Baggrunden for klagen

1. Klagen vedrører en tvist om antallet af forfremmelsespoint, der tildeles en ansat.

2. Reglerne for evaluering af personalet med henblik på forfremmelse er fastsat i vedtægtens artikel 43 og 45. I 2004 vedtog Kommissionen almindelige gennemførelsesbestemmelser til vedtægtens artikel 43 (herefter »de tidligere almindelige gennemførelsesbestemmelsers artikel 43«) og almindelige gennemførelsesbestemmelser til vedtægtens artikel 45 (herefter »de tidligere almindelige gennemførelsesbestemmelsers artikel 45«). Den 18. juni 2008 vedtog Kommissionen en ny artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser ("den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser") og en ny artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser ("den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser").

3. I artikel 12 ("Afsluttende bestemmelser") i den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser hedder det:

"(1) De almindelige gennemførelsesbestemmelser til vedtægtens artikel 43, som Kommissionen vedtog den 23. december 2004, ophæves. De gælder dog fortsat for 2008-vurderingen.

(2) Disse almindelige bestemmelser træder i kraft på dagen for deres vedtagelse og finder anvendelse på de rapporter, der udarbejdes fra den 1. januar 2009 og fremefter."

4. Artikel 12 ("Afsluttende bestemmelser") i den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser har et lignende indhold med hensyn til forfremmelse:

"(1) De almindelige gennemførelsesbestemmelser til vedtægtens artikel 45, som Kommissionen vedtog den 23. december 2004, ophæves. De gælder dog fortsat for forfremmelsesåret 2008.

(2) Disse almindelige gennemførelsesbestemmelser træder i kraft på dagen for vedtagelsen og finder anvendelse fra forfremmelsesåret 2009."

5. I henhold til den tidligere artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser skulle der tildeles 9 point for fortjeneste til alt personale, der gennemgik en prøvetid [1].

6. Artikel 11, stk. 3, i den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser bestemmer:

"For tjenestemænd, der har opnået 9 point for fortjeneste for den periode, de har været ansat på prøve (...), og som ikke er blevet forfremmet til den næste højere lønklasse, anvendes en pro rata-sats på 6/12 for disse 9 point. For de øvrige akkumulerede point finder stk. 2 anvendelse. Summen af resultaterne af disse beregninger rundes op til nærmeste hele punkt".

7. Artikel 1, stk. 2, i bilag I (»Undtagelser«) til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser bestemmer:

" Tjenestemænd på prøve, der er ansat i år N, og som på grundlag af deres fortjenester kun modtager en bedømmelse i overensstemmelse med artikel 6, stk. 2, i bilag I til de almindelige gennemførelsesbestemmelser til vedtægtens artikel 43 [2] for år N+1, tildeles forfremmelsespoint for år N i forhold til de måneder, de har arbejdet i år N, og de forfremmelsespoint, der tildeles for år N+1 efter følgende formel:

Arbejdede måneder i år N x tildelte forfremmelsespoint for året (N+1)

12

Resultatet af denne beregning rundes op til nærmeste hele tal".

8. Den 7. januar 2009 offentliggjorde Kommissionen administrativ meddelelse nr. 1-2009 ("den administrative meddelelse") vedrørende bedømmelses- og forfremmelsesåret 2009 (referenceperiode 1. januar til 31. december 2008). Formålet med den administrative meddelelse var at forklare de forskellige aspekter af det nye bedømmelses- og forfremmelsessystem. For så vidt angår de prøvetidsrapporter, der blev udarbejdet i løbet af 2008, fremgik følgende af punkt 4.3 i den administrative meddelelse:

"Tjenestemænd eller midlertidigt ansatte, der var genstand for en prøvetidsrapport i 2008 - uanset om prøvetiden begyndte i 2007 eller 2008 - vil deltage i dette års årlige bedømmelses- og forfremmelsesrunde.

Hvis prøvetiden begyndte i 2007, dækker den årlige bedømmelsesrapport perioden fra den 1. januar 2008 til den 31. december 2008. Forfremmelsespointene for 2008 vil dog blive forhøjet med et antal pro rata-forfremmelsespoint for at afspejle antallet af prøveperioder i 2007".

9. Klageren begyndte at arbejde i Kommissionen som tjenestemand på prøve den 16. november 2007. Efter udløbet af prøvetiden på ni måneder blev klageren udnævnt til tjenestemand den 16. august 2008. I mellemtiden var de nye almindelige gennemførelsesbestemmelser trådt i kraft den 18. juni 2008. Den 4. september 2008 blev der udarbejdet en rapport om prøvetiden for perioden 16. november 2007 til 15. august 2008. Den 20. maj 2009 blev hans bedømmelsesrapport for 2008 færdiggjort.

10. For forfremmelsesåret 2009 gav Kommissionen klageren 5 forfremmelsespoint på grundlag af de nye almindelige gennemførelsesbestemmelser, nemlig 1 forfremmelsespoint for de 1,5 måneder fra den 16. november til den 31. december 2007 og 4 forfremmelsespoint for 2008. Disse point blev tildelt på grundlag af den pro rata-beregning, der er fastsat i artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser [3].

