ГЛАВА НА ЖАЛБАТА

1. Настоящата жалба е подадена до Европейския омбудсман от Internationaler Hilfsfonds e.V., германска неправителствена организация („НПО“), която предоставя подкрепа на бежанци и на жертви на войни и бедствия.

2. На 14 декември 2004 г. омбудсманът приключи своята проверка по жалба 1874/2003/GG, подадена от същия жалбоподател. Този случай се отнася до разглеждането на искане за достъп до преписката на Европейската комисия във връзка с договор, който Комисията е сключила с жалбоподателя („договор LIEN 97-2011“). Проверката беше приключена с критична забележка, след като омбудсманът безуспешно изпрати проект на препоръка до Комисията.

3. На 28 и 31 август 2009 г. жалбоподателят поиска от Комисията достъп до онези части от горепосоченото досие, които все още не са били разгласени. Отговорът на Комисията не удовлетвори жалбоподателя.

4. На 15 октомври 2009 г. жалбоподателят подаде потвърдително заявление за достъп.

5. На 10 ноември 2009 г. Комисията информира жалбоподателя, че срокът за отговор трябва да бъде удължен с още 15 работни дни.

6. Този допълнителен срок изтече на 1 декември 2009 г. На този ден Комисията информира жалбоподателя, че за съжаление все още не е в състояние да изпрати отговора си. Жалбоподателят е бил уведомен, че следователно има право да предяви иск пред Общия съд или да подаде жалба до омбудсмана. Комисията обаче добави, че нейният отговор е почти готов и че се очаква той да бъде изпратен скоро. Той се извини за всички неудобства, които биха могли да възникнат от това забавяне.

7. На 17 декември 2009 г. жалбоподателят попита Комисията кога може да се очаква нейният отговор.

8. На 7 януари 2010 г. жалбоподателят се обръща към омбудсмана.

ПРЕДМЕТ НА ЗАПИТВАНЕТО

9. Жалбоподателят първоначално изтъкна следните твърдения и следното твърдение:

Твърдения:

1. Комисията не отговори на потвърдителното заявление на жалбоподателя в сроковете, предвидени в Регламент 1049/2001.
2. Комисията умишлено забави разглеждането на въпроса.

Твърдение:

Комисията следва незабавно да вземе решение по потвърдителното заявление на жалбоподателя.

10. В становището си Комисията информира омбудсмана, че жалбоподателят е завел дело пред Общия съд срещу твърдения мълчалив отказ да предостави пълен достъп до исканите документи (дело T-36/10). След това омбудсманът информира жалбоподателя за съответните разпоредби в член 228 от ДФЕС, както и в член 1, параграф 3, член 2, параграф 7 от Статута на омбудсмана, които предвиждат, че омбудсманът не може да разглежда жалби по въпроси, по които е взето решение от съдилищата или които са висящи пред съд.

11. В отговора си жалбоподателят поиска от омбудсмана да ограничи разследването си до разглеждане на следното твърдение:

Комисията умишлено е пренебрегнала сроковете за отговор на искането си за достъп до съответната преписка, въпреки че е обещала да го направи.

Жалбоподателят подчерта, че е оттеглил всички други твърдения и твърдения.

12. Следователно настоящото разследване се отнася само до твърдението, изложено в точка 11 по-горе.

Задачата

13. На 27 януари 2010 г. омбудсманът поиска от Комисията становище относно твърденията и твърдението, които жалбоподателят първоначално е изложил. Комисията изпрати становището си на 31 март (оригинал на английски език) и на 8 април 2010 г. (превод на немски език).

14. На 13 април 2010 г. омбудсманът поиска от жалбоподателя да коментира значението на дело T-36/10 за настоящото разследване. Жалбоподателят изпрати отговора си на 22 април 2010 г.

15. На 26 април 2010 г. омбудсманът информира Комисията, че жалбоподателят е оттеглил първоначалните си твърдения и твърдения, и поиска от нея становище по твърдението, посочено в точка 11 по-горе.

