Skutečnosti předcházející stížnosti

1. Stěžovatel, doktor veterinární vědy z Polska, pracoval jako odborník na projekt financovaný EU. Dne 9. listopadu 2011 předložil evropskému veřejnému ochránci práv (2386/2010/(AR)MHZ) stížnost týkající se dvou otázek: žádost Komise o odvolání stěžovatele z funkce klíčového odborníka a vedoucího týmu pro tento projekt financovaný EU (dále jen „aspekt A“) a odmítnutí Komise zpřístupnit dokumenty týkající se jeho odvolání (dále jen „aspekt B“). V průběhu šetření stížnosti se veřejný ochránce práv z procesních důvodů rozhodl provést dvě samostatná šetření těchto dvou otázek. Šetření týkající se Aspektu A bylo provedeno pod původním referenčním číslem stížnosti 2386/2010/(AR)MHZ a šetření týkající se Aspektu B bylo provedeno pod referenčním číslem (1013/2012/(AR)MHZ). Toto rozhodnutí se týká aspektu B, na nějž se vztahuje stížnost č. 1013/2012/(AR)MHZ. Pokud jde o aspekt A, na který se vztahuje stížnost č. 2386/2010/(AR)MHZ, vydal veřejný ochránce práv dne 31. července 2012 samostatné rozhodnutí.

2. Komise vyhlásila nabídkové řízení a poté uzavřela smlouvu s úspěšným konsorciem na provádění projektu pomoci financovaného Evropskou unií v Bosně a Hercegovině Europe Aid/126654/C/SER/BA, „Podpora provádění a prosazování právních předpisů Bosny a Hercegoviny v oblasti potravin“(dále jen „projekt“). Vůdcem konsorcia byla italská poradenská společnost (dále jen „vůdce“). Zadavatelem byla delegace Komise (dále jen „delegace“) v Bosně a Hercegovině.

3. Dne 7. srpna 2009 podepsal Leader se stěžovatelem smlouvu. Jmenovala ho vedoucím týmu a klíčovým odborníkem na bezpečnost potravin, kterého se projekt týkal. Provádění projektu a práce stěžovatele byly zahájeny dne 14. září 2009.

4. Dne 24. května 2010 požádala delegace vedoucího, aby nahradil stěžovatele ve funkci vedoucího týmu projektu v souladu s čl. 17 odst. 2 obecných podmínek smlouvy [1]. Dne 27. května 2010 odpověděl vedoucí představitel Komisi. Dne 28. července 2010 obdržel stěžovatel e-mail od předsedy vedoucího, kterým byl odvolán z funkce vedoucího týmu, kterou zastával od 6. srpna 2009. Vedoucí uvedl, že o odvolání požádala delegace, ale neuvedl žádné důvody, které by odvolání odůvodňovaly. Vedoucí následně stěžovateli sdělil, že se může s žádostí o další informace obrátit na delegaci.

5. Dne 10. srpna 2010 podal stěžovatel delegaci vlastnoručně žádost ze dne 9. srpna 2010 o přístup ke všem dokumentům týkajícím se výkonu jeho funkce vedoucího týmu a jeho propuštění z projektu. Žádost byla vypracována v polštině. Stěžovatel se ve své žádosti dovolával nařízení č. 1049/2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise [2]. Uvedl, že si přeje mít přístup „ke všem dokumentům týkajícím se [jeho] výkonu povinností vedoucího týmu zapojeného do [projektu] …, které byly vypracovány v delegaci … nebo které delegace obdržela a v současné době má v držení.“Delegace zaevidovala žádost ve svém systému ADONIS dne 10. srpna 2010.

6. Dne 25. srpna 2010 zaslala delegace stěžovateli dopis nazvaný „Potvrzení o přijetí Vašich dvou dopisů ze dne 9. srpna 2010“. Odkázala na jeho výše uvedenou žádost o přístup a rovněž na stížnost týkající se jeho odvolání, kterou téhož dne předložil delegaci. Delegace uvedla, že „lze očekávat, že [hmotněprávní] odpověď [mu] bude poskytnuta během příštích šesti týdnů.“

7. Dne 2. září 2010 zaslal stěžovatel delegaci e-mail, k němuž připojil dopis nazvaný „Potvrzující žádost podle čl. 7 odst. 4 nařízení č. 1049/2001“. Uvedl, že dopis delegace ze dne 25. srpna 2010 neodpověděl správně na jeho původní žádost ze dne 9. srpna 2010. Trval na své původní žádosti o přístup k dokumentům, jak je uvedeno v jeho původní žádosti ze dne 9. srpna 2010. Požádal rovněž o přístup k elektronickému rejstříku dokumentů, který vede delegace. Zastával názor, že v delegaci by měl být podle článku 11 nařízení č. 1049/2011 zprovozněn rejstřík umožňující přístup v elektronické podobě. Delegace potvrdila přijetí tohoto e-mailu téhož dne. Dne 3. září 2010 zaslal stěžovatel tentýž dopis rovněž delegaci v Bosně a Hercegovině doporučeným dopisem z Varšavy.

