Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Настоящата жалба се отнася до крайния срок, в който служителите на Европейската инвестиционна банка (ЕИБ) могат да подадат искане за помирение съгласно член 41 от Правилника за длъжностните лица на ЕИБ.

2. Жалбоподателят работи за ЕИБ. Когато за първи път е нает на работа от ЕИБ, той се намира в седалището ѝ в Люксембург и има право на надбавка за експатриране. По-късно е преместен в друга държава. Той е уведомен, че ще загуби надбавката за експатриране, тъй като има гражданство на държавата, в която е прехвърлен. През следващите месеци жалбоподателят се е опитал да разреши въпроса чрез обсъждания с представителите на персонала и отдел „Човешки ресурси“ (ЧР) на банката.

3. На 16 и 24 август 2010 г. жалбоподателят отправи искане за помирение съгласно член 41 от Правилника за длъжностните лица на ЕИБ. В решението си от 6 септември 2010 г. председателят на ЕИБ заявява следното: 1) да бъде недопустимо, тъй като не е направено в разумен срок (ЕИБ твърди, че според Общия съд срокът за такова искане е три месеца [1]), и 2) във всеки случай да бъде неоснователно по същество, тъй като той е притежавал гражданство на държавата, в която е бил прехвърлен. Вследствие на това искането на жалбоподателя за помирение не беше представено на Помирителния съвет. След това жалбоподателят се обърна към омбудсмана.

Предмет на разследването

4. Омбудсманът реши да включи в своята проверка следните твърдения и твърдения:

Твърдение:

ЕИБ не е информирала служителите си, че крайният срок за искане на помирителна процедура е три месеца.

Твърдение:

ЕИБ следва да информира персонала, че крайният срок за искане на помирителна процедура е три месеца.

5. Що се отнася до другите твърдения и твърдения на жалбоподателя, омбудсманът информира жалбоподателя и ЕИБ с писмо от 6 декември 2011 г., че те са недопустими или че няма достатъчно основания за започване на разследване по тях. Що се отнася по-специално до твърдението, че ЕИБ неправилно е оттеглила надбавката за експатриране на жалбоподателя, и искането да му бъде отпусната тази надбавка, омбудсманът счита, че причините, изтъкнати от ЕИБ за отхвърляне на твърдението и искането, са достатъчни и последователни. Поради това омбудсманът заключи, че няма основания за започване на проверка по това твърдение и твърдение.

Проучването

6. Жалбата беше препратена на ЕИБ за становище. ЕИБ изпрати становището си на 4 април 2012 г. След това становището беше препратено на жалбоподателя, който изпрати своите коментари на 30 май 2012 г.

Анализ и заключения на омбудсмана

А. Твърдение за неинформиране на персонала относно крайния срок за искане на помирителна процедура

Аргументи, представени на омбудсмана

7. Жалбоподателят твърди, че ЕИБ не е информирала персонала, че крайният срок за искане на помирителна процедура е три месеца, и твърди, че ЕИБ следва да информира персонала за това. Жалбоподателят по-специално заяви, че член 41 от Правилника за длъжностните лица на ЕИБ следва да бъде преразгледан, за да се информират надлежно служителите на ЕИБ, че исканията за помирение трябва да се отправят в срок от три месеца. Той посочва, че съответно на 30 май 2011 г. и на 29 юли 2011 г. той и представителите на персонала са писали до директора на дирекция „Човешки ресурси“ с цел изменение на член 41, така че да се включи краен срок за исканията за помирение. Директорът на дирекция „Човешки ресурси“ обаче отговори, че не вижда необходимост от такава промяна.

