Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят се регистрира за участие в конкурс на общо основание EPSO/AD/207/11. Конкурсът беше организиран от Европейската служба за подбор на персонал (EPSO) с цел съставяне на списък с одобрени кандидати, от който да се наемат администратори.

2. На 23 май 2011 г. жалбоподателят се яви на тестовете за предварителен подбор за горепосочения конкурс в изпитен център в Барселона.

3. На следващия ден той пише на EPSO и се оплаква от условията в центъра за провеждане на тестове. Жалбоподателят посочи, че по време на изпитванията са били извършвани строителни работи (а именно „пробиване и чукане с неприемливи нива на шум“) зад стената в близост до изпитната зала. Той също така спомена, че по време на тестовете се е обърнал към член на изпълнителя на EPSO, отговарящ за центъра за провеждане на тестове, и се е оплакал от условията на изпита. Това обаче беше безрезултатно.

4. След няколко напомняния EPSO отговори на жалбата на жалбоподателя през септември 2011 г. Той се извини за времето, необходимо за отговор на кореспонденцията му. Тя също така изрази съжаление по отношение на условията в центъра за провеждане на тестове. Тя обаче посочва, че е взела мерки, за да гарантира справедливи условия за провеждане на тестовете във всички центрове за провеждане на тестове. Що се отнася до случая на жалбоподателя, в него се посочва, че „при поискване в тестовия център се предлагат тапи за уши, за да се гарантира, че кандидатите не са обезпокоени от потенциален шум“.

5. През октомври 2011 г. жалбоподателят подава жалба по член 90, параграф 2 съгласно Правилника за длъжностните лица [1] срещу EPSO, която оспорва условията в центъра за провеждане на тестове. Той иска да се яви отново на тестовете за предварителен подбор при нормални условия с мотива, че е бил подложен на неравно третиране, и да бъде информиран за мерките, предприети от EPSO за предотвратяване на провеждането на тестове в Барселона при условията, на които е бил подложен.

6. В отговора си на жалбата на жалбоподателя по член 90, параграф 2 съгласно Правилника за длъжностните лица EPSO отхвърли искането на жалбоподателя за повторно явяване на тестовете и запази първоначалната си позиция.

7. Жалбоподателят не е удовлетворен от позицията на EPSO и на 2 април 2012 г. се обръща към Европейския омбудсман.

Предмет на разследването

8. В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят представи следните твърдения и твърдения:

Твърдение:

EPSO не е отговорила адекватно и своевременно на опасенията на жалбоподателя, свързани с условията в центъра за провеждане на тестове.

Претенции:

1. EPSO следва да му позволи да се яви отново на тестовете.

2. EPSO следва: i) проверява дали всички определени центрове за провеждане на тестове предлагат еднакви условия за кандидатите, за да се гарантира принципът на равно третиране на кандидатите; и ii) разполагат с планове за действие при извънредни ситуации, където и когато е необходимо, за да се гарантира гладкото провеждане на изпитванията.

9. Омбудсманът започна проверка и поиска от EPSO да представи становище по жалбата, в което EPSO следва да разгледа и специфичните въпроси на омбудсмана [2].

Проучването

10. На 24 април 2012 г. омбудсманът започна проверка.

11. На 3 август 2012 г. EPSO изпрати становище, в което не бяха разгледани всички въпроси, повдигнати от омбудсмана. EPSO приключи становището си на 3 октомври 2012 г. след напомнянето на омбудсмана. Това становище беше препратено на жалбоподателя с покана да представи коментари по него до края на следващия месец. Жалбоподателят направи това на 19 ноември 2012 г.

12. След задълбочено разглеждане на отговора, предоставен от EPSO, и на забележките на жалбоподателя по този отговор омбудсманът реши да продължи проверката си и поиска от EPSO допълнителна информация относно някои аспекти на случая.

13. EPSO отговори на допълнителните проверки на омбудсмана на 6 май 2013 г. Отговорът на EPSO беше изпратен на жалбоподателя с покана за представяне на коментари. Жалбоподателят изпрати своите коментари на 28 юни 2013 г.

