Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят е бил част от консорциум, участващ в договор за ИТ оборудване, финансиран от ЕС и подписан с министерство в Алжир. Националното министерство е действало като „възлагащ орган“[1], на който ЕС, представляван от делегацията на ЕС в Алжир, е възложил изпълнението на бюджета. Общата стойност на договора е 665 000 EUR.

2. Първоначално договорът е трябвало да приключи през април 2020 г., но е бил удължаван няколко пъти — до юни 2021 г., което също е довело до отлагане на окончателното плащане по договора. По-специално превозът на оборудването, предвидено по договора, е бил забавен поради пандемията от COVID-19. Поради това жалбоподателят е бил принуден да съхранява оборудването в депо на съответното корабоплавателно дружество в Испания и е бил в състояние да го изпрати едва в края на октомври 2020 г. Жалбоподателят е информирал възлагащия орган за това през юли 2020 г. и е поискал да бъдат покрити произтичащите от това допълнителни разходи.

3. През юли 2020 г. възлагащият орган е попитал делегацията дали съгласно договора е възможно да се покрият непредвидени разходи, свързани с пандемията. Тези разходи включват разходи за съхранение, разходи за сертифициране на оборудването и данък за митническо оформяне на оборудването. Делегацията прие по принцип да покрие разходите за съхранение, за които поиска оценка на разходите и впоследствие съответните оправдателни документи. Тя уведомява възлагащия орган, че другите разходи не могат да бъдат покрити по договора.

4. При последвалата кореспонденция с възлагащия орган жалбоподателят също така твърди, че е направил или би направил допълнителни разходи, произтичащи от забавянията поради смущенията, свързани с пандемията от COVID-19, като е трябвало да поддържа финансовите гаранции, изисквани съгласно договора [2], както и да покрие лихвите по заем, взет за покриване на една от тези гаранции, и лихвите по овърдрафти, които жалбоподателят е направил, за да изпълни договора („финансови разходи“). Разходите за поддържане и подновяване на гаранциите възлизат на 1 330 EUR и 6 650 EUR. Лихвите по съответните заеми възлизат на 7 768 EUR и 36 575 EUR. 

5. През този период имаше различни изменения на договора, които също бяха подписани от делегацията. Всяко изменение отлага датата за изпълнение на договора.  

6. През август 2021 г., след изтичането на договора и окончателното плащане по договора, жалбоподателят е поискал от възлагащия орган да му възстанови непредвидените разходи, за които е заявил, че се дължат на пандемията от COVID-19. По-специално посочените по-горе разходи за съхранение и „финансови разходи“. Вследствие на това искане делегацията и възлагащият орган проведоха няколко обмена на информация, за да изяснят естеството на искането, и по-специално до каква степен закъсненията при доставката на оборудването са пряко свързани със ситуация на непреодолима сила [3] по договора.

7. През декември 2021 г. делегацията отговори, че разходите, заявени от жалбоподателя, не са оправдани и не могат да бъдат възстановени, тъй като, както се изисква в случаи на непреодолима сила, няма елементи, доказващи, че са били предприети всички необходими мерки за избягване на такива разходи. Делегацията уточни също така, че във всеки случай финансовите разходи не могат да се считат за допустими разходи по договора и че окончателното плащане е било отложено, тъй като договорът е бил удължен в съответствие с договорните разпоредби.

8. През февруари 2022 г. чрез възлагащия орган жалбоподателят подава искане за „уреждане на спора по взаимно съгласие“ и излага аргументи в подкрепа на това.

9. През март 2022 г. делегацията отговори на уреждането на спора по взаимно съгласие, като се съгласи да възстанови разходите за съхранение, при условие че жалбоподателят представи съответните подкрепящи документи. В същото време тя потвърди, че другите заявени разходи не са допустими за възстановяване.  

10. През април 2022 г. жалбоподателят се свърза директно с делегацията, за да повтори позицията си относно допустимостта на всички направени допълнителни разходи. Делегацията запази позицията си.

