Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят е италиански гражданин, участвал в конкурс EPSO/AST/111/10 за асистенти в областта на секретарските услуги.

2. Жалбоподателят е издържал тестовете за предварителен подбор на компютър и е бил поканен да участва в тестовете по модела „Център за оценяване“. Оценката се състоеше от четири теста, а именно: а) структурирано интервю; б) упражнение, при което не се предприемат действия (in-tray); в) практически изпит, включващ подготовката и/или обработката на документ MS Word; и г) практически изпит за оценка на уменията за съставяне на текстове (по-специално правопис, синтаксис и граматика). Докато тестове а) и б) имаха за цел да оценят общите компетенции на кандидатите в тази област, тестове в) и г) имаха за цел да оценят специфичните за длъжността знания на кандидатите (специфични компетенции).

3. На 8 август 2011 г. EPSO уведомява жалбоподателя, че не е получил изисквания общ успех на тестове в) и г). По този начин EPSO не е могла да включи името му в списъка на издържалите конкурса кандидати. EPSO също така е предоставила на жалбоподателя "паспорт на компетенциите", в който са посочени общите оценки, получени от него за тестовете в рамките на центъра за оценяване, както и разбивка на оценките по отношение на тестовете за оценка на общите и специфичните компетенции [1]. „Паспортът за компетентност“ включва изчерпателна писмена оценка на общите компетентности на жалбоподателя. Въпреки това в рубриките „тест за умения за изготвяне на практически текстове“ и „тест за текстообработка“ не бяха предоставени коментари и бяха дадени само цифрови оценки.

4. На 10 август 2011 г. жалбоподателят поиска чрез уебсайта на EPSO копия от своите тестове с точки в) и г). На 7 септември 2011 г. жалбоподателят получава от EPSO копия от отговорите си на двата теста. Задачите за тестовете и маркировките на оценителите обаче не бяха предоставени. Поради това жалбоподателят отново се е свързал с EPSO на 8 септември 2011 г. и е подчертал, че без работните листове и маркировките не е бил в състояние да прецени защо отговорите му не са били счетени за достатъчни за успешното полагане на двата теста.

5. На 26 септември 2011 г. EPSO отговаря, че критериите за корекция и корекциите, извършени от оценителите, са част от поверителната работа на конкурсната комисия и следователно не са достъпни за кандидатите.

6. На 6 октомври 2011 г. жалбоподателят се обръща към Европейския омбудсман.

Предмет на разследването

7. Омбудсманът започна проверка по следните твърдения и твърдения:

Твърдение

EPSO не е предоставила на жалбоподателя достатъчно информация относно коригирането на неговите практически тестове в) и г).

Твърдение

EPSO следва да оповести формулярите за задачите за тестовете и оценките, дадени от оценителите, или всякакви други относими документи или информация, които биха му позволили да разбере решението на конкурсната комисия.

Проучването

8. На 6 декември 2011 г. омбудсманът поиска от EPSO да представи становище по твърдението и искането на жалбоподателя до 29 февруари 2012 г. В писмото си омбудсманът посочи, че в „паспорта на компетенциите“ оценката на общите и специфичните компетенции изглежда се извършва по различни начини. Поради това омбудсманът поиска от EPSO да обясни в своето становище как са изпълнени ангажиментите, които EPSO е поела след проверката по собствена инициатива OI/5/2005/PB на омбудсмана във връзка с оценката на специфичните компетенции.

9. EPSO изпрати становището си на 13 април 2012 г. Становището беше изпратено на жалбоподателя с покана за представяне на коментари, която жалбоподателят изпрати на 25 май 2012 г.

Анализ и заключения на омбудсмана

Предварителни бележки

10. Омбудсманът отбелязва, че други участници в конкурс EPSO/AST/111/10 са подали няколко жалби до омбудсмана и са повдигнали твърдения, подобни на тези в настоящия случай [2].

11. При проверките си по тези случаи омбудсманът извърши проверки на съответните документи в досието на EPSO. Проверките позволиха на омбудсмана да получи обща информация за начина, по който се оценяват практическите изпити по букви в) и г), как се документират тези оценки и как след това те се съобщават на кандидатите [3].

