Vážený pane B.,
dne 2. února 1998 jste podal stížnost evropskému veřejnému ochránci práv týkající se opožděné platby částek dlužných vaší společnosti CEAS Consultants (WYE) Ltd na základě smlouvy s Tacis Evropskou komisí.
Dne 26. února 1998 jsem předal stížnost předsedovi Evropské komise. Komise zaslala své stanovisko dne 8. června 1998. Předala jsem Vám jej s výzvou k vyjádření, kterou jste zaslal dne 18. června 1998. Dne 17. září 1998 jsem se znovu obrátil na Komisi s žádostí o další informace. Dne 13. října 1998 jste se písemně dotázal na průběh Vaší stížnosti. Komise zaslala odpověď na žádost o doplňující informace dne 9. listopadu 1998 a já jsem Vám ji předala dne 17. listopadu 1998 s výzvou k vyjádření, kterou jste zaslal dne 22. prosince 1998. Dne 14. října 1999 Vás mé útvary telefonicky kontaktovaly a ve stejný den jste zaslali další informace. Dne 31. ledna 2000 jste se písemně dotázal, kdy obdržíte rozhodnutí.
Píšu vám nyní, abych vám sdělil výsledky dotazů, které byly učiněny. Omlouvám se za to, jak dlouho trvalo vyřízení Vaší stížnosti.

Stížnost

Stěžovatel, společnost CEAS Consultants (WYE) Ltd, uzavřel s Evropskou komisí smlouvu o zřízení poradního oddělení pro politiku v oblasti potravin a zemědělství v Uzbekistánu. Dokončení projektu bylo naplánováno na konec srpna 1997. Bylo dohodnuto, že ke smlouvě bude vydán dodatek, kterým se smlouva prodlouží o tři měsíce. V červenci 1997 vydala Komise dodatek ke smlouvě. Komise dodatek podepsala a poté jej zaslala stěžovateli k podpisu. Dodatek však neobsahoval odkaz na dodatečnou platbu, jak požadoval stěžovatel. Společnost CEAS Consultants (WYE) Ltd proto Komisi ohledně této záležitosti několikrát faxem kontaktovala. Na základě těchto dotazů obdržel stěžovatel od Komise telefonní hovor. Podle stěžovatele odpovědný úředník Komise uvedl, že dodatečná platba by byla možná, a pověřil stěžovatele, aby z důvodu nedostatku času před uplynutím platnosti původní smlouvy ručně napsal příslušný dodatek ke stávajícímu dodatku, poté jej podepsal a vrátil Komisi. Na základě tohoto dodatku zaslal stěžovatel v září 1997 faktury s žádostí o platbu. Vzhledem k tomu, že platba nebyla provedena po uplynutí 60 dnů od uzavření smlouvy, stěžovatel navázal řadu kontaktů s Komisí a požadoval jak platbu, tak informace o tom, zda byly faktury přijaty. Teprve v lednu 1998 (přibližně o 130 dní později) a po několika žádostech o platbu a/nebo informacích o pokroku oznámila Komise stěžovateli, že faktury předložené v září 1997 byly formálně zamítnuty. Důvody zamítnutí spočívaly v tom, že stěžovateli zbývala pouze jedna možnost fakturace, tj. na konci projektu, a na konci projektu by proto měly být znovu předloženy zářijové faktury.
V této souvislosti podal stěžovatel stížnost veřejnému ochránci práv. Stěžovatel tvrdil, že ve smluvní výpovědní lhůtě 60 dnů nebyly uhrazeny žádné faktury podle smlouvy, a předložil tabulku, která nastínila zpoždění. Tabulka ukázala zpoždění až 223 dní. Stěžovatel rovněž tvrdil, že poskytnuté informace o tom, jak požadovat úroky, jsou nekonzistentní, nedostatečné a matoucí. Pokud jde o tuto záležitost, stěžovatel přiložil korespondenci, z níž vyplývá, že poté, co stěžovatel nezískal objasnění zájmu, požádal Komisi o vysvětlení. Žadatel však uvedl, že Komise poskytla odlišné poradenství. V důsledku toho byl stěžovatel toho názoru, že společnost CEAS Consultants (WYE) Ltd nemohla během trvání smlouvy požadovat úroky z prodlení.
Stěžovatel požadoval zaplacení všech neuhrazených poplatků a úroků, jakož i odškodnění.

