Strasbourg, den 16. december 2005

Kære S.

Den 21. april 2004 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende Deres virksomheds deltagelse i udbudsprocedure nr. 2003/S 076-66775 ("Oversættelsestjenester til nederlandsk").

Den 9. juni 2004 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Kommissionen. Kommissionen afgav udtalelse den 25. august 2004. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 10. oktober 2004.

Den 12. januar 2005 besluttede jeg at foretage yderligere undersøgelser. Jeg underrettede Dem om mit brev til Kommissionen samme dag. Kommissionen sendte sit svar på mine yderligere undersøgelser den 1. marts 2005. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 2. april 2005.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Jeg beklager den lange tid, det har taget at gennemføre disse undersøgelser.

Komplekset

Klagerens oversættelsesfirma deltog i udbudsprocedure nr. 2003/S 076-66775 ("Oversættelsestjenester til nederlandsk"). Den 18. november 2003 afviste Kommissionen klagerens bud. Det fremgik af Kommissionens skrivelse, at buddet ikke havde opnået minimumskarakteren 12/20. Den meddelte også klageren, at hun kunne anmode om en mere detaljeret begrundelse for afgørelsen, og henviste til den relevante frist for en formel klage over Kommissionens afgørelse.

Den 1. december 2003 anmodede klageren om en mere detaljeret begrundelse for Kommissionens beslutning. Den 12. december 2003 sendte Kommissionen klageren sit svar. Den indeholdt et kort afsnit, der informerede klageren om de point, der var givet for de enkelte aspekter af det tilbud, der var blevet vurderet (kvalitetsstyring, teknisk kapacitet osv.).

Den 5. januar 2004 indgav klageren en formel klage til Kommissionen, og da hun ikke havde modtaget noget svar, sendte hun en påmindelse til Kommissionen den 22. marts 2004. Kommissionen besvarede heller ikke denne påmindelse.

I sin klage til Ombudsmanden anførte klageren, at hun ikke forstod Kommissionens beslutning om at afvise hendes firmas tilbud om oversættelse til nederlandsk i lyset af, at næsten identiske forslag fra hendes firma om oversættelse til tysk og italiensk var blevet accepteret af Kommissionen. Hun fremsatte følgende påstande:

1. Kommissionens vurdering af hendes virksomheds bud var forkert.

2. Kommissionen havde med urette undladt at besvare hendes klage af 5. januar 2004.

Klageren hævdede endvidere, at hendes virksomheds bud burde tages op til fornyet vurdering, og at hun burde modtage et svar på hendes brev af 5. januar 2004.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Alle forslagene var blevet vurderet i henhold til kriterierne i udbudsbetingelsernes punkt 3. Kvaliteten var blevet vurderet ved at give point til de tre komponenter som forklaret i udbudsbetingelserne.

Det fremgik klart af udbudsbetingelserne (punkt 6.1.2), at buddet skulle indeholde alle de oplysninger, der var nødvendige for, at den ordregivende myndighed kunne analysere buddet. Buddene kunne kun vurderes på grundlag af de kriterier, der var fastsat i udbudsdokumenterne. Den omstændighed, at en tilbudsgiver tidligere havde arbejdet for Kommissionen, var ikke en erstatning for de kriterier, der var offentliggjort i udbudsbetingelserne.

Efter en grundig gennemgang af buddet havde bedømmelsesudvalget givet klagerens bud følgende punkt 1):

- Kvalitetskontrol-/sikringsprocedurer: 3 point (ud af 10)

Evne til at styre efterspørgslen: 3 point (ud af 5);

Evne til at anvende tekniske ressourcer: 4 point (ud af 5).

