Уважаеми г-н W.,

На 25 юли 2000 г. сте подали от името на Internationaler Hilfsfonds e.V. жалба до Европейския омбудсман срещу Европейската комисия във връзка с разглеждането от страна на Комисията на няколко заявления за финансова помощ, подадени от жалбоподателя.

На 19 октомври 2000 г. препратих жалбата на Комисията за становище.

На 5 декември 2000 г. Вие ми изпратихте допълнителни коментари във връзка с жалбата и подадохте нова жалба (1613/2000/GG), която се разглежда отделно.

Комисията изпрати становището си по Вашата жалба на 6 февруари 2001 г., а аз Ви го препратих на 8 февруари 2001 г. с покана да представите становище, ако желаете. На 30 март 2001 г. Вие ми изпратихте своите забележки по становището на Комисията.

На 7 май 2001 г. Вие ми изпратихте копие от писмо, адресирано до Комисията същия ден.

На 23 май 2001 г. писах на Комисията, за да потърся приятелско решение. В това писмо предложих на Комисията да Ви предостави подходящ достъп до досието си.

На 10 август 2001 г. Комисията ме уведоми, че предлага да Ви позволи да се запознаете с досието ѝ и че скоро ще Ви изпрати писмо, за да определи подходяща дата. Препратих Ви това писмо на 30 август 2001 г. с покана да направите забележки, ако желаете, до 30 септември 2001 г.

На 10 септември 2001 г. Вие ме информирахте, че Комисията все още не се е свързала с Вас. На 24 септември 2001 г. препратих копие от това писмо на Комисията. На 1 и 22 октомври 2001 г. Комисията ми изпрати копия от две писма, адресирани до Вас на 27 септември и 18 октомври 2001 г.

На 14 ноември 2001 г. Вие ми изпратихте Вашето становище относно достъпа до преписката, който Комисията Ви е предоставила.

Пиша Ви, за да Ви уведомя за резултатите от направените запитвания.

Жалбата

Контекст

Жалбоподателят е неправителствена организация (НПО) от Германия, която подкрепя бежанци, жертви на войната и лица с увреждания. Между 1993 г. и 1997 г. жалбоподателят е кандидатствал шест пъти пред Европейската комисия за финансова помощ по отношение на проекти в Африка. Комисията отхвърля първите четири заявления, три от които през 1993 г., а четвъртото — през 1995 г. Останалите две заявления все още бяха висящи пред Комисията, когато жалбоподателят се обърна за първи път към омбудсмана през 1998 г.

През март 1998 г. жалбоподателят подава жалба до омбудсмана (жалба 338/98/VK). В становището си по тази жалба Комисията твърди, inter alia, че е предоставила на жалбоподателя списък (от 23 февруари 1998 г.) на всички документи от нейното досие във връзка със заявленията (с изключение на някои писма от самия жалбоподател).

В хода на проверката по жалба 338/98/VK службите на омбудсмана провериха досието на Комисията. Стана ясно, че досието, представено на службите на омбудсмана от Комисията, съдържа, наред с другото, вътрешна бележка от 15 юли 1996 г., писмо от германски орган от 8 юни 1993 г. (което се позовава на предишно обсъждане с Комисията на 4 юни 1993 г.) и писмо от Deutsches Zentralinstitut für soziale Fragen (DZI) от 1 септември 1993 г.

В отговора си на искане за информация, отправено от омбудсмана, Комисията посочи, че е основала мотивите си, наред с другото, на информация, предоставена на поверителна основа от орган, наречен „Plattform deutscher NRO“ („платформа на германски НПО“), според която оперативните разходи на жалбоподателя са възлизали на 37,7 %.

На 18 февруари 2000 г. адвокатът на жалбоподателя изпрати писмо до Комисията, за да поиска пълен достъп до преписката на Комисията. Той подчерта, че писмото от „Plattform deutscher NRO“ не е споменато в списъка на документите, които Комисията е предоставила на жалбоподателя. По това време такъв достъп не е бил предоставян.

В решението си по жалба 338/98/VK от 11 юли 2000 г. омбудсманът счете, че Комисията е основала своята оценка не само на писмото от ДЗИ, но е имала „писмен и устен контакт с няколко различни източника, различни от ДЗИ“. Омбудсманът обаче счита, че Комисията е предоставила на жалбоподателя ясни мотиви за своите решения само в писмо, адресирано до него на 29 юли 1996 г., т.е. три години след подаването на първото заявление. В този контекст е направена критична забележка, както и по отношение на времето, необходимо на Комисията за разглеждане на заявленията. Другите твърдения на жалбоподателя бяха отхвърлени.