8. В придружителното писмо към становището председателят на ЕИБ благодари на омбудсмана за това, че му е обърнал внимание на въпроса относно крайния срок за подаване на искане за помирение, и заяви, че принципът, че искането трябва да бъде подадено в срок от три месеца, ще бъде кодифициран в Правилника за длъжностните лица на ЕИБ в съответствие със стратегията и плана за действие в областта на човешките ресурси за периода 2011—2013 г. Освен това председателят на ЕИБ заяви, че ЕИБ е публикувала в своя интранет допълнителна информация, в която изрично се посочва тримесечният срок, определен от съдилищата на ЕС. Това насочи вниманието на всички служители на ЕИБ към стриктното тълкуване от съдилищата на ЕС на принципа на разумния срок преди официалната кодификация на тримесечния срок в Правилника за длъжностните лица на ЕИБ.

9. Що се отнася до твърдението на жалбоподателя, ЕИБ заяви, че въпросът дали не е информирала служителите си за тримесечния срок за искане на помирение очевидно не е от значение в случая на жалбоподателя, тъй като искането му за помирение срещу решението за намаляване на надбавката му за експатриране е било отхвърлено по същество, а не въз основа на очевидната му недопустимост. Действително, след като посочи на жалбоподателя, че искането му за помирение е подадено след 17 месеца и следователно доста след всеки разумен срок за оспорване на административни решения на ЕИБ, ЕИБ разгледа случая по същество и стигна до заключението, че искането на жалбоподателя е неоснователно. Като отхвърля искането по същество, ЕИБ се отказва от въпроса за недопустимостта, който следователно вече не може да бъде предмет на разглеждане в настоящия случай.

10. ЕИБ цитира член 41 от своя Правилник за длъжностните лица:

„1. Спорове от всякакъв характер между Банката и отделни членове на персонала се отнасят до Съда на Европейските общности.

2. В допълнение към производствата, образувани пред Съда, пред Помирителния съвет на Банката се търси уреждане по взаимно съгласие по отношение на спорове, различни от възникналите в резултат на прилагането на дисциплинарните мерки, предвидени в член 38.

3. Помирителният съвет се състои от трима членове. Когато Съветът за преструктуриране е длъжен да заседава, един от неговите членове се номинира от председателя на Банката, а друг - от съответното длъжностно лице, като и двете номинации се правят в рамките на една седмица, след като едната страна поиска това от другата. Третият член, който е председател на управителния съвет, се номинира от първите двама кандидати в срок от една седмица от тяхното номиниране. Не е задължително да е член на банката. Ако в срок от една седмица след номинирането им първите двама членове не могат да се споразумеят за номинирането на председател, това номиниране се извършва от председателя на Съда на Европейските общности. Помирителната процедура се счита за неуспешна, ако:

- председателят на Съда не е номинирал председателя, посочен в предходния параграф, в срок от четири седмици от съобщаването на петицията на председателя на Банката в този смисъл;

- Помирителният съвет не постигне споразумение, приемливо и за двете страни, в рамките на две седмици от създаването му"(подчертаването е добавено).

11. ЕИБ твърди, че макар тази разпоредба да не предвижда изрично срок, в който трябва да бъде подадено искане за помирение, наличието на разумен срок е утвърден принцип в съдебната практика на ЕС. ЕИБ отбеляза, че този принцип е установен от Общия съд през 2001 г.[2] и оттогава е потвърждаван няколко пъти, както и допълнително уточняван. ЕИБ твърди, че предвид богатата съдебна практика принципът е добре известен на нейните служители. Тъй като съдебната практика на съдилищата на Съюза е източник на правото на Съюза и тази съдебна практика е леснодостъпна, самото съществуване на такава съдебна практика представлява достатъчна информация за представителите относно необходимостта от спазване на разумен срок при подаването на искане за помирение. Поради това в миналото ЕИБ последователно се позоваваше на тази установена съдебна практика (относно един от своите служители), в която се поясняваше, че жалбите следва да се подават в разумен срок от три месеца.

12. Освен това ЕИБ заяви, че в определение на Съда на публичната служба от 4 февруари 2011 г. фактът, че ЕИБ все още не е актуализирала правната си рамка, за да кодифицира този утвърден принцип на съдебната практика на ЕС, не се счита за релевантен [3], а Съдът на публичната служба тълкува крайния срок от три месеца изключително стриктно от съображения за правна сигурност.