Анализ и заключения на омбудсмана

А. Предполагаема липса на подходящ и своевременен отговор на опасенията на жалбоподателя във връзка с условията в центъра за провеждане на тестовете и свързаните с това твърдения

Аргументи, представени на омбудсмана

14. В подкрепа на твърдението си жалбоподателят твърди, че: i) е предоставил на EPSO достатъчно информация в писмен вид относно начина, по който условията в центъра за провеждане на тестовете са повлияли на представянето му на тестовете за предварителен подбор; ii) EPSO следва да гарантира поддържането на подходящи стандарти във всички свои центрове за провеждане на тестове, за да се гарантира равното третиране на кандидатите; и iii) EPSO не е гарантирала, че кандидатите ще се явят на тестовете при подходящи условия, тъй като в случай на значителни смущения, причинени например от строителни работи, прекъсвания на електрозахранването и ИТ неизправности в даден център за провеждане на тестове, тя не разполага с план за действие при извънредни ситуации, който би позволил провеждането на тестовете в алтернативни съоръжения.

15. В становището си EPSO отбеляза, че в електронното си писмо от септември 2011 г. се е извинила за времето, необходимо за отговор на електронните писма на жалбоподателя, и е отговорила на опасенията на жалбоподателя, изразени в жалбата му по член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица, въпреки че жалбата му е счетена за недопустима.

16. EPSO обясни, че жалбоподателят е резервирал тестовете си за предварителен подбор за 23 май 2011 г. в 13,00 ч. в Барселона, Испания. Между 11,00 ч. и 14,30 ч. (което включва периода от време, през който жалбоподателят се е явил на тестовете), общо 23 кандидати са се явили на тестовете. За да се гарантира, че кандидатите няма да бъдат обезпокоени от потенциален шум, при поискване и за всички кандидати в центъра за провеждане на тестове в Барселона имаше тапи за уши, както и във всички други центрове за провеждане на тестове. Жалбоподателят „беше единственият, който се оплака и въпреки това успя да завърши теста.“

17. След като е получила електронните писма на жалбоподателя от 24 май 2011 г., EPSO се е свързала със своя изпълнител, който е потвърдил, че „някои“работи се извършват в сградата в съседство с центъра за провеждане на тестове, приблизително между 12.00 ч. и 13.30 ч. на въпросния ден. Той също така потвърди, че жалбоподателят е единственият кандидат, който е повдигнал въпроса за шума пред персонала на изпълнителя, присъстващ в центъра за провеждане на тестове. Според EPSO тази информация ясно показва, че „възгледът на жалбоподателя относно нивото на шума е субективен и че условията в центъра за провеждане на тестовете не са били от такова естество, че нормалното провеждане на тестовете да е попречило на всички останали кандидати да се явят на тестовете.“

18. Въпреки че не е възможно да се гарантира, че всички центрове за провеждане на тестове са идентични, EPSO е установила общи изисквания, които всички центрове за провеждане на тестове трябва да спазват. Тези общи изисквания гарантират „високо ниво на качество и осигуряват възможно най-добрата среда, в която кандидатите да се явят на тестовете за предварителен подбор.“ След проверката по собствена инициатива OII/9/2010 [3] на омбудсмана EPSO продължи да предприема всички необходими действия, за да гарантира справедливи условия на провеждане на тестовете в центровете за провеждане на тестове и че са изпълнени стандартните условия за центровете за провеждане на тестове. По-специално EPSO получава седмични доклади („централни доклади за проблеми“) от своя изпълнител относно условията в изпитните центрове и обратна информация директно от кандидатите относно тези условия и други въпроси, свързани с конкурсите на общо основание. Освен това кандидатите, които се явят на тестовете, могат да попълнят анкета (на доброволен принцип), за да дадат обратна информация на EPSO относно опита си при явяването на тестовете. EPSO предостави копия от проучванията на удовлетвореността на кандидатите, попълнени от кандидатите, които са се явили на тестовете в същия ден и в същия център за провеждане на тестове като жалбоподателя.

19. Що се отнася до непредвидими ситуации, предвид броя на различните ситуации, които могат да възникнат (например форсмажорни обстоятелства), EPSO възприема индивидуален подход за всяка конкретна ситуация. В резултат на това най-подходящите мерки за справяне с проблема могат да бъдат предприети във всяка конкретна ситуация и дори могат да включват повторното явяване на тестове от кандидати, които очевидно са били поставени в неравностойно положение от такива непредвидими ситуации. Например, когато тестовете не могат да бъдат завършени или доказателството за значителна загуба на време е очевидно и повторението на тестовете е единствената възможна и справедлива мярка за отстраняване на такъв недостатък. В случая на жалбоподателя не само че не е възникнала нито една от горепосочените ситуации, но той също така е бил в състояние да завърши тестовете.

