Kære V.

Den 16. november 2000 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende Kommissionens støtte til et projekt kaldet "Service Volontaire Européen", der blev gennemført i forbindelse med VM i fodbold i Frankrig i 1998.

Den 19. januar 2001 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Kommissionen. Kommissionen sendte sin udtalelse den 20. april 2001, og jeg fremsendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. Der ser ikke ud til at være modtaget bemærkninger fra Dem.

Da der syntes at være behov for yderligere undersøgelser, anmodede Ombudsmanden ved skrivelse af 26. oktober 2001 Kommissionen om at underrette ham om, hvorvidt der var truffet foranstaltninger med henblik på at bilægge klagen. Kommissionens anden udtalelse blev modtaget den 30. november 2001.

Jeg fremsendte Kommissionens udtalelse til Dem den 18. december 2001 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det, senest den 31. januar 2002. Jeg har ikke modtaget sådanne bemærkninger inden denne dato.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klageren, der er formand for en forening kaldet "Inter Echanges - Centre Technique de Relations Européennes et Internationales", modtog et tilskud fra Europa-Kommissionen til et ungdomsprojekt i forbindelse med afholdelsen af VM i fodbold i Frankrig i 1998.

Ved supplerende skrivelse af 5. marts 2001 forklarede klageren Ombudsmanden, at den havde fremsendt den endelige projektrapport på 413 797,05 FF til Kommissionen den 30. december 1998. Klageren oplyser endvidere Ombudsmanden om, at Kommissionen i september 1999 kontaktede klageren og anmodede om, at Kommissionens finansieringsrolle blev nævnt i alle dokumenter vedrørende projektet, og at den havde brug for fem kopier af den pågældende endelige rapport.

I sit brev hævdede klageren, at Kommissionen skyldte ham et beløb på 154 422,46 FF, idet der blev taget hensyn til, at Kommissionens finansielle bidrag skulle udgøre 75 % af det anvendte beløb (dvs. 310 347,79 FF, hvilket svarer til 75 % af 413 797,05 FF) som anført i hans endelige rapport. Klageren anførte også, at Kommissionen imidlertid underrettede klageren om, at da beløbet i den pågældende endelige rapport var lavere end det oprindeligt planlagte budgetbeløb, var Kommissionen kun rede til at finansiere 50 % af omkostningerne i stedet for 75 %. Klageren anførte, at han ikke var enig, og at der tværtimod var stillet sikkerhed for et beløb svarende til 75 % af det oprindeligt anslåede beløb.

Den 1. og 2. maj 1999 blev der foretaget en revision af projektet for at vurdere, om de afholdte omkostninger var berettigede til fællesskabsfinansiering.

Den 16. november 2000 indgav klageren en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende forsinkelserne og Kommissionens påståede manglende betaling af det udestående fællesskabstilskud.

Klageren fremsatte to påstande og en påstand i breve af 16. november 2000 og 5. marts 2001, som var følgende:

Klageren hævder, at i) han ikke havde modtaget de endelige resultater af revisionen med henblik på at refundere de sportscentre, hvis tjenester blev anvendt til det pågældende projekt, og ii) at dette skader projektet "Service Volontaire Européen", da han ikke kan foretage betalinger til de andre involverede sportscentre, før han har modtaget den udestående betaling, som han er berettiget til fra Kommissionen.

Klageren hævder, at Kommissionen skylder ham det resterende beløb på 154 422,46 FRF i henhold til aftalen.

Forespørgslen

Klagen blev sendt til Kommissionen til udtalelse.

I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Denne klage vedrører et tilskud fra Kommissionen til klageren i 1998 på højst 398 414 EUR, hvilket svarer til 50% af det pågældende projekts budget. Formålet med dette projekt var at modtage 75 unge frivillige europæiske statsborgere i en periode på seks måneder (1. februar til 31. juli 1998) i 20 områder i syv franske byer, hvor VM i fodbold skulle finde sted. Kommissionen betalte beløbet på 381.513 EUR i tre rater i maj og august 1998 og maj 1999, hvilket udgjorde 50% af klagerens anslåede udgiftsbeløb.

