Уважаема г-жо С.,

На 19 декември 2001 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман от името на ACTED относно отхвърлянето от страна на Комисията на заявлението на ACTED AD 21367-084 „Подкрепа за продоволствената сигурност чрез дребномащабни пекарни и дребни земеделски стопани в Таджикистан“ вследствие на поканата за представяне на предложения SCRE/111402/C/G „Програма за продоволствена сигурност на НПО 2000“.

На 23 януари 2002 г. препратих жалбата до председателя на Комисията. Комисията изпрати становището си на 26 февруари 2002 г. и аз Ви го препратих с покана да направите коментари, ако желаете. Изглежда, че не са получени коментари от Вас.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Според жалбоподателя съответните факти са следните:

„ACTED“ (наричана по-долу „жалбоподателят“) е агенция за помощ за техническо сътрудничество и развитие. През януари 2001 г. жалбоподателят подаде заявление вследствие на поканата на Комисията за представяне на предложения SCRE/111402/C/G „Програма за продоволствена сигурност на НПО 2000“, управлявана от Службата за сътрудничество EuropeAid. Проектът на жалбоподателя AD 21367-084 е наречен „Подкрепа за продоволствената сигурност чрез дребномащабни пекарни и дребни земеделски стопани в Таджикистан“.

На 2 август 2001 г. жалбоподателят получи писмото на Комисията от 24 юли 2001 г., с което тя беше уведомена за недопустимостта на заявлението поради „непоследователен бюджет. Разбивката на разходите е посочена само за приноса, поискан от Комисията“. В писмото си за отхвърляне началникът на отдела заяви, че „съжаляваме, че не можем да започнем обсъждане на основанията за това решение нито по електронна поща, нито с писмо, нито по факс или по телефона“.

На 3 август 2001 г. жалбоподателят изпрати писмо до Комисията с искане заявлението му да бъде преразгледано. Жалбоподателят е на мнение, че Комисията не е следвала правилно административните процедури на поканата за представяне на предложения. В писмото си от 3 август 2001 г. жалбоподателят отбеляза, че стандартният бюджетен формуляр, публикуван от Комисията на нейния уебсайт, не посочва дали бюджетът следва да се отнася до целия бюджет, включително цялото съфинансиране от други източници, или само до бюджета, поискан от Комисията. Нямаше други колони или редове за определяне на друг финансов принос към програмата.

На 6 и 7 август 2001 г., както и на 16 ноември 2001 г. жалбоподателят отново изпрати писмо до Комисията. В писмото си от 7 август 2001 г. жалбоподателят отбеляза, че съгласно процедурата Комисията е на етап преценка на „административното съответствие“ на проекта, а не на допустимостта. Жалбоподателят също така отбеляза, че е използвал стандартния бюджетен формуляр на Комисията. Комисията обаче не отговори на нито едно от писмата на жалбоподателя.

На 19 декември 2001 г. жалбоподателят подава настоящата жалба до омбудсмана, като излага следните две твърдения:

1. Комисията не е следвала правилно административните процедури на поканата за представяне на предложения SCRE/111402/C/G „Програма за продоволствена сигурност 2000“, която доведе до отхвърляне на заявлението на жалбоподателя AD 21367-084 „Подкрепа за продоволствената сигурност чрез малки пекарни и дребни земеделски стопани в Таджикистан“.

2. Комисията не отговори на писмата на жалбоподателя от 3, 6 и 7 август 2001 г. и от 16 ноември 2001 г.

Задачата

На първо място Комисията припомни фактите в жалбата:

През януари 2001 г. жалбоподателят представи проект за финансиране в рамките на поканата за представяне на предложения SCRE/111402/C/G. На заседанието си от 17 юли 2001 г. комисията за подбор разгледа всички предложения, които бяха оценени от външен изпълнител — TRANSTEC, за да ги оцени въз основа на таблицата за административно съответствие и допустимост. След това отговарящите на изискванията предложения ще преминат към следващия етап от процедурата за оценка, а именно техническата оценка на самия проект.

