Vážený pane K.,
dne 4. června 1999 jste jménem společností Josupek Oy, StarSoft Oy a TAO-produktio Oy podal stížnost evropskému veřejnému ochránci práv týkající se vyřizování nabídek v rámci projektu T-4/ES9612.02.01 Zadávání zakázek na software pro správu databází pro estonský systém správy škol.
Dne 23. června 1999 jste zaslal veřejnému ochránci práv kopii dopisu zaslaného dne 22. června 1999 oddělením pro řízení programu, v němž jste byl informován o tom, že Vaše nabídka byla neúspěšná, neboť vítězná nabídka byla úspěšnější v oblasti místního partnerství.
Dne 30. července 1999 jsem předal stížnost řediteli Evropské nadace odborného vzdělávání. Evropská nadace odborného vzdělávání zaslala své stanovisko dne 22. listopadu 1999 a já jsem Vám jej předal s výzvou k vyjádření připomínek, kterou jste zaslal dne 16. prosince 1999.
Dne 21. července 2000 jsem požádal Evropskou nadaci odborného vzdělávání o další informace. Evropská nadace odborného vzdělávání zaslala svou odpověď dne 29. září 2000 a já jsem Vám ji předal s výzvou k vyjádření, kterou jste zaslal dne 26. října 2000.
Píšu vám nyní, abych vám sdělil výsledky dotazů, které byly učiněny.

Stížnost

Lhůta pro podání nabídek v rámci projektu T-4/ES9612.02.01 Zadávání zakázek na software pro správu databází pro estonský systém správy škol byla stanovena na 8. února 1999. Stěžovatel tvrdil, že v polovině března 1999 se od jiného uchazeče dozvěděl, že výběr již proběhl. Stěžovatel okamžitě kontaktoval organizátory a požádal o informace o nakládání s nabídkami. Stěžovatel byl informován o tom, že vyřizování nabídek bylo převedeno na Torino a že po dokončení procesu hodnocení nabídek obdrží písemné informace o výsledcích. Dne 6. dubna 1999 se stěžovatel písemně obrátil na programového manažera. Dne 8. dubna 1999 obdržel odpověď potvrzující výše uvedené informace. Manažerka programu rovněž uvedla, že nechápe, na jakém základě stěžovatel formuluje svou stížnost, neboť veškerá dokumentace a informace související s hodnocením nabídky jsou stále důvěrné. Stěžovatelka tvrdí, že někteří uchazeči se nacházeli v příznivější situaci, pokud jde o tok informací, a že proto došlo k diskriminaci.
Podle informací poskytnutých stěžovateli byla jeho nabídka do nabídkového řízení vyloučena z toho důvodu, že stěžovatel neměl estonské místní partnerství (bod 4.2.5 mandátu). Stěžovatel tvrdí, že ve svém dopise ze dne 6. února 1999 uvedl, že byla uzavřena předběžná dohoda o spolupráci se společností Unikko Software z Tallinnu. Stěžovatel je toho názoru, že požadavek uvedený v zadávací dokumentaci nemůže znamenat, že by podnik měl být usazen v jiné zemi již v tak rané fázi nabídkového řízení. Stěžovatel poukazuje na to, že znění bodu 4.2.5 mandátu odkazuje na „dodavatele“, a nikoli na „uchazeče“. Stěžovatel naznačuje, že jeho nabídka byla ze svévolného důvodu vyloučena.
Stěžovatel uvádí následující tvrzení o nesprávném úředním postupu:
1) nedostatek informací a diskriminace při vyřizování zadávacího řízení;
2) nedostatek řádného důvodu;
3) nepřiměřená prodleva při vyřízení zadávacího řízení.
Stěžovatel uvádí následující tvrzení:
1) nárok na náhradu škody;
2) Odpovědnost úředníka, který vyřizuje nabídkové řízení.

