Уважаеми г-н Х,

Подадохте жалба до Европейския омбудсман срещу Европейската комисия относно начина, по който тя е разгледала Вашето заявление за публичен достъп до документи, свързани с преписки в областта на конкуренцията от 1985—1986 г.

В искането си сте писали до Комисията, че „през1985/1986 г. един или няколко производители на камиони в ЕС (а именно Daimler, MAN, IVECO, DAF, Volvo, Renault и/или Scania) (предполагаемо) са подали до ГД „Конкуренция“ уведомление съгласно член 4 или член 5 от Регламент 17/63 по отношение на платформа за обмен на пазарна информация (TDDB-платформа)“. Вие поискахте публичен достъп до тези документи.

В отговора си Комисията заяви, че не може да идентифицира или намери документи, попадащи в обхвата на искането, въз основа на предоставената от Вас информация. Това се дължи на факта, че документите предхождат цифровизацията на базите данни на Комисията. Според Комисията такива стари документи могат да бъдат идентифицирани само въз основа на номер на делото и точна дата, които не сте предоставили.

Не сте съгласни с решението на Комисията. Вие заявихте, че Комисията следва да разполага с цифровизиран архив или поне с цифровизирана система за търсене във физическите си архиви. Считате, че следва да е възможно да се извършват търсения въз основа не само на номер на дело, но и на предмета, участващото предприятие и/или определен период от време. Предложихте Комисията да отдели ресурси за намиране на исканите документи или като алтернатива да Ви предостави достъп до архивите за търсене на документите.

Започнахме проверка и се опитахме да изясним позицията на Комисията. В хода на проверката екипът за проверка на Омбудсмана се срещна с представители на Комисията.

Омбудсманът Ви предостави копие от доклада от заседанието и поиска от Вас да представите евентуалните си коментари. Не получихме отговор от Вас.

По време на срещата с разследващия екип на Омбудсмана представителите на Комисията обясниха, че както Генерална дирекция „Конкуренция“, така и отделът, отговарящ за историческите архиви на Комисията, който е част от Службата за инфраструктура и логистика в Брюксел, са се опитали да установят всички документи, които биха могли да попаднат в обхвата на Вашето искане. Например Комисията се опита да идентифицира всички потенциални файлове въз основа на търсения по ключови думи, като например имената на дружествата, посочени в искането. Тези търсения обаче не дадоха никакви резултати. Възможно е документите, до които сте искали достъп, да не съществуват.

Въз основа на информацията, предоставена по време на срещата, считаме, че Комисията е разгледала Вашето искане по разумен начин. Разследването на Сметната палата установи, че Комисията е извършила обстойно търсене във физическите си архиви въпреки ограничената информация, която ѝ е била предоставена.

С оглед на гореизложеното решихме да приключим разследването[1] със следното заключение:

Не е имало лошо управление от страна на Комисията.

Въпреки това считаме, че първоначалните и потвърдителните решения на Комисията относно Вашето заявление за достъп не отразяват усилията, положени от Комисията за търсене в нейните архиви и намиране на документите, които сте поискали. Всъщност решенията създават впечатлението, че Комисията не е потърсила исканите документи, тъй като не сте предоставили номер на делото и точна дата. Това е жалко. По-подробно обяснение на начина, по който Комисията е обработила Вашето искане, може да е попречило на необходимостта Омбудсманът да се включи.

Изпращаме Ви настоящото решение на английски език, за да се избегнат забавяния при разглеждането на Вашата жалба. Версията на решението на немски език обаче ще Ви бъде изпратена веднага щом бъде налична.

Искрено ваш,

Росита Хики,
директор "Разследвания"

Страсбург, 19.4.2023 г.

[1] [1] Пълна информация за процедурата и правата, свързани с жалбите, можете да намерите на адрес:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/70707.