Жалба 1160/2000/GG

В писмото на своя адвокат от 25 юли 2000 г. жалбоподателят е поискал от омбудсмана да преразгледа решението си по отношение на отхвърлените твърдения. Това писмо беше регистрирано като нова жалба (1160/2000/GG).

Омбудсманът счете, че части от тази жалба, които се отнасят до основателността на неговото решение, не е необходимо да бъдат преразглеждани. Жалбоподателят е съответно уведомен на 19 октомври 2000 г.

В жалбата бяха направени следните допълнителни коментари:

Жалбоподателят е поискал достъп в надлежна и надлежна форма. Комисията е предоставила достъп, но не е предоставила достъп до всички документи, съдържащи се в преписката ѝ. Правилата за достъп до документи, държани от институциите на Общността, се основават на принципа, че обществеността следва да има възможно най-широк достъп до такива документи и че изключенията трябва да се тълкуват и прилагат стриктно. Комисията е пропуснала да посочи причините, поради които достъпът е бил ограничен. Комисията и Омбудсманът са се позовали на определени документи и информация, които Комисията е получила чрез писмени и устни контакти. Тези документи и източници не са посочени в предоставения от Комисията списък с документи. Следователно този списък не е изчерпателен и подвеждащ. Във всеки случай правото на изслушване е било нарушено, тъй като Комисията е трябвало да даде възможност на жалбоподателя да бъде изслушан по тези въпроси, преди да вземе своето решение.

Омбудсманът внимателно разгледа аргументите, изложени от жалбоподателя в посоченото писмо, и стигна до заключението, че следните твърдения трябва да бъдат разгледани допълнително:

(1) Комисията не е предоставила на жалбоподателя подходящ достъп до неговото досие.

(2) Списъкът на документите, които Комисията е предоставила на жалбоподателя на 23 февруари 1998 г., е непълен и подвеждащ.

(3) Комисията е нарушила правото на жалбоподателя да бъде изслушан, като е основала решенията си на информация от трети страни, без да даде възможност на жалбоподателя да изрази становище по тези доказателства.

Жалба 1613/2000/GG

На 5 декември 2000 г. жалбоподателят подава такава допълнителна жалба (1613/2000/GG), в която твърди, че Комисията (1) не е разгледала справедливо и обективно неговите искания и (2) не се е произнесла по исканията му, които са били висящи съответно от декември 1996 г. и септември 1997 г.

Тази жалба ще бъде разгледана отделно. Резултатите от настоящото разследване обаче ще бъдат взети предвид при разглеждането на жалба 1613/2000/GG.

Задачата

Становище на Комисията

В становището си Комисията се позова на съдържанието на писмото си от 30 юли 1999 г. относно жалба 338/98/VK и направи, inter alia, следните допълнителни коментари:

Комисията е предоставила достъп до преписката в границите, наложени от необходимостта да се спазват правилата за поверителност. Беше предоставен пълен достъп, с изключение на информацията, предоставена от трета страна — посолството на Зимбабве, и на четири вътрешни бележки на Комисията.

Съдържанието на становищата, до които жалбоподателят не е получил официален достъп, е било съобщено на жалбоподателя от Комисията в хода на голям брой телефонни разговори. Освен това прочитът на достъпните документи е дал на жалбоподателя много ясно разбиране за причините, поради които той не отговаря на условията за допустимост.

Омбудсманът е имал възможност да разгледа изцяло досието, като по този начин се е уверил, че Комисията е спазила правилата, уреждащи прозрачността и поверителността.

Комисията е взела решение не само въз основа на предоставената от ДЗИ информация, но и чрез сравняване и съпоставяне на информация от жалбоподателя и ДЗИ, както и от различни източници на информация: самият жалбоподател, DZI, „Платформата на германските НПО“ и BENGO/BMZ (германското министерство за икономическо сътрудничество и развитие).

Забележки на жалбоподателя

В становището си жалбоподателят поддържа жалбата си и прави, наред с другото, следните коментари:

Въз основа на коментарите на Комисията и информацията, изложена в решението на омбудсмана от 11 юли 2000 г., стана ясно, че досието на Комисията съдържа документи, които не са били посочени в списъка от 23 февруари 1998 г. и които не са били предоставени на жалбоподателя.

