Kære K.

Den 8. juni 2000 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionens afslag på at give Dem aktindsigt i referatet af Deres mundtlige prøve i udvælgelsesprøve KOM/A/11/98.

Den 22. juni 2000 videresendte jeg klagen til Kommissionen med henblik på dens bemærkninger.

Den 12. oktober 2000 modtog jeg Kommissionens udtalelse, som jeg videresendte til Dem den 17. oktober 2000 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. Den 2. november 2000 sendte De mig Deres bemærkninger til Kommissionens udtalelse.

Den 16. november 2000 skrev jeg til Kommissionen for at anmode om yderligere oplysninger i forbindelse med Deres klage. Jeg har også anmodet Kommissionen om aktindsigt.

Den 30. januar 2001 gennemgik mine tjenestegrene Kommissionens sagsakter i Deres sag. Ved den lejlighed nægtede Kommissionens befuldmægtigede at give mine tjenestegrene tilladelse til at tage kopier af dokumenterne i Deres sag. I forlængelse af en skrivelse, som jeg sendte til Kommissionens formand den 19. februar 2001, fremsendte Kommissionen kopier af de relevante dokumenter til mig den 26. februar og den 6. marts 2001.

Kommissionen besvarede min anmodning om yderligere oplysninger den 1. februar 2001, og jeg videresendte dette svar til Dem den 8. februar 2001 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det, senest den 31. marts 2001. Jeg har ikke modtaget nogen bemærkninger. De ringede imidlertid den 12. marts 2001 for at drøfte sagen med mine tjenestegrene.

Jeg skriver nu til Dem for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klageren deltog i og bestod udvælgelsesprøve KOM/A/11/98 afholdt af Europa-Kommissionen. Han opnåede imidlertid med nød og næppe det antal point, der var nødvendigt for at komme på listen over de 80 bedste kandidater. Klageren mente, at dette hovedsagelig skyldtes, at han havde opnået et ret dårligt resultat ved den mundtlige prøve. Klageren er i tvivl om, hvorvidt dette skyldtes, at han i det meste af prøven ikke havde fået lov til at kommunikere direkte med eksaminatorerne på et sprog, de forstod (engelsk eller fransk), men måtte tale tysk og få sine svar oversat. Han anmodede derfor om aktindsigt i referatet af den mundtlige prøve. Dette blev afvist af fortrolighedshensyn.

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at Kommissionen burde give ham aktindsigt i referatet af den mundtlige prøve.

Forespørgslen

I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Udvælgelseskomitéen havde foretaget en sammenligning af fortjenesterne hos alle de ansøgere, der var blevet indkaldt til en mundtlig prøve, på grundlag af de bedømmelseskriterier, som den havde fastsat. Der havde været tolke til stede i overensstemmelse med sædvanlig praksis for at oversætte spørgsmålene, hvor det var nødvendigt for at sikre, at ansøgerne blev behandlet ens. Nogle kandidater foretrak at undvære tolkenes hjælp. Alle svar på de stillede spørgsmål blev imidlertid givet på ansøgerens modersmål eller hovedsprog.

Artikel 6 i bilag III til vedtægten, hvorefter udvælgelseskomitéens arbejde er hemmeligt, blev på ingen måde berørt af princippet om gennemsigtighed. Denne bestemmelse gjorde det muligt for udvælgelseskomitéen at vurdere ansøgernes kvalifikationer i fuld uafhængighed. Kommissionen henviste i denne forbindelse til "Vejledning i Europa-Parlamentets tjenestemænds og øvrige ansattes pligter" (adfærdskodeks)(1), ifølge hvilken en udvælgelseskomités arbejde skulle hemmeligholdes som følge af tavshedspligt (jf. kodeksens afsnit I.C.3).