12. Получената информация изглежда релевантна и в настоящия случай. Поради това, когато е необходимо за неговата оценка на твърдението на жалбоподателя, омбудсманът ще се позовава на фактическата информация, получена в резултат на проверките в тези свързани случаи.

А. Твърдение, че EPSO не е предоставила на жалбоподателя достатъчно информация и свързаните с това твърдения

Аргументи, представени на омбудсмана

13. В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят твърди, че EPSO не му е предоставила достатъчно информация относно коригирането на неговите практически тестове в) и г). Жалбоподателят посочи, че отказът на EPSO да предостави корекциите на неговите тестове му е попречил да прецени причините, поради които не е получил изисквания минимум точки, и следователно да използва наличните средства за правна защита в приложимите срокове.

14. Освен това жалбоподателят посочи, че институциите на ЕС подлежат на строги правила за прозрачност и достъп до документи, определени в Регламент (ЕО) No 1049/2001, и че процедурите за набиране на персонал не могат да бъдат изключени от тези правила.

15. Накрая той заяви, че институциите на ЕС следва да дадат пример за обществена услуга. Въпреки това, като наема длъжностни лица чрез непрозрачна процедура за набиране на персонал, Съюзът не успява да отговори на необходимите стандарти и компрометира имиджа си в очите на гражданите. Той заяви, че EPSO следва да оповести формулярите за задачите за тестовете и оценките, дадени от оценителите, или всякакви други относими документи или информация, които биха му позволили да разбере решението на конкурсната комисия.

16. В становището си EPSO припомня, че в случай на решения, взети от конкурсна комисия, общото задължение за мотивиране на решението трябва да бъде съчетано с необходимостта от спазване на тайната на разискванията на конкурсните комисии, както се изисква в член 6 от приложение III към Правилника за длъжностните лица. EPSO припомни, че съгласно съдебната практика на Съда тази тайна е въведена с цел да се гарантира независимостта на конкурсните комисии и обективността на техните процедури, като същевременно те бъдат защитени от всякаква външна намеса и натиск. Следователно спазването на тази тайна изключва разкриването на каквито и да било фактори, свързани с индивидуалните или сравнителните оценки на кандидатите, включително методите за корекция и критериите за оценяване [4].

17. Освен това EPSO посочи, че сравнителната оценка, извършена от конкурсната комисия, е отразена в оценките, дадени на кандидатите. Следователно съобщаването на тези оценки е подходяща обосновка на решенията на конкурсната комисия. От Съвета не се изисква да посочва отговорите на кандидатите, които са били счетени за недостатъчни, или да обяснява защо тези отговори са били счетени за недостатъчни [5].

18. Що се отнася до въпроса, повдигнат от омбудсмана в писмото за започване на неговата проверка и споменат в точка 8 по-горе, EPSO посочи, че след решението на омбудсмана в неговата проверка по собствена инициатива OI/5/2005/PB е въвела нови конкурсни процедури. По-специално тя е използвала стандартен модел на „център за оценяване“, основан на компетентностите, във всички конкурси, стартирани от 2010 г. насам.

19. Докато при предишната система кандидатите трябваше да преминат в строг ред един или повече писмени и един устен изпит, като всички те бяха оценени поотделно и бяха потенциално елиминаторни, „центърът за оценяване“ се счита за един конкурсен етап. По-специално в „центъра за оценяване“ общите и специфичните компетенции на кандидатите се проверяват по време на различните изпити. Компетентностите, които могат да бъдат приравнени към критериите за оценка на тестовете на конкурсите от стар тип, след това се оценяват съвкупно, като се събират резултатите, получени за всяка компетентност в различните упражнения.

20. EPSO също така посочи, че реформата на конкурсните процедури е придружена от въвеждането на i) нов, подобрен модел за обявленията за конкурси и ii) Ръководство за конкурсите на общо основание („Ръководството“), което съдържа общите правила, приложими за всички конкурсни процедури. Тези документи предоставят на кандидатите подробна информация за естеството на различните тестове и упражнения, които съставляват конкурса. Във всяко обявление за конкурс също така ясно се посочва кои компетенции се оценяват на кои тестове и упражнения и как се оценяват. Необходимите компетенции на кандидатите са подробно определени в ръководството.

