Изготвено в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман [1]

Контекстът

1. Жалбоподателят кандидатства за позиция като притежател на безвъзмездни средства [2] в Института по околна среда и устойчивост (IES) на Съвместния изследователски център (JRC)[3] на Европейския съюз.

2. Раздел „Квалификации“ от съответната покана за изразяване на интерес („поканата“) предвижда следното: "Идеалният кандидат трябва да има докторска степен по инженерни изследвания, свързани с областта на водата. Изисква се опит в областта на водните екоиндустрии. Международният професионален опит в областта и познанията за екологичната оценка на химикалите биха били предимство. Изисква се добро владеене на говорим и писмен английски език. Владеенето на друг език на Общността би било предимство. Способността за работа в екип и в големи мрежи е от съществено значение. Следва да се подчертаят съответните публикации и презентации“.

3. След като е преминал успешно първия преглед на кандидатурите, жалбоподателят е поканен на събеседване с комисията за подбор. Интервюто се проведе на 15 октомври 2012 г. На 29 октомври 2012 г. той е уведомен, че името му не е включено в списъка за предварителен подбор.

4. Жалбоподателят е изпратил писмо до СИЦ с искане за информация относно представянето му по време на събеседването и критериите за оценка, на които се е основала комисията за подбор. В отговора си до жалбоподателя JRC се позова на два документа: протокола от заседанието на комисията за подбор от 15 октомври 2012 г. и сравнителната таблица на всички регистрирани кандидати. Тази таблица е изготвена от Отдела за набиране на персонал и обучение и съдържа оценката на заявлението на жалбоподателя по време на първоначалния етап. СИЦ приложи редактирани версии на тези документи със своето писмо. Сравнителната таблица имаше няколко колони. Двама от тях предоставиха лична информация за кандидата (име и националност); за три от тях се изисква положително или отрицателно становище (опит в JRC, докторска степен и добро владеене на английски език); и четири бяха озаглавени "изисквания, публикувани" и позволиха да бъдат дадени максимум 5 точки за всеки [4]. Имаше и колона за общия получен резултат, определен като сумата от оценките, получени в четирите предходни колони.

5. След размяна на няколко електронни писма със СИЦ жалбоподателят се обърна към директора на СИЦ. Той се оплака, че процедурата за подбор не е проведена в съответствие с приложимите правила и не е ясна. По-специално той изрази съмнения относно участието на звеното за набиране на персонал и обучение в процеса и относно факта, че критериите, използвани в сравнителната таблица, не отговарят на квалификациите, описани в поканата. Той също така потърси информация относно професионалния опит на членовете на комисията за подбор.

6. На 19 декември 2012 г. директорът на IES отговори на писмото на жалбоподателя. На първо място тя обясни, че отделът за набиране на персонал и обучение на СИЦ разглежда всички кандидатури във връзка с изискванията, посочени в поканата, и изготвя списък на кандидатите, които отговарят на търсения профил. След това комисията за подбор провежда събеседване с избраните кандидати и избира успешния кандидат. Тя подчерта, че решението на комисията за подбор се основава единствено на интервюто. Що се отнася до твърдението на жалбоподателя, че има несъответствия между критериите в поканата и тези в сравнителната таблица, директорът заяви, че броят на точките, присъдени съгласно тази таблица, се отнася само до етапа на „предварителен подбор“ и не е взет предвид на етапа на събеседване от комисията за подбор. Освен това тя увери жалбоподателя, че всички членове на комисията за подбор притежават диплома по инженерство, докато един има опит в химическото инженерство.

7. Жалбоподателят отново изпрати писмо до директора на IES, за да изрази несъгласието си с позицията на JRC. След като директорът потвърди становището си, жалбоподателката подаде жалба до Европейския омбудсман.

Проучването

8. Омбудсманът започна проверка по жалбата и установи следните твърдения и твърдения:

1) Процесът на подбор на получателите на безвъзмездни средства е несправедлив, липсва прозрачност и не е в съответствие с приложимите правила.

2) JRC следва да подобри своите процедури за подбор на получателите на безвъзмездни средства.

9. В хода на проверката омбудсманът получи становището на Комисията по жалбата и впоследствие коментарите на жалбоподателя в отговор на становището на Комисията.