8. Dne 3. září 2010 obdržel od delegace e-mail v odpovědi na svou původní žádost ze dne 9. srpna 2010. Odpověď byla napsána v polštině a angličtině. Polská verze nesla datum 3. srpna 2010 a anglická verze 3. září 2010. Delegace uvedla, že „s politováním [mu] oznamuje, že se na požadovaný dokument (požadované dokumenty) vztahuje jedna z výjimek stanovených v politice týkající se přístupu k dokumentům a že [mu] nemůže být zpřístupněn (zpřístupněny). Výjimkou, která se vztahuje na požadovaný dokument (požadované dokumenty), je skutečnost, že požadovaný dokument (požadované dokumenty) se týká smlouvy … mezi Evropskou komisí a [vedoucím]. Zpřístupnění požadovaných dokumentů by ohrozilo ochranu obchodních zájmů [vedoucího]. Výjimka stanovená v článku 4 [2] nařízení č. 1049/2001 se použije.“Delegace informovala stěžovatele, že může podat potvrzující žádost generálnímu tajemníkovi Komise do 15 dnů od obdržení tohoto dopisu. Stěžovateli poskytla adresu generálního tajemníka.

9. Dne 17. září 2010 zaslala delegace stěžovateli další dopis, který měl více než dvě strany. V podstatě odkazoval na odvolání stěžovatele z funkce klíčového odborníka a vedoucího týmu projektu. Poslední dvě věty tohoto dopisu se týkaly žádosti o dokumenty. Delegace uvedla: „Připomínáme, že zpřístupnění komunikace s [vedoucím] by ohrozilo ochranu obchodních zájmů [vedoucího], jak je stanoveno v čl. 4 odst. 2 nařízení č. 1049/2001. [Vůdce] nás výslovně požádal, abychom takové sdělení nezveřejňovali.“

10. Stěžovatel měl za to, že ve lhůtě stanovené nařízením č. 1049/2001 již dne 2. září 2010 podal potvrzující žádost, a nepředložil novou potvrzující žádost, jak bylo navrženo ve výše uvedeném dopise delegace ze dne 3. září 2010. Místo toho čekal na odpověď na svou potvrzující žádost ze dne 2. září 2010. Dne 21. září 2010 zaslal stěžovatel delegaci dopis, v němž uvedl, že "proti dokumentům v delegaci … byly spáchány trestné činy". Konstatoval, že anglická a polská verze odpovědi Komise, kterou obdržel dne 3. září 2010, obsahovala různá data. Domníval se, že došlo k "padělání podpisu"a že ustanovení o přezkumu bylo formulováno nesprávně.

11. Dne 23. září 2010 delegace odpověděla omluvou za chybu v datu polského znění a požádala stěžovatele, aby se obrátil na generálního tajemníka, bude-li mít další otázky týkající se nařízení č. 1049/2001. Delegace uvedla, že záležitost považuje za uzavřenou.

12. Dne 11. října 2010 se stěžovatel obrátil na delegaci. Uvedl, že neobdržel odpověď na svou potvrzující žádost ze dne 2. září 2010, a měl za to, že toto pochybení představuje implicitní zamítnutí této potvrzující žádosti.

13. Delegace ve své odpovědi ze dne 26. října 2010 (která rovněž odkazovala na aspekt A) uvedla, že „žádost [stěžovatele] o přístup k dokumentům podle nařízení (ES) č. 1049/2001 byla … řešena v [dopisu delegace ze dne 17. září 2010].“ Delegace neodkázala na potvrzující žádost stěžovatele ze dne 2. září 2010 a na svou odpověď stěžovateli ze dne 3. září 2010.

14. Stěžovatel nebyl spokojen se způsobem, jakým Komise řešila aspekty A a B, a obrátil se na veřejného ochránce práv.

Předmět šetření týkajícího se aspektu B (žádost stěžovatele o přístup k dokumentům a rejstříku)

15. Za prvé stěžovatel tvrdil, že odmítnutí Komise poskytnout mu přístup k dokumentům týkajícím se jeho výkonu jako vedoucího týmu v projektu a jeho propuštění nebylo řádně odůvodněno. Zadruhé tvrdil, že Komise neodpověděla na jeho žádost o přístup do rejstříku dokumentů delegace.

16. Tvrdil, že by mu Komise měla poskytnout přístup k požadovaným dokumentům.

17. Ve svých připomínkách ke stanovisku Komise stěžovatel objasnil výše uvedené tvrzení s ohledem na informace, které Komise ve svém stanovisku poskytla. Uvedl, že si přeje mít přístup k: i) dokumenty uvedené ve stanovisku Komise (a) monitorovací zprávy týkající se projektu ze dne 15. ledna, 30. března a 18. května 2010, b) dopis delegace vedoucímu pracovníkovi ze dne 24. května 2010 a c) odpověď vedoucího pracovníka ze dne 27. května 2010); ii) všechny dokumenty obsahující kritické připomínky k výkonnosti stěžovatele, které Komise adresovala vedoucímu; a iii) veškeré dokumenty/informace obsahující jeho osobní údaje ve smyslu nařízení 45/2001 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů [3].