Един от критериите от първостепенно значение за определяне на допустимостта на дадено предложение е солиден и балансиран бюджет, съдържащ всички елементи, изисквани в текстовете на поканата за представяне на предложения. Беше установено, че представената от жалбоподателя информация е недостатъчна в областта на неговия бюджет, тъй като заявителят е представил разходи, покриващи само исканата от Комисията вноска. Насоките на поканата за представяне на предложения са ясни, както и приложеният бюджетен формуляр, в който се посочва, че 100 % от допустимите разходи следва да бъдат представени в бюджета.

Практиката е, че когато в проектобюджета има грешки, заявлението следва да бъде отхвърлено, тъй като това изискване представлява повече от обикновена административна формалност. По този начин комисията за подбор отхвърли кандидатурата на ACTED, заедно с 9 други случая, попадащи в същата категория. След това на 24 юли 2001 г. писмата за отхвърляне са изпратени на отхвърлените жалбоподатели.

Жалбоподателят реагира незабавно по телефона и настоя, че желае да поправи тази грешка, като представи отново нов бюджет. След подробен и учтив разговор на жалбоподателя беше казано, че може, разбира се, да изпрати новия бюджет, но това е комисията, която ще трябва да вземе решение относно неговата допустимост.

Комисията проведе заседание на 27 септември 2001 г. и потвърди становището си, че бюджетните грешки действително са въпрос на допустимост, а не на административна формалност. Това беше обяснено на жалбоподателя по телефона.

Що се отнася до жалбата, Комисията направи следните забележки:

Комисията подчерта, че „Практическо ръководство за договорните процедури на ЕО за външна помощ“ е публикувано през януари 2001 г. след обявяването на настоящата покана за представяне на предложения. Въпреки това в точка 6.3.8.3 безспорно се предвижда, че „Тази оценка трябва да се извърши, като се използва таблицата за административно съответствие и допустимост (вж. приложение Д7), като се използват критериите, посочени в Насоките за заявителите. При никакви обстоятелства оценителите или членовете на комисията за оценка не могат да променят таблицата за административно съответствие и допустимост, съобщена на кандидатите в Насоките за кандидатите. Административно съответствие: е досието пълно ? В случай че липсва документ или част от формуляра за кандидатстване не е попълнена, ще се изисква попълване от кандидата в рамките на 48 часа.

След като прегледаха досието, службите на Комисията са съгласни, че при внимателното прочитане на горната формулировка действително може с основание да се твърди, че бюджетът действително е част от „формуляра за кандидатстване“ и следователно може да се счита за административна формалност. Следователно жалбоподателят трябвало да се ползва от 48-часовия срок за поправяне на грешките.

С оглед на това, следвайки процедурата, председателят на Комитета ще препоръча на членовете на Комитета на следващото им заседание, предвидено за края на февруари 2002 г., да отменят решението си по този въпрос, както и по други случаи от подобно естество. В тези други 9 случая заявителят следва също така да бъде поканен да представи отново своите бюджети в рамките на определения срок от 48 часа. След това ACTED ще бъде официално информиран за резултата от неговото прилагане.

Що се отнася до липсата на отговор, Комисията изрази съжаление, че нейните служби не са отговорили писмено на съобщенията на жалбоподателя, получени на 3, 6 и 7 август и 16 ноември 2001 г. Независимо от това службите на Комисията информираха жалбоподателя чрез няколко телефонни разговора за състоянието на случая. Становището на Комисията е, че при разглеждането на този случай службите не могат да бъдат критикувани за липса на комуникация, дори ако това съобщение е трябвало да бъде по-формализирано.

В заключение Комисията заяви, че се предвижда на следващото си заседание комисията официално да приеме кандидатурата на жалбоподателя на следващия етап от процедурата за подбор, който се състои от техническа оценка от два отделни субекта, за да оцени проекта съгласно публикуваните формуляри за оценка. Ако другите 9 подобни случая коригират в задоволителна степен бюджетите си, те ще следват същите процедури. След това тази техническа оценка и получените резултати ще бъдат разгледани от комисията за подбор, която ще сравни качеството на проекта с това на всички други предложения, оценени в рамките на настоящата покана за представяне на предложения, за да определи дали проектът отговаря на необходимия стандарт за получаване на безвъзмездни средства от Общността.