11. Klageren var imidlertid af den opfattelse, at han på grundlag af den tidligere artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser burde have modtaget 9 point for sin nimåneders prøvetid, og at disse point burde have været konverteret til det nye system som fastsat i artikel 11, stk. 3, i den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser. Dette ville have givet ham 4,5 point, som derefter skulle have været rundet op til 5 point for hans ni måneders prøvetid. Han hævdede, at han skulle have modtaget 2 point for resten af 2008, hvilket giver i alt 7 point.

12. Den 25. maj 2009 indgav klageren en klage til det fælles bedømmelses- og forfremmelsesudvalg (JAPC). Klagen blev afvist den 5. november 2009. Ved e-mail af 19. november 2009 indgav klageren en klage i henhold til artikel 90, stk. 2 [4], hvori han gjorde gældende, at sidstnævnte under introduktionskurserne og karriereudviklingsrapporten for nye medarbejdere var blevet informeret af instruktørerne om deres ret til at opnå 9 point ved prøvetidens udløb. Klageren var derfor af den opfattelse, at der var skabt "berettigede forventninger" . Klageren anførte også, at hans prøvetidsrapport var blevet underskrevet, inden den administrative meddelelse nr. 1-2009 var blevet offentliggjort. Ifølge klageren fandt de nye almindelige gennemførelsesbestemmelser kun anvendelse på fremtidige rapporter, men kunne ikke finde anvendelse på hans prøvetid. Han hævdede, at Kommissionen havde anvendt de allerede udfyldte rapporter ulovligt med tilbagevirkende kraft.

13. Den 19. februar 2010 afviste Kommissionen klagerens klage. Med hensyn til pointene for prøvetiden forklarede Kommissionen, at den ikke gav ham de 9 "faste " point, fordi forfremmelsesåret 2009 var baseret på den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser, som var blevet vedtaget den 18. juni 2008. Den fremførte endvidere, at klageren ikke kunne påberåbe sig princippet om "berettigede forventninger" for at modsætte sig anvendelsen af de nye bestemmelser.

14. Kommissionen forklarede, at klageren i overensstemmelse med pro rata-beregningsreglen i artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser fik 1 point for de 1,5 måneder i 2007 og 4 point for 2008, dvs. i alt 5 point. Den anførte, at den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser var blevet anvendt korrekt på klagerens sag. Den hævdede endvidere, at de oplysninger, der blev givet til nyansatte tjenestemænd, ikke gav klageren en berettiget forventning om at modtage 9 point.

15. I en e-mail af 26. februar 2010 til Kommissionen påpegede klageren, at en henvisning i artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser til artikel 6, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser faktisk var forkert. Han påpegede, at artikel 6, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser faktisk vedrørte personalerepræsentanter og ikke tjenestemænd på prøve. Efter klagerens opfattelse fandt artikel 6, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser således ikke anvendelse på ham. Klageren fremførte også, at den administrative meddelelse blev udstedt efter hans etablering, og at han hverken før eller efter hans etablering havde modtaget klare oplysninger om de nye regler. Dette var i strid med vedtægtens artikel 110, hvori det hedder, at de almindelige gennemførelsesbestemmelser til vedtægten skal meddeles personalet.

16. Den 1. marts 2010 besvarede Kommissionen klagerens e-mail og anførte følgende: "Selv om der er opstået en redigeringsfejl i afgørelsen/den relevante lovgivning, er vi af den opfattelse, at den ikke ændrer substansen".

17. Den 10. marts 2010 indgav klageren denne klage til Ombudsmanden.

Undersøgelsens genstand

Påstand:

18. Klagerens påstand kan sammenfattes som følger:

Klageren hævdede, at Kommissionens afgørelse om tildeling af forfremmelsespoint for hans prøvetid, som løb fra den 16. november 2007 til den 15. august 2008, var ukorrekt, fordi:

i) den var baseret på de nye almindelige gennemførelsesbestemmelsers artikel 45 af 18. juni 2008. Personalet blev gjort opmærksom på disse regler, jf. artikel 110 i personalevedtægten, ved administrativ meddelelse nr. 1-2009, som først blev offentliggjort, efter at klagerens prøvetidsrapport allerede var afsluttet.

ii) forfremmelsespointene blev ikke beregnet i overensstemmelse med oplysningerne i kurserne for nye medarbejdere, som blev underrettet om, at der ville blive tildelt ni forfremmelsespoint for prøvetiden og

iii) selv om de almindelige gennemførelsesbestemmelser, der blev vedtaget den 18. juni 2008, fandt anvendelse, kunne klageren ikke forstå, hvordan reglerne deri kunne anvendes i hans tilfælde, eftersom artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser indeholdt en fejl.

Påstand:

19. Klageren hævdede, at Kommissionen burde tildele ham yderligere to forfremmelsespoint (nemlig 9 forfremmelsespoint omregnet til 5 point under det nye system plus 2 point for resten af 2008), dvs. i alt 7 point (i stedet for 5 point).

20. I sin skrivelse, hvori han anmodede Kommissionen om en udtalelse om ovennævnte påstand og påstand, påpegede Ombudsmanden, at med hensyn til nr. iii) i klagerens påstand synes argumentet om, at der var en fejl i artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser, ved første øjekast at være velbegrundet. Han anførte, at henvisningen i denne artikel til artikel 6, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser, som ikke vedrører prøveansatte, men personalerepræsentanter, ganske vist synes at være fejlagtig, og at der i stedet burde have været henvist til artikel 4, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser, som vedrører bedømmelsen af prøveansatte. Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om at behandle dette punkt og de mulige "knock-on"-virkninger, det kunne have med hensyn til klagerens påstand.

