Skutečnosti předcházející stížnosti

1. Stěžovatel, který má bydliště ve Spojeném království, se zúčastnil otevřeného výběrového řízení EPSO/AD/207/11 pro administrátory v oblasti „Audit“. Svou přihlášku potvrdil dne 13. dubna 2011. Dalším krokem v této soutěži bylo zarezervovat datum a místo pro počítačový test ("CBT"). Na úvod je užitečné poznamenat, že Spojené království se nachází v zóně greenwichského středního času (GMT), zatímco Brusel, kde sídlí úřad EPSO, se nachází v zóně středoevropského času (SEČ). CET je hodinu před GMT.

2. Stěžovatel obdržel prostřednictvím svého účtu EPSO tyto zprávy: „Test CBT si můžete rezervovat od 20. 4. 2011 do 26. 4. 2011 12:00. Další informace o těchto počítačových testech naleznete v přiloženém sdělení. ... Pokud promeškáte lhůtu, bude vaše přihláška považována za staženou a vaše účast v tomto výběrovém řízení skončí. Během výběrového řízení nebo výběrového řízení musíte alespoň dvakrát týdně nahlédnout do svého účtu EPSO, abyste si ověřili informace, které jsou pro vaši přihlášku relevantní.“

3. Dne 26. dubna 2011 v 11:25 hod. GMT se stěžovatel přihlásil na svůj účet a pokusil se zarezervovat KBT. Oznámení na jeho účtu EPSO ho informovalo, že to již není možné.

4. Téhož dne se stěžovatel písemně obrátil na úřad EPSO s žádostí o povolení zarezervovat si KBT. Vysvětlil, že doba rezervace se shoduje s velikonoční přestávkou v kanceláři, pro kterou pracoval, a že kancelář byla uzavřena od 21. do 26. dubna 2011. Stěžovatel zdůraznil, že informace, které obdržel o období rezervace, nespecifikovaly časové pásmo. Podle jeho názoru tak bylo s kandidáty ze zóny GMT zacházeno nerovně. Nakonec poukázal na to, že byla zaslána upomínka uchazečům, kteří se zúčastnili všech ostatních výběrových řízení pořádaných úřadem EPSO, nikoli však uchazečům, kteří se zúčastnili výběrového řízení EPSO/AD/207/11.

5. Úřad EPSO odpověděl dne 3. května 2011. Poukázal na to, že krátce po potvrzení oznámení na obrazovce upozornilo stěžovatele na skutečnost, že odkaz, který by mu umožnil rezervovat si CBT, bude přidán na jeho účet do 48 hodin a že by měl na tento odkaz rychle reagovat, neboť doba rezervace byla časově omezená. Z historie přihlášení vyplynulo, že stěžovatel si dopis informující o rezervačním období přečetl až 26. dubna 2011 ve 12:28 SEČ, tedy po skončení rezervačního období. Před tímto datem získal přístup ke svému účtu až 14. dubna 2011, přestože Průvodce výběrovými řízeními úřadu EPSO [1] ukládá uchazečům, aby své účty kontrolovali alespoň dvakrát týdně. Úřad EPSO dále uvedl, že v dopise, v němž je stěžovatel informován o období rezervace, je uvedeno, že lhůta pro rezervaci je 12:00 SEČ. Úřad EPSO proto zamítl žádost stěžovatele, aby mu bylo umožněno rezervovat si KBT.

6. Dne 18. května 2011 se stěžovatel obrátil na evropského veřejného ochránce práv.

Předmět šetření

7. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření týkající se tohoto tvrzení a tvrzení:

Tvrzení:

Úřad EPSO nesprávně vyloučil stěžovatele z výběrového řízení EPSO/AD/207/11. Na podporu svého tvrzení stěžovatel uvedl, že: i) CBT musela být rezervována během velikonoční přestávky (21.–25. dubna) a lhůta pro rezervaci byla velmi krátká; ii) nebyla mu zaslána žádná upomínka a iii) úřad EPSO neuvedl, že příslušným časovým pásmem pro lhůtu pro rezervaci je CET [2].

Nárok:

Úřad EPSO by měl upřesnit, které časové pásmo se použije v termínu rezervace CBT, a umožnit stěžovateli, aby si CBT zarezervoval.

Šetření

8. Dne 28. června 2011 zahájil veřejný ochránce práv šetření a požádal úřad EPSO o stanovisko ke stížnosti. Veřejná ochránkyně práv se rovněž dotázala úřadu EPSO, zda by mohl poskytnout důkazy o tom, že dopis informující stěžovatele o rezervačním období uváděl jako příslušné časové pásmo CET.