Šetření

Stanovisko Evropské nadace odborného vzdělávání
Jako podkladové informace Evropská nadace odborného vzdělávání vysvětlila, že je agenturou Evropské unie zřízenou za účelem podpory spolupráce a koordinace pomoci v oblasti reformy odborného vzdělávání ve střední a východní Evropě a v nových nezávislých státech a Mongolsku a v zemích způsobilých pro podporu z programu MEDA. Nadace a Evropská komise podepsaly v Bruselu řadu úmluv o řízení zvláštních programů prostřednictvím úmluv dohodnutých mezi nadací a Evropskou komisí. Praktické řízení zadávacího řízení řešila přijímající země jménem příslušného ministerstva prostřednictvím oddělení pro řízení programu (PMU).
V této souvislosti a v plném souladu s předpisy PHARE vyhlásilo estonské ministerstvo školství dne 17. listopadu 1998 výzvu k podávání nabídek č. T-4 ES9612.02/ES/9622.02.01 na poskytování „softwaru pro správu databází pro estonský systém správy škol“.
Nadace podrobně popsala jednotlivé fáze zadávacího řízení. K účasti bylo přizváno celkem sedm firem z osmi žadatelů. Všechny obdržely v souladu s předpisy PHARE stejný soubor zadávací dokumentace (včetně výzvy k podávání nabídek, pokynů pro uchazeče, obecného nařízení pro uchazeče o zadání zakázek na služby PHARE, návrhu smlouvy s přílohami včetně podrobných zadávacích podmínek a různých informací).
Technické nabídky byly analyzovány z hlediska jejich souladu s kritérii uvedenými v zadávací dokumentaci. Na základě této analýzy chyběl v nabídce žadatele řádně parafovaný mandát, popis partnerů přítomných v Estonsku, životopis a prohlášení o dostupnosti estonských odborníků, popis profilu partnerské společnosti a uživatelská dokumentace. Dne 8. února 1999 hodnotící výbor požádal společnost o nápravu těchto opomenutí do 14.00 hod. dne 9. února 1999. Společnost však nepředložila žádné životopisy odborníků, ani prohlášení o dostupnosti, ani podepsanou dohodu o partnerství a popis profilu partnerské společnosti. Výbor se na tomto základě rozhodl jeho nabídku zamítnout.
Pokud jde o analýzu Evropské nadace odborného vzdělávání, námitky vznesené stěžovatelem se týkají zejména důvodů pro vyloučení, postupu hodnocení a poskytování informací. Vzhledem k tomu, že řízení bylo vedeno v rámci nařízení PHARE, je třeba stížnost posoudit s ohledem na pravidla Phare.
i) Důvody pro vyloučení
Na základě pokynů pro uchazeče, odst. A bodu 7 a oddílu C bodu 1.2 prvního pododstavce "Podpůrná struktura a podpůrné služby » a bodu 4.2.5 zadávacích podmínek je zásadní, aby tento projekt měl místního partnera. Stěžující si společnost nepředložila žádnou podepsanou dohodu prokazující právní existenci partnerství s estonskou společností ani žádný popis týkající se profilu místního partnera. Na žádost hodnotícího výboru o objasnění těchto bodů stěžovatel písemně odpověděl, že "jejich estonský partner nebo jeho společnost v Estonsku, pokud bude založena, bude organizovat činnosti popsané v mandátu ».
Kromě toho čl. 1.3 odst. 2 pokynů pro uchazeče vyžaduje, aby společnosti poskytly životopisy místních odborníků. I přes výslovnou písemnou žádost stěžovatel tyto životopisy neposkytl.
ii) Postup hodnocení
Hodnocení nabídek bylo provedeno v plném souladu s nařízeními PHARE za použití standardních formulářů a pokynů stanovených pro omezené nabídkové řízení. Přísné uplatňování těchto formulářů neponechává prostor pro výklad nebo odchýlení se od nařízení PHARE. Kromě toho standardní formuláře obsahují tabulky, které jsou zaměřeny na jasné a transparentní srovnání nabídek. Bodovací systém s předdefinovanou váhou neposkytuje žádný prostor pro interpretaci nebo manipulaci. Jakmile členové výboru vyplní svou tabulku, složený rating se vypočítá automaticky.
(iii) Poskytování informací
Právo stěžovatele obdržet úplné a podrobné informace bylo plně respektováno ve všech fázích zadávacího řízení z hlediska obsahu a načasování. V souladu s články 3, 9 a 23 nařízení PHARE byla komunikace mezi Evropskou nadací odborného vzdělávání a stěžovatelem vedena písemně a v přiměřené lhůtě. Žádost o informace zaslaná stěžovatelem dne 6. dubna 1999 obdržela písemnou odpověď od Evropské nadace odborného vzdělávání dne 8. dubna 1999. V souladu s pravidly byl stěžovatel informován, že jeho nabídka byla neúspěšná. Informace byly stěžovateli sděleny prostřednictvím standardního formuláře PHARE pro neúspěšné uchazeče.
S ohledem na výše uvedené skutečnosti a s odkazem na zásady řádné správy veřejných prostředků a na obecné zásady transparentnosti a nediskriminace se Evropská nadace odborného vzdělávání ve své úloze orgánu schvalujícího výše uvedenou výzvu k podávání nabídek domnívá, že pravidla a předpisy PHARE byly při hodnocení daného nabídkového řízení, a zejména při zacházení s nabídkou předloženou stěžovatelem, plně dodrženy.
Připomínky stěžovatele
Stěžovatel trval na své stížnosti. Stěžovatel ve svých připomínkách vysvětlil, že je připraven zaslat životopisy, ale vzhledem ke krátké lhůtě se rozhodl požádat ředitele oddělení řízení programu pana Tönise Eelmu, jak by upřednostnil zaslání životopisů. Dne 10. února 1999 ve 13:11 PMU-ředitel Tönis Eelma zaslal e-mail, v němž uvedl, že: Není třeba zasílat životopisy. Stěžovatel proto životopisy nezaslal.