18. Pokud jde o změnu tvrzení stěžovatele, veřejný ochránce práv konstatuje, že původní žádost stěžovatele o přístup byla široká a mohla dokonale zahrnovat všechny dokumenty, které byly následně upřesněny v připomínkách stěžovatele. Z tohoto důvodu je pozměněný návrh v rámci tohoto šetření přípustný a bude projednán. Tento závěr se týká všech dokumentů uvedených v bodech i) až iii) výše, s výjimkou dokumentu uvedeného v bodě i) písm. b). Toto vyloučení je způsobeno skutečností (uvedenou Komisí ve stanovisku a potvrzenou stěžovatelem v jeho připomínkách), že souběžně s tímto šetřením stěžovatel požádal o částečný přístup k tomuto dokumentu a získal jej na základě článku 13 nařízení 45/2001.

19. Ve svých připomínkách ke stanovisku Komise stěžovatel rovněž odkázal na informace, které Komise poskytla v odpovědi na jeho druhé tvrzení, že delegace nemá elektronický rejstřík dokumentů. Stěžovatel uvedl, že pokud tomu tak je, delegace porušuje článek 11 nařízení č. 1049/2001 [4]. Vzhledem k tomu, že toto prohlášení by mohlo být považováno za nové tvrzení, je veřejná ochránkyně práv toho názoru, že každá delegace EU by neměla být posuzována individuálně, pokud jde o její soulad s článkem 11 nařízení č. 1049/2001, ale že za odpovědný by měl být považován spíše orgán EU, jehož se delegace staly nedílnou součástí od 2. prosince 2009, a sice Evropská služba pro vnější činnost (ESVČ). Vzhledem k tomu, že šetření v projednávané věci bylo zaměřeno na Komisi, a nikoli na ESVČ, veřejný ochránce práv se nebude tímto aspektem stížnosti dále zabývat. Pokud si stěžovatel přeje podat novou stížnost na ESVČ týkající se souladu delegace EU v Bosně a Hercegovině s článkem 11 nařízení č. 1049/2011, měl by se nejprve obrátit na ESVČ.

Šetření

20. Dne 20. prosince 2010 požádala veřejná ochránkyně práv Evropskou komisi o stanovisko k aspektům A a B, jichž se původně týkala stížnost 2386/2010/(AR)MHZ. Dne 1. července 2011 Komise konečně předložila své stanovisko k aspektům A a B v angličtině (které mělo být vydáno dne 31. března) a dne 7. července 2011 předložila překlad stanoviska do polštiny. Překlad byl předán stěžovateli k vyjádření. Své vyjádření předložil dne 22. srpna 2011.

21. Dne 22. listopadu 2011 položil veřejný ochránce práv Komisi řadu otázek týkajících se aspektů A a B a požádal o odpověď do 31. ledna 2012. Komise nakonec odpověděla dne 30. března 2012 v angličtině a o dva týdny později předložila překlad této odpovědi do polštiny. Překlad byl předán stěžovateli k vyjádření. Vyjádření předložil dne 30. května 2012. Mezitím útvary veřejného ochránce práv provedly dne 5. prosince 2011 kontrolu dokumentů týkajících se jak aspektů A, tak B stížnosti v prostorách Komise v Bruselu. Komise klasifikovala všechny kontrolované dokumenty jako důvěrné [5]. Dne 12. ledna 2012 zaslal veřejný ochránce práv pro informaci zprávu o kontrole jak stěžovateli, tak Komisi.

22. Dne 21. května 2012 se veřejný ochránce práv rozhodl zabývat se aspekty A a B odděleně. Jak je uvedeno v bodě 1 výše, aspekt A byl přezkoumán pod číslem stížnosti 2386/2010/(AR)MHZ a aspekt B byl přezkoumán pod novým referenčním číslem, tj. pod číslem stížnosti 1013/2012/(AR)MHZ.

23. Dne 31. července 2012 zaslala veřejná ochránkyně práv Komisi návrh doporučení týkající se tohoto případu (1013/2012/(AR)MHZ). Komise odpověděla dne 7. prosince 2012. Polský překlad této odpovědi byl zaslán stěžovateli k vyjádření. Dne 30. ledna 2013 předložil stěžovatel své připomínky.

Analýza a závěry veřejného ochránce práv

A. Údajné neodůvodnění odmítnutí zpřístupnit dokumenty a související tvrzení

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

24. Stěžovatel původně požádal Komisi o přístup ke všem dokumentům týkajícím se výkonu jeho povinností vedoucího týmu a jeho propuštění. Ve svém vyjádření upřesnil, že požadované dokumenty jsou: i) monitorovací zprávy ze dne 15. ledna, 30. března a 18. května 2010; ii) odpověď vedoucího delegace ze dne 27. května 2010; iii) všechny dokumenty obsahující kritické připomínky k výkonnosti stěžovatele, které Komise zaslala vedoucímu pracovníkovi, s výjimkou dopisu Komise vedoucímu pracovníkovi ze dne 24. května 2010, k němuž měl mezitím přístup podle nařízení č. 45/2001; iv) veškeré dokumenty/informace obsahující jeho osobní údaje ve smyslu nařízení č. 45/2001.

25. Ve svém stanovisku ke stížnosti Komise odmítla zaujmout k žádostem stěžovatele o přístup v podstatě stanovisko z důvodu, že stěžovatel nesplnil procesní požadavek nařízení č. 1049/2001 na předložení potvrzující žádosti. Podle názoru Komise nelze dopis stěžovatele ze dne 2. září 2010, který potvrdil jeho původní žádost ze dne 10. srpna 2010, považovat za potvrzující žádost, protože odpověď Komise na původní žádost stěžovatele mu byla zaslána dne 3. září 2010.

