Baggrunden for klagen

1. Klagen vedrører Europa-Kommissionens påståede undladelse af at behandle en anmodning om fornyet undersøgelse i henhold til artikel 10 i forordning (EF) nr. 1367/2006 [1] (Århusforordningen).

2. Den 9. februar 2011 indgav klageren i henhold til Århusforordningens artikel 10 en anmodning til Kommissionen om at tage sin udtalelse om bevaring af naturtyper samt vilde dyr og planter i Ungarn [2] op til fornyet overvejelse.

3. Den 21. marts 2011 klagede klageren til Den Europæiske Ombudsmand over, at Kommissionen ikke havde besvaret hans skrivelse af 9. februar 2011.

4. Den 24. marts 2011 anmodede Ombudsmanden inden for rammerne af en forenklet procedure Kommissionen om at sende ham en kopi af sit svar på klagerens skrivelse af 9. februar 2011.

5. Den 4. april 2011 fremsendte Kommissionen en kopi af det brev, den havde sendt til klageren den 29. marts 2011. I dette svar bekræftede Kommissionen modtagelsen af klagerens e-mail af 16. februar 2011 uden dog at henvise til klagerens oprindelige brev, der blev sendt med anbefalet post den 9. februar 2011. Kommissionen anførte, at de dokumenter, som klageren havde fremlagt, ville blive vurderet af dens tjenestegrene, og at den ville holde klageren underrettet om resultatet af sin analyse og de relevante foranstaltninger, der skulle træffes.

6. Den 12. april 2011 anmodede Ombudsmanden klageren om at fremsætte bemærkninger til Kommissionens ovennævnte svar.

7. Den 13. juni 2011 fremsatte klageren sine bemærkninger. Han oplyste, at han oprindeligt havde sendt sin anmodning om fornyet behandling med anbefalet post den 9. februar 2011. Postforsendelsesnotatet i det anbefalede brev viser klart, at Kommissionen modtog hans brev den 15. februar 2011. Efter Ombudsmandens indgriben bekræftede Kommissionen ved skrivelse af 29. marts 2011 modtagelsen af hans e-mail (af 16. februar 2011), men ikke af hans skrivelse af 9. februar 2011. Desuden var Kommissionens svar affattet på engelsk, mens hans skrivelse var affattet på ungarsk. Vigtigst af alt burde Kommissionen i overensstemmelse med artikel 10 i forordning nr. 1367/2006 have behandlet hans anmodning om revision inden for 12 uger fra datoen for dens indgivelse. 16 uger efter modtagelsen af hans skrivelse havde Kommissionen imidlertid stadig ikke givet ham et fyldestgørende svar. Klageren hævdede derfor, at Kommissionen ikke havde behandlet hans anmodning om en fornyet undersøgelse af 9. februar 2011 i overensstemmelse med artikel 10 i forordning nr. 1367/2006. Han hævdede, at Kommissionen burde behandle hans anmodning om en fornyet undersøgelse.

8. På grundlag af klagerens bemærkninger besluttede Ombudsmanden at gå videre med sin undersøgelse af denne klage ved at anmode Europa-Kommissionen om at afgive en udtalelse.

Undersøgelsens genstand

9. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af følgende påstand og påstand.

Påstand:

Kommissionen behandlede ikke klagerens anmodning om en fornyet undersøgelse af 9. februar 2011 i overensstemmelse med artikel 10, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1367/2006.

Påstand:

Kommissionen bør behandle hans anmodning om revision i overensstemmelse med de relevante procedurer.

10. Ombudsmanden anmodede også Kommissionen om at præcisere, i) hvorfor den svarede klageren på engelsk, da hans oprindelige meddelelser blev udarbejdet på ungarsk, og ii) hvorfor den kun bekræftede modtagelsen af klagerens e-mail og ikke af det brev, han sendte med anbefalet post den 9. februar 2011.

Undersøgelsen

11. Den 29. juni 2011 anmodede Ombudsmanden Kommissionen om at afgive en udtalelse om klagen. Kommissionen afgav sin udtalelse den 23. september 2011 på engelsk og sendte oversættelsen til ungarsk den 3. oktober 2011. Udtalelsen blev fremsendt til klageren, som fremsatte sine bemærkninger den 21. november 2011.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkning

12. I sine bemærkninger fremsatte klageren visse bemærkninger til substansen i Kommissionens svar, som endelig blev sendt til ham den 14. juli 2011.