Som det fremgår af ovenstående, havde bedømmelsesudvalget vurderet, at det største problem med tilbuddet lå i kvalitetskontrol-/sikringsprocedurerne. Denne komponent var blevet evalueret ved at vurdere metoden og tilrettelæggelsen af arbejdet, dvs. hvordan tilbudsgiveren havde til hensigt at udføre arbejdet. Dette omfattede logisk set en undersøgelse af det team, der blev foreslået til at udføre arbejdet. På et område som oversættelse er det fuldt ud muligt, at et identisk bud får en anden karakter i et tilbud om oversættelse til nederlandsk end i et tilbud om oversættelse til et andet sprog. Bud afgivet i forbindelse med et udbud vedrørende oversættelse til nederlandsk blev ikke sammenlignet med bud afgivet i forbindelse med andre udbud vedrørende andre sprog. I dette tilfælde var klagerens bud på nederlandsk ikke blevet sammenlignet med bud, som hun havde afgivet som svar på udbud vedrørende tysk og italiensk.

Det skal også bemærkes, at sammensætningen af evalueringsudvalgene kan være forskellig for hvert udbud. Det er derfor normalt, at mærkningen af bud er forskellig fra et udbud til et andet. Dette er fuldt ud tilladt, så længe de bud, der afgives i forbindelse med et bestemt udbud, alle vurderes på samme ikke-diskriminerende måde. Alle bud i forbindelse med et givet udbud evalueres af det samme udvalg netop for at sikre ligebehandling af alle afgivne bud.

I betragtning af, at hele formålet med tildelingskriterierne er at afgøre, hvilke bud der opfylder kriterierne, for at tildele kontrakten til de tilbudsgivere, der har afgivet de bedste bud med hensyn til kvalitet og pris, er det normalt, at bedømmelsesudvalget tildeler flere point til bud, der tilbyder den bedste kvalitet i det pågældende udbud, og færre point til de svagere bud i dette udbud.

Klageren var blevet underrettet om resultatet af sit bud den 18. november 2003 (D/156322). Ved brev af 1. december 2003 anmodede hun om yderligere oplysninger om, hvorfor hendes bud var blevet afvist. Den 12. december 2003 fik hun de nødvendige oplysninger om grundene til afvisningen af hendes bud (D(2003) 156472). På dette tidspunkt havde den ordregivende myndighed også kontrolleret sagsakterne for at sikre, at der ikke var sket fejl.

Ved brev af 5. januar 2004 havde klageren anmodet om yderligere forklaringer og om en revurdering af buddet. Den ordregivende myndighed besvarede denne anmodning ved brev af 26. maj 2004 (D(2004) 22172). Det skal bemærkes, at der ved samme skrivelse også blev givet et svar på en anden undersøgelse vedrørende et andet bud, som klageren sendte den 21. maj 2004.

Selv om det beklagedes, at svaret på skrivelsen af 5. januar 2004 ikke var blevet givet så hurtigt, som det burde have været, var sagen faktisk blevet kontrolleret, og der var blevet givet en første forklaring inden for ti dage efter modtagelsen af den første undersøgelse.

Desværre havde det store antal henvendelser, som den relevante tjenestegren havde modtaget, ikke gjort det muligt at fortsætte dialogen om det pågældende tilbud inden for en normal svartid. De første svar efter eventuelle undersøgelser og kontrollen af sagsakterne i denne forbindelse var blevet prioriteret. Hidtil er alle klagerens undersøgelser imidlertid blevet besvaret.

Beslutningen om at afvise buddet fra klagerens virksomhed var blevet truffet i overensstemmelse med reglerne om offentlige indkøb, og der var ingen grund til at revurdere buddet. Klagerens brev af 5. januar 2004 var blevet besvaret, men senere end forventet, og der kunne ikke træffes yderligere foranstaltninger i denne henseende.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fremsatte klageren følgende bemærkninger:

Kommissionen havde konsekvent undladt at tage hensyn til, at hendes firma var registreret med et DIN 2345-kvalitetscertifikat, og at dets (nederlandske) samarbejdspartner på modersmålet var et af de få oversættelsesfirmaer i Nederlandene, der var registreret med en QM-Norm ISO 9000/9001 under den nederlandske paraplysammenslutning for oversættere "ATA". ATA er medlem af European Association of Translation Companies, en paraplyorganisation, der er anerkendt af Kommissionen. Dokumentation for de nævnte registreringer indgik i det tilbud, der blev indgivet til Kommissionen.

