Článek 1- Definice

Pro účely těchto prováděcích pravidel se:

(a) „orgánem“ rozumí orgán, instituce nebo jiný subjekt Evropské unie;

(b) „statutem“ rozumí nařízení Evropského parlamentu, kterým se stanoví pravidla a obecné podmínky výkonu funkce veřejného ochránce práv[1];

(c) „veřejným ochráncem práv“ rozumí osoba zvolená Evropským parlamentem v souladu s článkem 228 Smlouvy o fungování Evropské unie;

(d) „sekretariátem“ rozumí orgán složený z úředníků a dalších zaměstnanců, kteří jsou nápomocni veřejnému ochránci práv;

(e) „dokumentem“ rozumí jakýkoli obsah bez ohledu na formát (v tištěné podobě nebo uložený v elektronické podobě či jako zvukový, vizuální nebo audiovizuální záznam).

Článek 2- Přijímání stížností

2.1. Veřejný ochránce práv přijímá stížnosti podané písemně. Veřejný ochránce práv přijme příslušná opatření s cílem pomoci osobám se zdravotním postižením uplatnit jejich právo podat stížnost.

2.2. Stěžovatel ve stížnosti uvede, které informace považuje za důvěrné. Označení jakýchkoli informací stěžovatelem za důvěrné však veřejnému ochránci práv nebrání sdělit je dotčenému orgánu pro účely šetření. Veřejný ochránce práv informuje orgán o tom, které informace považuje stěžovatel za důvěrné.

2.3. Ve vhodných případech a se souhlasem stěžovatele může veřejný ochránce práv předat stížnost jinému příslušnému orgánu.

Článek 3- Zpracování stížností

3.1. Veřejný ochránce práv vyřizuje stížnosti v jakémkoli úředním či pracovním jazyce orgánů Unie.[2] Veřejný ochránce práv komunikuje se stěžovatelem v jazyce stížnosti, s výjimkou případů, kdy stěžovatel souhlasí s komunikací v jiném úředním či pracovním jazyce orgánů Evropské unie.

3.2. Veřejný ochránce práv rozhodne, zda je stížnost přípustná v souladu s čl. 2 odst. 4 statutu. Aby mohl toto rozhodnutí učinit, může sekretariát požádat stěžovatele o poskytnutí dalších informací či dokumentů.

3.3. Je-li stížnost nepřípustná, veřejný ochránce práv o tom informuje stěžovatele a spis o stížnosti uzavře.

3.4. Pokud veřejný ochránce práv rozhodne, že existuje důvod k prošetření přípustné stížnosti, zahájí šetření. Shledá-li, že důvod k zahájení šetření neexistuje, včetně případů, kdy je stížnost zjevně neopodstatněná, informuje o tom stěžovatele a spis o stížnosti uzavře.

3.5. Veřejný ochránce práv může případně informovat dotčený orgán o nepřípustných stížnostech nebo o stížnostech, u nichž shledá, že neexistuje důvod k zahájení šetření.

3.6. Pokud to veřejný ochránce práv považuje za vhodné, může v souladu s článkem 2 statutu přijmout opatření, aby zajistil, že stížnost bude vzhledem k její zvláštní povaze (včetně záležitostí, jako je whistleblowing či obtěžování) vyřízena přednostně.

3.7 Veřejný ochránce práv řeší případy nepatřičné komunikace a stížnosti, které představují zneužití procesu, v souladu s pokyny, které byly za tímto účelem přijaty. Tyto pokyny se zveřejní na jeho internetových stránkách.

Článek 4- Shromažďování informací během šetření

4.1. Pokud veřejný ochránce práv shledá důvod k zahájení šetření, určí, která obvinění stěžovatele spadají do oblasti působnosti šetření.

4.2. Veřejný ochránce práv může požádat dotčený orgán, aby se k uvedeným obviněním vyjádřil. Může jej rovněž požádat, aby se ve své odpovědi vyjádřil ke konkrétním aspektům obvinění a ke konkrétním otázkám, které ze stížnosti plynou nebo s ní souvisí.

4.3. V souladu s článkem 5 statutu poskytnou orgány za účelem šetření veřejnému ochránci práv na jeho žádost informace, včetně dokumentů. Tým veřejného ochránce práv pověřený šetřením může tyto informace prověřit a do těchto dokumentů nahlédnout, a to buď v prostorách dotčeného orgánu, nebo elektronickou cestou. Utajované informace EU se poskytují v prostorách dotčeného orgánu, není-li s veřejným ochráncem práv dohodnuto jinak.