13. Ombudsmanden påpeger, at hans nuværende undersøgelse er begrænset til den måde, hvorpå Kommissionen behandlede klagerens anmodning, nemlig dens forsinkede behandling af den og spørgsmålet om, hvilket sprog Kommissionens svar var affattet på. Hvis klageren ønsker at anfægte den holdning, som Kommissionen indtog i sit svar af 14. juli 2011, kan han frit indgive en ny klage til Ombudsmanden efter først at have indgivet de relevante forudgående administrative henvendelser til Kommissionen.

A. Påstand om, at Kommissionen ikke behandlede klagerens anmodning af 9. februar 2011

Argumenter forelagt Ombudsmanden

14. Klageren hævdede, at Kommissionen ikke havde behandlet hans anmodning om en fornyet undersøgelse af 9. februar 2011 i overensstemmelse med artikel 10, stk. 2, i forordning nr. 1367/2006. Klageren hævdede, at Kommissionen ikke blot undlod at behandle hans anmodning inden for den fastsatte frist, men at den heller ikke anerkendte modtagelsen af hans skrivelse af 9. februar 2011 og besvarede den på samme sprog, dvs. ungarsk.

15. I sin udtalelse beskrev Kommissionen først sagens baggrund. Den 16. februar 2011 sendte klageren en e-mail på engelsk til kommissær Potocnik, generaldirektøren for Generaldirektoratet for Miljø ("GD Miljø") og kontorchefen for kontor B.3. i GD Miljø. E-mailen indeholdt en række dokumenter samt en anmodning af 9. februar 2011 på ungarsk om en gennemgang af Kommissionens udtalelse i henhold til Århusforordningen. De samme dokumenter blev efterfølgende modtaget med posten.

16. Den 29. marts 2011 sendte Kommissionen et foreløbigt svar til klageren. I dette svar bekræftede Kommissionen modtagelsen af de dokumenter, som klageren havde fremlagt, og meddelte ham, at disse dokumenter var ved at blive analyseret. Kommissionen oplyste, at den ville informere ham om både resultatet af analysen og den fremtidige fremgangsmåde. Den 14. juli 2011 sendte Kommissionen sit detaljerede svar til klageren.

17. Med hensyn til realiteten anerkendte Kommissionen først, at dens indholdsmæssige svar af 14. juli 2011 blev sendt til klageren tre uger efter den frist, der er fastsat i Århusforordningen. Ifølge Kommissionen skyldtes denne forsinkelse følgende faktorer: i) antallet og omfanget af de dokumenter, som klageren har fremlagt ii) det forhold, at flere dokumenter var på ungarsk og skulle oversættes til engelsk med henblik på analyse af Kommissionens tjenestegrene iii) Kommissionens svar krævede koordinering mellem Kommissionens forskellige tjenestegrene og iv) svaret skulle oversættes til ungarsk.

18. Med hensyn til Ombudsmandens spørgsmål om, hvorfor Kommissionen kun bekræftede modtagelsen af klagerens e-mail og ikke af hans brev, påpegede Kommissionen, at indholdet af e-mailen og brevet var identiske. Klagerens e-mail af 16. februar 2011 var faktisk en parallel elektronisk fremsendelse af hans brev af 9. februar 2011. Da Kommissionen først modtog e-mailen, bekræftede den modtagelsen af e-mailen og ikke af brevet. Modtagelsesbeviset indeholdt ikke en udtrykkelig henvisning til brevet, da det var klart, at indholdet af e-mailen og brevet var det samme.

19. Med hensyn til Ombudsmandens spørgsmål om, hvorfor Kommissionens tilbageholdte svar blev sendt på engelsk, påpegede Kommissionen, at klagerens e-mail af 16. februar 2011, om end meget kortfattet, også var affattet på engelsk. Desuden var flere dokumenter, der var vedlagt klagerens e-mail, også på engelsk. Derfor og også for at undgå yderligere forsinkelser på grund af oversættelseskrav skrev Kommissionen til klageren på engelsk i stedet for ungarsk. Den fandt faktisk, at brugen af engelsk ikke var et problem for klageren, eftersom han selv sendte en e-mail på engelsk, som indeholdt flere bilag på dette sprog.