26. Ve své odpovědi ze dne 30. března 2012 na konkrétní připomínky veřejného ochránce práv uvedené v jeho dopise ze dne 22. listopadu 2011 [6] Komise uznala, že její odpověď zaslaná stěžovateli dne 25. srpna 2010 není v souladu s nařízením č. 1049/2011. Dále souhlasila s názorem veřejného ochránce práv vyjádřeným ve výše uvedeném dopise [7], že skutečnost, že odpověď Komise ze dne 3. září 2010, která byla zaslána po uplynutí lhůty 15 pracovních dnů, se shodovala s potvrzující žádostí stěžovatele ze dne 2. září 2010, nezbavuje tuto žádost jejího potvrzujícího statusu, neboť původní odpověď Komise obsahovala odmítnutí. Komise souhlasila s tím, že by bylo příliš formalistické požadovat, aby stěžovatel obnovil svou potvrzující žádost, a uvedla, že „je ochotna zaujmout k otázce přístupu k dotčeným dokumentům postoj podle nařízení č. 1049/2001 i nařízení č. 45/2001“.

27. Komise poté podle nařízení č. 1049/2011 umožnila přístup k monitorovací zprávě ze dne 15. ledna 2010 (a poukázala v tomto ohledu na to, že vedoucí ji již zaslal stěžovateli dne 21. ledna 2010) a k dopisu delegace ze dne 31. prosince 2009 vedoucímu, který obsahoval připomínky delegace k prvnímu návrhu počáteční zprávy (Komise z prohlášení vedoucího vyrozuměla, že stěžovatel ji měl rovněž k dispozici). Kromě toho Komise poté, co získala souhlas vedoucího delegace, zveřejnila v souladu s nařízením č. 45/2001 odpověď vedoucího delegace ze dne 27. května 2010. K odpovědi přiložila kopii tohoto dopisu.

28. Pokud jde o monitorovací zprávy ze dne 30. března a 18. května 2010, Komise ve své odpovědi uvedla, že „po závěrečných konzultacích s právními službami předá rozhodnutí o možném zpřístupnění veřejnému ochránci práv, jakmile bude přijato.“ V tomto ohledu Komise poukázala na to, že monitorovací zpráva ze dne 18. května 2010 je stejným dokumentem jako „zápis ze zasedání“ze dne 18. května 2010.

29. Ve svém vyjádření k odpovědi Komise ze dne 30. března 2012 stěžovatel poukázal na to, že neobdržel odpověď na svou potvrzující žádost ze dne 2. září 2010.

Posouzení veřejné ochránkyně práv vedoucí k návrhu doporučení

30. V návrhu doporučení veřejný ochránce práv uvedl, že oceňuje, že Komise souhlasila s jeho názorem, že dopis stěžovatele ze dne 2. září 2010 představuje potvrzující žádost podle článku 8 nařízení č. 1049/2001. Rovněž vzal na vědomí prohlášení Komise, že se rozhodla znovu zaujmout postoj k původní žádosti stěžovatele o přístup. Ve své odpovědi na další otázky veřejného ochránce práv se však Komise omezila na zveřejnění tří dokumentů.

31. Zaprvé v souladu s nařízením č. 1049/2001 zveřejnila monitorovací zprávu ze dne 15. ledna 2010 [8] a dne 30. března 2012, tedy téměř rok a půl poté, co stěžovatel podal svou původní žádost, uvedla, že k tomu, aby mohla rozhodnout o zpřístupnění zbývajících zpráv ze dne 30. března a 18. května 2010, potřebuje ještě získat stanovisko právní služby Komise. Veřejná ochránkyně práv a stěžovatel čekali na konečný postoj Komise déle než dva měsíce, ale Komise jej nesdělila. Obrovské zpoždění při vyřizování této žádosti o přístup představuje nepřijatelné chování ze strany Komise a jasný případ nesprávného úředního postupu.

32. Za druhé Komise uvedla, že i) stěžovatel již měl k dispozici dopis delegace vedoucímu představiteli ze dne 31. prosince 2009 (přesto však ke své odpovědi připojil kopii tohoto dokumentu) a ii) tento dokument obsahoval kritické poznámky k jeho výkonnosti. Kromě toho Komise v souladu s nařízením č. 45/2001 zveřejnila dopis lídra Komisi ze dne 27. května 2010. V tomto ohledu je třeba poznamenat, že stěžovatel podal žádost o přístup k dokumentům se dvěma zvláštními charakteristikami: i) všechny dokumenty obsahující kritické poznámky k výkonnosti stěžovatele, které Komise adresovala vedoucímu, a ii) všechny dokumenty/informace obsahující jeho osobní údaje ve smyslu nařízení č. 45/2001. Komise ve své odpovědi zastávala názor, že dopis delegace vedoucímu představiteli ze dne 31. prosince 2009 a dopis vedoucího představitele Komisi ze dne 27. května 2010 patří do kategorie ii). Komise však zcela mlčela, pokud jde o existenci jiných dokumentů v jejím spise, které by mohly spadat do kategorie ii) i ii).