Formålet med revisionen den 1. og 2. maj 1999 var at vurdere, om de afholdte omkostninger var berettigede til fællesskabsfinansiering. Kommissionen anmodede derefter klageren om at fremlægge supplerende dokumentation og ændre den endelige rapport for at dokumentere de afholdte omkostninger. I afventning af forelæggelsen af disse dokumenter fastslog Kommissionen på grundlag af revisionsresultaterne kun de samlede projektomkostninger i forhold til de støtteberettigede omkostninger og reducerede dermed de samlede omkostninger betydeligt som anført i klagerens oprindelige endelige rapport. Kommissionen påpeger, at virkningen af dette er, at den vil reducere sin finansiering og også gå videre med inddrivelsen af det allerede udbetalte tilskud, medmindre klageren forelægger den den nødvendige dokumentation. Kommissionen mener i denne forbindelse, at klageren, som tilsyneladende ikke er i stand til at fremlægge de nødvendige dokumenter, er blevet bedt om at forsinke betalingerne til de involverede undersammenslutninger som følge af revisionen og dens beskrevne konsekvenser. Kommissionen meddeler Ombudsmanden, at klageren den 28. juni 1999 fremsendte nogle af de ønskede dokumenter, men at næsten halvdelen af de ønskede dokumenter stadig manglede på daværende tidspunkt.

Kommissionen anfører endvidere, at dens resultater blev forsinket på grund af vanskeligheder med at afslutte revisionen som følge af projektets kompleksitet og uforudsete ændringer af aktiviteter og manglende dokumentation på vegne af kontrahenten. Kommissionen forklarer også, at den efter klagerens rapport udbetalte 50 % af tilskuddet. Kommissionen mener derfor, at klageren burde have foretaget betalinger til delsammenslutningerne i projektet, uanset om en del af tilskuddet eventuelt var blevet tilbagesøgt fra klageren.

Kommissionen erkender, at de berørte tjenestegrene burde have holdt klageren underrettet om udviklingen i projektet, og at det forhold, at dette ikke blev gjort, skyldtes en intern administrativ omstrukturering og en ekstremt stor arbejdsbyrde i forbindelse med iværksættelsen af et ungdomsprogram. Kommissionen erklærer, at den håber at løse de udestående problemer med klageren så hurtigt som muligt.

Kommissionens udtalelse blev fremsendt til klageren med henblik på bemærkninger. Ombudsmanden har tilsyneladende ikke modtaget nogen bemærkninger.

Efter at have modtaget Kommissionens udtalelse og efter at have givet Kommissionen en vis frist til at gribe ind, blev det anset for nødvendigt med yderligere undersøgelser. Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om at oplyse ham om, hvorvidt den havde truffet foranstaltninger til at bilægge sagen med klageren som anført i dens første svar af 20. april 2001.

I sit svar fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Siden Kommissionens svar til Ombudsmanden af 20. april 2001 har den indbudt klageren til et møde for at finde en løsning på sagen. Mødet fandt sted den 22. maj 2001. Klageren, som ifølge Kommissionen ikke afviste det ønskede forlig, meddelte Kommissionen, at han var i stand til at fremlægge alle eller i det mindste en del af de nødvendige manglende bilag.

Den 26. juli 2001 kontaktede klagerens revisor Kommissionen for at underrette den om, at dokumentationen ville blive fremsendt. Klageren fremlagde imidlertid ikke disse oplysninger, hvorved Kommissionen ved brev af 23. oktober 2001 skrev til klageren og anmodede ham om at fremlægge den pågældende dokumentation senest den 15. november 2001. Kommissionen meddeler Ombudsmanden, at den har modtaget et brev fra klageren den 13. november med en række bilag, som den vil vurdere med henblik på at løse sagen så hurtigt som muligt.

