Souvislosti stížnosti

1. V březnu 2022 stěžovatel, novinář píšící o životním prostředí, požádal veřejnost o přístup [1] ke třem e-mailům od členů osobní kanceláře (kabinetu) komisaře pro mezinárodní partnerství týkajícím se návrhu strategií EU pro přizpůsobení se změně půdy, lesů a klimatu.[2] Stěžovatel identifikoval e-maily konkrétně podle data, názvu a odesílatele. Stěžovatel požádal o přístup veřejnosti k e-mailům, aby mohl připravit příběh o lobbování komisařů EU v záležitostech životního prostředí. Podle názoru stěžovatele by e-maily mohly objasnit, zda jsou v nich vyjádřené názory v souladu s názory zástupců zájmových skupin.

2. V květnu 2022 Komise odpověděla, že se domnívá, že tři konkrétní e-maily nespadají do oblasti působnosti právních předpisů EU o přístupu veřejnosti k dokumentům (nařízení č. 1049/2001). Je tomu tak proto, že podle názoru Komise e-maily nesplňovaly kritéria pro zaznamenání do jejího interního systému správy dokumentů.

3. Stěžovatel požádal Komisi, aby přezkoumala své stanovisko, že e-maily nepředstavují „dokumenty“ ve smyslu nařízení č. 1049/2001 (podáním „potvrzující žádosti“).

4. Poté, co stěžovatel neobdržel žádnou odpověď, se v červenci 2022 obrátil na veřejnou ochránkyni práv.

Šetření

5. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření ohledně toho, že Komise neodpověděla na potvrzující žádost předloženou stěžovatelem. Komise na potvrzující žádost odpověděla v srpnu 2022. Jelikož však stěžovatel nebyl s výsledkem spokojen, veřejná ochránkyně práv pokračovala v šetření.

6. V průběhu šetření se vyšetřovací tým veřejného ochránce práv sešel se zástupci Komise, aby projednal, jak Komise vyřídila žádost stěžovatele.[3] Následně veřejný ochránce práv zkontroloval e-maily a požádal Komisi, aby na případ odpověděla.[4] Stěžovatel předložil připomínky ke zprávě ze schůzky a následně k odpovědi Komise.

Původní neschopnost Komise identifikovat a posoudit e-maily podle nařízení č. 1049/2001

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

7. Stěžovatel v podstatě tvrdil, že e-maily jsou „dokumenty“ ve smyslu nařízení č. 1049/2001. Stěžovatel se domníval, že nařízení č. 1049/2001 nestanoví výjimku z přístupu veřejnosti, pokud dokumenty nejsou registrovány.

8. Komise tvrdila, že „dokumenty“ ve smyslu nařízení č. 1049/2001 jsou pouze dokumenty, které splňují její kritéria pro zaznamenávání dokumentů do jejího interního systému správy dokumentů [5]. V tomto případě se Komise domnívala, že e-maily obsahovaly neformální výměny v rámci Komise před přijetím politických dokumentů sborem komisařů. Zaevidován je pouze dokument přijatý v souladu s příslušným postupem v jeho konečném znění. Komise tedy neidentifikovala e-maily požadované stěžovatelem jako e-maily spadající do oblasti působnosti žádosti o přístup.

Posouzení veřejného ochránce práv

9. Nařízení č. 1049/2001 se vztahuje na všechny dokumenty, které má orgán EU v držení, tj. „dokumenty, které vytvořil nebo obdržel a které má v držení, ve všech oblastech činnosti Evropské unie.“[6] Podle uvedeného nařízení se dokumentem rozumí „jakýkoli obsah na jakémkoli nosiči (psaný či tištěný na papíře nebo uložený v elektronické podobě nebo jako zvuková, vizuální nebo audiovizuální nahrávka) týkající se záležitosti související s politikami, činnostmi a rozhodnutími spadajícími do oblasti působnosti orgánu“[7].