Šetření

Stanovisko Komise Ve
svém stanovisku Komise shrnula následující body:
U programů Tacis se smlouvy uzavírají podle standardního vzoru, který zahrnuje smlouvu i „Všeobecné podmínky“. Ke každé smlouvě jsou rovněž vydány zvláštní pokyny pro předkládání a předkládání faktur.
Podle článku 13 smlouvy musí být každá změna smlouvy řádně písemně dohodnuta, včetně změn stanoveného splátkového kalendáře. Článek 46 všeobecných podmínek stanoví, že tyto změny musí spočívat v dodatkové dohodě podepsané každou ze stran.
Článek 6 smlouvy stanoví konkrétní harmonogram plateb, kdy je konečná platba splatná až po schválení závěrečné zprávy dodavatele. Útvary GŘ 1A jsou dále pověřeny, aby změny původně dohodnutých platebních podmínek přijímaly pouze výjimečně, a navíc se v „dodatcích aux Contracts“ generálního ředitelství GŘ 1A uvádí, že změny v harmonogramu plateb nemohou vést ke zvýšení počtu předpokládaných plateb. Finanční ředitelství F proto odmítlo provést platby, které nebyly uvedeny v harmonogramu počátečních plateb.
Pokud jde o fakturu předloženou stěžovatelem v září 1997, Komise vysvětlila, že platnost původní smlouvy skončila dne 18. července 1997, ale byla dvakrát prodloužena (dodatek č. 4 a 5) do 18. prosince 1997, aby bylo zajištěno řádné dokončení projektu. V souladu se smlouvami "Addenda aux Contracts" však nebyla žádost o dodatečnou, samostatnou platbu přijata. Komise odmítla oznámit stěžovateli telefonicky, aby jednostranně změnil znění dodatku č. 4, zejména úředníkem, na nějž stěžovatel upozornil a který byl v té době na dovolené.
Pokud jde o platbu úroků, Komise zdůraznila, že článek 31 obecných podmínek stanoví lhůtu splatnosti v délce 60 dnů od obdržení žádosti o platbu. V případě překročení této lhůty má zhotovitel nárok na zpožděný úrok. Zpožděné úroky však představují smluvní nárok podmíněný splátkovým kalendářem ve smlouvě. Pokud není splatná žádná platba za faktury předložené mimo tento dohodnutý harmonogram, nemohou narůstat žádné zpožděné úroky. Kromě toho článek 31 všeobecných podmínek stanoví, že Komise neodpovídá za zpoždění, která lze přičíst vlastním opomenutím a nedostatkům dodavatele při předkládání faktur. Komise rovněž uvedla, že všechny pohledávky týkající se poplatků a přímých výdajů v souvislosti s tímto projektem byly uhrazeny v plné výši a jedna faktura, která byla po opravách znovu předložena v dubnu 1998, byla zpracována.
Pokud jde o nárok stěžovatele na náhradu škody, Komise nepovažovala otázku náhrady škody za relevantní a stěžovatel v žádném případě nepředložil žádný důkaz o jakékoli újmě.
Připomínky stěžovatele
Stěžovatel ve svých připomínkách uvedl, že ručně psaná změna dodatku č. 4 byla provedena pouze jako přímý důsledek ústního poradenství, které Komise obdržela. Bez pověření od osoby zastupující Komisi by stěžovatel toto opatření neučinil.
Pokud jde o opožděné platby, stěžovatel poukázal na to, že Komise se tímto problémem nezabývala, ale odkázala pouze na opomenutí a nedostatky dodavatelů. Skutečnost, že úroky z prodlení byly nyní splatné, znamená, že Komise uznala, že nedodržela smluvní podmínky. Komise však neposkytla žádné vysvětlení přetrvávajících zpoždění při zpracování plateb úroků.
Pokud jde o tvrzení týkající se nekonzistentních, nedostatečných a matoucích informací o tom, jak požadovat úroky, žadatel zdůraznil, že Komise na tento bod neodpověděla.
Tvrzení Komise, že všechny žádosti o poplatky a přímé výdaje byly uhrazeny v plné výši, bylo ve skutečnosti nesprávné, protože poslední faktura stěžovatele nebyla dosud uhrazena. Musela být znovu předložena, protože Komise neuplatnila dohodnuté změny dodatku ke smlouvě.
Pokud jde o nárok na náhradu škody, stěžovatel se domníval, že náhrada škody je relevantní, pokud jde o úroky z prodlení předložené v září, které byly zamítnuty, pokud jde o neschopnost stěžovatele požadovat úroky během prvních 18 měsíců smlouvy z důvodu matoucích informací a také po značnou dobu, kterou zaměstnanci společnosti CEAS Consultants (WYE) Ltd strávili sledováním zpoždění a protichůdných informací od Komise.