21. Den 1. februar 2011 anmodede Ombudsmanden også Kommissionen om at afgive en udtalelse om følgende to yderligere påstande, som klageren fremsatte i sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse med hensyn til punkt iii) ovenfor:

(1) Fejlen i artikel 1, stk. 2, i bilag I til de almindelige gennemførelsesbestemmelser udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser og viser, at Kommissionen ikke har udvist omhu ved udarbejdelsen af de almindelige gennemførelsesbestemmelser. Ombudsmanden anmodede Kommissionen om at underrette ham i denne forbindelse: i) hvis den relevante fejl i mellemtiden er blevet rettet og ii) om den havde overvejet et eventuelt behov for en undskyldning.

(2) Kommissionen undlod at behandle klagerens klage af 25. maj 2009 til det fælles bedømmelses- og forfremmelsesudvalg (JAPC) og hans klage til Kommissionen i henhold til artikel 90, stk. 2, af 19. november 2009 omhyggeligt, da den ikke underrettede klageren om den fejlagtige henvisning i artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser.

Undersøgelsen

22. Klagen blev fremsendt til Kommissionen med henblik på en udtalelse. Kommissionen afgav udtalelse den 20. juli 2010. Udtalelsen blev fremsendt til klageren, som fremsendte sine bemærkninger den 2. august 2010.

23. Den 1. februar 2011 anmodede Ombudsmanden Kommissionen om at afgive en supplerende udtalelse om de to nye påstande, som klageren havde fremsat i sine bemærkninger. Kommissionen fremsendte sin supplerende udtalelse den 31. marts 2011. Den blev videresendt til klageren, som fremsendte yderligere bemærkninger den 15. april 2011.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Påstået ukorrekt tildeling af forfremmelsespoint og det dermed forbundne krav

Argumenter forelagt Ombudsmanden

24. Med hensyn til påstandens punkt i) påpegede Kommissionen i sin udtalelse, at bedømmelses- og forfremmelsesåret 2009 blev indledt den 7. januar 2009 i kraft af offentliggørelsen af den administrative meddelelse og ikke, som påstået af klageren, den 4. september 2008, hvor hans prøvetidsrapport blev færdiggjort. Den administrative meddelelse indeholdt links til den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser og artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser, som var blevet vedtaget den 18. juni 2008. Det fremgik klart af den administrative meddelelse og de almindelige gennemførelsesbestemmelser, hvilke regler der ville blive anvendt i forbindelse med bedømmelsen og forfremmelsen i 2009. Disse regler gælder også for tjenestemænd på prøve. Kommissionen anførte, at klageren på grundlag af artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser modtog 1 forfremmelsespoint for perioden fra den 16. november til den 31. december 2007 (dvs. 1,5 måneders arbejde i 2007 ganget med 4 forfremmelsespoint opnået i rapporten for 2008 divideret med 12 måneder = 0,5 point, som blev rundet op til 1).

25. Kommissionen henviste endvidere til artikel 12 i den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser (hvorefter den tidligere artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser blev ophævet) og til punkt 4.3 i den administrative meddelelse.

26. Kommissionen gjorde gældende, at de nye regler var blevet klart angivet, da den påbegyndte bedømmelses- og forfremmelsesåret 2009. Klageren var således bekendt med dem. Kommissionen har anført, at det fremgår af fast retspraksis, at en ny regel finder umiddelbar anvendelse på de fremtidige virkninger af en situation, der er opstået under den gamle regel. Det fremgår ligeledes af fast retspraksis, at anvendelsesområdet for princippet om beskyttelse af den berettigede forventning ikke kan udvides til generelt at forhindre, at nye regler finder anvendelse på de fremtidige virkninger af situationer, der er opstået under de tidligere regler.

27. Med hensyn til klagepunktets nr. ii) påpegede Kommissionen, at artikel 3, stk. 8, i de tidligere almindelige gennemførelsesbestemmelser til artikel 45 af 23. december 2004, som blev ophævet ved dem fra 2008, bestemte følgende: "Ved fastansættelse tildeles tjenestemænd på prøve automatisk 9 point for fortjeneste, hvis prøvetiden normalt varer 9 måneder, og 6 point for fortjeneste, hvis den normalt varer 6 måneder". Kommissionen anførte imidlertid, at de tidligere almindelige gennemførelsesbestemmelsers artikel 45 ikke fandt anvendelse på forfremmelsesåret 2009. De nye almindelige gennemførelsesbestemmelser fandt derimod anvendelse. Sagsøgeren gjorde endvidere gældende, at det under kurserne for nye medarbejdere ikke var blevet meddelt, at der ville blive tildelt 9 forfremmelsespoint for prøvetiden. Det blev i stedet sagt, at der ville blive tildelt 9 meritpoint. Disse oplysninger var korrekte i forhold til de regler, der var gældende på daværende tidspunkt. Det blev uden tvivl også forklaret for nye medarbejdere, at reglerne forventedes at ændre sig. Forskellen i terminologi mellem "forfremmelse" point og "fortjeneste" point viser, at to forskellige systemer blev drøftet.

28. Hvad angår klagepunktets punkt iii) anførte Kommissionen, at det var korrekt, at artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser indeholdt en typografisk fejl, og at der burde have været henvist til artikel 4, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser og ikke til artikel 6, stk. 2, i den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser.

