Souvislosti stížnosti

1. Stěžovatel se zúčastnil výběrového řízení na nábor úředníků EU [1], které uspořádal Evropský úřad pro výběr personálu (EPSO). Výběrové řízení bylo uspořádáno za účelem náboru „vedoucích administrativy“ v delegacích EU.

2. Stěžovatel si v říjnu 2022 zarezervoval schůzku na dálkovém testu na počítači s otázkami s výběrem odpovědí ve španělštině. Dohled nad testem měl být vykonáván prostřednictvím aplikace ProProctor společnosti Prometric, která je poskytovatelem služeb najatým úřadem EPSO, aby test zorganizoval, přičemž společnost Prometric invigilators ověřovala totožnost uchazečů před zahájením testu a dohlížela na něj.

3. Když se stěžovatel pokusil test složit, zjistil, že test byl proveden v angličtině, takže nepokračoval, a na tuto otázku upozornil úřad EPSO. Úřad EPSO přeplánoval test stěžovatele na listopad 2022, ale informoval ho, že v případě technických problémů během druhého testu nebude možné znovu přeplánovat jmenování.

4. Když se stěžovatel připojil k on-line testovacímu systému pro svou druhou schůzku, invigilator nebyl schopen jasně přečíst jeho ID přes webovou kameru svého počítače. Stěžovatel byl instruován, aby se odhlásil, vyfotil svůj průkaz totožnosti se svým telefonem, znovu se připojil a ukázal invigilátorovi obrázek. Stěžovatel jednal podle pokynů, ale při opětovném přístupu do on-line testovacího systému mu byl přidělen nový kontrolor, který o tomto postupu ověřování totožnosti nevěděl a který mu neumožnil zkoušku vykonat.

5. Téhož dne stěžovatel oznámil tuto záležitost úřadu EPSO a uvedl, že se řídil pokyny, které v den testu obdržel první kontrolor. Poznamenal, že byl požádán, aby se stejným postupem řídil i při svém prvním jmenování v říjnu, a to bez jakýchkoli problémů.

6. Úřad EPSO informoval stěžovatele, že, jak již bylo uvedeno, druhé datum testu nelze dále přeplánovat. Kromě toho vzhledem k tomu, že stěžovatel tuto otázku v souladu s platnými pravidly předem nevznesl s technickou pomocí společnosti Prometric, nemohl se úřad EPSO touto záležitostí zabývat.

7. V prosinci 2022 podal stěžovatel stížnost veřejné ochránkyni práv.

Šetření

8. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření týkající se:

1) skutečnost, že v případě technických problémů během druhého zkušebního termínu nemohl být test znovu odložen;

2) rozhodnutí úřadu EPSO nereagovat na zprávu stěžovatele o problémech, s nimiž se setkal během druhého zkušebního jmenování, protože před tím, než se obrátil na úřad EPSO, nekontaktoval technickou podporu společnosti Prometric (veřejný ochránce práv konstatoval, že tento požadavek nebyl zahrnut do „oznámení o výběrovém řízení“[2]); a

3) informace, které stěžovateli poskytli dva různí sledovači během druhého zkušebního jmenování, a způsob, jakým úřad EPSO sleduje a zajišťuje soudržnost práce sledovačů.

9. V průběhu šetření obdržel veřejný ochránce práv odpověď úřadu EPSO na stížnost. Veřejná ochránkyně práv nabídla stěžovateli možnost vyjádřit se k odpovědi úřadu EPSO. Stěžovatel tak neučinil.

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

Změna časového rozvrhu zkoušky

10. Úřad EPSO uvedl, že první test nebyl konfigurován v angličtině, jak tvrdí stěžovatel, ale ve španělštině. Stěžovatel se domníval, že test je v angličtině, protože rozhraní a výukový program jsou v angličtině a jazyk uvedený na stránce, kde musí uchazeči před zahájením testu potvrdit podrobnosti svého testu (dále jen „strana s údaji o potvrzení“), je angličtina. To bylo jasně uvedeno v pokynech připojených k výzvě. Úřad EPSO se nicméně rozhodl změnit termín testu, neboť měl za to, že stěžovatel mohl být uveden v omyl informacemi, které v den testu poskytl ostraha.

11. Úřad EPSO vysvětlil, že standardním postupem je poskytnout pouze jednu možnost změny časového rozvrhu, aby bylo zajištěno, že výběrové řízení nebude prodlouženo na dobu neurčitou.