På dette grundlag gav evalueringsudvalgets konklusion om, at "de største problemer i forbindelse med tilbuddet ligger i procedurerne for kvalitetskontrol/sikring", ikke mening, da ovennævnte attester ikke udstedes, hvis det pågældende oversættelsesfirma ikke overholder de højeste standarder for kvalitetskontrol/sikring. Det samme punkt var relevant med hensyn til "evnen til at styre efterspørgslen".

Med hensyn til Kommissionens udtalelse om, at "det på et område som f.eks. oversættelse er fuldt ud muligt, at et identisk bud [...] får en anden karakter i et tilbud om oversættelse til nederlandsk end i et tilbud om oversættelse til et andet sprog", er det helt normalt, at der er vægtforskelle i vurderingen af forskellige tilbud. Når identiske dokumenter vurderes forskelligt, synes der imidlertid at være anvendt forskellige udvælgelseskriterier.

Desuden havde Kommissionen ikke forklaret, hvorfor hendes virksomhed modtog 4 point i stedet for 5 point under "evne til at anvende tekniske ressourcer".

Yderligere undersøgelser

Efter nøje overvejelse af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser. Ombudsmanden anmodede Kommissionen om at besvare følgende spørgsmål:

1 Hvordan havde bedømmelsesudvalget taget hensyn til de faglige certifikater, der var indsendt sammen med klagerens bud?

2 Havde andre bedømmelsesudvalg givet forskellige point med hensyn til klagerens faglige certifikater?

3 Kan Kommissionen forklare, hvorfor klagerens virksomhed havde opnået 4 point i stedet for 5 point under "evne til at anvende ressourcer"?

Kommissionens svar

I sit svar fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Med hensyn til Ombudsmandens første anmodning om oplysninger havde ingen attest været et selvstændigt kriterium eller var blevet vurderet adskilt fra de øvrige tildelingskriterier. I stedet var certifikaterne blevet medtaget i den samlede vurdering af den metode, som klagerens virksomhed anvendte, og var blevet betragtet som en del af den overordnede kvalitet. De havde således bidraget til bedømmelsen af de tre bestanddele. Da bud kun kunne vurderes på grundlag af de kriterier, der var fastsat i udbudsdokumenterne, ville enhver afvigelse fra de offentliggjorte kriterier udgøre en overtrædelse af procedurerne.

Med hensyn til Ombudsmandens anden anmodning om oplysninger havde attesterne ikke fået point som sådan, og der kunne derfor ikke gives et præcist svar på spørgsmålet. Det var imidlertid korrekt at sige, at pointene i klagerens bud havde været forskellige i de forskellige udbud. Hvert evalueringsudvalg havde søgt efter oplysninger, der kunne forklare tilbudsgiverens arbejdsmetoder. I dette tilfælde skulle hvert arbejdsudvalg overveje arbejdsmetoderne i et netværk af oversættere. Evalueringsudvalget havde anført, at de attester, som klageren havde fremlagt, ikke havde indeholdt en tilstrækkelig forklaring af netværkets arbejdsmetoder eller arbejdsgangen mellem freelanceoversætterne, netværkets centrale medlemmer og netværkets koordinator, dvs. klageren. I de afgivne udbudsdokumenter havde bedømmelsesudvalget derfor søgt en udtrykkelig beskrivelse af den metode, der kunne forklare tilbudsgiverens arbejdsmetoder. På denne måde havde bedømmelsesudvalget fastlagt, hvilke tilbudsgivere der opfyldte de krævede kriterier, som var offentliggjort i udbudsbetingelserne, og havde taget hensyn til disse oplysninger ved tildelingen af point.

For at sikre en afbalanceret vurdering af buddene sammenlignede hvert evalueringsudvalg hvert bud med andre bud afgivet i samme udbud. Bud, der blev anset for at være af bedre kvalitet end gennemsnittet, var i samme udbud blevet tildelt point over gennemsnittet og omvendt.