13. Що се отнася до твърдението на жалбоподателя, ЕИБ заяви, че предвид специфичната функция на съдебната практика на ЕС не е имало пряка необходимост от правна гледна точка служителите да бъдат изрично информирани за тримесечния разумен срок за подаване на искане за помирение. ЕИБ обаче заяви, че от съображения за прозрачност е желателно изрично да се посочи този срок, когато правилата, уреждащи помирителната процедура, ще бъдат преразгледани. В становището си ЕИБ посочи, че прегледът на помирителната процедура е включен в стратегията и плана за действие в областта на човешките ресурси за периода 2011—2013 г. от септември 2010 г., в които се посочва:

„3.2 Благосъстояние на работното място: Работна среда, характеризираща се с уважение, сътрудничество и доверие, в която подкрепата и превенцията спомагат за създаването на безопасно и здравословно работно място, което дава възможност на банката да се възползва максимално от приноса на всеки член на персонала. През последната година човешките ресурси преразгледаха гъвкавите схеми на работа, като увеличиха наличието на гъвкаво работно време, работа от разстояние и работа на непълно работно време. Сега фокусът е върху прилагането на тези политики на практика, като внимателно се балансират индивидуалните и бизнес нуждите. В ход е подробно проучване на причините за здравословните проблеми и стреса на работното място и резултатите ще бъдат превърнати в специална програма за действие. Нежеланото поведение и конфликтите на работното място трябва да се предотвратяват и да се предприемат действия. Предотвратяването и разрешаването на конфликти са приоритетна област за човешките ресурси.

Съществуващите процедури (достойнство на работното място, процедура за обжалване на атестации, помирителна процедура), които съществуват от известно време, се нуждаят от преразглеждане, за да станат по-ефикасни и ефективни. Това следва да доведе до цялостна съгласувана система от вътрешни процедури за обжалване“(подчертаването е в оригинала).

14. Освен това ЕИБ посочи, че като част от реформата на Правилника за длъжностните лица, планирана за 2011—2012 г., човешките ресурси са подготвили промени в системата на ЕИБ за защита на персонала, която включва помирителната процедура. Проектът на процедура за помирителния процес включва изричното включване на тримесечния срок. Това изрично включване изисква изменение на Правилника за длъжностните лица на ЕИБ. Те обаче могат да бъдат изменяни само от Съвета на директорите на ЕИБ. От съображения за стабилност с него се изменя Правилникът за длъжностните лица само в контекста на глобални прегледи. Изричното включване на тримесечния срок за искане на помирителна процедура е част от такъв глобален преглед. Административната подготовка за този процес на преразглеждане беше в ход към момента на изготвяне на становището. Промените в член 41 от Правилника за длъжностните лица, уреждащи помирителната процедура, биха довели и до ново приложение към Правилника за длъжностните лица относно неговото прилагане. В очакване на одобрението от Съвета на директорите на планираната реформа на механизмите за разрешаване на спорове и с цел изясняване на въпроса, свързан с тримесечния срок, ЕИБ посочи, че е публикувала на своите интранет страници („Дисциплинарни процедури и спорове“) съобщение до персонала с обяснителен текст, в което се пояснява, че срокът за започване на помирителна процедура е три месеца: „В член 41 от Правилника за длъжностните лица се предвижда помирителна процедура за уреждане на спора по взаимно съгласие под формата на Помирителен съвет. Това искане, което следва да включва обосновка, трябва да бъде отправено до председателя на банката и да бъде представено в срок от 3 месеца от писменото съобщаване на оспорваното решение или мярка“.