Nečinnost úřadu EPSO v návaznosti na problémy nahlášené stěžovatelem při druhém jmenování

12. Úřad EPSO uvedl, že v oznámení o výběrovém řízení se uvádí, že pokud se během testů na dálku vyskytne problém, měli by uchazeči neprodleně informovat kontrolory a požádat je, aby stížnost písemně zaznamenali. Pokyny úřadu EPSO jsou konkrétnější a požadují, aby uchazeči během zkoušky informovali inspektora nebo technickou podporu společnosti Prometric a požádali je o vyřešení problému a o písemné přihlášení incidentu. Pokyny dále stanoví, že pokud uchazeč nemůže zkoušku zahájit nebo pokud má během zkoušky technické problémy, měl by při kontaktování úřadu EPSO předložit podpůrnou dokumentaci prokazující jeho snahu problém vyřešit technickou podporou. V pokynech se uvádí, že úřad EPSO nebude vyřizovat žádosti, které nebyly v době zkoušky oznámeny technické podpoře společnosti Prometric. Úřad EPSO se domnívá, že tato pravidla jsou nezbytná k získání důkazů, které mu umožní řádně prošetřit stížnosti a zajistit hladký průběh výběrových řízení.

13. Pokud jde o skutečnost, že požadavek kontaktovat technickou podporu společnosti Prometric není v oznámení o výběrovém řízení výslovně uveden, úřad EPSO uvedl, že podle judikatury EU musí uchazeči dodržovat pokyny týkající se testů poskytnuté při přípravě na test.[3] Úřad EPSO proto považuje za vhodné, aby určité požadavky byly stanoveny v pokynech, a nikoli přímo v oznámení o výběrovém řízení. Pokud by do oznámení o výběrovém řízení byly zahrnuty všechny informace týkající se zkoušek, bylo by oznámení příliš dlouhé a technické. Kromě toho tím, že úřad EPSO tyto informace do oznámení o výběrovém řízení nezahrne, má v případě potřeby větší flexibilitu při aktualizaci informací relevantních pro přiblížení testů k testu.

Informace poskytnuté sledovači

14. Úřad EPSO vyjádřil politování nad tím, že stěžovatel během druhého pokusu o test neobdržel od kontrolorů jasné informace.

15. Úřad EPSO konstatoval, že invigilátoři společnosti Prometric nepracují pouze pro úřad EPSO. Mají mnoho klientů, jejichž praxe se může lišit. Proto se úřad EPSO snaží poskytnout co nejvíce pokynů v pokynech připojených k pozvánce ke zkouškám.

16. Aby byl zajištěn hladký průběh testů a rovné zacházení s uchazeči, pořádá úřad EPSO po každém velkém testu výměnu zkušeností se společností Prometric. V této souvislosti úřad EPSO poskytuje společnosti Prometric podrobnou zpětnou vazbu na základě zkušeností uchazečů a vlastních šetření úřadu EPSO týkajících se problémů, které vyvstaly během testování.

17. Úřad EPSO má rovněž dokument o „klientské praxi“, který vymezuje úkoly kontrolora a poskytuje pokyny k testům a postupům úřadu EPSO, včetně praktických příkladů. Například na základě zkušeností z tohoto případu nyní dokument poskytuje informace o tom, jak postupovat, pokud se uchazeči domnívají, že test je ve špatném jazyce. Dokument klientské praxe obsahuje také podrobné informace o přijatelných formách průkazu totožnosti. Před zahájením prvního testu výběrového řízení uspořádá úřad EPSO informační schůzku v přímém přenosu, aby všem kontrolorům připomněl klíčové prvky stanovené v praxi klienta. Kromě toho, pokud se úřad EPSO po testu dozví, že dohlížitel s uchazečem sdílel nesprávné informace, obdrží všichni dohlížitelé zpětnou vazbu a připomenou jim správnou praxi.

18. Kromě toho jsou všem uchazečům zaslány podrobné pokyny k absolvování testu na dálku.

Posouzení veřejného ochránce práv

19. Úřad EPSO objasnil, že první test stěžovatele byl správně nakonfigurován ve španělštině, ale informace na stránce „Potvrdit podrobnosti“ byly v angličtině, což byl druhý jazyk stěžovatele. Veřejný ochránce práv bere na vědomí, že v pokynech pro testování s dálkovým dozorem je jasně uvedeno, že jazyk výukového programu a testovacího rozhraní bude ve druhém jazyce uchazeče. Rovněž objasňují, že jazyk, v němž uchazeč zkoušku složí, je ten, který je uveden ve zvacím dopise, a že ověřovatel nemusí o kombinaci zkušebního jazyka vědět. Uchazečům se doporučuje, aby se testu zúčastnili v případě pochybností a v případě, že je test v nesprávném jazyce, aby se do tří kalendářních dnů po testu obrátili na úřad EPSO. V pokynech je rovněž uveden snímek obrazovky testovacího rozhraní, který objasňuje, že jazyk uvedený na stránce „Potvrdit podrobnosti“ odpovídá komunikačnímu jazyku, a nikoli jazyku testu.

