Strasbourg, den 23. marts 2005

Kære M.

Den 2. februar 2004 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende udelukkelsen af S., Deres klient, fra udvælgelsesprøve EPSO/B/4/03.

Den 31. marts 2004 videresendte jeg klagen til direktøren for Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO). På grund af en forglemmelse hos EPSO modtog jeg først oversættelsen af EPSO's udtalelse den 7. september 2004. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 22. oktober 2004.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klageren er en italiensk advokat, som på vegne af sin klient, S., klagede over at have deltaget i udvælgelsesprøve EPSO/B/4/03 arrangeret af Det Europæiske Personalekontor (EPSO) med henblik på at oprette en reserveliste over italienske sprogassistenter. Da S. ikke bestod prøve c) og opnåede 9 point ud af 20, da det krævede minimum var 10, var han blevet udelukket fra udvælgelsesprøven. S. havde anmodet EPSO om at tage hans ansøgning op til fornyet overvejelse og give ham aktindsigt i en kopi af hans prøvepapir og den prøve, som han ikke havde bestået.

I sin klage til Ombudsmanden anførte klageren, at hans anmodning om en fornyet vurdering ikke var blevet accepteret af udvælgelseskomitéen. Han anførte ligeledes, at hans anmodning om en kopi af test c) kun var blevet delvist besvaret, idet S. blot havde modtaget en kopi af den optiske formular, der indeholdt hans svar, og ikke af teksten, der indeholdt selve testen. Klageren fremsatte følgende påstande:

(1) Forhåndsudvælgelsesprøverne vedrørte ikke arten af funktionerne i de stillinger, der skulle besættes, men havde udelukkende til formål at reducere antallet af ansøgere uanset deres faglige formåen.

(2) Der var ingen garantier for lighed mellem ansøgerne, navnlig med hensyn til de kundskaber, som de enkelte ansøgere havde inden udvælgelsesprøvens begyndelse.

Påstandene var følgende:

(1) En revurdering af S.'s kandidatur.

(2) En bedre fremtidig tilrettelæggelse af udvælgelsesprøver for at gøre det muligt at tage hensyn til ansøgernes faglige formåen og undgå, at udvælgelsesprøver afholdes på grundlag af generiske prøver, der udelukkende har til formål at reducere antallet af ansøgere.

Ombudsmanden forstod imidlertid klagerens påstande således: i) EPSO undlod at give fuld aktindsigt i de dokumenter, som hans klient havde anmodet om ii) indholdet af forhåndsudvælgelsesprøverne var ikke relateret til arten af funktionerne i de stillinger, der skulle besættes.

Med hensyn til påstandene identificerede Ombudsmanden følgende: i) EPSO bør tage S.'s ansøgning op til fornyet overvejelse. EPSO skulle give S. aktindsigt i alle de dokumenter, han havde anmodet om. iii) i fremtidige udvælgelsesprøver bør indholdet af prøverne stå i forhold til arten af funktionerne i de stillinger, der skal besættes.

Forespørgslen

Ombudsmandens fremgangsmåde

På grundlag af Ombudsmandens behandling af klagen blev undersøgelsen indledt som følger:

Den første påstand, som Ombudsmanden identificerede, samt den første og den anden påstand blev anset for at kunne antages til realitetsbehandling. EPSO blev derfor anmodet om at udtale sig om disse dele af klagen.

Med hensyn til den anden påstand og den tredje påstand, som Ombudsmanden identificerede, fremgik det, at klageren ikke havde indgivet nogen forudgående administrative henvendelser. Ombudsmanden afviste derfor klagen i disse henseender på grundlag af artikel 2, stk. 4, i Den Europæiske Ombudsmands statut.

EPSO's udtalelse

Klagen blev indgivet til EPSO, som kortfattet fremsatte følgende bemærkninger:

Den 2. december 2003 havde klageren anmodet udvælgelseskomitéen om at revurdere sin prøve c). Den 9. januar 2004 meddelte udvælgelseskomitéen ham, at den havde revurderet prøve c), og at den havde bekræftet sin tidligere bedømmelse. EPSO fandt derfor, at der allerede var foretaget en fornyet gennemgang af S.'s ansøgning.