33. Veřejný ochránce práv uvedl, že je tímto mlčením zmaten, zejména proto, že jeho útvary nahlédly do dokumentů obsažených ve spisu Komise a byl si vědom toho, že v tomto spisu je více dokumentů, které obsahují informace odpovídající charakteristikám uvedeným stěžovatelem. Kromě dopisů delegace adresovaných vedoucímu pracovníkovi ze dne 31. prosince 2009 (zveřejněných v odpovědi Komise ze dne 30. března 2012) a ze dne 24. května 2010 (zpřístupněných přímo stěžovateli v průběhu šetření) je v kontrolovaném spisu ještě jeden dokument adresovaný delegací vedoucímu pracovníkovi, který obsahuje kritické poznámky k výkonnosti stěžovatele. Kromě toho tento dokument a dalších devět dokumentů v nahlíženém spisu obsahují osobní údaje týkající se stěžovatele [9] (kromě korespondence stěžovatele, která je rovněž obsažena ve spisu).

34. V tomto ohledu veřejný ochránce práv nejprve poznamenal, že čl. 41 odst. 2 písm. b) Listiny základních práv EU stanoví, že právo na řádnou správu zahrnuje právo každé osoby na přístup ke spisu, který se jí týká, při respektování oprávněných zájmů důvěrnosti a profesního a obchodního tajemství. Kromě toho Listina v článku 42 stanoví právo občanů na přístup k dokumentům obecně.

35. Zadruhé veřejná ochránkyně práv zdůraznila, že Soudní dvůr EU jasně rozhodl, že při vyřizování žádosti o přístup k dokumentům podle nařízení č. 1049/2001 musí orgány provést zvláštní přezkum každého dotčeného dokumentu. Aby tak mohly učinit, musí tedy orgány nejprve identifikovat dokumenty odpovídající dané žádosti o přístup a poté rozhodnout, zda se dokument týká zájmu chráněného výjimkou, či nikoli. V kladném případě musí rovněž určit, zda by zpřístupnění dokumentu mohlo konkrétně a účinně porušit zájem chráněný uplatňovanou výjimkou. Kromě toho by orgány měly vzít v úvahu, že riziko porušení chráněných zájmů musí být rozumně předvídatelné, a nikoli čistě hypotetické [10].

36. V tomto případě se však Komise nesnažila identifikovat dokumenty ve svém spisu, které by mohly být relevantní pro žádost stěžovatele, což měla učinit, ať už se touto žádostí zabývala podle nařízení č. 1049/2001 nebo nařízení č. 45/2001. Neučinila tak pouze ve svých odpovědích na žádost stěžovatele ze dne 3. a 17. září 2010 (popsaných v bodech 8 a 9 výše), ale také ve svých odpovědích veřejnému ochránci práv v průběhu jeho šetření. Vzhledem k tomu, že Komise neidentifikovala dokumenty požadované stěžovatelem, veřejná ochránkyně práv se domnívala, že samozřejmě nemůže provést řádnou analýzu každého z nich a poté rozhodnout o jejich zpřístupnění.

37. S ohledem na výše uvedené se veřejná ochránkyně práv domnívala, že Komise dostatečně a včas nevyřídila žádost stěžovatele o přístup k dokumentům. Kromě toho Komise opět značně zpozdila své odpovědi veřejnému ochránci práv v rámci jeho šetření a nedodržela své závazky poskytnout výslovné odpovědi na žádosti stěžovatele. Veřejná ochránkyně práv se domnívala, že tato selhání představují případy nesprávného úředního postupu. V souladu s čl. 3 odst. 6 statutu evropského veřejného ochránce práv [11] proto předložil následující návrh doporučení:

„Evropská komise by měla neprodleně:

i) sdělit stěžovateli monitorovací zprávy ze dne 30. března a 18. května 2010 nebo řádně odůvodnit, proč tak nemůže učinit;

ii) odpověď na žádost stěžovatele o přístup k

a) všechny dokumenty obsahující kritické připomínky k výkonnosti stěžovatele, které Komise adresovala vedoucímu, a

b) všechny dokumenty/informace obsahující osobní údaje stěžovatele ve smyslu nařízení 45/2001 tak, že se nejprve identifikují příslušné dokumenty a poté se buď zpřístupní, nebo pokud se Komise domnívá, že je nelze zpřístupnit, poskytne se u každého dotčeného dokumentu řádné vysvětlení, proč je nelze zpřístupnit.“

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv po jeho návrhu doporučení

38. Komise uvedla, že návrh doporučení plně přijímá. Pokud jde o doporučení č. i), Komise vysvětlila, že dne 17. července 2012 zaslala přímo stěžovateli rozhodnutí týkající se přístupu k některým dokumentům podle nařízení č. 1049/2001 a č. 45/2001. V tomto rozhodnutí stěžovateli sdělila obě zprávy ze dne 30. března a 18. května 2010. Komise vyjádřila politování nad tím, že nezaslala kopii svého rozhodnutí veřejnému ochránci práv.

39. Pokud jde o doporučení č. ii), Komise v písmenu a) určila tyto dokumenty: (1) Dopis delegace vedoucímu delegace ze dne 31. prosince 2009 obsahující připomínky delegace k prvnímu návrhu počáteční zprávy; (2) Dopis vedoucího delegace ze dne 27. května 2010; (3) Dopis delegace vedoucímu delegace ze dne 9. srpna 2010. Dokumenty 1 a 2 již byly předány veřejnému ochránci práv, a tedy stěžovateli, neboť byly přiloženy k další odpovědi Komise veřejnému ochránci práv ze dne 30. března 2012 a byly zaslány v rámci jeho šetření stížnosti 2386/2010/(AR)MHZ.