4.4. Vyjádření orgánu k záležitostem uvedeným v odstavcích 2 a 3 tohoto článku musí být předloženo ve lhůtě, kterou stanoví veřejný ochránce práv a která zpravidla nepřekračuje tři měsíce. Přesná lhůta pro poskytnutí vyjádření musí být přiměřená složitosti a naléhavosti šetření. V případě, že šetření je podle názoru veřejného ochránce práv ve veřejném zájmu, je lhůta pro vyjádření stanovena na co nejkratší nezbytnou dobu. Není-li dotčený orgán schopen předložit vyjádření ve stanovené lhůtě, podá odůvodněnou žádost o její prodloužení.

4.5. Veřejný ochránce práv může dotčený orgán požádat o schůzku s týmem veřejného ochránce práv pověřeného šetřením s cílem vyjasnit otázky spadající do oblasti působnosti šetření.

4.6. V souladu s článkem 7 statutu může veřejný ochránce práv vyslechnout úředníky nebo jiné zaměstnance orgánu.

4.7. V souladu s pravidly stanovenými ve statutu může veřejný ochránce práv za účelem provedení šetření požádat členský stát prostřednictvím jeho stálého zastoupení o poskytnutí informací nebo dokumentů týkajících se údajného nesprávného úředního postupu orgánu.

4.8. Pokud orgán nebo členský stát poskytne veřejnému ochránci práv informace nebo dokumenty v souladu s odstavci 2, 3, 5 nebo 7 tohoto článku, jasně uvede, které utajované informace EU nebo jakékoli jiné informace považuje za důvěrné. Veřejný ochránce práv žádné takové informace nesdělí stěžovateli ani veřejnosti bez předchozího písemného souhlasu dotčeného orgánu nebo příslušného orgánu dotčeného členského státu. Veřejný ochránce práv zachází s utajovanými informacemi EU v souladu s pravidly stanovenými ve statutu a ve svém rozhodnutí o bezpečnostních pravidlech a postupech týkajících se přístupu k utajovaným informacím EU.

4.9. Na žádost veřejného ochránce práv poskytnou orgány své vyjádření v jazyce stížnosti. V případě potřeby může veřejný ochránce práv požádat orgány o předložení kopií příslušných dokumentů v jazyce stížnosti. V souvislosti s takovou žádostí veřejný ochránce práv jedná přiměřeně k potřebám stěžovatele a uvážlivě s ohledem na zdroje dotčeného orgánu.

4.10. Dokumenty nebo informace, které veřejný ochránce práv obdrží od orgánu nebo členského státu během šetření a které daný orgán či členský stát označí za důvěrné, včetně utajovaných informací EU, zůstávají v držení veřejného ochránce práv pouze po dobu šetření a do uplynutí lhůty pro vyřízení případné žádosti o přezkum podané podle čl. 9 odst. 3 tohoto rozhodnutí. Takové dokumenty nebo informace se po uzavření šetření a uplynutí lhůty pro vyřízení případné žádosti o přezkum zničí. Veřejný ochránce práv může požádat orgán nebo členský stát o uchovávání takových dokumentů nebo informací po dobu nejméně pěti let poté, co jim oznámí, že tyto dokumenty nebo informace již nemá v držení.

4.11. Pokud orgán nebo členský stát neposkytne veřejnému ochránci práv pomoc popsanou v odstavcích 2, 3, 5 nebo 7 tohoto článku, veřejný ochránce práv dotčenému orgánu nebo členskému státu připomene, proč je tato pomoc nezbytná. Nelze-li po jednání s dotčeným orgánem nebo členským státem věc vyřešit ke spokojenosti veřejného ochránce práv, může veřejný ochránce práv informovat Evropský parlament, který přijme příslušná opatření.

4.12. Veřejný ochránce práv může za účelem provedení šetření požádat stěžovatele nebo třetí stranu o poskytnutí informací či dokumentů nebo o vysvětlení informací či dokumentů, které mu již poskytl(a). Aniž je dotčen čl. 5 odst. 8 statutu, může si veřejný ochránce práv případně vyžádat stanovisko stěžovatele k vyjádření orgánu. Veřejný ochránce práv může též požádat o schůzku se stěžovatelem s cílem vyjasnit otázky spadající do oblasti působnosti šetření. Pokud stěžovatel neposkytne požadované informace, které jsou nezbytné k ukončení šetření, může veřejný ochránce práv šetření uzavřít.

4.13. Veřejný ochránce práv může nechat provést studie nebo vypracovat znalecké posudky, které považuje za relevantní pro výkon svého mandátu, včetně případů uvedených v čl. 2 odst. 6 statutu.