29. Kommissionen gjorde gældende, at artikel 1, stk. 2, i bilag I ("Undtagelser") til de nye almindelige gennemførelsesbestemmelsers artikel 45 klart henviser til "tjenestemænd på prøve ... som ... får en udtalelse ..." Den fremførte endvidere, at artikel 6, stk. 2, i bilag I til de nye almindelige gennemførelsesbestemmelsers artikel 43, som ovennævnte bestemmelse fejlagtigt henviste til, klart henviser til "personalerepræsentanter" (og ikke, som artikel 4, stk. 2, i bilag I til de nye almindelige gennemførelsesbestemmelsers artikel 43, til "tjenestemænd på prøve"), uden at nævne en udtalelse. Kommissionen konkluderede derfor, at det ikke kunne bekræftes, at artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser ikke kunne forstås på grund af denne typografiske fejl, navnlig i betragtning af at denne regel specifikt blev forklaret i den administrative meddelelse, som indledte bedømmelses- og forfremmelsesåret 2009.

30. Kommissionen understregede, at klageren havde rejst spørgsmålet om fejlen for første gang i sin e-mail af 26. februar 2010 efter at have modtaget Kommissionens afgørelse om afvisning af 19. februar 2010, som indeholdt en henvisning til den pågældende bestemmelse. Dette var derfor et nyt argument, som klageren påberåbte sig efter at have anvendt de tilgængelige interne klageprocedurer, hvilket svækkede klagerens argument yderligere.

31. Kommissionen konkluderede, at den havde tildelt klageren forfremmelsespoint i overensstemmelse med de bestemmelser, der fandt anvendelse på evalueringen og forfremmelsen i 2009, som var blevet iværksat den 7. januar 2009 ved offentliggørelsen af den administrative meddelelse. Den typografiske fejl i bestemmelserne var ikke af en sådan art, at den gjorde de relevante regler uklare. I lyset af ovenstående konkluderede Kommissionen, at klagerens påstand om yderligere forfremmelsespoint ikke kunne tages til følge.

32. I sine bemærkninger hævdede klageren med hensyn til påstandens punkt i), at Kommissionen i sit svar havde anerkendt, at der kun var blevet meddelt klare regler i den administrative meddelelse af 7. januar 2009. Denne meddelelse blev offentliggjort mere end tre måneder efter udløbet af klagerens prøvetid. Før eller på den dato, hvor han blev tjenestemand, modtog klageren ikke klare oplysninger om de nye regler som krævet i tjenestemandsvedtægtens artikel 110.

33. Med hensyn til Kommissionens reaktion på punkt ii) i påstanden gentog klageren, at instruktørerne under kurserne for nyt personale havde informeret dem om, at de ved udløbet af deres prøvetid ville modtage 9 meritpoint. Kommissionen var imidlertid af den opfattelse, at princippet om beskyttelse af den berettigede forventning ikke var blevet tilsidesat. Klageren hævdede endvidere, at den sondring, som Kommissionen havde foretaget mellem meritpoint og forfremmelsespoint, var irrelevant.

34. Med hensyn til påstandens punkt iii) påpegede klageren, at Ombudsmanden tidligere har konkluderet, at der foreligger fejl eller forsømmelser, når der er begået en fejl i test (klage 32/2005/ELB) eller i foldere (klage 1476/2005/(BB)GG). I den foreliggende sag var fejlen (den forkerte krydshenvisning i artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser) endnu mere alvorlig, fordi den var indeholdt i et lovgivningsdokument. Kommissionen bør derfor efter hans opfattelse anvende de gamle regler på ham (og ikke de nye, som indeholdt fejlen).

35. Med hensyn til Kommissionens argument om, at han kun rejste spørgsmålet om fejlen i artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser for første gang i sin e-mail af 26. februar 2010, hævdede klageren, at det var irrelevant, da dette punkt blev rejst (i 2009 eller 2010), da selve reglen var "ulovlig". Klageren understregede endvidere, at første gang Kommissionen nævnte den fejlagtige bestemmelse i sit svar af 19. februar 2010 på hans klage i henhold til artikel 90, stk. 2. Kommissionen bemærkede imidlertid ikke (eller underrettede ham i det mindste ikke) om, at der var tale om en fejl. Dette viser, at klagerens klage og klage ikke blev behandlet korrekt.

36. Klageren rejste også et principielt spørgsmål, nemlig at det var pinligt, at alle de tjenestegrene i Kommissionen, der udarbejdede de almindelige gennemførelsesbestemmelser (Juridisk Tjeneste, GD ADMIN, Menneskelige Ressourcer), ikke opdagede fejlen, som endelig blev opdaget af en ny medarbejder.

37. Klageren gjorde gældende, at de gamle regler burde have været anvendt på ham, og at han på dette grundlag burde have fået tildelt yderligere to forfremmelsespoint (i henhold til den nye ordning). Han tilføjede, at Kommissionen havde erkendt, at der var tale om en fejl, og at de nye regler først var blevet tydelige, da den administrative meddelelse blev udstedt.

Yderligere undersøgelser

38. Ombudsmanden anmodede også Kommissionen om at afgive en udtalelse om følgende to yderligere påstande, som klageren havde fremsat i sine bemærkninger:

(1) Fejlen i artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser og viser, at Kommissionen ikke har udvist omhu ved udarbejdelsen af de almindelige gennemførelsesbestemmelser. I den forbindelse anmodede Ombudsmanden Kommissionen om at underrette ham om: i) hvis den relevante fejl er blevet rettet i mellemtiden og ii) om den havde overvejet et eventuelt behov for en undskyldning.

