Дата: От 7.11.2017 г. до 14.11.2017 г.

Местонахождение: MO34, Брюксел

Присъствали:

Омбудсманът:

• Г-н Fergal O’Regan, началник на отдел „Координация на разследванията от обществен интерес“
• Служител, отдел „Стратегически разследвания“
• Служител, Отдел за запитвания 4
• Стажант, отдел „Стратегически запитвания“

Европейската комисия:

• 16 служители (генерален секретариат и ГД „Човешки ресурси и сигурност“)

Цел на проверката на документи/заседания

На 27 март 2017 г. Европейският омбудсман започна последваща проверка относно управлението от страна на Комисията на ситуации на кадрова въртележка между държавния и частния сектор по отношение на нейните служители. Като първа стъпка в проверката Омбудсманът поиска списъци със случаи, разгледани от Комисията съгласно членове 11, 12б и 16 от Правилника за длъжностните лица на ЕС през 2015 г. и 2016 г.

След получаването на списъците разследващият екип на Омбудсмана подбра извадка от 65 досиета за проверка и се свърза с Комисията, за да организира проверка и няколко срещи. За да направи преглед на най-новите практики на Комисията, разследващият екип включи ограничен брой досиета, свързани с 2017 г.

Проверката и срещите имаха двойна цел: i) за да се получи по-добро разбиране за начина, по който Комисията обработва исканията на служителите за извършване на професионална дейност в частния сектор след прекратяване на служебното правоотношение или по време на отпуск по лични причини (ККП), както и за възможните конфликти на интереси по отношение на пристигащия персонал или персонала, който се връща от ККП, и ii) за да се допълни това разбиране чрез проверка на примерни случаи.

Въведение и процедурна информация

На 7.11.2017 г. се проведе встъпително заседание за подготовка на последващите заседания и инспекции.

По време на първата среща разследващият екип на Омбудсмана се представи и представи целта и обхвата на стратегическата проверка. Те също така обясниха, че разследването не се отнася до конкретно лице, а вместо това се съсредоточава само върху системни въпроси.

Представителите на Комисията се представиха и представиха предложения план за последваща проверка на досиетата и заседанията. Беше договорено Омбудсманът да получи копие от писмата/електронните писма, изпратени от Комисията, за да информира всяко лице, чиито досиета са били проверени като част от извадката, за обработването на неговите лични данни в контекста на стратегическото разследване на Омбудсмана.

Като се има предвид, че това е стратегическо разследване от обществен интерес, омбудсманът ще публикува доклада от проверката на своя уебсайт. Що се отнася до проверените досиета и в съответствие с разпоредбите за прилагане на Европейския омбудсман [1], омбудсманът не може да предоставя достъп до копия на проверени документи, определени от Комисията като поверителни, без предварителното съгласие на Комисията.

Информация, обменена по време на заседанията

Проверките се проведоха от 8.11.2017 г. до 14.11.2017 г. Те бяха допълнени от няколко срещи с представители на Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ (ГД „Човешки ресурси и сигурност“) на Комисията за обсъждане на правилата и практиките на Комисията съгласно членове 11, 12б, съчетани с отпуск по лични причини (член 40) и член 16 от Правилника за длъжностните лица.

По време на срещите представителите на Комисията описаха вътрешните процеси на Комисията: i) за откриване и предотвратяване на възможни конфликти на интереси по отношение на новопостъпили служители или служители, които се връщат от ККП; ii) за оценка на искания за упражняване на професионална дейност, подадени от бивши служители в рамките на две години след прекратяване на служебното правоотношение; и iii) за оценка на искания на служители за упражняване на външна дейност, докато са в отпуск по лични причини (ККП).

Представителите на Комисията обясниха също така състава и съдържанието на примерните досиета, които трябва да бъдат проверени от разследващия екип на Омбудсмана.

Проверени документи

Комисията предостави на разследващия екип на Омбудсмана пълен достъп до исканите документи. Проверяващият екип на Омбудсмана извърши задълбочена проверка на документите и взе копия, както следва:

1- Обща документация

и) Непопълнени формуляри, които трябва да бъдат попълнени от служителите на Комисията съгласно членове 11, 12б/40 и 16 от Правилника за длъжностните лица (поверително)

ii) Образци на писма и документи, описващи вътрешните работни процеси (поверително)

iii) Преработен проект на решение на Комисията относно външните дейности и задачи, свързан обяснителен документ, преработен проект на формуляр за декларации по член 16 (поверително)

 iv) Доклад за дейността на Службата за разследвания и дисциплинарни въпроси (IDOC) за 2016 г. (поверително)

2- Примерни файлове

v) Списъци на примерни досиета за проверка съгласно членове 11, 12б/40 и 16 от Правилника за длъжностните лица (поверително)

vi) Попълнени декларации за назначаване на лица, които не са на ръководни длъжности, и на ръководители в изпълнение на член 11 от Правилника за длъжностните лица (+ връщане от ККП) (поверително)

vii) Искания за външна дейност по време на отпуск по лични причини в изпълнение на член 12б/40 от Правилника за длъжностните лица (поверително)

viii) Декларации за намерение за упражняване на професионална дейност след прекратяване на служебното правоотношение в изпълнение на член 16 от Правилника за длъжностните лица (поверително)

ix) Обмен на електронни съобщения между ГД „Човешки ресурси и сигурност“, други генерални дирекции и Генералния секретариат (поверително)

x) Обмен на електронни съобщения между ГД „Човешки ресурси и сигурност“ и съответния персонал или бивши служители (поверително)

xi) Бележки от други генерални дирекции до ГД „Човешки ресурси и сигурност“ (поверително)

(xii) Индивидуални решения, взети от органа по назначаването (поверително)

Комисията определи всички проверени документи като „поверителни“. Копията на съответните документи са обозначени като „поверителни“ и са подписани от представител на Комисията и член на разследващия екип на Омбудсмана.

Проверяващият екип на Омбудсмана изрази своята благодарност за отличното сътрудничество на участващите представители на Комисията.

Страсбург, 15.12.2017 г.

[1] Член 4, параграф 8 от Разпоредбите за прилагане на Европейския омбудсман.