Уважаема г-жо М.,

На 30 октомври 2000 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман в качеството си на председател на италианската културна асоциация „Калон“. Жалбата, подадена срещу Европейската комисия, се отнася до предполагаемо несправедливо отхвърляне от страна на институцията на проекта, представен от Вашата асоциация след покана за представяне на предложения No 2000/ 101/08 от 8 април 2000 г. в рамките на програма „Култура 2000“.

На 7 декември 2000 г. препратих жалбата до председателя на Европейската комисия. Европейската комисия изпрати становището си на 8 март 2000 г., а на 12 март 2000 г. аз Ви го препратих с покана за представяне на коментари, която Вие изпратихте на 12 април 2000 г.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

За да се избегнат недоразумения, е важно да се припомни, че Договорът за ЕО оправомощава Европейския омбудсман да разследва възможни случаи на лошо администриране само в дейностите на институциите и органите на Общността. Уставът на Европейския омбудсман изрично предвижда, че никое действие на друг орган или лице не може да бъде предмет на жалба до омбудсмана.

Поради това проверките на омбудсмана във връзка с Вашата жалба бяха насочени към проверка дали е налице лошо администриране в дейностите на Европейската комисия.

Жалбата

След поканата за представяне на кандидатури, публикувана в Официален вестник на 8 април 2000 г., в рамките на програма „Култура 2000“ италианското сдружение Kalón представи проекта „9 artisti per 90 giorni - potere e sogno“ (9 артисти за 90 дни — сила и мечта).

С писмо от 8 август 2000 г. Комисията уведомява жалбоподателката, че жалбата, подадена от нейното сдружение, не е уважена. Според Комисията проектът i) не е включвал изисквания минимален брой от трима съорганизатори (липса на задължителен подпис във формуляра за кандидатстване) и ii) не е бил представен на Комисията от отговорните органи на държавата на произход на ръководителя на проекта чрез неговия постоянен представител в Европейския съюз.

На 18 септември 2000 г. жалбоподателят иска от институцията да преразгледа решението си. Тя оспорва първата причина, изтъкната от Комисията, за да обоснове изключването, като твърди, че както е разрешено от наръчника за управление на безвъзмездните средства, тя е приложила подписана декларация на съорганизаторите относно участието им в проекта. Що се отнася до втората причина за изключване, тя призна, че сдружението е допуснало грешка при изпращането на заявлението. Тя се извини за това и посочи, че това се дължи на големия брой документи, които трябва да бъдат попълнени, и на сложността на информацията, посочена в наръчника за управление на безвъзмездните средства.

В този контекст жалбоподателката е подала жалба до омбудсмана, в която е направила следните твърдения:

Задачата

В становището си по жалбата Комисията посочва накратко следното:

Що се отнася до първото твърдение на жалбоподателя, институцията припомни, че „Kalón“ е представило проект в категорията „специфични иновативни и/или експериментални действия“, предвидена като мярка за изпълнение на програма „Култура 2000“. Съгласно точка III, буква г) от изпълнението на програмата за 2000 г. и поканата за представяне на кандидатури тя ще „(...) насърчава междукултурния диалог и взаимния обмен между европейските култури и други култури, организирани в трети държави като съвместно усилие между културните институти и/или други културни оператори от държавите-членки и съответните трети държави, като се съсредоточава върху общи европейски културни теми. Тези действия следва да включват три културни института и/или други обществени културни оператори, установени във въпросната трета държава. Предложенията за такива действия ще бъдат отправяни до Комисията от отговорните органи на държавата на произход на ръководителя на проекта чрез неговия постоянен представител в Европейския съюз“.

Процедурата за подбор на проекти е проведена на три етапа от комисия на Комисията. След първия етап, отнасящ се до проверката на съответствието и приемливостта на заявленията, представеният от "Калон" проект беше отхвърлен, тъй като не отговаряше на критериите, установени в поканата за представяне на заявления (1).

Що се отнася до липсата на задължителен подпис на всички организатори във формуляра за кандидатстване, Комисията призна, както твърди жалбоподателят, възможността за изпращане на декларация, подписана от организаторите. Комисията обаче посочи, че единственият документ, с който разполага, е писмо за патронаж, предоставено от посолството на Норвегия и от посолството на Дания. Няма данни за участието на тези държави в изпълнението на проекта. Освен това проектът не е бил представен на Комисията от отговорните органи на държавата на произход на ръководителя на проекта чрез неговия постоянен представител в Европейския съюз.

