Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят е бил нает от изпълнител, който е сключил договор за услуги с делегацията на ЕС в Сиера Леоне и е трябвало да предостави техническа помощ в Сиера Леоне в областта на реформата на държавната администрация, парламента и изборния цикъл. През май 2018 г. тя започва работа като ключов експерт в подкрепа на изпълнението на компонента на изборния цикъл на проекта, финансиран от EuropeAid.

2. На 5 декември 2018 г. делегацията изпрати на изпълнителя писмо, в което изрази загриженост относно работата на жалбоподателя по проекта и призова изпълнителя спешно да разгледа ситуацията. В писмото делегацията заяви, наред с другото, че „въз основа на обратната информация, получена от ръководството на [институция бенефициер], ние също така сме загрижени, че експертът може все още да не е развил отношения на доверие с последното.“ На 13 декември 2018 г. изпълнителят прекрати договора на жалбоподателя.

3. Според жалбоподателката договорът ѝ е прекратен без вина от нейна страна. Жалбоподателката представи доказателство за факта, че институцията бенефициер е валидирала дейностите, предложени в нейния начален доклад ^[1]. Тя е получила и електронно писмо от началника на отдел „Обучение“ на институцията бенефициер, в което се посочва: „Прочетох пощата ви със смесени чувства, но дълбоко оценявам безценната ви роля, която изиграхте, откакто сте с нас ...“.

4. Жалбоподателят е писал до ръководителя на делегацията и го е призовал да се свърже с институцията бенефициер, за да потвърди, че е доволен от работата на жалбоподателя.

5. Преди прекратяването на договора на жалбоподателката тя се е свързала с Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) на 11 декември 2018 г., като е поискала нейното съдействие. Тя се оплаква от съучастието на длъжностно лице на ЕС в тормоз от трета страна ^[2] и от злоупотребата с власт от страна на длъжностното лице на ЕС, тъй като то отказва да потвърди първоначалния ѝ доклад. Ръководителят на делегацията отговори на жалбоподателя на 28 март 2019 г., но не разгледа този аспект на електронното писмо на жалбоподателя. Що се отнася до въпроса за прекратяването на договора, ръководителят на делегацията счита, че тъй като жалбоподателят не е служител на ЕС, това е въпрос, който трябва да бъде разгледан от ръководството на изпълнителя. Той заяви, че делегацията е действала в съответствие със задълженията си, произтичащи от общите условия на договора.

6. Тъй като не е удовлетворена от отговора, жалбоподателката се обръща към омбудсмана.

Проучването

7. Омбудсманът започна проверка на твърдението, че Комисията не е разгледала правилно искането за съдействие на жалбоподателя от 11 декември 2018 г.^[3]. Омбудсманът поиска от Комисията да го информира:

1) въз основа на какво делегацията е направила изявлението в писмото от 5 декември 2018 г., че жалбоподателят все още не е развил отношения на доверие с ръководството на институцията бенефициер;

2) дали ръководителят на делегацията е предприел последващи действия във връзка с искането на жалбоподателя да се свърже с бенефициера, за да получи потвърждение дали той е доволен от работата на жалбоподателя;

3) относно становището си относно твърденията на жалбоподателката в нейното електронно писмо от 11 декември 2018 г., че предполагаемият психически тормоз от трета страна в екипа на изпълнителя е бил извършен „в съответствие с [длъжностно лице на ЕС] в Сиера Леоне...“ и че „едно лице в [делегацията] блокира валидирането на доклад без никакви вътрешни противоречия [l] от ЕС“;

4) дали счита, че би било целесъобразно да поиска от изпълнителя да представи своите коментари и коментарите на жалбоподателя относно съдържанието на писмото на делегацията от 5 декември 2018 г. Омбудсманът отбеляза, че това се изисква (в случай на искания за заместване на експерти) от член 17, параграф 2 от Общите условия за договорите за услуги ^[4] и точка 3.4.13 от Практическото ръководство относно договорните процедури за външна дейност на Европейския съюз (PRAG)^[5].

8. В хода на проверката омбудсманът получи отговора на Комисията по жалбата и впоследствие коментарите на жалбоподателя в отговор на отговора.

Аргументи, представени на омбудсмана

Доводи на Комисията

9. Комисията обясни защо делегацията е изпратила писмото от 5 декември 2018 г. на изпълнителя и защо има резерви относно работата, извършена от жалбоподателя като ключов експерт.