(2) Kommissionen undlod at behandle klagerens klage af 25. maj 2009 til JAPC og hans klage i henhold til artikel 90, stk. 2, af 19. november 2009 til Kommissionen omhyggeligt, da den ikke underrettede klageren om den fejlagtige henvisning i artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser.

Yderligere argumenter forelagt ombudsmanden

39. Med hensyn til den første yderligere påstand anførte Kommissionen i sin supplerende udtalelse, at det var åbenbart, at den nævnte henvisning i bilag I til de nye almindelige gennemførelsesbestemmelsers artikel 45 var fejlagtig. Eksistensen af denne fejl kunne imidlertid ikke have ført til en eventuel fejlfortolkning af reglerne. Desuden blev reglerne om prøvetid med tilsyn klart forklaret i den administrative meddelelse. Kommissionen påpegede, at klageren, da han indgav en klage og en klage i henhold til artikel 90, stk. 2, over antallet af forfremmelsespoint, der var tildelt ham, ikke henviste til denne typografiske fejl eller antydede, at han på grund af denne fejl ikke var i stand til at forstå reglen. Tværtimod viste klagerens appel og klage klart, at han forstod reglen, men at han anfægtede dens anvendelse på hans sag. Først den 26. februar 2010 henledte klageren Kommissionens opmærksomhed på denne fejl for første gang. Kommissionen mener derfor ikke, at denne typografiske fejl havde nogen negativ indvirkning på klageren eller andre ansatte. Den mener derfor ikke, at der er tale om et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

40. Med hensyn til punkt 1, litra i), anførte Kommissionen, at den typografiske fejl var blevet rettet ved Kommissionens afgørelse K(2010)2958 af 7. maj 2010, og at den nugældende version af de nye almindelige gennemførelsesbestemmelsers artikel 45 indeholdt den korrekte henvisning.

41. Med hensyn til punkt 1, nr. ii), gav Kommissionen udtryk for sin beklagelse over forekomsten af fejlen i det endelige dokument, der blev vedtaget. Da denne typografiske fejl imidlertid ikke havde nogen negativ indvirkning på klageren, fandt Kommissionen, at der ikke var behov for en individuel undskyldning.

42. Med hensyn til den anden yderligere påstand gjorde Kommissionen gældende, at den havde givet passende og udtømmende svar på klagen og klagen i henhold til artikel 90, stk. 2. Hverken klagen eller klagen henviste til den typografiske fejl som en potentiel kilde til forvirring, men viste snarere, at klageren forstod reglen. Det var derfor ikke nødvendigt at henvise til den typografiske fejl, som ikke ville have haft nogen betydning for den endelige beslutning. Kommissionen stod således ved de beslutninger, den traf på daværende tidspunkt.

43. I sine supplerende bemærkninger anførte klageren, at Kommissionen i sin supplerende udtalelse rent faktisk gjorde gældende, at vedtægten ikke har nogen værdi, og at det, der er vigtigt, er den administrative meddelelse og afgørelsen om berigtigelse af fejlen i bilag I til de nye almindelige gennemførelsesbestemmelsers artikel 45.

44. Med hensyn til Kommissionens holdning om, at den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser var klar og ikke tillod nogen anden fortolkning, undrede klageren sig over, hvorfor Kommissionen derefter anførte, at reglerne var klart forklaret, da den administrative meddelelse blev offentliggjort. Hvis fejlen var så åbenlys, som Kommissionen har gjort gældende, hvorfor rettede den så ikke fejlen, da den administrative meddelelse blev offentliggjort? I stedet rettede den først fejlen i sin afgørelse af 7. maj 2010, nemlig efter at klageren havde indgivet sin klage i henhold til artikel 90, stk. 2, og sin klage til Ombudsmanden.

45. Klageren hævdede, at Kommissionen ikke havde givet passende og udtømmende svar på hans klage og klagen i henhold til artikel 90, stk. 2. Kommissionen henviste end ikke til den fejlagtige bestemmelse i sit svar på klagerens appel. Det var først i sit svar på klagen i henhold til artikel 90, stk. 2, at Kommissionen henviste til den (fejlagtige) bestemmelse uden dog at bemærke, at henvisningen var forkert.

46. Klageren anførte, at det ikke var korrekt, at fejlen ikke havde negative virkninger for ham. Han hævdede, at han som følge heraf havde mistet to forfremmelsespoint. Han gjorde endvidere gældende, at hvis han ved prøvetidens udløb havde vidst, at reglerne var blevet ændret, ville han have indgivet en klage ved prøvetidens udløb.

47. Med hensyn til Kommissionens argument om, at hverken hans klage eller hans klage henviste til den typografiske fejl, og at han forstod reglen, anførte klageren, at han endnu ikke var bekendt med fejlen i de nye almindelige gennemførelsesbestemmelsers artikel 45, da han indgav sin klage og klagen i henhold til artikel 90, stk. 2. Han hævdede, at Kommissionens udtalelse om, at han udtrykkeligt burde have henvist til fejlen, er nonsens, for hvis klageren havde været i stand til at gøre det, ville det betyde, at han ville have forstået fejlen.