I sine bemærkninger påpegede klageren, at den mundtlige prøve ifølge Kommissionen havde haft til formål at muliggøre en supplerende vurdering af ansøgerens kendskab til EU's institutioner og politikker. Men kun ét af de stillede spørgsmål vedrørte direkte EU's institutioner og politikker. Alle de øvrige spørgsmål havde til formål at vurdere ansøgerens personlighed. Ifølge klageren var han blevet spurgt om sine personlige synspunkter vedrørende spørgsmålet om EU's udvidelse og havde derefter fået at vide, at hans (kritiske) holdning ikke svarede til Kommissionens officielle linje. Klageren hævdede også, at han under undersøgelsen, der varede ca. 45 minutter, havde fået mulighed for at udtrykke sig på fransk og engelsk i ca. 15 minutter, selv om han havde angivet, at han beherskede fem fremmedsprog. Klageren, der hævdede at beherske fransk som modersmål, havde svært ved at tro, at hans sprogkundskaber skulle have været ringere end andre ansøgeres. Han hævdede også, at han ikke var blevet informeret om, at han kunne gøre brug af tolkenes hjælp med henblik på at forstå de spørgsmål, der blev stillet ham.

Klageren understregede, at han ikke kritiserede den måde, hvorpå den mundtlige prøve var blevet gennemført som sådan. Da han imidlertid mente, at undersøgelsen havde tjent andre formål end det, som Kommissionen havde angivet, og da han ikke kunne udelukke, at han var blevet "straffet" for sine kritiske synspunkter vedrørende den igangværende udvidelse, fandt klageren, at det var af afgørende betydning for ham at vide, hvilke kriterier udvælgelseskomitéen anvendte. Adgang til udvælgelseskomitéens mødereferater kunne efter hans opfattelse besvare disse spørgsmål. Klageren benægtede, at en sådan adgang ville bringe udvælgelseskomitéernes uafhængighed i fare, og beklagede, at Kommissionen på trods af sine gentagne tilsagn havde valgt en formalistisk tilgang i hans sag.

På baggrund af ovenstående konkluderede Ombudsmanden, at han havde brug for yderligere oplysninger for at kunne behandle klagen. Han anmodede derfor Kommissionen om 1) at forklare, hvordan ansøgerne var blevet informeret om muligheden for, at de kunne bruge tolkene til at få de spørgsmål, der blev stillet dem, oversat, 2) at give nærmere oplysninger om, hvordan referatet af de mundtlige prøver blev udarbejdet, navnlig for så vidt angår indholdet (f.eks. i hvilket omfang spørgsmål og svar blev noteret i dette referat), og 3) at angive årsagerne til, at den mente, at dette referat skulle holdes hemmeligt, herunder eventuelle faktuelle dele (f.eks. et resumé af de stillede spørgsmål og de afgivne svar), som de måtte indeholde.

I sit svar fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Ansøgerne var blevet underrettet om, at der var tolke til stede, inden den mundtlige prøve blev indledt. For klagerens vedkommende havde prøven til formål at afslutte vurderingen af ansøgerens egnethed og til hans kendskab til EU's institutioner og politikker. De sproglige kundskaber var allerede i vid udstrækning blevet undersøgt ved stopprøverne og den skriftlige prøve. Vurderingen under den mundtlige prøve var desuden baseret på svarenes indhold, deres evne til at ræsonnere og den logiske tilgang, som disse svar gav udtryk for.

For så vidt angår »referaterne« af den mundtlige prøve udarbejdede udvælgelseskomitéen forud for prøverne et bedømmelsesskema (»fiche d'évaluation«), som derefter blev anvendt for hver ansøger. Dette skema omfattede de spørgsmål, der blev stillet til ansøgeren, og udvælgelseskomitéens evaluering og vurdering, men ikke ansøgerens svar. Denne praksis fandt anvendelse på alle mundtlige udvælgelsesprøver med undtagelse af udvælgelsesprøver for tolke, hvor båndoptagelser af den mundtlige prøve blev foretaget i betragtning af den særlige karakter af disse personers opgaver.

Kommissionen fandt, at disse bedømmelsesskemaer var fortrolige og ikke kunne videregives til ansøgerne på grund af artikel 6 i bilag III til vedtægten og Fællesskabets retsinstansers relevante retspraksis.

Der blev ikke modtaget skriftlige bemærkninger til dette svar fra klageren.

Den 30. januar 2001 gennemgik Ombudsmandens tjenestegrene Kommissionens sagsakter. Følgende dokumenter, der er relevante for klagen, blev fundet i sagsakterne: 1) et evalueringsskema (med oplysninger om bl.a. udvælgelseskomitéens medlemmer, dato og tidspunkt for den mundtlige prøve, de evaluerede områder og de tildelte point), 2) et yderligere evalueringsdokument (med angivelse af den tid, der er afsat til prøven) og 3) et notat fra en sekretær, der var til stede ved prøven (med angivelse af de spørgsmål, der var blevet stillet under den mundtlige prøve).

