Контекстът

1. Програмата „Европа за гражданите“ предлага различни действия, подкрепени от два вида безвъзмездни средства (безвъзмездни средства за проекти и безвъзмездни средства за оперативни разходи)[1]. Действие 1 („Активни граждани за Европа“) има за цел да обедини хората от местните общности в цяла Европа, за да споделят и обменят опит, мнения и ценности, да се учат от историята и да градят за бъдещето. Тя насърчава срещите, обмена и дебатите между европейските граждани от различни държави чрез различни средства, включително чрез мярка 1.1 „Побратимяване на градове — граждански срещи“, която е от значение в този случай [2].

2. Изпълнителната агенция за образование, аудио-визия и култура (EACEA) отговаря за изпълнението на всички действия по програма „Европа за гражданите“[3]. Жалбоподателят е ирландска организация, която от 25 години поддържа туининг партньорство с френски партньор. Партньорствата за побратимяване бяха обхванати от Ръководството за програмата за периода 2007—2013 г. и понастоящем се управляват в съответствие с Ръководството за програмата за периода 2014—2020 г.

3. И в двете програмни ръководства 1 септември е определен като краен срок за подаване на заявления за действия за побратимяване на градове, които се провеждат от 1 януари до 30 септември на годината, следваща крайния срок.

4. На 28 юни 2014 г. жалбоподателят се свърза с EACEA и изрази намерението си да организира проект за побратимяване на градове през април 2015 г. Жалбоподателят поиска потвърждение, че се прилага крайният срок 1 септември.

5. В отговора си от 30 юни 2014 г. EACEA информира жалбоподателя, че за заявленията, подадени през 2014 г., сроковете е трябвало да бъдат променени поради късното одобрение на програмата „Европа за гражданите“.

6. В отговора си от същия ден жалбоподателят поиска да бъде информиран кога е публикувана преразгледаната крайна дата и дали може да подаде незабавно заявление за предложения туининг проект през април 2015 г.

7. На същия ден EACEA информира жалбоподателя, че ръководството за програмата е публикувано на нейния уебсайт на 6 май 2014 г.[4] EACEA информира жалбоподателя, че заявлението му е трябвало да бъде подадено до 4 юни 2014 г.

8. В отговора си от същия ден жалбоподателят твърди, че не е справедливо да се допуска по-малко от месец между публикуването на ръководството за програмата и крайния срок.

9. В отговора си от 1 юли 2014 г. EACEA повтори ограниченията, които са я накарали да направи корекции за 2014 г.

10. На 20 август 2014 г. жалбоподателят подава жалбата до Европейския омбудсман. В жалбата си жалбоподателят твърди, че като е приела на 6 май 2014 г. изключително кратък срок — 4 юни 2014 г. — за тази година, EACEA не е предоставила достатъчно време за приключване на договореностите за туининг. Жалбоподателят подчерта, че през всяка следваща година от 2007 г. до 2020 г. съответният краен срок е бил или ще бъде 1 септември.

Проучването

11. Омбудсманът започна проверка по жалбата и установи следните твърдения и твърдения:

1) EACEA несправедливо е съкратила крайния срок за подаване на заявления за финансиране на проекти за побратимяване на градове.

Подкрепящи аргументи:

Жалбоподателят твърди, че работи за краен срок за подаване на заявления 1 септември 2014 г., което би било нормално въз основа на крайния срок през предходните години. Въпреки това, като обнародва на 6 май 2014 г. изключително кратък срок — 4 юни 2014 г. — за същата година, EACEA не предостави достатъчно време за приключване на туининг договореностите. Жалбоподателят заяви, че през всяка следваща година от 2007 г. до 2020 г. съответният краен срок е бил или ще бъде 1 септември.

2) EACEA следва да приеме молбата на жалбоподателя и да я разгледа по същество.

Твърдение, че EACEA несправедливо е съкратила крайния срок за подаване на заявления за финансиране на проекти за побратимяване на градове и свързаното с това искане

Първа стъпка на Омбудсмана в проверката: опростена процедура

12. В интерес на целесъобразността и за да се проучи възможността за получаване на резултат, който би могъл да бъде полезен за жалбоподателя и за други засегнати граждани, на 12 септември 2014 г. службите на Омбудсмана се свързаха с EACEA във връзка с жалбата. EACEA изпрати отговора си на 6 октомври 2014 г. Жалбоподателят изпрати становището си по този отговор на 23 октомври 2014 г.

