Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят, датски гражданин, който е заклет писмен и устен преводач, е участвал в конкурс за конферентни преводачи на свободна практика, организиран от Междуинституционалната служба за тестове за Европейския парламент, Европейската комисия и Съда („Службата за тестове“).

2. На 23 ноември 2011 г. жалбоподателят беше поканен да се яви на писмен междуинституционален тест за акредитация („тест“), насрочен за 6 януари 2012 г. в Брюксел. В деня на теста жалбоподателката е била уведомена, че няма да ѝ бъде разрешено да участва в него. Посочената причина е, че тя няма диплома по конферентен превод, което е един от критериите, изисквани за настоящия конкурс.

3. Жалбоподателят е недоволен от това развитие и на 9 февруари 2012 г. се обръща към омбудсмана. В жалбата си тя не оспорва решението на Комисията да приеме, че не отговаря на условията за участие във въпросния конкурс, а по-скоро се оплаква от факта, че след като първо я е поканила на теста, конкурсната комисия я е уведомила на по-късен етап, т.е. в деня на провеждане на теста, че няма да ѝ бъде позволено да продължи с конкурса. Това е довело до ситуация, при която жалбоподателят е прекарал напразно значителен период от време в подготовка за този конкурс и е отменил някои лични и професионални ангажименти.

Предмет на разследването

4. Омбудсманът започна проверка по следните твърдения и твърдения.

Твърдение:

Жалбоподателката твърди, че Службата за провеждане на тестове не я е информирала своевременно за факта, че тя няма да отговаря на условията за явяване на теста, проведен в Брюксел на 6 януари 2012 г.

Твърдение:

Жалбоподателката твърди, че следва да получи подходящо обезщетение с оглед на: i) времето и усилията, които е положила, за да се подготви за съответния тест; ii) пропуснатите възможности за заетост в този контекст; и iii) въздействието върху личния ѝ живот.

Проучването

5. На 9 февруари 2012 г. жалбоподателят подава настоящата жалба. На 29 февруари 2012 г. омбудсманът започна проверка и поиска от Комисията да представи становище [1]. На 26 април 2012 г. Комисията представи становището си. Впоследствие омбудсманът препрати становището на Комисията на жалбоподателката и я прикани да представи коментари, което тя направи на 21 юни 2012 г. На 29 октомври 2012 г. омбудсманът отправи предложение за приятелско решение до Комисията, която представи своя отговор и допълнителна информация съответно на 5 декември 2012 г. и 11 януари 2013 г. Жалбоподателят не представи никакви коментари.

Анализ и заключения на омбудсмана

Предварителни бележки

6. В становището си Комисията сезира комисията за предварителен подбор и конкурсната комисия за въпросния конкурс. Комисията отбеляза, че „не носи органична отговорност за решенията на междуинституционалния комитет по скрининга“. Освен това Комисията поясни, че в деня на теста конкурсната комисия е взела решение да не позволи на жалбоподателя да продължи с конкурса. Като се има предвид, че конкурсната комисия е била комисия, създадена специално за този конкурс, и че конкурсът е бил организиран от службата за тестове, която е от компетентността на Комисията, омбудсманът счита, че Комисията носи отговорност за решенията, взети от конкурсната комисия.

А. Твърдение за непредоставяне на жалбоподателя на навременна информация и свързан с това иск за обезщетение

Аргументи, представени на омбудсмана

7. Жалбоподателката твърди, че след като на 23 ноември 2011 г. е получила поканата за провеждане на теста на 6 януари 2012 г., тя е вложила цялото си време и енергия в подготовката за него. В резултат на това тя е трябвало да откаже определени възможности за заетост и да коригира плановете си, което би включвало пътуване извън Европа по задание. Фактът, че конкурсната комисия не я е информирала своевременно за решението си да не ѝ позволи да се яви на теста, е довел до загубата на „много време и енергия за абсолютно нищо“. За да се подготви за теста, жалбоподателката също така е решила да отмени коледна ваканция със семейството си. Поради това жалбоподателката твърди, че следва да получи подходящо обезщетение с оглед на: i) времето и усилията, изразходвани за подготовка за съответното изпитване; ii) пропуснатите възможности за заетост в този контекст; и iii) въздействието върху личния ѝ живот.

8. В становището си Комисията потвърди, че жалбоподателят действително е бил поканен да се яви на теста, проведен в Брюксел на 6 януари 2012 г. Настоящата покана се основава на решение, взето от междуинституционалния комитет по скрининга на 7 ноември 2011 г. Задачата на комисията беше да прегледа кандидатурите на всички кандидати. Комисията обаче не е разбрала, че жалбоподателката не отговаря на всички необходими критерии, тъй като не е притежавала диплома по конферентен превод. В заявлението си жалбоподателката е посочила, че притежава магистърска степен по писмен и устен превод, бакалавърска степен по бизнес езици, както и магистърска степен по издателство. Следователно решението да бъде поканена да се яви на въпросния изпит е неправилно.