I sit brev af 9. januar 2004 havde EPSO også sendt klageren en kopi af den optiske formular med hans klients svar samt skemaet med de korrekte svar.

EPSO vedlagde i sin udtalelse en kopi af spørgeskemaet, som skulle videregives til klageren. Den anførte, at den ikke tidligere havde frigivet kopier af spørgeskemaet, fordi det var blevet anvendt i nitten andre "parallelle" udvælgelsesprøver, hvis forskelle i en vis forstand kun var sproget i prøverne. Det ville ikke have været i de ansøgeres interesse, der deltog i de første udvælgelsesprøver, at udlevere kopier af et spørgeskema, hvis indhold ville blive anvendt i de efterfølgende udvælgelsesprøver.

Klagerens bemærkninger

EPSO's udtalelse blev sendt til klageren med henblik på bemærkninger.

I sine bemærkninger fastholdt klageren sin påstand om, at stopprøverne ikke vedrørte arten af funktionerne i de stillinger, der skulle besættes, men udelukkende havde til formål at reducere antallet af ansøgere uanset deres faglige formåen. Han syntes også at fastholde og uddybe sin påstand om, at der ikke var nogen garantier for lighed mellem ansøgerne, navnlig med hensyn til de kundskaber, som de enkelte ansøgere havde inden udvælgelsesprøvens begyndelse. Hvad angår sidstnævnte syntes klagen at antyde, at der ikke var blevet truffet nogen foranstaltninger med henblik på at sikre, at ansøgerne ikke havde kendskab til indholdet af prøverne før udvælgelsesprøven.

Afgørelsen

1 Indledende bemærkninger

1.1 Klagen blev indgivet af en advokat på vegne af en italiensk statsborger, S., som blev udelukket fra udvælgelsesprøve EPSO/B/4/03 for italienske sprogassistenter, fordi han ikke bestod prøve c). S. havde anmodet EPSO om en revurdering af prøven og om kopier af sit eksamenspapir og af prøve c). Følgende påstande blev fremsat i klagen til Ombudsmanden: (1) Forhåndsudvælgelsesprøverne vedrørte ikke arten af funktionerne i de stillinger, der skulle besættes, men havde udelukkende til formål at reducere antallet af ansøgere uanset deres faglige formåen. (2) Der var ingen garanti for lighed mellem ansøgerne, navnlig med hensyn til de kundskaber, som de enkelte ansøgere havde inden udvælgelsesprøvens begyndelse. Der blev fremsat følgende påstande: 1) En revurdering af S.'s ansøgning. (2) En bedre fremtidig tilrettelæggelse af udvælgelsesprøver for at gøre det muligt at tage hensyn til ansøgernes faglige formåen og undgå, at udvælgelsesprøverne tilrettelægges på grundlag af generiske prøver, der udelukkende har til formål at reducere antallet af ansøgere. Ombudsmanden forstod imidlertid klagerens påstande således: i) EPSO undlod at give fuld aktindsigt i de dokumenter, som hans klient havde anmodet om ii) indholdet af forhåndsudvælgelsesprøverne var ikke relateret til arten af funktionerne i de stillinger, der skulle besættes. Med hensyn til påstandene identificerede Ombudsmanden følgende: i) EPSO bør tage S.'s ansøgning op til fornyet overvejelse. EPSO skulle give S. aktindsigt i alle de dokumenter, han havde anmodet om. iii) i fremtidige udvælgelsesprøver bør indholdet af prøverne stå i forhold til arten af funktionerne i de stillinger, der skal besættes. På grundlag af disse påstande og påstande, som Ombudsmanden har identificeret, blev denne undersøgelse indledt som følger:

Den første påstand, som Ombudsmanden identificerede, samt den første og den anden påstand blev anset for at kunne antages til realitetsbehandling. EPSO blev derfor anmodet om at udtale sig om disse dele af klagen.