Втората стъпка на Омбудсмана в проверката: предложение за решение

13. Омбудсманът анализира случая и взе предвид аргументите и становищата, представени от страните [5].

14. В своя анализ, довел до предложението за решение, Омбудсманът взе предвид факта, че крайният срок за предприемане на действия през април следващата година е определен последователно за 1 септември. Като взе предвид принципите на добро административно поведение, омбудсманът провери дали отклонението от практиката на EACEA по отношение на крайния срок 1 септември е било обосновано с оглед на а) дали са били посочени законни основания и б) дали промяната на крайния срок е била направена по достатъчно прозрачен начин.

15. Омбудсманът направи предварителната констатация, че EACEA не е представила а) законни основания и б) не е осигурила достатъчно прозрачност по отношение на решението си да изтегли напред до 4 юни 2014 г. крайния срок за подаване на заявления за проектите за побратимяване на градове, които трябва да се осъществят през първите девет месеца на 2015 г. Като се има предвид, че поведението на EACEA би могло да представлява лошо администриране, омбудсманът счете, че искането EACEA, въпреки изтичането на крайния срок, да разгледа заявлението на жалбоподателя по същество за финансиране на проект за побратимяване на градове, който се осъществява през април 2015 г., би било подходящо средство за отстраняване на всяко лошо администриране и за удовлетворяване на жалбоподателя.

16. С оглед на този анализ на 26 ноември 2014 г. Омбудсманът направи следното предложение за решение:

„Като взема предвид горепосочените констатации, Омбудсманът предлага EACEA да приеме за допустима кандидатурата на жалбоподателя за финансиране на проект за побратимяване на градове, който ще се проведе през април 2015 г., и да я разгледа по същество.“

17. EACEA изпрати своя отговор на предложението на омбудсмана на 29 януари 2015 г. Жалбоподателят изпрати своите коментари на 31 януари 2015 г.

18. В отговора си на предложението на омбудсмана EACEA се извини за евентуалните неудобства, причинени на кандидатите. EACEA установи разликите между програмата „Европа за гражданите“ за периода 2007—2013 г. и програмата за периода 2014—2020 г. и отбеляза, че въпреки че настоящата програма се основава на опита от предходната, тя има различно правно основание и изисква определен брой изменения по отношение на действията, които трябва да бъдат изпълнени, сроковете, които трябва да бъдат спазени, и критериите, които трябва да бъдат изпълнени.

19. В този контекст EACEA твърди, във връзка с липсата на публичност относно сроковете, установени от омбудсмана в нейния анализ, че от 26 март 2014 г. до 15 април 2014 г. на нейния уебсайт е публикувана информация относно потенциалните корекции на сроковете в рубриката „Новини“, която предупреждава жалбоподателите за отлагането на крайния срок, първоначално насрочен за 1 март 2014 г., до 4 юни 2014 г. Освен това EACEA заяви, че информацията относно адаптирането на сроковете е била поставена на първата страница на ръководството за програмата, което е основният документ, който трябва да бъде консултиран и разгледан от всички заявители в рамките на процеса на кандидатстване.

20. Освен това EACEA посочи, че жалбоподателят никога не е подавал заявление за изпълнение на проекта през април 2015 г. Вместо това тя е подала заявление за проект, който да бъде осъществен през септември 2015 г. Междувременно EACEA е оценила заявлението на жалбоподателя по същество и в съответствие със стандартните процедури му е предоставила финансирането, за което е кандидатствало. С оглед на тези твърдения EACEA заяви, че в съответствие с предложението на омбудсмана е оценила заявлението на жалбоподателя по същество и в съответствие със стандартните процедури, приложими за отпускането на безвъзмездни средства от ЕС.

21. В своите забележки жалбоподателят благодари на омбудсмана за разглеждането на жалбата и изрази своята признателност за работата на EACEA. Жалбоподателят обаче изрази разочарованието си от отхвърлянето от EACEA на предложението на омбудсмана за приятелско решение. Съответно туининг дейностите не можаха да продължат, както беше планирано първоначално за Великден 2015 г.

Трета стъпка на Омбудсмана в проверката: посредничество

22. На 23 юни 2015 г. директорът на Службата на омбудсмана се срещна с изпълнителния директор на EACEA, за да обсъдят отговора на EACEA на предложението на омбудсмана и забележките на жалбоподателя по него. Директорът на Омбудсмана отбеляза, че макар в отговора си EACEA да е обяснила ограниченията, пред които е била изправена поради късното приемане на програмата, тези аргументи не обясняват в достатъчна степен защо крайният срок е бил изтеглен напред до 4 юни 2014 г. Освен това той насочи вниманието на EACEA към факта, че отговорът на EACEA не показва, че преди да публикува официално информацията на своя уебсайт, тя е предупредила заинтересованите страни по програма „Европа за гражданите“, че през 2014 г. ще се прилага различен краен срок.

