Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Правилата на ЕС относно публичния достъп до документи ^[1] изискват от институциите на ЕС да поддържат регистър на публично достъпните документи ^[2].

2. Жалбоподателят, организация с нестопанска цел, счита, че Европол не изпълнява задълженията си съгласно тези правила. Тя се свърза с Европол, като поиска от него да създаде изчерпателен публичен регистър на документите.

3. Европол отговори на жалбоподателя, като се позова на специалната си уебстраница ^[3], на която активно предоставя достъп до много документи.

4. Жалбоподателят твърди, че регистърът на документите на Европол не е в съответствие с приложимите правила, и през декември 2019 г. се обръща към омбудсмана.

5. В хода на проверката разследващият екип на Омбудсмана се срещна с представители на Европол, за да обсъди въпросите, повдигнати от жалбоподателя. След това омбудсманът направи предложение за решение.

Предложението на омбудсмана за решение

6. Омбудсманът взе под внимание предишните усилия на Европол за създаване на регистър на документите, както и отличителните характеристики на агенцията. Тя обаче счита, че институциите на ЕС следва да прилагат определени принципи към своите регистри на документи, за да се гарантира добра административна практика и че техният регистър е подходящ.

7. Първо, омбудсманът счита, че регистърът следва да бъде лесен за ползване. За физическите лица следва да бъде възможно най-лесно да се ориентират в регистъра и да идентифицират конкретни документи, до които може да искат да получат достъп. Това включва наличието на специална уебстраница за регистъра.

8. Второ, омбудсманът счита, че регистърът следва да бъде пълен, което означава, че всички документи, свързани с основните дейности на институцията, следва да бъдат записвани поотделно. Освен това регистърът следва да се позовава най-малко на съществуването на други видове документи, които не са включени в списъка. Това също така означава, че нито един документ не следва да бъде изключен автоматично от регистъра.

9. Трето, Омбудсманът установи, че регистърът следва да се поддържа своевременно, което изисква редовно актуализиране.

10. Поради това омбудсманът направи следното предложение за решение:

11. Европол следва да актуализира своя регистър на документи, като взема предвид принципите на добрата административна практика, изложени в предложението за решение ^[4].

12. С оглед на предложението на омбудсмана Европол пое ангажимент да предприеме конкретни стъпки за актуализиране на своя регистър на документи в краткосрочен и средносрочен план, някои от които вече са приложени ^[5].

13. За да направи публичния си регистър по-лесен за ползване, Европол подобри достъпността на регистъра и въведе инструмент за търсене.

14. Освен това Европол ще предостави списък на всички документи, уреждащи дейността му, и ще публикува проактивно повече документи в бъдеще, включително такива, които разкрива на заявителите в отговор на искания за публичен достъп.

15. Документите, разкрити от Европол вследствие на искания за достъп в миналото, ще бъдат постепенно добавяни към регистъра, като се започне с най-скоро оповестените документи.

16. Европол очаква да приключи актуализирането на своя регистър на документите през есента на 2021 г.

17. Жалбоподателят приветства предложението на омбудсмана, както и отговора на Европол, и подчерта значението на пълния регистър на документите, като се има предвид неговата цел да улесни правото на обществеността на достъп до документи.

Оценка на омбудсмана след предложението за решение

18. Омбудсманът счита, че Европол е последвал нейното предложение за решение, като е предприел посочените по-горе мерки и е определил по-нататъшните стъпки, които ще предприеме за създаване на изчерпателен регистър на документите.

19. Омбудсманът приветства положителния отговор на Европол на нейното решение и счита, че жалбата е била разрешена.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение:

Агенцията на Европейския съюз за сътрудничество в областта на правоприлагането прие предложението на омбудсмана за решение за актуализиране на своя публичен регистър на документи.

Жалбоподателят и Европол ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли
Европейски омбудсман

Страсбург, 4.2.2021 г.

[1] Регламент 1049/2001 относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията

документи: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN,

приложими за Европол съгласно член 65 от Регламент (ЕС) 2016/794 относно Европол: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0794&from=EN.

[2] Съгласно член 11 от Регламент 1049/2001.

[3] Вж.: https://www.europol.europa.eu/publications-documents.

[4] Пълният текст на предложението на Омбудсмана за решение може да бъде намерен на адрес: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/136602.

[5] Пълният текст на отговора на Европол на предложението на Омбудсмана за решение е на разположение на адрес: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/136603.