9. Едва в деня на теста конкурсната комисия е установила, че жалбоподателят не отговаря на всички необходими условия, и е взела решение да не позволи на жалбоподателя да се яви на въпросния тест. Ако ѝ бъде позволено да се яви на посочения тест, резултатите ѝ във всички случаи щели да бъдат обявени за невалидни, тъй като тя не отговаряла на едно от основните изисквани условия.

10. Що се отнася до претендираната от жалбоподателя компенсация, Комисията заяви, че „съжалява за техническата грешка, допусната в този случай“. Въпреки това институцията счита, че високата лична и икономическа загуба, претендирана от жалбоподателя, следва да бъде смекчена чрез следното:

• тъй като критериите за допустимост са напълно документирани по време на целия процес на кандидатстване, може основателно да се твърди, че отговорността за тяхната проверка се носи и от самите заявители;
• пътните и квартирните ѝ разходи са изцяло възстановени от Комисията.
• жалбоподателят не е могъл да понесе твърдените загуби към 22 ноември 2011 г., тъй като поканата за теста е била изпратена на 23 ноември 2011 г.

11. Според Комисията искането на жалбоподателя за обезщетение е било преувеличено и освен това следва да бъде отхвърлено с оглед на факта, че самата тя е била отговорна за проверката на съответните изисквания за прием.

12. В становището си жалбоподателката посочва, че след като е прочела критериите за допустимост на съответния уебсайт, е изпратила електронно писмо с копия от дипломите си, приложени към Службата за тестове, и е била информирана, че кандидатурата ѝ ще бъде изпратена на конкурсната комисия. По-късно тя е поканена да се яви на теста. Жалбоподателката твърди, че отговорността да я покани на теста, въпреки че не отговаря на едно от необходимите условия, се носи от Комисията, а не от самата нея. Според нея тя няма основание да счита, че след като е поканена да се яви на въпросния изпит, в крайна сметка няма да ѝ бъде позволено да го направи.

13. Жалбоподателката счита, че е несправедливо Комисията, от една страна, просто да съжалява за техническата грешка, допусната по случая, и от друга страна, да откаже да признае, че грешката има отрицателни последици за нея. Ако Комисията не признае своята отговорност, това би означавало, че не може да се вярва на решенията, взети от служителите на ЕС.

Предварителна оценка на омбудсмана, водеща до предложение за приятелско решение

14. Омбудсманът отбеляза в самото начало, че Комисията не е оспорила факта, че жалбоподателката не е била информирана своевременно, че не отговаря на условията да се яви на въпросния тест. Страните обаче не са съгласни дали жалбоподателката има право да получи обезщетение, различно от възстановяването на пътните ѝ разходи.

15. Омбудсманът припомни, че принципите на добра администрация изискват от администрацията да признае всички допуснати грешки и да обмисли как тези грешки могат да бъдат поправени. Най-лесният начин да поправите грешка е да се извините за нея. В настоящия случай Комисията само изрази съжаление за факта, че недопустимостта на заявлението на жалбоподателя е била установена едва в деня на проверката. В същото време Комисията предложи жалбоподателката да е знаела, че не отговаря на условията за допустимост. При тези обстоятелства омбудсманът стигна до заключението, че само изразът на съжаление от страна на Комисията не е достатъчен.

16. Жалбоподателят не оспори аргумента на Комисията, че не отговаря на условията за допустимост в рамките на съответния конкурс. Тя обаче счита, че Комисията следва да предостави финансова компенсация. Основният аргумент на Комисията в това отношение беше, че жалбоподателката е отговорна за проверката дали отговаря на изискванията за допустимост за въпросния конкурс. Омбудсманът не намира това за убедително.

17. Омбудсманът припомни, че въпросният конкурс е за конферентни преводачи на свободна практика и че жалбоподателят притежава дипломи в областта на писмения и устния превод и бизнес езиците. Следователно за нея не е било неразумно да приеме, че тези дипломи могат да се считат за релевантни в областта на конферентния превод. Жалбоподателят правилно е предоставил цялата изисквана информация. След като е поканена на изпита, няма причина да вярва, че ще бъде лишена от правото да се яви на изпита.