Det er vigtigt at huske på, at bedømmelsesudvalget for hvert udbud arbejder helt uafhængigt af alle andre bedømmelsesudvalg. Det er derfor normalt, at mærkningen af buddene er forskellig fra en indkaldelse af forslag til en anden. Som anført i Kommissionens første udtalelse er dette fuldt ud tilladt, så længe de bud, der afgives i forbindelse med et bestemt udbud, alle vurderes på samme ikke-diskriminerende måde. Alle bud i et udbud evalueres af det samme udvalg netop for at sikre ligebehandling af alle afgivne bud.

Med hensyn til Ombudsmandens tredje anmodning om oplysninger var kriteriet "evne til at anvende tekniske ressourcer" blevet markeret på en skala fra 0-5 point. I forbindelse med sin vurdering havde evalueringsudvalget ikke blot overvejet at råde over tekniske ressourcer, men også deres anvendelse og integration i oversættelsesprocessen.

I det pågældende udbud opnåede kun to af de 17 accepterede bud de fulde fem point for dette kriterium. De fire point, som klageren opnåede, kunne derfor anses for at være en meget god score. Det, der adskilte de to mest bedømte tilbud fra de andre, var, at de gav flere oplysninger om de tekniske værktøjer, de havde, og var mere eksplicitte om, hvordan de tekniske faciliteter ville blive integreret i oversættelsesprocessen.

Med hensyn til udstedelse af erhvervscertifikater generelt overvåger Kommissionen nøje fremskridtene med hensyn til anvendelsen af standarder og certifikater, herunder inden for oversættelse. Kommissionen ønsker også at fremme gode forbindelser med oversætternes faglige organisation og er derfor i kontakt med flere professionelle oversættelsesforeninger. Kommissionen kan imidlertid ikke udelukkende basere sig på kvalitetskriterier, der er fastsat af sådanne organisationer, men skal anvende sine egne interne kvalitetskriterier, som er bedst egnede til dens egne krav. Kun en streng overholdelse af disse kriterier sikrer i sidste ende den endelige kvalitet af de oversættelser, der foretages på Kommissionens anmodning.

I lyset af ovenstående afviser Kommissionen påstanden om, at klagerens bud bør revurderes.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fastholdt klageren sine påstande og påstande.

Afgørelsen

1 Påstand om forkert vurdering

1.1 Klagerens oversættelsesbureau havde deltaget i udbudsprocedure nr. 2003/S 076-66775 ("Oversættelsestjenester til nederlandsk"). Den 18. november 2003 afviste Kommissionen klagerens bud. Det fremgik af Kommissionens skrivelse, at buddet ikke havde opnået minimumskarakteren 12/20. Den 5. januar 2004 indgav klageren en formel klage til Kommissionen, som ikke blev besvaret. I sin klage til Ombudsmanden anførte klageren, at hun ikke forstod, at Kommissionens afgørelse i lyset af, at næsten identiske forslag fra hendes firma om oversættelse til tysk og italiensk var blevet accepteret af Kommissionen. Hun hævdede, at Kommissionens vurdering af hendes virksomheds bud var forkert. Hun anmodede om, at hendes bud blev taget op til fornyet overvejelse.