20. I když je politováníhodné, že stěžovateli nebyla v den testu poskytnuta pomoc ze strany společnosti Prometric, pokyny pro testy s dálkovým dozorem jasně uvádějí, že v případě pochybností by uchazeči měli test absolvovat a v případě potřeby se po testu obrátit na úřad EPSO. Veřejná ochránkyně práv se nicméně domnívá, že by bylo jednodušší jasně uvést na stránce „Potvrdit podrobnosti“ jazyk testu. Tím by se předešlo situacím, jako je ta v tomto případě. Veřejná ochránkyně práv předloží návrh na řešení tohoto problému.

21. Veřejná ochránkyně práv má za to, že úřad EPSO zastává názor, že změna termínu konání testů více než jednou by znamenala, že není možné zaručit, že výběrové řízení bude dokončeno v určitém časovém rámci. Ačkoli veřejná ochránkyně práv chápe potřebu zbytečně neprodlužovat řízení, uchazeči by tím neměli být negativně ovlivněni. Pokud má uchazeč problémy s přeplánovaným testem a tyto problémy nejsou jeho vinou, jeví se jako spravedlivé a přiměřené umožnit těmto uchazečům přeplánovat své testy znovu.  Veřejná ochránkyně práv předloží návrh na řešení tohoto problému.

22. Veřejný ochránce práv není přesvědčen vysvětlením úřadu EPSO týkajícím se rozhodnutí nezahrnout do oznámení o výběrovém řízení informace o požadavku obrátit se na technickou podporu společnosti Prometric v otázkách, s nimiž se uchazeči setkali. Vzhledem k tomu, že se jedná o požadavek, aby se úřad EPSO zabýval následnou stížností, zdá se nezbytné, aby tyto důležité informace byly uvedeny v oznámení o výběrovém řízení a aby tak bylo možné učinit, aniž by se oznámení stalo příliš dlouhým a technickým.

23. Pokud jde o protichůdné informace, které stěžovatel obdržel od různých kontrolorů, veřejná ochránkyně práv oceňuje, že úřad EPSO měl zavedeny systémy, které se snaží zajistit, aby tito kontroloři jednali jednotně. Je však nanejvýš důležité zaručit, aby se všemi uchazeči bylo zacházeno stejně, což znamená, že inspektoři zaujímají jednotný přístup ve všech svých interakcích s uchazeči. Zatímco úřad EPSO nedávno oznámil, že při testování přechází na automatizovaný dálkový dohled, pokud má v úmyslu se v budoucnu opět spoléhat na invigilátory společnosti Prometric, měl by úřad EPSO posílit své záruky, aby zajistil jednotnost činností invigilátorů.

24. Veřejná ochránkyně práv však již provádí šetření z vlastního podnětu týkající se používání testů na dálku úřadem EPSO (OI/1/2023/VS)[4], které se týká některých otázek uvedených v této stížnosti. S ohledem na tuto skutečnost a na skutečnost, že stěžovatel k odpovědi úřadu EPSO nepředložil žádné připomínky, se veřejná ochránkyně práv domnívá, že v tomto případě nejsou odůvodněná žádná další šetření. Veřejná ochránkyně práv předloží úřadu EPSO návrhy na zlepšení s cílem řešit problémy, které zjistila.

Závěr

Na základě šetření veřejná ochránkyně práv uzavírá tento případ následujícím závěrem:

Žádné další šetření není v tomto případě odůvodněné.

Stěžovatel a úřad EPSO budou o tomto rozhodnutí informováni.

Návrhy na zlepšení

25. Na stránce „Potvrdit podrobnosti“ testu na dálku by úřad EPSO měl jasně uvést, v jakém jazyce bude test pro daného uchazeče probíhat.

26. Pokud se uchazeči setkávají s problémy při přeplánovaných testech, které nejsou jejich vinou, měl by úřad EPSO těmto uchazečům umožnit přeplánovat je znovu.

27. Pokud úřad EPSO požaduje, aby uchazeči nejprve kontaktovali technickou podporu svého externího dodavatele, než mu podají stížnost ohledně problémů, k nimž došlo během testu na dálku, měl by tento požadavek jasně uvést v oznámení o výběrovém řízení.

Emily O'Reilly
evropská veřejná ochránkyně práv

Štrasburk, 10. listopadu 2023

[1] EPSO/AST/153/22, vedoucí administrativy v delegacích EU https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/heads-administration-eu-delegations.

[2] Oznámení o výběrovém řízení stanoví kritéria a pravidla platná pro výběrové řízení.

[3] Rozsudek Soudu pro veřejnou službu ze dne 14. června 2007, De Meerleer v. Komise, F-121/05, bod 87, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=60975&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=3150803; Rozsudek Soudu pro veřejnou službu ze dne 29. listopadu 2007, Kerelov v. Komise, F-19/07, bod 37, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=70617&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=3151239.

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63317.