20. Kommissionen afsluttede sin udtalelse med at anføre, at den bestræber sig på at besvare korrespondancen inden for de fastsatte frister og på det sprog, som korrespondenten anvender. Den beklagede, at der var opstået forsinkelser i den foreliggende sag.

21. I sine bemærkninger fastholdt klageren sin klage. Han bemærkede, at selv om det kan være rigtigt, at Kommissionen modtog hans e-mail den 16. februar 2011, fremgår det af brevet fra hans rekommanderede brev, at Kommissionen modtog hans brev den 15. februar 2011 [3]. Under alle omstændigheder kræver kodeksen for god forvaltningsskik, at institutionerne anerkender modtagelsen af al korrespondance, der er stilet til dem.

22. Med hensyn til sprogspørgsmålet påpegede klageren, at både hans anmodning om en fornyet undersøgelse og de relevante dokumenter, der var vedlagt hans e-mail, var affattet på ungarsk. Han vedlagde kun visse dokumenter på engelsk, da disse ikke var tilgængelige på ungarsk. Den pågældende e-mail var ganske vist kort, da den kun indeholdt en henvisning på engelsk til den omstændighed, at et af dens bilag indeholdt en anmodning om fornyet undersøgelse.

Ombudsmandens vurdering

Hvad angår registreringen af klagerens korrespondance

23. Ombudsmanden bemærker for det første, at artikel 14 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik ("kodeksen") fastsætter følgende:

"Enhver skrivelse eller klage til institutionen skal modtage en kvittering for modtagelsen inden for en frist på to uger, medmindre der inden for denne frist kan afgives et fyldestgørende svar."

24. I den foreliggende sag sendte klageren en skrivelse til Kommissionen den 9. februar 2011, som indeholdt hans anmodning om fornyet undersøgelse og de relevante bilag. Han sendte de samme dokumenter pr. e-mail den 16. februar 2011. Da det ser ud til, at Kommissionen modtog klagerens brev den 15. februar 2011, burde den have bekræftet modtagelsen af klagerens korrespondance senest den 2. marts 2011.

25. Kommissionen sendte imidlertid først sin kvittering for modtagelsen den 29. marts 2011, hvilket er langt ud over ovennævnte frist på to uger. Som klageren med rette bemærkede, gjorde Kommissionen det desuden ikke på eget initiativ, men som en reaktion på Ombudsmandens indgriben, der fulgte klagerens klage. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden vil derfor fremsætte en relevant kritisk bemærkning nedenfor.

Angående bekræftelsen af modtagelsen af klagerens e-mail og ikke hans brev

26. Kommissionen hævdede, at klagerens e-mail nåede frem til dens tjenestegrene, før hans brev gjorde det, og da deres indhold var det samme, henviste den kun til klagerens e-mail i sin kvittering for modtagelsen.

27. Ombudsmanden bemærker, at kopien af brevforsendelsesnotatet fra klagerens rekommanderede brev viser, at hans brev blev modtaget af Kommissionens centrale posttjeneste den 15. februar 2011. En kopi af klagerens e-mail viser, at den blev sendt den 16. februar 2011 kl. 14.59. Det skal bemærkes, at klageren sendte sit brev til Kommissionens almindelige postadresse, mens han sendte sin e-mail direkte til de berørte personer i GD Miljø. Ombudsmanden kan derfor ikke udelukke, at klagerens e-mail nåede frem til adressaterne i GD Miljø, før hans skrivelse gjorde det, fordi sidstnævnte først skulle tildeles og derefter sendes til de kompetente personer internt.

28. I denne forbindelse mener Ombudsmanden, at når det er indlysende, at den samme korrespondance er blevet sendt til en institution via forskellige kanaler, er det god administrativ praksis at anerkende modtagelsen af den korrespondance, som institutionen først modtager. Hvis den efterfølgende korrespondance er den samme som den korrespondance, der allerede er modtaget, er det naturligvis ikke nødvendigt at sende yderligere kvitteringer for modtagelse, især da afsenderen skal være opmærksom på, at den sendte korrespondance er den samme. Ombudsmanden finder derfor, at der ikke var tale om fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af klagen.

