bemærkede Ombudsmanden for det første, at artikel 7, stk. 1, i denne forordning bestemmer, at "[s]enest15 arbejdsdage efter registreringen af begæringen skal institutionen enten give aktindsigt i det ønskede dokument [...] eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyse den, der har fremsat begæringen, om vedkommendes ret til at genfremsætte begæringen i overensstemmelse med stk. 2 i denne artikel."

Ombudsmanden fandt derfor, at en anmodning om præcisering af en begæring i henhold til forordningens artikel 6, stk. 2, i det væsentlige udgør en afgørelse fra institutionen om, at begæringen ikke kan imødekommes, fordi den ikke er blevet fremsat "påen tilstrækkelig præcis måde til, at institutionen kan identificere dokumentet", jf. forordningens artikel 6, stk. 1. En sådan anmodning indebærer derfor nødvendigvis et afslag på ansøgningen, således som den oprindeligt var formuleret. En anmodning om præcisering, der er formuleret i overensstemmelse med artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001 (og i overensstemmelse med institutionens "pligt til at bistå" den, der har fremsat begæringen, med at præcisere sin begæring), skal derfor i princippet fremsættes senest 15 arbejdsdage efter registreringen af begæringen, dvs. inden for den frist, der er fastsat i forordningens artikel 7, stk. 1.

Desuden skal en sådan anmodning i overensstemmelse med ovennævnte bestemmelser i forordningens artikel 7, stk. 1, oplyse den, der har fremsat begæringen, om de specifikke grunde til, at vedkommendes begæring ikke er "tilstrækkeligt præcis", og om vedkommendes ret til at genfremsætte begæringen over for institutionens afgørelse om at behandle begæringen som sådan. Hvis ansøgeren som svar på en sådan anmodning fra Kommissionen (eller OLAF) giver institutionen oplysninger med henblik på at præcisere sin ansøgning, skal institutionen i overensstemmelse med bestemmelsen i artikel 2 i bilaget til Kommissionens afgørelse af 5. december 2001(27) træffe afgørelse om ansøgningen (som i det væsentlige er blevet omformuleret på grundlag af de fremlagte oplysninger) inden for 15 arbejdsdage fra den dato, hvor den modtog de supplerende oplysninger.

I den foreliggende sag fremsatte OLAF sin anmodning om præcisering den 11. juni 2004, dvs. 12 arbejdsdage efter registreringen af klagerens begæring om aktindsigt og dermed inden for ovennævnte frist på 15 arbejdsdage. Denne anmodning var imidlertid ikke berettiget med hensyn til dokumenterne i sag OF/2002/0356 (jf. punkt 1.3 ovenfor). Endvidere undlod OLAF at oplyse klageren om dennes ret til at genfremsætte sin begæring over for OLAF’s afgørelse om, at hans begæring ikke var tilstrækkelig præcis. Efterfølgende blev klagerens svar af 22. juni 2004, som udtrykkeligt anfægtede lovligheden af denne afgørelse, ikke behandlet af OLAF som en genfremsat begæring. Endelig afviste OLAF udtrykkeligt klagerens begæring om aktindsigt på grund af dens uklarhed den 9. juli 2004, dvs. mere end 30 arbejdsdage efter registreringen af klagerens begæring. Under disse omstændigheder så det ud til, at OLAF ikke havde opfyldt sin forpligtelse i henhold til artikel 7, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 til straks at behandle klagerens begæring om aktindsigt af 19. maj 2004. Dette udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden fremsatte således et forslag om, at OLAF kunne overveje at undskylde over for klageren for ikke straks at have behandlet hans begæring om aktindsigt af 19. maj 2004.

6.4 I sit svar på Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning fastholdt OLAF, at det havde overholdt de relevante bestemmelser i forordning 1049/2001, bortset fra at svaret på klagerens genfremsatte begæring var blevet forsinket med fire dage. OLAF undskyldte denne forsinkelse på fire dage.

6.5 Klageren anførte i sine bemærkninger, at OLAF's undskyldning kunne accepteres med hensyn til ovennævnte forsinkelse på fire dage, men bemærkede også, at Ombudsmanden faktisk havde konstateret andre forsinkelser. Desuden og i lyset af OLAF's adfærd over for ham erklærede klageren, at han tvivlede på oprigtigheden af OLAF's undskyldning.