11. През май 2022 г., недоволен от позицията на делегацията, жалбоподателят се обърна към омбудсмана.

Проучването

12. Омбудсманът започна проверка по жалбата.

13. В хода на проверката омбудсманът поиска и получи разяснения от Комисията и провери съответните документи. Омбудсманът получи и коментарите на жалбоподателя относно отговорите на Комисията.

14. В хода на проверката омбудсманът призова Комисията да възстанови разходите за съхранение, което Комисията се съгласи да направи.

Аргументи, представени на омбудсмана

Аргументи на жалбоподателя

15. Жалбоподателят заяви, че разходите за поддържане на финансовите гаранции следва да се считат за допустими за плащане поради форсмажорни обстоятелства. Тези допълнителни разходи са резултат от удължаването на тези гаранции за 10-те допълнителни месеца, с които договорът е бил забавен.

16. Жалбоподателят твърди, че договорът определя само правилата за прилагане на гаранциите, а не разходите, свързани с тяхното предоставяне или поддръжка. Самият възлагащ орган признава това въз основа на поръчките за услуги и измененията. По този начин всички разходи, свързани с поддържането и подновяването на гаранциите, се дължат на извънредното забавяне в резултат на пандемията от COVID-19.

17. Жалбоподателят заяви, че между юли и декември 2020 г. е съобщил своевременно и точно на възлагащия орган, както по електронна поща, така и по телефона, допълнителните разходи, направени поради пандемията. По-специално тя заяви, че още през юли 2020 г. и по-подробно през септември и декември 2020 г. се е свързала с възлагащия орган, за да обсъди общите забавяния и проблемите, възникнали поради пандемията, и следващите стъпки в изпълнението на договора, като предлага решения за избягване на допълнителни забавяния и подробно описва допълнителните разходи, направени дотогава.

18. Жалбоподателят заяви, че се е свързал отново с възлагащия орган през февруари 2021 г. като последващо действие във връзка с предишен обмен на информация, за да предложи мерки за изпълнение на договора, за да се избегнат допълнителни забавяния, и посочи, че забавянията, възникнали след октомври 2020 г., се дължат на искане от страна на възлагащия орган обучението да се проведе изключително от експерти от Испания, въпреки че това не е предвидено в договора.

Доводи на Комисията

19. Комисията заяви, че жалбоподателят не е доказал, че „са предприети всички мерки за избягване на (други) разходи“, както се изисква съгласно договора. Според Комисията жалбоподателят не е предприел навреме всички необходими мерки, за да избегне забавянето на изпълнението. Тя също така заяви, че разходите за подновяване на договорните гаранции не са допустими разходи, тъй като в договора се посочва, че всяко изменение в условията на договора не освобождава изпълнителя от задължението да предостави гаранция.

20. Комисията също така заяви, че жалбоподателят не е представил достатъчно аргументи, за да обоснове възстановяването на разходите, свързани с плащането на лихви по заемите. Плащането на такива разходи не е било предвидено в договора и жалбоподателят никога не е искал чрез възлагащия орган договорът да бъде изменен, за да се гарантира, че разходите за лихви могат да бъдат покрити.

21. Комисията заяви, че жалбоподателят се е съгласил да удължи срока на договора, за да покаже своята добросъвестност при правилното изпълнение на договора, и че в нито един момент по време на обсъжданията между жалбоподателя и възлагащия орган относно различните варианти за удължаване на срока на договора не са били допълнителните финансови разходи, обсъдени с делегацията. Ако това беше направено, делегацията щеше да информира възлагащия орган, че тези разходи са недопустими. Тогава жалбоподателят е можел да реши дали желае да удължи срока на договора или да го прекрати. При този сценарий възлагащият орган е можел сам да обмисли покриването на тези разходи, за да гарантира, че поръчката може да бъде изпълнена.

Оценка на омбудсмана

22. По същество това твърдение за нарушение представлява договорен спор между жалбоподателя и Комисията. Само национален съд или арбитражен съд може да разреши такъв правен спор: той не е от компетентността на омбудсмана [4].