Предполагаеми нередности във връзка с процедурата за подбор и свързаното с нея искане

Аргументи, представени на омбудсмана

10. Жалбоподателят твърди, че процесът на подбор е опорочен от множество нередности. Той изтъкна четири основни довода:

а) Налице са несъответствия между изискванията, посочени в поканата, и тези, които са включени в сравнителната таблица на кандидатите.

В това отношение жалбоподателят отбеляза, че таблицата за сравнителна оценка, която е получил, създава объркване по отношение на това кои елементи се считат за изисквания за допустимост и кои се считат за активи.

б) Не е ясно до каква степен отделът за набиране на персонал и обучение е участвал в процеса на подбор.

в) Решението на комисията за подбор не е надлежно обосновано и не е прозрачно.

г) Процесът на подбор не гарантира, че ще бъде нает най-добрият кандидат.

11. В становището си JRC отбеляза, че квалификациите, които се вземат предвид, преди да се поканят кандидати за събеседване, са тези, изброени в поканата [5], с изключение на изискването, свързано със способността за работа в екип и в големи мрежи. Тази последна квалификация не беше включена в сравнителната таблица, тъй като беше трудно тя да бъде оценена единствено въз основа на документацията, представена със заявлението.

12. JRC призна, че формулировката, използвана за описание на някои квалификации в сравнителната таблица, не е точно същата като използваната в поканата. По-специално JRC постигна съгласие, че: i) квалификацията, свързана с международния трудов стаж, описана като „актив“ в поканата, погрешно е определена като „изискване“ в таблицата, и ii) не е ясно дали квалификацията, свързана с публикациите, е изискване или актив. Тя също така обясни, че предимството, свързано с владеенето на друг език на ЕС, е взето предвид чрез информацията, включена в колоната "Гражданство" от сравнителната таблица. JRC обаче не е счел тези несъответствия за достатъчно съществени, за да окажат въздействие върху справедливостта на процедурата. Тя твърди, че те не са в ущърб на кандидатурата на жалбоподателя, тъй като той е поканен на следващия етап от процеса на подбор, т.е. на интервюто. Въпреки това JRC се ангажира бъдещите покани за представяне на предложения да бъдат изготвяни по по-структуриран начин, за да се избегнат неясноти. По-специално в него се посочва, че изискваните квалификации ще бъдат изброени изчерпателно и впоследствие ще бъдат повторени в сравнителните таблици.

13. Що се отнася до ролята на отдела за набиране на персонал и обучение, JRC отбеляза, че тя не надхвърля обичайните задачи на административната служба, участваща в процедурите за подбор. Тези задачи включват следните дейности: i) проверка на общите изисквания за допустимост и ii) проверка на автобиографиите на кандидатите в съответствие със специфичните изисквания за допустимост с оглед на изготвянето на сравнителна таблица.

14. Освен това JRC обясни, че събеседването се основава на набор от четири въпроса, предварително определени от комисията за подбор в документ, който включва и елементите, които интервюираните кандидати се очаква да посочат в отговорите си. Всички въпроси бяха свързани с научната област на водата. JRC предостави копие от този документ. Освен това тя признава, че първоначално не е предоставила на жалбоподателя подробна и конкретна информация относно оценката на неговото представяне по време на интервюто, когато го е информирала за резултата от процеса на подбор. В становището си JRC оповести бележката, изготвена от комисията за подбор, относно представянето на жалбоподателя по време на събеседването. Тя също така се ангажира, че в бъдещите процедури за подбор ще предоставя на кандидатите подробна и конкретна оценка на техните резултати по време на събеседването.

15. В своите забележки жалбоподателят отбеляза, че способността за работа в екип, която е изискване съгласно поканата, е изцяло изключена от процеса на оценяване. Той също така твърди, че владеенето на езиците на ЕС не може да бъде изведено от гражданството на кандидата. Според него несъответствията между поканата и сравнителната таблица са оказали въздействие върху законосъобразността на процеса и може да са засегнали други кандидати, които е трябвало да бъдат поканени на събеседването. Освен това той изразява недоволството си, че не е получил информацията относно оценката на изпълнението си по време на интервюто на по-ранен етап, въпреки многократните си искания. Жалбоподателят счита този пропуск за умишлен и оспорва оценката на комисията за подбор на неговите отговори по време на интервюто.