40. Dokument č. 3 byl vypracován Komisí při výkonu jejích pravomocí dohledu nad projektem prováděným vedoucím a vycházel ze smlouvy mezi Komisí a touto společností. Obsahuje kritické hodnocení výkonnosti stěžovatele ze strany Komise. Komise zvážila, zda lze obsah dokumentu č. 3 sdělit stěžovateli podle nařízení č. 1045/2001. Článek 13 nařízení 45/2001 přiznává subjektu údajů právo obdržet „c) sdělení ve srozumitelné formě o zpracovávaných údajích a veškeré dostupné informace o jejich zdroji.“ Komise měla za to, že vzhledem k tomu, že dokument č. 3 obsahuje informace týkající se stěžovatele osobně, má stěžovatel podle výše uvedeného článku právo obdržet dotčené osobní údaje ve srozumitelné formě.

41. Pokud jde o dokumenty uvedené v písmenu b), Komise uvedla, že má v držení tyto dokumenty spadající do této kategorie: 1) životopis stěžovatele (v rámci smlouvy mezi Komisí a vedoucím); 2) veškerá korespondence mezi stěžovatelem a Komisí; 3) veškerá korespondence mezi stěžovatelem a třetími stranami, jejíž kopie Komise obdržela; (4) výměna e-mailů mezi delegací a vedoucím (e-maily ze dne 4., 12. a 18. ledna 2010); (5) interní e-mailovou komunikaci Komise (e-maily ze dne 8., 17. a 18. února 2011); (6) interní e-mailovou komunikaci delegace (e-maily ze dne 24. srpna 2010); (7) popis relevantních skutečností ze strany delegace (30. srpna 2010); (8) sdělení delegace GŘ ENLARG (ze dne 25. října 2010); (9) sdělení delegace GŘ ENLARG (ze dne 21. ledna 2011); (10) interní dokument GŘ ENLARG nazvaný "Chronology Poplawski" (ze dne 2. prosince 2011).

42. Komise uvedla, že vzhledem k tomu, že stěžovatel je původcem nebo adresátem dokumentů 1–3 nebo informací v nich obsažených, předpokládá, že je má k dispozici.

43. Vzhledem k tomu, že dokumenty 4–10 obsahují informace týkající se stěžovatele osobně, má stěžovatel podle čl. 13 písm. c) nařízení 45/2001 právo obdržet dotčené osobní údaje ve srozumitelné formě.

44. Komise ke své odpovědi připojila příslušné výňatky z dokumentu č. 3 v kategorii a) a z dokumentů č. 4–10 v kategorii b). Tyto informace byly stěžovateli sděleny na základě čl. 13 písm. c) nařízení č. 45/2001. V těchto dokumentech Komise na základě čl. 20 odst. 1 písm. c) nařízení 45/2001 vymazala osobní údaje jiných osob než stěžovatele a obchodní informace týkající se dodavatelů Komise. Komise rovněž vymazala další informace, které neobsahovaly údaje týkající se stěžovatele a/nebo jeho případu, neboť nespadají pod kritéria uvedená v článku 13 nařízení 45/2001.

45. Komise zdůraznila, že informace sdělené podle nařízení 45/2001 jsou sdělovány pouze stěžovateli, a nikoli veřejnosti.

46. Ve svých připomínkách k odpovědi Komise se stěžovatel domníval, že Komise musí mít k dispozici další dokumenty, které měla označit za dokumenty spadající do kategorií a) a b) a které měla zpřístupnit. Měl za to, že by měly existovat „zápisy“ ze zasedání řídícího výboru konaného v říjnu 2010, na nichž by mohlo být projednáno odvolání stěžovatele. Kromě toho měl existovat dokument, na němž delegace založila své kritické připomínky na výkonnosti stěžovatele a který byl předán vedoucímu představiteli dne 24. května 2010.

47. Stěžovatel rovněž poukázal na to, že ve dvou zveřejněných (externích) dokumentech bylo registrační číslo částečně zastřeno, což je v rozporu s požadavky stanovenými v rozhodnutí 2001/937/ES, pokud jde o způsob, jakým mají být dokumenty registrovány. Kromě toho byla odstraněna jména a příjmení autorů dokumentů, jakož i části textu těchto dokumentů. Komise měla vysvětlit, proč byly výmazy provedeny v každém z dotčených dokumentů.