Další dotazy

Po pečlivém zvážení stanoviska nadace a připomínek stěžovatele se ukázalo, že jsou nutná další šetření. Veřejný ochránce práv proto dne 21. července 2000 zaslal nadaci žádost o doplňující informace. Veřejný ochránce práv požádal nadace o stanovisko k tomu, zda je stěžovatel oprávněn vycházet z e-mailu ředitele PMU Tönise Eelmy zaslaného dne 10. února 1999 ve 13:11.
Odpověď Evropské nadace odborného vzdělávání Pokud
jde o výměnu e-mailů mezi stěžovatelem a oddělením pro řízení programu (PMU) v souvislosti s výše uvedenou výzvou k podávání nabídek, vznesla Evropská nadace odborného vzdělávání tyto připomínky:
Hodnotící výbor je oprávněn odmítnout jakoukoli nabídku, která není v souladu s požadavky uvedenými v zadávací dokumentaci předložené uchazeči. Výbor má však možnost požádat uchazeče, aby objasnili prvky svých nabídek nebo poskytli chybějící dokumenty, které tvoří nedílnou součást předložené nabídky. Tím však nesmí být dotčeni ostatní uchazeči. Proto musí být dodržovány zásady rovného zacházení a nediskriminace mezi uchazeči. Lhůta pro poskytnutí chybějících dokumentů nebo informací by měla být obvykle omezena, aby se zabránilo prodlevám při dokončení postupu hodnocení, které by mohly způsobit újmu ostatním uchazečům.
Podle Evropské nadace odborného vzdělávání, když stěžovatel zaslal svůj e-mail panu Tönisi Eelmovi, řediteli PMU, lhůta stanovená výborem pro dokončení zadávací dokumentace dne 9. února 1999 ve 14:00 již uplynula.
Stěžovatel zaslal dva e-maily dne 9. února 1999 ve 12:28 a dne 10. února v 11:43. V obou e-mailech však hodnotící komisi neposkytl příslušnou požadovanou dokumentaci, a zejména životopis. Vzhledem k tomu, že hodnocení stále probíhalo, musel hodnotící výbor zachovat důvěrnost jednání. Pan Eelma proto nebyl v této fázi schopen informovat stěžovatele, že jeho nepředložení požadovaných dokumentů ve stanovené lhůtě vedlo k zamítnutí jeho nabídky.
S ohledem na výše uvedené úvahy Evropská nadace odborného vzdělávání potvrdila, že e-mail, který pan Eelma zaslal stěžovateli, byl správný a v souladu s nařízením PHARE, které se vztahuje na dotčené zadávací řízení.
Doplňující připomínky stěžovatele
Ve svých připomínkách k doplňujícím informacím stěžovatel trval na své stížnosti. Stěžovatel se domnívá, že žádost Evropské nadace odborného vzdělávání o získání kopií životopisů odborníků byla zbytečná, neboť z dokumentace k zadávacímu řízení nevyplývala.