20. В своите забележки жалбоподателят първо посочи, че наличието на тапи за уши „не е решение за нивата на шум в помещенията, в които се провеждат изпитите.“ Освен това жалбоподателят отбеляза, че извършването на строителни работи предполага предварително уведомление, с което EPSO и/или нейният изпълнител е трябвало да са запознати. Според жалбоподателя действащата система не предлага план за действие при извънредни ситуации, който да позволи на кандидатите да се явят на тестовете при по-добри условия. Въпреки че всички центрове за провеждане на тестове в различните места в Европа и на други места не могат да бъдат „100% идентични“, EPSO следва да се стреми да постигне възможно най-близки условия във всеки център за провеждане на тестове, за да не дискриминира кандидатите.

21. Жалбоподателят също така посочи, че кандидатите се явяват на тестове с намерението да ги попълнят и превъзхождат. Фактът, че е завършил тестовете, е показателен за решимостта му да продължи докрай, независимо от неприемливите условия.

22. Освен това жалбоподателят отбеляза, че твърдението на EPSO, че той е единственият кандидат, който се е оплакал, е неправилно. В това отношение според проучванията на удовлетвореността на кандидатите, предоставени от EPSO, двама допълнителни кандидати, които са се явили на тестовете по време на същия период от време (като жалбоподателя), са повдигнали същия въпрос, а именно шума, причинен от строителните работи [4].

23. В последващия си отговор на конкретните въпроси на омбудсмана относно условията в центъра за провеждане на тестове [5] EPSO посочи, че въз основа на проучванията сред 47-те кандидати, които са се явили на тестовете на 23 май 2011 г. в Барселона, само двама други кандидати, които са се явили на тестовете едновременно с жалбоподателя, са се оплакали от нивото на шума в центъра за провеждане на тестове. Жалбоподателят не е сред тези двама кандидати.

24. Освен това въз основа на същите проучвания сред кандидатите имаше двама други кандидати, които изрично похвалиха условията в центъра за провеждане на тестове [6]. Един от тези кандидати се явил на изпитите си в 13,00 ч. (т.е. в рамките на същия период от време като жалбоподателя) и не се позовал на проблеми, свързани с шума. Всъщност двамата кандидати, които споменаха проблемите с шума в анкетите на кандидатите, се явиха на тестовете си в 11,00 ч.

25. EPSO не е възнамерявала да направи неуважителен коментар по отношение на намерението и решимостта на жалбоподателя да завърши тестовете си. Тя само е искала да изтъкне, че евентуалният шум, възникнал по време на тестовете на жалбоподателя, не е бил достатъчен, за да прекъсне тестовете му, нито да му попречи да завърши тези тестове.

26. И накрая, в случаите, когато проучванията на удовлетвореността на кандидатите противоречат на централните доклади за проблемите на изпълнителя по отношение на условията в конкретен център за провеждане на тестове, EPSO може да поиска допълнителна информация не само от кандидата, но и необходимата допълнителна информация и/или документация от изпълнителя на EPSO, и по-специално от администратора на техническия център на изпълнителя, за да изясни въпросните факти.

27. В своите забележки жалбоподателят посочи, че условията, при които са били проведени тестовете по време на неговия интервал от време, в никакъв случай не са били приемливи и са засегнали сериозно неговата работа. Той също така отбеляза, че от 47-те кандидати 31 дори не са отговорили на анкетата на EPSO. Поради това тълкуването на EPSO, че „всички са работили добре, тъй като не е имало жалби, е дълбоко подвеждащо“. Освен това фактът, че някои кандидати, цитирани от EPSO, са похвалили центъра за местоположението му и любезните служители, е без значение за разглеждания въпрос. Във всеки случай той е докладвал нивата на шума на персонала на изпълнителя по време на почивката си и след тестовете.

Оценка на омбудсмана

28. Омбудсманът счита, че в хода на проверката EPSO действително е приключила предишните си отговори на жалбоподателя (макар и само в отговор на допълнителните въпроси на омбудсмана).

29. Що се отнася до съществото на отговорите на EPSO, омбудсманът най-напред подчертава, че в крайна сметка е безспорно, че в периода от време, през който жалбоподателят е положил тестовете, в центъра за провеждане на тестовете е имало шум, причинен от строителните работи, извършени в съседната сграда.

30. В това отношение аргументът на EPSO, че становището на жалбоподателя относно нивото на шума е чисто субективно, не може да бъде подкрепен, като се има предвид, че (поне) двама други кандидати повдигнаха подобен въпрос в своята обратна връзка към проучването на EPSO. Освен това, както твърди жалбоподателят, разумно е да се приеме, че изпълнителят на EPSO е бил добре запознат с намиращите се наблизо строителни работи предварително (тъй като извършването на строителните работи предполага предварително уведомление) и в този случай той е трябвало да уведоми EPSO за това и последната е трябвало да предприеме подходящи мерки.