48. Stěžovatel se domníval, že veřejný ochránce práv by měl i) požádat Komisi, aby poskytla úplný seznam všech dokumentů obsahujících kritické poznámky k jeho činnosti a všech dokumentů/informací obsahujících jeho osobní údaje ve smyslu nařízení 45/2001, nebo ii) požadovat, aby Komise prohlásila, že všechny přílohy spolu s odpovědí na návrh doporučení veřejného ochránce práv představují dokumenty případu. V tomto ohledu dodal, že Komise by měla být požádána, aby zveřejnila iii) dokumenty prokazující, že během zasedání řídícího výboru byly projednávány otázky týkající se stěžovatele, jakož i dokumenty, na jejichž základě delegace ve svém dopise vedoucímu představiteli ze dne 24. května 2010 uvedla, že „[stěžovatel] nereagoval na doporučení řídícího výboru …“. Stěžovatel dále uvedl, že veřejný ochránce práv by měl Komisi požádat, aby iv) zveřejnila registrační čísla a jména/příjmení autorů dokumentů přiložených k jeho odpovědi na návrh doporučení; v) vysvětlit důvody výmazu v každém dokumentu; a vi) požádat Komisi, aby zahájila disciplinární řízení proti úředníkům, kteří byli odpovědní za opožděné poskytnutí odpovědi na návrh doporučení veřejného ochránce práv (Komise odpověděla dne 7. prosince 2012, zatímco měla odpovědět do 31. října 2012).

Posouzení veřejné ochránkyně práv po návrhu doporučení

49. Veřejná ochránkyně práv vítá kladnou reakci Komise na jeho návrh doporučení. Na základě své kontroly dokumentů obsažených ve spisu Komise týkajícím se tohoto případu shledává, že Komise ve své odpovědi na svůj návrh doporučení identifikovala všechny dokumenty, které má k dispozici a na které se vztahuje žádost stěžovatele, jak je uvedeno v bodě 17 výše.

50. Kromě toho se veřejný ochránce práv domnívá, že Komise správně použila čl. 20 odst. 1 písm. c) nařízení 45/2001 [12] při výmazu údajů identifikujících jiné osoby než stěžovatele, tj. jmen fyzických osob a údajů identifikujících právnické osoby. V tomto ohledu a v odpovědi na připomínku stěžovatele shrnutou v první větě bodu 47 výše veřejný ochránce práv na základě svého nahlédnutí do spisu poukazuje na to, že některé iniciály byly uvedeny v odkazech na dva dotčené dokumenty, jejichž výňatky byly stěžovateli sděleny. Iniciály byly správně vymazány, protože mohly také umožnit identifikaci jiných osob.

51. Veřejný ochránce práv je dále spokojen s vysvětlením Komise (ve třetí větě bodu 44 výše), že ve vztahu ke všem výňatkům sděleným stěžovateli odůvodňují stejné důvody použití čl. 20 odst. 1 písm. c) nařízení 45/2001. Je rovněž rozumné se domnívat, že Komise nejprve musela analyzovat každý dotčený dokument, než dospěla k závěru, že na všechny výňatky sdělené podle nařízení 45/2001 se vztahují stejné důvody.

52. Kromě toho při zveřejňování informací obsahujících osobní údaje stěžovatele podle nařízení č. 45/2001 Komise nemýlila, když vymazala další informace obsažené v dotčených dokumentech. Veřejná ochránkyně práv zdůrazňuje, že přístup k osobním údajům není stejný jako přístup k dokumentům jako takový.

53. Na závěr veřejná ochránkyně práv vyjadřuje politování nad tím, že Komise nebyla schopna odpovědět na jeho návrh doporučení v původní lhůtě. S ohledem na kladnou odpověď Komise se však domnívá, že v tomto ohledu a v kontextu projednávané věci není odůvodněno žádné opatření z jeho strany.

B. Údajné neposkytnutí odpovědi na žádost o přístup k elektronickému rejstříku

54. Stěžovatel tvrdil, že ve své potvrzující žádosti ze dne 2. září 2010 požádal o přístup k elektronickému rejstříku dokumentů, který vede delegace, ale Komise na tuto žádost neodpověděla.

55. Ve svém stanovisku ke stížnosti Komise vysvětlila, že systém používaný pro registraci příchozích a odchozích dopisů v delegaci, systém ADONIS, pouze registruje příchozí a odchozí dopisy a přiděluje jim registrační číslo. Nejedná se o systém, který obsahuje elektronické soubory.

Posouzení veřejného ochránce práv

56. Veřejná ochránkyně práv bere na vědomí, že Komise odpověděla na konkrétní žádost stěžovatele (i když pouze ve stanovisku), že v rámci delegace neexistuje elektronický rejstřík, ale existuje systém „ADONIS“, který pouze zaznamenává příchozí a odchozí poštu a neumožňuje přístup ke skutečným dokumentům. Tato odpověď postačuje k odpovědi na tvrzení uvedené v dopise veřejného ochránce práv o zahájení šetření (uvedeném v druhé větě bodu 15 výše). Veřejná ochránkyně práv se proto domnívá, že v souvislosti s tímto tvrzením nejsou odůvodněna žádná další šetření.

C. Závěr

Na základě svého šetření této stížnosti ji veřejný ochránce práv uzavírá následujícím závěrem:

Komise návrh doporučení veřejné ochránkyně práv týkající se prvního tvrzení přijala a řádně se jím zabývala. V rámci druhého tvrzení nejsou odůvodněna žádná další šetření.

Komise a stěžovatel budou o tomto rozhodnutí informováni.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Ve Štrasburku dne 18. dubna 2013.

---

[1] Článek 17.2 "Všeobecných podmínek pro zakázky na služby financované Evropským společenstvím"stanoví: „Veřejný zadavatel může v průběhu plnění a na základě písemné a odůvodněné žádosti požádat o náhradu, pokud se domnívá, že zaměstnanec je neefektivní nebo neplní své povinnosti podle smlouvy.“

[2] Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (Úř. věst. 2001, L 145, s. 43; Zvl. vyd. 01/03, s. 331).