16. Освен това жалбоподателят заяви, че всъщност не е заинтересован от това дали СИЦ ще подобри процедурите си за подбор. Вместо това той пожела да представи редица нови искания. По-специално той иска разглежданата процедура за подбор да бъде отменена и подписаният с избрания кандидат договор да бъде анулиран. Той също така пожела да бъде подробно информиран за проучванията и експертния опит на членовете на комисията за подбор. Жалбоподателят предложи да бъдат наложени административни и правни санкции на членовете на комисията за подбор и на директора на IES. Освен това той заяви, че Комисията следва да приеме политика на записани интервюта при открити врати в рамките на процедурите за подбор. Накрая, той иска от компетентния член на Комисията да се извини за коментарите, направени от комисията за подбор във връзка с представянето му по време на интервюто.

Оценка на омбудсмана, водеща до проектопрепоръка

17. Поради причините, изложени подробно в следващите точки, омбудсманът счита, че въпросната процедура за подбор е опорочена от редица нередности.

Несъответствия между изискванията, посочени в поканата, и критериите, използвани за оценяване на кандидатите

18. Омбудсманът вече е установил, че е добро административно поведение да се предоставя възможно най-точна информация относно условията за допустимост за дадена длъжност. Обявлението за свободна длъжност (или, както в настоящия случай, поканата за изразяване на интерес) има за цел да информира по подходящ начин потенциалните кандидати за изискванията и условията, които трябва да бъдат изпълнени [6]. В съдебната практика на съдилищата на Съюза също така се подчертава, че конкурсната комисия е обвързана от текста на обявлението за конкурс във вида, в който е публикувано, и че основната функция на обявлението за конкурс е да предостави на заинтересованите лица възможно най-точна информация относно условията за допускане до въпросната длъжност, така че да им даде възможност да преценят, от една страна, дали следва да кандидатстват за нея, и от друга страна, какви удостоверителни документи са важни за работата на конкурсната комисия и следователно трябва да бъдат приложени към кандидатурата [7].

19. В настоящия случай и на двата етапа на процедурата за подбор, а именно на етапа на предварителния подбор, проведен от отдела за набиране на персонал, и на етапа на събеседването, проведено от комисията за подбор, критериите, посочени в поканата, не са били надлежно взети предвид.

20. Що се отнася до етапа на предварителен подбор, JRC призна, че разликите във формулировката, използвана в поканата и в сравнителната таблица, биха могли да създадат объркване по отношение на това кои елементи се считат за изисквания и кои се считат за активи/предимства. Според Омбудсмана обаче въпросът надхвърля обикновения въпрос за формулировката. Всъщност има фундаментална разлика между двете понятия. Кандидат не може да бъде допуснат до следващия етап на процедурата, ако не отговаря на изискване, докато активите стават важни, когато се извършва сравнителна оценка между кандидати, които отговарят на всички изисквания. От това следва, че обстоятелството, че даден кандидат няма нещо, което се счита за актив, може да не окаже влияние върху оценката на този кандидат, ако други кандидати също нямат този актив. Следователно, когато се изготвя покана за изразяване на интерес, от основно значение е да се обърне специално внимание на това дали дадена квалификация се определя като изискване или като актив/предимство. Този избор следва да бъде отразен и във всеки документ, изготвен за целите на оценяването на кандидатите, както и в решенията на комисията за подбор. В настоящия случай обаче етапът на предварителния подбор не е взел предвид разграничението между активи и изисквания.

21. На етапа на събеседването, който е единственият етап, който комисията за подбор е взела предвид при избора на успешния кандидат, изглежда, че единствените оценени квалификации са тези, свързани със специализираните научни познания на кандидатите. Всъщност и четирите въпроса в документа, предоставен от СИЦ, се отнасят до специализираната област на водите. Освен това JRC не твърди, че по време на събеседването са били зададени други въпроси. Поради това е разумно да се заключи, че комисията за подбор не е оценила друга квалификация, посочена в поканата, като например познанията на жалбоподателя по говорим английски език. Освен това две квалификации, посочени в поканата, а именно способността за работа в екип и владеенето на други езици на ЕС [8], изглежда не са били оценени на нито един етап от процедурата за подбор. Следователно е ясно, че ,, въпреки че комисията за подбор е била обвързана с критериите, установени в поканата, е извършила своята оценка само въз основа на някои от тези критерии.