16. Комисията изпрати допълнителното си становище на 30 юни (оригинал на английски език) и на 7 юли 2010 г. (превод на немски език). Това становище беше препратено на жалбоподателя, който изпрати своите коментари на 15 юли 2010 г.

АНАЛИЗ И ЗАКЛЮЧЕНИЯ НА ОМБУДСМАН

А. Твърдение за умишлено неспазване на сроковете

Аргументи, представени на омбудсмана

17. Жалбоподателят твърди, че Комисията умишлено е пренебрегнала сроковете за отговор на неговото искане за достъп до съответното досие, въпреки факта, че е обещала да го направи.

18. В становището си по това твърдение Комисията посочи, че потвърдителното заявление на жалбоподателя, изпратено на 15 октомври 2009 г., е регистрирано на 19 октомври 2009 г. Крайният срок от 15 работни дни за отговор по него изтече на 10 ноември 2009 г. На същия ден обаче съгласно член 8, параграф 2 от Регламент No 1049/2001 Комисията удължи този срок с още 15 работни дни до 1 декември 2009 г. Комисията отбеляза, че на 1 декември 2009 г. е уведомила жалбоподателя, че все още не е в състояние да предостави окончателния си отговор на потвърдителното заявление и че извършва подробен преглед на всички документи, до които все още не е предоставен достъп. В това писмо Комисията обясни също така, че предвид големия брой документи, които трябва да бъдат разгледани, тя се нуждае от повече време, за да завърши своя анализ, което изисква вътрешни консултации между службите на Комисията.

19. Комисията подчертава, че не е превишила умишлено обичайните срокове за разглеждане на потвърдителните заявления за достъп до документи. Тя твърди, че предоставя равно третиране на всички заявления за достъп до документи и че не дискриминира кандидатите. Комисията подчерта, че единствената причина за неспазване на обичайните срокове е била административната работа, свързана с много подробния анализ на обемно досие, съдържащо различни документи, някои от които са били дублирани в различни раздели или приложени към други документи.

20. Комисията отбеляза, че в становището си от 31 март 2010 г. относно първоначалната жалба е информирала омбудсмана, че възнамерява да предостави на жалбоподателя отговор на неговото потвърдително заявление през първата половина на април 2010 г. Отговорът беше изпратен на 29 април 2010 г. В този отговор беше предоставен пълен достъп до 43 документа и частичен достъп до 41 документа. Комисията добави, че е отказан достъп до 11 документа и че останалите 15 документа не попадат в обхвата на заявлението на жалбоподателя.

21. Комисията посочи, че изразява съжаление, че не е могла да разгледа потвърдителното заявление в срок от 30 работни дни, както е предвидено в Регламент (ЕО) No 1049/2001. Тя обаче добавя, че според нея удължаването на срока е обосновано, когато заявлението изисква подробен анализ на голям брой документи. Комисията повтори, че заявлението на жалбоподателя не е било забавено умишлено, а е било разгледано възможно най-бързо при надлежно отчитане на всички засегнати интереси.

22. В становището си жалбоподателят твърди, че Комисията е действала систематично с цел не само да предотврати прозрачността, но и да обезцени жалбоподателя.

23. Жалбоподателят заяви, че Комисията е можела много добре да разгледа въпроса в сроковете, предвидени в Регламент 1049/2001. Тя подчерта, че въпросът за достъпа до съответното досие вече е бил повдиган в миналото и че по този начин Комисията очевидно е била запозната с него. Освен това жалбоподателят заяви, че изявлението на Комисията, че съжалява за забавянето, не е действително.

24. Жалбоподателят добави, че отговорът на Комисията от 29 април 2010 г. отново е непълен и подвеждащ. Освен това жалбоподателят подчерта, че в този отговор Комисията отново го е задължила да поиска достъп до определени документи, до които вече е поискала достъп през 2009 г.

