Vzdálená schůzka přes WebEx

Přítomni

Evropská komise

Pět členů generálního sekretariátu (SG)

Čtyři členové GŘ pro lidské zdroje a bezpečnost (GŘ HR)

Dva členové GŘ pro hospodářskou soutěž (GŘ COMP)

Evropský veřejný ochránce práv (ředitelství pro šetření)

paní FULLER Silvia, referentka pro šetření

pan LESAUVAGE Christophe, právní expert

paní EHNERT Tanja, koordinátorka šetření

paní MARIN Oana, referentka pro šetření

paní KOSMOPOULOU Maria Eleni, stážistka v oblasti šetření

Účel schůze

Účelem setkání bylo, aby vyšetřovací tým veřejného ochránce práv objasnil, jak Evropská komise vyřídila žádost stěžovatele o přístup veřejnosti k dokumentům týkajícím se přesunu bývalého zaměstnance GŘ COMP do soukromého sektoru, konkrétně:

1) zda Komise po registraci žádosti o přístup veřejnosti vyhledávala a identifikovala dokumenty, které spadají do rozsahu žádosti stěžovatele; a

2) proč se Komise neřídila přístupem, který zaujala při vyřizování předchozích podobných žádostí o přístup veřejnosti podaných stěžovatelem. V minulosti Komise zejména při odepření přístupu na základě čl. 4 odst. 1 písm. b) a čl. 4 odst. 3 nařízení č. 1049/2001 poskytla obecné informace o postupech, jichž se příslušné žádosti o přístup týkaly. Komise zejména i) identifikovala dokumenty, které spadají do oblasti působnosti žádosti; ii) určil počet žádostí, které (bývalý) zaměstnanec podal, a jejich právní základ; a iii) popsal podmínky, za nichž mohl bývalý zaměstnanec vykonávat nové činnosti.

Otázky byly spolu s žádostí o schůzku zaslány Komisi před zasedáním dne 12. června 2023.

Před zasedáním a na žádost veřejné ochránkyně práv poskytla Komise vyšetřovacímu týmu příslušné informace týkající se žádosti stěžovatele.

Úvod a procesní informace

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv se představil, poděkoval zástupcům Komise za setkání s nimi a stanovil účel setkání. Nastínily právní rámec, který se vztahuje na schůze pořádané veřejným ochráncem práv, zejména to, že veřejný ochránce práv bez předchozího souhlasu Komise nezveřejní žádné informace, které Komise označila za důvěrné, a to ani stěžovateli, ani žádné jiné osobě mimo úřad veřejného ochránce práv ^[1].

Vyšetřovací tým vysvětlil, že vypracuje návrh zprávy o schůzce, která bude zaslána Komisi, aby bylo zajištěno, že obsah bude věcně přesný a úplný. Zpráva ze zasedání by pak byla dokončena, zařazena do spisu a poskytnuta stěžovateli. Ve zprávě by nebyly obsaženy žádné důvěrné informace ani by nebyly jinak poskytnuty stěžovateli nebo jakékoli třetí straně.

Vyměňované informace

Identifikace dokumentů spadajících do rozsahu žádosti stěžovatele

Zástupci Komise objasnili, že když GŘ HR vyřizovalo žádost o přístup veřejnosti v počáteční fázi, bylo si vědomo toho, zda požadované dokumenty existují, či nikoli, nepovažovalo však za vhodné je v hypotéze o jejich existenci identifikovat. Je tomu tak proto, že pokud by požadované dokumenty existovaly, obsahovaly by osobní údaje po celou dobu, a dokonce i odhalení jejich existence by znamenalo předání osobních údajů. Vzhledem k tomu, že stěžovatel nesplnil požadavek stanovený v čl. 9 odst. 1 písm. b) nařízení 2018/1725 [2], tj. ve své žádosti o přístup veřejnosti neprokázal nezbytnost předání osobních údajů pro konkrétní účel ve veřejném zájmu, měla Komise za to, že nemůže ani potvrdit nebo popřít existenci požadovaných dokumentů.

Zástupci Komise dále objasnili, že při vyřizování potvrzujících žádostí se generální sekretariát spoléhá na příspěvky generálního ředitelství, které odpovídá za vyřízení původní žádosti. V tomto konkrétním případě to bylo GŘ HR, které poskytlo příspěvek a nezbytné informace.

Vzhledem k tomu, že žádost o přístup veřejnosti nezjistila nutnost předání osobních údajů stěžovateli, potvrdila Komise svůj předchozí závěr, že není nutné identifikovat dokumenty a provést jejich individuální posouzení.