31. Освен това от отговорите на EPSO става ясно, че EPSO не разполага с точни технически стандарти по въпроса, повдигнат от жалбоподателя, например набор от общи правила, приложими в извънредни ситуации и/или когато тестовете не могат да бъдат проведени по оптимален начин.

32. Горепосоченото изглежда противоречи на собствените стандарти на EPSO. Всъщност в становището си, представено в рамките на проверката по собствена инициатива на Омбудсмана относно, наред с другото, условията в центровете за провеждане на тестове [7], както и в становището си по настоящия случай EPSO заяви, че условията в центровете за провеждане на тестове гарантират „високо качество и осигуряват възможно най-добрата среда, в която кандидатите да се явят на тестовете за предварителен подбор“. Омбудсманът разбира, че EPSO се ангажира не само да гарантира основни стандарти в центровете за провеждане на тестове, като например да гарантира, че провеждането на тестовете не е нито невъзможно, нито нарушено, но и да гарантира, че кандидатите се явяват на тестовете в най-добрата среда за провеждане на тестовете.

33. Поради това омбудсманът счита, че EPSO не е направила всичко възможно, за да осигури подходящи условия за въпросните тестове. Съгласно установената съдебна практика EPSO е длъжна към всички кандидати в даден конкурс да гарантира, че тестовете се провеждат възможно най-гладко и правилно. Омбудсманът счита също така, че EPSO не е отговорила, както твърди жалбоподателят, адекватно и своевременно на опасенията му относно условията в центъра за провеждане на тестове.

34. Възниква въпросът дали този пропуск би могъл да даде на жалбоподателя някакво право да твърди, че тестовете следва да бъдат повторени. В това отношение омбудсманът припомня, че нередност, която възниква по време на изпитите, които са част от конкурс, не засяга законосъобразността на тези изпити, освен ако не е съществена по своя характер и може да изкриви резултатите от изпитите. Когато възникне такава нередност, институцията ответник трябва да докаже, че нередността не е повлияла на резултатите от тестовете [8].

35. В настоящия случай EPSO твърди по същество, че въпреки шума условията в центъра за провеждане на тестове са били такива, че не биха засегнали работата на нормален и разумен кандидат до степен да го поставят в по-неблагоприятно положение в сравнение с други кандидати, които се явяват на тестовете в други помещения за провеждане на тестове без шум. EPSO твърди, че няма други данни, които да сочат, че жалбоподателят е бил в неравностойно положение в сравнение с други кандидати, като например доказателства за значителна загуба на време или че жалбоподателят е бил възпрепятстван да завърши тестовете.

36. Трудно е да се измери степента, в която смущението би засегнало ефективността на изпитването на жалбоподателя. Отговорът на даден кандидат на такова смущение вероятно ще бъде личен, а не нещо, което лесно може да бъде определено количествено въз основа на отговорите на други кандидати. Поради тази причина омбудсманът счита, че не е в състояние да заключи окончателно, че жалбоподателят е бил толкова ощетен от смущението, че резултатите му от теста са били засегнати значително. В същото време омбудсманът констатира, че EPSO не е установила, че смущението не е било от такова естество, че да е засегнало значително резултатите от тестовете на жалбоподателя. Въз основа на това омбудсманът реши, че първото твърдение на жалбоподателя - че е трябвало да му бъде позволено да се яви отново на теста - не следва да бъде уважено. Този въпрос обаче е предмет на критична забележка (вж. по-долу).

37. Във връзка с второто твърдение омбудсманът реши да разгледа този въпрос чрез допълнителна забележка (вж. по-долу).

38. С оглед на гореизложеното омбудсманът решава да приключи случая с критична забележка и с допълнителна забележка.

Б. Заключения

Въз основа на своята проверка по тази жалба омбудсманът я приключва със следната критична забележка:

Омбудсманът отбелязва, че EPSO не е отговорила адекватно или своевременно на въпросите, повдигнати от жалбоподателя. Тези пропуски са довели до загуба на възможността за предприемане на подходящи действия и жалбоподателят е останал без задоволителен отговор на жалбата си. С течение на времето възможността за ефективно разглеждане на жалбата е загубена.

Жалбоподателят и EPSO ще бъдат уведомени за това решение.

