Osobně (Berlaymont)

Přítomni

Evropská komise (generální sekretariát, oddělení C1 a C2)

Zástupce vedoucího oddělení pro transparentnost, správu dokumentů a přístup k dokumentům

referent, koordinátor pro interinstitucionální vztahy – vztahy s evropským veřejným ochráncem práv

referent pro právní záležitosti a politiku, přístup k dokumentům

Dva zpracovatelé případů, přístup k dokumentům

Právní asistent, přístup k dokumentům

Evropský veřejný ochránce práv

Amandine Le Bellec, vyšetřovatelka

Alice Bernardová, vyšetřovatelka

Tanja Ehnert, koordinátorka pro dotazy

Jennifer King, právní expertka

Kilian Frey, stážista v oblasti poptávek

Souvislosti

Věc se týká toho, že Evropská komise neodpověděla na žádost o přístup veřejnosti k dokumentům týkajícím se svátku předsedy Komise. Při vyřizování žádosti o přístup v počáteční fázi Komise neidentifikovala žádné dokumenty spadající do oblasti působnosti žádosti. V listopadu 2023 stěžovatel tuto skutečnost napadl a požádal Komisi, aby své rozhodnutí přezkoumala. Vzhledem k tomu, že potvrzující rozhodnutí bylo odloženo, obrátil se stěžovatel v lednu 2024 na veřejnou ochránkyni práv.

V únoru 2024 požádala veřejná ochránkyně práv Komisi o odpověď na potvrzující žádost stěžovatele. V dubnu veřejný ochránce práv požádal o nahlédnutí do všech předběžně zjištěných dokumentů. Vzhledem k tomu, že v srpnu nebylo přijato potvrzující rozhodnutí a Komise informovala svůj úřad, že nezjistila žádné dokumenty týkající se žádosti, veřejná ochránkyně práv se podělila o své předběžné stanovisko k případu.[1] Kromě toho veřejná ochránkyně práv požádala o kontrolu interních konzultací a výměn v rámci Komise týkajících se žádosti o přístup veřejnosti. 

Účel inspekční schůzky

Setkání bylo uspořádáno z podnětu Komise s cílem poskytnout vyšetřovacímu týmu veřejného ochránce práv požadované interní výměny informací a řešit veškeré otázky po této kontrole.

Úvod a procesní informace

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv potvrdil, že bude vypracována zpráva, která bude zaslána Komisi s cílem zajistit věcnou správnost a úplnost obsahu. Ve zprávě by nebyly obsaženy žádné důvěrné informace ani by nebyly jinak poskytnuty stěžovateli nebo jakékoli třetí straně. Tyto informace jsou uvedeny v důvěrné příloze této zprávy o zasedání.

Zástupci Komise poskytli vyšetřovacímu týmu veřejného ochránce práv tištěné kopie požadovaných interních výměn a dokumentů, u nichž bylo předběžně zjištěno, že spadají do oblasti působnosti žádosti. Po kontrole vyšetřovací tým položil otázky k objasnění některých záležitostí z kontrolovaných dokumentů.

Seznam kontrolovaných dokumentů je uveden v důvěrné příloze.

Vyměňované informace

Lhůta pro přijetí potvrzujícího rozhodnutí

Zástupci Komise informovali vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv, že byl vypracován návrh potvrzujícího rozhodnutí, že bylo přezkoumáno právní službou a rozesláno k potvrzení v příslušných částech Komise. Zástupci Komise uvedli, že interní jednání stále probíhají. Proto nebylo možné stanovit harmonogram pro přijetí potvrzujícího rozhodnutí.

Zpoždění při vyřizování žádosti o přístup veřejnosti

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv se dotázal na zpoždění při vyřizování žádosti jak v počáteční fázi, tak v potvrzující fázi.

Pokud jde o počáteční fázi, zástupci Komise vysvětlili, že vzhledem k tomu, že se žádost týkala kabinetu předsedy Komise, byl za vyřízení žádosti odpovědný generální sekretariát. Uvedly, že zpoždění při zahájení vyřizování žádosti pravděpodobně souviselo s pracovní zátěží. Vysvětlily, že osoba odpovědná za původní odpověď od té doby opustila Komisi, takže nebylo možné získat více informací.

Pokud jde o potvrzující fázi, vyšetřovací tým veřejného ochránce práv vzal na vědomí včasnou registraci žádosti a počátečních výměn v rámci generálního tajemníka. Zástupci Komise vysvětlili, že pokud jde o potvrzující fázi, zatímco generální tajemník byl odpovědným útvarem za vyřízení žádosti, žádost o přezkum vyřizoval jiný subjekt zabývající se případem, aby byl zajištěn nezávislý přezkum. Krátce po zahájení přezkumu byl kabinet předsedy znovu požádán, aby provedl další vyhledávání s cílem určit příslušné dokumenty spadající do oblasti působnosti žádosti. Zástupci Komise vysvětlili, že její útvary zaslaly kabinetu předsedy řadu upomínek, a potvrdili, že do června 2024 nedošlo v této věci k žádnému dalšímu vývoji.

Vyhledávání a identifikace dokumentů

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv se dotázal, zda generální tajemník poskytl kabinetu předsedy pokyny ohledně toho, jak a kde vyhledávat dokumenty. Zástupci Komise zdůraznili, že generální sekretariát nemá žádné dokumenty. Je proto na příslušné části (příslušných částech) Komise – v tomto případě kabinetu –, aby provedla vyhledávání. Generální sekretariát nemůže poskytnout pokyny, jak vyhledávání provést, protože neví, zda dokumenty existují, ani kde by se nacházely, pokud by tomu tak bylo.

V odpovědi na otázku vyšetřovacího týmu veřejné ochránkyně práv ohledně toho, zda generální tajemník žádá příslušné útvary, aby vysvětlily, proč neexistují žádné dokumenty, nejsou-li dokumenty identifikovány, zástupci Komise uvedli, že se nejedná o jejich současnou praxi, ale že o tom mohou v budoucnu uvažovat.

Vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv položil zástupcům Komise na základě kontrolovaných dokumentů řadu otázek, zejména pokud jde o další výměny s jinými útvary Komise po předběžných stanoviscích veřejné ochránkyně práv.

Vzhledem k tomu, že přijetí potvrzujícího rozhodnutí stále probíhá, zástupci Komise uvedli, že v této fázi není možné se k identifikaci dokumentů dále vyjádřit.

Závěr schůze

Vyšetřovací tým poděkoval zástupcům Komise za jejich čas a za poskytnutá vysvětlení a schůze skončila.

V Bruselu dne 30. října 2024

Jennifer Král Amandine Le Bellec

Odborný referent pro právní otázky

[1] Dopis evropské veřejné ochránkyně práv Evropské komisi o tom, jak vyřizuje žádost o přístup veřejnosti k dokumentům týkajícím se svátku předsedy Komise, k dispozici na adrese: https://www.ombudsman.europa.eu/cs/doc/correspondence/cs/190963