1.2 Kommissionen anførte i sin udtalelse, at b-id'erne var blevet vurderet på grundlag af kriterierne i udbudsbetingelsernes punkt 3. Kvaliteten var blevet vurderet ved at give point til de tre komponenter som forklaret i udbudsbetingelserne. Det fremgik klart af udbudsbetingelserne (punkt 6.1.2), at buddet skulle indeholde alle de oplysninger, der var nødvendige for, at den ordregivende myndighed kunne analysere buddet. Efter en grundig gennemgang af buddet havde bedømmelsesudvalget givet klagerens bud følgende oplysninger: Kvalitetskontrol-/sikringsprocedurer: 3 point (ud af 10) Evne til at styre efterspørgslen: 3 point (ud af 5); Evne til at bruge tekniske ressourcer: 4 point (ud af 5). Evalueringsudvalget havde vurderet, at det største problem med tilbuddet lå i procedurerne for kvalitetskontrol/sikring. Denne komponent var blevet evalueret ved at vurdere metoden og tilrettelæggelsen af arbejdet, dvs. hvordan klagerens virksomhed havde til hensigt at udføre arbejdet. Dette havde omfattet en undersøgelse af det team, der var foreslået til at udføre arbejdet. På et område som oversættelse er det fuldt ud muligt, at et identisk bud (som foreslår de samme personer at udføre tjenesteydelserne) får en anden karakter i et tilbud om oversættelse til nederlandsk end i et tilbud om oversættelse til et andet sprog. Bud afgivet i forbindelse med et udbud vedrørende oversættelse til nederlandsk sammenlignes ikke med bud afgivet i forbindelse med andre udbud vedrørende andre sprog. I dette tilfælde var klagerens bud på nederlandsk ikke blevet sammenlignet med bud, som hun havde afgivet som svar på udbud vedrørende tysk og italiensk. Det skal også bemærkes, at sammensætningen af evalueringsudvalgene kan være forskellig for hvert udbud. Det er derfor normalt, at mærkningen af bud er forskellig fra et udbud til et andet. Dette er fuldt ud tilladt, så længe de bud, der afgives i forbindelse med et bestemt udbud, alle vurderes på samme ikke-diskriminerende måde. Alle bud i et udbud evalueres af det samme udvalg netop for at sikre ligebehandling af alle afgivne bud. Eftersom hele formålet med tildelingskriterierne var at gøre det muligt at sondre mellem bud, der opfylder udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, med henblik på at tildele kontrakten til de tilbudsgivere, der har afgivet de bedste bud med hensyn til kvalitet og pris, er det normalt, at bedømmelsesudvalget tildeler flere point til bud, der tilbyder den bedste kvalitet i det pågældende udbud, og færre point til de svagere bud i dette udbud.

1.3 I sine bemærkninger anførte klageren, at Kommissionen konsekvent havde undladt at tage hensyn til, at hendes firma var registreret med et DIN 2345-kvalitetscertifikat, og at dets (nederlandske) samarbejdspartner på modersmålet var et af de få oversættelsesfirmaer i Nederlandene, der var registreret med en QM-Norm ISO 9000/9001 under den nederlandske paraplysammenslutning af oversættere "ATA". ATA er medlem af European Association of Translation Companies, en paraplyorganisation, der er anerkendt af Kommissionen. Dokumentation for de nævnte registreringer var medtaget i det tilbud, der blev indgivet til Kommissionen. På dette grundlag gav evalueringsudvalgets konklusion om, at "de største problemer i forbindelse med tilbuddet ligger i procedurerne for kvalitetskontrol/sikring", ikke mening, da ovennævnte attester ikke udstedes, hvis det pågældende oversættelsesfirma ikke overholder de højeste standarder for kvalitetskontrol/sikring. Det samme punkt var relevant med hensyn til "evnen til at styre efterspørgslen". Med hensyn til Kommissionens udtalelse om, at "det på et område som f.eks. oversættelse er fuldt ud muligt for et identisk bud [...] at få et andet pointtal i et tilbud om oversættelse til nederlandsk end i et tilbud om oversættelse til et andet sprog", anførte klageren, at hun anså det for helt normalt, hvis der var forskelle i vægtningen i vurderingen af forskellige tilbud. Hun anførte imidlertid, at når identiske dokumenter vurderes forskelligt, synes der at være anvendt forskellige udvælgelseskriterier. Klageren anførte endvidere, at Kommissionen ikke havde forklaret, hvorfor hendes virksomhed havde modtaget 4 i stedet for 5 point under "evne til at anvende tekniske ressourcer".