10. Ze znění nařízení č. 1049/2001 jasně vyplývá, že pro to, aby dokument spadal do jeho působnosti, je irelevantní, zda byl zaregistrován v systému správy dokumentů orgánu. Záleží na obsahu dokumentu a na tom, zda se týká „politik, činností a rozhodnutí“, za něž je orgán odpovědný, či nikoli.

11. Jak veřejný ochránce práv při různých příležitostech uvedl [8], skutečnost, zda je dokument následně zaregistrován v systému správy dokumentů dotčeného orgánu, není z právního hlediska relevantní pro účely definice „dokumentu“ podle nařízení.

12. Vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv přezkoumal e-maily, které se týkají „politik, činností a rozhodnutí“, za něž je Komise odpovědná a které má Komise jasně v držení. Jedná se tedy o „dokumenty“ ve smyslu nařízení č. 1049/2001.

13. Komise proto měla v souladu s nařízením č. 1049/2001 určit a posoudit, zda by přístup veřejnosti k e-mailům mohl být udělen. Skutečnost, že tak Komise původně neučinila, představovala nesprávný úřední postup. Jak zdůraznila veřejná ochránkyně práv v průběhu tohoto šetření, hrozí, že Komise bude považována za obzvláště nepřátelskou vůči občanům, pokud má dokumenty v držení, ale odmítá je přezkoumat za účelem jejich zpřístupnění pouze z toho důvodu, že se rozhodla dokumenty neevidovat.

14. Po zásahu veřejné ochránkyně práv Komise souhlasila s posouzením e-mailů podle nařízení č. 1049/2001. Další šetření v této věci tedy nejsou odůvodněná.

15. Vzhledem ke značné době, kterou Komise potřebovala k řádnému vyřízení žádosti stěžovatele o přístup veřejnosti, veřejná ochránkyně práv naléhavě vyzývá Komisi, aby dokončila své posouzení s ohledem na požadavek na „neprodlené“ vyřízení žádostí stanovený v nařízení č. 1049/2001.

Závěr

Na základě šetření veřejná ochránkyně práv uzavírá tento případ následujícím závěrem:

Vzhledem k tomu, že e-maily požadované stěžovatelem byly „dokumenty“ ve smyslu nařízení č. 1049/2001, měla Komise určit a posoudit, zda lze přístup veřejnosti poskytnout. Skutečnost, že tak Komise původně neučinila, představovala nesprávný úřední postup.

Vzhledem k tomu, že Komise souhlasila s posouzením dokumentů podle nařízení č. 1049/2001, nejsou v této věci odůvodněna žádná další šetření.

Vzhledem ke značné době, kterou Komise potřebovala k řádnému vyřízení žádosti stěžovatele o přístup veřejnosti, veřejná ochránkyně práv naléhavě vyzývá Komisi, aby dokončila své posouzení s ohledem na požadavek na „neprodlené“ vyřízení žádostí podle nařízení č. 1049/2001. 

Stěžovatel a Evropská komise budou o tomto rozhodnutí informováni.

Emily O'Reilly
evropská veřejná ochránkyně práv

Štrasburk, 18. září 2023

[1] Podle nařízení č. 1049/2001 o přístupu veřejnosti k Evropskému parlamentu, Radě a Komisi

dokumenty: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[2]

[3] Zpráva o schůzi je k dispozici na adrese: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/168089

[4] Dopis veřejné ochránkyně práv Komisi je k dispozici na adrese: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/167813. 

Odpověď Komise je k dispozici na adrese: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/174016.

[5] Komise odkázala na rozhodnutí (EU) 2021/2121 ze dne 6. července 2020 o správě záznamů a archivů, které je k dispozici na adrese: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32021D2121 a pokyny k registraci dokumentů.

[6] Čl. 2 odst. 3 nařízení č. 1049/2001.

[7] Čl. 3 písm. a) nařízení č. 1049/2001.

[8] Viz například věc 211/2022/TM: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60980;

věc 1316/2021/MIG: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/158295 a věc 1050/2018/DL: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/52666.