22. С оглед на гореизложеното критериите, използвани за оценка на кандидатите на двата етапа на процедурата за подбор, не са били в съответствие с поканата. Това е случай на лошо управление.

Липса на яснота по отношение на разделението на ролите между Отдела за набиране на персонал и обучение и комисията за подбор

23. В член 3 от административните правила, приложими за набирането на стипендианти („административните правила“), се посочва, че „стипендиантите се избират от комисия за подбор ... Отделът за набиране на персонал и обучение или съответният отдел за управление на ресурсите отговарят за проверката на критериите за допустимост на кандидатите. Комисията за подбор оценява кандидатурите и съставя списък на подходящите кандидати, който се представя на съответния директор за одобрение [9]." Според омбудсмана горепосочената разпоредба ясно определя разделението на отговорностите между Отдела за набиране на персонал и обучение и комисията за подбор. Първият отговаря за проверката на критериите за допустимост, а вторият — за оценката на кандидатурите и съставянето на списък с подходящи кандидати.

24. В становището си JRC твърди, че в настоящия случай отделът за набиране на персонал и обучение е изпълнявал задачите си в съответствие с горепосочената разпоредба, а именно чрез проверка както на общите, така и на специфичните критерии за допустимост, посочени в поканата. Омбудсманът обаче не споделя това становище поради следните две причини.

25. Първо, съгласно член 2 от Административните правила критериите за допустимост за договорите на получателите на безвъзмездни средства са: а) националност; б) възраст; и в) докторска степен или минимум 5 години изследователски опит. Всъщност това, което JRC нарича „специфични критерии за допустимост“, всъщност са критериите за оценка, които са имали за цел да позволят на комисията за подбор да извърши оценката на кандидатите.

26. Второ, според омбудсмана задачата за проверка на допустимостта на кандидатите следва да бъде доста проста и ясна процедура. Всъщност въпросът дали даден кандидат отговаря на критериите за допустимост следва да изисква прост отговор „да“ или „не“. Когато даден кандидат не отговаря на един от тези критерии, той следва автоматично да бъде изключен от следващия етап. Действителната оценка на допустимите кандидатури се извършва от комисията за подбор.

27. Това обаче не е било така във въпросната процедура за подбор. Всъщност отдел „Набиране и обучение“ е изготвил сравнителна таблица на кандидатите, въз основа на която някои кандидати са били поканени на събеседване, а други са били изключени от процедурата. Оценката, която отделът за набиране на персонал и обучение е извършил, за да изготви тази таблица, надхвърля простото установяване дали са изпълнени критериите за допустимост. Отделът за набиране на персонал и обучение оцени информацията в кандидатурите на кандидатите във връзка с някои от квалификациите, посочени в поканата, и присъди точки (от 0 до 5) относно тези квалификации. След това кандидатите бяха поканени на събеседването въз основа на оценките, които им бяха присъдени от Отдела за набиране на персонал и обучение.

28. От изложеното по-горе следва, че по време на етапа на предварителен подбор отделът за набиране на персонал и обучение е надхвърлил обикновената проверка на допустимостта на кандидатите и е извършил (частична) оценка по същество на качествата на кандидатите. Това е в нарушение на приложимите правила и следователно представлява случай на лошо администриране.

Непредставяне на основания за решението на комисията за подбор да не включи жалбоподателя в краткия списък

29. Омбудсманът припомня, че съгласно установената съдебна практика на съдилищата на ЕС конкурсните комисии разполагат с широка свобода на преценка при оценяването на квалификациите на кандидатите. Конкурсната комисия обаче трябва да посочи по подходящ начин мотивите, на които се основава нейното решение. Следователно неуспелият кандидат има право да получи информация за причините, поради които неговата кандидатура е била отхвърлена. Това право е израз на задължението на администрацията да мотивира решенията си във всяко административно производство.