23. В този случай ролята на омбудсмана е да провери дали Комисията е действала в съответствие с принципите на добра администрация. По-специално дали Комисията е дала възможност на жалбоподателя да изрази становището си, дали позицията на Комисията е била разумна и справедлива и дали е предоставила ясни обяснения за позицията си.

24. Договорът е изменян неколкократно, което е довело до отлагане на датата за изпълнение на договора, което е довело до отлагане на окончателното плащане по договора. Безспорно е, че Комисията съответно е извършила окончателното плащане. Плащането не е забавено. Следователно е разбираемо, че Комисията е приела, че не е длъжна да плати това, което счита за обезщетение, под формата на финансови разходи за забавено плащане.

25. Жалбоподателят и Комисията не са съгласни относно договорните разпоредби, свързани с форсмажорни обстоятелства. Фактът, че Комисията се е съгласила да покрие разходите за съхранение, въпреки че това не е предвидено в договора, не означава, че Комисията е длъжна също така да се съгласи да покрие финансовите разходи. Комисията никога не е приемала да покрива финансовите разходи и няма индикации, че позицията на Комисията се основава на неразумно тълкуване на договора.  

26. Комисията отговаря за защитата на финансовите интереси на ЕС и гарантира, че средствата на ЕС се използват само за цели, които са съвместими с приложимата правна рамка. Лихвите по заеми или овърдрафти са разходи, които една от страните по договора обикновено не може да очаква другата страна по договора да поеме, освен ако другата страна не е в неизпълнение. Жалбоподателят обаче не твърди, че направените разходи се дължат на неспазването на договора от страна на Комисията. Макар да може да се твърди, че Комисията е можела да заеме по-гъвкава позиция по отношение на таксите по договорните гаранции, позицията на Комисията не е неразумна.

27. При това положение Комисията е можела да бъде по-ясна в съобщенията си. Комисията ясно заяви, че няма да покрие финансовите разходи, тъй като счита това за неоправдано съгласно договора. Комисията обаче заяви също така, че би била склонна да разгледа твърденията на жалбоподателя, ако бъдат предоставени повече доказателства за мерките, предприети за избягване на разходи, без да уточнява какво може да счита за достатъчно доказателство. Тъй като не е ясно какви други доказателства Комисията би могла да вземе предвид, жалбоподателят разбираемо намира ситуацията за объркваща. Това е жалко.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение [5]:

Няма лошо администриране в решението на Комисията да не плати финансовите разходи на жалбоподателя.

Жалбоподателят и Европейската комисия ще бъдат уведомени за това решение.

Тина Нилсон
Началник на отдел „Разглеждане на случаи“

Страсбург, 11.6.2024 г.

[1] Когато Европейската комисия възлага изпълнението на бюджета на държави партньори (или на органи, определени от тях) при непряко управление, възлагащият орган е държавата или субектът, сключващ договора, както е предвидено (когато е целесъобразно) в споразумението за финансиране: https://intpa-econtent-public.s3.eu-west-1.amazonaws.com/ePrag/2021.1/ePrag-en-2021.1.pdf#page=16

[2] Съгласно договора жалбоподателят е трябвало да предостави две гаранции до края на договора, гаранция, свързана с полученото предварително финансиране, и гаранция за правилното изпълнение на договора.

[3] Непреодолима сила е правно понятие, често срещано в договорите, което освобождава страна от задължение или отговорност поради непредвидено събитие или обстоятелство извън контрола на страната, което обикновено включва пандемии.

[4] Вж. например решенията на омбудсмана по дело 1659/2022/VB, https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/165252, дело 2196/2019/NH, https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/165252, и дело 941/2011/GG, https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/12065.

[5] Тази жалба е разгледана в рамките на делегирано разглеждане на случаи в съответствие с решението на Европейския омбудсман за приемане на разпоредби за прилагане.