21. EPSO добавя, че обявленията за конкурси и ръководството предвиждат нов формат на документите за съобщаване на резултатите от тестовете по модела „Център за оценяване“ на кандидатите, а именно „паспорт на компетенциите“. Тя съдържа: а) общо описание на рамката на компетентностите; б) общата оценка, получена от кандидата, заедно с преглед на основните силни и слаби страни на кандидата, в графичен вид; в) за всяка оценена компетентност - частичните оценки, присъдени от конкурсната комисия, и описание на основните заключения на комисията относно представянето на кандидата.

22. В настоящия случай EPSO е предоставила на жалбоподателя копия от отговорите му на практическите изпити по букви в) и г). Освен това той му е предоставил „паспорт за професионална компетентност“, съдържащ подробна оценка на резултатите му от тестовете в рамките на центъра за оценяване. Този документ включва неговия „профил на компетентностите“, „преглед на компетентностите“ и неговите „относителни силни и слаби страни“ във всичките седем оценени общи компетентности. В паспорта са посочени и частичните оценки, получени на практическите изпити по букви в) и г).

23. С оглед на гореизложеното EPSO счита, че информацията, предоставена на жалбоподателя във връзка с неговите практически тестове в) и г), е достатъчна и в пълно съответствие с приложимата правна рамка.

24. В становището си жалбоподателят се е запознал със съдебната практика, цитирана от EPSO. Той подчерта обаче, че позоваването на секретност, за да се гарантира обективност при оценяването на технически изпит за проверка на уменията на кандидатите за секретарски длъжности в Microsoft Word, изглежда непропорционално. Той добави, че отказът да се разкрият методите за корекция и критериите за оценяване създава впечатлението, че процедурата за подбор не е надеждна.

Оценка на омбудсмана

25. В самото начало омбудсманът посочва, че в съответствие със съдебната практика на съдилищата на Съюза [6] конкурсната комисия в настоящия случай е изпълнила правното си задължение да обоснове решението си, като е предоставила на жалбоподателя оценките, получени на писмените изпити, и неговите немаркирани изпитни документи.

26. Въпреки това фактът, че конкурсната комисия е спазила правните си задължения, не освобождава EPSO от задължението да спазва собствените си публични ангажименти да действа в съответствие с принципите на добра администрация, поети в рамките на проверката по собствена инициатива на омбудсмана OI/5/2005/PB [7]. В отговор на гореспоменатата проверка по собствена инициатива на омбудсмана EPSO пое ангажимент да използва в бъдеще образец на формуляр за оценка, който съдържа, от една страна, а) критериите за оценка, посочени в публикуваните обявления за конкурси (включително различните елементи, които в крайна сметка се оценяват от конкурсната комисия за всеки критерий), и постигнатото ниво на изпълнение (от отлично до недостатъчно), и, от друга страна, б) в допълнение към общата оценка, частичните оценки, присъдени от конкурсната комисия за всеки критерий, посочен в обявлението за конкурс.

27. Според становището на EPSO омбудсманът разбира, че по отношение на конкурсите за „нов стил“, които Службата организира от 2010 г., паспортът на компетенциите, който всеки кандидат, участващ в тестовете по модела „Център за оценяване“, сега получава, заменя използваните преди това формуляри за оценка. „Критериите за оценка“, посочени по-рано във формуляра за оценка, сега изглежда са включени в паспорта на компетентностите като „компетентности“. В допълнение към общата оценка паспортът на компетентностите следва да включва и частични оценки за всяка оценена компетентност. Освен това паспортът на компетенциите следва да съдържа основните заключения на конкурсната комисия относно представянето на кандидата.

28. Омбудсманът приветства инициативата на EPSO да предостави на кандидатите структуриран и пълен документ, а именно паспорт на компетенциите, който съдържа информация относно представянето на кандидатите на всички тестове по модела „Център за оценяване“.

29. В настоящия случай обаче, въпреки че паспортът на компетенциите на жалбоподателя съдържа подробна оценка от конкурсната комисия на общите му компетенции, включително частични оценки, присъдени за всеки оценен общ критерий/компетентност, той предоставя само окончателната оценка по отношение на практическите изпити по букви в) и г). Не бяха посочени конкретни „компетентности“, оценени на тези тестове, и не бяха включени частични оценки, съответстващи на специфичните компетентности, оценени на тестове в) и г).