48. Klageren konkluderede, at Kommissionen nu, hvor den har rettet fejlen i reglerne, også burde rette op på sin beslutning med hensyn til klagerens forfremmelsespoint og tildele ham yderligere to point.

Ombudsmandens vurdering

49. Klageren hævdede, at Kommissionens beslutning om at tildele ham forfremmelsespoint var forkert, fordi den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser (som afgørelsen var baseret på) først blev bragt til personalets kendskab ved den administrative meddelelse, som blev offentliggjort efter udløbet af klagerens prøvetid.

50. Ombudsmanden minder om kronologien for de relevante faktiske omstændigheder, som er som følger:

- Klagerens prøvetid løb fra den 16. november 2007 til den 15. august 2008.

- Den 18. juni 2008 trådte den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser og artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser i kraft.

- Den 4. september 2008 blev klagerens prøvetidsrapport udarbejdet.

- Den 7. januar 2009 blev den administrative meddelelse offentliggjort.

- En uge senere, den 15. januar 2009, begyndte klagerens bedømmelses- og forfremmelsesrunde i 2009 (hvoraf det første aspekt var udarbejdelsen af hans bedømmelsesrapport).

- Den 20. maj 2009 blev klagerens bedømmelsesrapport færdiggjort, og klageren fik tildelt 5 forfremmelsespoint for forfremmelsesåret 2009.

51. En bedømmelses- og forfremmelsesrunde har til formål at evaluere og belønne en ansats præstationer i det foregående kalenderår. Da klageren først begyndte at arbejde i november 2007, blev han ikke evalueret i forbindelse med bedømmelsen og forfremmelsen i 2008 [5]. Klagerens første bedømmelses- og forfremmelsesrunde var således bedømmelses- og forfremmelsesrunden i 2009, som havde til formål at evaluere hans resultater for de sidste to måneder af 2007 og for 2008.

52. I den nye artikel 43.1 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser hedder det:

"De almindelige gennemførelsesbestemmelser til vedtægtens artikel 43, som Kommissionen vedtog den 23. december 2004, ophæves. De gælder dog fortsat for bedømmelsen i 2008 "(fremhævelse tilføjet).

Da klagerens klage vedrører bedømmelsen og forfremmelsen i 2009, er det klart, at den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser og den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser - og ikke de gamle regler - fandt anvendelse på klagerens sag [6].

53. Som forklaret i punkt 4.3 i den administrative meddelelse ville bedømmelsesrapporten, hvis en prøvetid begyndte i 2007 (klageren påbegyndte sin prøvetid i 2007), dække perioden fra den 1. januar til den 31. december 2008, men forfremmelsespointene for 2008 (4 i klagerens tilfælde) ville blive forhøjet med et antal pro rata-forfremmelsespoint for at afspejle antallet af arbejdsdage i 2007. I klagerens tilfælde tildelte Kommissionen efter beregningen i artikel 1, stk. 2, i bilag I (undtagelser) til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser klageren 1 ekstra forfremmelsespoint for perioden fra den 16. november til den 31. december 2007, hvilket førte til i alt 5 forfremmelsespoint for bedømmelsesåret 2009. Ombudsmanden konkluderer derfor, at Kommissionens afgørelse om tildeling af forfremmelsespoint for klagerens prøvetid var korrekt baseret på den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser.

54. Med hensyn til klagerens påstand om, at han først blev gjort opmærksom på de nye regler gennem den administrative meddelelse, som blev udsendt fire måneder efter, at hans prøvetidsrapport allerede var blevet udarbejdet, bemærker Ombudsmanden, at artikel 110, stk. 3, i personalevedtægten faktisk fastsætter, at alle gennemførelsesbestemmelser til personalevedtægten skal meddeles personalet. Det følger af retspraksis, at overholdelsen af retssikkerhedsprincippet, hvorefter en retsakt udstedt af en offentlig myndighed ikke kan gøres gældende over for private, før de har haft mulighed for at gøre sig bekendt med den, kræver, at afgørelser vedrørende udøvelsen af de beføjelser, som vedtægten tillægger institutionerne, offentliggøres på passende vis [7]. Dette sker normalt via administrative meddelelser.

55. Den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser og den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser vedrører, hvordan der skal foretages en vurdering og forfremmelse. Den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser og den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser blev bragt til personalets kendskab den 7. januar 2009, da den administrative meddelelse informerede personalet om den kommende bedømmelses- og forfremmelsesrunde i 2009. Som sådan blev de nye regler meddelt personalet, inden de blev anvendt på personalet. Ombudsmanden påpeger, at klageren på det tidspunkt, hvor han underskrev sin selvevaluering den 22. januar 2009 (det første skridt inden for rammerne af bedømmelsen), allerede var bekendt med de nye regler, som var blevet meddelt via den administrative meddelelse to uger tidligere. Ud fra et retssikkerhedssynspunkt kunne klageren således have haft kendskab til de nye regler, før de blev anvendt på ham.