ROZHODNUTÍ

1 Nedostatek informací a diskriminace při zpracování zadávacího řízení
1.1 Stěžovatel tvrdí nedostatek informací a diskriminaci při zpracování zadávacího řízení. Podle stěžovatele se zdá, že někteří účastníci se nacházeli v příznivější situaci, pokud jde o tok informací, a že tedy došlo k diskriminaci.
1.2 Evropská nadace odborného vzdělávání ve svém stanovisku uvedla, že právo stěžovatele obdržet úplné a podrobné informace bylo ve všech fázích zadávacího řízení plně respektováno z hlediska obsahu a načasování. Žádost o informace zaslaná stěžovatelem dne 6. dubna 1999 obdržela písemnou odpověď od Evropské nadace odborného vzdělávání dne 8. dubna 1999. V souladu s pravidly byl stěžovatel informován, že jeho nabídka byla neúspěšná. Informace byly stěžovateli sděleny prostřednictvím standardního formuláře PHARE pro neúspěšné uchazeče. Podle Evropské nadace odborného vzdělávání byly dodrženy obecné zásady transparentnosti a nediskriminace při zacházení s nabídkou předloženou stěžovatelem.
1.3 S ohledem na informace poskytnuté Evropskou nadací odborného vzdělávání o tvrzení stěžovatele je veřejný ochránce práv toho názoru, že v souvislosti s tímto aspektem případu zřejmě nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu.
2 Chybějící řádný důvod
2.1 Stěžovatel tvrdí, že jeho nabídka byla bez řádného důvodu vyloučena z důvodu, že neměl estonské místní partnerství. Podle stěžovatele ve svém dopise ze dne 6. února 1999 uvedl, že byla uzavřena předběžná dohoda o spolupráci se společností Unikko Software z Tallinnu. Stěžovatel se domnívá, že žádost o získání kopií životopisů odborníků byla zbytečná, neboť to nevyplývalo ze zadávací dokumentace. Stěžovatel dále tvrdí, že dne 10. února 1999 ve 13:11 PMU zaslal pan Tönis Eelma e-mail, v němž uvedl, že: Není třeba zasílat životopisy. Stěžovatel proto požadované životopisy nezaslal.
2.2 Podle Evropské nadace odborného vzdělávání pokyny pro uchazeče, bod A (7) a oddíl C 1.2 první pododstavec "Podpůrná struktura a podpůrné služby » a bod 4.2.5 zadávacích podmínek stanoví, že místní partner má pro tento projekt zásadní význam. Stěžující si společnost nepředložila žádnou podepsanou dohodu prokazující právní existenci partnerství s estonskou společností ani žádný popis týkající se profilu místního partnera. Na žádost hodnotícího výboru o objasnění těchto bodů stěžovatel písemně odpověděl, že „jejich estonský partner nebo jejich společnost v Estonsku, pokud bude usazena, bude organizovat činnosti popsané v mandátu“. Kromě toho čl. 1.3 odst. 2 pokynů pro uchazeče vyžaduje, aby společnosti poskytly životopisy místních odborníků. Tyto životopisy nebyly stěžovatelem poskytnuty navzdory výslovné písemné žádosti hodnotícího výboru. Podle Evropské nadace odborného vzdělávání, když stěžovatel zaslal svůj e-mail panu Tönisi Eelmovi, řediteli PMU, lhůta stanovená výborem pro dokončení zadávací dokumentace dne 9. února 1999 ve 14:00 již uplynula.
2.3 Veřejný ochránce práv poznamenává, že bod 4.2.5 mandátu stanoví, že "zhotovitel musí mít buď vhodného partnera v Estonsku, nebo musí jasně prokázat, jak bude takové partnerství vytvořeno". Kromě toho čl. 1.3 odst. 2 pokynů pro uchazeče vyžaduje, aby uchazeči poskytli „standardizovaný životopis pro každého člena týmu“. V tomto případě dal hodnotící výbor stěžovateli možnost předat požadované dokumenty po uplynutí lhůty. Vzhledem k tomu, že stěžovatel tak neučinil, dospěla Evropská nadace odborného vzdělávání k závěru, že stěžovatel neposkytl informace o estonském místním partnerství.
2.4 Na základě informací, které má veřejný ochránce práv k dispozici, se zdá, že Evropská nadace odborného vzdělávání ve svém dopise stěžovateli ze dne 22. června 1999 a ve svém stanovisku řádně odůvodnila vyloučení nabídky stěžovatele. Zdá se tedy, že v souvislosti s tímto tvrzením nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu.
3 Neodůvodněné prodlení při vyřízení zadávacího řízení
3.1 Stěžovatel tvrdí, že došlo k neodůvodněnému prodlení při vyřízení zadávacího řízení. Lhůta pro předložení nabídek skončila dne 8. února 1999. Oddělení řízení programu informovalo stěžovatele dne 22. června 1999, že jeho nabídka nebyla úspěšná.
3.2 Evropská nadace odborného vzdělávání ve svém stanovisku uvedla, že v souladu s články 3, 9 a 23 nařízení PHARE byla komunikace mezi Evropskou nadací odborného vzdělávání a stěžovatelem vedena písemně a v přiměřené lhůtě.
3.3 Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že Evropské nadaci odborného vzdělávání trvalo čtyři a půl měsíce, než dokončila zadávací řízení v rámci projektu T-4/ES9612.02.01 Zadávání zakázek na software pro správu databází pro estonský systém správy škol. Veřejná ochránkyně práv je toho názoru, že s ohledem na povahu řízení nelze dobu, která uplynula, považovat za nepřiměřenou. Zdá se tedy, že v souvislosti s tímto aspektem případu nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu.
4 Nárok na náhradu škody a odpovědnost odpovědného úředníka
Na základě výše uvedených zjištění o neexistenci nesprávného úředního postupu se zdá, že nárok stěžovatele na náhradu škody a odpovědnost odpovědného úředníka nevzniká.
3 Závěr
Na základě šetření veřejné ochránkyně práv týkajících se této stížnosti se zdá, že nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu ze strany Evropské nadace odborného vzdělávání. Veřejná ochránkyně práv proto případ uzavírá.
O tomto rozhodnutí bude rovněž informován ředitel Evropské nadace odborného vzdělávání.
Upřímně,
Jacob SÖDERMAN