9. Dne 14. září 2011 úřad EPSO předložil své stanovisko, které bylo stěžovateli předáno s výzvou k podání připomínek.

10. Stěžovatel v příslušné lhůtě nepředložil žádné připomínky.

11. Dne 14. prosince 2011 se útvary veřejného ochránce práv neúspěšně pokusily kontaktovat stěžovatele. Nechali mu na záznamníku vzkaz, v němž se ho ptali, zda má stále v úmyslu předložit připomínky a pokračovat ve svém případu. Stěžovatel však na toto sdělení nereagoval.

Analýza a závěry veřejného ochránce práv

A. Údajné nesprávné vyloučení stěžovatele z příslušného výběrového řízení a související tvrzení

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

12. Stěžovatel tvrdil, že jej úřad EPSO z výběrového řízení neprávem vyloučil. Na podporu svého tvrzení tvrdil, že i) KBT měla být rezervována během velikonoční přestávky (21.–25. dubna) a že lhůta pro rezervaci byla velmi krátká; ii) mu nebyla zaslána žádná upomínka a iii) úřad EPSO neuvedl, že příslušným časovým pásmem pro rezervaci je SEČ. Tvrdil, že úřad EPSO by měl upřesnit, které časové pásmo se vztahuje na lhůtu pro rezervaci CBT, a umožnit mu rezervaci CBT.

13. Úřad EPSO ve svém stanovisku zdůraznil, že v návaznosti na šetření veřejného ochránce práv z vlastního podnětu OI/9/2010/RT změnil svůj přístup k výběrovým řízením a zavedl „nový postup“. Jakmile uchazeči svou přihlášku potvrdí, zašle jim úřad EPSO e-mail s informací o rezervačním období. Kandidát, který ověřuje velmi brzy, tak může být jedním z prvních, kdo si rezervuje termín testu. Lhůty se proto liší v závislosti na datu ověření. Zatímco někteří kandidáti již absolvovali CBT, jiní kandidáti mohou být stále ve fázi registrace. V každém případě má každý kandidát přesně stejné množství času na rezervaci testu. Úřad EPSO dodal, že zlepšil komunikaci s uchazeči tím, že dal dodavateli odpovědnému za testy pokyn, aby 24 hodin před uplynutím lhůty pro rezervaci zaslal upomínkové dopisy. Úřad EPSO uvedl, že dne 13. dubna 2011 byl na jeho účet zveřejněn dopis informující stěžovatele o tom, že jeho přihláška byla schválena, a vyzývající jej, aby si zarezervoval datum CBT mezi 20. dubnem a 26. dubnem 2011 (12:00 SEČ). Příslušné časové pásmo bylo uvedeno v tomto dopise.

14. Dále uvedl, že i když se stěžovatel přihlásil na svůj účet dne 14. dubna ve 12:22 hodin, dopis ze dne 13. dubna 2011 si přečetl až 26. dubna ve 12:28 hodin SEČ, tedy po uplynutí lhůty pro rezervaci CBT. Úřad EPSO uvedl, že testy lze rezervovat 24 hodin denně z jakéhokoli internetového připojení. Skutečnost, že období rezervace spadá do období velikonočních svátků, tak nemá vliv na přístupnost rezervačního systému. Úřad EPSO zdůraznil, že v příručce k výběrovým řízením je jasně uvedeno, že je povinností uchazečů kontrolovat svůj účet EPSO alespoň dvakrát týdně. Kromě toho zopakovala, že na e-mailovou adresu, kterou uchazeč uvedl ve své přihlášce, byla zaslána upomínka. Tato zpráva ho informovala, že si ještě nezarezervoval test. Vzhledem k tomu, že nedošlo k žádným problémům s připojením, úřad EPSO trval na svém rozhodnutí neprodloužit lhůtu pro rezervaci. Úřad EPSO zdůraznil, že dodržel všechny postupy a o postupu rezervace včas informoval všechny uchazeče.

Posouzení veřejného ochránce práv

15. Pokud jde o první argument stěžovatele, podle něhož byla rezervační lhůta pro KBT příliš krátká a shodovala se s velikonočními svátky v jeho kanceláři, veřejný ochránce práv konstatuje, že úřad EPSO vysvětlil, že uchazeči jsou o rezervační lhůtě pro KBT informováni, jakmile svou přihlášku potvrdí. Úřad EPSO dodal, že i když se uplatnila různá období rezervací, měl každý uchazeč v závislosti na datu potvrzení stejný počet dní, které měl k dispozici pro rezervaci CBT. Vzhledem k tomu, že výběrová řízení by měla být rovněž vyřizována rychle, má veřejný ochránce práv za to, že lhůta, kterou měl stěžovatel k dispozici, aby si zarezervoval svou KBT, nebyla jako taková nepřiměřená. Konstatuje rovněž, že stěžovatel se v tomto ohledu nacházel ve stejné situaci jako ostatní kandidáti. Vzhledem k tomu, že doba rezervace je stanovena na základě data potvrzení, skutečnost, že se toto období shodovalo s velikonočním obdobím v tomto případě, byla důsledkem volby data pro potvrzení jeho žádosti stěžovatelem. Ačkoli stěžovatel uvedl, že jeho kancelář byla během velikonočních svátků uzavřena, nic nenasvědčuje tomu, že by nemohl mít přístup k internetu, a tudíž ke svému účtu EPSO, z místa mimo svou kancelář.