Що се отнася до второто твърдение на жалбоподателя, Комисията изрази съжаление за забавянето на отговора и се извини за него. Институцията заяви, че въпреки че жалбоподателката не е добавила никакъв нов елемент в писмото си от 18 септември 2000 г., тя е извършила преглед на проекта, представен от „Kalón“.

В резултат на тази задълбочена проверка стана ясно, че освен причините за отхвърлянето на проекта, посочени в писмото от 8 август 2000 г., не са изпълнени и други критерии. От информацията, предоставена във формуляра за кандидатстване, става ясно, че проектът ще бъде разработен само в Италия, вместо да бъде организиран в трети държави (точка III, буква г) от поканата за представяне на кандидатури), а бюджетът не е балансиран и не е изразен в евро. Съгласно наръчника за управление на безвъзмездните средства всички заявления за безвъзмездни средства трябва да бъдат подкрепени от предварителен бюджет, показващ всички разходи и приходи, които бенефициерът счита за необходими за изпълнението на проекта. Предварителният бюджет трябва да бъде достатъчно подробен, за да позволи идентифициране, наблюдение и контрол на предложените операции; тя трябва да бъде балансирана, т.е. общите приходи и общите разходи трябва да бъдат равни и изразени в евро, като правило.

Комисията информира Европейския омбудсман, че на 8 февруари 2001 г. на жалбоподателя е изпратено писмо, съдържащо тази информация.

Жалбоподателката, която като цяло поддържа първоначалната си жалбоподателка, критикува факта, че Комисията, след като е преразгледала проекта, представен от „Калон“, е подчертала нови елементи за неговото изключване. Според жалбоподателя това показва, че по време на първата процедура за подбор оценката на проекта не е била извършена внимателно.

Тя също така подчерта, че Комисията не може да оспори факта, че салдото не е изразено в евро, тъй като тази валута ще бъде в сила едва от 1 януари 2002 г.

Като общ коментар тя подчерта, че сдружението е спазило критериите, определени в поканата за представяне на кандидатури.

РЕШЕНИЕТО

1.1 Жалбоподателят твърди, че Комисията не е разгледала внимателно проекта, представен от сдружение Kalón в рамките на програма "Култура 2000", въпреки че той отговаря на критериите, изброени в поканата за представяне на кандидатури.

1.2 В становището си Комисията подчертава, че проектът не е бил представен на Комисията от отговорните органи на държавата на произход на ръководителя на проекта чрез неговия постоянен представител в Европейския съюз. Освен това Комисията посочи, че във формуляра за кандидатстване няма данни относно участието на трети държави в изпълнението на проекта. Единственият документ, изпратен от жалбоподателя, е писмо за патронаж, предоставено от посолството на Норвегия и от посолството на Дания.

1.3 След преразглеждане на въпросния проект, както е поискано от жалбоподателя, за Комисията е било ясно, че освен това не са изпълнени други критерии. Изглежда, че проектът ще бъде разработен само в Италия, вместо да бъде организиран в трети държави (точка III, буква г) от поканата за представяне на кандидатури), а бюджетът не е балансиран и не е изразен в евро, както изрично се изисква.

1.4 От информацията, предоставена както от жалбоподателя, така и от Европейската комисия, става ясно, че институцията е мотивирала решението си да изключи проекта на жалбоподателя и че тези мотиви са се основавали на критериите, определени в Официален вестник и в наръчника за управление на безвъзмездните средства, публикуван на всички официални езици на Съюза на уебсайта www.europa.eu. Омбудсманът счита, че жалбоподателят не е представил никакви доказателства, че Комисията не е действала в съответствие с добрите административни практики.

1.5 Поради това омбудсманът счита, че не е налице лошо администриране по отношение на този аспект на случая.

2.1 Жалбоподателката твърди, че Комисията не е отговорила на писмото ѝ от 18 септември 2000 г.

2.2 Комисията изрази съжаление за забавянето на отговора и се извини за него. Тя също така посочи, че на 8 февруари 2001 г. на жалбоподателя е изпратен отговор, копие от който е приложено към нейното становище.

2.3 Добра административна практика е администрацията да отговаря на писмата, които получава от гражданите, в разумен срок. Тъй като Комисията изрази съжаление за настъпилото забавяне и в крайна сметка отговори на жалбоподателя, омбудсманът не счита за необходимо да провежда разследване по въпроса.

Въз основа на проверките на Европейския омбудсман по тази жалба изглежда, че не е имало лошо администриране от страна на Европейската комисия. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Европейската комисия също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

Якоб СЬОДЕРМАН

(1) ОВ C 101 от 8 април 2000 г.