Допълнителна забележка

Омбудсманът предлага недостатъците при провеждането на тестовете да бъдат избегнати чрез установяване на набор от общи правила, приложими в ситуации, в които тестовете не могат да бъдат проведени по оптимален начин поради обстоятелства извън контрола на EPSO. Въпреки че отрицателните последици от такива ситуации за кандидатите също могат да бъдат преодолени впоследствие, за всеки отделен случай това не пречи на EPSO, доколкото е разумно възможно, да възприеме проактивен подход и да установи правила, които да се прилагат в случаите, когато нормалното протичане на тестовете е нарушено. Тези правила не само биха представлявали полезни насоки за изпълнителя на EPSO, отговарящ в центровете за провеждане на тестове, но и биха повишили прозрачността на процедурите за подбор, като позволяват на кандидатите да знаят какви мерки да очакват в случай на смущения по време на тестовете.

Емили О'Райли

Съставено в Страсбург на 6 ноември 2013 година.

[1] Регламент (ЕИО, Евратом, ЕОВС) No 259/68 на Съвета от 29 февруари 1968 година относно определяне на Правилника за длъжностните лица на Европейските общности и Условията за работа на другите служители на Европейските общности, ОВ L 56, 1968 г., стр. 1 и последващите му изменения.

[2] Омбудсманът поиска от EPSO: i) да потвърди дали се е свързал със своя изпълнител, за да провери дали ситуацията в центъра за провеждане на тестове, описана от жалбоподателя, съответства на реалността на ситуацията, и ако това е така, ii) посочва каква информация е предоставил изпълнителят в отговор; и iii) да предостави копия от проучванията на удовлетвореността на кандидатите, попълнени от всички кандидати, които са се явили на тестовете в същия ден и в същия център за провеждане на тестове като жалбоподателя. Освен това той попита EPSO дали може: i) да обясни какви последващи действия е предприела по въпроса за условията в центровете за провеждане на тестове вследствие на проучване по собствена инициатива OII/9/2010, което се отнася до новата политика на EPSO в областта на конкурсите на общо основание във връзка с резервирането на тестове, комуникацията ѝ с кандидатите и условията в различните центрове за провеждане на тестове; ii) да изясни какви правила прилага в извънредни ситуации, когато изпитванията не могат да бъдат проведени; iii) да обясни как гарантира, че изпълнителите, отговарящи за условията в изпитните центрове, прилагат тези правила; и iv) да предостави копие от тези правила.

[3] OII/9/2010 относно новата политика на EPSO при конкурсите на общо основание във връзка с резервирането на тестове, комуникацията ѝ с кандидатите и условията в различните центрове за провеждане на тестове. Това е достъпно на уебсайта на омбудсмана.

[4] Тези коментари гласят следното: „(...) Стаята и съоръженията бяха добри, въпреки че през целия период, през който тествах, имаше някакъв вид строителни работи в околността, които ясно се чуваха дори с тапи за уши. Това беше най-малкото досадно“и „(...) екраните, където малко блестяха и в някакъв момент имаше строителни работи, които бяха обезпокоителни въпреки тапите за уши.“

[5] Омбудсманът поиска от EPSO да коментира аргументите на жалбоподателя, а именно, че: i) от проучванията на удовлетвореността на кандидатите става ясно, че е имало двама други кандидати, които са се явили на тестовете едновременно с жалбоподателя и които са се оплакали от нивото на шума в центъра за провеждане на тестовете, което означава, че осигуряването на тапи за уши очевидно не представлява подходяща мярка за справяне със ситуацията, че нивото на шума не може да се счита за „субективно“ и че; ii) EPSO не е предоставила пълни копия от проучванията на удовлетвореността на кандидатите, като се има предвид, че коментарите на жалбоподателя не са възпроизведени изцяло в проучванията на удовлетвореността, предоставени от EPSO. Освен това той поиска от EPSO: i) да обясни подробно въз основа на какви обективни критерии решава, че кандидатите могат да се явят отново на тестовете, ако възникнат непредвидими ситуации; и ii) да изясни мерките, с които разполага, ако проучванията на удовлетвореността на кандидатите противоречат на централните доклади за проблемите на изпълнителя по отношение на условията в конкретен център за провеждане на тестове.

[6] На френски оригиналът гласи следното: „Peu de temps pour la deuxième partie (économique). Centre parfait!"и на испански оригиналът гласи следното: „La ultima parte presupone demasiado que tendrás un cargo importante dentro de la organización y no tiene porque dares. El centro está muy bien, bien situado, fácil acceso, temperatura agradable. El personal muy correcto.“

[7] Вж. бележка под линия 3.

[8] Дело F-7/07 Angioi/Комисия, все още непубликувано, точка 123.