Článek 5- Návrhy řešení

5.1. Pokud se veřejný ochránce práv domnívá, že stížnost lze vyřešit, usiluje o nalezení řešení s dotčeným orgánem s cílem odstranit nesprávný úřední postup.

5.2. Dotčený orgán se k návrhu řešení veřejného ochránce práv vyjádří ve stanovené lhůtě, která zpravidla nepřekročí tři měsíce. Přesná lhůta pro poskytnutí vyjádření musí být přiměřená složitosti a naléhavosti šetření. V případě, že šetření je podle názoru veřejného ochránce práv ve veřejném zájmu, je lhůta pro vyjádření stanovena na co nejkratší nezbytnou dobu. Není-li dotčený orgán schopen předložit vyjádření ve stanovené lhůtě, podá odůvodněnou žádost o její prodloužení.

5.3. Veřejný ochránce práv informuje stěžovatele o navrhovaném řešení a o vyjádření dotčeného orgánu poté, co jej obdrží. Stěžovatel může veřejnému ochránci práv do jednoho měsíce předložit své připomínky.

Článek 6- Zjištění, doporučení a uzavření šetření

6.1. Veřejný ochránce práv může v průběhu šetření navrhovat zlepšení.

6.2. Pokud zjistí, že nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu, bylo nalezeno řešení nebo žádné další šetření není opodstatněné, šetření uzavře vydáním rozhodnutí, v němž uvede zjištění. V rozhodnutí o uzavření šetření může veřejný ochránce práv navrhnout zlepšení v souvislosti s problémy zjištěnými v průběhu šetření. Veřejný ochránce práv zašle toto rozhodnutí stěžovateli a dotčenému orgánu.

6.3. Pokud veřejný ochránce práv zjistí, že došlo k nesprávnému úřednímu postupu, předloží dotčenému orgánu případná vhodná doporučení v souladu s čl. 4 odst. 1 statutu a požádá jej, aby se k nim do tří měsíců vyjádřil. Ve vyjádření orgán uvede, zda doporučení provedl nebo je hodlá provést a pokud ano, jak. Veřejný ochránce práv toto vyjádření přepošle stěžovateli, který může do jednoho měsíce předložit připomínky.

6.4. Po prozkoumání vyjádření dotčeného orgánu a případných připomínek stěžovatele v souladu s odstavcem 3 tohoto článku může veřejný ochránce práv šetření uzavřít uvedením zjištění. Pokud veřejný ochránce práv uzavře šetření zjištěním nesprávného úředního postupu, může zopakovat dříve vydaná doporučení.

6.5. Zjistí-li, že v souvislosti s prošetřovaným případem bylo zahájeno soudní řízení, šetření uzavře a informuje o tom stěžovatele i orgán.

Článek 7- Zprávy Parlamentu

7.1. Veřejný ochránce práv pravidelně podává Evropskému parlamentu zprávy o svých šetřeních, včetně výroční zprávy, která obsahuje posouzení toho, jak se orgány řídí jeho doporučeními, návrhy řešení a návrhy na zlepšení. Zpráva případně uvede také výsledky šetření veřejného ochránce práv týkajících se obtěžování, whistleblowingu a střetů zájmů v rámci orgánů.

7.2. Veřejný ochránce práv může předložit Evropskému parlamentu zvláštní zprávu poté, co informoval dotčený orgán o jejím vypracování. Zvláštní zprávy se mohou týkat šetření případů, ve kterých veřejný ochránce práv zjistí nesprávný úřední postup a které považuje za zvláště důležité z hlediska veřejného zájmu.

Článek 8- Šetření z vlastního podnětu a navazující šetření

8.1. V souladu se svou funkcí stanovenou v čl. 1 odst. 3 a čl. 3 odst. 3 statutu provádí veřejný ochránce práv šetření z vlastního podnětu, pro která shledá důvod.

8.2. Veřejný ochránce práv se může mimo rámec šetření písemně obrátit na orgány s cílem zvýšit jejich povědomí, sdělit jim své připomínky nebo shromáždit informace o správních postupech. V návaznosti na to může veřejný ochránce práv v mezích stanovených v čl. 1 odst. 3 statutu a v souladu s čl. 3 odst. 3 statutu rozhodnout o provedení šetření z vlastního podnětu.

8.3. Na šetření z vlastního podnětu podle odstavců 1 a 2 tohoto článku se vztahují postupy platné pro šetření zahájená na základě stížností, a to v rozsahu, v jakém jsou pro tato šetření relevantní.