Оценка на омбудсмана

25. Преди да разгледа предмета на настоящата жалба, омбудсманът счита за целесъобразно да разгледа коментарите, които жалбоподателят е направил във връзка с писмото на Комисията от 29 април 2010 г. Тези коментари изглежда се отнасят както до същността, т.е. съдържанието на така взетото решение, така и до начина, по който Комисията тълкува потвърдителното заявление на жалбоподателя по отношение на някои документи. По същество следва да се припомни, че въпросът за отказа на Комисията да предостави пълен достъп до исканите документи е предмет на дело T-36/10. Следователно този въпрос не е част от настоящото разследване. Що се отнася до процедурните аспекти, омбудсманът отбелязва, че в решението си от 29 април 2010 г. Комисията е счела, че потвърдителното заявление е разширило обхвата на първоначалното искане, що се отнася до някои документи. За тази цел Комисията счита, че потвърдителното заявление трябва да се разглежда като първоначално заявление за достъп. Следва да се отбележи, че това тълкуване доведе до нова жалба от жалбоподателя (жалба 1577/2010/GG), в която омбудсманът наскоро започна проверка. Следователно не е необходимо този въпрос да бъде разглеждан в настоящото разследване.

26. Що се отнася до предмета на настоящата жалба, омбудсманът счита, че твърдението, повдигнато от жалбоподателя, следва да се разбира като обхващащо два аспекта. Първо, жалбоподателят твърди, че Комисията е допуснала лошо администриране, като не е разгледала заявлението му за достъп в сроковете, предвидени в Регламент 1049/2001. Второ, жалбоподателят твърди, че Комисията умишлено е пренебрегнала тези срокове.

27. Що се отнася до първия аспект, Комисията обясни, че потвърдителното заявление на жалбоподателя е регистрирано на 19 октомври 2009 г., че срокът от 15 работни дни за отговор е изтекъл на 10 ноември 2009 г. и че тя е удължила този срок с още 15 работни дни до 1 декември 2009 г. Омбудсманът счита, че жалбоподателят не е доказал, че решението на Комисията да удължи крайния срок до 1 декември 2009 г. представлява лошо управление.

28. Добра административна практика е заявленията за публичен достъп да се разглеждат в сроковете, предвидени в Регламент 1049/2001. В настоящия случай Комисията отговаря на потвърдителното заявление едва на 29 април 2010 г., т.е. почти пет месеца след изтичането на удължения срок от 1 декември 2009 г. Това е много сериозно забавяне.

29. Нито един от доводите, изтъкнати от Комисията в този контекст, не е убедителен.

30. В становището си Комисията посочи, че изразява съжаление, че не е могла да разгледа потвърдителното заявление в срок от 30 работни дни, както е предвидено в Регламент (ЕО) No 1049/2001. Тя обаче добавя, че според нея удължаването на срока е обосновано, когато заявлението изисква подробен анализ на голям брой документи. Това изглежда предполага, че Комисията приема, че сроковете, определени в Регламент 1049/2001, не е необходимо да бъдат спазвани в случаите, свързани с достъпа до голям брой документи. Омбудсманът не може да приеме подобно предложение. Крайните срокове, предвидени в Регламент (ЕО) No 1049/2001, очевидно са задължителни. Освен това в член 8, параграф 2 от Регламент 1049/2001 изрично се предвижда, че в изключителни случаи, „например в случай на заявление, отнасящо се до ... много голям брой документи“, срокът за отговор на потвърдително заявление може да бъде удължен с още 15 работни дни. По този начин от самия Регламент 1049/2001 става ясно, че в ситуации като тази, на която се позовава Комисията, е възможно само ограничено удължаване на срока.