Další dotazy

Po pečlivém zvážení stanoviska Komise a připomínek stěžovatele se veřejná ochránkyně práv rozhodla požádat Komisi o další informace týkající se zaprvé toho, zda Komise měla písemné pokyny pro zaměstnance, kteří jednají s dodavateli po telefonu, a zadruhé toho, zda Komise měla standardní informační list nebo rovnocenný dokument, který by dodavatele informoval o podmínkách, za nichž je úrok splatný, a o postupech, které mají být použity k požadování úroku. Veřejná ochránkyně práv rovněž vyzvala Komisi, aby se k připomínkám stěžovatele vyjádřila.
Ve své odpovědi Komise uvedla, že pokud jde o připomínky stěžovatele, ty se zaměřily na žádost o dodatečnou platbu. Komise zopakovala, že nenalezla žádné důkazy o tom, že by stěžovatel byl telefonicky vyzván, aby osobně napsal dodatek č. 4. Komise doplnila dopis úředníka, který hovořil se stěžovatelem, v němž uvedla, že žádné takové doporučení nebylo poskytnuto. Komise uvedla, že nemá písemné pokyny pro zaměstnance, kteří telefonicky jednají s dodavateli, má však konkrétní pokyny, jak vyřizovat žádosti o dodatečné platby. Pokud jde o informace pro smluvní strany o platbě úroků, Komise odkázala na článek 31 obecných podmínek (které byly součástí smlouvy) a článek 30 revidovaného znění obecných podmínek a uvedla, že tyto podmínky jsou samozřejmé. Komise dále odkázala na instruktážní list, který je dodavatelům poskytován ohledně způsobu předkládání faktur.
Druhé stanovisko Komise bylo předáno stěžovateli. Stěžovatel ve svém dalším vyjádření opět uvedl, že ručně psaná změna je přímým důsledkem doporučení úředníka Komise. Stěžovatel však nebyl schopen předložit listinné důkazy, ale zdůraznil, že vyvrátil prohlášení úředníka Komise a dále interní sdělení Komise s pokyny, jak vyřizovat žádosti o dodatečné platby, neprokazuje, že doporučený postup byl ve skutečnosti použit. Stěžovatel zdůraznil, že články vysvětlující postupy pro uplatnění úroků nejsou samozřejmé, ale matoucí. Komise se tímto údajným nesprávným úředním postupem nezabývala. Poslední faktura nebyla stěžovateli dosud uhrazena a Komise neodpověděla na žádný z vznesených bodů týkajících se náhrady škody.
V telefonickém hovoru mezi stěžovatelem a útvary veřejného ochránce práv v říjnu 1999 stěžovatel potvrdil, že byla uhrazena poslední neuhrazená faktura. Komise však nezaplatila částku, kterou písemně potvrdila v březnu 1998, ale sníženou částku na základě pozdějších výpočtů. Stěžovatel předpokládal, že snížená platba je v souladu s nařízeními Komise, ale považoval za nepřijatelné, aby ho Komise formálně informovala, že po pozdějším snížení této částky obdrží určitou částku.