Усилията на Омбудсмана да постигне приятелско решение

Анализ на омбудсмана на спорните въпроси

След внимателно разглеждане на становището и забележките омбудсманът не беше удовлетворен, че Комисията е отговорила адекватно на твърденията на жалбоподателя.

Предварителното заключение на омбудсмана беше, че списъкът на документите, предоставени от Комисията на жалбоподателя, е непълен и че това може да е случай на лошо администриране.

Що се отнася до достъпа до преписката на Комисията, предварителното заключение на омбудсмана беше, че Комисията не е предоставила на жалбоподателя подходящ достъп до преписката и че това би могло да бъде още един случай на лошо администриране.

На последно място, омбудсманът счита, че с оглед на горепосочените предварителни заключения понастоящем не е необходимо да се разглежда твърдението на жалбоподателя, че правото му да бъде изслушан е било нарушено.

Възможност за приятелско решение

На 23 май 2001 г. омбудсманът представи на Комисията предложение за приятелско решение. В писмото си омбудсманът предложи Комисията да предостави на жалбоподателя подходящ достъп до неговото досие във връзка със заявленията на жалбоподателя за финансова помощ.

В отговора си от 10 август 2001 г. Комисията информира омбудсмана, че предлага да позволи на жалбоподателя да се запознае с досието му и че скоро ще му изпрати писмо, за да определи подходяща дата.

На 10 септември 2001 г. обаче жалбоподателят информира омбудсмана, че Комисията все още не се е свързала с него. Писмото на жалбоподателя беше препратено на Комисията. На 22 октомври 2001 г. Комисията представи на омбудсмана копие от писмо, адресирано до жалбоподателя на 18 октомври 2001 г. В това писмо Комисията потвърди, че достъпът ще бъде предоставен на 26 октомври 2001 г.

В писмото си от 14 ноември 2001 г. жалбоподателят посочи, че Комисията първоначално се е съгласила достъпът до преписката да бъде предоставен в помещенията на Комисията в Брюксел на 17 октомври 2001 г. Според жалбоподателя обаче на неговите представители (включително правен съветник от Париж), които са отишли да разгледат досието същия ден, е било казано, че не може да бъде предоставен достъп, тъй като не е имало член на Правната служба на Комисията. Жалбоподателят подчерта, че поведението на Комисията е довело до значителни и ненужни разходи. Достъпът до преписката е окончателно предоставен на 26 октомври 2001 г. Жалбоподателят обаче заяви, че досието е било в катастрофално състояние, че не е имало структура в досието и че части от него са липсвали. Според жалбоподателя освен това му е било разрешено да прави копия само на части от досието. Жалбоподателят добави, че Комисията е обещала да му изпрати пълно копие от досието. Това обаче все още не е направено. Според жалбоподателя Комисията допълнително го е информирала, че достъп до конкретни документи може да бъде предоставен само след получаване на разрешение от трети страни, които са засегнати. Комисията обеща скоро да се опита да получи това разрешение. Според жалбоподателя обаче до момента Комисията не се е свързала отново с него.

Жалбоподателят подчерта, че според него процесът на предоставяне на достъп до преписката на Комисията все още не може да се счита за приключил. Поради това той приканва Омбудсмана да призове Комисията да предостави обещания достъп и да изпълни поетите на 26 октомври 2001 г. ангажименти.

При тези обстоятелства омбудсманът счита, че не е постигнато приятелско решение.

РЕШЕНИЕТО

1 Предоставяне на непълен и подвеждащ списък на документи

1.1 Жалбоподателят твърди, че списъкът с документи, предоставен от Комисията на 23 февруари 1998 г., е непълен и подвеждащ.

1.2 Комисията не прави конкретни коментари по това твърдение.

1.3 Омбудсманът отбелязва, че неговата проверка на преписката на Комисията по повод на неговото разследване в жалба 338/98/VK е показала, че последната съдържа най-малко два документа - вътрешна бележка от 15 юли 1996 г. и писмо от германски орган от 8 юни 1993 г. - които не са били посочени в списъка на документите, изпратени на жалбоподателя от Комисията на 23 февруари 1998 г. Възможно е да има други документи, които липсват в този списък, например информацията, която Комисията твърди, че е получила от органа, наречен BENGO.

1.4 Омбудсманът счита, че е добра административна практика, когато дадена администрация предоставя списък на документите в своето досие, тя да гарантира, че този списък включва всички документи в съответното досие.

1.5 Заключението на омбудсмана е, че списъкът с документи, предоставен от Комисията, е непълен и че това представлява случай на лошо администриране. В това отношение ще бъде направена критична забележка.