30. В настоящия случай жалбоподателят е бил уведомен по електронна поща за решението на комисията за подбор да не го включи в списъка. В настоящото съобщение не е включена друга информация или обосновка. След като жалбоподателят е потърсил допълнителна информация, СИЦ му е предоставил извадки от сравнителната таблица, изготвена от отдел „Набиране и обучение“, и протокола от заседанието на комисията за подбор от 15 октомври 2012 г. Според последния документ комисията за подбор е отхвърлила кандидатурата на жалбоподателя, тъй като представянето му не отговаря напълно на изискванията на комисията за подбор. Не му е предоставена допълнителна информация относно представянето му на етапа на интервюто.

31. Омбудсманът счита, че тази информация не е била достатъчна, за да позволи на жалбоподателя да разбере по-добре защо не е сред успелите кандидати, чиито имена са били включени в списъка с одобрени кандидати. Всъщност сравнителната таблица се отнася само до етапа преди интервюто, а в протокола от заседанието на комисията за подбор не се уточнява защо жалбоподателят не отговаря напълно на изискванията на комисията за подбор, нито какви са тези изисквания.

32. Въпреки това омбудсманът отбелязва, че в хода на своята проверка JRC е признал първоначалната си липса на мотиви за своето решение и е предоставил на жалбоподателя два допълнителни документа: а) списък на въпросите, зададени по време на събеседването, и точките, които интервюираните кандидати се очаква да посочат в отговорите си, и б) оценка на комисията за подбор на индивидуалните резултати на жалбоподателя. Жалбоподателят твърди, че този пропуск е бил предвиден. Омбудсманът обаче не може да сподели това мнение: нищо в досието не сочи, че JRC умишлено е отказал да предостави исканата информация на жалбоподателя. Омбудсманът е удовлетворен от отговора на Съвместния изследователски център и от качеството на обясненията, предоставени на жалбоподателя в това отношение. В становището си жалбоподателят пояснява, че също така желае да оспори оценката на представянето си от комисията за подбор. В това отношение омбудсманът отбелязва, че съгласно установената съдебна практика на съдилищата на ЕС конкурсните комисии разполагат с широка свобода на преценка при оценяването на знанията и способностите на кандидатите в процедура за подбор [10]. Освен това жалбоподателят не е представил никакви доказателства или конкретни аргументи, които да предполагат, че комисията за подбор е допуснала явна грешка при оценката на представянето му по време на събеседването.

33. С оглед на горепосочените съображения и като се има предвид по-специално ангажиментът на JRC да предоставя подобна информация на други кандидати в бъдещите процедури за подбор, омбудсманът не счита за необходимо да разглежда допълнително този аспект на жалбата.

Заключение

34. С оглед на предходния анализ омбудсманът констатира, че въпросната процедура за подбор не отговаря на стандартите за добра администрация, тъй като а) критериите, взети предвид за оценка на кандидатите, не са ясно установени в поканата ;. б) комисията за подбор не е оценила всички допустими кандидати спрямо критериите, установени в поканата; и в) Отделът за набиране на персонал и обучение е надхвърлил рамките на проверката на допустимостта на кандидатите и е извършил (частична) оценка по същество на качествата на кандидатите. Това са случаи на лошо управление.

35. Когато омбудсманът установи случай на лошо администриране, тя се опитва да постигне решение, което би могло както да удовлетвори жалбоподателя, така и да помогне на съответната институция да подобри административните си процедури. По отношение на настоящия случай Омбудсманът отбелязва, че когато жалбоподателят е подал жалбата си, въпросната процедура за подбор вече е била приключила и JRC вече е подписал договора за отпускане на безвъзмездни средства с одобрения кандидат. Също така, като се има предвид, че недостатъците, които е установила в настоящия случай, се отнасят по-скоро до процедурни, отколкото до съществени аспекти, омбудсманът счита, че не би било оправдано да се изисква от JRC да отмени приключена процедура за набиране на персонал или да анулира съществуващия договор, както е поискано от жалбоподателя. Тя също така не вижда причина да предяви някое от допълнителните твърдения, които жалбоподателят е изложил в своите забележки, като се има предвид, че той не е представил тези твърдения на вниманието на СИЦ предварително [11].