ROZHODNUTÍ

1 Žádost o dodatečnou platbu
1.1 Podle stěžovatele Komise vydala dodatek č. 4 ke smlouvě, podepsala jej a poté jej zaslala stěžovateli k podpisu. Jelikož však dodatek neobsahoval odkaz na dodatečnou platbu, stěžovatel požádal Komisi, aby jej kontaktovala. V telefonním hovoru stěžovatel tvrdí, že mu bylo nařízeno, aby ručně napsal příslušnou změnu stávajícího dodatku, pak ji podepsal a vrátil Komisi. V souladu s ručně psanou změnou dodatku č. 4 pak stěžovatel v září 1997 předložil fakturu.
1.2 Komise odmítla zaplatit tuto fakturu z důvodu, že nepřijala ručně psaný dodatek. Dále odmítl, že by stěžovateli telefonicky řekl, aby jednostranně doplnil dodatek a předložil prohlášení dotčeného úředníka a sdělení GŘ 1A s pravidly týkajícími se změn smluv.
1.3 Smlouva mezi Komisí a stěžovatelem obsahuje mimo jiné splátkový kalendář a počet plateb. Podle článku 13 smlouvy musí být každá změna smlouvy sjednána písemně. Podle článku 46 přílohy E (Všeobecné podmínky pro zakázky na služby financované z fondů TACIS) smlouvy mohou být ustanovení smlouvy a jejích příloh změněna pouze dodatkem podepsaným oběma stranami.
1.4 Aby bylo zajištěno řádné dokončení projektu, byl vydán dodatek č. 4 k prodloužení smlouvy a změně rozpisu cen. Byla podepsána Komisí a poté zaslána stěžovateli k podpisu. Před jejím podpisem však stěžovatel vlastnoručně doplnil, že prozatímní faktura může být předložena k platbě v srpnu 1997.
1.5 Pokud jde o ručně psaný dodatek, Komise poskytla poznámku úředníka, který hovořil se stěžovatelem, s prohlášením, že úředník stěžovateli neposkytl radu, aby jednostranně doplnil dodatek. Stěžovatel toto tvrzení vyvrátil. Komise rovněž poskytla sdělení týkající se dodatků ke smlouvám, které uzavřelo GŘ 1A. V poznámce se uvádí, že změny v harmonogramu plateb nemohou vést ke zvýšení počtu předpokládaných plateb. Stěžovatel uvedl, že interní sdělení neprokazuje, že doporučený postup byl skutečně uplatněn. Pokud jde o tento aspekt věci, jedná se tedy o konflikt důkazů. S ohledem na výše uvedené a dále vzhledem k tomu, že podle pravidel smlouvy nebyla provedena žádná formální změna týkající se dodatečné platby, stěžovatel neprokázal, že mu Komise doporučila jednostranně doplnit dodatek č. 4.
1.6 Veřejný ochránce práv proto shledává, že v souvislosti s tímto aspektem případu nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu.
2 Opožděné platby
2.1 Stěžovatel uvedl, že všechny platby podle smlouvy byly opožděné a nebyly uhrazeny ve smluvní lhůtě 60 dnů, a předložil tabulku uvádějící zpoždění až 223 dnů. Stěžovatel rovněž později uvedl, že Komise neposkytla žádné vysvětlení zpoždění.
2.2 Komise se k tomuto tvrzení stěžovatele nevyjádřila, a to ani ve svém prvním, ani ve svém druhém stanovisku, ale pouze uvedla, že platby již byly provedeny.
2.3 Řádným správním postupem je jednat v souladu se smlouvou a provádět platby v přiměřené lhůtě. V tomto případě se Komise nevyjádřila k tvrzení stěžovatele ohledně opožděných plateb. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že i když již byly platby provedeny, z informací předložených stěžovatelem jasně vyplynulo, že došlo ke zpožděním, která nebyla řádně odůvodněna. Jedná se o případ nesprávného úředního postupu. Veřejná ochránkyně práv proto zašle Komisi kritickou připomínku.
3 Informace o tom, jak požadovat úroky
3.1 Stěžovatel uvedl, že informace poskytnuté Komisí o tom, jak požadovat úroky, byly nekonzistentní, špatné a matoucí, což vedlo k tomu, že stěžovatel měl potíže požadovat úroky z prodlení. Pokud jde o tuto záležitost, stěžovatel připojil korespondenci s Komisí.
3.2 Komise se podrobně nevyjádřila k tvrzením stěžovatele týkajícím se nekonzistentních a matoucích informací, ale odkázala na článek 31 Všeobecných podmínek (které byly součástí smlouvy) a článek 30 revidovaného znění Všeobecných podmínek, kde uvedla, že tyto informace jsou samozřejmé. Komise dále odkázala na návod k předkládání faktur.
3.3 Článek 31 Všeobecných podmínek se týká "Platebního řádu". Uvádí se v něm, že platba musí být provedena do 60 dnů od obdržení žádosti o platbu. Článek 31 odst. 5 odkazuje na úroky a stanoví:

„Jestliže jsou lhůty pro platby překročeny a ze smlouvy nevznikl žádný nárok, má dodavatel automaticky a bez předchozího upozornění nárok na úroky vypočtené poměrně na základě počtu kalendářních dnů, o které je platba opožděna, podle diskontní sazby vydávajícího institutu státu, v němž dodavatel požádal o provedení platby.“

Článek 31 všeobecných podmínek tedy uvádí, že zhotovitel, tj. v tomto případě stěžovatel, má právo na úroky v případě překročení platebních lhůt.
3.4 Poskytnutí informací na požádání je v souladu s řádným správním postupem. Stěžovatel požádal Komisi o objasnění toho, jak nárokovat úroky, a Komise mu alespoň dvakrát poskytla odlišné stanovisko. Komise ve svých stanoviscích k této stížnosti nepředložila veřejnému ochránci práv žádné připomínky. Veřejná ochránkyně práv shledává, že stěžovatel prokázal, že Komise na jeho odůvodněnou žádost neposkytla jasné informace v přijatelné lhůtě. Jedná se o případ nesprávného úředního postupu. Veřejná ochránkyně práv proto zašle Komisi kritickou připomínku.
Závěr Na
základě šetření veřejné ochránkyně práv týkajících se této stížnosti je nezbytné učinit následující kritické poznámky:

Řádným správním postupem je jednat v souladu se smlouvou a provádět platby v přiměřené lhůtě. V tomto případě se Komise nevyjádřila k tvrzení stěžovatele ohledně opožděných plateb. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že i když již byly platby provedeny, z informací předložených stěžovatelem jasně vyplynulo, že došlo ke zpožděním, která nebyla řádně odůvodněna. Jedná se o případ nesprávného úředního postupu.

Poskytnutí informací na požádání je v souladu s řádným správním postupem. Stěžovatel požádal Komisi o objasnění toho, jak nárokovat úroky, a Komise mu alespoň dvakrát poskytla odlišné stanovisko. Komise ve svých stanoviscích k této stížnosti nepředložila veřejnému ochránci práv žádné připomínky. Veřejná ochránkyně práv shledává, že stěžovatel prokázal, že Komise na jeho odůvodněnou žádost neposkytla jasné informace v přijatelné lhůtě. Jedná se o případ nesprávného úředního postupu.

Vzhledem k tomu, že se tyto aspekty věci týkají postupů souvisejících s konkrétními událostmi v minulosti, není vhodné usilovat o smírné urovnání této záležitosti. Veřejná ochránkyně práv proto případ uzavírá.
O tomto rozhodnutí bude rovněž informován předseda Evropské komise.
Váš upřímně
Jacob SÖDERMAN