Службите на Комисията пожелаха да уверят всички страни, че тази окончателна оценка ще бъде извършена в съответствие с обичайната практика по най-обективния и фактически начин.

Жалбоподателят не е изпратил коментари.

РЕШЕНИЕТО

1.1 Жалбоподателят твърди, че Комисията не е следвала правилно административните процедури на поканата за представяне на предложения SCRE/111402/C/G "Програма за продоволствена сигурност 2000", довела до отхвърлянето на заявлението на жалбоподателя AD 21367-084 "Подкрепа за продоволствената сигурност чрез малки пекарни и дребни земеделски стопани в Таджикистан".

1.2 Комисията отбелязва, че при прочита на Практическото ръководство може да се твърди, че бюджетът действително е част от формуляра за кандидатстване и следователно може да се счита за административна формалност. Във връзка с това Комисията заяви, че председателят на Комитета ще препоръча на членовете на Комитета да отменят решението си по този и други случаи. Комисията ще приеме официално кандидатурата на жалбоподателя на следващия етап от процедурата за подбор, който се състои от техническата оценка. Комисията също така посочи, че окончателната оценка ще бъде извършена в съответствие с обичайната практика по най-обективния и фактически начин. Жалбоподателят не представи коментари по становището на Комисията.

1.3 Омбудсманът отбелязва, че Комисията в крайна сметка е приела, че съгласно Практическото ръководство бюджетът на заявлението може да се счита за част от административното съответствие. В резултат на това заявлението на жалбоподателя беше допуснато до следващия етап на оценката. Следователно изглежда, че Комисията е предприела подходящи стъпки за разрешаване на въпроса. Поради това не са оправдани по-нататъшни проверки.

2.1 Жалбоподателят твърди, че Комисията не е отговорила на писмата му от 3, 6 и 7 август 2001 г. и от 16 ноември 2001 г. Комисията изрази съжаление, че нейните служби не са отговорили на съобщенията на жалбоподателя. Те обаче са информирали жалбоподателя чрез няколко телефонни разговора за състоянието на случая и поради това Комисията е счела, че нейните служби не могат да бъдат критикувани за липса на комуникация.

2.2 Омбудсманът отбелязва, че липсата на отговор от страна на Комисията на писмата на жалбоподателя е в съответствие с факта, че в краткото си писмо за отхвърляне от 24 юли 2001 г. Комисията заяви, че "съжаляваме, че не можем да започнем обсъждане относно основанията за това решение нито по електронна поща, нито с писмо, нито по факс или по телефона".

2.3 Във връзка с това омбудсманът би искал да припомни, че принципите на добро административно поведение изискват институциите и органите на Общността да посочват основанията за решенията, които вземат (1). В Кодекса за добро административно поведение на Комисията се предвижда, че „когато може да не е възможно, например поради големия брой лица, засегнати от подобни решения, да се съобщят подробно основанията за отделните решения, могат да се дадат стандартни отговори. Тези стандартни отговори следва да включват основните причини, обосноваващи взетото решение. Освен това на заинтересована страна, която изрично поиска подробна обосновка, се предоставя такава“.

2.4 В настоящия случай изглежда, че жалбоподателят е получил само кратък стандартен отговор. С формулировката си писмото на Комисията от 24 юли 2001 г. изрично изключва правото на жалбоподателя да получи подробна обосновка за решението за отхвърляне. Това представлява случай на лошо администриране и омбудсманът прави критичната забележка по-долу.

Въз основа на проверките на омбудсмана по част 2 от настоящата жалба е необходимо да се направи следната критична забележка:

Като се има предвид, че този аспект на делото се отнася до процедури, свързани с конкретни събития в миналото, не е целесъобразно да се търси приятелско уреждане на въпроса. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Комисията също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

Якоб СЬОДЕРМАН

(1) Вж. раздел „Задължение за обосноваване на решения“ в Кодекса за добро поведение на администрацията на Комисията, както и член 18 от Кодекса за добро поведение на администрацията на омбудсмана. Вж. също член 41 от Хартата на основните права.