10. Комисията заяви, че една от основните задачи на жалбоподателя като ключов експерт е да представи първоначален доклад, който включва работни планове. Делегацията не беше удовлетворена от първата версия на доклада и поради това направи коментари и предложения за неговото преразглеждане. Преработената версия обаче не е взела изцяло предвид нейните препоръки и не е имала за цел предоставянето на дългосрочна подкрепа за капацитета на бенефициера, както е очаквала делегацията. Поради това тя счита, че това е недостатък при изпълнението на договора. Това е основната причина, поради която тя е изпратила писмото от 5 декември 2018 г. Има обаче и други утежняващи обстоятелства, които са описани в следващите два параграфа.

11. На среща, проведена през ноември 2018 г. с изпълнителния секретар на институцията бенефициер относно изпълнението на проекта, на делегацията беше съобщено, че жалбоподателят не е включил в достатъчна степен управлението на бенефициера „в изготвянето на работния план за дейностите за изграждане на капацитет, в резултат на което е отслабена ефективността на подкрепата на ЕС след изборите“. Тази среща е проведена един месец след като бенефициерът е утвърдил основните компоненти на проекта на първоначалния доклад и след представянето на преработения доклад. Освен това според Комисията бенефициерът „е изразил резерви относно резултатите на жалбоподателя“. През същия период делегацията също така научи, че жалбоподателят не е успял да изгради отношения на доверие с други партньори в тази област.

12. Освен това делегацията отбеляза, че проектът на първоначалния доклад, представен от жалбоподателя, съдържа части, по които нейният ръководител на екипа не е съгласен. С оглед на гореизложеното делегацията реши да информира изпълнителя за своите опасения, за да може изпълнителят да „се справи със ситуацията“и да „гарантира изпълнението на задачите по договора“.

13. Освен това Комисията твърди, че никога не е предлагала прекратяване на договора на жалбоподателя и поради тази причина не може да бъде държана отговорна за него, тъй като това е решение на изпълнителя. Поради това според Комисията член 17, параграф 2 от общите условия на договора не се прилага. Комисията твърди, че не съществува договорна връзка между жалбоподателя и Комисията, тъй като Комисията е имала договорни отношения само с изпълнителя.

14. Що се отнася до твърденията за тормоз, Комисията посочва, че жалбоподателката никога не е предоставяла информация или доказателства, които да ѝ позволят да заключи, че е била жертва на тормоз или че служител на Комисията е бил съучастник в тормоза от трето лице и е възпрепятствал одобряването на доклада. Размяната на електронни писма между жалбоподателя и третата страна, в които са били копирани членове на персонала на ЕС, не е показала подобно поведение.

15. Комисията също така твърди, че въпросното длъжностно лице на ЕС не може да бъде „обвинено в тормоз по отношение на жалбоподателя“или в злоупотреба с власт поради факта, че е поискало от изпълнителя да разгледа ситуацията, след като неговите забележки не са били взети предвид във втория проект на първоначалния доклад. Той просто е изпълнявал задачите си и е действал в пълно съответствие със задълженията и отговорностите си съгласно Финансовия регламент.

Коментари на жалбоподателя

16. Жалбоподателката твърди, че третата страна я е обидила няколко пъти по електронна поща, включително в електронни писма, в които са били копирани други лица и служители на делегацията. Тя добави, че е била възпрепятствана да общува с делегацията от своя ръководител. Поради това тя не е била в състояние да информира делегацията по-рано за тормоза.

17. Тя повтори, че според нея институцията бенефициент е доволна от нейната работа и план на дейностите. Тя също така твърди, че е взела предвид всички коментари на делегацията на ЕС в трета версия на доклада от 24 ноември 2018 г.^[6] Тя твърди, че Комисията е основала коментарите си до омбудсмана на предишна версия на доклада от 20 ноември 2018 г. Поради това според нея тя е основала преценката си на непълна информация.

Оценка на омбудсмана

18. В самото начало следва да се отбележи, че жалбоподателката не е представила доказателства, че Комисията някога е била информирана за третата версия на първоначалния доклад, който е изпратила на ръководителя на екипа си и на други колеги от екипа на изпълнителя. Следователно, ако се окаже, че Комисията е основала оценката си на непълна информация, тъй като изпълнителят не ѝ е предоставил тази информация, Комисията не може да носи отговорност за това.

19. Омбудсманът отбелязва подробното обяснение на Комисията за причините, поради които делегацията е изпратила писмото от 5 декември 2018 г. Комисията представи пълна картина на контекста, в който е написано писмото, и представи убедителни причини за своята позиция, които омбудсманът счита за основателни.