56. Klageren hævder, at den administrative meddelelse blev offentliggjort fire måneder efter hans prøvetidsrapport. Han synes at hævde, at han ville have anfægtet denne rapport, hvis han havde haft kendskab til den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser og den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser, da hans rapport blev vedtaget. Den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser og den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser havde imidlertid ingen indvirkning på hans prøvetidsrapport. Ændringerne i de almindelige gennemførelsesbestemmelser påvirkede kun beregningen af forfremmelsespoint. Denne prøvetidsrapport omhandler ikke forfremmelsespoint og blev på ingen måde påvirket af ikrafttrædelsen af disse nye bestemmelser (han ville have opnået den samme prøvetidsrapport, selv om de almindelige gennemførelsesbestemmelser ikke var blevet ændret). Som sådan er den omstændighed, at han ikke var bekendt med den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser og den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser på tidspunktet for sin prøvetidsrapport, irrelevant.

57. På grundlag af ovenstående finder Ombudsmanden, at afgørelsen om tildeling af forfremmelsespoint til klageren var korrekt baseret på den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser, som personalet blev gjort opmærksom på ved den administrative meddelelse af 7. januar 2009. Ombudsmanden konkluderer derfor, at der ikke var tale om fejl eller forsømmelser med hensyn til argument i).

58. Med hensyn til klagerens argument om, at forfremmelsespointene ikke blev beregnet i overensstemmelse med oplysningerne i kurserne for nye medarbejdere, som var blevet underrettet om, at der ville blive tildelt 9 meritpoint for prøvetiden, bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen i sin udtalelse anførte, at det, der blev meddelt nye medarbejdere, var, at der i stedet for 9 forfremmelsespoint ville blive tildelt 9 meritpoint for prøvetiden. Den af Kommissionen påberåbte forskel mellem meritpoint og forfremmelsespoint synes ikke at være relevant for påstanden, eftersom der blot er tale om en sproglig forskel mellem de gamle og de nye almindelige gennemførelsesbestemmelser. Kommissionen sagde således grundlæggende, at nye medarbejdere faktisk blev informeret i kurserne om, at de ville få 9 (merit)point.

59. Det ser ud til, at klageren hævder, at han på grundlag af de oplysninger, der blev meddelt det nye personale, da han tiltrådte institutionen, havde en "berettiget forventning " om at modtage 9 meritpoint for sin prøvetid, som derefter ville være blevet konverteret til 5 point i henhold til de nye almindelige gennemførelsesbestemmelser. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at Kommissionen har oplyst, at nye medarbejdere også fik at vide, at reglerne ville blive ændret. Ombudsmanden bemærker, at klageren ikke har kommenteret dette argument, endsige bestridt det. Han konkluderer således, at der ikke blev givet præcise forsikringer til nye medarbejdere med hensyn til deres ret til at opnå 9 point.

60. Ombudsmanden vil desuden gerne minde om, at det fremgår af Domstolens Centeno Mediavilla-dom [8], at selv om der blev afgivet udtalelser til nye medarbejdere, kan de nye medarbejdere ikke påberåbe sig princippet om beskyttelse af den berettigede forventning for at modsætte sig vedtagelsen af nye regler, navnlig på et område, hvor institutionen har et betydeligt skøn. Tjenestemænd kunne således ikke påberåbe sig oplysninger afgivet under kurserne for at modsætte sig anvendelsen af den nye artikel 43 og den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser.

61. På grundlag af ovenstående konklusioner konkluderer Ombudsmanden, at der ikke var tale om fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette argument.

62. Klageren hævdede også, at eftersom artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser indeholdt en fejl, kunne han ikke forstå reglerne, og at disse regler derfor ikke burde finde anvendelse på ham. Klageren hævdede derefter i sine bemærkninger, at denne fejl udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser og viste, at Kommissionen havde undladt at handle omhyggeligt ved udarbejdelsen af de almindelige gennemførelsesbestemmelser.

63. Ombudsmanden bemærker, at artikel 1, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser faktisk indeholdt en typografisk fejl, da den henviste til den forkerte artikel i bilag I til den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser, nemlig artikel 6, stk. 2, vedrørende personalerepræsentanter, i stedet for artikel 4, stk. 2, vedrørende prøveansatte. Kommissionen har i sin udtalelse erkendt denne fejl.

64. Ombudsmanden bemærker også, at Kommissionen nu har rettet denne fejl i medfør af sin afgørelse K(2010)2958 af 7. maj 2010, som blev truffet blot tre uger efter, at Ombudsmanden indledte en undersøgelse af sagen. Den ændrede udgave af den nye artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser indeholder nu den korrekte henvisning [9]. Selv om fejlen er beklagelig, bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen nu har truffet foranstaltninger til at rette op på den.

65. Ombudsmanden er ikke overbevist af klagerens argument om, at det ikke var muligt for ham at forstå anvendelsen af de relevante regler på grund af den nævnte typografiske fejl. For det første blev reglerne korrekt forklaret i den administrative meddelelse af 7. januar 2009, som blev offentliggjort, inden bedømmelses- og forfremmelsesåret 2009 blev indledt. For det andet var klagerens klage i henhold til artikel 90, stk. 2, ikke baseret på argumentet om, at reglerne var uklare. Den var snarere baseret på hans opfattelse af, at de nye regler ikke fandt anvendelse på ham. Endelig rejste han spørgsmålet om fejlen for første gang i sin e-mail af 26. februar 2010 som reaktion på Kommissionens afvisning af hans klage i henhold til artikel 90, stk. 2 (denne afvisning nævnte den relevante artikel). Dette synes at tyde på, at klageren var i stand til at indgive en klage i henhold til artikel 90, stk. 2, der anfægtede anvendelsen af de nye regler på ham, og gennemgå en klageprocedure i henhold til artikel 90, stk. 2, der havde til formål at anfægte anvendelsen af de nye regler på ham uden nogensinde at have været klar over, at der var en fejl i udarbejdelsen af reglerne. I denne forbindelse kan Ombudsmanden ikke acceptere, at fejlen i udarbejdelsen af reglerne gjorde det umuligt for klageren at forstå, hvordan reglerne fandt anvendelse på ham.