30. Поради това омбудсманът счита, че не може основателно да се счита, че информацията, предоставена в паспорта на компетенциите на жалбоподателя по отношение на тестове в) и г), заменя формуляра за оценка, който EPSO се съгласи да предостави на кандидатите в контекста на гореспоменатата проверка по собствена инициатива на омбудсмана. Освен това, въпреки аргумента на EPSO в отговор на искането на жалбоподателя за допълнителна информация относно тестове в) и г), че е предоставила достатъчно информация, и по-специално оценките и копията от неговите отговори на практическите тестове в) и г), омбудсманът не счита, че тази информация отговаря адекватно на стандарта, определен в неговата проверка по собствена инициатива OI/5/2005/PB.

31. В становището си EPSO обяснява, че работата на конкурсните комисии е тайна и че не може да разкрива никакви фактори, свързани с индивидуалните или сравнителните оценки на кандидатите, включително методи за корекция и критерии за оценяване.

32. Ако EPSO желае да твърди, че не носи отговорност за неспазването на собствения си ангажимент, тъй като не може да се противопостави на становището на независимата конкурсна комисия, омбудсманът посочва, че конкурсните комисии действително се назначават от EPSO и трябва да спазват правилата и/или процедурните насоки, които EPSO обявява за задължителни за тях. Широката свобода на преценка на конкурсните комисии не позволява явни грешки в преценката или неспазване на правната или регулаторната рамка, която конкурсните комисии трябва да спазват и прилагат. Според омбудсмана принципът на независимост на конкурсните комисии не изключва възможността EPSO да може и действително следва да предоставя процедурни насоки на определените от нея конкурсни комисии. Всъщност това е начинът, по който EPSO следва да действа, като зачита и изпълнява по подходящ начин публичния си ангажимент към Европейския омбудсман и следователно към кандидатите.

33. Освен това по време на проверките на досието по свързаните случаи службите на омбудсмана отбелязаха, че във формулярите за оценка на маркерите относно практическите тестове в) и г) за конкурс EPSO/AST/111/10 се посочват подробно критериите/компетентностите за оценка, които са били оценени, и се посочват частичните оценки, дадени за всеки критерий/компетентност. Поради това, като се има предвид, че са използвани критерии за оценка и частични оценки, омбудсманът не вижда основателни причини, поради които EPSO е решила да не ги включва в паспорта на компетенциите и по този начин да ги разкрива на кандидатите. Омбудсманът не може да не отбележи, че конкурсите по „стар стил“ на EPSO за асистенти (организирани преди 2010 г.) са включвали и „специфични знания“ или практически тестове, насочени към оценяване на уменията на кандидатите за съставяне на текстове и способността им да изготвят/обработват документ MS Word, и че тогава EPSO е предоставяла на кандидатите подробен формуляр за оценка, съдържащ критериите за оценка, както и разбивка на оценките на кандидатите, в допълнение към тяхната обща оценка.

34. И накрая, не е ясно защо оповестяването на критериите/компетентностите за оценка и частичните оценки относно „тестовете за обща компетентност“не нарушава тайната на разискванията на конкурсната комисия, докато оповестяването на критериите/компетентностите за оценка и частичните оценки във връзка с „техническите тестове“би могло.

35. С оглед на гореизложеното омбудсманът счита, че като не е посочила в паспорта на компетенциите критериите/компетентностите за оценка, оценени по отношение на практическите тестове, и частичните оценки за тези критерии/компетентности, EPSO не е спазила ангажимента, който е поела в рамките на своето проучване по собствена инициатива OI/5/2005/PB. Това представлява случай на лошо управление. В такива ситуации статутът на омбудсмана изисква от омбудсмана да потърси, доколкото е възможно, приятелско решение със съответната институция, за да отстрани случая на лошо администриране и да удовлетвори жалбата. В настоящия случай обаче това не е обосновано поради следните причини.