23. На 2 юли 2015 г. EACEA изпрати писмо до жалбоподателя, в което отбеляза, че след допълнителни обсъждания със службите на Омбудсмана е разбрала, че може да е имало недоразумение по отношение на предоставената по-рано информация, и е предоставила допълнителни разяснения относно промените в сроковете за подаване на заявления и периодите на допустимост за 2014 г.

24. По-конкретно EACEA поясни, че крайният срок за първия кръг от мерки за побратимяване на градове, първоначално насрочен за 1 март 2014 г., е бил отложен за 4 юни 2014 г. Крайният срок за втория кръг, насрочен за 1 септември 2014 г., беше запазен. EACEA заяви, че промяната на сроковете е оказала пряко въздействие върху периодите на допустимост. Периодът на допустимост за кръг 1 (първоначално от 1 юли 2014 г. до 31 март 2015 г.) беше удължен до 30 септември 2015 г. Периодът на допустимост за кръг 2 (първоначално от 1 януари 2015 г. до 30 септември 2015 г.) беше съответно изменен, за да обхване периода от 1 септември 2015 г. до 31 декември 2015 г. EACEA посочи, че е обявила измененията на сроковете на 26 март 2014 г.[6]. Тя обаче призна, че на този етап не е имало информация за промените в периодите на допустимост; тази информация е публикувана на 6 май 2014 г. EACEA изрази съжаление за факта, че въпреки усилията ѝ да коригира графика на поканите за представяне на предложения и периодите на допустимост в полза на участниците в програмата, е имало недоразумение по отношение на проекта на жалбоподателя. Тя добави, че се надява, че тези допълнителни разяснения ще бъдат полезни.

25. В коментарите си по писмото на EACEA жалбоподателят информира омбудсмана, че валидността на решението за отпускане на безвъзмездни средства за осъществяване на туининг проекта през септември 2015 г. е била удължена и проектът ще се проведе на Великден 2016 г. Жалбоподателят подчерта, че тези договорености са задоволителни както за него, така и за неговия партньор по проекта, и изрази своята признателност към омбудсмана за постигането на задоволително заключение.

Оценка на омбудсмана

26. Омбудсманът отбелязва, че в писмото си от 2 юли 2015 г. EACEA е подчертала разликата между промените в крайния срок за подаване на заявление и промените в периода на допустимост за изпълнението на проект по мярка 1.1 „Побратимяване на градове — граждански срещи“ на програма „Европа за гражданите“. Омбудсманът счита, че тази допълнителна информация изяснява въпроса.

27. Освен това жалбоподателят изрази задоволство както от допълнителните разяснения, така и от факта, че EACEA се е съгласила нейният туининг проект да се осъществи на Великден 2016 г.

28. С оглед на тези съображения омбудсманът приключва случая с констатацията, че EACEA е предприела подходящи действия за уреждане на случая по удовлетворителен за жалбоподателя начин.

Заключение

Въз основа на проверката по тази жалба Омбудсманът я приключва със следното заключение:

EACEA е предприела подходящи действия за уреждане на случая по удовлетворителен за жалбоподателя начин.

Жалбоподателят и EACEA ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли

Страсбург, 29.10.2015 г.

[1] Регламент (ЕС) No 390/2014 на Съвета от 14 април 2014 година за създаване на програма „Европа за гражданите“ за периода 2014—2020 г. (ОВ L 115, 2014 г., стр. 3).

[2] http://eacea.ec.europa.eu/europe-for-citizens_bg

[3] Решение за изпълнение 2013/776/ЕС на Комисията от 18 декември 2013 г. за създаване на Изпълнителна агенция за образование, аудиовизия и култура и за отмяна на Решение 2009/336/ЕО (ОВ L 343, 2013 г., стр. 46).

[4] http://eacea.ec.europa.eu/europe-for-citizens/news/news-programme-guide_bg

[5] За допълнителна информация относно контекста на жалбата, аргументите на страните, както и анализа на Омбудсмана, моля, вижте пълния текст на предложението на Омбудсмана за решение, което е на разположение на адрес: хипервръзка.

[6] http://eacea.ec.europa.eu/europe-for-citizens/news_bg