For så vidt angår forsinkelsen med at give klageren et fyldestgørende svar

29. Ombudsmanden bemærker for det første, at artikel 10 i forordning nr. 1367/2006 [4] bestemmer følgende:

"1. Enhver ikke-statslig organisation … har ret til at indgive en anmodning om intern prøvelse til den fællesskabsinstitution eller det fællesskabsorgan, der har vedtaget en forvaltningsakt i henhold til miljølovgivningen, eller, i tilfælde af en påstået administrativ undladelse, burde have vedtaget en sådan retsakt.

[…]

2. Fællesskabsinstitutionen eller -organet … behandler enhver sådan anmodning, medmindre den er klart ubegrundet. Fællesskabsinstitutionen eller -organet begrunder dette i et skriftligt svar hurtigst muligt og senest 12 uger efter modtagelsen af anmodningen.

3. Hvis fællesskabsinstitutionen eller -organet trods den fornødne omhu ikke er i stand til at handle i overensstemmelse med stk. 2, underretter den eller det hurtigst muligt og senest inden for den frist, der er nævnt i nævnte stykke, den ikke-statslige organisation, der har fremsat anmodningen, om årsagerne til sin passivitet og om, hvornår den eller det agter at gøre det. Under alle omstændigheder træffer fællesskabsinstitutionen eller -organet afgørelse senest 18 uger efter modtagelsen af anmodningen" (fremhævelse tilføjet).

30. Da Kommissionens ansvarlige tjenestegrene i den foreliggende sag modtog klagerens korrespondance den 16. februar 2011, burde Kommissionen have givet klageren sit svar senest den 11. maj 2011. Subsidiært og i overensstemmelse med ovennævnte artikel 10, stk. 3, burde Kommissionen inden denne dato have forklaret klageren, hvorfor dens tjenestegrene ikke havde været i stand til at give ham et svar, hvilket fik den til at forlænge svarfristen med yderligere seks uger, dvs. indtil den 22. juni 2011.

31. Ombudsmanden beklager at måtte konstatere, at Kommissionen enten undlod at sende sit indholdsmæssige svar senest den 11. maj 2011 eller at sende klageren et foreløbigt svar inden denne dato, hvilket forlængede fristen for dens svar. Kommissionen fremsendte heller ikke sit materielle svar inden den 22. juni 2011, som ville have været datoen for udløbet af den forlængede frist. Faktisk sendte Kommissionen først sit indholdsmæssige svar til klageren den 14. juli 2011, dvs. tre uger efter udløbet af den forlængede frist.

32. I denne forbindelse noterer Ombudsmanden sig Kommissionens argumenter om, at forsinkelsen skyldtes, at klagerens korrespondance og dens omfangsrige bilag skulle oversættes fra ungarsk til engelsk, og at Kommissionens svar krævede koordinering mellem forskellige tjenestegrene. Ikke desto mindre påpeger Ombudsmanden, at sådanne grunde ikke fritager Kommissionen fra at overholde ovennævnte lovbestemte frister, navnlig behovet for i det mindste at sende et foreløbigt svar til klageren, der forlænger svarfristen. Ombudsmanden finder derfor, at Kommissionens forsinkede svar på klagerens anmodning om en fornyet undersøgelse udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden vil derfor fremsætte en relevant kritisk bemærkning nedenfor.

For så vidt angår sprogspørgsmålet

33. Ombudsmanden bemærker for det første, at i lighed med kodeksens artikel 13 [5] fastsætter punkt 4 ("Behandling af undersøgelser") i Kommissionens egen kodeks for god forvaltningsskik følgende:

"I overensstemmelse med artikel 21 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab modtager medlemmer af offentligheden, der skriver til Kommissionen, et svar på det sprog, som deres oprindelige brev var affattet på, forudsat at det var affattet på et af Den Europæiske Unions officielle sprog."

34. For det andet bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen sendte sit indholdsmæssige svar af 14. juli 2011 til klageren på ungarsk. Sprogspørgsmålet vedrører derfor kun den omstændighed, at Kommissionens modtagelsesbevis af 29. marts 2011 er affattet og afsendt på engelsk.

35. I svarskriftet gjorde Kommissionen gældende, at dens kvittering for modtagelsen var affattet og sendt på engelsk, fordi klagerens e-mail også var affattet på engelsk. Desuden forsøgte Kommissionen at undgå yderligere forsinkelser, som ville være opstået, hvis dokumentet skulle oversættes.