20. Омбудсманът отбелязва, че дори ако жалбоподателят е бил похвален от член на екипа на бенефициера в електронно писмо, това не променя факта, че общата обратна информация за жалбоподателя, която делегацията е получила от бенефициера, е била доста отрицателна.

21. Освен това, както правилно обяснява Комисията, по силата на Финансовия регламент делегацията, в качеството си на възлагащ орган, отговаря за утвърждаването и разрешаването на разходите по въпросния договор. Всяко такова валидиране и разрешение предполага, че делегацията признава, че съответните услуги са предоставени правилно. Следователно делегацията е длъжна да наблюдава изпълнението на договора и вследствие на това работата на изпълнителя, включително всички доклади, дори ако бенефициерът е одобрил предложените в доклада дейности.

22. Освен това съгласно член 27 от договора за услуги между делегацията и изпълнителя делегацията е длъжна да „уведоми изпълнителя за решението си относно получените от нея документи или доклади, като посочи причините, в случай че отхвърли докладите или документите или поиска изменения“. Въз основа на това омбудсманът счита, че делегацията не може да бъде обвинена, че е възпрепятствала одобряването на доклада, тъй като в рамките на правомощията на възлагащия орган е да изисква изменения. Омбудсманът отбелязва, че делегацията също така е представила мотиви и коментари по поисканите изменения.

23. Освен това омбудсманът счита, че аргументът на жалбоподателя относно съучастието на длъжностно лице на ЕС в тормоз от трета страна е необоснован. Въпреки че жалбоподателката твърди, че редица хора са били в копие на електронни писма, в които се твърди, че ръководителят на нейния екип се е отнесъл неуважително към нея, жалбоподателката не е предоставила никакви доказателства, които да показват, че служителите на ЕС са били сред получателите на тези електронни писма или че член на персонала на ЕС е бил съучастник в предполагаем тормоз.

24. И накрая, омбудсманът е съгласен с Комисията, че писмото на делегацията от 5 декември 2018 г. не включва искане за прекратяване на договора на жалбоподателя. Тъй като Комисията ясно е съгласна, че ако писмото ѝ включваше искане за замяна на жалбоподателя, щеше да е необходимо тя да бъде изслушана въз основа на член 17, параграф 2 от общите условия, омбудсманът приключва и този аспект на случая.

25. С оглед на гореизложеното омбудсманът счита, че не е имало лошо администриране по отношение на начина, по който Комисията е разгледала този случай.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение:

Не е имало лошо администриране при разглеждането от страна на Европейската комисия на искането за съдействие на жалбоподателя.

Жалбоподателят и Европейската комисия ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 2.4.2020 г.

[1] Жалбоподателят е изпратил копие от писмо от изпълнителния секретар на институцията бенефициер до посланика на делегацията на ЕС от 30 октомври 2018 г. В писмото се посочва: „... Уведомявам Ви, че [институцията бенефициер] е валидирала всички компоненти на предложението, представено конкретно по посочените ключови цели:

1. Повишаване на институционалния, кадровия и инфраструктурния капацитет.

2. В подкрепа на процеса на правна реформа, уреждащ изборите...“

[2] Третата страна е ръководителят на екипа по проекта, който е бил ангажиран от същия нарушител, който е ангажирал жалбоподателя. Жалбоподателят твърди, че длъжностното лице на ЕС е знаело за предполагаемия тормоз и не е направило нищо по въпроса.

[3] ЕСВД е препратила на Комисията искането на жалбоподателя за съдействие, за да може Комисията да го разгледа.

[4] Член 17.2 от Общите условия за договорите за услуги за външни дейности, финансирани от

Европейският съюз или Европейският фонд за развитие предвижда, че „... в хода на изпълнението,

и въз основа на писмено и обосновано искане, на което изпълнителят предоставя своето и

съгласувани наблюдения на персонала, възлагащият орган може да разпореди съгласуваният персонал да бъде

заменена“.

[5] Точка 3.4.13 от PRAG гласи следното: „... Изпълнителят трябва да бъде помолен да предостави своя собствена и

становището на служителя по искане за [заместване на експерт]“.

[6] Жалбоподателката представи доказателства за електронно писмо, изпратено от нея на 24 ноември 2018 г., което съдържа окончателния преработен доклад. Адресати на електронното писмо обаче са нейните колеги от екипа на изпълнителя. Тази версия на доклада не е била копирана от нито един служител на делегацията.