Det foreslåede forlig vedrører fem forskellige overskrifter som angivet i brevet til klageren af 23. oktober 2001 og er som følger: 1) aktiviteter, der ikke oprindeligt var forudset i aftalen, 2) udgifter til modtagelse af frivillige deltagere 3) halvtidsansættelse af en assistent 4) administrationsomkostninger og 5) "struktur d'envoi". I henhold til den pågældende aftale og dens tre tillæg accepterer Kommissionen at betale de udestående omkostninger i forbindelse med punkt tre og fire, men anmoder klageren om at fremlægge den nødvendige manglende dokumentation for punkt et, to og fem, og i mangel heraf vil Kommissionen inddrive beløbet på 59 189 EUR fra klageren.

Klageren fremsatte ingen bemærkninger til Ombudsmanden.

Afgørelsen

1.1 Klageren hævder, at Kommissionen ikke i tide underrettede klageren om revisionsresultaterne.

1.2 Kommissionen forklarer, at dens resultater blev forsinket på grund af vanskeligheder med at afslutte revisionen som følge af projektets kompleksitet og uforudsete ændringer i aktiviteterne og manglende dokumentation på kontrahentens vegne. Kommissionen er af den opfattelse, at dens tjenestegrene burde have holdt klageren underrettet om udviklingen i projektet, men forklarede, at denne undladelse skyldtes intern administrativ omstrukturering og desuden en ekstremt stor arbejdsbyrde i forbindelse med lanceringen af et "ungdomsprogram" i Kommissionens Generaldirektorat for Uddannelse og Kultur. Kommissionen erklærer, at den håber at nå frem til en løsning på de udestående spørgsmål med klageren så hurtigt som muligt.

1.3 Ombudsmanden bemærker i den foreliggende sag, at Kommissionen kontaktede klageren i september 1999, fire måneder efter den udførte revision, for at underrette klageren om de nødvendige korrektioner og om antallet af kopier af den endelige rapport, der var behov for. Efter Kommissionens svar til Ombudsmanden af 20. april 2001 blev der afholdt et møde den 22. maj 2001 med henblik på at finde en løsning med klageren. Da Kommissionen ikke modtog supplerende dokumentation fra klageren i begyndelsen af september 2001, skrev den til klageren den 23. oktober 2001 og mindede ham om, at han skulle fremlægge de nødvendige oplysninger. I dette brev forklarede Kommissionen i detaljer, hvad der manglede. Endelig bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen modtog de supplerende dokumenter den 13. november 2001, og at den meddeler Ombudsmanden, at disse vil blive vurderet så hurtigt som muligt med henblik på at finde en løsning.

1.4 Ombudsmanden er af den opfattelse, at det ville have været hensigtsmæssigt at holde klageren bedre informeret om projektets udvikling. Med hensyn til den særlige påstand om manglende underretning af klageren om resultaterne af revisionen bemærker Ombudsmanden imidlertid, at Kommissionens anmodning til klageren om supplerende dokumentation synes at have været baseret på resultatet af revisionen.

1.5 Under disse omstændigheder ser det ikke ud til, at Kommissionen har gjort sig skyldig i fejl eller forsømmelser med hensyn til dette aspekt af klagen.

2.1 Klageren hævder, at den forsinkede meddelelse af resultaterne af revisionen til ham forårsagede skade på projektet.

2.2 Kommissionen forklarer Ombudsmanden, at den stødte på vanskeligheder med at færdiggøre rapporten, idet analysen blev vanskeliggjort på grund af projektets struktur som sådan. Sagsøgeren har endvidere anført, at der blev foretaget ændringer i kontrakten i form af tre tillæg. I den forbindelse måtte Kommissionen tage sig af uforudsete ændringer i aktiviteterne. Kommissionen finder, at manglen på dokumentation på kontrahentens vegne desuden forsinkede afslutningen af projektet. Kommissionen er af den opfattelse, at forsinkelsen hovedsagelig skyldtes klagerens tilsyneladende manglende evne til at fremlægge den dokumentation, der var nødvendig for at gøre de pågældende omkostninger støtteberettigede og dermed skyldige.