1.4 I lyset af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger fandt Ombudsmanden det nødvendigt at foretage yderligere undersøgelser. Han anmodede Kommissionen om at besvare følgende spørgsmål: 1) Hvordan har bedømmelsesudvalget taget hensyn til de faglige certifikater, der blev indsendt sammen med klagerens tilbud? 2) Havde andre bedømmelsesudvalg givet forskellige point med hensyn til klagerens faglige certifikater? (3) Kan Kommissionen forklare, hvorfor klagerens virksomhed havde opnået 4 point i stedet for 5 point under "evne til at anvende ressourcer"?

1.5 Kommissionen har i sit svar fremsat følgende bemærkninger: Med hensyn til Ombudsmandens første anmodning om oplysninger havde ingen attest været et selvstændigt kriterium eller var blevet vurderet adskilt fra resten af metoden. I stedet var certifikaterne blevet medtaget i den samlede vurdering af den metode, som tilbudsgiveren havde anvendt, og var blevet betragtet som en del af den samlede kvalitet. De havde således bidraget til bedømmelsen af de tre bestanddele. Da bud kun kunne vurderes på grundlag af de kriterier, der var fastsat i udbudsdokumenterne, ville enhver afvigelse fra de offentliggjorte kriterier udgøre en overtrædelse af procedurerne.

1.6 Med hensyn til Ombudsmandens anden anmodning om oplysninger havde attesterne ikke fået point som sådan, og der kunne derfor ikke gives et præcist svar på spørgsmålet. Det var imidlertid korrekt at sige, at pointene i klagerens bud havde været forskellige i de forskellige udbud. Hvert evalueringsudvalg søgte oplysninger, der kunne forklare tilbudsgiverens arbejdsmetoder. I dette tilfælde skulle hvert evalueringsudvalg overveje arbejdsmetoderne i et netværk af oversættere. Evalueringsudvalget anførte, at de attester, som klageren havde indsendt, ikke havde indeholdt en tilstrækkelig forklaring af netværkets arbejdsmetoder eller arbejdsgangen mellem freelanceoversætterne, netværkets centrale medlemmer og netværkets koordinator, dvs. klageren. I forbindelse med gennemgangen af de fremlagte dokumenter havde evalueringsudvalget derfor søgt en eksplicit beskrivelse af den metode, der kunne forklare tilbudsgiverens arbejdsmetoder. På denne måde havde bedømmelsesudvalget fastlagt, hvilke tilbudsgivere der opfyldte de krævede kriterier, som var offentliggjort i udbudsbetingelserne, og havde taget hensyn til disse oplysninger ved tildelingen af point. For at sikre en afbalanceret vurdering af buddene havde hvert bedømmelsesudvalg sammenlignet hvert bud med andre bud, der var afgivet i samme udbud. Bud, der blev anset for at være af bedre kvalitet end gennemsnittet, var i samme udbud blevet tildelt point over gennemsnittet og omvendt. Det er vigtigt at huske på, at bedømmelsesudvalget for hvert udbud som hovedregel arbejder helt uafhængigt af andre bedømmelsesudvalg. Det er derfor normalt, at mærkningen af buddene er forskellig fra en indkaldelse af forslag til en anden. Som anført i Kommissionens første udtalelse er dette fuldt ud tilladt, så længe de bud, der afgives i forbindelse med et bestemt udbud, alle vurderes på samme ikke-diskriminerende måde. Alle bud i et udbud evalueres af det samme udvalg netop for at sikre ligebehandling af alle afgivne bud. Med hensyn til Ombudsmandens tredje anmodning om oplysninger var kriteriet "evne til at anvende tekniske ressourcer" blevet markeret på en skala fra 0-5 point. I forbindelse med sin vurdering havde evalueringsudvalget ikke blot overvejet at råde over tekniske ressourcer, men også deres anvendelse og integration i oversættelsesprocessen. I det pågældende udbud opnåede kun to af de 17 accepterede bud de fulde fem point for dette kriterium. De fire point, som klageren opnåede, kunne derfor anses for at være en meget god score. Det, der adskilte de to mest bedømte tilbud fra de andre, var, at de havde givet flere oplysninger om de tekniske værktøjer, de havde, og de havde været mere eksplicitte om, hvordan de tekniske faciliteter ville blive integreret i oversættelsesprocessen. Med hensyn til udstedelse af erhvervscertifikater generelt overvåger Kommissionen nøje fremskridtene med hensyn til anvendelsen af standarder og certifikater, herunder inden for oversættelse. Kommissionen ønsker også at fremme gode forbindelser med oversætternes faglige organisation og er derfor i kontakt med flere professionelle oversættelsesforeninger. Kommissionen kan imidlertid ikke udelukkende basere sig på kvalitetskriterier, der er fastsat af sådanne organisationer, men skal anvende sine egne interne kvalitetskriterier, som er bedst egnede til dens egne krav.