6.6 Ombudsmanden noterer sig OLAF's holdning om at fastholde sit synspunkt om, at det havde overholdt de relevante bestemmelser i forordning 1049/2001. Han beklager imidlertid, at OLAF helt har afstået fra rent faktisk at tage fat på de specifikke og konkrete forsinkelser, som Ombudsmanden havde identificeret (se punkt 6.3 ovenfor).

6.7 På baggrund af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at OLAF ikke har opfyldt sin forpligtelse i henhold til artikel 7, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 til straks at behandle klagerens begæring om aktindsigt af 19. maj 2004. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden vil fremsætte en relevant kritisk bemærkning nedenfor.

OLAF's overførsel af tre dele af klagerens begæring om aktindsigt

6.8 Med hensyn til klagerens begæring om aktindsigt af 12. oktober 2004 anførte OLAF, at det i overensstemmelse med artikel 3 i Kommissionens gennemførelsesbestemmelser til forordning(EF) nr. 1049/2001 (28) med rette havde besluttet at fremsende tre dele af begæringen til henholdsvis Publikationskontoret, Kommissionens Generalsekretariat og OLAF-Overvågningsudvalget. Klageren anfægter denne afgørelse, hvilket medførte forsinkelser i behandlingen af hans ansøgning.

6.9 I den undersøgelse, der førte til hans forslag til en mindelig løsning, bemærkede Ombudsmanden følgende.

Forordning nr. 1049/2001 finder anvendelse på tre fællesskabsinstitutioner, nemlig Parlamentet, Rådet og Kommissionen. OLAF er en del af Kommissionen, men er forpligtet til at udføre sine undersøgelsesfunktioner i fuld uafhængighed(29). Kommissionens gennemførelsesbestemmelser til forordning (EF) nr. 1049/2001 fastsætter således specifikke regler for behandlingen af begæringer om aktindsigt i OLAF's aktiviteter. Den bestemmelse, som OLAF henviser til, artikel 3 i Kommissionens afgørelse 2001/937, fastsætter følgende (fremhævelse tilføjet):

"Ansøgerenunderrettes om svaret på sin ansøgning enten af generaldirektøren eller den pågældende afdelingschef eller af en direktør, der er udpeget til dette formål i Generalsekretariatet, eller af en direktør, der er udpeget i OLAF, hvis ansøgningen vedrører dokumenter vedrørende OLAF's aktiviteter som omhandlet i artikel 2, stk. 1 og 2, i Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom om oprettelse af OLAF, eller af en ansat, som vedkommende har udpeget til dette formål."

Artikel 2, stk. 1 og 2, i Kommissionens beslutning 1999/352 bestemmer:

"Artikel 2

Kontorets opgaver [dvs. OLAF]

1. Kontoret udøver Kommissionens beføjelser til at foretage eksterne administrative undersøgelser med henblik på at styrke bekæmpelsen af svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabets finansielle interesser, samt enhver anden handling eller aktivitet, der begås af erhvervsdrivende i strid med fællesskabsbestemmelserne.

Kontoret er ansvarligt for at foretage interne administrative undersøgelser med henblik på:

a) at bekæmpe svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabets finansielle interesser

b) at undersøge alvorlige forhold i forbindelse med udøvelsen af erhvervsvirksomhed, som kan udgøre en tilsidesættelse af Fællesskabernes tjenestemænds og øvrige ansattes forpligtelser, der kan føre til disciplinærsager og i givet fald straffesager, eller en tilsvarende tilsidesættelse af forpligtelser begået af medlemmer af institutionerne og organerne, ledere af organerne eller medlemmer af personalet i de institutioner og organer, der ikke er omfattet af vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne.

Kontoret udøver Kommissionens beføjelser, således som de er fastlagt i de bestemmelser, der er fastsat inden for rammerne af traktaterne, og med de begrænsninger og på de betingelser, der er fastsat heri.

Kontoret kan af Kommissionen eller af de øvrige institutioner eller organer få til opgave at foretage undersøgelser på andre områder.