15. В своите забележки жалбоподателят първо благодари на омбудсмана за това, че е убедил ЕИБ да измени член 41 от своя Правилник за длъжностните лица, така че служителите да бъдат адекватно информирани за точния срок за подаване на искане за помирение. В този контекст жалбоподателят се позовава на член 19 от Европейския кодекс за добро поведение на администрацията. Жалбоподателят обаче посочи също така, че тъй като член 41 от Правилника за длъжностните лица на ЕИБ разглежда споровете по-общо, би било препоръчително да се използва тази възможност, за да се информират служителите на ЕИБ и за крайния срок за завеждане на дела пред Съда на ЕС. Жалбоподателят също така изрази съжаление, че не са проведени консултации с представителите на персонала.

16. Освен това жалбоподателят твърди, че нито едно от съдебните дела, посочени от ЕИБ, не е пряко свързано с неговия случай, тъй като те са свързани със спорове, заведени от служители на ЕИБ пред Общия съд или Съда на публичната служба, а не пред Помирителния съвет на ЕИБ, който е много отделна юрисдикция. Жалбоподателят посочи например, че по съединени дела T-7/98 и T-208/98 De Nicola/ЕИБ дори се споменава фактът, че служителят трябва да отправи „искането си за помирение в разумен срок след приключване на процедурата по обжалване“.

17. Накрая жалбоподателят твърди, че на него и на представителите на персонала е бил отказан достъп до много важна и уместна информация в досието му, а именно правните становища на правния отдел на ЕИБ. Той посочи, че това противоречи на основното право на всеки служител да има достъп до досието си.

Оценка на омбудсмана

18. Като предварителна забележка омбудсманът подчертава, че обхватът на настоящата проверка е ограничен до твърдението и претенцията, посочени в писмото на омбудсмана от 6 декември 2011 г. и изложени в параграф 4 по-горе. В становището си жалбоподателят направи няколко коментара относно твърдението, че ЕИБ неправилно е отхвърлила искането му за помирение и твърдението му, че следва да приеме това искане. Жалбоподателят изрично е поискал от омбудсмана да посъветва председателя на ЕИБ да приеме, че спорът е отнесен до Помирителния съвет. В писмото си от 6 декември 2011 г. омбудсманът информира жалбоподателя, че другите твърдения и твърдения са недопустими или че няма достатъчно основания за тяхното разглеждане. Следователно омбудсманът няма да разглежда тези твърдения и твърдения в рамките на настоящата проверка. Въпреки това, що се отнася до новите твърдения, които жалбоподателят е повдигнал в становището си, а именно, че му е бил отказан достъп до определени документи в неговото досие и други документи, омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят, в съответствие с член 41 от Хартата на основните права, има право на достъп до личното си досие. Поради това му се препоръчва да упражни това право, като подаде искане до ЕИБ за достъп до личното си досие. В случай че жалбоподателят желае да получи достъп до документи, които съдържат неговите лични данни, но не са включени в личното му досие, той може да отправи искане до ЕИБ съгласно член 13 („Право на достъп“) от Регламент 45/2001 [4]. Накрая, за всички останали документи жалбоподателят може да отправи искане до ЕИБ за публичен достъп до документи въз основа на Регламент 1049/2001 [5].

19. Що се отнася до твърдението и твърдението, които са предмет на проверката, омбудсманът отбелязва, че ЕИБ не е правно задължена да посочи изрично на своите служители, че исканията за помирение трябва да бъдат подадени в срок от три месеца. Добро административно поведение обаче е служителите да бъдат информирани за сроковете, в които могат да бъдат упражнени правните средства за защита. Това дава възможност на членовете на персонала да упражнят в рамките на сроковете последователните възможности за обжалване, с които разполагат. Непосочването на ясно приложимите срокове създава риск членовете на персонала да пропуснат сроковете, което може да ги остави с чувство на неудовлетвореност. Това със сигурност не е в интерес на институцията, която ги наема. Проактивната политика в областта на човешките ресурси следва да предотвратява възникването на такива ситуации. Това може да се постигне просто като на персонала се посочат приложимите срокове. В това отношение член 19 от Европейския кодекс за добро поведение на администрацията гласи, че „Решение на институцията, което може да засегне неблагоприятно правата или интересите на частно лице, съдържа посочване на наличните възможности за обжалване на решението. В него по-специално се посочват естеството на средствата за правна защита, органите, пред които те могат да бъдат упражнени, както и сроковете за упражняването им“(подчертаването е добавено). В случай че служител пропусне срок, който предварително е бил ясно съобщен на служителите, няма да е възможно този служител да обвини институцията.