Afgørelsen

1.1 Klageren deltog i og bestod den af Europa-Kommissionen afholdte udvælgelsesprøve KOM/A/11/98. Han opnåede imidlertid med nød og næppe det antal point, der var nødvendigt for at komme på listen over de 80 bedste kandidater. Klageren hævder, at Kommissionen burde give ham mulighed for at få indsigt i referatet af den mundtlige prøve.

1.2 Kommissionen har i det væsentlige påberåbt sig artikel 6 i bilag III til vedtægten, hvorefter udvælgelseskomitéens arbejde er hemmeligt.

1.3 I sit svar på Ombudsmandens anmodning om yderligere oplysninger forklarede Kommissionen, at udvælgelseskomitéen forud for de mundtlige prøver udarbejdede et evalueringsskema ("fiche d'évaluation"), som derefter blev anvendt for hver ansøger. Ifølge Kommissionen omfattede dette skema de spørgsmål, der blev stillet til ansøgeren, og udvælgelseskomitéens bedømmelse og vurdering, men ikke ansøgerens svar.

1.4 Efter at have gennemgået Kommissionens sagsakter konkluderer Ombudsmanden, at der ikke synes at være noget sæt "referater" af den mundtlige prøve, men kun et evalueringsskema med oplysninger om bl.a. medlemmerne af udvælgelseskomitéen, dato og tidspunkt for den mundtlige prøve, de evaluerede områder og de tilsvarende pointtildelinger. Dette dokument registrerer således ikke blot ansøgerens svar og vurderer, om de er korrekte, men indeholder udvælgelseskomitéens samlede vurdering af ansøgeren. Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at de grunde, der har fået ham til at foreslå Kommissionen at give ansøgerne adgang til deres afmærkede prøvepapirer (2), ikke er direkte anvendelige i den foreliggende sag. Under disse omstændigheder er det Kommissionens opfattelse, at evalueringsskemaet med udvælgelseskomitéens vurdering og bemærkninger bør anses for at være omfattet af forpligtelsen til at holde udvælgelseskomitéens arbejde fortroligt, jf. artikel 6 i bilag III til vedtægten, hvilket forekommer acceptabelt.

1.5 Ombudsmanden mener imidlertid ikke, at denne tavshedspligt omfatter de to andre dokumenter vedrørende klageren, som findes i Kommissionens sagsakter. For det første indeholder det yderligere evalueringsdokument, der fastsætter fordelingen af tid under undersøgelsen, oplysninger om undersøgelsens struktur og den tid, der skal afsættes til dens forskellige dele. Ombudsmanden er ikke bekendt med nogen grund til, at disse oplysninger skulle betragtes som fortrolige. For det andet kan notatet om de spørgsmål, der blev stillet under den mundtlige prøve, åbenbart ikke anses for at være fortroligt. Ombudsmanden vil gerne bemærke, at disse spørgsmål ikke indgik i evalueringsskemaet, som Kommissionen anførte i sit svar på anmodningen om yderligere oplysninger.

1.6 Selv om Ombudsmanden mener, at disse to dokumenter således kunne have været gjort tilgængelige for klageren, bør der tages hensyn til, at klageren har forklaret, at han ikke kritiserede den måde, hvorpå den mundtlige prøve var blevet gennemført, men ønskede at vide, hvilke kriterier udvælgelseskomitéen havde anvendt. Ingen af de to dokumenter, der behandles her, indeholder imidlertid oplysninger af den type, som klageren søger efter. Det forhold, at Kommissionen undlod at stille disse to dokumenter til rådighed for ham, har således ingen betydning for klageren og hans påstand.

1.7 På grundlag af ovenstående synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side.

På grundlag af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser af denne klage ser det ud til, at Europa-Kommissionen ikke har begået fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

Jacob SÖDERMAN

(1) EFT C 97 af 5.4.2000, s. 1.

(2) Jf. Den Europæiske Ombudsmands særberetning til Europa-Parlamentet efter undersøgelsen på eget initiativ af tavshedspligten i forbindelse med Kommissionens ansættelsesprocedurer, EFT 1999 C 371, s. 12.