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv požádal o vysvětlení, proč se Komise domnívala, že nemůže přistoupit k identifikaci dokumentů vzhledem k tomu, že články 12B, 16 a 40 služebního řádu EU stanoví určité postupy, a proto by mohly představovat základ pro zpracování osobních údajů.

Zástupci Komise objasnili, že podle nařízení 2018/1725 má subjekt údajů právo být informován o každém zpracování svých osobních údajů. To zahrnuje identifikaci dokumentů souvisejících s postupy stanovenými v článcích 12B, 16 a 40 služebního řádu EU a veškeré odkazy na ně. Vzhledem k tomu, že žádost o přístup veřejnosti nesplňovala podmínky stanovené v čl. 9 odst. 1 písm. b) nařízení 2018/1725, představovalo by zjištění jakýchkoli případných relevantních dokumentů a odkazování na ně porušení zabezpečení údajů, o němž by Komise musela subjekt údajů informovat. S ohledem na všechny výše uvedené skutečnosti Komise k takovým opatřením nepřistoupila.

V návaznosti na otázku vyšetřovacího týmu veřejného ochránce práv zástupci Komise konstatovali, že neinformovali subjekt údajů o žádosti o přístup ani nepožádali o souhlas se zveřejněním svých osobních údajů. Tato opatření nebyla zvážena, neboť stěžovatel nepředložil žádné argumenty prokazující nezbytnost předání osobních údajů. Zástupci Komise objasnili, že článek 9 nařízení 2018/1725 nestanoví, že orgán požádá subjekt údajů o souhlas. Zástupci Komise rovněž uvedli, že subjekt údajů nekontaktovali ani v potvrzující fázi.

Přístup uplatněný v této žádosti o přístup veřejnosti

Zástupci Komise uvedli, že Komise uplatňuje různé úrovně transparentnosti při vyřizování žádostí o přístup veřejnosti týkajících se zaměstnanců Komise v závislosti na tom, zda se žádost týká zaměstnanců na vyšších vedoucích pozicích, nebo níže.

Zástupci Komise dále konstatovali, že předchozí žádosti o přístup uvedené stěžovatelem se týkaly zaměstnanců Komise, kteří zastávali vyšší vedoucí funkce nebo byli součástí kabinetu komisaře. Naopak, současná žádost o přístup veřejnosti podaná stěžovatelem se týkala bývalého zaměstnance, který před odchodem z Komise nezastával vyšší vedoucí funkci ani funkci v soukromé kanceláři.

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv se dotázal, zda Komise ve svém posouzení zohlednila skutečnost, že subjekt údajů zveřejnil svůj přesun z Komise do soukromého sektoru.

Zástupci Komise odpověděli, že během zpracování žádosti buď nevěděli o žádných relevantních informacích zveřejněných subjektem údajů, nebo se domnívali, že tyto informace nepostačují k tomu, aby vedly k jinému závěru s ohledem na politiku Komise při vyřizování těchto žádostí.

Konečně vyšetřovací tým veřejného ochránce práv konstatoval, že přísný přístup Komise v projednávané věci by mohl vyvolat dojem, že postupy podle služebního řádu nebyly dodrženy, jelikož v odpovědi Komise na žádost žalobce nebyly uvedeny žádné dokumenty.

Zástupci Komise odpověděli, že formulace použitá v případech, jako je tento, je zaměřena na neexistenci právních důvodů pro identifikaci požadovaných dokumentů. Komise se jako taková nedomnívá, že vyvolává dojem, že dokumenty neexistují nebo že postupy nejsou dodržovány. Místo toho se zaměřuje na skutečnost, že nemůže potvrdit ani popřít existenci těchto dokumentů, neboť nařízení 2018/1725 neumožňuje jejich identifikaci, neboť by to představovalo protiprávní zpracování osobních údajů.

Závěr schůze

Vyšetřovací tým poděkoval zástupcům Komise za jejich čas a za poskytnutá vysvětlení a schůze skončila.

Po této schůzce poskytli zástupci Komise vyšetřovacímu týmu veřejné ochránkyně práv politiku Komise týkající se zpracování žádostí o přístup veřejnosti, které se týkají zaměstnanců na nemanažerských pozicích.

V Bruselu dne 24. srpna 2023

Silvia Fullerová Christophe Lesauvage

Inquiries Officer Právní expert

[1] Čl. 4 odst. 8 prováděcích ustanovení evropského veřejného ochránce práv.

[2] Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001 a rozhodnutí č. 1247/2002/ES (nařízení 2018/1725).