31. Комисията също така се позова на административната работа, свързана с много подробния анализ на обемно досие, и на необходимостта да се пристъпи към вътрешни консултации, за да се обоснове времето, необходимо за отговор на потвърдителното заявление на жалбоподателя. Въпреки това, както жалбоподателят правилно отбелязва, жалбоподателят вече е поискал достъп до съответното досие в миналото. Следователно Комисията е трябвало да може, поне до известна степен, да се основе на подготвителната работа, която е извършила при разглеждането на това предходно заявление за достъп. При тези обстоятелства омбудсманът счита, че Комисията не е предоставила достоверно обяснение защо разглеждането на потвърдителното заявление в настоящия случай не е било възможно в рамките на срока от 30 работни дни, разрешен от Регламент (ЕО) No 1049/2001, а е изисквало почти още пет месеца.

32. Според омбудсмана фактът, че това допълнително забавяне е прекомерно, се потвърждава и от съдържанието на писмото на Комисията от 1 декември 2009 г., с което жалбоподателят се уведомява, че ще има известно забавяне. В това писмо Комисията посочи, че нейният отговор е почти готов и че се очаква той да бъде изпратен скоро. Омбудсманът отбелязва, че Комисията се е въздържала да разгледа това твърдение в своето становище, въпреки че формулировката на твърдението, по което е била помолена да направи коментар, ясно го споменава.

33. С оглед на гореизложеното Омбудсманът стига до заключението, че Комисията е забавила сериозно отговора на потвърдителното заявление на жалбоподателя, без да е в състояние да представи убедителни аргументи, за да обоснове времето, което е отнело. Това представлява случай на лошо управление.

34. Омбудсманът отбелязва, че в писмото си от 29 април 2010 г. Комисията се извини за настъпилото закъснение. Омбудсманът счита, че представянето на такова извинение на гражданин обикновено е достатъчна реакция в случаите, когато в миналото е имало закъснения при разглеждането на заявления за достъп до документи. В такива случаи обикновено няма основания за по-нататъшни действия от страна на омбудсмана. Омбудсманът отбелязва обаче, че становището на Комисията в настоящия случай не съдържа никакво извинение, а само посочва, че Комисията съжалява за забавянето. Нещо повече, това твърдение е непосредствено последвано от твърдението, че потвърдителното заявление на жалбоподателя е било разгледано възможно най-бързо, като надлежно са взети предвид всички засегнати интереси. С оглед на тези изявления омбудсманът счита, че извинението, съдържащо се в писмото от 29 април 2010 г., не е достатъчно за отстраняване на лошото управление, възникнало в този случай. Поради това по-долу ще бъде направена критична забележка в този контекст.

35. Що се отнася до втория аспект на твърдението на жалбоподателя, омбудсманът отбелязва, че Комисията е отрекла, че умишлено е превишила обичайните срокове за разглеждане на потвърдителни заявления за достъп до документи.

36. Омбудсманът разбира, че прекомерното забавяне, настъпило в настоящия случай, е накарало жалбоподателя да предположи, че Комисията е действала умишлено. Въпреки това и като се има предвид, че това забавяне очевидно представлява лошо администриране, жалбоподателят не е представил никакви конкретни доказателства, които да показват, че Комисията е действала недобросъвестно. Следователно не може да се установи лошо администриране по отношение на този аспект на делото.

Б. Заключения

Въз основа на своята проверка по тази жалба омбудсманът я приключва със следната критична забележка:

Добра административна практика е заявленията за публичен достъп да се разглеждат в сроковете, предвидени в Регламент 1049/2001. В настоящия случай Комисията е отговорила на потвърдителното заявление на жалбоподателя едва на 29 април 2010 г., т.е. почти пет месеца след изтичането на удължения срок от 1 декември 2009 г., без да може да представи убедителни аргументи, за да обоснове времето, което е отнело. Това представлява случай на лошо управление.

Жалбоподателят и Комисията ще бъдат уведомени за това решение.

П. Никифорос Диамандурос

Съставено в Страсбург на 19 август 2010 година.