1.7 I sine bemærkninger fastholdt klageren sin påstand og påstand.

1.8 Ombudsmanden bemærker for det første, at administrationen generelt har et vidt skøn, når den vurderer tilbud på grundlag af de kriterier, der er fastsat i udbuddet. Ombudsmandens kontrol i denne sammenhæng er således begrænset til spørgsmålet om, hvorvidt administrationens vurdering er behæftet med et åbenbart urigtigt skøn.

1.9 I den foreliggende sag er klagerens påstand i det væsentlige baseret på to argumenter: For det første havde Kommissionen accepteret andre forslag fra hendes virksomhed, som var næsten identiske med det pågældende forslag. For det andet havde Kommissionen ikke taget hensyn til de kvalitetscertifikater, der blev fremlagt sammen med forslaget. Klageren anførte endvidere, at Kommissionen ikke havde forklaret, hvorfor hendes virksomhed modtog 4 i stedet for 5 point under "evne til at anvende tekniske ressourcer".

1.10 Kommissionen har sammenfattende forklaret, at de bedømmelsesudvalg, der er nedsat med henblik på at evaluere forslag, kun arbejder uafhængigt på grundlag af det pågældende konkrete udbud, og at de anvender en sammenlignende metode til at evaluere de indgivne forslag. Den har anført, at dette meget vel kan føre til, at der opnås forskellige point for lignende forslag, der indgives som svar på særskilte indkaldelser.

1.11 Selv om klageren har udtrykt overraskelse over de forskellige point, der er opnået i forbindelse med forskellige indkaldelser af forslag, synes hun ikke specifikt at bestride gyldigheden af ovennævnte vurderingsmetode som sådan eller rigtigheden af Kommissionens ovennævnte forklaring, som Ombudsmanden anser for at være rimelig.

1.12 Med hensyn til kriteriet "evne til at anvende tekniske ressourcer" forklarede Kommissionen, at dette var blevet markeret på en skala fra 0-5 point. I forbindelse med sin vurdering havde evalueringsudvalget ikke blot overvejet at råde over tekniske ressourcer, men også deres anvendelse og integration i oversættelsesprocessen. I det pågældende udbud opnåede kun to af de 17 accepterede bud de fulde fem point for dette kriterium. Det, der adskilte de to mest bedømte tilbud fra de andre, var, at de havde givet flere oplysninger om de tekniske værktøjer, de havde, og de havde været mere eksplicitte om, hvordan de tekniske faciliteter ville blive integreret i oversættelsesprocessen.

1.13 Ombudsmanden bemærker, at klageren i sine bemærkninger ikke specifikt anfægtede Kommissionens forklaring, som Ombudsmanden finder rimelig.

1.14 Med hensyn til udstedelsen af faglige certifikater har Kommissionen sammenfattende forklaret, i) at certifikaterne indgik i den samlede vurdering af den metode, som tilbudsgiveren anvendte, og blev betragtet som en del af den samlede kvalitet, ii) at evalueringsudvalget anførte, at de attester, som klageren havde fremlagt, ikke gav en tilstrækkelig forklaring på netværkets arbejdsmetoder eller arbejdsgangen mellem freelanceoversætterne, netværkets centrale medlemmer og netværkets koordinator, dvs. klageren og iii) at Kommissionen ikke udelukkende kan basere sig på kvalitetskriterier, der er fastsat af sådanne organisationer, men skal anvende sine egne interne kvalitetskriterier, som er bedst egnede til dens egne krav.