36. Като се има предвид това, омбудсманът счита за целесъобразно да потърси както мярка за удовлетворение на жалбоподателя, така и ясни ангажименти от страна на JRC, че ще подобри процедурите си за подбор в бъдеще. По отношение на последното омбудсманът отбелязва с одобрение, че в своето становище Комисията е посочила, че JRC вече е поел някои ангажименти по отношение на бъдещите процедури за подбор. Тези ангажименти обаче не обхващат всички въпроси, разгледани в предходните точки. С оглед на гореизложеното тя прави съответен проект на препоръка по-долу в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман.

Проектопрепоръката

Въз основа на проверките по тази жалба Омбудсманът отправя до Комисията следния проект на препоръка:

JRC следва: i) да признаят всички грешки, допуснати при въпросния процес на подбор, и ii) да се извинят на жалбоподателя.

В съответствие с констатациите на Омбудсмана JRC следва също така да преразгледа своите практики, за да гарантира: i) разпределението на ролите между Отдела за набиране на персонал и обучение и комисиите за подбор и ii) оценката на всички отговарящи на условията кандидати по критерии, които са ясно определени в поканата за изразяване на интерес.

Комисията и жалбоподателят ще бъдат информирани за този проект на препоръка. В съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман Комисията изпраща подробно становище до 31 август 2014 г. Подробното становище би могло да се състои от приемане на проекта на препоръка и описание на начина, по който той е бил изпълнен.

 

Емили О'Райли

Съставено в Страсбург на 16 май 2014 година.

---

[1] Решение на Европейския парламент от 9 март 1994 година относно правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана (94/262/ЕОВС, ЕО, Евратом), ОВ L 113, 1994 г., стр. 15.

[2] В рамките на схемата за договори с получатели на безвъзмездни средства Комисията предлага договори съгласно националното трудово право на изследователи, които желаят да участват в научноизследователската работа, извършвана от JRC.

[3] JRC е вътрешната научна служба на Европейската комисия. Нейната мисия е да предоставя на политиките на ЕС независима, основана на факти научна и техническа подкрепа през целия цикъл на политиката. IES е един от седемте научни института на JRC. Нейната мисия е да предоставя научна и техническа подкрепа за политиките на ЕС за опазване на европейската и световната околна среда. Намира се в Испра, Италия.

[4] Публикувано изискване 1: инженер по повторното използване на водата, пречистването на отпадъчните води, обезсоляването или свързаното с това; Публикувано изискване 2: международен професионален опит в тази област; Публикувано изискване 3: съответните публикации; и изискване, публикувано 4: Оценка на химичните вещества-активи.

[5] 1. Доктор по инженерни науки, свързани с областта на водите (или университетска степен и 5 години изследователски опит след университетската степен, даваща достъп до докторантура) (изискване)

2. Необходим е опит в областта на водните екоиндустрии, например в областта на повторното използване на водата, пречистването на отпадъчни води, обезсоляването (изискване)

3. Международен професионален опит в областта (актив)

4. Познаване на оценката на въздействието на химикалите върху околната среда (актив)

5. Добро владеене на говорим и писмен английски език (изискване)

6. Владеене на друг език на Общността (предимство)

7. Способност за работа в екип и в големи мрежи (изискване)

8. Публикации и презентации запис.

[6] Вж. Решение на Европейския омбудсман по жалба 1011/99/BB срещу Съвета; Решение на Европейския омбудсман относно жалба 2990/2006/OV срещу Европейската служба за подбор на персонал; и Решение на Европейския омбудсман по жалба 1513/2010/VIK срещу Европейската комисия.

[7] Вж. например дело T-132/89 Gallone срещу Съвета [1990] ECR II-549, параграф 27.

[8] Омбудсманът не може да приеме становището на JRC, че владеенето на други езици на ЕС може да бъде изведено от гражданството на кандидата.

[9] http://ec.europa.eu/dgs/jrc/downloads/jrc_grantholder_rules.pdf

[10] Вж. например Дело T-19/03 Konstantopoulou срещу Съда на Европейските общности [2004] ECR-SC I-A-25 и II-107, параграф 43; T-277/02, Pascall/Съвет, Recueil FP, 2004 г., стр. I-A-137 и II-621, точка 57; и T-74/91 Rocco Tancredi срещу Европейския парламент [1992] ECR II-1645, параграф 19.

[11] Член 2, параграф 4 от Устава на омбудсмана.