[3] Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů, Úř. věst. 2001, L 8, s. 1.

[4] Článek 11 nařízení č. 1049/2001, nadepsaný „Rejstříky“, stanoví: „1. Aby byla práva občanů podle tohoto nařízení účinná, poskytne každý orgán veřejnosti přístup k rejstříku dokumentů. Přístup do rejstříku by měl být poskytován v elektronické podobě […] 3. Orgány neprodleně přijmou opatření nezbytná k vytvoření rejstříku, který bude zprovozněn do 3. června 2002.“

[5] V souladu s čl. 4 odst. 1 rozhodnutí Evropského parlamentu ze dne 9. března 1994 o pravidlech a obecných podmínkách pro výkon funkce veřejného ochránce práv (94/262/ESUO, ES, Euratom, Úř. věst. 1994, L 113, s. 15) a prováděcími předpisy přijatými veřejným ochráncem práv a naposledy pozměněnými dne 3. prosince 2008 nemá stěžovatel ani veřejnost přístup k důvěrným dokumentům, které útvary veřejného ochránce práv získaly během kontroly.

[6] Ve svém dalším dopise Komisi veřejný ochránce práv uvedl, že na rozdíl od argumentů Komise vyjádřených v jeho stanovisku lze dopis delegace stěžovateli ze dne 25. srpna 2010 jen stěží považovat za průběžnou odpověď podle čl. 7 odst. 3 nařízení č. 1049/2001, neboť delegace prodloužila lhůtu o 6 týdnů, a nikoli o 15 pracovních dnů, jak je stanoveno v uvedeném ustanovení. Kromě toho toto ustanovení stanoví možnost prodloužit lhůtu s ohledem na povahu požadovaných dokumentů, a nikoli z důvodu administrativních omezení (jako jsou letní prázdniny pracovníků delegace nebo nutnost přeložit žádost, která byla napsána v polštině a na kterou se Komise ve svém stanovisku odvolává).

[7] Ve svém dalším dopise veřejný ochránce práv zastával názor, že skutečnost, že delegace byla schopna odpovědět na původní žádost stěžovatele (obdrženou dne 10. srpna 2010) až dne 3. září 2010, tj. zjevně po uplynutí lhůty 15 pracovních dnů, a s vědomím, že stěžovatel již podal potvrzující žádost den předtím (a tedy ve stanovené lhůtě), nezbavila stěžovatelovu žádost ze dne 2. září 2010 jeho potvrzujícího statusu. Veřejný ochránce práv měl tedy za to, že by bylo příliš formalistické požadovat, aby stěžovatel obnovil svou potvrzující žádost, jakmile takovou žádost podá ve lhůtě stanovené v čl. 7 odst. 4 ve spojení s čl. 7 odst. 2 nařízení č. 1049/2001. S ohledem na výše uvedené úvahy a s ohledem na skutečnost, že Komise v průběhu šetření poskytla stěžovateli přístup k dopisu delegace vedoucímu pracovníkovi ze dne 24. května 2010 podle nařízení č. 45/2001, veřejný ochránce práv požádal Komisi, aby zaujala stanovisko podle nařízení č. 1049/2001 i nařízení č. 45/2001 (článek 13) k tvrzení stěžovatele týkajícímu se přístupu k dokumentům, jak bylo přeformulováno v jeho připomínkách.

[8] Komise v tomto ohledu poznamenala, že stěžovatel "by již měl mít k dispozici"tento dokument, který mu byl zaslán vedoucím představitelem dne 21. ledna 2010.

[9] Například jména jsou osobními údaji (rozsudek Soudního dvora ze dne 21. září 2010, Komise v. Bavarian Lager, C-28/08, Sb. rozh. s. I-6055, bod 68).

[10] Rozsudek Soudního dvora ve věci Švédsko a Turco v. Komise, C-39/05 P a C-52/05 P, Sb. rozh. 2008, s. I-4723, bod 43; věc C-506/08 P Švédsko v. MyTravel v. Komise, rozsudek ze dne 21. července 2011, dosud nezveřejněný ve Sbírce rozhodnutí, bod 76; věc T‑250/08 Batchelor v. Komise, rozsudek ze dne 24. května 2011, dosud nezveřejněný ve Sbírce rozhodnutí, bod 78; věc T-166/05 Borax Europe v. Komise, rozsudek ze dne 11. března 2009, dosud nezveřejněný ve Sbírce rozhodnutí, bod 88; Věc T-2/03 Verein für Konsumenteninformation v. Komise, Sb. rozh. 2005, s. II-1121, bod 69.

[11] Rozhodnutí Evropského parlamentu ze dne 9. března 1994 o pravidlech a obecných podmínkách pro výkon funkce veřejného ochránce práv (94/262/ESUO, ES, Euratom), Úř. věst. 1994, L 113, s. 15.

[12] Článek 20 odst. 1 písm. c) nařízení 45/2001 stanoví: „orgány a subjekty Společenství mohou omezit použití článků 13 až 17 …, pokud toto omezení představuje nezbytné opatření k zajištění: … c. ochrana subjektu údajů nebo práv a svobod druhých."