16. V odpovědi na druhý argument stěžovatele, podle něhož mu úřad EPSO nezaslal upomínku, úřad EPSO zdůraznil, že zaslal e-mailovou upomínku na e-mailovou adresu, kterou stěžovatel uvedl ve své přihlášce. Stěžovatel toto tvrzení nezpochybnil.

17. Pokud jde o třetí argument stěžovatele, podle něhož úřad EPSO neupřesnil, že použitelným časovým pásmem je SEČ, veřejná ochránkyně práv konstatuje, že zpravodajský kanál, který stěžovatel obdržel, skutečně nezmiňoval použitelné časové pásmo pro období rezervace. Z informací poskytnutých veřejnému ochránci práv však vyplývá, že dne 13. dubna 2011, tj. v den, kdy stěžovatel potvrdil svou přihlášku, úřad EPSO zpřístupnil na účtu EPSO stěžovatele dopis, v němž bylo uvedeno, že stěžovatel byl vyzván, aby si mezi 20. dubnem a 26. dubnem 2011 (12:00 SEČ) zarezervoval KBT. Veřejná ochránkyně práv bere na vědomí, že v tomto dopise bylo jasně uvedeno příslušné časové pásmo. Je tedy nesporné, že úřad EPSO poskytl příslušné informace na účtu EPSO stěžovatele.

18. Podle názoru veřejné ochránkyně práv není nepřiměřené, aby úřad EPSO očekával, že uchazeč učiní nezbytné kroky ke kontrole informací, které poskytne v souvislosti s rezervačním řízením, zejména proto, že uchazeči jsou výslovně upozorněni na skutečnost, že pokud si včas nezarezervuje termín pro CBT, bude přihláška považována za staženou.

19. Vzhledem k výše uvedeným skutečnostem veřejný ochránce práv konstatuje, že stěžovatel neprokázal, že se úřad EPSO dopustil nesprávného úředního postupu, pokud jde o jeho tvrzení.

20. V případech, kdy není zjištěn nesprávný úřední postup, může veřejný ochránce práv přesto určit příležitosti ke zvýšení celkové kvality administrativního chování v orgánech, institucích a jiných subjektech EU.

21. V této souvislosti veřejná ochránkyně práv připomíná, že první věta zpravodajského kanálu, který stěžovatel obdržel, zněla takto: „Test CBT si můžete rezervovat od 20. 4. 2011 do 26. 4. 2011 12:00. Další informace o těchto počítačových testech naleznete v přiloženém sdělení". S ohledem na toto znění nelze zcela vyloučit, že stěžovatel mohl nesprávně pochopit příslušné sdělení v tom smyslu, že „přiložené sdělení“obsahovalo informace o samotné KBT, a nikoli o období, během něhož musel KBT rezervovat. Bylo by tedy lepší vyjasnit, že toto sdělení obsahovalo rovněž informace o rezervačním období. Případně skutečnost, že časy uvedené ve zpravodajském kanálu byly založeny na středoevropském čase, mohla být užitečně zmíněna v samotném zpravodajském kanálu. Veřejný ochránce práv proto v tomto ohledu učiní další poznámku.

B. Závěr

Na základě svého šetření této stížnosti ji veřejný ochránce práv uzavírá následujícím závěrem:

V tomto případě nebyl zjištěn žádný nesprávný úřední postup.

Stěžovatel a úřad EPSO budou o tomto rozhodnutí informováni.

Další poznámky

Aby se předešlo případným nedorozuměním, bylo by užitečné, kdyby úřad EPSO mohl přezkoumat způsob, jakým informuje uchazeče o lhůtě, během níž musí rezervovat datum testu na počítači.

P. Nikiforos Diamandouros

Ve Štrasburku dne 30. května 2012.

[1] Bod 3.1 Příručky EPSO pro otevřená výběrová řízení (Úř. věst. 2010, C 184 A, s. 1) zní takto: „Je na vás, abyste pravidelně – alespoň dvakrát týdně – nahlíželi do svého účtu EPSO, sledovali průběh výběrového řízení a kontrolovali informace relevantní pro vaši přihlášku.“

[2] Jeví se jako užitečné zdůraznit, že ačkoli stěžovatel ve svém dopise ze dne 26. dubna 2011 adresovaném úřadu EPSO uvedl, že jeho kancelář byla uzavřena od 21. do 26. dubna 2011, ve své stížnosti veřejnému ochránci práv uvedl, že velikonoční přestávka na jeho pracovišti trvala od 21. do 25. dubna 2011.