18. Комисията посочи, че пътните разходи на жалбоподателя са били възстановени. Това беше потвърдено от жалбоподателя. Изглежда обаче, че Комисията е възстановила пътните разноски на всички кандидати, поканени да се явят на теста. Следователно това възстановяване не е било непременно достатъчно за поправяне на грешка, допусната само по отношение на жалбоподателя.

19. Според омбудсмана фактът, че жалбоподателката погрешно е изчислила периода на подготовката си от 22 ноември, а не от 23 ноември 2011 г., т.е. деня, в който е получила поканата за изпита, не може да промени същността на нейното искане, а именно да бъде компенсирана за времето, прекарано в подготовка за изпита, проведен на 6 януари 2012 г., и за факта, че е трябвало да отмени други лични и професионални ангажименти в този контекст.

20. Поради това омбудсманът счита, че предвид обстоятелствата по настоящия случай жалбоподателят заслужава да му бъде присъдено плащане ex gratia. Такава компенсация ex gratia служи на важната цел да се признае, че институцията действително е допуснала грешка. Изплащането на компенсация ex gratia показва, без да създава прецедент, че институцията се грижи за жалбоподателя и в същото време дава положителен отговор на конкретна жалба. Това е от полза не само за отделния човек, но и за институцията, доколкото подобрява отношенията ѝ с гражданите [2].

21. Омбудсманът отбеляза, че жалбоподателката не е уточнила сумата, която според нея следва да ѝ бъде изплатена от Комисията. В това отношение тя се позова на: i) времето и усилията, изразходвани за подготовка за съответното изпитване; ii) пропуснатите възможности за заетост в този контекст; и iii) въздействието върху личния ѝ живот. Жалбоподателят също така не е представил никакви доказателства в подкрепа на нито едно от трите твърдения по-горе, нито е определил количествено твърдените имуществени и неимуществени вреди.

22. В това отношение омбудсманът счита, че кандидатът обикновено не може да очаква институциите на Съюза да го обезщетят за времето и усилията, положени за подготовката на конкурс на общо основание, който впоследствие не успява да спечели. Положението обаче е различно, когато, както в настоящия случай, даден кандидат е поканен да се яви на изпит само за да бъде информиран в деня на изпита, че вече не отговаря на условията да се яви на този изпит. Такова поведение може да причини най-малкото морални вреди на такъв кандидат. Във всеки случай следва да се отбележи, че възстановяването на пътните разноски не покрива загубата на време, свързана с пътуването до и от изпита.

23. Поради това, като се има предвид естеството на грешката, допусната от Комисията, и фактът, че жалбоподателят не е представил никакви доказателства за твърдените претърпени имуществени и неимуществени вреди, омбудсманът счете, че плащане ex gratia в размер на 300 EUR би било подходящо средство за правна защита.

24. В съответствие с член 3, параграф 5 от своя устав той направи следното предложение за приятелско решение до Комисията:

Комисията би могла да обмисли извършването на плащане ex gratia в размер на 300 EUR на жалбоподателя.

Аргументите, представени на омбудсмана след неговото предложение за приятелско решение

25. В отговора си на предложението на омбудсмана Комисията отбеляза, че като се вземат предвид обстоятелствата по настоящия случай, тя ще извърши плащане ex gratia в размер на 300 EUR на жалбоподателя. На 11 януари 2013 г. тя представя на омбудсмана доказателство, че посоченото плащане е извършено на 9 януари 2013 г.

26. Омбудсманът прикани жалбоподателката да направи забележки, ако желае, но тя не го направи.

Оценка на омбудсмана след неговото предложение за приятелско решение

27. Омбудсманът приветства незабавната и конструктивна реакция на Комисията в настоящия случай. От факта, че жалбоподателката не е представила становище, той заключава, че е удовлетворена от иска на Комисията. Поради това той счита, че Комисията е разрешила въпроса и по този начин е удовлетворила жалбоподателя.

Б. Заключения

Въз основа на своята проверка по тази жалба омбудсманът я приключва със следното заключение:

Комисията разреши въпроса и по този начин удовлетвори жалбоподателя.

Жалбоподателят и Комисията ще бъдат уведомени за това решение.

П. Никифорос Диамандурос

Съставено в Страсбург на 19 юни 2013 година.

[1] Настоящата жалба е насочена срещу Test Office. Като се има предвид, че службата за тестване е под отговорността на генерална дирекция "Устни преводи" на Комисията, и по-специално на отдела на последната, който се занимава с управлението на персонала от външни конферентни преводачи, омбудсманът счете, че жалбоподателят желае да подаде жалба срещу Комисията.

[2] Вж. решението на Европейския омбудсман по дело 2904/2005/(TN)FOR, достъпно на уебсайта на омбудсмана.