20. Омбудсманът горещо приветства реакцията на ЕИБ на настоящата жалба, и по-специално готовността ѝ да измени член 41 от своя Правилник за длъжностните лица в рамките на прегледа на помирителната процедура, включен в стратегията и плана за действие в областта на човешките ресурси за периода 2011—2013 г. Омбудсманът разбира, че в преразгледаната версия на член 41 от Правилника за длъжностните лица на ЕИБ вече изрично ще се посочва, че исканията за помирение трябва да се подават в срок от три месеца. Омбудсманът приветства също така факта, че в очакване на одобрението на тези промени от Съвета на директорите на ЕИБ, ЕИБ е информирала своите служители чрез своя интранет („Дисциплинарни процедури и спорове“), че крайният срок за подаване на искания за помирение е три месеца от съобщаването на оспорваното решение или мярка. Горепосоченото показва, че след като е била информирана от омбудсмана за настоящата жалба, ЕИБ надлежно е разгледала въпроса и незабавно и проактивно е предприела мерки за подобряване на съществуващите си процедури.

21. Що се отнася до довода на жалбоподателя, че нито едно от съдебните дела, посочени от ЕИБ в нейното становище, не е от значение за неговия случай, омбудсманът би искал да посочи, че в последния от тези случаи, а именно в решението си от 28 септември 2011 г., Съдът на публичната служба ясно е постановил в точка 64, че разумният срок за подаване на искане за помирение е три месеца: „... le requérant n’a pas saisi dans le délai raisonnable de trois mois la commission de conciliation prévue par les dispositions de l’article 41 du règlement du personnel...“[6] (подчертаването е добавено). По това дело Съдът на публичната служба постановява, че искането за помирение, подадено повече от пет месеца след съобщаването на обжалваното решение, не е подадено в разумен срок.

22. Въз основа на горепосочените съображения Омбудсманът заключава, че жалбоподателят, въпреки че е благодарил на Омбудсмана за това, че е убедил ЕИБ да измени член 41 от своя Правилник за длъжностните лица, не е напълно удовлетворен. Въпреки това, тъй като твърдението и искът на жалбоподателя са приети от ЕИБ, омбудсманът счита, че въпросът е уреден.

Б. Заключение

Въз основа на своята проверка по тази жалба омбудсманът я приключва със следното заключение:

ЕИБ е уредила въпроса.

Жалбоподателят и ЕИБ ще бъдат информирани за това решение.

П. Никифорос Диамандурос

Съставено в Страсбург на 27 септември 2013 година.

[1] ЕИБ се позова на съединени дела T-7/98 и T-208/98 De Nicola/ЕИБ [2001] ECS-SC I-A-49 и II-185.

[2] Съединени дела T-7/98 и T-208/98 De Nicola срещу ЕИБ, [2001] ECR-SC I-A-49, II-185, параграфи 98 и 107.

[3] Решение от 4 февруари 2011 г. по дело Arango Jaramillo и други/ЕИБ, F-34/10.

[4] Регламент (ЕО) No 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 година относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (ОВ L 8, 2001 г., стр. 1; Специално издание на български език, 2007 г., глава 13, том 30, стр. 142).

[5] Регламент (ЕО) No 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 година относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (ОВ L 145, 2001 г., стр. 43; Специално издание на български език, 2007 г., глава 1, том 3, стр. 76).

[6] Решение от 28 септември 2011 г. по дело De Nicola/ЕИБ, F-13/10, точки 62—64, все още непубликувано в Сборника, решение от 16 септември 2013 г. по дело T‑618/11 P, ЕИБ/De Nicola, точки 78—79, все още непубликувано в Сборника.