2. Kontoret er ansvarligt for at yde Kommissionens støtte til samarbejdet med medlemsstaterne om bekæmpelse af svig."

De tre dele af begæringen om aktindsigt, som OLAF havde overført, vedrørte i) teksten til en kontrakt vedrørende de spørgsmål, der havde tilskyndet klageren til at indgive den "whistleblowerklage", der gav anledning til OLAF's undersøgelse OF/2002/0356, ii) et notat fra Kommissionens generalsekretær til OLAF's direktør i forbindelse med undersøgelse OF/2002/0356 og iii) en rapport fra OLAF-Overvågningsudvalget vedrørende OF/2002/0356 og kopier af uddrag af mødereferater, hvor Overvågningsudvalget drøftede undersøgelse OF/2002/0356. Det synes ubestridt, at disse dokumenter vedrørte en af de aktiviteter, der er omhandlet i artikel 2, stk. 1, i Kommissionens beslutning 1999/352, nemlig »interne administrative undersøgelser«. I lyset af den brede ordlyd af Kommissionens afgørelse 2001/937 - "når begæringen vedrører dokumenter vedrørende OLAF's aktiviteter som omhandlet i artikel 2, stk. 1 og 2" - fandt Ombudsmanden derfor, at OLAF's blotte henvisning til artikel 3 i Kommissionens afgørelse 2001/937 ikke i sig selv i tilstrækkelig grad forklarede OLAF's beslutning om at foretage overførslen her. Denne afgørelse, som ikke syntes at være tilstrækkeligt begrundet, indebar derfor et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden foreslog derfor OLAF at overveje at undskylde over for klageren for forsinkelsen i behandlingen af hans begæring om aktindsigt af 12. oktober 2004, medmindre det ville give ham en gyldig og tilstrækkelig begrundelse for afgørelsen om at overføre tre dele af hans begæring til henholdsvis Publikationskontoret, Kommissionens Generalsekretariat og OLAF-Overvågningsudvalget.

6.10 I sit svar på Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning fastholdt OLAF, at det havde overholdt de relevante bestemmelser, dog uden at behandle de specifikke punkter i Ombudsmandens ovennævnte analyse.

6.11 Ombudsmanden noterer sig OLAF's holdning om at fastholde sit synspunkt om, at det havde overholdt de relevante bestemmelser. Han beklager imidlertid, at OLAF har undladt rent faktisk at tage fat på de specifikke punkter i ovennævnte analyse.

6.12 I lyset af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at OLAF's afgørelse om at overføre tre dele af klagerens begæring om aktindsigt til henholdsvis OPOCE, Kommissionens Generalsekretariat og OLAF-Overvågningsudvalget ikke var behørigt begrundet og derfor udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden vil fremsætte en relevant kritisk bemærkning nedenfor.

7 Konklusion

På grundlag af sine undersøgelser af denne klage og efter OLAF's svar på hans relevante forslag til mindelig løsning finder Ombudsmanden, at

1. ingen tilfælde af fejl eller forsømmelser svarende til klagerens fjerde påstand
2. at sagen er afgjort for så vidt angår klagerens femte påstand
3. at sagen er blevet afgjort for så vidt angår klagerens første påstand, i det omfang OLAF gav klageren aktindsigt i en række dokumenter i sag OF/2002/0356
4. de tilfælde af fejl eller forsømmelser, der er identificeret i punkt 1.12, 2.5, 3.6, 6.7 og 6.12 i denne afgørelse.