66. Med hensyn til klagerens argument om, at den redaktionelle fejl havde negative virkninger for ham - han hævder, at "fejlen" i udarbejdelsen af reglerne resulterede i tab af to forfremmelsespoint - påpeger Ombudsmanden, at den direkte og eneste årsag til, at klageren modtog 5 forfremmelsespoint, var anvendelsen af nye regler, der blev vedtaget i juni 2008. Tildelingen af 5 forfremmelsespoint skyldtes imidlertid ikke den redaktionelle fejl.

67. Med hensyn til klagerens argument om, at Kommissionen undlod at handle med omhu i forbindelse med hans klage af 25. maj 2009 og hans klage i henhold til artikel 90, stk. 2, fordi den ikke havde underrettet ham om fejlen, bemærker Ombudsmanden, at det fremgår af sagsakterne, at Kommissionen for første gang blev gjort opmærksom på fejlen af klageren i hans e-mail af 26. februar 2010. Som nævnt ovenfor havde den redaktionelle fejl imidlertid ingen væsentlig indvirkning på hans mulighed for at appellere anvendelsen af reglerne til ham. Det forhold, at Kommissionen ikke havde opdaget denne fejl, betyder således ikke, at den ikke behandlede klagerens klage og klage omhyggeligt.

68. På grundlag af ovenstående konklusioner finder Ombudsmanden, at klagerens påstand og den tilsvarende påstand ikke er begrundet.

69. Med hensyn til Ombudsmandens forslag til Kommissionen om at informere ham om, hvorvidt den havde overvejet et eventuelt behov for en undskyldning for den redaktionelle fejl, fremførte Kommissionen i sin supplerende udtalelse, at det ikke var nødvendigt at undskylde over for klageren individuelt for fejlen, fordi klageren ikke led under dens negative virkninger. Ombudsmanden bemærker, at den europæiske kodeks for god forvaltningsskik i artikel 12, stk. 3, fastsætter, at hvis der opstår en fejl, som indvirker negativt på et medlem af offentlighedens rettigheder eller interesser, skal institutionen undskylde for fejlen og bestræbe sig på at rette op på de negative virkninger af fejlen [10]. Ombudsmanden er af den opfattelse, at en undskyldning er et meget effektivt redskab til at genoprette tilliden til en ansvarlig forvaltning og bringe tilfredshed til en skadet borger. I lyset af hans detaljerede analyse ovenfor finder Ombudsmanden, at klageren faktisk ikke led under nogen negative virkninger af formuleringsfejlen. Han bemærker også, at Kommissionen har erkendt, at der var en redaktionel fejl, og nu har rettet denne redaktionelle fejl. Han bemærker også, at Kommissionen ikke udelukker undskyldninger for sådanne fejl, hvis og når de konstaterer, at fejlene skaber negative virkninger for interesserede parter. Der er derfor ikke behov for yderligere undersøgelser vedrørende dette aspekt af klagen.

B. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

Der blev ikke konstateret fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 26. oktober 2011

---

[1] Vedtægtens artikel 34 bestemmer: "tjenestemænd har en prøvetid på ni måneder, inden de kan udnævnes" (dvs. inden de bliver fastansatte tjenestemænd).

[2] Henvisningen til artikel 6, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser (som var gældende på daværende tidspunkt) var ukorrekt, da denne artikel ikke vedrører prøveansatte, men personalerepræsentanter. Der burde i stedet have været henvist til artikel 4, stk. 2, i bilag I til den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser, som vedrører prøveansatte.

[3] Dvs. 1,5 (måneder) ganget med 4 (salgsfremmende point) er lig med 6. 6 divideret med 12 er lig med 0,5, som derefter blev rundet op til 1 point.

[4] Vedtægtens artikel 90, stk. 1 og 2, bestemmer, at enhver person, der er omfattet af vedtægten, kan indgive en ansøgning, og at vedkommende kan indgive en klage til deres institutions ansættelsesmyndighed.

[5] En bedømmelses- og forfremmelsesrunde finder kun anvendelse på fastansatte tjenestemænd.

[6] Se artikel 12, stk. 2, i både den nye artikel 43 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser og artikel 45 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser.

[7] Sag F-80/08, Wenig mod Kommissionen, præmis 90.

[8] Sag C-443/07 P, Centeno Mediavilla m.fl. mod Kommissionen, Sml. 2008 I, s. 10945, præmis 89-92.

[9] Se http://myintracomm.ec.testa.eu/hr_admin/fr/appraisal_promotion/appraisal/Pages/index.aspx#3

[10] Ombudsmanden bemærker, at Europa-Kommissionen ifølge noter i en nylig sag vedrørende udeladelsen af kristne helligdage i Europa Diary 2010/2011-udgaven ikke blot har rettet fejlen, men også har undskyldt for den. Den pågældende fejl havde imidlertid negative virkninger for offentligheden, da den var stødende for nogle borgere. http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/10259/html.bookmark