Článek 9- Procesní práva stěžovatele

9.1. Veřejný ochránce práv stěžovatele průběžně informuje o průběhu šetření.

9.2. Stěžovatel může v kterékoli fázi šetření předložit připomínky nebo poskytnout další informace, které nebyly známy v době podání stížnosti a které spadají do oblasti působnosti šetření veřejného ochránce práv.

9.3. Stěžovatel je oprávněn požádat o přezkum rozhodnutí přijatého v souladu s čl. 3 odst. 3 a 4 tohoto rozhodnutí a jakéhokoli zjištění uvedeného v rozhodnutí, kterým se šetření uzavírá, vyjma zjištění nesprávného úředního postupu. Podrobná pravidla, jimiž se veřejný ochránce práv řídí při řešení žádostí o přezkum, jsou stanovena v rozhodnutí veřejného ochránce práv a zveřejněna na jeho internetových stránkách.

9.4. Při podání žádosti o přezkum podle odstavce 3 tohoto článku je stěžovatel oprávněn požádat o nahlédnutí do spisu veřejného ochránce práv týkajícího se stížnosti. Sdělení informací uvedených ve spisu stěžovateli se řídí pravidly stanovenými ve statutu, zejména v čl. 5 odst. 8.

9.5. V zájmu ochrany oprávněných zájmů stěžovatele nebo třetí strany může veřejný ochránce práv označit informace ve stížnosti nebo v jiných dokumentech za důvěrné a informovat o tom orgán. Ve výjimečných případech, například v případě stížností týkajících se whistleblowingu, může veřejný ochránce práv rozhodnout, že dotčenému orgánu nesdělí totožnost stěžovatele.

9.6. Stěžovatel může stížnost stáhnout v kterékoli fázi šetření. To však veřejnému ochránci práv nebrání zahájit ve věci dané stížnosti šetření z vlastního podnětu.

Článek 10- Procesní práva orgánů

Veřejný ochránce práv zajistí, aby orgány byly průběžně informovány o jeho šetřeních a o jejich výsledcích a aby jim bylo umožněno předkládat připomínky a důkazy, jak je stanoveno v tomto rozhodnutí a ve statutu.

Článek 11- Delegování vyřizování stížností

Veřejný ochránce práv může plněním některých úkolů v procesu vyřizování stížností pověřit sekretariát. Sekretariát informuje stěžovatele o právu požádat veřejného ochránce práv o přezkum rozhodnutí přijatého veřejným ochráncem práv nebo jeho sekretariátem v souladu s rozhodnutím veřejného ochránce práv týkajícím se žádostí o přezkum.

Článek 12- Spolupráce s veřejnými ochránci práv a podobnými subjekty v členských státech

12.1. V souladu se statutem může veřejný ochránce práv spolupracovat s veřejnými ochránci práv a podobnými subjekty v členských státech, a to i prostřednictvím Evropské sítě veřejných ochránců práv.

12.2. Členové Evropské sítě veřejných ochránců práv mohou veřejnému ochránci práv pokládat dotazy týkající se záležitostí souvisejících s Evropskou unií. Považuje-li to veřejný ochránce práv za vhodné, může si od příslušného orgánu vyžádat odpověď na daný dotaz.

Článek 13- Zveřejňování informací o šetřeních

Veřejný ochránce práv může zveřejňovat o průběhu šetření informace, které nejsou utajované ani důvěrné. Veřejný ochránce práv může zejména v případě šetření, která jsou ve veřejném zájmu, provádět veřejné výměny s orgány nebo členskými státy, a to za podmínek stanovených v čl. 5 odst. 8 statutu.

Článek 14- Vstup v platnost

14.1. Veřejný ochránce práv ruší prováděcí pravidla přijatá dne 20. července 2016.

14.2. Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dnem 10. října 2023. Vztahuje se na všechna šetření probíhající k uvedenému datu, všechna šetření zahájená k uvedenému datu a všechny stížnosti, k nimž se k uvedenému datu veřejný ochránce práv dosud nevyjádřil.

14.3. Veřejný ochránce práv zveřejní toto rozhodnutí v Úředním věstníku Evropské unie a na svých internetových stránkách.

 

Ve Štrasburku dne 21. června 2023.

Emily O'REILLY

evropská veřejná ochránkyně práv

 

[1] Úř. věst. L 253, 16.7.2021, s. 1–10.

[2] Evropský veřejný ochránce práv uzavřel se Španělským královstvím správní dohodu, která v rámci komunikace mezi ním a občany a obyvateli Španělska umožňuje kromě španělštiny nebo kastilštiny oficiálně používat také jiné jazyky, které mají status uznaný v souladu se španělskou ústavou z roku 1978.