Ombudsmanden finder det ikke hensigtsmæssigt at gå videre med sagen ved at fremsætte et udkast til henstilling vedrørende disse tilfælde af fejl eller forsømmelser. Han bemærker, at han har behandlet et betydeligt antal klager indgivet af klageren mod Kommissionen (herunder OLAF, som er en del af Kommissionen). Disse sager viser en mere generel og intens tvist mellem dem, hvor institutionen i de fleste tilfælde har stået stærkt og insisteret på sine (ofte principielle) holdninger, selv når Ombudsmanden på grundlag af en begrundet analyse ikke har fundet dem berettigede. Han minder om, at han allerede har fremsat et begrundet mindeligt løsningsforslag i forbindelse med ovennævnte tilfælde af fejl eller forsømmelser uden et positivt resultat, hovedsagelig på grund af OLAF's tendens til at insistere på sine holdninger i stedet for at reagere korrekt på de punkter og konklusioner, som Ombudsmanden har fremsat, og overholde de relevante krav i forordning (EF) nr. 1049/2001 som fortolket af Fællesskabets retsinstanser. Desuden er der under denne undersøgelse sket en betydelig udvikling i lyset af Rettens bemærkninger i Bavarian Lager-beslutningen, som er relevante for væsentlige aspekter af den foreliggende sag. I den forbindelse ville en fornyet begæring om aktindsigt til OLAF i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 sandsynligvis være betydeligt mere økonomisk ud fra et proceduremæssigt synspunkt end et forslag til henstilling fra Ombudsmanden. Det bemærkes også, at kommissær Kallas for nylig har anmodet Den Europæiske Ombudsmand om at sende ham kopier af al korrespondance med OLAF, hvilket også gælder for denne afgørelse.

I lyset af ovenstående afslutter Ombudsmanden sagen med følgende kritiske bemærkninger (5):

1. OLAF har ikke givet en gyldig og tilstrækkelig begrundelse for sit afslag på at give klageren aktindsigt i en række dokumenter eller dele af dokumenter i sag OF/2002/0356. Dette er et tilfælde af fejl eller forsømmelser.
2. OLAF's undladelse af at træffe de foranstaltninger, der er fastsat i artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, for så vidt angår klagerens begæring om aktindsigt i alle de andre dokumenter, som, selv om de ikke er indeholdt i sagsakterne vedrørende undersøgelse OF/2002/0356, ikke desto mindre berører disse sagsakter direkte, udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.
3. OLAF gav ikke en gyldig og tilstrækkelig begrundelse for sit afslag på at give fuld aktindsigt i notat NT/ls D (2004-AC-4577). Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.
4. OLAF har ikke opfyldt sin forpligtelse i henhold til artikel 7, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 til straks at behandle klagerens begæring om aktindsigt af 19. maj 2004. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.
5. OLAF's beslutning om at overføre tre dele af klagerens begæring om aktindsigt til henholdsvis Publikationskontoret, Kommissionens Generalsekretariat og OLAF-Overvågningsudvalget var ikke behørigt begrundet og udgjorde derfor et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EFT L 145, s. 43.

Hvis en begæring ikke er tilstrækkelig præcis, anmoder institutionen den, der har fremsat begæringen, om at præcisere begæringen og bistår den, der har fremsat begæringen, med at gøre dette, f.eks. ved at give oplysninger om anvendelsen af de offentlige registre over dokumenter.

(3) EFT 2001 L 8, s. 1.

4) "1. Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af:
(...) b)
privatlivets fred og den enkeltes integritet, navnlig i overensstemmelse med fællesskabslovgivningen om beskyttelse af personoplysninger".

(5) 2001/937/EF, EKSF, Euratom: Kommissionens beslutning af 5.12.2001 om ændring af dens forretningsorden (meddelt under nummer K(2001) 3714), EFT L 345, s. 94.

(6) Sag T-197/98 R mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 55, og II, s. 241, præmis 46.

(7) Ombudsmanden påpegede endvidere, at forslaget til en mindelig løsning i overensstemmelse med artikel 6 i Ombudsmandens gennemførelsesbestemmelser ikke vedrørte klagerens tredje oprindelige påstand (vedrørende den påståede tilsidesættelse af "pligten til at bistå") og den første yderligere påstand (vedrørende sproget i svaret på klagerens genfremsatte begæring), hvis vurdering ville blive fremlagt i hans afgørelse om afslutning af denne undersøgelse.

(8) Sag T-2/03, Verein für Konsumenteninformation, Sml. 2005 II, s. 1121, præmis 112-115. Dommen blev offentliggjort den 13. april 2005, dvs. efter OLAF's anfægtede afgørelse og dets udtalelse i den foreliggende sag.

(9) I afsnit 3.4 i OLAF-håndbogen fastlægges en række officielle dokumenter, der skal udarbejdes i løbet af en undersøgelse, på grundlag af formularerne i håndbogen, herunder indledning af undersøgelse, undersøgelsesmyndighed, endelig sagsrapport og notat om afslutning af sager.