36. Ombudsmanden påpeger, at emnelinjen i klagerens e-mail af 16. februar 2011 var på engelsk ("K(2011) 351 - Anmodning om fornyet undersøgelse"). Teksten i hovedteksten indeholdt ordene "Submissions included"på engelsk og klagerens tosprogede (ungarske og engelske) elektroniske signatur. Der var 14 bilag til klagerens e-mail, herunder klagerens anmodning om en fornyet undersøgelse. Fire bilag var på engelsk (dokumenter offentliggjort af Kommissionen eller Europa-Parlamentet). Resten af de vedlagte dokumenter, herunder anmodningen om fornyet undersøgelse, var affattet på ungarsk. Navnlig blev alle de bilag, som klageren havde udarbejdet, fremsendt på ungarsk.

37. Ombudsmanden bemærker, at eftersom følgebrevet, der blev sendt pr. e-mail, var affattet på engelsk, var det ikke urimeligt for Kommissionen at tro, at klageren ville forstå et modtagelsesbevis, der var affattet og sendt på engelsk. Ombudsmanden understreger også, at efter at klagerens klage (vedrørende det forhold, at modtagelsesbeviset var affattet på engelsk i stedet for ungarsk) var blevet bragt til Kommissionens kendskab, reagerede den hensigtsmæssigt og sendte sit indholdsmæssige svar til klageren på ungarsk. Ombudsmanden finder derfor ikke, at der foreligger fejl eller forsømmelser med hensyn til dette aspekt af klagen.

B. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende kritiske bemærkninger:

Kommissionen anerkendte ikke modtagelsen af klagerens korrespondance inden for fristen på to uger, jf. artikel 14 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik.

Kommissionen behandlede ikke klagerens anmodning om en fornyet undersøgelse i overensstemmelse med artikel 10 i forordning (EF) nr. 1367/2006, da den sendte sit indholdsmæssige svar til klageren længe efter udløbet af den frist på 18 uger, der var fastsat i nævnte artikel.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 13. marts 2012

[1] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1367/2006 af 6. september 2006 om anvendelse af Århus-konventionens bestemmelser om adgang til oplysninger, offentlig deltagelse i beslutningsprocesser samt adgang til klage og domstolsprøvelse på miljøområdet på Fællesskabets institutioner og organer. Artikel 10 har følgende ordlyd:

"1. Enhver ikke-statslig organisation … har ret til at indgive en anmodning om intern prøvelse til den fællesskabsinstitution eller det fællesskabsorgan, der har vedtaget en forvaltningsakt i henhold til miljølovgivningen, eller, i tilfælde af en påstået administrativ undladelse, burde have vedtaget en sådan retsakt.

[…]

2. Fællesskabsinstitutionen eller -organet … behandler enhver sådan anmodning, medmindre den er klart ubegrundet. Fællesskabsinstitutionen eller -organet begrunder dette i et skriftligt svar hurtigst muligt og senest 12 uger efter modtagelsen af anmodningen.

3. Hvis fællesskabsinstitutionen eller -organet trods den fornødne omhu ikke er i stand til at handle i overensstemmelse med stk. 2, underretter den eller det hurtigst muligt og senest inden for den frist, der er nævnt i nævnte stykke, den ikke-statslige organisation, der har fremsat anmodningen, om årsagerne til sin passivitet og om, hvornår den eller det agter at gøre det. Under alle omstændigheder træffer fællesskabsinstitutionen eller -organet afgørelse senest 18 uger efter modtagelsen af anmodningen."

[2] Kommissionens udtalelse K(2011) 351 (af 25. januar 2011).

[3] Klageren vedlagde sin klage en kopi af brevforsendelsesmeddelelsen.

[4] Nævnt ovenfor i fodnote 1.

[5] Kodeksens artikel 13 ("Svar på breve på borgerens sprog") bestemmer: "Tjenestemanden sørger for, at enhver unionsborger eller ethvert medlem af offentligheden, der skriver til institutionen på et af traktatens sprog, modtager et svar på samme sprog. Det samme gælder så vidt muligt for juridiske personer såsom foreninger (NGO'er) og selskaber."