2 Непредоставяне на подходящ достъп до преписката

2.1 Жалбоподателят твърди, че Комисията не му е предоставила подходящ достъп до неговото досие.

2.2 Комисията счита, че е предоставила на жалбоподателя достъп до преписката в рамките на ограниченията, наложени от необходимостта да се спазват правилата, уреждащи поверителността.

2.3 От констатациите на омбудсмана във връзка с първото твърдение следва, че Комисията не е предоставила на жалбоподателя достъп до няколко документа, които са били включени в преписката, но не са били посочени в списъка с документи, предоставен от Комисията. Комисията също така не посочи причини, поради които тези документи не следва да бъдат достъпни за жалбоподателя.

2.4 Вярно е, че един от документите в преписката на Комисията, за чието съществуване жалбоподателят не е бил информиран, е вътрешна бележка, изготвена от службите на Комисията. Трябва обаче да се вземе предвид съдържанието на всеки отделен документ. В настоящия случай изглежда, че Комисията е използвала и информация, която е получила устно, по телефона или по друг начин. Например писмото от германски орган от 8 юни 1993 г., което се съдържа в досието на Комисията, се отнася до предишно обсъждане с Комисията на 4 юни 1993 г. Доколкото в документ, изготвен от Комисията, само се записва информация, събрана чрез такива средства, омбудсманът не вижда никакви причини, които биха дали право на Комисията да откаже такава бележка (или съответните части от такава бележка) на жалбоподателя само защото технически тя е „вътрешна“ бележка.

2.5 Следователно непредоставянето от страна на Комисията на подходящ достъп до преписката на жалбоподателя представлява още един случай на лошо администриране. Въпреки това Комисията се съгласи, вследствие на предложението на Омбудсмана, да предостави на жалбоподателя достъп до своята преписка и да предостави копия от достъпните документи. Поради това омбудсманът счита, че няма основания да продължи разследването си по този аспект на жалбата.

3 Нарушение на правото на изслушване

3.1 Жалбоподателят твърди, че Комисията е нарушила правото му да бъде изслушан, като е основала решенията си на информация от трети страни, без да даде възможност на жалбоподателя да изрази становище по тези доказателства.

3.2 Комисията изглежда твърди, че жалбоподателят е бил информиран по телефона за съдържанието на документите, използвани от Комисията, че те не са били показани и че във всеки случай документите, достъпни за жалбоподателя, са дали на жалбоподателя много ясно разбиране за причините за неговата недопустимост.

3.3 Добра административна практика е да се даде възможност на лицето, което е подало заявление, да изрази становището си относно релевантността и точността на доказателствата, въз основа на които администрацията възнамерява да отхвърли заявлението.

3.4 Омбудсманът счита, че с оглед на горепосочените констатации е ясно, че при вземането на решение за отхвърляне на съответните заявления, подадени от жалбоподателя, Комисията се е основала на информация, която не е била официално доведена до знанието на жалбоподателя преди това. Твърдението на Комисията, че въпреки това жалбоподателят е бил информиран по телефона, не е подкрепено с никакви съществени доказателства. Поради това жалбоподателят не е имал възможност да представи становището си относно уместността и точността на тази информация.

3.5 Следователно заключението на омбудсмана е, че Комисията е нарушила правото на жалбоподателя да бъде изслушан и че това представлява още един случай на лошо администриране. Поради това ще бъде направена критична забележка в това отношение.

4 Заключение

Въз основа на проверките на Европейския омбудсман по тази жалба е необходимо да се направят следните критични забележки:

Добра административна практика е, когато предоставя списък на документите в своето досие, администрацията да гарантира, че този списък включва всички документи в съответното досие. В настоящия случай предоставеният от Комисията списък е непълен. Това е случай на лошо управление.

Добра административна практика е да се даде възможност на лицето, подало заявление, да изрази становището си относно релевантността и точността на доказателствата, въз основа на които администрацията възнамерява да отхвърли заявлението му. В настоящия случай Комисията основава решенията си за отхвърляне на заявленията на информация, която изглежда не е била доведена до знанието на жалбоподателя преди това. Следователно това нарушение на правото на жалбоподателя да бъде изслушан представлява още един случай на лошо администриране.

Като се има предвид, че тези аспекти на делото се отнасят до процедури, свързани с конкретни събития в миналото, не е целесъобразно да се търси приятелско уреждане на въпроса. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Европейската комисия също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

Якоб СЬОДЕРМАН