36. В хода на проверката на досието по свързани дела, свързани с конкурс EPSO/AST/111/10, службите на омбудсмана бяха информирани, че вече съществува обща база данни [8], която е електронният инструмент, генериращ паспорта на компетенциите за всеки кандидат в края на оценяването. С изключение на общите оценки конкурсната комисия не е включила в тази база данни коментари относно представянето на кандидатите на практическите изпити по букви в) и г). Освен това проверките, извършени по съответните дела, показаха, че EPSO не е разполагала с i) писмени протоколи от кореспонденцията между нейните служби и конкурсната комисия и/или ii) вътрешни документи/писмени оценки, изготвени от конкурсната комисия във връзка с практическите тестове на кандидатите в) и г). Омбудсманът припомня също така, че формулярите за оценка на маркерите, посочени по-горе в точка 33, са само подготвителни документи, които маркерите представят на конкурсната комисия, докато окончателната оценка на тестовете на кандидатите се извършва само от конкурсната комисия. С оглед на гореизложеното омбудсманът счита, че отправянето на предложение за приятелско решение, с което се предлага EPSO да предостави на жалбоподателя достъп до формулярите за оценка на конкурсната комисия на неговите тестове в) и г), би било безпредметно, тъй като тези документи не съществуват.

Поради това той ще приключи случая с критична забележка.

Б. Заключения

Въз основа на своята проверка по тази жалба омбудсманът я приключва със следната критична забележка:

Като не е записала и посочила в съответните формуляри за оценка или в паспорта на компетенциите а) критериите/компетентностите за оценка, оценени по отношение на практическите тестове, и б) частичните оценки за тези критерии/компетентности, EPSO не е спазила ангажимента, поет в рамките на проверката по собствена инициатива на омбудсмана OI/5/2005/PB, и по този начин е извършила случай на лошо администриране.

Жалбоподателят и EPSO ще бъдат уведомени за това решение.

П. Никифорос Диамандурос

Съставено в Страсбург на 24 юли 2013 година.

[1] Според „паспорта за компетентност“ жалбоподателят е получил 6 точки от общо 20 точки на тест в) и 6 точки от общо 10 точки на тест г). Така общият резултат от практическите изпити по букви в) и г) е 12 от общо 30 точки, а изискваният минимум е 15 от общо 30 точки.

[2] Вж. решенията на омбудсмана за приключване на проверките по жалби 2022/2011/RT и 2430/2011/RT. Други два случая разглеждат подобни твърдения, но се отнасят до различен конкурс за асистенти в областта на секретарските услуги (EPSO/AST/117/11). Тези случаи са жалби 1633/2012/OV и 1674/2012/OV.

[3] Вж. по-специално инспекциите, извършени по дела 2022/2011/RT и 2430/2011/RT.

[4] EPSO се позова на дела 89/79 Bonu/Съвет [1980] ECR 553, параграф 5 и C-254/95 P Парламент/Innamorati [1996] ECR I-3423, параграф 24.

[5] C-254/95 Парламент срещу Innamorati [1996] ECR I-3423, параграф 29, F-16/07 Dragoman срещу Комисията [2008] ECR FP-I-A-1-00139, параграф 63.

[6] Вж. Решение на Съда на публичната служба от 8 юли 2007 г. по дело Van Neyghem/Комисия (F-73/06, Сборник СПС, стр. I-A-1-441 и II-A-1-2515, точка 77) и Решение на Първоинстанционния съд от 29 април 2004 г. по дело Konstantopoulou/Съд (T-19/03, Recueil FP, стр. I-A-25 и II-107, точка 22), съгласно които предоставянето на кандидатите на техните оценки и на копие от писмената изпитна работа, както са я изготвили, макар и без поправки, заедно с съобщаването на оценките, представлява достатъчно мотивиране на решенията на конкурсните комисии и позволява на съдилищата на Съюза да упражняват съдебен контрол, подходящ за спорове от този вид. Не е необходимо да се изясняват отговорите на кандидатите, които се считат за недостатъчни, или да се обяснява защо тези отговори са били счетени за недостатъчни.

[7] Вж. решението по жалба 2050/2011/RT, достъпно на адрес: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/home.faces

[8] Според EPSO данните относно участието на кандидат във фазата „Център за оценяване“ на даден конкурс на EPSO (за асистенти, администратори или други области) се записват в база данни, озаглавена „Мениджър по оценяването“.