(10) Jf. Rettens dom af 12.9.2007, sag T-36/04, API mod Kommissionen, endnu ikke trykt i Samling af Afgørelser, præmis 54. Den generelle karakter af den begrundelse, som afslaget på aktindsigt er baseret på, samt dets kortfattede eller formelmæssige karakter kan kun være et indicium for, at der ikke er foretaget en konkret undersøgelse, når det er objektivt muligt at angive grundene til afslaget på aktindsigt i hvert enkelt dokument uden at afsløre indholdet af dokumentet eller et væsentligt aspekt heraf og dermed fratage undtagelsen selve dens formål. Se sag T-36/04, præmis 67.

(11) Se sag T-36/04, op.cit., præmis 56.

(12) Jf. Rettens dom af 12.9.2007, sag T-36/04, API mod Kommissionen, endnu ikke trykt i Samling af Afgørelser, præmis 54.

(13) Jf. sag T-110/03, Sison mod Rådet, Sml. 2005 II, s. 1429, præmis 51 og 53.

(14) Rettens dom af 8.11.2007, sag T-194/04, Bavaria Lager mod Kommissionen, endnu ikke trykt i Samling af Afgørelser, præmis 123.

(15) Jf. 15. betragtning til præamblen.

(16) Rettens dom af 8.11.2007, sag T-194/04, Bavaria Lager mod Kommissionen (endnu ikke trykt i Samling af Afgørelser).

(17) Jf. præmis 100, 107 og 138 i sag T-194/04, Bavarian Lager mod Kommissionen.

(18) Jf. præmis 128 i sag T-194/04, Bavarian Lager mod Kommissionen, nævnt ovenfor.

(19) Se præmis 118 i sag T-194/04, Bavarian Lager mod Kommissionen, nævnt ovenfor.

(20) Jf. præmis 119 i sag T-194/04, Bavarian Lager mod Kommissionen, nævnt ovenfor.

(21) Se præmis 123 i sag T-194/04, Bavarian Lager mod Kommissionen, nævnt ovenfor.

(22) Se præmis 120 i sag T-194/04, Bavarian Lager mod Kommissionen, nævnt ovenfor.

(23) Se præmis 131 i sag T-194/04, Bavarian Lager mod Kommissionen, nævnt ovenfor.

(24) Se præmis 131 i sag T-194/04, Bavarian Lager mod Kommissionen, nævnt ovenfor.

(25) Se f.eks. sag 298/93 P, K mod Domstolen, Sml. 1994 I, s. 3009, præmis 38: "Administrationensomsorgspligt [...] afspejler den balance mellem gensidige rettigheder og forpligtelser, som vedtægten har skabt i forholdet mellem den offentlige myndighed og tjenestemændene. En særlig konsekvens af denne afvejning er, at myndigheden, når den træffer en afgørelse vedrørende en tjenestemands situation, skal tage hensyn til alle de forhold, der kan påvirke dens afgørelse, og at den herved ikke blot skal tage hensyn til tjenestens interesse, men også til den pågældendes interesse."

(26) "1. Begæringer om aktindsigt indgives skriftligt, herunder elektronisk, på et af de sprog, der er nævnt i EF-traktatens artikel 314, og på en måde, der er tilstrækkelig præcis til, at institutionen kan identificere dokumentet. Sagsøgeren er ikke forpligtet til at begrunde sin begæring.

2. Hvis en begæring ikke er tilstrækkelig præcis, anmoder institutionen den, der har fremsat begæringen, om at præcisere begæringen og bistår den, der har fremsat begæringen, med at gøre dette, f.eks. ved at give oplysninger om anvendelsen af de offentlige registre over dokumenter.

3. "Vedrører en begæring et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan den pågældende institution uformelt rådføre sig med den, der har fremsat begæringen, med henblik på at finde en rimelig løsning."

(27) Se fodnote 5.

(28) 2001/937/EF, EKSF, Euratom: Kommissionens beslutning af 5.12.2001 om ændring af dens forretningsorden (meddelt under nummer K(2001) 3714), EFT L 345, s. 94.

(29) Kommissionens afgørelse 1999/352 af 28.4.1999 om oprettelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), EFT L 136, s. 20, artikel 3.