1.15 Ombudsmanden bemærker, at klageren ikke har fremlagt specifikke argumenter eller beviser til at tilbagevise evalueringsudvalgets konklusion om, at hendes firmas certifikater ikke udgjorde en tilstrækkelig forklaring på netværkets arbejdsmetoder eller arbejdsgangen mellem freelanceoversætterne, netværkets kernemedlemmer og netværkets koordinator. Ombudsmanden bemærker, at denne konklusion var rimeligt forbundet med bedømmelsesudvalgets vurdering af virksomhedens bud vedrørende kriteriet "kvalitetskontrol/sikringsprocedurer". Ombudsmanden påpeger endvidere, at hverken meddelelsen om udvælgelsesprøve i denne sag eller de generelle principper om god forvaltningsskik krævede, at bedømmelsesudvalget skulle kontakte klageren for at få yderligere oplysninger eller præciseringer vedrørende disse punkter.

1.16 Ombudsmanden bemærker endvidere, at klageren ikke specifikt har anfægtet Kommissionens synspunkt om, at den ikke udelukkende kan basere sig på kvalitetskriterier fastsat af sådanne organisationer, men skal anvende sine egne interne kvalitetskriterier, hvilket forekommer rimeligt.

1.17 På baggrund af det ovenstående kan Ombudsmanden ikke konkludere, at bedømmelsesudvalgets vurdering i den foreliggende sag var behæftet med åbenbare fejlvurderinger. Ombudsmanden finder derfor ikke, at der foreligger fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen. Det følger heraf, at Ombudsmanden ikke kan godtage klagerens påstand om, at hendes virksomheds bud bør revurderes.

2 Anbringendet om manglende besvarelse af klagen af 5. januar 2004

2.1 Den 1. december 2003 anmodede klageren om en mere detaljeret begrundelse for Kommissionens beslutning om hendes virksomheds forslag. Den 12. december 2003 sendte Kommissionen klageren sit svar. Den indeholdt et kort afsnit, der informerede klageren om de point, der var givet for de enkelte aspekter af det tilbud, der var blevet vurderet (kvalitetsstyring, teknisk kapacitet osv.). Den 5. januar 2004 indgav klageren en formel klage til Kommissionen, og da hun ikke havde modtaget noget svar, sendte hun en påmindelse til Kommissionen den 22. marts 2004. Kommissionen besvarede heller ikke denne påmindelse. I sin klage til Ombudsmanden hævdede hun, at Kommissionen med urette havde undladt at besvare hendes klage af 5. januar 2004. Hun anmodede Kommissionen om at besvare denne klage.

2.2 Kommissionen anførte i sin udtalelse, at den den 26. maj 2004 havde besvaret klagerens klage af 5. januar 2004. Kommissionen beklagede, at svaret på denne klage ikke var blevet givet så hurtigt, som det burde have været, men påpegede, at sagen faktisk var blevet kontrolleret, og at der var blevet givet en første forklaring inden for ti dage efter modtagelsen af den første undersøgelse. Kommissionen tilføjede, at det store antal undersøgelser, som den kompetente tjenestegren havde modtaget, ikke gjorde det muligt at fortsætte en dialog om det pågældende tilbud inden for en normal svarfrist. De første svar efter eventuelle undersøgelser og kontrollen af sagsakterne i denne forbindelse var blevet prioriteret.

2.3 Klageren bestred i sine bemærkninger ikke, at hun havde modtaget Kommissionens brev af 26. maj 2004.

2.4 I lyset af ovenstående bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen har besvaret klagen af 5. januar 2004, og at den i sin udtalelse i den foreliggende sag har forklaret, hvorfor dette svar først blev givet den 26. maj 2004. Ombudsmanden mener derfor, at Kommissionen har taget passende skridt til at løse dette aspekt af sagen, og at der ikke er behov for yderligere undersøgelser.

3 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at være tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side.

Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) [Tilføjelse af op til ti point, dvs. to point mindre end det krævede minimum på tolv.]