Med hensyn til den anden påstand og den tredje påstand, som Ombudsmanden identificerede, fremgik det, at klageren ikke havde indgivet nogen forudgående administrative henvendelser. Ombudsmanden afviste derfor klagen i disse henseender på grundlag af artikel 2, stk. 4, i Den Europæiske Ombudsmands statut.

1.2 Ombudsmanden beklager dybt, at klagerens anden påstand - dvs. at der ikke var nogen garantier for lighed mellem ansøgerne, navnlig med hensyn til den viden, som de enkelte ansøgere havde inden udvælgelsesprøvens start - ikke blev identificeret og behandlet, da denne undersøgelse blev indledt. Efter at have erkendt den fejl, der var sket, har Ombudsmanden undersøgt, om det ville være hensigtsmæssigt at anmode EPSO om en supplerende udtalelse om denne påstand i den foreliggende sag. Da denne påstand imidlertid er af meget generel karakter og ikke er blevet underbygget af præcise beviser eller argumenter, er Ombudsmanden nået til den konklusion, at der ikke er tilstrækkeligt grundlag for at udvide denne undersøgelse til at omfatte den nævnte påstand. Klageren kan dog frit fremsætte denne påstand i en ny klage, der indeholder relevante beviser eller argumenter. Det skal bemærkes, at der forud for en sådan ny klage i henhold til artikel 2.4 i Ombudsmandens statut skal rettes passende forudgående administrative henvendelser til EPSO.

2 Aktindsigt

2.1 Ifølge klageren havde S. kun fået en kopi af den optiske formular, der indeholdt hans svar, og ikke af teksten, der indeholdt selve testen (i dette tilfælde spørgeskemaet).

2.2 EPSO vedlagde i sin udtalelse en kopi af spørgeskemaet og forklarede årsagerne til, at det ikke oprindeligt var blevet videregivet til klageren. Den anførte, at den ikke tidligere havde frigivet kopier af spørgeskemaet, fordi dette dokument var blevet anvendt i nitten andre "parallelle" udvælgelsesprøver, hvis forskelle i en vis forstand kun var sproget for prøverne. EPSO gjorde gældende, at det ikke ville have været i de ansøgeres interesse, der deltog i de første udvælgelsesprøver, at udlevere kopier af et spørgeskema, hvis indhold skulle anvendes i de efterfølgende udvælgelsesprøver.

2.3 Klageren har ikke kommenteret dette aspekt af klagen yderligere i sine bemærkninger til EPSO's udtalelse.

2.4 På baggrund af det ovenstående fremgår det, at S. har fået aktindsigt i det dokument, som han anmodede om, og at EPSO har givet en rimelig forklaring på, hvorfor det ikke oprindeligt havde givet aktindsigt i det pågældende dokument. Ombudsmanden finder derfor, at der ikke synes at være tale om fejl eller forsømmelser fra EPSO's side.

3 Begæring om fornyet vurdering

3.1 Klageren hævder, at S.'s ansøgning er blevet revurderet.

3.2 EPSO anførte i sin udtalelse, at udvælgelseskomitéen den 9. januar 2004 (dvs. inden indgivelsen af denne klage) havde meddelt klageren, at den havde revurderet prøve c), og at den havde bekræftet sin tidligere bedømmelse. EPSO var derfor af den opfattelse, at der allerede var foretaget en fornyet vurdering af S.'s ansøgning.

3.3 På grundlag af sin undersøgelse af klagen, EPSO's udtalelse og klagerens bemærkninger mener Ombudsmanden ikke, at han er i besiddelse af beviser eller argumenter, der viser, at der var fejl eller forsømmelser i EPSO's vurdering af S.'s ansøgning. Ombudsmanden mener derfor ikke, at der er nogen grund til at foreslå EPSO at foretage en ny evaluering.

4 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at være tale om fejl eller forsømmelser fra EPSO's side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

EPSO's direktør vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS