Страсбург, 22.1.2021 г.

Жалба 2067/2020/MIG

Предмет на делото: Заседание ^[1] относно обработването от страна на Европейската агенция за гранична и брегова охрана (Frontex) на множество искания за публичен достъп до документи, подадени от един заявител (препратки: PAD-2020-00970 и PAD-2020-0237)

Уважаеми г-н Y,

Омбудсманът получи жалба от X срещу Frontex. Жалбата се отнася до обработването от Frontex на исканията на жалбоподателя за публичен достъп до документи, подадени на 26 октомври 2020 г. и 29 ноември 2020 г. Тя ме помоли да се заема със случая от нейно име.

На 26 октомври 2020 г. жалбоподателят поиска публичен достъп до списък с договори по бюджетен ред „Научни изследвания и иновации“. Frontex не е разгледала незабавно това искане, тъй като вече е разглеждала друго искане за достъп ^[2] от жалбоподателя, което според нея първо е трябвало да бъде приключено. На 13 ноември 2020 г. Frontex започна да разглежда искането на жалбоподателя за достъп от 26 октомври 2020 г., след като при поискване жалбоподателят потвърди, че иска достъп до искания списък. На 29 ноември 2020 г. жалбоподателят отправи друго искане за публичен достъп до уведомленията за премествания, отнасящи се до пет различни договора, които Frontex раздели на партиди и също така постави на опашка.

Жалбоподателят е недоволен от начина, по който Frontex обработва неговите заявления за достъп, което според него не е в съответствие с приложимите правила за публичен достъп до документи.

Решихме да започнем разследване по жалбата. За целите на настоящата проверка Сметната палата счита, че би било полезно да се проведе среща със съответните представители на Frontex, за да се получи информация относно практиките на Frontex във връзка с обработването на множество искания за достъп до документи, подадени от един заявител.

От информацията, предоставена от жалбоподателя, разбираме, че Frontex забавя регистрирането на последващите искания до приключването на обработката на предишни искания, отправени от същия кандидат. Изглежда, че в това отношение Frontex разчита на принципа на пропорционалност и на необходимостта от управление на голямото работно натоварване, произтичащо от съответните искания за достъп.

За да разберем по-добре как Frontex обработва множество искания за достъп до документи, отправени от един кандидат, ще бъде полезно на срещата да бъдат разгледани следните въпроси:

• Съществува ли писмена политика, която отразява подхода на Frontex към множество искания, отправени от един и същ кандидат?
• Кога се задейства системата за „нареждане на опашки“: след второто последователно искане от същия кандидат или само след като екипът за PAD на Frontex достигне пълния си капацитет?
• Колко често се случва заявките да бъдат поставяни на опашка?
• Има ли максимален период от време, през който една заявка може да чака на опашка?
• От значение ли е обхватът на искането (малък или голям документ или брой поискани документи)?
• Могат ли кандидатите да променят реда на своите искания? Ако отговорът е „да“, те систематично ли са осведомявани за тази възможност?
• Информирани ли са кандидатите до коя дата могат да очакват техните искания да бъдат обработени?
• Системата за чакане на опашка прилага ли се еднакво за всички кандидати?

Ще Ви бъда благодарна, ако Вашият кабинет се свърже с отговорния служител по случая, г-жа Михаела Геринг, за да се споразумеят за организацията на заседанието, което ще се проведе чрез видеоконферентна връзка. Ако смятате, че това е полезно, заседанието по този случай може да се проведе успоредно със заседанието по случай 1939/2020/MAS ^[3], което ще се проведе в петък, 29 януари 2021 г.

Информация или документи, които Frontex счита за поверителни, няма да бъдат разкривани на жалбоподателя или на друго лице без предварителното му съгласие. Информацията и документите от този вид ще бъдат изтрити от досиетата на Европейския омбудсман скоро след приключване на проверката ^[4].

Приложено Ви изпращаме жалбата, заедно с предишна жалба, подадена от същия жалбоподател, по която омбудсманът не намери основания да започне разследване.

Искрено ваш,

Росита Хики,
директор "Разследвания"

[1] Събирането на информация и проверките на документи се извършват въз основа на член 3, параграф 2 от Устава на Европейския омбудсман (http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/statute.faces#hl2) и член 4 от Разпоредбите за прилагане на Европейския омбудсман: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces#hl3.

[2] Позоваване: PAD-2020-00170

[3] Случай 1939/2020/MAS относно начина, по който Frontex е разгледала искане за публичен достъп до кореспонденция с журналисти.

[4] В съответствие с членове 4.8 и 9.4 от Реда и условията за прилагане на Европейския омбудсман: https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces