Контекстът

1. На 16 декември 2013 г. омбудсманът започна проверка по собствена инициатива, като прикани Изпълнителната агенция за конкурентоспособност и иновации (EACI) да обмисли създаването на процедура, позволяваща на кандидатите, които са недоволни от начина, по който са били обработени поканите за представяне на предложения, да се обърнат към независим комитет за преглед или правна защита. Омбудсманът посочи, че EACI би могла да използва процедурите за преразглеждане, въведени в Изпълнителната агенция за научни изследвания (REA) и Изпълнителната агенция на Европейския научноизследователски съвет (ERCEA). Считано от 1 януари 2014 г. EACI беше заменена и наследена от EASME [2].

Установяване на процедура за преразглеждане в рамките на EASME

Проектопрепоръката на омбудсмана

2. Становището на омбудсмана е, че всяка институция на ЕС, която е в чести контакти с лица, които може да имат основание да подадат жалба, следва да въведе процедура, която предвижда жалбите да бъдат разглеждани и разрешавани бързо от самата институция, преди тези лица да прибягнат до други механизми за правна защита, като например омбудсмана и съдилищата. Поради своя мандат EASME поддържа чести контакти с кандидати, които отговарят на покани за представяне на предложения по няколко програми на ЕС (програма „Хоризонт 2020“ (H2020), програмите COSME, LIFE и ЕФМДР).

3. По отношение на обхвата на прегледа Омбудсманът отбеляза, че процедурата за преглед, предвидена в член 16 от Регламента за „Хоризонт 2020“, е подобна на тези, установени от ИАЕСНИ и Изпълнителната агенция за научни изследвания, които са ограничени до „процедурни аспекти“и не обхващат оценката на основателността на предложенията. Фактът, че тази разпоредба ограничава прегледа от комисията за преглед на оценката до „процедурни аспекти“, не следва обаче да означава, че прегледът следва да бъде ограничен до чисто формалистични елементи. Ако случаят беше такъв, правото на преразглеждане очевидно нямаше да има голяма стойност. В този контекст омбудсманът посочи, че има три основания, които следва да доведат до пълна преоценка на дадено предложение: i) ако заявителят представи доказателства за процедурни грешки, например ако е ясно, че даден етап от процедурата е бил пропуснат; ii) ако заявителят представи доказателства за фактически грешки, например ако експертите се позовават на погрешно предложение; или iii) ако заявителят представи доказателства за явна грешка в преценката. Омбудсманът беше на мнение, че процедурата за преразглеждане, която ще бъде установена от EASME в контекста на програмата „Хоризонт 2020“, следва да обхваща тези три ситуации. Омбудсманът също така счита, че EASME следва да предприеме необходимите стъпки за установяване на подобна процедура за преглед на поканите за представяне на предложения по другите програми на ЕС.

4. Поради това на 17 октомври 2014 г. омбудсманът отправи следните две проектопрепоръки към EASME:

„1. В съответствие с член 16 от Регламент (ЕС) No 1290/2013 и приложение I към Решение C(2013) 9414 final на Комисията EASME следва възможно най-скоро да предприеме необходимите стъпки за установяване на процедура за преглед на оценката за кандидатите, които отговарят на покани за представяне на предложения по програма „Хоризонт 2020“, и да информира омбудсмана за датата, до която ще бъде въведена процедурата за преглед.

Тази процедура за преразглеждане следва да обхваща случаите, в които заявителите изтъкват твърдения за i) процедурни грешки, ii) фактически грешки или iii) явна грешка в преценката.

2. EASME следва да предприеме необходимите стъпки за установяване на подобна процедура за преглед за кандидатите, които отговарят на покани за представяне на предложения, отправени в рамките на други програми на ЕС, и да информира омбудсмана за датата, до която ще бъде въведена процедурата за преглед.

5. При отправянето на проектопрепоръките към EASME омбудсманът взе предвид аргументите и становището, представени от EASME.

6. EASME прие и двата проекта на препоръки и описа мерките, които е предприела за тяхното изпълнение:

7. Що се отнася до първия проект на препоръка относно програмата „Хоризонт 2020“, EASME заяви, че е създала две процедури за преразглеждане, а именно i) Комитета за преглед на допустимостта и допустимостта и ii) Комитета за преглед на оценката:

и) Комитет за преглед на допустимостта и допустимостта

8. Комитетът за преглед на допустимостта и допустимостта е създаден с решение на директора на EASME от 30 юли 2014 г. Този вътрешен комитет се свиква след получаване на жалби или искания за преразглеждане на допустимостта и допустимостта на предложенията. Комитетът разглежда само жалбите, подадени преди извършването на оценка, в случаите на неизпълнение на критериите за допустимост или допустимост. Неуспелият кандидат разполага с 30 дни от изпращането на писмото за отхвърляне от EASME, за да подаде жалба или да поиска преразглеждане чрез специална интернет връзка (https://webgate.ec.europa.eu/redress-frontoffice/work.iface).

9. Комитетът се състои от началник-отдел или координатор на поканата, правен служител и координатор на друга покана. В съответствие с член 6 от решението комисията ще издаде мотивирана препоръка до разпоредителя с бюджетни кредити. В случай че комисията счита, че предложението отговаря на всички критерии за допустимост и/или допустимост, тя ще препоръча да се направи оценка на основателността на предложението (член 8). Разпоредителят с бюджетни кредити приема окончателно решение въз основа на препоръката на Комитета.

10. Писмото до жалбоподателя относно резултата от искането за преразглеждане ще включва информация относно средствата за правна защита, включително обръщане към омбудсмана или Общия съд. EASME също така посочи, че нейният Процедурен наръчник за „Хоризонт 2020“ съдържа специална глава относно Комитета за преглед на допустимостта и допустимостта.

ii) Комитетът за преглед на оценката

11. Комисията за преглед на оценката е създадена с решение на директора на EASME от 31 юли 2014 г. Този вътрешен комитет разглежда исканията за преглед, получени след оценката на дадено предложение. Съгласно член 4 от решението исканията за преразглеждане могат да се основават само на процедурни пропуски (оценката на основателността на предложението е извън обхвата на Комитета). В съответната глава от Процедурния наръчник на EASME са дадени примери за процедурни пропуски, като например i) липса на техническа компетентност на експертите, ii) фактически грешки в обобщения доклад за оценка; iii) конфликти на интереси и iv) липса на съгласуваност между оценките и коментарите. EASME обаче подчерта, че както е посочено от омбудсмана, понятието за процедурни пропуски не се ограничава до чисто формалистични елементи и обхваща видовете грешки, посочени в проекта на препоръка, а именно i) процедурни грешки, ii) фактически грешки или iii) явна грешка в преценката.

12. Неуспелият кандидат разполага с 30 дни, след като резултатите от оценката са му били съобщени, за да подаде жалба или да поиска преразглеждане чрез специална интернет връзка. Комитетът се състои от най-малко четирима членове, а именно двама постоянни членове (юридически служител и ръководител на секторните финанси) и двама плаващи членове. В съответствие с член 8 от решението комисията ще издаде мотивирана препоръка до разпоредителя с бюджетни кредити. Възможните резултати са три: а) липса на доказателства по отношение на твърдяното процесуално нарушение; б) доказателство за процедурно нарушение, но без причинно-следствена връзка с предполагаемия резултат от оценката; и в) доказателство за процедурно нарушение с причинно-следствена връзка с резултата от оценката. Както се препоръчва от омбудсмана, в случай че комисията открие доказателства за процедурно нарушение (като процедурна грешка, фактическа грешка или явна грешка в оценката), основателността на предложението ще бъде преоценена от независими оценители. Разпоредителят с бюджетни кредити приема окончателно решение въз основа на препоръката на Комитета.

13. Писмото до жалбоподателя относно резултата от искането за преразглеждане ще включва информация относно средствата за правна защита, включително обръщане към омбудсмана или Общия съд. EASME също така посочи, че Централната служба за правна помощ на Комисията е изготвила наръчник (наръчник/ръководство), който съдържа съответната информация за процедурата за преразглеждане в рамките на „Хоризонт 2020“ и е обвързващ за EASME. Ако има несъответствие между наръчника на Комисията и наръчника на EASME, предимство имат условията на наръчника.

14. Що се отнася до втората проектопрепоръка относно процедура за преглед на поканите за представяне на предложения по програмите COSME, LIFE и ЕФМДР, EASME посочва, че с докладна записка от 16 декември 2014 г. директорът е поискал становището и одобрението на съответните отговорни генерални дирекции (ГД) на Комисията за създаване на вътрешен комитет за преглед на тези програми. Бележката се позовава на препоръката на омбудсмана. Съответните генерални дирекции одобриха създаването на Комитет за преглед. Проектът на „Решение за създаване на комисия за преглед на оценката на COSME, LIFE и ЕФМДР“(който се отнася до проверката по собствена инициатива на Омбудсмана) е подобен на решението относно процедурата за преглед на „Хоризонт 2020“.

15. Комисията за преглед на оценката ще разглежда жалби и искания за преглед от неуспешни кандидати, чиито предложения са били отхвърлени след тяхната оценка. Прегледът ще бъде ограничен до процедурните аспекти на оценката. EASME посочи, че решението за създаване на комитети за преглед на трите програми ще бъде прието през февруари 2015 г., а изпълнението ще започне веднага след това.

Оценка на омбудсмана след проектопрепоръките

16. Омбудсманът приветства приемането от EASME на нейните проектопрепоръки и счита, че EASME е предприела своевременни и подходящи мерки за изпълнението им както по отношение на поканите за представяне на предложения по програма „Хоризонт 2020“, така и по отношение на поканите по програмите COSME, LIFE и ЕФМДР. Скоростта, с която EASME е предприела тези мерки, сама по себе си е пример за добра администрация и заслужава пълна похвала. Това е още по-похвално, като се има предвид, че самата EASME е създадена едва наскоро.

17. Като е действала по този начин, EASME е доказала, че е ангажирана с истински процес на преразглеждане за недоволни кандидати.

18. Омбудсманът обаче отбелязва, че докато за програма „Хоризонт 2020“ EASME е създала както комитет за преглед на допустимостта, така и комитет за преглед на оценката, за другите три програми (COSME, LIFE и ЕФМДР) тя се отнася само до комитет за преглед на оценката. Омбудсманът е на мнение, че от съображения за последователност би било логично и за тези други програми EASME да обмисли създаването на комисия за преглед на допустимостта и допустимостта. Поради това тя ще направи допълнителна забележка по-долу.

19. Освен това омбудсманът отбелязва, че EASME е обяснила в становището си до омбудсмана, че понятието „процедурни недостатъци“не се ограничава до чисто формалистични елементи и че обхваща i) процедурни грешки, ii) фактически грешки или iii) явни грешки в преценката. Възможно е обаче кандидатите по поканите за представяне на предложения да не са наясно, че понятието за процедурни недостатъци може да обхваща и явни грешки в преценката. Поради това би било полезно те да бъдат съответно информирани и това да бъде ясно посочено в съответната глава от Процедурния наръчник на EASME (раздел 2.6 „Резултати на Комитета за преглед“), както и във всички други документи, предназначени за заявителите. Омбудсманът ще направи втора допълнителна забележка по-долу.

Заключение

Омбудсманът приключва тази проверка по собствена инициатива със следното заключение:

EASME прие двата проекта на препоръки на омбудсмана и предприе подходящи и навременни мерки за тяхното изпълнение.

EASME ще бъде информирана за това решение.

Допълнителни бележки

1. От съображения за съгласуваност с програмата „Хоризонт 2020“ EASME би могла да обмисли създаването на комитет за преглед на допустимостта и допустимостта и за програмите COSME, LIFE и ЕФМДР.

2. EASME би могла да обмисли изменение на съответните глави от Процедурния наръчник и други документи, предназначени за заявителите, за да стане ясно, че прегледът на предполагаемите „процедурни недостатъци“може да обхваща и явни грешки в оценката.

Емили О'Райли

Страсбург, 25.3.2015 г.

[1] COSME е програмата на ЕС за конкурентоспособност на предприятията и малките и средните предприятия; LIFE е програмата на ЕС за околната среда и действията по климата; ЕФМДР е Европейският фонд за морско дело и рибарство.

[2] За допълнителна информация относно контекста на жалбата, аргументите на страните и проверката на Омбудсмана, моля, вижте пълния текст на проектопрепоръката на Омбудсмана, достъпна на адрес: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/draftrecommendation.faces/en/58120/html.bookmark