2.3 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen søger at nå frem til en mindelig løsning med klageren.

2.4 Der synes derfor ikke at være tale om fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.

3.1 Klageren hævder, at Kommissionen skylder ham det resterende beløb på 154 422,46 FF efter at have taget hensyn til, at Kommissionens finansiering beløb sig til 75% af det anvendte beløb, dvs. 310 347,79 FF, hvilket svarer til 75% af 413 797,05 FF.

3.2 Kommissionen meddeler Ombudsmanden, at den finansierede 50 % af det anslåede beløb svarende til 381.513 EUR. Den anfører imidlertid, at revisionsresultaterne viste, at der manglede dokumentation, og at en del af klagerens fakturaer derfor ikke var støtteberettigede. I afventning af forelæggelsen af disse dokumenter fastsatte Kommissionen derfor kun sin finansiering af projektet i forhold til de støtteberettigede omkostninger. Kommissionen påpeger, at medmindre klageren fremlægger den nødvendige dokumentation, vil den reducere sin finansiering og foretage en tilsvarende inddrivelse af en del af tilskuddet.

3.3 Denne påstand vedrører de forpligtelser, der følger af den aftale, der er indgået mellem Kommissionen og klageren.

3.4 I henhold til EF-traktatens artikel 195 har Den Europæiske Ombudsmand beføjelse til at modtage klager "over tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner eller organer". Ombudsmanden mener, at der foreligger fejl eller forsømmelser, når et offentligt organ undlader at handle i overensstemmelse med en regel eller et princip, der er bindende for det. Der kan således også konstateres fejl eller forsømmelser i forbindelse med opfyldelsen af de forpligtelser, der følger af kontrakter indgået af Fællesskabernes institutioner eller organer.

3.5 Ombudsmanden mener imidlertid, at omfanget af den kontrol, han kan foretage i sådanne tilfælde, nødvendigvis er begrænset. Ombudsmanden er navnlig af den opfattelse, at han ikke bør forsøge at fastslå, om en af parterne har misligholdt kontrakten, hvis sagen er omtvistet. Dette spørgsmål kan kun behandles effektivt af en kompetent domstol, som vil have mulighed for at høre parternes argumenter vedrørende den relevante nationale lovgivning og vurdere modstridende beviser om eventuelle omtvistede faktiske omstændigheder.

3.6 Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at det i sager om kontraktlige tvister er berettiget at begrænse sin undersøgelse til at undersøge, om fællesskabsinstitutionen eller -organet har givet ham en sammenhængende og rimelig redegørelse for retsgrundlaget for sine handlinger, og hvorfor Ombudsmanden mener, at Ombudsmandens opfattelse af den kontraktlige situation er berettiget. Hvis dette er tilfældet, vil Ombudsmanden konkludere, at hans undersøgelse ikke har afsløret et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Denne konklusion påvirker ikke parternes ret til at få deres kontraktlige tvist undersøgt og autoritativt afgjort af en kompetent domstol.

3.7 Ombudsmanden bemærker, at parterne har fremført argumenter, der viser en uoverensstemmelse i tallene vedrørende størrelsen af den pågældende finansiering, men at han ikke har fået forelagt noget bevis i denne henseende. Ombudsmanden bemærker også, at klageren har haft mulighed for at kommentere Kommissionens udtalelser, men at ingen blev modtaget. Under disse omstændigheder er Ombudsmanden af den opfattelse, at Kommissionen umiddelbart og forudsat, at der ikke er fremlagt yderligere dokumenter, har fremlagt en rimelig og logisk redegørelse for grundene til, at den mener, at det udestående beløb, som klageren har krævet, ikke er skyldigt.

3.8 På baggrund af ovenstående synes der ikke at være tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side.

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

Jacob SÖDERMAN